Переплата по НДФЛ — что делать налоговому агенту? Ошибки в исчислении налога на доход физических лиц могут привести как к неудержанию платежа, так и к излишне уплаченной сумме. Как вернуть переплату по НДФЛ? Расскажем в нашем материале.
Переплата по НДФЛ: что делать?
Согласно п. 1 ст. 231 НК РФ суммы НДФЛ, излишне удержанные из доходов налогоплательщика, должны быть возвращены налоговым агентом.
В течение 10 рабочих дней с даты обнаружения переплаты работодатель обязан сообщить сотруднику о том, что сумма НДФЛ была излишне удержана, а также о размере самой суммы (п. 6 ст. 6.1, абз. 2 п. 1 ст. 231 НК РФ). Сообщение составляется в произвольной форме, поскольку налоговым законодательством не предусмотрены конкретные способы его составления, и направляется налогоплательщику.
В 2022 году некоторые налоговые агенты могли столкнуться с ситуацией, когда им приходилось возвращать работнику НДФЛ с материальной выгоды за 2021 год. Как это надо было делать, налоговая служба пояснила здесь.
Образец сообщения об излишне удержанном НДФЛ можно скачать бесплатно по ссылке ниже:
Скачать бланк сообщения
Порядок направления такого сообщения должен быть предварительно согласован с получателем (письмо Минфина России от 16.05.2011 № 03-04-06/6-112, п. 1).
Отразить возврат излишне удержанного НДФЛ в 6-НДФЛ, 2-НДФЛ и бухгалтерском учете вам поможет Готовое решение от КонсультантПлюс. Получите бесплатный пробный доступ к системе и переходите в материал.
Ждем заявление от работника
Чтобы переплата была возвращена, налогоплательщик должен обратиться к налоговому агенту с соответствующим заявлением в письменной форме (п. 1 ст. 231 НК РФ, письмо Минфина России от 19.10.2012 № 03-04-05/10-1206). Порядок его представления (на бумажном носителе или в электронной форме) вы вправе установить самостоятельно (письмо Минфина от 08.07.2019 № 03-04-06/51172).
Срок возврата налога составляет 3 года со дня уплаты налога (п. 7 ст. 11.3 НК РФ). Если этот срок пропущен, возвращать налог налоговый агент не обязан.
В заявлении работнику необходимо указать реквизиты своего банковского счета, на который работодатель должен будет перечислить денежные средства, т. к. возврат переплаты осуществляется в безналичной форме (абз. 4 п. 1 ст. 231 НК РФ).
Важно! Подсказка от КонсультантПлюс
Утвержденной формы для такого заявления нет. Вы можете принять заявление от физлица, составленное им в свободной форме, либо предложить заполнить по вашему образцу.
Скачать готовый образец можно в КонсультантПлюс. Пробный доступ к системе предоставляется бесплатно.
Пример
В. П. Смирнов является работником ООО «Апрель». В марте 2023 года ему была выдана материальная помощь в размере 2 000 руб., с января по февраль 2022 г. материальная помощь не начислялась и не выплачивалась. Бухгалтер по ошибке исчислила и удержала НДФЛ с материальной помощи. На следующий день она обнаружила ошибку, пересчитала налог и определила сумму к возврату. В тот же день сотруднику сообщили о факте удержания и о размере налога, который организация обязана ему возвратить.
В. П. Смирнов должен написать заявление, чтобы ООО «Апрель» вернуло ему излишне удержанную сумму НДФЛ.
Возвращаем переплату
Итак, налоговый агент получил заявление налогоплательщика о возврате НДФЛ. Теперь в течение 3 месяцев он обязан вернуть излишне перечисленную сумму налога (абз. 3 п. 1 ст. 231 НК РФ). Если не сделать этого в установленный законодательством срок, то кроме самого налога работодатель должен будет заплатить сотруднику проценты за нарушение сроков возврата денежных средств. Проценты начисляются за каждый календарный день просрочки, а процентная ставка принимается равной ставке рефинансирования ЦБ РФ, действовавшей на тот момент (абз. 5 п. 1 ст. 231 НК РФ).
Бухгалтеры нередко задаются вопросом: если возникла переплата по НДФЛ, то можно ли зачесть в счет текущих платежей по НДФЛ?
Ответ на данный вопрос дал Минфин РФ в письме от 05.12.2012 № 03-04-06/4-342. Вернуть налог можно за счет уменьшения в будущем сумм НДФЛ, исчисленного с доходов как самого налогоплательщика, у которого возникла переплата, так и остальных физических лиц, получающих доходы от этого налогового агента (абз. 3 п. 1 ст. 231 НК РФ). При этом не имеет значения ни вид дохода, выплачиваемого другим физическим лицам, ни налоговая ставка, применяемая к данным выплатам.
Пример возврата излишне удержанного НДФЛ за счет налога с доходов других лиц от КонсультантПлюс
В результате ошибки бухгалтера у работника организации А.А. Иванова за период январь — март был излишне удержан НДФЛ в общей сумме 4 000 руб.
За апрель А.А. Иванов получил заработную плату в размере 15 000 руб. НДФЛ в размере 1 950 руб. (15 000 руб. x 13%) с его заработной платы не удерживался…
Посмотреть пример полностью можно в КонсультантПлюс, получив тестовый доступ бесплатно.
Если налоговый агент не в состоянии вернуть переплаченный НДФЛ в установленный срок, то ему следует обратиться в налоговую инспекцию с заявлением о возврате излишне удержанной им суммы налога в течение 10 дней с даты обращения к нему сотрудника (абз. 6, 8 п. 1 ст. 231 НК РФ). К заявлению прикладываются документы, подтверждающие факт переплаты, и выписка из регистра налогового учета за тот период, в котором она произошла. При этом самому налогоплательщику подавать заявление на возврат налога во второй раз уже не нужно (письмо Минфина России от 16.05.2011 № 03-04-06/6-112, п. 2).
Следует отметить, что работодатель может не дожидаться возврата средств из бюджета, а вернуть переплату по НДФЛ за счет собственных средств (абз. 9 п. 1 ст. 231 НК РФ).
Итоги
Вернуть излишне удержанный у сотрудника НДФЛ налоговый агент обязан в течение 3-х месяцев с момента получения соотетствующего заявления от работника. Возврат можно осуществить только в безналичном порядке. Если средств на выплату не хватает, налоговый агент вправе запросить возврат средств из налоговой службы.
НДФЛ особенный налог — он перечисляется в бюджет из суммы доходов физического лица. Это означает, что работодатель должен перечислить в бюджет ровно столько НДФЛ, сколько он удержал из доходов работника. Организация, выступающая в роли налогового агента, не имеет права уплачивать налог за счет своих средств. Что делать, если вы неверно рассчитали налог и удержали больше? Или ошиблись в платежке и вместо 1000 рублей, перевели 10 тысяч, можно их вернуть или зачесть?
Прямой запрет на оплату НДФЛ за счет агента указан в п. 9 ст. 226 НК РФ: «Уплата налога за счет средств налоговых агентов не допускается, за исключением случаев доначисления (взыскания) налога по итогам налоговой проверки в соответствии с настоящим Кодексом при неправомерном неудержании (неполном удержании) налога налоговым агентом».
Иначе говоря, НДФЛ — это не тот налог, который можно заплатить авансом на год вперед. Он перечисляется в бюджет каждый раз при выплате дохода физическому лицу. Почему же переплата все-таки возникает?
Когда может возникнуть переплата по НДФЛ
Переплата по НДФЛ в бюджет может образоваться в случае, когда организация — налоговый агент излишне удержала и перечислила в бюджет НДФЛ с сумм дохода, выплаченного физическому лицу.
Когда ошибка в исчислении НДФЛ установлена и доходы налогоплательщика откорректированы, то излишне удержанная и перечисленная сумма НДФЛ должна быть возвращена физлицу. А так как налоговый агент эту сумму уже перечислил в бюджет, то, соответственно, организация должна обратиться в налоговый орган за возвратом излишне уплаченных сумм НДФЛ.
Ситуации, при которых может быть излишне удержан налог, следующие:
- Работник получил отпуск авансом и увольняется. В таком случае при увольнении работодатель может удержать часть излишне выплаченных отпускных из доходов, причитающихся к выплате сотруднику, но не более 20% от суммы этих выплат. Остальную часть сотрудник может вернуть добровольно (вот тут и появится излишне удержанный налог). Но если сотрудник откажется возвращать полученные вперед отпускные, то сделать ничего нельзя — суд в таких случаях занимает сторону работника, а излишне удержанного НДФЛ не будет, ведь работник оставил себе полученные средства, значит доход все равно получил..
- Если при расчете пособия по больничному листу допущена ошибка и работнику выплачена сумма пособия в завышенном размере, то ФСС не примет такие суммы к зачету. Придется пересчитать пособие и НДФЛ. Опять же излишне выплаченное придется или удерживать из доходов (но только в случае счетной ошибки!) или просить работника добровольно средства вернуть.
- Когда работнику положены стандартные налоговые вычеты, но он несвоевременно предоставил подтверждающие документы. В такой ситуации приходится пересчитывать налоговую базу по НДФЛ с начала года и возможно возникновение излишне удержанной суммы налога.
- Если работник получает имущественный вычет не с начала года. В таком случае так же, как и в случае со стандартными вычетами, надо будет пересчитать доходы работника с начала года и вернуть излишне удержанный налог.
- Если в организации есть сотрудник — иностранец, работающий по патенту, то возвратить удержанный ранее НДФЛ придется в случае, если уведомление о праве на уменьшение НДФЛ с его доходов на суммы фиксированных авансовых платежей поступило от налогового органа после того, как работодатель начал выплачивать такому работнику доход.
- Когда НДФЛ ошибочно рассчитан по более высокой ставке или налог удержан из необлагаемого дохода.
Как вернуть работнику излишне удержанный налог
Порядок возврата НДФЛ работнику указан в ст. 231 НК РФ.
После того как бухгалтер пересчитает налог и определит излишне удержанную сумму, он должен в течение 10 рабочих дней сообщить о ней работнику. Установленной формы сообщения нет. Поэтому его можно составить в произвольной форме с указанием периода излишнего удержания налога, размера НДФЛ к возврату и просьбы предоставить банковские реквизиты для перечисления суммы налога.
После получения от работника заявления на возврат НДФЛ с указанием реквизитов расчетного счета для перечисления денег у работодателя есть 3 месяца на возврат суммы НДФЛ.
В случае нарушения срока возврата налога его нужно будет вернуть с процентами, которые начисляются за каждый календарный день просрочки исходя из ставки рефинансирования Банка России, действующей в эти дни.
Вернуть налог необходимо только в безналичном порядке и только тому физическому лицу, из доходов которого он был излишне удержан.
Налог возвращается за счет текущих и будущих платежей по НДФЛ за этого и других работников. То есть вместо перечисления НДФЛ в бюджет нужно перечислить сумму излишне удержанного налога конкретному работнику.
Может случиться так, что сумма возврата НДФЛ работнику составит больше 3-х месячной суммы исчисленного и удержанного НДФЛ по всей организации. То есть, в ближайшие три месяца просто может не хватить суммы налога, которая подлежит уплате в бюджет, для возврата налога работнику. В таком случае следует обратиться в налоговую инспекцию за возвратом. Сделать это нужно в течение 10 рабочих дней со дня получения заявления от работника.
Для этого необходимо составить и отправить в налоговый орган следующие документы:
- заявление на возврат излишне удержанной суммы налога;
- выписку из регистра налогового учета за год, в котором произошло излишнее удержание налога;
- документы, подтверждающие излишнее удержание и перечисление суммы налога в бюджет (в частности, копии платежных поручений).
В течение месяца налоговый орган должен перечислить деньги на расчетный счет организации. И затем уже можно будет эти деньги перечислить работнику в обычном порядке.
Также работодатель вправе перечислить деньги работнику в счет возврата НДФЛ за счет собственных средств, не дожидаясь возврата НДФЛ из бюджета. А затем уже обратиться в налоговую инспекцию.
Если работник, у которого выявлена излишне удержанная сумма налога, уже не работает в организации, то все равно ему нужно вернуть налог. Процедура такая же: надо уведомить бывшего работника об излишнем удержании, получить от него заявление на возврат и перечислить сумму налога в общем порядке.
Техническая ошибка
Переплата по НДФЛ может возникнуть и в результате технической ошибки — когда бухгалтер указал в платежном поручении на уплату НДФЛ больше, чем было удержано из доходов работников. То есть, в учете все исчислено верно, но по каким- то причинам при перечислении в бюджет допущена ошибка в сумме.
В такой ситуации, согласно разъяснениями контролирующих органов, сумма переплаты должна быть возвращена организации по ее заявлению, как ошибочно перечисленная.
Порядок возврата таких сумм также регулируется ст. 78 НК РФ, так как ничего иного в НК РФ не установлено, и налоговые агенты также имеют право на своевременный зачет или возврат сумм излишне уплаченного налога, а правила, указанные в ст. 78 НК РФ, распространяются в том числе и на налоговых агентов.
Для возврата переплаты по НДФЛ нужно в налоговую инспекцию предоставить:
- заявление о возврате переплаты;
- документы, подтверждающие излишнее уплаченную сумму налога: справки по форме 2-НДФЛ, реестр сведений о доходах физических лиц, платежные документы, подтверждающие факт излишне перечисленного налога.
То есть, налоговому агенту необходимо предоставить такие документы, из которых будет понятно, что данная переплата не является суммами налога, удержанными из доходов налогоплательщиков — физических лиц, а является именно денежным средствами организации, ошибочно перечисленными в бюджет. Рекомендуется перед написанием заявления подписать с налоговой инспекцией акт сверки по НДФЛ. Тогда налоговики удостоверятся, что все начисления по лицевому счету (которые были отражены на основании расчета 6-НДФЛ) оплачены и имеющаяся переплата действительно уплачена за счет средств компании и подлежит возврату.
Исправления в отчетности и в учете
В расчете 6-НДФЛ суммы налога, возвращенного сотрудникам, отражаются в том налоговом (отчетном) периоде, в котором осуществлен его возврат. Такие суммы следует отразить по строке 090 раздела 1.
Если по физическому лицу, из доходов которого излишне удержали НДФЛ, уже предоставлена справка 2-НДФЛ за налоговый период, то тогда нужно будет предоставить корректирующую справку 2-НДФЛ за тот же период.
В бухгалтерском учете сумма налога, подлежащая возврату физическому лицу, отражается записью сторно:
Дт 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кт 68 «Расчеты по налогам и сборам».
Перечисление налога на расчетный счет физического лица отражается записью:
Дт 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и Кт 51 «Расчетные счета».
На что поменять ЕНВД?
На вебинаре обсудим выбор, разберем нюансы перехода. Если не определиться до конца года, с 1 января вас ждет ОСНО.
- Опубликовано 12.12.2016 09:31
- Автор: Administrator
- Просмотров: 53702
Излишне удержанный НДФЛ может возникать по разным причинам. Например, сотруднику пересчитали заработную плату за прошлый период, или он с опозданием заявил о своем праве на налоговые вычеты. Согласно пункту 1 ст. 231 НК РФ сумма излишне удержанного НДФЛ подлежит возврату. В этой статье мы рассмотрим, как регистрировать возврат физическому лицу суммы излишне удержанного налога в программе 1С: Бухгалтерия предприятия 8 редакции 3.0.
Разберем пример: работник был принят в организацию ООО «Максима» 1 октября 2016 года. Расчет и выплата заработной платы осуществляется в последний день месяца, и за октябрь ему начислили заработную плату без учета налоговых вычетов на двоих несовершеннолетних детей. А 1 ноября сотрудник принес документы, необходимые для предоставления налогового вычета, и написал заявление с октября месяца. 2 ноября 2016 года работник увольняется, и при расчете заработной платы за ноябрь исчисляется отрицательная сумма НДФЛ.
Начинаем с начисления зарплаты за ноябрь с учетом того, что последний рабочий день был 2 ноября. Открываем раздел «Зарплата и кадры», «Зарплата», «Все начисления» и по кнопке «Создать» добавляем новый документ для расчета зарплаты за ноябрь.
На вкладке «НДФЛ» мы видим информацию о рассчитанных налогах, а также о сумме примененных вычетов. Величина НДФЛ к зачету также отражается отдельной строкой на вкладке «Корректировки выплаты».
Проводим документ и смотрим проводки
Далее регистрируем факт возврата излишне удержанных сумм НДФЛ при помощи документа «Возврат НДФЛ». Открываем вкладку «Зарплата и кадры», «НДФЛ», «Все документы по НДФЛ»
Щелкаем кнопку «Создать» и выбираем из списка «Возврат НДФЛ»
Заполняем пустые поля открывшегося документа:
— дату;
— месяц, в котором производим возврат налога;
— сотрудника, которому возвращаем НДФЛ;
— дату получения дохода и сумму налога.
Проводим и закрываем документ. Для проверки сформируем расчетный листок. Открываем вкладку «Зарплата и кадры», «Зарплата», «Отчеты по зарплате» и выбираем «Расчетный листок»
Указываем период, организацию, сотрудника и нажимаем кнопку «Сформировать». Как мы видим, сумма излишне удержанного НДФЛ была зачтена и прибавлена к общей сумме задолженности предприятия на конец периода.
Автор статьи: Светлана Губина
Понравилась статья? Подпишитесь на рассылку новых материалов
Добавить комментарий
Содержание
Рекомендации по ведению учета
-
Контролировать последовательность начислений и выплат, вводить документы по датам в хронологии.
-
Проводить начисления не заранее, а только перед непосредственной выплатой.
-
Не пересчитывать и не перепроводить документы после их выплаты
-
После начисления ЗП не вводить межрасчетные документы за этот же месяц. В случае необходимости, предварительно отменить проведение начисления ЗП
-
Плановая дата выплаты должна совпадать с фактической
-
По возможности контролировать чтобы аванс не оказывался больше зарплаты (ввод неявок задним числом)
-
При сторнировании начислений проверять суммы в учете НДФЛ
Общая схема исправления учета НДФЛ
Данный вариант исправления подходит для исправления большинства ситуаций. ВНИМАНИЕ! Не забудьте сохранить резервную копию базы перед началом исправлений.
1. Выплаты – Все ведомости на выплату зарплаты. Распроводим все ведомости до первой проблемной.
2. Начисления — Все начисления. Также распроводим начисления авансов и начислений зарплаты до проблемного месяца.
3. Проверяем корректность исчисленного НДФЛ пользуясь данными о налоговой базе из отчета Анализ НДФЛ по месяцам.
4. Если исчисленный налог рассчитан неверно, заходим в документы начислений и нажимаем кнопку Пересчитать налог.
5. Далее выделяем в соответствующей ведомости проблемных сотрудников и нажимаем кнопку Обновить налог.
6. Проверяем отчетом, равна ла в данном месяце сумма удержанного налога налогу исчисленному.
7. Если равенства нет, удаляем и заново подтягиваем в ведомость проблемных сотрудников. При необходимости после перезаполнения сохранить сумму выплаты не меняем общую сумму выплаты в ведомости! Это приведет к тому, что программа пропорционально изменит в расшифровке ВСЕ составляющие выплаты, включая и сумму выплаченного аванса. Проваливаемся в расшифровку (пустое поле справа от суммы выплаты) и там по кнопке Добавить
добавляем строку с заполненным сотрудником подразделением и разницей между вновь сформированной суммой и фактически прошедшей по банку, чтобы выйти на последнюю в итоге.
8. Действия 2-7 повторяем по всем последующим начислениям и ведомостям последовательно, проводя их в хронологическом порядке.
Откуда берутся движения по НДФЛ в программе
В программе ЗУП цепочка НДФЛ состоит из двух элементов:
Документ начисления, он же документ-основание (Начисление за первую половину месяца, Начисление зарплаты, Отпуск, Больничный и.т.д.) — Ведомость на выплаты (Ведомость в банк, на счета, в кассу).
Движения исчисления НДФЛ в регистрах создаются документами-основаниями (Премия, Начисление зарплаты, Отпуск, Больничный и.т.д.), движения по удержанию НДФЛ выполняются документами Ведомости, Операция учета НДФЛ, Начисление дивидендов.
Также не следует забывать, что если данные переносились из другой программы, например из ЗУП 2.5 в ЗУП 3, информация о движениях исчисленного и удержанного налога старых периодов будет содержаться в специальных документах переноса (Администрирование – Переносы данных). Как правило, документы переносов, которые содержат движения регистров по этому налогу, так и называются – НДФЛ. Любые документы начислений и выплат, введенные параллельно с периодами перенесенных данных, создадут дублирующие движения
по НДФЛ.
Чем отследить неверные движения
Для того, чтобы получить детальную информацию о движениях налога по конкретным сотрудникам, а также документам-регистраторам этих движений нам потребуется воспользоваться аналитическим отчетом Анализ НДФЛ по месяцам. В программе уже настроено несколько его вариантов, но мы немного доработаем их, убрав лишнюю информацию и добавив то, что нужно нам для удобства поиска. Также вы получите навык работы с любыми другими отчетами в 1С, так как принципы их построения и редактирования во всех конфигурациях примерно одинаковы.
Для создания расширенного отчета вам необходимо открыть:
Налоги и взносы – Отчеты по налогам и взносам – Анализ НДФЛ по месяцам
1. Нажимаем кнопку Настройки
2. Нажимаем кнопку Расширенный
3. Заходим на вкладку Структура
4. Самый быстрый и простой вариант детального отчета можно получить так. Под надписью Строки нажимаем на первый элемент (Организация) и нажимаем Delete на клавиатуре или иконку Удалить. Удалится вся цепочка подчиненных друг другу элементов отчета.
5. Нажимаем на надпись Строки, затем Добавить – Документ-Основание. Затем снова Добавить – Регистратор. Чуть ниже ставим галочку на поле Осталось удержать и стрелками ↑↓
подтягиваем это поле под поле Удержано налога. Это разница между исчисленным и удержанным налогом за период. Иногда помогает сразу понять в чем проблема. Должно получиться следующее:
Если в вашей организации зарегистрировано несколько ИФНС (велся учет обособленных подразделений или была смена налоговой), нелишне будет сделать цепочку уже из трех элементов: ИФНС – Документ-основание – Регистратор. Это поможет определить по каким налоговым прошло исчисление и удержание НДФЛ.
Также провалимся в поле Регистратор и добавим там поле Месяц налогового периода, которое позволит нам сразу видеть в каких месяцах учтен исчисленный и удержанный НДФЛ. В частности оно позвоит нам понимать вычет какого месяца был применен к документу.
На вкладке Фильтры добавим отбор по сотруднику в шапку нашего отчета
6. Теперь сохраним измененный нами вариант отчета для дальнейшего использования и добавим по необходимости в Избранное.
Как созданный отчет отображает движения НДФЛ (пример исправления учета)
Мы получили отчет, который достаточно подробно выводит информацию как по сотрудникам, так и по конкретным документам, делающим те или иные движения по НДФЛ. Он отразит нам какие документы в каком месяце налогового периода сделали те или иные движения по НДФЛ.
Разберем ситуацию с зарплатой и отпускными января отдельного сотрудника с использованием такого отчета. Все ведомости в примере были фактически оплачены, поэтому суммы выплат нам надо будет в ведомостях сохранить.
Суммы фактических выплат соруднику по январским начислениям:
· 29107,46 – отпускные 13.01
· 14074,47 – аванс 20.01
· 71394,06 – конечная зарплата 05.02
Видим, что по отпускным имеется недоудержанный налог, исчислено 4482, удержано 4156. Распроводим все документы начислений и ведомостей до отпуска (это необходимо делать, так как в них могут содержаться перерасчеты предыдущих периодов). Сверяем налоговую базу с суммой исчисленного налога – верно.
В ведомости на выплату отпуска нажимаем Обновить налог
по сотруднику. Ничего не меняется. При этом сумма к выплате и сумма налога вместе дают 33263,46, что меньше, чем исчисленная по документу-основанию Отпуск
35873,46.
Значит, имела место недоплата. Запоминаем сумму к выплате 29107,46, затем удаляем и подтягиваем сотрудника в ведомость заново. Теперь сумма к выплате 31391,46. Проваливаемся в расшифровку выплаты (поле справа от поля К выплате). Добавляем там строку с сотрудником подразделением и отрицательной суммой -2284.
Налог теперь удержан верно (так как в выплате учлась вся налоговая база по документу-основанию). Разница между этими суммами 2284.
Теперь нам надо внсти исправления в ведомость так, чтбы сохранить сумму выплаченной зарплаты и корректно учесть всю сумму НДФЛ к удержанию. Проваливаемся в расшифровку выплаты справа от поля К выплате и добавляем там новую строку с ФИО сотрудника, его подразделением и отрицательной суммой разницы -2284. Сумма к выплате стала соответствовать фактической. А налог при этом не изменился (так как суммы, внесенные без документа-основания не изменяют налоговую базу и затем производится обратный перерасчет в следующих ведомостях).
Проводим нашу ведомость, формируем заново отчет для проверки. Теперь налог по отпуску удержан полностью.
Далее перезаполняем и проводим начисление аванса. Налог поменялся.
Затем также перезаполнением проверяем ведомость на аванс. Точно так же, внесением дополнительной строки в расшифровку выплаты добиваемся ее соответствия фактической выплате.
Затем пересчитываем НДФЛ сотрудника в конечном начислении зарплаты. В нашем случае он измениться не должен, так как начисленные суммы в целом не менялись, а стало быть не изменилась и налоговая база.
Последний шаг – ведомость на выплату зарплаты.
Запоминаем фактическую сумму к выплате 71394,06 и заново подтягиваем сюда сотрудника. Теперь сумма 67735,06 (разница 3659). Вносим эту разницу отдельной строкой в расшифровку выплаты (справа от поля К выплате). Сумма к выплате сохранена.
Проводим ведомость, формируем отчет. Как видим, суммы начислений остались теми же, а исчисленный и удержанный ведомостями налог изменился.
Проверяем корректность исчисления и удержания налога нарастающим итогом, умножая налоговую базу нас ставку:
110720,52 * 0,13 = 14394.
Наиболее частые причины несовпадения сумм исчисленного и удержанного налога и советы по исправлению
В ведомости суммы выплаты сотруднику есть, но отсутствует на документ-основание
Т.е., сумма получается выданной безосновательно и пока она для программы считается просто переплатой/недоплатой без ссылки на конкретный документ-основание и месяц выплаты, ни о каком корректном удержании НДФЛ речи идти не будет. С таких сумм НДФЛ не удерживается. Любой факт выдачи денег в программе без привязанного документа-основания подразумевает их дальнейший вычет из зарплаты сотрудника в следующем же месяце. Сам факт корректной выплаты (например, премии с авансом) никак не отменяет и не заменяет необходимости верного оформления этой выплаты в программе. А проверить это вы сможете, дважды щелкнув на пустое поле в ведомости справа от суммы выплаты и провалившись в расшифровку выплаты. Если колонка Документ-основание пуста, значит, такая строка выплаты не сделает никаких движений по удержанию НДФЛ.
Исправление: Два пути.
1. Заново подтянуть сотрудника еще раз в ведомость. Если помимо данной ведомости ошибок нет, он должен подтянуться с привязкой к нужному документу-основанию и налогом. Если же он не подтягивается, а налог удержать все же надо, используем второй вариант.
2. Провалиться сразу в пустующее поле Документ-основание
и выбрать его. Например, мы знаем, что данная сумма, это выплата по отпуску. Проваливаемся, выбираем тип документа Отпуск – программа при этом даст нам выбрать из списка конкретный документ отпуска. После чего нажимаем внизу Ок, выходим из расшифровки и нажимаем в ведомости кнопку Обновить налог.
Некорректное отражение в ведомости на конечную выплату суммы уже выплаченного аванса
Большинство ошибок имеют причину в некорректном заполнении Ведомости.
Ведомость (за исключением авансовых) должна:
· Содержать сумму НДФЛ
· Содержать в расшифровке ссылку на документ-основание (их может быть несколько (Начисление зарплаты, Премия и.т.д.) и тот самый вид дохода, который используется в документе, который рассчитал этот налог
· В расшифровке суммы НДФЛ должна быть на ИФНС (самая последняя колонка)
· Если был выплачен аванс, в расшифровке суммы на конечную выплату должна быть отдельная строка аванса с отрицательной суммой.
Когда аванс был выплачен, а в конечной ведомости расшифровка содержит только сумму к текущей выплате:
· Программа уменьшит НДФЛ пропорционально сумме выплаты
· НДФЛ удержанный рассчитается не со всей суммы а лишь с суммы выплаты без учета аванса
· В Ведомости за следующий месяц попадут суммы не своего периода.
· В Ведомости за следующий месяц будет сумма прошлого периода, которая не попала в прошлую Ведомость за вычетом НДФЛ
Правильным будет такой набор строк в расшифровке:
· Строка с документом-основанием и с отрицательной суммой уже выплаченного аванса
· Строка (строки) с документом-основанием с полной суммой причитающихся доходов за вычетом НДФЛ
Исправление:
1. Быстро: Вручную добавляем в расшифровку выплаты в ведомости нужную строку отрицательной суммы аванса, а в строке с документом-основанием для выплаты изменяем сумму выплаты на полную за вычетом НДФЛ.
2. Точно. При распроведенных последующих ведомостях (чтобы исключить их возможное влияние) заново подтягиваем сотрудника в данную. Проверяем корректность суммы и ее расшифровку.
Правки начислений задним числом
В документе начислений задним числом уже после заполнения ведомости были внесены изменения, а ведомость по сотруднику не перезаполнили и НДФЛ там не обновился.
Исправление: заходим в ведомость и обновляем налог для данного сотрудника. Если он уже не был скорректирован программой в последующих ведомостях, он изменится согласно тем правкам, которые были внесены в документ-основание.
Налог был исчислен по одной ИФНС, а удержан по другой
Ситуация актуальна для организаций, которые либо имеют обособленные подразделения, либо в середине года просто меняли ИФНС и что-то оформили в программе неверно.
Исправление: Проверив в каких месяцах и по каким документам имеется расхождение, делаем следующее:
1. Проверяем в настройках имеющихся регистраций ИФНС с какого месяца они будут применены к конкретному подразделению/всей организации. Если этот месяц указан неверно, то дальнейшие действия успехом не увенчаются.
Для проверки зайдите в Настройка – Организации (Реквизиты организации) – вкладка Основное – и проверьте ссылку История изменений на предмет месяца перехода, если был переход с одной ИФНС на другую. То же самое проверьте в карточках обособленных подразделений.
2. Все затронутые ошибкой документы начислений просто перепроводим, этого достаточно для обновления привязки к нужной ИФНС.
Единственная проблема может возникнуть с документами Увольнение, которые на сегодняшний день будут блокироваться отчетами СЗВ-ТД и, соответственно, не дадут изменить в себе никаких движений по НДФЛ, если он был в них исчислен, пока, не будут распроведены отчеты СЗВ-ТД.
3. Документы ведомостей перепровести недостаточно, привязку к ИФНС нужно обновить внутри них, и есть два пути.
Первый: заходим в каждой ведомости в расшифровку каждой суммы, удержанной не туда и в самом конце находим колонку Регистрация в налоговом органе. Выбираем в ней правильную ИФНС, проводим документ.
Второй: Выделяем в ведомости строки с проблемными доходами и нажимаем кнопку Обновить налог. ИФНС по таким доходам сменится на правильную, но, учтите, что это может привести к изменению удержанного налога, если присутствовали иные проблемы с его удержанием.
Несоответствие дат предполагаемой выплаты в документе-основании и ведомости
Так, налог с премии, в документе которой указана дата выплаты 15 марта, не будет удержан ведомостью с датой 10 марта. Программа не сможет произвести выплату раньше начисления, соответственно, и налог по конкретному документу-основанию удержать не сможет. Причем в этой ситуации, программа даже не скорректирует вам данную сумму НДФЛ в следующих месяцах.
Исправление: Исправляем либо дату выплаты, указанную в документе-основании, либо дату ведомости с выплатой по нему, чтобы устранить конфликт с выплатой до начисления
ВАЖНО: в данный момент даже дата выплаты, большая, чем дата предполагаемой выплаты, будет приводить к некорректному расчету НДФЛ в следующем месяце, поэтому следите за их точным совпадением.
Движения налога продублированы другими документами помимо ведомостей и документов начислений
Уже есть документы Администрирование – Перенос данных (НДФЛ) или Налоги и взносы — Операция учета НДФЛ, в которых есть либо движения исчисления налога, либо движения удержания, либо внесены данные по регистрам НДФЛ, и эти движения накладываются на движения документов, которые вы сами создаете в программе. Как правило, отчет Анализ НДФЛ по месяцам, который мы настроили ранее, без труда эти документы покажет, и останется лишь выбрать, какие движения оставить, а какие удалить.