Предварительный просмотр в excel как найти

Прежде, чем отправлять готовый документ на печать, лучше сначала проверить, как он будет выглядеть в распечатанном виде, так как его вид мониторе и на листе бумаги может различаться. Например, часть документа может не поместиться на листе или будет отображаться не так, как мы ожидали. В Экселе для этой цели существует специальная функция – предварительный просмотр. Давайте разберемся, что это за инструмент, и как им пользоваться.

Зачем нужен предварительный просмотр документа

Предпросмотр позволяет взглянуть на документ в том виде, в котором он будет представлен на распечатанном листе, включая разбивку по страницам, если листов больше, чем один. На основании увиденного можно понять, будет ли нас удовлетворять конечный результат на физическом носителе, т.е. на бумаге. Если да, то файл можно смело отправлять на принтер. Если же нам что-то не нравится, можно настроить параметры печати или внести корректировки в сам документ, чтобы привести его к тому виду, который нам нужен.

Конечно, документы можно распечатывать и без предварительного просмотра, а в случае неудовлетворительного результата внести корректировки и снова отправить его на печать. Но такой подход нерационален и не экономичен, так как в случае неудачной попытки мы напрасно израсходуем ресурс картриджа принтера и бумагу, не считая зря потраченного времени.

Как открыть предварительный просмотра файла

Приведенный ниже порядок действий актуален для Excel 2019, однако, с небольшими поправками он применим и к более ранним версиям программы, например, версии 2010 года.

1. Открываем документ и кликаем по меню Файл.
2. В открывшемся списке команд слева кликаем по надписи “Печать”.
3. В результате на мониторе отобразится окно для настройки параметров печати. С правой стороны мы можем увидеть, как будет выглядеть документ в распечатанном виде. Здесь же будет указано, на скольки листах он будет распечатан.

Примечание: Чтобы, минуя первые два шага выше, сразу попасть в настройки печати документа с областью предпросмотра можно воспользоваться горячими клавишами – Ctrl+F2.

Пролистывание страниц в режиме предпросмотра

В случае, когда документ содержит более одной страницы, в окне предпросмотра по умолчанию отображается его первая страница. Снизу окна будет отображаться порядковый номер отображенной страницы, а справа будет показано общее число страниц открытого документа.

Пролистывать страницы можно разными способами:

1. Кликаем по области предпросмотра и затем крутим колесо мыши вверх-вниз
2. Используем для пролистывания кнопки вправо-влево, расположенные сразу под областью предварительного просмотра, или пишем в поле с текущим номером страницы (между этими кнопками) желаемую цифру, после чего жмем Enter.
3. Пользуемся дополнительными инструментами скролинга внутри области предпросмотра:
   • зажав левой кнопкой мыши тянем ползунок вверх-вниз;
   • или кликаем по стрелкам, расположенным на концах полосы прокрутки.
4. Нажимаем клавиши на клавиатуре:
   • End – перемещение в конец документа
   • Home – перемещение в начало документа
   • Стрелка вверх – пролистывание назад
   • Стрелка вниз – пролистывание вперед

Режимы предварительного просмотра

На вкладке предпросмотра у нас есть возможность переключаться между различными режимами, что осуществляется посредством двух кнопок, находящихся справа внизу окна.

1. Для отображения полей документа кликаем по кнопке «Показать поля», которая находится слева.
2. Размер полей, разумеется, можно редактировать. Дя этого наводим указатель мыши на линию границы нужного поля и как только курсор поменяет вид на характерный крестик, передвигаем линию, зажав левую кнопку мыши.
3. Для того чтобы скрыть показ полей, еще раз щелкаем по кнопке “Показать поля”.
4. С правой стороны есть еще одна кнопка – “По размеру страницы”. Если кликнуть по ней, документ будет отображен точно в таком же размере, каким он будет на листе бумаги.
5. Для выхода из режима “По размеру страницы”, соответственно, щелкаем еще раз по этой же кнопке.

Настройка печати документа

В случае, когда нас не устраивает то, как документ выглядит в режиме предпросмотра, мы можем как внести корректировки, непосредственно, в данные таблицы, так и настроить параметры печати. В последнем варианте делается это в том же разделе “Печать”, с левой стороны от области предпросмотра.

Тут можно поменять ориентацию страницы, настроить поля, выбрать формат бумаги и т.д. Здесь же предусмотрена возможность изменения масштаба печатаемого документа, чтобы уместить его на листе. После внесения необходимых правок можно приступать к печати документа, нажав на соответствующую кнопку.

Предпросмотр в более ранних версиях Эксель

В версиях Эксель, вышедших до 2010 года, переход в режим предпросмотра выполняется иначе. Хотя эти версии программы на сегодняшний день вряд ли использует большинство пользователей, мы все же расскажем, как это сделать.

Алгоритм действий в Эксель 2007:

1. В открытом документе щелкаем по иконке Microsoft Office (в верхнем углу окна программы слева).
2. В появившемся перечне команд выбираем курсором “Печать”.
3. В результате откроется список дополнительных команд, где нажимаем на “Предварительный просмотр”.
4. В результате проделанных действий откроется окно с предварительным просмотром документа.

План действий в Эксель 2003:

1. В открытом документе щелкаем по меню “Файл”.
2. В появившемся списке команд кликаем по надписи “Предварительный просмотр”.
3. Откроется окно предпросмотра документа.

Заключение

Функция предпросмотра документа в Эксель перед его распечаткой весьма полезна. С ее помощью можно выявить все недочеты перед отправкой документа на печать и исправить их заранее. Это позволяет сэкономить массу времени и расходных материалов (бумага, картридж принтера и т.д.), так как при отсутствии данной функции могла бы потребоваться отправка на печать одного и того же файла по несколько раз с целью получения нужного результата.

Это функция позволяет вам увидеть, как ваша электронная таблица будет выглядеть при печати, а также дает вам возможность внести изменения в макет и форматирование перед фактической печатью документа. Вы можете получить доступ к функции предварительного просмотра несколькими способами:

Щелкните меню «Файл» в верхнем левом углу окна Excel, затем выберите «Печать», а затем «Предварительный просмотр».

Нажмите значок «Панель быстрого доступа», расположенный в верхнем левом углу, затем нажмите «Дополнительные команды» и найдите «Предварительный просмотр».

Нажмите сочетание клавиш «Ctrl+F2»

Когда вы находитесь в режиме предварительного просмотра, вы можете использовать доступные инструменты для настройки макета и форматирования по своему вкусу. А также вы можете просмотреть постраничный предварительный просмотр документа.

Перед печатью готового документа, созданного в любой программе, рекомендуется предварительно просмотреть, как он будет отображаться на распечатке. Ведь возможно, что часть его не умещается в области печати или отображается некорректно. Для этих целей в Excel есть такой инструмент, как предварительный просмотр. Давайте узнаем, как попасть внутрь и как с этим работать.

Использование предварительного просмотра

Главная особенность превью заключается в том, что в его окне документ будет отображаться как после печати, включая нумерацию страниц. Если результат, который вы видите, не удовлетворяет пользователя, вы можете немедленно изменить книгу Excel.

Давайте посмотрим на работу с превью на примере Excel 2010. Более поздние версии этой программы имеют аналогичный алгоритм работы этого инструмента.

Переход в область предварительного просмотра

Прежде всего, давайте узнаем, как попасть в область предварительного просмотра.

1. Находясь в окне открытой книги Excel, перейдите на вкладку «Файл».
2. Далее перейдем к разделу «Пресса».
3. В правой части открывшегося окна будет область предварительного просмотра, где документ отображается в том виде, в котором он будет отображаться в печати.

Вы также можете отменить все эти действия, просто нажав сочетание клавиш Ctrl + F2.

Переход в предварительный просмотр в старых версиях программы

Однако в версиях приложения до Excel 2010 переход в раздел предварительного просмотра происходит немного иначе, чем в современных аналогах. Давайте кратко рассмотрим алгоритм открытия области предварительного просмотра для этих случаев.

Чтобы перейти в окно предварительного просмотра в Excel 2007, выполните следующие действия:

1. Щелкните логотип Microsoft Office в верхнем левом углу запущенной программы.
2. В открывшемся меню переместите курсор на пункт «Печать».
3. Дальнейший список действий откроется в блоке справа. В нем нужно выбрать пункт «Предварительный просмотр».
4. После этого на отдельной вкладке открывается окно предварительного просмотра. Чтобы закрыть его, нажмите большую красную кнопку «Закрыть окно предварительного просмотра».

Алгоритм перехода в окно предварительного просмотра в Excel 2003 еще больше отличается от Excel 2010 и более поздних версий, хотя и проще.

1. В горизонтальном меню открывшегося окна программы нажмите на пункт «Файл».
2. В открывшемся списке выберите пункт «Предварительный просмотр».
3. После этого откроется окно предварительного просмотра.

Режимы предпросмотра

В области предварительного просмотра вы можете переключаться между режимами предварительного просмотра документа. Это можно сделать с помощью двух кнопок, расположенных в правом нижнем углу окна.

1. При нажатии левой кнопки «Показать поля» отображаются поля документа.
2. Наведя курсор на нужное поле и удерживая левую кнопку мыши, при необходимости, вы можете увеличивать или уменьшать его границы, просто перемещая их, таким образом изменяя книгу для печати.
3. Чтобы отключить отображение полей, просто нажмите еще раз на ту же кнопку, которая включила отображение.
4. Правая кнопка режима предварительного просмотра — «По размеру страницы». После щелчка страница приобретает размеры, которые будут напечатаны в области предварительного просмотра.
5. Чтобы отключить этот режим, просто нажмите ту же кнопку еще раз.

Навигация по документу

Если ваш документ состоит из нескольких страниц, по умолчанию в окне предварительного просмотра отображается только первая страница. Под областью предварительного просмотра находится номер текущей страницы, а справа от него — общее количество страниц в книге Excel.

1. Для отображения нужной страницы в области предварительного просмотра необходимо ввести ее номер с клавиатуры и нажать клавишу ENTER.
2. Чтобы перейти на следующую страницу, вам нужно нажать на прямоугольный ориентированный треугольник, который находится справа от нумерации страниц.

   

   Чтобы перейти на предыдущую страницу, щелкните треугольник в левом углу слева от нумерации страниц.

3. Чтобы просмотреть книгу в целом, вы можете поместить курсор на полосу прокрутки в дальнем правом углу окна, удерживая левую кнопку мыши и перетаскивать курсор вниз, пока не отобразится весь документ. В качестве альтернативы вы можете использовать кнопку ниже. Он расположен под полосой прокрутки и представляет собой треугольник, направленный вниз. Каждый раз, когда вы щелкаете по этому значку левой кнопкой мыши, вы переходите на страницу.
4. Точно так же вы можете перейти к началу документа, но для этого перетащите полосу прокрутки вверх или щелкните значок треугольника с направленным вверх углом, который находится над полосой прокрутки.
5. Кроме того, вы можете переходить к определенным страницам документа в области предварительного просмотра с помощью клавиш навигации на клавиатуре:
   • Стрелка вверх: переход на одну страницу вверх в документе;
   • Стрелка вниз — перемещение по документу на одну страницу вниз;
   • Конец — перейти в конец документа;
   • Home: перейти к началу документа.

Редактирование книги

Если в процессе предварительного просмотра вы обнаружили неточности, ошибки или не удовлетворены дизайном, книгу Excel следует изменить. Если вам необходимо исправить содержание самого документа, то есть данные, которые он содержит, вам необходимо вернуться на вкладку «Главная» и выполнить необходимые действия по редактированию.

Если вам нужно только изменить внешний вид печатаемого документа, вы можете сделать это в разделе «Настройки» раздела «Печать», расположенном слева от области предварительного просмотра. Здесь вы можете изменить ориентацию страницы или масштаб, если он не помещается на распечатанном листе, настроить поля, разделить документ на копии, выбрать размер бумаги и выполнить некоторые другие действия. После внесения необходимых изменений редактирования вы можете отправить свой документ на печать.

Как видите, используя инструмент предварительного просмотра в Excel, вы можете предварительно просмотреть, как он будет выглядеть при печати, перед печатью документа. Если отображаемый результат не соответствует результату, который хочет получить пользователь, то он может изменить книгу и затем отправить ее на печать. Таким образом, время и расходные материалы для печати (тонер, бумага и т.д.) будут сэкономлены по сравнению с тем, если бы вам приходилось печатать один и тот же документ несколько раз, если вы не можете увидеть, как он будет выглядеть на распечатке с экрана вашего монитора.