Пример как составить согласие

Согласие на обработку персональных данных — бланк 2022-2023 годов, который можно использовать для заполнения, мы приводим в нашей статье. Иметь такой документ необходимо лицу, получившему персональные сведения. Персональная информация о конкретном человеке не относится к общедоступной, поэтому одновременно с ее передачей этот человек должен разрешить и работу с ней.

Как составить согласие на обработку персональных данных, смотрите в нашем видео:

Для чего нужно письменное согласие работника на обработку его данных

Получение письменного согласия человека на обработку его персональных данных становится необходимо юридическому или физлицу, которое получает доступ к этим данным. Основные вопросы, связанные с персональными сведениями о человеке, регулируются законом «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ. В их число входит:

• определение круга сведений, являющихся персональными;
• установление условий обработки, хранения и уничтожения данных их получателем;
• описание ситуаций, как требующих, так и не требующих согласия лица на обработку сведений о нем;
• перечисление прав носителя персональных данных на ознакомление с результатами их обработки;
• определение ответственности лиц, разгласивших персональную информацию.

Наиболее частым случаем получения и обработки персональной информации о человеке является сбор и анализ работодателем сведений о своем работнике (уже работающем или вновь принимаемом на работу).

Узнайте об особенностях обработки персональных данных сотрудников из тематической публикации, размещенной в системе «КонсультантПлюс». Получите пробный доступ к ней бесплатно.

Персональные данные без штрафов

Время прохождения около 5 мин.


Пройти тест

Помимо общедоступных сведений, к которым закон № 152-ФЗ относит данные о Ф. И. О., принадлежности к определенному полу, дате рождения, работодателю оказывается нужна и иная информация, содержащаяся в документах, предъявляемых при трудоустройстве (ст. 65 ТК РФ):

• в удостоверении личности (паспорте);
• трудовой книжке;
• свидетельстве ПФР;
• документах об обучении;
• документах воинского учета;
• дополнительных справках (в частности, об отсутствии судимости) или документах, наличие которых является условием приема на определенную работу.

Сбор и обработка таких данных требуют от работодателя получения предварительного письменного согласия работника на эти действия (п. 1 ст. 9 закона № 152-ФЗ). Согласие является добровольным и может быть отозвано работником.

Если предприятие оказывает услуги клиентам, то с 1 сентября 2022 года оно будет не вправе отказывать в заключении договора потребителю, не желающему предоставлять личную информацию фирме.

Есть и исключения из данного правила. Подробнее — здесь.

Кроме того, с 1 сентября 2022 года необходимо уведомлять Роскомнадзор о необходимости включения организации или ИП в реестр операторов персональных данных, если эта организация или ИП собираются такие данные обрабатывать. Несложно сообразить, что любая организация и ИП с работниками персональные данные обрабатывают, принимая на работу сотрудников. То есть с 1 сентября 2022 года уведомить Роскомнадзор должно буквально каждое юрлицо и многие ИП. Раньше в законе были установлены исключения — при обработке персональных данных только в рамках трудового законодательства уведомлять никого не надо было. С 1 сентября 2022 года данное исключение убрали.

Уведомить следует по определенной форме, отправив ее по почте или же через официальный сайт Роскомнадзора при наличии ЭЦП. Делать это следует до начала обработки персональных данных. Изначально была информация о том, действующие фирмы отправляют уведомление строго до 1 сентября. Но потом Роскомнадзор уточнил, что сделать это можно и позже. 

Подробнее о новшестве с уведомлением рассказали эксперты КонсультантПлюс. Оформите пробный доступ к системе и переходите в Обзор ситуации. Это бесплатно.

О том, что еще понадобится сделать при заключении трудового договора, читайте в статье «Порядок заключения трудового договора (нюансы)».

Об ответственности за разглашение персональных данных читайте здесь.

Что входит в содержание заявления о согласии

Перечень основных моментов, которые должны быть отражены в документе, закрепляющем согласие на обработку персональных данных, содержится в п. 4 ст. 9 закона № 152-ФЗ. Это:

• информация о лице, разрешающем обработку данных (Ф.И.О., данные паспорта), или его представителе (для него дополнительно понадобится документ, удостоверяющий его полномочия);
• данные о получателе персональной информации (наименование или Ф.И.О., адрес);
• определение цели, с которой предоставляются данные;
• перечень сведений, которые подлежат обработке;
• способы обработки данных, в т. ч. указание на иное лицо, которое будет выполнять обработку, если есть намерение привлечь его к этому;
• срок действия согласия или способ его отзыва;
• собственноручная подпись лица, дающего разрешение.

Об основных принципах оформления документа, удостоверяющего полномочия представителя, читайте в статье «Доверенность на получение заработной платы — образец».

Требования к хранению и защите персональных данных подробно изложены в Путеводителе по персональным данным работников системы «КонсультантПлюс». Получите бесплатный пробный доступ к системе прямо сейчас.

Документ о согласии 2022-2023 годов: форма и образец

Бланк согласия на обработку персональных данных не имеет законодательно утвержденной формы. При его оформлении нужно только соблюсти обязательность включения в него сведений, предусмотренных п. 4 ст. 9 закона № 152-ФЗ. Каждый получатель персональной информации может разработать форму согласия самостоятельно, отразив в ней необходимый ему перечень сведений и особенности их обработки.

С одним из образцов согласия на обработку персональных данных можно ознакомиться на нашем сайте:

Скачать образец согласия на обработку персональных данных

Альтернативный вариант согласия работника на обработку персональных данных разработан экспертами «КонсультантПлюс». Получите бесплатный пробный доступ к системе и переходите к образцу.

Важнейший внутрикорпоративный документ на современном предприятии — положение о персональных данных. Ознакомьтесь в тематической публикации со спецификой его составления и применения.

Итоги

Согласно действующему законодательству обработка большей части персональных данных о человеке должна осуществляться с его письменного согласия. Определенной формы у документа, содержащего такое согласие, не имеется, однако установлен перечень обязательной информации, которая должна быть включена в него. Итоговый перечень необходимых персональных данных разрабатывает получатель этих сведений.

Письмо-согласие представляет собой деловой документ и оформляется тогда, когда одно учреждение выдает предварительное согласие другому на то или иное действие (сотрудничество, участие в торгах, заключение договора, использование товарного знака и т. д.) для формирования последующих отношений.

Такой документ оформляется в свободном стиле, кроме тех ситуаций, когда на предприятии разработан шаблон, являющимся обязательным к применению. Готовый бланк, разработанный на предприятии удобен тем, что не требует задумываться над формулировками. Для его заполнения достаточно вставить нужные реквизиты учреждения и подписать такой документ.

В каких случаях используется?

Письмо-согласие о взаимодействии, обычно, является реакцией на какое-либо предложение и направляется тогда, когда одно учреждение соглашается с предложением другого, на создание долговременного сотрудничества, на партнерские отношения или оформление какого-либо контракта.

Примерами писем-согласий могут быть:

1. Заключение контракта.
2. Использование бренда.
3. Участие в торгах.
4. Организация аудита.

На имя кого писать?

Деловые письма, в большинстве своем, составляются в секретариате, по заданию руководителя предприятия. Также, такой документ может быть оформлен по заданию директора начальником структурного отдела или юристом (при наличии такой штатной единицы).

При этом, письмо-согласие желательно составлять на имя должностного лица, приславшего письмо-предложение. Работник, которому поручено составление такого документа обязан владеть навыками деловой переписки, быть грамотным в отношении грамматики, стилистики и использовать при обращении деловой тон.

К оформлению письма нужно относиться ответственно, соблюдая, как свои интересы, так и интересы потенциального партнера.

Оформление письма

Утвержденного унифицированного шаблона письма-согласия законодательством РФ не предусмотрено. Поэтому, его формирование может осуществляться в свободном стиле, с соблюдением установленных правил, при составлении служебных писем в делопроизводстве.

Шаблон может быть применен, если руководством учреждения разработан образец такого письма, являющийся обязательным к использованию внутри данного учреждения. Такой бланк является более удобным документом, так как его проще составлять, не утруждая себя формулировками, а всего лишь проставляя нужные реквизиты учреждения и подпись руководителя.

Документ может быть заполнен на стандартном листе А4 или на фирменном бланке предприятия. Второй вариант предпочтительней, так как придает документу более солидный и значимый статус.

Также, данное письмо можно оформить вручную или набрать на ПК с последующей распечаткой на принтере. Рукописный ответ будет более привлекательным, свидетельствуя о доброжелательном отношении контрагента, согласившегося на сотрудничество.

Письмо оформляется в одном экземпляре, с непременным присвоением ему исходящего номера, который регистрируется в журнале исходящих писем, с краткой информацией о его содержании.

Как правильно написать письменное согласие?

Правила по оформлению письма-согласия, практически, не отличаются от правил составления деловых служебных писем. При оформлении такого послания необходимо придерживаться делового тона, с вежливым приветствием партнера и изложением лаконичной акцентированной сути.

В данном письме не допускается фамильярность и панибратство, использование грубого сленга и ненормативной лексики. Рекомендуется не использовать через-чур длинные предложения и сложную терминологию.

При оформлении письма непременно потребуется обозначить реквизиты учреждения-отправителя, с указанием его наименования, ссылку на письмо-предложение, а также подпись руководителя компании, согласившегося на предложение.

Структура таких писем предполагает содержание следующих сведений в документе:

«Шапка» где отображаются:

1) Наименование учреждения-отправителя, с обозначением его реквизитов:

• Юридического адреса нахождения.
• Контактных данных.

2) Название адресата, приславшего предложение, с обозначением Ф.И.О. руководителя, которому направляется ответ.

3) Отображение исходящего номера ответа и входящего номера письма, полученного от адресата.

4) Заголовок документа.

В основном тексте, рекомендуется заполнить уважительное обращение к адресату по имени и отчеству и далее перейти к сути ответа на присланное предложение согласием и надеждой на дальнейшее развитие взаимных отношений.

В завершение, можно прикрепить нужные документы (при необходимости), отразив их содержание в приложении и подписать бланк с указанием должности лица, подписавшего согласие, и его Ф.И.О.

Примечание. Нужно понимать, что, вежливое официальное согласие, не обеспечивает гарантию того, что контракт будет подписан. Такое письмо всего лишь является согласием о намерении партнерства между контрагентами.

Образцы

Общие правила переписки между партнерами предполагают взаимно вежливое и деловое общение между ними, с соблюдением служебного этикета и обязательного реагирования на те или иные предложения.

При заполнении таких писем требуется обязательно указывать:

1. Реквизиты отправителя и адресата.
2. Ссылку на присланное письмо-предложение.
3. Выражение согласия на предложение.
4. Подписать составленный документ.

Ниже предлагается несколько примеров таких писем.

Письмо-согласие на заключение договора

Письмо-согласие на предложение о заключении контакта называется акцептом. Таким образом принято называть положительный ответ. Его главной чертой является то, что оно, обычно, отправляется в качестве ответа на запрос.

При этом, особенностью документа является ссылка в нем на присланную заявку, ставшей причиной отправки ответа, с обозначением входящего номера и даты предложения. Рекомендуется такое согласие оформлять на фирменном бланке компании.

Завершение письма на подписание соглашения о взаимосотрудничестве оформляется подписью директора предприятия. При наличии печати, подпись можно скрепить ею.

Ниже представлен пример письма о готовности заключения договора аренды.

Скачать

Регистрация схожего товарного знака

Регистрация товарных знаков осуществляется в Роспатенте. При подаче заявки на регистрацию товарного знака осуществляется экспертиза на наличие подобных знаков для однотипных товаров и услуг. Если другое предприятие направляет для регистрирования товарный знак, схожий на уже зарегистрированный, государственное ведомство не вправе принять такую заявку. Однако, если предприятие-правообладатель знака, по просьбе учреждения, желающего зарегистрировать похожий товарный знак, направит в Роспатент письмо-согласие, то в его регистрировании не будет отказано.

Письмо-согласие на использование товарного знака

Форма и структура письмо-согласия на регистрирование товарного бренда не отличается от подобных писем и выдается правообладателем торгового бренда. В данном послании обязано подтверждаться согласие на регистрирование подобного знака с указанием сферы деятельности. Лучше, если письмо будет написано на фирменном бланке учреждения.

В письме требуется отобразить данные:

1. О схожем знаке и предлагаемом к регистрации.
2. О товаре и услугах, подлежащих маркировке предлагаемым обозначением.
3. О вознаграждении правообладателя.

Пример письма.

Скачать

Письмо-согласие на участие в тендере

Тендер относится к мероприятию, которое организовано для участия нескольких предприятий в торгах по заключению той или иной сделки, организованной предприятием-заказчиком. Для участия в таком тендере фирмы, желающие принять участие в конкурсе, направляют пакет документов. При этом, направляя заявку на участие в тендере, необходимо отметить о каком согласии идет речь и на какой тендер. Такая заявка считается документальным подтверждением согласия на участие в конкурсе.

Требования к форме и структуре заявки определены Федеральными законами № 44 и № 223 в зависимости от вида проводимой закупки. Также в зависимости от избранного способа организации тендера, заявки можно разделить на аукционные и конкурсные. К такой заявке предъявляется требование, чтобы документ был составлен в 2-х экземплярах. Один — для регистрирования участником конкурса, второй — для дополнения тендерной заявки.

В бланке должны быть отображены:

1. E-mail потенциального подрядчика.
2. Контактные реквизиты куратора по заявке в конкурсе (телефон и E-mail).

Для более полного представления о содержании письма для участия в торгах приведен пример такой заявки.

Скачать

Письмо-согласие на проведение аудита

Данное письмо, обычно, направляется аудиторским учреждением на ранее полученное им предложение от фирмы на осуществление аудиторской проверки. Оформление такого документа регулируется Правилами аудиторской деятельности, разработанными Комиссией по аудиту при Президенте РФ (Протокол № 6 25.12.1996). Требования к заполнению такого письма — едины и обязательны для всех аудиторских учреждений. Не осуществлять подобную переписку между заказчиком и аудитором допускается, если ранее уже был оформлен долговременный контракт на осуществление аудиторской деятельности.

Примечание. Игнорировать требования Стандарта в письме допускается при условии, что это говорено в аудиторском договоре.

Существенными элементами согласительного документа на аудит являются:

1. Уточнение условий аудиторской ревизии.
2. Цель и объекты аудита (Ревизия лишь головного филиала или также бух. отчетности подразделений).
3. Ссылки на законодательные нормы РФ.
4. Уточнение аудиторской отчетности.
5. Уровень ответственности работников аудиторской компании.
6. Соблюдение коммерческой тайны.
7. Обязательства проверяемого предприятия, в том числе:

• Ответственность за достоверность информации, выдаваемой для ревизии.
• Обеспечение свободного доступа к проверяемым объектам.
• Допустимость аудиторских запросов другим партнерам.
• Исключение давления на аудиторов для искажения итогов аудита.

Также в таком документе могут быть включены дополнительные элементы:

• Перечень аудиторских услуг.
• Отражение способов ревизии.
• Состав ревизионной комиссии.
• Выделение вознаграждения.
• Согласие проверяемой компании на использование итогов предыдущего аудита.
• Рекомендации относительно итогов аудита.
• Предложения о продолжении сотрудничества и т.д.

Пример письма-обязательства аудиторской компании.

Скачать

Кто должен подписать письмо-согласие?

Письмо-согласие, как и любой деловой документ, обязан подписать представитель учреждения-отправителя. Обычно такой документ подписывает директор предприятия или его заместитель в случае отсутствия директора.

В крупных компаниях с огромной численностью структурных филиалов, допускается подписание таких писем начальниками филиалов. Если письмо составлено на фирменном бланке, то скреплять подпись печатью не обязательно.

Личную информацию человека можно использовать только после его разрешения. JCat.Работа поможет разобраться, как получить и оформить согласие сотрудников на обработку их персональных данных. 

Чтобы понять, как работать с документом, важно знать, какие данные считаются персональными и, соответственно, требуют особого внимания к ним. 

На законодательном уровне есть несколько определений этого понятия, но конкретного списка нет ни в одном документе. Это одновременно оставляет пространство для объяснения термина и становится причиной разногласий главного кандидата на должность и специалистов кадровой службы.

Какие данные относятся к персональным?

Все правила обращения с личной информацией регулирует Федеральный закон №152-ФЗ «О персональных данных». Согласно статье 3 этого закона, персональными данными можно назвать любую информацию, которая касается непосредственно физического лица — субъекта этих данных. К информации личного характера следует отнести все паспортные данные: Ф. И. О., дату и место рождения, возраст, место проживания, семейный статус. 

В этом же законе есть статья 10, которая вносит в список персональной информации подробности о расе, национальности, моральных убеждениях человека, личной жизни, а также сведения о его здоровье. 

В статье 11 понятие «персональные данные» расширяется: под термином понимают любые сведения, фото- или видеоматериалы, по которым можно определить личность человека. 

Чтобы предупредить неправомерные действия, личная информация каждого человека должна надежно сохраняться. Многие люди бережно относятся к сведениям о себе, и это оправдано. Поэтому, согласно действующим законам РФ, нельзя обрабатывать личную информацию без согласия субъекта (в некоторых случаях — письменного).

Как происходит обработка персональных данных?

Понятие «обработка» подразумевает все действия, которые происходят с данными, начиная с момента их сбора. Передача, запись, распределение, хранение, применение, удаление — эти и многие другие действия входят в понятие «обработка персональных данных».

Все в том же законе №152-ФЗ указано, что обработка персональной информации должна происходить с соблюдением основных принципов:

• соблюдение требований актуального законодательства;
• цель обработки необходимо определить и озвучить субъекту заранее;
• собирать и обрабатывать можно только информацию, которая соответствуют указанной цели;
• оператор обязан обеспечить точность данных, предупредить их искажение, а ответственные лица должны периодически следить за актуальностью информации;
• после достижения финальной цели данные нужно уничтожить.

Когда необходимо подписать согласие на обработку данных работника?

Получение согласия на обработку персональных данных необходимо в любом случае, когда заинтересованная сторона планирует собирать личную информацию о будущем сотруднике. Субъект должен подтвердить, что он не против, чтобы с этой информацией проводили определенные манипуляции и использовали ее в конкретных целях. Чаще всего в рамках организации речь идет о трудоустройстве на работу. Письменное согласие заявителя на обработку персональных данных — обязательный атрибут комплекта документов будущего сотрудника.

Что делать, если работник отказывается подписывать документ?

Предоставление согласия на обработку персональных данных должно быть абсолютно добровольным. Это означает, что у работодателя нет права заставить человека подписать документ. В практике сотрудников кадровой службы могут встретиться люди, которые будут настороженно относиться к документу или даже откажутся его подписывать. Но отказ будущего работника подписывать соглашение в большинстве случаев связан с непониманием цели обработки его данных. 

В таком случае важно объяснить человеку, что его личную информацию, согласно закону, будут использовать исключительно в служебных целях. Кроме того, этот документ создан для того, чтобы защищать права субъекта персональных данных. Это тоже важно донести до потенциального работника. Если на момент подписания согласия трудовой договор между работодателем и будущим работником еще не подписан, это может повлечь за собой потерю рабочего места. 

В каких случаях не нужно оформлять согласие?

Сотрудник может не подписывать документ только в том случае, если он уже работает в компании. Тогда обработка его данных возможна, но только в целях выполнения условий трудового договора. 

В некоторых случаях прибегают к обработке, в частности, к передаче данных без согласия субъекта. Например, если эти действия нужны для предотвращения угрозы здоровью или жизни сотрудника, или их передают по требованию уполномоченных органов, в его разрешении нет необходимости.

Как уведомить Роскомнадзор?

О намерении произвести обработку персональных данных нужно уведомить Роскомнадзор. Этот уполномоченный орган защищает права их владельцев. 

Чтобы подать уведомление в Федеральную службу, специальную электронную форму необходимо заполнить и отправить любым удобным способом из указанных на портале Роскомнадзора.

После отправки документа в информационную систему службы его нужно напечатать на фирменном бланке организации, затем внимательно заполнить и направить в Управление Роскомнадзора по Центральному федеральному округу. В течение 15 дней после этого сотрудники органа озвучат решение о включении оператора в соответствующий реестр. 

Ответственность за несоблюдение условий соглашения

В тексте согласия точно указывается цель обработки личных данных. «Отклоняться» от нее запрещено. В случае, если работодатель превысит свои полномочия, его может ожидать дисциплинарная, административная и даже уголовная ответственность.

Чтобы защитить свои интересы, будущий сотрудник может воспользоваться услугами юриста, прежде чем подписать форму соглашения. Специалист поможет проанализировать правомерность действий работодателя, правильность составления согласия и объем данных, которые нужно предоставить сотруднику при поступлении на работу. Например, информация о состоянии здоровья и пребывании в местах лишения свободы нужна только для определенного ряда специальностей. 

Образец заполнения бланка

Согласие на обработку персональных данных — это документ свободной формы, поэтому в каждой организации разрабатывают подходящий вариант шаблона. Но условия согласия на обработку персональных данных говорят о том, что в документе обязательно должна быть такая информация:

• наименование компании;
• место и дата оформления документа;
• Ф. И. О., паспортные данные субъекта;
• Ф. И. О. человека, который представляет интересы компании;
• Ф. И. О. и должность сотрудника, который будет производить обработку данных;
• объяснение цели работы с предоставленными данными;
• перечисление конкретных сведений о работнике, которые будут обрабатывать;
• срок, в течение которого документ считается актуальным;
• способ отказа от согласия;
• подпись сотрудника.

В документе обязательно должно быть указано, что он подписан добровольно. Это подтверждает подпись будущего сотрудника. 

Работодатель может найти на просторах интернета готовый бланк согласия и адаптировать его под свою организацию (рис. 1). 

Рисунок 1. Заявление согласие на обработку персональных данных (образец).

Согласие на обработку персональных данных — это важный документ, который защищает сотрудника и его права на неприкосновенность личной информации. Ее применение возможно только в корпоративных целях для выполнения условий трудового договора. Сотрудникам отдела кадров важно объяснять это человеку во время его оформления на работу, а не просто «подкладывать» документ для подписи. При внимательном отношении и понятном объяснении целей подписания бумаг у будущего работника не появится мыслей об отказе.