Если вы ищете хороший способ задокументировать информацию или поделиться своими выводами в профессиональной и продуманной манере, отчет может стать лучшим решением. Но с чего же начать?
Отчет отличается от многих других видов документов, поэтому перед тем, как приступить к работе, тщательно подготовьтесь.
Что нужно включить в отчет? Как оформить каждый раздел?
Существуют различные форматы отчетов в зависимости от ваших конкретных потребностей, но структура, как правило, остается одинаковой для всех.
Чтобы помочь вам составить профессиональный отчет, мы подготовили это пошаговое руководство.
1 Определите цель
В первую очередь задайте себе несколько вопросов. Для чего вы пишете этот отчет? Какова его цель или центральная тема? Это учебный отчет или отчет о бизнесе? Возможно, вы собираетесь составить годовой отчет, отчет о продажах или финансовый отчет?
Также подумайте о вашей целевой аудитории. Будет ли ваш отчет внутренним, то есть только для сотрудников вашей компании, или его будут читать инвесторы, клиенты и т. д.?
Это периодический отчет, который вы будете подавать раз в месяц, квартал или год? Он предназначен для руководства или для коллег из вашего отдела?
Важно понимать цель для того, чтобы знать, что будет нужно включить в отчет и где вам искать информацию.
2 Составьте план
Обязательно составьте план до начала работы над текстом. Это поможет структурировать отчет и понять, какие материалы понадобится изучить.
Этот план не должен быть слишком подробным, скорее, он станет вашей отправной точкой. Затем вы можете обращаться к этому плану в процессе написания отчета.
Начните с цели или задач вашего отчета, затем перечислите основные моменты и несколько пунктов, которые вы собираетесь рассмотреть.
Ваш план может выглядеть примерно так:
3 Соберите информацию
Начните поиск по вашей теме и соберите материалы, необходимые для составления отчета. Это могут быть онлайн-источники, журналы, исследования или просто аналитические данные и цифры из вашей CRM-системы или системы управления продажами.
Добавьте все исследования в свой план, чтобы знать, какие цифры и данные относятся к каждому из ваших основных пунктов.
Как только вы закончите собирать всю необходимую для отчета информацию, можете приступать к его написанию.
Не волнуйтесь, если в процессе вам придется искать дополнительную информацию, это нормально. Но как только вы почувствуете, что у вас есть понимание материала, который нужно охватить, вы можете перейти к следующему шагу и начать работать в генераторе отчетов.
4 Оформите титульную страницу отчета
Теперь можно перейти к оформлению титульной страницы вашего отчета. Если вы впервые работаете над титульной страницей, попробуйте взять за основу шаблон.
Так вы сможете разнообразить дизайн вашего отчета и сделать его чем-то большим, чем черно-белый текстовый документ. Это также поможет вам сделать титульную страницу эстетически привлекательной, чтобы она выделялась на фоне других.
Посмотрите на титульную страницу шаблона отчета из библиотеки Visme ниже.
Когда вы будете думать об оформлении титульной страницы отчета, не забудьте о пяти пунктах, самым важным из которых, конечно, является название вашего отчета.
Другие пункты, которые нужно включить: для кого предназначен отчет, кем он был подготовлен (вами!), дата составления и название вашего отдела.
Наличие этой информации прямо на титульной странице отчета — лучший способ сразу дать читателю понять, что именно содержится в отчете и для кого он предназначен.
5 Составьте оглавление отчета
Первый раздел с которого вы начнете — это вступление или оглавление. Несмотря на то, что вы пока можете не знать, как именно будет выглядеть отчет, ваш план поможет начать работу.
По мере написания отчета — или даже когда вы его закончите — вы сможете вернуться и обновить оглавление, чтобы оно соответствовало вашим заголовкам и подзаголовкам.
Если вы хотите, чтобы в отчете было легко ориентироваться, убедитесь, что все заголовки и подзаголовки ваших страниц точно соответствуют тому, что вы поместили в содержание.
Взгляните на оглавление в приведенном ниже шаблоне отчета.
Посмотрите на четкие разделители, благодаря которым легко определить, на какой странице начинается каждый раздел. Постарайтесь использовать похожий подход.
Для этого существует множество различных способов.
Например, вы можете выровнять содержание по правому краю, чтобы заголовки располагались рядом с номерами страниц, как в примере ниже. Кстати, этот пример был создан в Visme.
Также можно использовать пунктирную линию или другой графический элемент, который направляет взгляд читателя прямо к номеру страницы.
Постарайтесь, чтобы оглавлением было удобно пользоваться и не возникало путаницы с номерами страниц.
6 Напишите введение к отчету
Первый раздел в отчете — это краткое изложение или введение. Оно должно занимать одну-две страницы и давать читателю краткое представление о результатах или выводах.
Расскажите о методологии, использованной для сбора материала, который вы охватили в своем отчете, будь то исследование, эксперимент, сбор аналитических данных, просмотр данных CRM, подсчет доходов и многое другое.
Используйте визуальные материалы, которые помогут рассказать вашу историю. Это может быть что угодно — от фотографий до иконок или графиков. Вы даже можете использовать в дизайне геометрические фигуры.
Вот пример введения к отчету о предложении с красивым дизайном и черно-белой фотографией, которая уравновешивает текст.
7 Напишите основную часть отчета
Теперь пора перейти к основной части вашего отчета. Вы уже составили план, собрали информацию и оформили титульную страницу, написали содержание и введение.
Это означает, что вы уже точно знаете, что будет содержать основная часть вашего отчета, поэтому работа должна пойти легко.
Объем отчетов может сильно варьироваться: короткие отчеты могут содержать 7–15 страниц, а длинные — 30–50 страниц и более. Как правило, объем зависит от темы. В коротких отчетах основное внимание уделяется одной теме, а в более длинных — нескольким.
Выполните следующие шаги, чтобы правильно написать основную часть отчета, или воспользуйтесь услугами профессиональных редакторов.
Поделите текст на разделы.
Несмотря на то, что в содержании у вас будут все основные разделы — введение, основная часть и заключение — добавьте в него также и подзаголовки.
Поделите основную часть отчета на несколько разделов в зависимости от того, о чем пойдет речь.
Если вы создаете годовой отчет, его можно разделить по месяцам. Финансовый отчет можно разделить по категориям статистических данных и цифр.
Существует множество различных способов разбить основную часть отчета на разделы, так же как мы сделали в этой статье. Это важно, потому что так читателю будет легче воспринимать каждый из разделов.
Посмотрите, как в этом шаблоне отчета основная часть разделена на небольшие кусочки.
Углубитесь в свои результаты и выводы.
Наконец пора углубиться в собранную вами информацию и рассказать о своей теме. Следуйте плану, который вы составили раньше, и добавляйте информацию по каждому подразделу.
Отчеты, как правило, носят официальный характер, поэтому их слог должен быть формальным. Откажитесь от разговорного тона, избегайте ненужных сокращений и правильно указывайте все источники и результаты.
Убедитесь, что вы охватили все аспекты вашей темы, включая наиболее актуальные статистические данные, последние исследования и многое другое.
Используйте визуализацию данных и наглядные средства.
Не заполняйте свой отчет только текстом. Использование изображений, иконок, графиков, диаграмм и других графических элементов — отличный способ визуализировать содержание и донести свои идеи.
Если вы создаете финансовый отчет или отчет о продажах, визуализация данных — это ключевой момент для представления цифр и статистики в удобном для восприятия виде.
Вот пример одного из наших шаблонов, на страницах которого есть наглядные диаграммы и графики.
Изучение того, как рассказать историю с помощью данных, необходимо для создания хорошего отчета. Но не стоит останавливаться только на средствах визуализации данных.
Включение фотографий и графики в дизайн отчета — ещё один отличный способ представить текст и привлечь читателя. Люди привыкли, что отчеты — это скучные страницы текста, но мы призываем вас сломать этот стереотип.
Используйте стоковую фотографию и векторные иконки, чтобы донести свою мысль.
Взгляните на шаблон ниже и посмотрите, как в нем творчески используются различные виды изображений, которые придают странице дополнительную выразительность.
Попробуйте все инструменты визуализации данных Visme, полистайте библиотеку стоковых фотографий, коллекцию векторных иконок и многое другое, и найдите то, что поможет вашему отчету выделиться на фоне других.
Укажите источники.
Обязательно укажите, в каких источниках вы брали результаты для отчета. Иногда этот раздел будет небольшим и будет содержать только CRM-систему или другие инструменты, из которых вы взяли цифры. В других случаях он будет длиннее.
Независимо от того, использовали ли вы данные своей компании или определяли результаты с помощью эксперимента или стороннего источника, обязательно укажите все использованные в своем отчете материалы.
Резюмируйте каждый раздел.
Не каждый раздел основной части вашего отчета будет достаточно длинным, чтобы снабжать его кратким изложением, но если в каких-то разделах много информации, лучше резюмировать их в конце каждого раздела.
Это поможет вашему читателю убедиться в том, что он запомнил всю информацию, и даст ему возможность быстро вспомнить отчет позже, прочитав краткие изложения разделов.
8 Напишите заключение отчета
Вы почти закончили! Теперь пришло время написать заключение и завершить свой отчет.
Начните с подведения итогов. Вы уже писали краткое изложение по каждому разделу основной части, но теперь вам предстоит резюмировать содержание отчета в целом.
Расскажите о своих выводах и их значении. Так как в основной части вы говорите о результатах, в заключении можно рассказать об их месте в реальном мире или о том, что они значат для вашего бизнеса.
Затем вы можете поговорить о дальнейших шагах. Если ваши результаты оказались не такими положительными, как вы надеялись, напишите о том, что вы планируете сделать, чтобы улучшить их в следующий раз. Изложите свои цели и стратегии использования данных выводов.
И убедитесь, что вы не представляете никакой новой информации. Несмотря на то, что вы можете иначе изложить информацию, в этом разделе не нужно вводить никаких новых данных.
9 Укажите источники
Вы уже рассказали об использованных материалах и ресурсах в одном из разделов основной части отчета, но в конце каждого отчета должен быть отдельный список источников, в котором они перечислены в алфавитном порядке, чтобы читатель мог легко получить доступ к дополнительной информации.
Вы также можете поблагодарить конкретные организации или людей, которые помогли вам составить отчет.
В зависимости от цели вашего отчета, в конце вы также можете включить глоссарий с определениями отраслевых терминов для читателей не из вашей компании, которые могут не до конца их понимать.
Ваша очередь
Готовы приступить к созданию следующего отчета? Visme упростит эту задачу благодаря шаблонам отчетов, в которые вы можете вставить свою информацию и отправить отчет своей аудитории.
Следуйте нашей пошаговой инструкции и создайте отличный отчет, который будет выделяться среди других. Зарегистрируйте аккаунт в Visme, чтобы начать работу уже сегодня!
Кроме того, узнайте, как создавать качественные документы, такие как ваш следующий отчет, посмотрев наше 5-минутное обучающее видео.
Крупные компании часто публикуют годовые отчеты в общем доступе. Обычно это красивые многостраничные презентации с большим количеством крупных цифр и достижений.
И вот что удивляет: такие презентации всегда делают для абстрактной внешней аудитории. А для внутренних корпоративных нужд продолжают использовать кривые таблички в Excel или неинформативные презентации в PowerPoint. Я провел эксперимент, чтобы показать, какими могут быть годовые отчеты, предназначенные для самой компании и для пользы бизнеса.
Показывать буду на примере отчета компании «Татнефть» об устойчивом развитии. Это отчет за 2019 год (ну он правда красивый), но все сказанное остается актуальным и сегодня. Многие компании по-прежнему делают такую красоту «для чужих», а для своих оставляют кривые таблицы и слайды…
Что ж, это и правда красиво: приятное оформление, много инфографики, интерактивные элементы.
Почему презентации — вчерашний день
Годовой отчет «Татнефти» состоит из 185 страниц. Не знаю, сколько времени и ресурсов уходит у компании на его подготовку и публикацию, но в этой работе точно задействованы не только те, кто собирает данные, а еще и дизайнеры, верстальщики, программисты.
Это объясняет, почему весной 2021 года пришлось рассматривать отчет за 2019-й… Даже спустя 3 месяца после завершения нового отчетного периода где-то в кулуарах «Татнефти» разные специалисты продолжали трудиться над очередной красивой презентацией. Хотя такого времени достаточно, чтобы сделать полезные выводы по итогам прошлого года и принять новые управленческие решения.
У меня нет цели критиковать «Татнефть» и ее подход к созданию годовых отчетов.
Цель в другом: на примере этой компании показать, как сделать годовой отчет удобным, информативным и полезным для топ-менеджеров. Чтобы они получали важную информацию для анализа и принятия решений не только по итогам года (тем более месяцы спустя), но и по итогам каждого месяца или квартала.
Приведу один из блоков отчета «Татнефти». Хорошее оформление, много красивых цифр, но… о чем они говорят? Это рост или падение? По сравнению с предыдущим периодом показатели улучшились или ухудшились?
Делать такие презентации по итогам каждого месяца трудоемко и, может, даже невозможно физически. А ведь топ-менеджеру важно понимать, как компания достигла всех этих показателей, какой была динамика от месяца к месяцу, отклонение от плана и так далее.
Так же дело обстоит и с другими показателями в отчете. Мы видим крупные цифры, зеленый цвет, а значит, «мы молодцы и все у нас отлично». Такой вариант хорошо подходит для привлечения внимания СМИ и выполнения имиджевых задач. Но вовремя(!) анализировать результаты работы и принимать управленческие решения не помогает.
Таблички в Excel и презентации в PowerPoint тоже помогают этому слабо. Во-первых, потому что проанализировать данные сложно: чтобы сравнить показатели, придется метаться между разными листами или слайдами. Во-вторых, потому что бизнес-процессов в крупной компании постоянно становится больше, а значит, больше показателей для отчета.
Приходится бесконечно добавлять новые листы в Excel или новые слайды в PowerPoint. То есть увеличивать время подготовки отчета и усложнять его анализ. Замкнутый круг.
Как мы сделали дашборд с годовым отчетом для «Татнефти»
Встреча с отчетом «Татнефти» толкнула меня на эксперимент. Каким он мог бы быть? Как сделать его не только красивым, но и удобным для топ-менеджеров? И как разместить кучу данных, ничего не усложняя? Чтобы показать это, мы по собственной инициативе разработали интерактивный дашборд для компании «Татнефть».
Результат покажу на примере именно годового отчета, но в таком же формате можно (нужно) формировать и ежемесячные отчеты, чтобы судить об эффективности и принимать меры вовремя. Не нужно ждать целый год, к тому же с задержкой в несколько месяцев.
Для достоверного дашборда было недостаточно данных: часть показателей мы взяли из того самого годового отчета, а часть просто придумали. Поэтому обращать внимание здесь стоит не на цифры, а на структуру и возможности такого формата работы с данными.
Получился дашборд из 5 страниц. На каждой — дополнительная фильтрация, чтобы сортировать показатели по определенному критерию или сравнивать между собой только некоторые из них.
Главная страница. Сюда вынесены ключевые показатели с других листов. Возле каждого — зеленый или красный индикатор, который показывает, как изменилось значение по сравнению с предыдущим годом или по сравнению с заложенным показателем в бизнес-плане. Так, уже здесь видно, что план по добыче нефти не выполнен на 1%, а по добыче газа, напротив, превышен.
Производство. На следующем дашборде производственные ключевые показатели уже с подробностями. Наглядное сравнение с числами в индикаторах помогает легко и быстро понять, насколько эффективной была работа.
Специальные переключатели выведут данные только по нефти или только по газу (а также только по газо- или нефтепродуктам). Клик по месторождению или по показателям скважин отфильтрует все данные на дашборде, и вы увидите цифры только по выбранному критерию.
В классической презентации для раздела «Производство» потребовалось бы не менее 6 слайдов. На дашборде эти значения компактно и понятно умещаются на одном экране.
Точно так же данные структурированы и на остальных дашбордах. Например, на данные о работе АЗС в презентации уйдет более 10 страниц. Здесь все они расположены на одном экране.
10 бизнес-идей для 2023 года с минимальными вложениями (до 3-5 миллионов на точку)
Список ниш, о которых знает меньше 100 предпринимателей в СНГ.
Посмотреть
Дашборд vs презентация: 3 аргумента в пользу современного решения
Напомню: в своей версии отчета мы использовали тестовые данные. Конечно, ключевые показатели и разделы на настоящем дашборде «Татнефти» могли быть другими — это зависит от потребностей компании и пожеланий заказчика. Но какими бы ни были эти показатели, в 2021 году есть оптимальный способ для их представления.
Приведу лишь несколько причин, по которым дашборд можно считать более удобным и целесообразным инструментом для годового отчета, чем красивая, но громоздкая презентация.
1. Детализация данных
Рядом с прибылью за год в отчете можно вывести дополнительные индикаторы: как она выросла или уменьшилась в сравнении с предыдущим годом. Или насколько отклонилась от бизнес-плана. А на карте месторождений можно показать не только сами месторождения, но и данные по каждому из них.
2. Лаконичность
Удобно и логично структурированные данные всегда лучше для управленца. Хотя бы потому, что экономят его силы и время. По нашему примеру видно, что на дашборде можно уместить содержание 185 страниц на 5 экранах.
3. Оперативность
Разработка дашборда занимает меньше времени, чем «дизайнерская» презентация: наш аналитик сделал это за 3 дня. И обновляется дашборд сразу после внесения новых данных. То есть годовой отчет мы получаем уже в январе, а не в апреле. То же происходит с ежемесячными отчетами — мы можем анализировать новые данные сразу.
Все это — не только про «Татнефть»
Не знаю, откуда взялся этот корпоративный ритуал: вкладывать деньги и время в «красоту» для сторонней аудитории и забывать, что внутренняя эффективность тоже зависит от качества информации в отчетах. И нет, это не критика «Татнефти». Просто сожаление о том, что люди по-прежнему тратят месяцы на ручную работу там, где можно обойтись и без этого.
И эта история, если хотите, даже не о «Татнефти». Она и о других компаниях, в которых у руководства дымится голова, когда дело доходит до нового годового отчета.
Больше статей об использовании дашбордов в бизнесе есть в моем блоге на сайте Института бизнес-аналитики. Там же можно задать вопрос о наших услугах и обучающих программах.
Практически каждый руководитель периодически требует от своих работников отчеты о проделанной работе, пример которого несложно найти. Однако некоторым людям кажется, что это очень сложная задача.
Содержание
- 1 Цель отчета о проделанной работе
- 2 Структура отчета
- 3 Самые важные требования к составлению отчета
- 4 Как правильно написать отчет о проделанной работе
- 5 Пример отчета о проделанной работе
Цель отчета о проделанной работе
Существование каждой организации или компании всегда предполагает наличие отчетов. Ведь для любой организации важно иметь подтверждение эффективности проделанных работ в конкретный временной отрезок. Это нужно, чтобы грамотно построить дальнейшее развитие компании.
Однако некоторые люди не знают, как написать отчёт о проделанной работе. Пример его очень важен для человека, который делает его первый раз. Ведь он должен соответствовать определенным требованиям фирмы.
Любой компании важно знать о результате ее работы
Если сотрудник попрактикуется, сделает несколько отчетов, то в дальнейшем ему будет очень просто заниматься такой деятельностью.
Конкретные цели отчета о проделанной работе:
- Обоснование финансовых трат, выплат заработных плат для сотрудников.
- Подтверждение выполненных работ или оказания различных услуг для сотрудников организации.
- Создание определенных порядков и трудовых дисциплин в компании.
- Установление, какую конкретную работу выполнили сотрудники. Это помогает избежать спорных моментов или плохого выполнения заданий.
Также отчеты необходимы для сотрудников, которые отправлены в командировки. Для большей детальности о том, какая работа выполнена, сколько финансов предприятия или организации потрачено.
Сотрудники могут их выполнять каждый день, неделю, месяц, квартал, год. Все зависит от требований руководства.
Структура отчета
Не у всех организаций есть разработанные формы для отчетов, поэтому каждый сотрудник должен выполнять это сам. К тому же единой структуры как таковой и не существует.
Начиная отчет, сотрудник должен объяснить себе назначение подаваемой информации, а также логику повествования. Все пояснения должны быть максимально краткими.
Самая распространенная структура отчетов о проделанной работе:
- Введение. В этом разделе находится небольшое описание компании. На каком месте она находится среди подобных организаций в регионе или городе.
- Отчет о проделанной работе. Практически вся выполненная деятельность подразделений должна быть описана. В небольших компаниях, где нет отделов, эту информацию заполняет руководитель, основываясь на данных каждого работающего специалиста.
- Заключение. Этот раздел коротко обобщает информацию о проделанной работе за конкретный период времени. Подчеркиваются данные о неудачах, успехах, просроченных заданиях. А также о планах компании на ближайшее будущее.
Для лучшего понимания информации специалист должен придерживаться единой формы изложения. В отчетах можно использовать диаграммы, графики, изображения. Однако нужно правильно совмещать текст и визуальную часть, чтобы не было перенасыщений.
Также в отчете о проделанной работе человек должен соблюдать стилистику. Специалист должен подавать сухой текст, без лишней информации. Также он не должен быть слишком простым.
В отчете нужно выделить не только достижения, но и трудности, с которыми сталкивалась организация. Все проблемные ситуации необходимо описывать такими, какие они есть на самом деле. Это позволит руководству объективнее понять сложившиеся трудности.
Самые важные требования к составлению отчета
Отчет о проделанной работе — это творческий процесс, однако и некоторым требованиям он тоже должен соответствовать. В первую очередь специалист должен помнить, что это — документ, и в нем нужно соблюдать официальную стилистику.
В отчете нельзя употреблять личные местоимения. Также человек должен конкретно говорить о задачах, которые были выполнены или просрочены, чтобы полностью отразить причины этого.
Когда составляется отчет о проделанной работе, специалист должен информировать о проведенных мероприятиях, акциях, презентациях. Всю информацию нужно приводить точно и грамотно.
В случае, если у организации нет четких требований или образцов отчета, нужно делать все, исходя из норм документов. В них находятся все данные о том, какой тип шрифта использовать, какими образом форматировать текст, как размечать поля и интервалы.
Как правильно написать отчет о проделанной работе
У каждого специалиста наступит период, когда руководство потребует отчет о выполненной работе. Следуя инструкции, это сможет сделать каждый:
Необходимо сравнить, какие задачи были поставлены и что выполнено
- В самом начале нужно сопоставить поставленные задания с результатами, это позволит специалисту убедиться в выполненной работе. Только после этого нужно начинать написание отчета. Оформляется он в нескольких вариантах: простой и профессиональный. Первый человек может оформлять как сочинение. Добавлять можно все, что работник посчитает необходимым. Указывать нужно все до мельчайших деталей, например, о конкретных выходах на работу в выходные дни.
- Сложный вариант написание более верный, чем простой. Его нужно оформлять как задачу. Специалисту необходимо указать, что от него требовалось сделать. Потом уже все, что использовалось для этого. А именно: время на работу, какую помощь оказывали люди, затраченный бюджет. Далее нужно коротко указать, какими способами и методами он выполнял работу.
- Вся написанная информация должна быть подтверждена конкретными данными и цифрами. Также следует добавить оценку выполненной работе. Все показатели лучше всего воспринимаются в таблицах. Также специалист для лучшей ориентации может добавить комментарии.
- Также человеку необходимо соблюдать стилистику текста. Он должен постараться составить его так, чтобы в абзацах не было более 5 предложений. Вся информация должна подаваться сухо и точно, без вводных предложений. Написано должно быть четко, коротко, грамотно и ясно. Важный текст можно выделить другим шрифтом и цветом. Текст должен находиться рядом с таблицами или графиками. Комментарии не должны быть на других страницах.
- Не нужно использовать сложные для восприятия шрифты. Лучше всего подходят классические Times New Roman или Verdana. Размер шрифта не должен быть меньше 12.
- После написания отчета специалист должен перечитать его и добавить недостающую информацию. Также можно добавить различные графики и диаграммы для более наглядной демонстрации. Руководство организаций положительно относится к составлениям таблиц, добавить их лишним не будет. Также специалисту необходимо будет пронумеровать все страницы. А для больших отчетов о проделанной работе нужно оформить титульный лист.
Следуя таким нехитрым пунктам, человек облегчит восприятие отчета о проделанной работе. Это может настроить руководителя положительно к специалисту, который занимался отчетом.
Пример отчета о проделанной работе
Самые первые попытки составить хороший отчет у большинства специалистов неудачны. Чтобы сотруднику было легче его делать, нужно обратить внимание на неправильно выполненный отчет:
«Для кого: Руководителю отдела Калмыкову П.С.
От кого: юриста 2 категории Ильяхова А.Б.
Документ: Отчет о проделанной работе.
Выполнено:
Рассчитано новое время на работу, внесены новые нормы рабочего процесса, составлен список участвовавших сотрудников в конференциях.»
Если специалист составляет отчет в такой форме, то руководство посчитает, что он не загружен работой и бездельничает. Так нельзя оформлять отчеты о проделанной работе.
Ведь в нем не были указаны поставленные задачи, планы на другие отчетные работы, отсутствие анализа. Правильный вариант отчета о проделанной работе:
Для кого: Руководителю отдела Калмыкову П.С.
От кого: юриста 2 категории Ильяхова А.Б.
Отчет результатов работы за период с 09.09.16 по 10.10.16.
На время отчета были поставлены задачи:
- Изучить время работы сотрудников с учетом занятости.
- Основываясь на данных подготовить другие временные рамки работников.
- Принимать участие в последней конференции.
Все задачи были исполнены, было сделано:
- Изменен график работы для 5 сотрудников.
- Принято участие в последней конференции.
Также проводились работы с документами:
- Были составлены списки премий.
- Произведены ответы на почту Суркина А.В., Гончаренко А.Д.
Составлено 12.10.16
Подпись: Ильяхов А. Б.
Такой вариант написания отчета о проделанной работе является правильным. Ведь он легко читается, а руководителям будет ясно, какие задачи были поставлены и выполнены.
Также для хороших отчетов нужно соблюдать максимальные объемы, на которых можно поместить информацию. Зачастую это 1 лист в формате А4.
В этом видео вы узнаете, как правильно оформить отчет о практике в Word:
Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.
Как составить отчет о проделанной работе: образец
Содержание
С помощью отчетов о проделанной работе руководители следят за результатами подчиненных. Этот способ отлично подходит для оценки продуктивности удаленных специалистов и сотрудников, которые большую часть времени проводят в командировках. В этом материале расскажем, как правильно написать отчет о проделанной работе.
Зачем делать отчет о проделанной работе
Это экологичный и действенный способ наладить трудовую дисциплину. Такой метод занимает меньше времени, чем регулярные планерки и личные беседы. Результаты отчета помогут руководителю дать обратную связь сотрудникам и скорректировать работу команды.
С помощью отчетов о проделанной работе можно:
- обосновать размер зарплат сотрудников;
- улучшить навыки тайм-менеджмента команды;
- выстроить канбан-систему и управлять потоком задач;
- определить нормы выработки и составить план работы;
- сформировать акт выполненных работ для контрагента с реальным количеством трудочасов.
Сведения о результатах работы подают не только рядовые сотрудники, но и руководители подразделений. Они тоже должны регулярно отчитываться перед начальством. Подготовка отчетов — важная обязанность, которую часто включают в трудовые договоры и должностные инструкции.
https://unsplash.com/photos/5QgIuuBxKwM
Когда нужно сдавать отчет
Регулярность отчетов регламентируют локальные нормативные акты компании и трудовые договоры. В зависимости от периодичности отчеты бывают:
- Ежедневные. Их составляют специалисты на удаленной работе, чтобы руководитель понимал, на каком этапе находится задача.
- Еженедельные. Такие отчеты обычно требуют во время командировок.
- Ежемесячные. Полезны при работе на результат. Это поможет руководителю решить, какого из сотрудников стоит поощрить премией.
- Ежеквартальные и ежегодные. Эти отчеты нужны, чтобы строить прогнозы, проводить финансовый анализ, разрабатывать и корректировать стратегию развития.
Что должно быть в отчете
Общепринятого формата нет. Но в компании может быть свой шаблон, созданный руководителем подразделения или HR-менеджером.
Обычно в документе указывают:
- ФИО, должность, отчетный период;
- запланированные задачи: можно разделить на категории, если поручений было много;
- список выполненных задач и причины, по которым не все дела завершены;
- предложения по развитию компании;
- план работы на следующий отчетный период.
Работодатель может попросить добавить в отчет конкретные цифры: например, сколько трудочасов потрачено, фур разгружено, кандидатов на вакансию отобрано. Точность такой информации принципиально важна. Если руководитель увидит, что специалисту не хватает работы, он может добавить задач. И наоборот.
Чтобы получать наглядные информативные отчеты об эффективности рекламных площадок, а также результатах работы менеджеров, подключите Сквозную аналитику Calltouch. Сервис интегрируется с другими инструментами и собирает данные о маркетинговых кампаниях, задействованных каналах, количестве лидов, сделках. Информация поможет выстраивать воронки продаж, работать с подходящими рекламными источниками и грамотно распределять бюджет.
Сквозная аналитика Calltouch
- Анализируйте воронку продаж от показов до денег в кассе
- Автоматический сбор данных, удобные отчеты и бесплатные интеграции
Узнать подробнее
Советы, как сделать отчет легким для восприятия
- Используйте короткие понятные лексические конструкции.
- Не пишите более пяти предложений в одном абзаце.
- Оформляйте перечни в виде маркированных и нумерованных списков.
- Проверяйте текст на грамотность.
- Применяйте читабельный шрифт.
- Оставьте место для пометок и комментариев руководителя.
https://unsplash.com/photos/eveI7MOcSmw
Пример отчета о проделанной работе
В отчет включают перечень задач за указанный период. Однако если сотрудник предоставляет руководству план работы ежедневно или еженедельно, то блок можно опустить.
Анализ просроченных задач — важная часть отчета. Причины могут быть разными:
- Руководитель поставил завышенные KPI. В этом случае следует скорректировать нагрузку, чтобы сотрудник не выгорел.
- Специалисту не хватило опыта. Проблему решит корпоративное обучение.
- Задача пришла слишком поздно. Например, дизайнер должен был подготовить пять вариантов макета баннера к концу месяца, но эскиз и требования пришли за неделю до дедлайна. В итоге дизайнер успел сделать только два варианта. Руководитель узнает о проблеме из отчета и скорректирует процессы.
- Повлияли внешние факторы. Например, клиент не оплатил счет вовремя, из-за снежной бури задержалась поставка, на склад пришла партия бракованного товара.
http://joxi.ru/Grq8kb7Ubb1yYA
Для наглядности к документу можно приложить проект договора с клиентом, копии отправленных коммерческих предложений, авансовый отчет из командировки и прочее.
Ответственность сотрудников за несдачу отчета
В трудовом законодательстве ничего не говорится об обязательности отчетов о проделанной работе. Исключение составляют отчеты о командировках: сотрудник должен отчитаться о потраченных средствах, выданных организацией.
Поэтому порядок сдачи отчетов каждая компания определяет индивидуально. Если такое условие закреплено в трудовом договоре или должностной инструкции, то за отсутствие отчета работодатель вправе сделать сотруднику замечание или выговор, согласно.
Оптимизируйте маркетинг и увеличивайте продажи вместе с Calltouch
Узнать подробнее
Коротко о главном
- Отчеты о проделанной работе помогают руководителю понять, насколько продуктивны его подчиненные.
- Отчет нужен, чтобы составить план по задачам, разработать систему KPI и определить стратегию развития.
- Закон не регулирует форму и порядок подачи отчетов: у каждой организации — свои условия, прописанные в локальных нормативных актах.
- В отчете должны быть списки выполненных и невыполненных задач, предложения по развитию, планы на следующий период.
- Правильно составленный отчет — лаконичный и наглядный.
Лучшие маркетинговые практики — каждый месяц в дайджесте Calltouch
Подписывайтесь сейчас и получите 13 чек-листов маркетолога
Нажимая на кнопку «Подписаться», вы даёте своё согласие на обработку персональных данных и получение рекламной информации о продуктах, услугах посредством звонков и рассылок по предоставленным каналам связи.
У вас интересный материал?
Опубликуйте статью в нашем блоге
Опубликовать статью
Отправьте статью себе на почту
Содержание
Как написать отчет по практике на отлично
Все знают что студенты с практикой сталкиваются неоднократно за все время учебы. Обычно практику проходят несколько раз летом и один раз перед выпускной квалификационной работой. После каждого прохождения в большинстве вузов требуют подготовить отчет по практике. Такая работа может отличатся в зависимости от того какую именно практику вы проходили -преддипломную, производственную, или летнюю ознакомительную
Любой тип практики имеет свои отличия и какие-то нюансы на которые стоит обратить внимание. К примеру, учебная или ознакомительная практика должна быть пройдена до последнего курса и не менее двух раз за весь срок учебы. Обычно на учебной практики студент не занимается участием в работе предприятия, а больше занимается наблюдением и конспектированием.
Производственная практика или по-другому технологическая – это уже посложнее. Тут от студента уже требуется участие в деятельности предприятия хотя и минимальное. Никто конечно грузить ответственной работой практиканта не будет. Обычно дают такую работу, которая не подразумевает большой ответственности и конечно за студентом обязательно кто-то будет приглядывать.
Преддипломная практика – это, наверное, самый серьезный вид практики. Тут уже все по-взрослому. Прохождение преддипломной практики подразумевает что студент уже готов профессионально выполнять возложенные обязанности. И как минимум ещё есть возможность трудоустроится, если конечно студентом будут довольны по месту прохождения практики. Помимо этого, весь информационный материал который будет собран и выражен в преддипломном отчете будет использован уже при написании выпускной работы
Рекомендации! Если возникли сложности со временем или другие трудности при подготовке отчета по практике лучше не затягивать и обратится за помощью к нашим экспертам.
Несмотря на кажущиеся отличия в общем преследуемые цели практики все приблизительно равны:
- Оценка полученых знаний в результате прохождения практики;
- Научится применять получунную теорию ;
- Применение практических знаний в реальной работе;
- Понимание того с чем придется столкнутся на практике в реальных условиях;
- Анализ деятельности организациипри при деятельности на практике.
В конечном результате однозначно должен быть написан отчет по практике. Т.е. итог прохождения практики всегда выражен в текстовом документе где будет отражены знания полученные студентом ну и собственно говоря чему именно научился студент в результате прохождения практики на предприятии. Насколько учеба студента способствовала профессиональному росту и может ли он самостоятельноработать на предприятия по заданной специализации.
Наиболее частый вариант практики реализуется в погружение студента в реальные условия, привычные для людей, уже закончивших обучение, но необычны для типового никогда ни работавшего студента. Ну и соответственно, чтобы написать «красивый» т.е. понятный отчет придется полностью вкусить все особенности деятельности предприятия, на какую нормативную базу опирается особенности организационной структуры и документооборота.
Придется описать чем именно занимался студент в процессе прохождения практики, причем даже если как обычно его никуда не подпускали, то придется подсмотреть что он мог бы гипотетически там делать и это все грамотно описать.
Как начать писать отчет по практике (производственную, преддипломную)
Написать отчет по практике совсем не сложно главное- знать с чего начать. А начало очень незамысловато – надо взять в учебном заведении задание на практику, получить методические указания и желательно подсмотреть, если конечно есть возможность как до вас писали отчеты именно в вашем вузе.
Методички обычно живут на кафедрах либо у сокурсников, которые уже успели подзаморочится. В данном суперважном чтиве будут все требования по тому что писать и как оформлять.
Базой для подготовки отчета по практике будет план (содержание). В плане будут отображены все поставленные вопросы и задачи, которые должны быть раскрыты студентом. План обычно включает себя от 3 до 5 базовых пунктов.
Хороший, качественный отчет, который, обычно нравится преподавателям включает в себя не только голую воду, но и аналитику, какие-либо виртуальные рекомендации в отношения бизнес-процессов на предприятии. Можно конечно не посещать и все на придумывать, вряд ли кто будет проверять ваше посещение практики. Но если все делать по правильному, то как минимум надо посетить место прохождения преддипломной или производственной практики и посмотреть, что там и как.
Рассмотрим случай, когда практику вы проходите по настоящему, т.е. решили отнестись к этому серьезно и подумали — пусть пригодится. Сначала нужно все с чем вам пришлось столкнуться законспектировать, но ровно настолько насколько надо – и описывать каждый свой шаг на производстве не требуется. Лучше еще подойти к руководителю практики и уточнить какую информацию лучше сохранить для отчета, а что может быть лишнем.
Как только у вас будет вся необходимая информация предприятии а как минимум организационная форма, оргструктура, какая либо отчетность и аналитика — можно начинать переработку и изучение.
После того как завершите изучение доступной о предприятии информации можно смело начинать делать базу отчета. Раскидайте всю текстовку по логическим главам и потихоньку приводите ваш отчет в читабельный структурный вид.
Структура отчета по практике может разница, но всегда есть структурный и привычный всем формат по аналогии с любым изданием. Преамбула амбула и заключение. Или по-научному -логическая последовательность. Т.е. стандарты структурирования информации к которым все привыкли.
Структура отчета по практике и содержание
Обычно в типовом вузе не «гарварде» структура отчета по практике выглядит следующим образом:
- Титульный лист, . Обычно на титульном листе указывается такая информация: название учебного заведения и специальности, тема и вид отчета по практике, фамилия и инициалы преподавателя, проверяющего отчет и студента, его выполняющего, название группы, в которой учится студент, название предприятия, на котором проходят практические занятия, город, в котором находится учебное заведение и год написания отчета по практике.
- План отчета (содержание) со всеми главами и подразделами.
- Введение, в котором указываются цели и задачи прохождения практических занятий. Они, как правило, уже даны в методических рекомендациях к написанию отчета. Кроме того, во введении указывается предполагаемый результат прохождения практики.
- Основная часть. Этот раздел обязательно должен делиться на теоретическую и практическую часть. Кроме того, теоретическая часть должна разбиваться на разделы, а практическая – по мере усмотрения учебного заведения. В этой части делаются все расчеты, описывается деятельность предприятия, рассказывается вся нужная информация об организационной структуре, поводится анализ и сравнительная характеристика.
- Заключение – пожалуй, основной раздел отчета по практике. Заключение включает в себя все выводы, сделанные студентом во время прохождения практических занятий. Тут же дается оценка собственной работе, и адекватно оцениваются приложенные усилия. Кроме того, в заключении обязательно нужно дать свои рекомендации по поводу улучшения профессиональной деятельности предприятия.
- Приложения – не всегда но иногда особо вьедлевые преподователи простят что нибудь приложить. Если отчет был написан в области бухучета то приложить балансы предприятия, ну и так в зависимости от специализации.
Разные типы отчетов по практике в написании могут иметь некоторые отличия но обычно несущественные.
Виды и типы отчетов по практике
Отчет по учебной практике
Как мы уже писали учебная практика не отличается особой трудоемкостью и можно не ожидать что в работе должна быть глубокая аналитика и развернутая практическая часть..
В общем если сказать по-простому в учебной практике просто надо налить много воды и всякого «бла бла бла» о процессе и месте прохождения практики. Никакой детализации того как что проходит на предприятии не надо. В ведении пишем, что проходим учебную практику с целью закрепления знаний и изучения предметной области на практике, ну и плюсом о самом месте отработки. В заключении излагаем, что прошли практик и закрепили знания.
Порекомендовать «Поумничать» на тему того что можно улучшить – будет хорошим тоном
Отчет по производственной практике — основные отличия
Производственная практика – что такое и концептуальные отличия? Да по сути ничем не отличается просто раньше еще в СССР это наименование применялось почти ко всем отчетам так как на производстве проходили почти студенты того времени. Счас уто понятие применяется редко и оформление такого отчета нечем не отличается от типового.
Главное незабудьте что производственная практика все таки расчитана на самостоятельную работу и собственные мысли практиканта, отсюда как минимум в отчете должны присутствовать ваши идеи и оценочные сужденияо месте прохождения.
Отчет по преддипломной практике — акценты и ньюансы
Преддипломная практика – это не просто какаято писанина это уже возможный фундамент для вашего дипломного проекта. Обычно в основу дипломной работы можно заложить информацию и аналитику подготовленную в рамках отчета по преддипломной практике. Однако для того чтобы отчет дальше пошел в основу диплома нужно чтобы тема соответствовала т.е. к примеру проходили практику в бухгалтерии, отчет включал в себя элементы бухучета на предприятии ну а тема диплома должна так же иметь к этому отношение.
Остюда очень полезный совет! Когда у вас на руках уже есть тема вашего дипломной проекта пишите отчет в рамках данной темы т.е. начинайте писать диплом а две главы изз этой работы сдайте как отчет.
Также прежде чем писать отчет поищите образцы (примеры) на этом сайте у нас очень много бесплатных отчетов и есть что скачать. Ну если уже совсем непонятно или нет желания возится — проще заказать!
К каждому виду отчета должны прилагаться определенные документы. Это обязательное правило для каждого учебного заведения. В роли документов обычно выступают дневник практики, характеристика с места прохождения практики и пояснительная записка.
Как подготовить пояснительную записку к отчету по практике
По сути пояснительная записка – это сокращенное, подготовленное практикантом, изложение отчета по практике. В записке обычно описаны пошагово трудобудни студента и общеесодержания пройденной практики.
Пояснительную записку треубуют редко и только в самых замороченных вузах. Все таки отчет это не дипломный проект и не совсем понятно что именно пожно еще пояснить в рамках написанного отчета.
Но если требуется то пояснительная записка обычно пишется на одном листе и включаете в себя краткое содержание отчета плю некоторые термины и оределения которые, встречаются в отчете.
Почти всегда требую характеристику к отчету по практике
Характеристику к отчету по практике просят предоставить с места прохождения практики. Характеристика как правило нужна только к отчету по преддипломной или производственной практике
В характеристики ваш руководитель практики исключительно хорошо описывате ваше бесполезное времяпровождения момент прохождения практики. И обычно чем меньше вас болталось под ногами на прелприятии тем лучше напишут характеристику. Но текст о том какой вы молодец вас скорее всего попросят подготвить самостоятельно который потом подпишет руководитель практики.
Если честно характеристику никто не читает в учебном заведении хотябы потому как в большинстве своем студенты проходят практику на предприятих по знакомству и там напишут все что угодно но эту бюрократию никто не отменял.
Очень важный — Дневник о прохождении практики
Без дневника отчет точно не примут. В дневнике как правило ведется учет посещений практики студентом. Формуляр дневника предоставляется в вузовской методичке либо предлагаю написать в произвольной форме.
В дневнике пишем по дням чем занимались (якобы) и обязательно каждый день ставится подпись ответственного лица на предприятии о посещении практики. Даже если по факту вас небыло на практике можно просто пофантазировать и придумать что вы делали в дни прождения практики.
Если вы реально не посещали советуем придумать дела которые, вы делали с акцентом на деятельность предприятия. Т.е на предприятии в сфере туризма вы не должны были помогать печь булочки
Самое простое защита отчета по практике
После написания отчета по практике, приходит самый интересный момент — защита. К радости это требуется невсегда и скорее в редких исключения. Большинство вузов довольствуются вашей писаниной и отдельно слушать вас никто не хочет. наступает время для его защиты. Но если вам «Повезло» и вас хотят послушать а точнее услышать что именно вы делали на практике и позадавать вопросов то вся защита свдетеся к 2 минутному описанию вашей деятельности на практике. Это можно просто зачитать из дневника .
Но на всяки пожарный хотябы полистайте свой отчет и изучите тему. Иначе вас поймают на том что вам просто проставили печати а сам отчет вы заказали.
Немного про презентацию. Это конечно уже совсем редкий случай но вс таки могут потребовать написать отчет и в качестве бонуса сделать презентацию.
Пример как составить презентацию к отчету
- Главный слайд, который содержит всю информацию, которая написана на титульном листе. Это, своего рода, и есть титульный лист презентации.
- Второй слайд содержит информацию о месте прохождения практики и обязательно данные вашего научного руководителя от предприятия.
- Третий слайд – это, своего рода, преамбула. На этом слайде надо написать зачем вы проходили практики и какие цели/задачи были поставлены.
- В следующих слайдах вы должны кратко но понятно дать всю информацию, которую считаете нужным осветить, из основной части. Будь то актуальность, ваши советы или рекомендации, делайте это кратко но интересно.
- Предпоследний слайд может включать дополнительные картинки и аналитику.
- Последний слайд играет роль выводов. Просто копируем выводы из самого отчета.
Итак, прочитав инструкцию к написанию и защите отчета, вы без проблем сдадите и защитите свой отчет.