Нса в архиве как составить

7.1.1. Научно-справочный аппарат (НСА) — структурированная совокупность элементов описаний документов (вторичной документной информации), представленных в различных видах архивных справочников, базах данных, предназначенных для поиска документов и документной информации.

7.1.2. Система научно-справочного аппарата (СНСА) к документам архива организации — это комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых архивных справочников, баз данных о составе и содержании документов, создаваемых на единой научно-методической основе для поиска документов и документной информации в целях эффективного использования.

7.1.3. Состав СНСА архивов организации определяется видом архива, составом и содержанием хранящихся в нем документов, характером и задачами поиска и интенсивностью использования документов.

7.1.4. Элементами СНСА архива организации являются описи, каталоги, базы данных, выполняющие функции этих справочников, а также указатели, обзоры документов, исторические справки к архивным фондам организации.

7.1.5. Архивные справочники организации делятся на типы по их целевому назначению: опись, каталог, указатель, обзор.

Архивные справочники и базы данных о составе и содержании документов организации могут быть внутрифондовыми и межфондовыми.

7.1.6. В системе СНСА реализуется преемственность учетно-справочного аппарата, создаваемого в делопроизводстве и архивах организаций, его совмещение с СНСА государственных архивов.

Преемственность СНСА архивов организаций основывается на единстве требований и принципов его построения. Эта преемственность предполагает обязательность составления в делопроизводстве и в архивах организаций описей дел, документов, каталогов, баз данных с необходимым справочным аппаратом к ним.

7.1.7. При создании и развитии СНСА применяется дифференцированный подход, заключающийся в выборе целесообразного состава архивных справочников и баз данных, методики описаний, состава и наполнения справочного аппарата к справочникам, в установлении необходимой очередности работ.

7.1.8. Документы фондов организаций с многосторонней, межотраслевой информацией и фондов личного происхождения с особо ценными и уникальными документами подлежат первоочередному описанию; описи должны быть снабжены указателями различных видов; на уровне фонда составляются индивидуальные характеристики. К наиболее информативным фондам создаются обзоры, указатели к делам и документам.

7.1.9. Для фондов организаций, содержащих информацию по одной отрасли или по одному направлению деятельности, и фондов личного происхождения, в составе которых имеются особо ценные документы, описи могут быть снабжены только одним указателем; на уровне фонда могут составляться как индивидуальные, так и групповые характеристики.

7.1.10. К документам фондов организаций, содержащих информацию по одной теме или имеющую характер дополнения к вышеуказанным фондам, указатели не составляются.

4.1. Описание архивных документов

В архиве для обеспечения доступа пользователей к архивным документам ведутся
справочно-поисковые средства (научно-справочный аппарат). Система научно-справочного аппарата (НСА) архива — это комплекс
взаимосвязанных и взаимодополняемых архивных
справочников, создаваемых на единой научно-методической основе. Система
НСА включает обязательные и дополнительные справочники. Обязательными для
ведения в архиве справочниками  являются:
опись, путеводитель, каталог; дополнительными – обзор, указатель.

Создание любого справочника невозможно без наличия описи дел,
документов. Создание описи предусматривает проведение систематизации дел, их
описание, оформление описи и составление к ней справочного аппарата.

Описание архивных документов это структурированное изложение
сведений о составе и содержании документов в архивных справочниках1.

В узком смысле описание – это раскрытие
состава и содержания каждого дела для обеспечения быстрого поиска и использования
документов.

Описание документов и дел начинается в делопроизводстве (при
разработке номенклатуры
дел и оформлении обложек дел).

Информационные характеристики дел включают:

— название организации с указанием вышестоящего ведомства (если
оно есть);

— название филиала или представительства (для документов филиалов и представительств);

— название структурной части организации (функции или отраслевого
направления деятельности);

— индекс дела по номенклатуре дел;

— заголовок
дела (в ряде случаев дополненный аннотацией);

— крайние даты документов
дела;

— срок хранения;

— количество листов;

— архивный шифр.

Название организации является в то же время и
названием фонда. Дается полное наименование учреждения с указанием ведомства, в
систему которого оно входит. Если есть официально принятое
сокращенное наименование, оно дается в скобках после полного наименования
учреждения (например: Федеральное
архивное агентство (Росархив)). Если название
организации менялось, или дело из одного учреждения передавалось в другое, то
на обложке указывается последнее
название.

Название филиала или представительства указывается только для документов, созданных в
этих обособленных подразделениях.

Название структурной части помогает быстро и правильно
провести систематизацию дел внутри архивного фонда.

Если учреждение не имело структуры, то указываются функции или
отрасли деятельности этого учреждения, например «руководство», «контроль», «финансирование» и т.д.

Индекс дела по номенклатуре облегчает систематизацию дел
внутри архивного фонда, показывает степень сохранности и полноты материалов.

(Номенклатура дел – это
систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в
организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном
порядке. В номенклатуру дел включаются все документы, создаваемые в
организации и поступающие в организацию. Электронные
документы и базы данных также включаются в номенклатуру дел).

Заголовок дела является важнейшей
характеристикой описания дела,
который раскрывает состав и содержание его документов.

Заголовки бывают пяти типов: простые, обобщенные, сложные,
структурированные и
типовые.

Простой заголовок состоит из расположенных в определенной
последовательности следующих элементов:

— вид дела, или вид документов (вид дела: дело, документы, журнал,
переписка и др.; виды документов: протоколы, планы, акты и др.);

— автор (организация, структурное подразделение, общественная комиссия
или лицо, непосредственно создавшее документ);

— корреспондент (указывает на те учреждения и
лица, с которыми фондообразователь вел переписку);

— предмет или вопрос (отражает содержание документов дела);

— территория (указывает на территорию, о которой говорится в
документах, или на территорию, на которой были созданы документы; или на
территорию, с учреждениями или лицами которой переписывался фондообразователь);

— время (дата события, отраженного в документе, или составления
документа);

— формальные признаки (подлинность или копийность).
Эти признаки обязательно указываются в том случае, когда описываются особо
ценные документы, а также для основной организационно-распорядительной
документации (постановлений, приказов и др.).

Рассмотренные элементы заголовка одновременно все вместе никогда не
применяются. Их набор зависит от состава и содержания документов дела.

Примерная схема расположения элементов в заголовках дел

* Элемент заголовка – возможный, но не
обязательный.

Простые заголовки являются основой составления обобщенных, сложных
и типовых заголовков.

Обобщенные заголовки составляются тогда, когда дела были сформированы таким образом, что в
них вошли документы разных авторов, разных корреспондентов, разного содержания
и т.д.

В обобщенных заголовках:

— обобщаются отдельные элементы (авторы, корреспонденты, содержание);

— в обобщенных заголовках при наличии большого количества авторов или
корреспондентов, вопросов, географических понятий, возможна замена ряда понятий
одним родовым понятием.

Сложные заголовки составляются в том случае, когда дело состоит из отдельных разнородных
групп документов, было сформировано без всякого учета признаков заведения дел (см. 4.1.1). В этом
случае целесообразно
составлять два подзаголовка, располагая их через запятую. В свою очередь эти
подзаголовки могут быть как простые, так и обобщенные.

Структурированные заголовки рекомендуется составлять с целью
повышения информативности заголовков сформулированных по номинальному признаку
(постановления, приказы, протоколы и т.д.), а также дел, содержащих
разнообразные документы, содержание которых в заголовке отражается недостаточно
(отчетов, обзоров, докладов, справок). В структурированном заголовке вслед за
кратким заголовком вводятся подзаголовки, которые более подробно раскрывают
содержание документов дела

[2]

. 

Типовые заголовки разрабатываются для однородных дел с целью
облегчения и достижения единства (унификации) их описания. В типовой заголовок
входят элементы, присущие большой группе однородных де: виды документов или дел
и автор; виды документов или дел и корреспондент и т.д. Например, «Протоколы
заседаний коллегии Министерства…за … год. Копии.». К
этой типовой части необходимо только добавить конкретное название министерства,
проставить год и указать подлинность или копийность документов. Для облегчения работы над документами фонда составляется перечень
типовых заголовков.  

Аннотация документов – это краткое изложение содержания документов, а
также краткая характеристика наиболее ценных документов, содержание и
особенности которых не раскрываются в заголовке.

Крайние даты определяются по датам заведения и окончания дела
в делопроизводстве. На каждом документе, как правило, бывает несколько дат:
составления, подписания, исходящей или входящей регистрации.

В качестве крайних дат для документов входящих приняты даты
входящей регистрации, для исходящих – даты
исходящей регистрации; для внутренних – даты
составления или подписания документов.

Срок хранения архивных
документов в государственных и муниципальных архивах только постоянный, однако в случае поступления документов ликвидированных
организаций указываются сроки временного хранения документов (см. п. 3.2).

Количество листов проставляется с целью обеспечения сохранности
документов дела (см. п.
4.1.2).

Описанию подлежат полностью сформированные дела. В случае
поступления в архив россыпи в процессе обработки документов осуществляется
формирование дел. При формировании дел необходимо провести  систематизацию документов в делах.

1 ГОСТ Р 7.0.8.-2013. СИБИД, Делопроизводство и архивное дело.
Термины и определения. М. 2014. – С. 8.

К полному
тексту Методики

Попова Е. Н., зам. начальника общего отдела Минтруда России

• Состав научно-справочного аппарата архива организации

• Опись дел — основной элемент научно-справочного аппарата

• Методика составления описи и ее справочного аппарата

Научно-справочный аппарат (НСА) архива организации составляют различные архивные справочники, раскрывающие состав и содержание документов архива. Обязательным элементом системы НСА архива любой организации являются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. В зависимости от вида архива организации, состава и содержания его фондов, интенсивности использования документов создаются и другие (вспомогательные) элементы системы НСА: каталоги, указатели, перечни, обзоры, историческая справка к фонду и т. п. Архивные справочники могут быть фондовыми или межфондовыми.

Опись дел — это архивный справочник, объединяющий информационные и учетные функции, предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, их учета и закрепления систематизации внутри фонда. Все архивные справочники создаются на основе описания архивных документов, кроме того, посредством описей дел обеспечивается преемственность учетно-справочного аппарата архива организации и государственного (муниципального) архива. Этим объясняются важное значение описей дел в системе НСА, а также высокие требования к качественному уровню их составления.

Ранее были рассмотрены учетные функции описи1, в настоящей статье остановимся на порядке составления описи дел, как основного элемента НСА. Рассматриваемый порядок относится к сводной описи дел организации или ее годовому разделу (далее — опись дел). В небольших, не имеющих структурных подразделений организациях описание документов и составление описи дел, как правило, производится ответственным за делопроизводство. В организациях со сложной структурой подготовка сводной описи дел осуществляется в архиве организации на основании описей дел структурных подразделений. При этом описи дел структурных подразделений, составляемые при передаче документов в архив организации, готовятся по упрощенной схеме, хотя с использованием установленной формы. Это, как правило, перечень сдаваемых дел без предисловия и специального оформления.

Описи составляются отдельно на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Секретные документы также вносятся в отдельные описи постоянного и долговременного хранения. В самостоятельные описи могут выделяться и отдельные категории документов, например, наряду с описью дел управленческой документации в организации может создаваться опись научных отчетов по темам и т. п.

Процесс составления описи дел складывается из их описания, систематизации заголовков в соответствии с принятой схемой, составления справочного аппарата к описи и ее оформления. Комплекс работ по составлению описи дел отражен в п. 5.5. «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях»2 (далее – «Правила»).

Опись дел состоит из заголовочной и описательной частей.

В заголовочную часть описи дел входят следующие реквизиты:

— полное официальное наименование организации;

— номер фонда;

— номер описи дел;

— название описи дел (указание на состав документов описи дел: постоянного хранения, по личному составу, личных дел и т. п.);

— хронологические рамки документов, внесенных в опись;

— гриф утверждения руководителем организации.

Заголовочная часть описи дел выглядит следующим образом:

Фонд № ________

Опись № 1 дел постоянного хранения

За____________ год».

Описательная часть имеет форму таблицы:

Заголовок дела с относящимися к нему сведениями называется описательной статьей.

Описательные статьи нумеруются в валовом порядке (графа 1). При этом надо иметь в виду, что годовые разделы описи дел имеют продолжающуюся нумерацию. Категорически не допускается начинать каждый годовой раздел описи дел с № 1. Закрепленный за каждой описательной статьей в описи дел индивидуальный порядковый номер является номером дела в архиве организации и включается в архивный шифр дела. Если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным порядковым номером.

При выявлении дел, пропущенных при составлении описи, их заголовки вносятся в годовой раздел под литерными номерами в соответствии с принятой систематизацией или в конец годового раздела. Однако подобная практика усложняет учет дел и поэтому допускается только в исключительных случаях. Перед формированием описи дел необходимо убедиться, что все документы постоянного хранения и по личному составу собраны из структурных подразделений.

Индекс дела (графа 2) указывается в соответствии с номенклатурой дел. Если архивное дело сформировано из документов, находящихся в делопроизводстве в делах с разными индексами, то графу 2 можно не заполнять.

Заголовок должен кратко в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Заголовок вносится в опись дел (графа 3) в точном соответствии с обложкой дела постоянного хранения и по личному составу.

Методические рекомендации по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, подготовленные ВНИИДАД в 2016 г. (далее — «Методические рекомендации»), предусматривают при внесении в опись дел нескольких однородных заголовков подряд возможность замены второго и последующих заголовков словами «То же» со сведениями, уточняющими содержание первого заголовка.

Например:

Однако трудно согласиться с целесообразностью такого подхода. Во-первых, большинство государственных (муниципальных) архивов справедливо не разрешают применять подобные сокращения при оформлении описи дел. Во-вторых, использование варианта «То же» не отменяет указание уточняющих сведений, кроме того, на каждом новом листе описи дел заголовок все равно воспроизводится полностью. В-третьих, с применением компьютеров снята проблема многократного перепечатывания одного и того же текста. Поэтому данной рекомендацией можно руководствоваться только в организации, не являющейся источником комплектования государственного (муниципального) архива. В организации, передающей документы на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив, во всех случаях заголовки дел указываются полностью, сокращений «то же» не используется.

В заголовок наряда, объединяющего несколько личных дел, помимо обобщающего названия выносятся фамилии, имена и отчества работников, чьи личные дела включены в наряд. Фамилии указываются строго в алфавитном порядке, независимо от расположения личного дела в наряде.

Например:

Крайние даты документов (графа 4) и количество листов дела (графа 5) переносятся в опись также с обложки дела.3 Крайние даты состоят из обозначения числа, месяца и года.

В графу «Примечания» (6) вносятся сведения о выбытии дел. «Методические рекомендации» предлагают указывать в этой графе и сведения о физическом состоянии документов, но эта информация представляется избыточной.

При оформлении описательной статьи описи дел организация, являющаяся источником комплектования государственного (муниципального) архива, помимо выполнения нормативно закрепленных «Правилами» требований к составлению описей, должна обязательно соблюдать и порядок заполнения реквизитов описи дел, который определяется непосредственно государственным (муниципальным) архивом, в который она сдает документы. Архивистам в организациях часто кажется, что нет разницы в применении, например, различных форматов описания, способов обозначения года (полностью или «г.») или указания номера приказа (в начале или в конце заголовка) и т. п. Это же не влияет на информационный потенциал описи дел. Вместе с тем, точное соблюдение технических требований к заполнению реквизитов описательной статьи имеет важное практическое значение — этим обеспечивается совместимость описей дел, подготовленных организациями-источниками комплектования, с информационной системой архива. Наличие разночтений в заполнении форматов полей описи дел организации не позволит системе архива корректно загрузить и обработать данные. Поэтому, несмотря на то, что требования архива (или органа управления архивным делом) о порядке заполнения реквизитов описи дел носят, как правило, рекомендательный, а не нормативный характер, их выполнение организациями — источниками комплектования обязательно.

В описи дел постоянного хранения применяется хронологический принцип их систематизации, когда разделом описи является хронологический период (год). Подразделами в этом случае становятся названия структурных подразделений организации или функциональные направления ее деятельности (например, организация работы, планирование, финансирование, кадры и т. п.). Заголовки дел внутри подраздела систематизируются, как правило, по значимости документов. Например, дела общего отдела могут быть систематизированы следующим образом:

— законодательные, нормативные и иные правовые акты Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, относящиеся к деятельности организации,

— поручения Президента Российской Федерации и документы по их выполнению,

— поручения Правительства Российской Федерации и документы по их выполнению,

— документы (записки, справки, инициативные письма), представляемые в Правительство Российской Федерации,

— приказы организации по основной деятельности,

— протоколы заседаний коллегии (дирекции) организации,

— протоколы совещаний у руководителя организации и его замов,

— протоколы заседаний коллегиальных органов (комиссий, рабочих групп, координационных советов и др.) организации,

— переписка с организациями по профильным направлениям деятельности организации и т. д.

«Методические рекомендации» закрепляют расположение дел, содержащих документы за несколько лет, в годовой раздел описи дел по дате заведения. Учитывая, что в архив сдаются дела, законченные делопроизводством, реализация этого единственного предусмотренного варианта приведет к дополнительным включениям литерных номеров в уже сформированные годовые разделы. Практически целесообразно дела, объединяющие документы за ряд лет, вносить в годовой раздел описи по году завершения дела.

Годовой раздел описи дел по личному составу, как правило, не имеет подразделов. Дела систематизируются по номинальному признаку, при котором виды документов располагаются следующим образом:

— приказы организации по личному составу,

— лицевые счета работников организации,

— индивидуальные сведения о страховом стаже и начислении взносов на обязательное пенсионное страхование работников организации,

— личные карточки работников организации,

— личные дела работников организации.

Личные дела и личные карточки вносятся в годовой раздел описи по году увольнения работника.

Личные дела работников систематизируются по алфавиту фамилий, независимо от того, включаются ли они наряду с другими документами в единую опись дел по личному составу или формируются в самостоятельную опись личных дел.

При наличии трудовых договоров (служебных контрактов, должностных регламентов и т. п.), сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера государственных гражданских и муниципальных служащих, не вошедших в состав личных дел, они располагаются в описи после приказов по личному составу.

В зависимости от состава и содержания документов, а также сроков их хранения определяется справочный аппарат к описи. Обязательными элементами справочного аппарата к любой описи являются: титульный лист и предисловие, при необходимости составляются оглавление, список сокращений, а также указатели.

На титульном листе описи дел указываются следующие данные:

— полное и официально принятое сокращенное наименование организации-фондообразователя,

— номер фонда,

— номер и название описи,

— крайние даты документов.

На титульный лист выносится последнее полное наименование организации, соответствующее названию ее архивного фонда. Если при фондировании документов решено объединить в составе фонда дела двух организаций, то последовательно указываются оба наименования. Также в хронологической последовательности указываются все переименования организации, изменения подчиненности и т. п., относящиеся к периоду, за который документы включены в опись дел. При наличии неоднократных реорганизаций эти сведения можно оформлять на отдельном листе.

Номер фонда указывается в соответствии со списком фондов. Для фондов, подлежащих передаче, но еще не переданных в государственный (муниципальный) архив, этот реквизит не заполняется.

Номер описи указывается в соответствии с листом фонда.

Название описи включает указание на категории документов описи — постоянного хранения, по личному составу и т. п.

Крайние даты обозначаются первым и последним годом, за которые документы включены в опись. Крайние даты внесенных в опись дел могут меняться при составлении последующих годовых разделов описи.

Организация, являющаяся источником комплектования государственного (муниципального) архива, вверху титульного листа описи дел указывает также полное наименование государственного (муниципального) архива, в который в установленном порядке будет передан архивный фонд организации.

Приведем пример заполнения титульного листа описи дел по личному составу организации с неоднократными изменениями наименования, являющейся источником комплектования государственного архива:

«Государственный архив Российской Федерации

Государственный комитет СССР по труду и социальным вопросам

(Госкомтруд СССР)

Министерство труда и социальных вопросов СССР (Минтруд СССР)

Фонд № Р-9553

Опись дел № 5 по личному составу

работников Госкомтруда СССР и Минтруда СССР за 1955-1991 годы».

На отдельном листе указаны все изменения в наименовании организации:

«Государственный комитет Совета Министров СССР по вопросам труда и заработной платы (24 мая 1955 г. — 17 августа 1976 г.)

Государственный комитет Совета Министров СССР по труду и социальным вопросам (17 августа 1976 г. — 1978 г.)

Государственный комитет СССР по труду и социальным вопросам (1978 г. — 1 апреля 1991 г.)

Министерство труда и социальных вопросов СССР (1 апреля 1991 г. — 14 ноября 1991 г.)».

Предисловие к описи дел является важнейшим элементом ее справочного аппарата. Поэтому категорически нельзя согласиться с положением «Правил» (п. 5.5.), ограничивающим содержание предисловия кратким изложением «переименования организации в исторической (хронологической) последовательности…». Более правильным и целесообразным представляется традиционный подход к составлению предисловия, в котором даются объяснения особенностей функционирования организации-фондообразователя и фонда.

Содержание предисловия определяется видом описи. Предисловие к описи дел постоянного хранения организации состоит из 2 частей — исторической и археографической. Историческая часть — это история организации-фондообразователя: сведения об основных направлениях ее деятельности, переименованиях, структуре, вышестоящих и подведомственных организациях и т. п. за период, соответствующий крайним датам дел, включенных в опись. Археографическая часть предисловия отражает историю фонда и включает сведения о его объеме, составе и полноте, особенностях формирования, описания и систематизации дел, наличии справочного аппарата к описи дел, а также физическом состоянии документов. В предисловии к другим описям дел фонда (отдельных категорий документов, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу и т. д.) уже нет необходимости повторять данные по истории организации, но наличие археографической части обязательно.

Сведения по истории организации в кратком концентрированном виде аналогичны данным исторической справки к фонду и даются со ссылками на соответствующие нормативные правовые акты и распорядительные документы (далее — нормативные акты), например, «Организация создана в соответствии с указом Президента Российской Федерации от ____ № ___», «Положение об организации утверждено постановлением Правительства Российской Федерации от ____ № ___», «Устав организации утвержден приказом вышестоящей организации от ____ №____», «Приказом организации от _____ № _____ утверждена ее структура» и т. д. Нормативные правовые документы, относящиеся к истории организации, перечисляются по значимости (указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, приказы вышестоящего органа, приказы организации) в хронологической последовательности. При этом ссылки на место их публикации в предисловии не оформляются.

Раскрывая состав документов фонда, указывают структурные подразделения, документы которых включены в опись дел, и категории этих документов (например, поручения Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации и документы по их выполнению, инициативные документы организации, представляемые в вышестоящий орган, приказы по основной деятельности организации, протоколы заседаний коллегиальных органов, доклады, информационные письма, статистические, бухгалтерские и другие отчеты и т. п.).

К особенностям формирования, описания и систематизации дел, подлежащим отражению в предисловии, как правило, относятся:

— принцип формирования описи (хронологически-структурный, хронологически-номинальный и т. п.),

— порядок отнесения к годовому разделу дел, содержащих документы за несколько лет (по году заведения или по году завершения дела),

— порядок формирования отдельных дел (например, поручения вышестоящих органов и документы по их выполнению — по дате регистрации в организации, протоколы — по порядку номеров, лицевые счета и индивидуальные сведения — по алфавиту фамилий работников и т. п.),

— система регистрации отдельных категорий документов (например, наличие номеров приказов, протоколов, состоящих из нескольких частей; наличие буквенных индексов номеров; сплошная за несколько лет нумерация протоколов, когда в соответствующем годовом разделе протоколы начинаются не с № 1 и т. п.),

— причины отсутствия в составе фонда документов (например, «Отсутствующие приказы №№ ____ не оформлялись в делопроизводстве; или «В связи с утратой на стадии делопроизводства подлинника протокола совещания у руководства организации от ____ № ___ в дело включена его заверенная копия» и т. п.).

— сведения о наличии документов, выходящих за хронологические границы данной описи (например, если в дело за 2015 г. включен документ от 2016 г., который является окончательным ответом на обращение, зарегистрированное в 2015 г.).

В предисловии к описи дел перечисляются элементы ее справочного аппарата, а также дается характеристика физического состояния документов (например, «дела подшиты, пронумерованы, находятся в хорошем физическом состоянии» или «дела №№ ____ имеют многочисленные повреждения, полученные в результате аварийной ситуации. Конкретные виды повреждений оговорены в листах-заверителях дел»). В заключении указывается место хранения документов описи (документы находятся в архиве организации по адресу: ……).

Предисловие подписывается составителем с указанием должности и даты составления.

Оглавление описи дел содержит наименования ее структурных элементов (разделы, подразделы), а также справочного аппарата с указанием номеров страниц, на которых они располагаются. Оглавление составляется, как правило, к описи дел постоянного хранения, имеющей соответствующие разделы и подразделы. Что касается описи дел по личному составу, то к годовому разделу такой описи оглавление можно не составлять, учитывая номинальный принцип ее построения; если же опись дел по личному составу объединяет несколько годовых разделов, то к такой описи также составляется оглавление.

Список сокращений составляется при наличии в описи дел ряда сокращений, характерных для данной организации (отрасли, направления деятельности). Используемые в описи дел сокращения и их расшифровка располагаются в списке в алфавитном порядке. При употреблении одного-двух специфических сокращений составление списка не требуется. В таком случае при первом использовании термин указывается полностью и в скобках его сокращенный вариант, в дальнейшем употребляется только принятое сокращение (например, первоначально — медико-социальная экспертиза (МСЭ), в дальнейшем — учреждения МСЭ, итоги МСЭ и т. д.).

Указатели составляются, как правило, к большой по объему, сложной по структуре и содержанию описи дел. Указатели (предметные, именные, географические) представляют собой алфавитный перечень употребляемых в описи дел понятий с указанием номеров дел, относящихся к этому понятию. Наиболее распространены в архиве организации именные указатели к описям дел, что объясняется их востребованностью при исполнении запросов социально-правового характера. Например, если в опись дел по личному составу включены наряды личных дел без указания в заголовке дела фамилий работников, целесообразно составить именной указатель по форме:

Организация, являющаяся источником комплектования государственного (муниципального) архива, согласовывает с ним целесообразность составления указателей к описи и их формы.

В организации, не передающей документы в государственный (муниципальный) архив, описи дел составляются, как правило, не менее, чем в 2 экземплярах, согласовываются Экспертной (Центральной экспертной) комиссией (далее — ЭК) и утверждаются руководителем организации в установленном порядке.

В организации, являющейся источником комплектования государственного (муниципального) архива, готовят по 4 экземпляра описи дел постоянного хранения и по личному составу, в т. ч. один — в электронном виде, согласовывают их ЭК и представляют на утверждение (согласование) Экспертно-проверочной комиссии соответствующего государственного (муниципального) архива (далее — ЭПК), только после заключения ЭПК они утверждаются руководителем организации в установленном порядке. Описи дел временного (свыше 10 лет) хранения на рассмотрение ЭПК не направляются. Непосредственно после согласования ЭК такие описи утверждаются руководством организации.

Внесение изменений в утвержденные (согласованные) ЭПК описи дел не допускается без соответствующего решения государственного (муниципального) архива, источником комплектования которого является организация.

Законченная опись дел подлежат оформлению, которое включает сплошную нумерацию листов описи и составление листа-заверителя (по аналогии с оформлением дел постоянного хранения и по личному составу). Номера листов проставляются карандашом в правом верхнем углу листа. Лист-заверитель закрепляет объем описи дел, который указывается цифрами и прописью. Лист-заверитель подписывается составителем с указанием должности и даты составления. Например,

«Лист-заверитель описи № _____ фонда № ______

В настоящей описи пронумеровано 19 (девятнадцать) листов.

Заведующий архивом Ф.И.О.

Дата».

Законченная опись вместе с титульным листом, справочным аппаратом и листом-заверителем заключается в твердую обложку и переплетается.

Другие элементы системы НСА архива организации будут рассмотрены в следующей статье.

1 Е.Н. Попова. Учет документов архива организации. «Делопроизводство», 2018, № 1, л. 66–76.

2 Утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526, зарегистрированы Минюстом России 07.09.2015 № 38830.

3 О порядке оформления обложки дела см. Е.Н. Попова. Формирование дел в делопроизводстве. Подготовка дел к передаче в архив организации. «Делопроизводство», 2018, № 3, л 92–101.

Научно-справочный аппарат

Система научно-справочного аппарата к архивным документам архива – это комплекс взаимосвязанных и взаимозаменяемых архивных справочников о составе и содержании архивных документов, создаваемых на единой методической основе для поиска архивных документов и архивной информации в целях эффективного использования.

Система научно-справочного аппарата (НСА архива) включает в себя обязательные для ведения в архиве архивные справочники (описи дел, документов; путеводители, систематические каталоги) и дополнительные архивные справочники (указатели; обзоры).

Опись дел, документов (архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения/единиц учета, закрепления их внутрифондовой систематизации и учета) состоит из описательных статей единиц хранения/единиц учета, итоговой записи, листа-заверителя и справочного аппарата к описи.

Каталоги (межфондовые архивные справочники, в которых сведения о содержании архивных фондов, единиц хранения/единиц учета, архивных документов (или их частей) архива сгруппированы по предметам (темам, отраслям), расположенным в соответствии с определенной схемой классификации документной информации) образуют систему каталогов архива. Состав системы каталогов архива определяется составом и содержанием архивных документов; интенсивностью их использования; степенью разработанности архивных фондов; наличием и качеством других типов архивных справочников. Основными в системе каталогов архива являются систематический и именной каталоги.

Путеводитель (архивный справочник, содержащий сведений об архивных фондах архива в систематизированном виде и предназначенный для ознакомления пользователя с их составом и содержанием) состоит из описательных статей на уровне архивного фонда и справочного аппарата.

Обзоры (архивные справочники, включающие систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов архивных документов, дополненные их источниковедческим анализом) подразделяются на обзоры фондов и тематические обзоры.

Указатели (архивные справочники, представляющие собой алфавитный, систематический или составленный по какому-либо иному признаку перечень названий (наименований) предметов, упоминаемых в архивных документах, с указанием их архивных шифров) подразделяются на внутрифондовые, межфондовые, межархивные, а также на тематические, предметные (общие и специальные), хронологические. Разновидностями предметного указателя являются именной и географический указатели.

Научно-справочный аппарат ЦА МО РФ состоит из справочников на традиционных носителях и электронного научно-справочного аппарата.

Система научно-справочного аппарата к архивным документам Центрального архива Министерства обороны Российской Федерации состоит из:

• справочников других архивов и межархивных справочников;
• общеархивных справочников ЦА МО РФ и его филиалов;
• справочников филиалов ЦА МО РФ;
• справочников отделов и архивохранилищ ЦА МО РФ.

На вопрос отвечает А.П. Ворушина, заведующая отделом комплектования Государственного архива Кузбасса.

Вопрос

Помогите, пожалуйста, разобраться, какие документы входят в справочно-поисковые средства к документам и учетные документы архива?

Ответ

Учет как вид деятельности представляет собой ведение учетных документов в соответствии с требованиями, установленными Правилами 2015[1].

Сначала нужно определиться с понятийным аппаратом. Для этого обратимся к ГОСТ Р 7.0.8-2013[2]. В указанном стандарте даны следующие определения:

Учетные документы (архива) – комплекс документов установленной формы, фиксирующих поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета.

Научно-справочный аппарат архива (далее – НСА архива), справочно-поисковые средства архива – совокупность описаний архивных документов.

Система научно-справочного аппарата к документам архива – комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых, созданных на единой научно-методической основе архивных справочников о составе и содержании документов архива.

В п 3.5. Правил 2015 сказано, что в архиве организации ведутся основные (обязательные) и вспомогательные учетные документы. Состав и формы основных учетных документов определяются в соответствии с настоящими Правилами. Состав и формы вспомогательных учетных документов определяются архивом организации самостоятельно. При этом в состав основных (обязательных) учетных документов архива организации входят:

– книга учета поступления и выбытия дел, документов (приложение № 11);

– список фондов (приложение № 12);

– лист фонда (приложение № 13);

– опись дел, документов (приложения № 14, 15, 16, 17, 18);

–  реестр описей (приложение № 19).

В п. 5.4 Правил 2015 имеются важные дополнения о том, что состав НСА архива организации определяется составом и содержанием хранящихся в нем документов, характером и задачами поиска и интенсивностью использования документов.

Основным (обязательным) архивным справочником в архиве организации является опись дел, документов. В дополнение в архиве организации ведутся вспомогательные архивные справочники – каталоги, указатели, историческая справка к фонду.

В Методических рекомендациях по применению Правил 2015[3] в разделе 3 «Учет документов в архиве организации» указано, что состав и формы вспомогательных учетных документов определяются архивом самостоятельно. Это могут быть карточки и книги движения фондов, описей дел, документов, книги учета документов, переданных в другие архивы, книги учета фондов и документов, выделенных к уничтожению, книги повидового учета документов и др., в том числе самостоятельно разработанные учетные документы. Вспомогательные учетные документы могут вестись на бумажном носителе и/или в электронной форме.

Основные и вспомогательные учетные документы приведены в Схеме.

В заключение необходимо упомянуть, что в соответствии с п. 3.14 Правил 2015 учетные документы архива организации, кроме описей дел, документов, предназначаются для служебного пользования и пользователям не выдаются.

16.03.2022, 17:31