Менеджмент как составить план работ

Время на прочтение
10 мин

Количество просмотров 3.6K

Часто задерживаетесь на работе, количество задач растет в геометрической прогрессии, а сроки проектов постоянно приходится сдвигать? Тогда эта статья для вас: мы расскажем о 4 главных ошибках, которые совершают руководители проектов, приводящие к таким последствиям. На примерах разберём эти ошибки, откуда они берутся и как их не допускать.

Привет! На связи Ирина Санарова, Head of PMO в Creonit. Разрабатываем цифровые сервисы. Мы много внимания уделяем внутренним процессам и менеджменту, так как выстроенные процессы позволяют гарантировать заказчикам выполнение проектов качественно и в срок, а руководителям проектов — эффективно координировать работу команды на проектах.

Я постоянно общаюсь с руководителями проектов в неформальной обстановке, а также провела сотни собеседований на эту позицию. Часто я слышу от руководителей о таких болях: 

1. Часто задерживаюсь на работе и количество задач растет в геометрической прогрессии.

2. Переносятся сроки проектов, а их качество падает.

3. Команда загнана и постоянно тушит пожары задач.

Из-за этого менеджеры чувствуют себя перегруженными задачами и обязанностями, что приводит к демотивации и выгоранию. Но почему эти проблемы возникают и что с ними делать? Чаще всего они возникают из-за 4 базовых проблем, которые мы разберём в этой статье. Я расскажу о базовых знаниях, которые помогут руководителям достигнуть успехов в управлении любыми проектами.

Обзор распространенных ошибок в работе руководителей проектов

Я провела сотни собеседований с менеджерами проектов и заметила, что соискатели часто перечисляют свои навыки, но на практике не могут качественно выполнить обычные менеджерские задачи. Сформулировала 4 самые распространенные ошибки, которые на практике несут за собой больше всего проблем:

• Отсутствие навыков личного планирования.

• Отсутствие навыков проектного планирования и определения контрольных точек. 

• Отсутствие навыков управления приоритетами и рисками. 

• Невозможность определить и понять итоговый результат по задаче или этапу. 

В следующих разделах разберём каждую из проблем, почему они возникают и как с ними бороться. 

Проблема 1. Отсутствие навыков личного планирования

Первая задача руководителя проектов — организовать себя и свой рабочий день. 

Утро всегда должно начинаться с задачи по планированию дня. Это важно, так как без плана менеджер погрузится в хаос и не получит нужного результата. Также личное планирование помогает руководителю проектов: 

• Установить приоритеты в работе и определить, какие задачи нужно выполнить первыми и какие могут быть отложены на потом. Это особенно важно, когда у вас много задач и ограниченное количество времени.

• Избежать перегрузки и усталости. Нужно сохранять энергию и способность принимать важные решения на протяжении всего проекта. Разумное планирование помогает сбалансировать рабочую нагрузку и отдых, что в конечном итоге улучшает качество работы.

• Быть более организованным и управлять своим временем более эффективно. Заранее спланированный график работы позволяет избежать простоев и неэффективного использования времени.

Как научиться планировать свой день

Частично поделюсь нашими внутренними инструкциями о том, как правильно планировать свой рабочий день. Про личное и рабочее планирование я буду писать отдельный подробный материал.

В компании мы планируем задачи на день и неделю в google-календаре, поэтому я буду рассказывать на этом примере, как делаю сама. 

Правила постановки задач

• Задача ставится на то время, когда вы планируете ее выполнять. Лучше потратить больше времени на планирование, чем накидать задач как попало, а потом попасть в мясорубку срочных задач, которые нужно сделать немедленно.

• Перед задачей должно стоять предполагаемое время на ее выполнение. Не понятно, как оценивать? Декомпозируйте: разделяйте задачи на блоки, детализируйте каждый блок. Мы оптимизировали формат: 30м/ Разобрать почту, ответить в мессенджерах.

• В идеале нужно планировать на стандартный рабочий день в 8 часов задач примерно на 6 часов. Остальное время нужно оставлять в качестве резерва на форс-мажоры и мелкие срочные задачи, которые обязательно появляются у любого менеджера.

• Все задачи сразу заносить в календарь.

— Назначили встречу? Сразу создайте слот для неё в календаре. 

— Пообещали отдать клиенту задачу? Сразу оставьте пометку в календаре.

Правила формулирования задач

1. Из постановки задачи должно быть понятно, что вы получите на выходе. Даже человеку, который вообще не в курсе вашей работы. Разбивайте задачу на подзадачи. 

Плохо: поговорить с клиентом по поводу договора, разобраться с задачей.

Хорошо: МПК. Позвонить Ивану. Получить дату подписания договора и оплаты. 

1. Хорошая задача сформулирована как ответ на вопрос «Что делать?».

Плохо: НРД. Смета.

Хорошо: НРД. Составить смету по рекламной кампании.

Чек-лист, чтобы понять, что ты запланировал свой день хорошо:

• Внесены задачи по отчету еженедельного планирования.

• Внесены все актуальные задачи на день по проектам и необходимые встречи.

• Порядок задач совпадает с их приоритетами.

• У задач проставлено время на выполнение.

• У задач проставлено время исполнения.

• Название задачи соответствует формату, в нем отсутствуют опечатки.

• Выделен слот на форс-мажоры.

По календарю руководителя проектов должно быть понятно в любой момент, над какой задачей он работает. Хороший менеджмент начинается с себя.

Проблема 2. Отсутствие навыков проектного планирования

Планирование — один из самых важных навыков руководителя проекта. Если он не умеет грамотно планировать — добиться хороших результатов в управлении проектами у него не получится. Обязательно возникнут проблемы: 

1. С бюджетом проекта. 

2. С графиком проекта. 

3. С качеством проекта. 

4. С командой проекта и заказчиком. 

Плохое планирование проекта — это когда руководитель проекта и его команда не понимают последовательность действий и приоритеты выполняемых задач. А самое главное — для чего они делают ту или иную задачу, что в ее рамках необходимо сделать, какой результат должен получиться на выходе и когда.

Как планировать работы по проекту

Для компании важно иметь описанные процессы работы и стандарты качества ведения проектов. У нас каждый процесс описан, я дополнительно прописываю новые инструкции и регламенты по необходимости. Когда менеджер приходит к нам работать и я провожу его онбординг, то у человека под рукой всегда есть полное руководство, как нужно вести все процессы – от планирования своего рабочего дня до работы с показателями эффективности во внутренних инструментах.

Планинг — важнейший процесс руководителя проекта, который позволяет распределить задачи в рамках установленного срока среди специалистов, синхронизироваться в этапности работ и в смыслах задач, которые нужно сделать.

План обязательно должен быть зафиксирован письменно. Если что-то не записано — оно обязательно будет забыто.

Для грамотного планирования руководитель проекта должен определить: 

• Цели проекта. А также убедиться, что все участники команды понимают их. Цели проекта должны быть конкретными, измеримыми, достижимыми, релевантными и своевременными.

• Временные рамки. Сколько времени потребуется на выполнение проекта, и убедиться, что это время соответствует ожиданиям заказчика.

• Бюджет. Убедиться, что запланированные задачи не превышают установленный бюджет. 

• Ресурсы. Какие ресурсы потребуются для выполнения проекта, включая персонал, оборудование и материалы.

• Риски. Определить потенциальные риски, которые могут возникнуть в процессе выполнения проекта, и разработать план действий для их минимизации.

• Коммуникация. Установить эффективный канал коммуникации между членами команды и заказчиком.

• Мониторинг и контроль. Вывести контрольные точки проекта, чтобы понимать, когда и в какое время измерять динамику и текущий результат на предмет отклонений или аномалий.

Постановка задач в таск-трекере

Каким бы не был опыт или грейд сотрудника, грамотная постановка максимально приблизит руководителя проектов к получению желаемого результата. У себя мы используем один из самых эффективных форматов — это постановка по SMART. Чтобы соответствовать этому формату, задача должна быть:

• Specific — конкретная. В правильной задаче конкретно прописана просьба, цель, процесс выполнения и ожидаемый результат.

• Measurable — измеримая. Результат выполненной работы можно измерить или проанализировать, чтобы оценить, насколько качественно она выполнена и соответствует ли поставленной цели.

• Achievable — достижимая. У исполнителя не должно возникнуть проблем в достижении поставленной цели. Например, не стоит поручать начинающему специалисту задачи более опытного сотрудника или коллеги из смежной сферы.

• Relevant — значимая. Все участники задачи должны понимать её значимость и приоритет. Пропишите, к какой цели вы планируете прийти и в каком порядке подойти к задаче.

• Time bound — ограниченная во времени. У любой задачи должен быть чёткий дедлайн, чтобы её выполнение не затянулось на несколько дней или недель.

Проблема 3. Неумение управлять приоритетами и рисками

Управление приоритетами позволяет определять, какие задачи являются наиболее важными для успешного завершения проекта, и распределять ресурсы на их выполнение. Это помогает избежать задержек в выполнении проекта и увеличивает вероятность его успешного завершения.

Управление рисками включает в себя определение потенциальных проблем, которые могут возникнуть в ходе проекта, и разработку планов действий для их предотвращения или минимизации. Руководитель проекта должен понимать, какие риски могут возникнуть, и какие меры необходимо предпринять для их управления. Это помогает избежать неожиданных проблем и сохранить бюджет и сроки проекта.

Кроме того, умение управлять приоритетами и рисками проекта помогает руководителю проекта эффективно управлять командой проекта: знать, что все члены команды работают на достижение общей цели проекта. Принимать решения на основе фактов и анализа.

Для успешного управления проектом, нужно уметь управлять его рисками. Риски обычно напрямую связаны:

• с сохранением установленных сроков.

• с соблюдением рамок установленного бюджета.

• с сохранением высокого уровня качества.

• с сохранением установленного уровня ресурсов (например, количество человек на проекте).

Управление приоритетами

Вот несколько советов, которые помогут руководителю проекта научиться управлять приоритетами:

1. Определить цели проекта. Это поможет определить, какие задачи находятся на первом месте по приоритету.

2. Оценить важность задач в рамках проекта. Разделите все задачи на две категории: важные и не важные. Не важные задачи можно отложить до более позднего времени, но обязательно зафиксировать их.

3. Оценить срочность задач. Разделите все задачи на две категории: срочные и не срочные. Не срочные задачи можно отложить до более позднего времени.

4. Определить последовательность выполнения задач. Определите на основе их важности и срочности. Задачи, которые являются и важными, и срочными, должны быть выполнены в первую очередь. Задачи, которые являются не важными и не срочными, могут быть выполнены в последнюю очередь.

5. Следить за выполнением задач и контролировать процесс их выполнения. Если происходят изменения в проекте, нужно пересмотреть приоритеты и при необходимости внести изменения в последовательность выполнения задач.

Для управления приоритетами я активно использую Матрицу Эйзенхауэра. Матрица состоит из четырех квадратов, каждый из которых отражает степень важности и срочности задачи.

Квадраты в матрице Эйзенхауэра следующие:

1. Важные и срочные задачи: Эти задачи должны быть выполнены первыми. Они требуют нашего немедленного внимания и могут иметь серьезные последствия, если их не выполнить вовремя.

2. Важные, но не срочные задачи: Эти задачи требуют нашего внимания, но мы можем планировать их выполнение и откладывать их на более удобный момент.

3. Срочные, но не важные задачи: Эти задачи могут казаться важными, но на самом деле они не имеют долгосрочного влияния. Они могут быть выполнены во время, но не являются приоритетом.

4. Не срочные и не важные задачи: Эти задачи не требуют нашего немедленного внимания и могут быть выполнены в свободное время.

Использование матрицы Эйзенхауэра помогает сфокусироваться на наиболее важных задачах и избежать потери времени на неважные. Важно понимать, что задачи могут изменять свой приоритет со временем. Поэтому необходимо регулярно пересматривать свою матрицу и переносить задачи из одного квадранта в другой.

Планирование рисков

Я рекомендую управлять рисками в 4 этапа:

1. Идентификация. Выявить риски, которые могут помешать целям проекта.

2. Анализ. Определить, какие из выявленных рисков наиболее опасны.

3. Планирование. Спланировать наиболее опасные риски.

4. Мониторинг и контроль. Поддерживать план проекта и список рисков в актуальном состоянии.

Составляем карту рисков проекта

Я использую шаблон карты рисков. Для этого указываю следующие графы: 

1. Название риска. Пример: Задержка оплаты по этапу проекта

2. В таблице по каждому риску заполняю следующие поля:

• Риск. Например: Задержка на согласованиях клиентом —  Увеличение времени длительности проекта —  Невозможность перейти на следующий этап.

• Вероятность возникновения риска — от 0 до 10.

• Степень воздействия на проект, если риск случился — от 0 до 10

• Зона воздействия. На что конкретно может повлиять этот риск: на стоимость, расписание (сроки), производительность.

• Статус действия. Не случился, ожидание, случился.

• Вспомогательный план/ план реагирования. Список действий, которые помогут предотвратить этот риск, либо его наступившие последствия. Например: Оповестить клиента, что при задержке согласования срок проекта сдвигается на аналогичное время.

1. Результат = Вероятность х Воздействие

1. По итогам заполнения анализируем полученный результат: 

0-29 — риски минимальные.

30-59 — риски возможные

60-100 — риски максимальные

     5. По итогу анализа нужно запланировать задачи для предотвращения рисков.

     6. Необходимо поддерживать актуальность таблицы рисков в течение всего проекта.

Это поможет сформировать полную картину возможных рисков проекта и предугадать ту или иную неприятную ситуацию, получив наиболее безболезненный результат.

Проблема 4. Невозможность определить итоговый результат по задаче или этапу.

В проектной работе очень важно понимать, какой результат должен получиться на выходе. Что мы получим, для чего это нужно, какую задачу заказчика мы решим и какая в ней польза.

Как научиться оценивать результат

Мы всегда работаем на результат. Если нет плана и целей, чего нужно достичь — значит нет и результата. А ответственность за итоговый результат всегда лежит на руководителе проекта. Поэтому он всегда должен быть требователен в первую очередь к себе: внимательно и детально погружаться в проекты. 

Каким может быть результат успешной деятельности руководителя проектов? 

• Проект закончен в срок.

• Проект не вышел за рамки установленного бюджета разработки.

• Проект имеет показатель рентабельности в пределах установленной нормы. 

• Проект соответствует ожиданиям клиента.

• Проект соответствует ожиданиям команды.

• Команда проекта морально не измотана и готова дальше творить великие дела.

Сначала необходимо определить критерии оценки. К примеру, если задача заключается в разработке нового продукта, то критериями могут стать: качество продукта, сроки разработки, бюджет и т.д.

После определения критериев необходимо провести анализ. Для этого можно использовать различные инструменты, такие как диаграммы Ганта, диаграммы Перто и другие. Они помогут свести единую картину для понимания контрольных точек к достижению результата, какие задачи выполнены, какие задачи находятся в процессе выполнения и какие задачи ещё не начаты.

Далее необходимо сравнить фактические результаты с плановыми. Если результаты соответствуют плану, то можно считать, что задача выполнена успешно. Если же результаты отличаются от плановых, то необходимо выяснить причины и принять меры для устранения отклонений.

Важно помнить, что оценка итогового результата не является конечной целью. Это лишь инструмент, который помогает руководителю проекта принимать правильные решения и улучшать работу команды.

Итого

Соблюдая эти базовые правила, вы увидите, как в корне поменяется результат вашей деятельности. Учитесь, развивайте новые навыки и не забывайте о базе, которая служит основой успешного результата.

Стремительный темп жизни, ограниченные временные рамки для деятельности зачастую ставят даже самых ответственных менеджеров в тупик. Поэтому важным навыком любого управленца становится умение планировать рабочий день, правильно расставлять приоритеты.

Планирование работы менеджера с помощью ЛидерТаск

Составляйте списки дел на каждый день в планировщике ЛидерТаск, разбивайте их на подзадачи и формируйте древовидную структуру для более успешного выполнения сложных задач. Обязательно занимайтесь планированием рабочего дня, чтобы стать продуктивнее в карьере и личной жизни.

Скачать ЛидерТаск

Но как в современных условиях этого добиться? Разберем этот вопрос более подробно ниже в статье.

Зачем планировать работу

Менеджер — ключевая фигура в работе любой компании, от эффективности его деятельности напрямую зависят успех, продажи и прибыль бизнеса. Большинство управленцев на предприятиях выполняют огромное количество самых разнообразных функций.

Они осуществляют руководство деятельностью организации, координируют действия подразделов, отделов и служб, ведут работу с кадровыми единицами, определяют цели и задачи деятельности других сотрудников. Кроме того, они ответственны за принятие решений, контролируют выполнение проектов исполнителей, представляют предприятие на встречах с клиентами и партнерами.

Такая многозадачность требует от менеджера высоких профессиональных и личных качеств. Он должен не только иметь теоретические знания по специальности, но и быстро уметь реагировать на изменения, быть стрессоустойчивым и эффективно планировать рабочий день буквально за пару минут или шагов.

Однако в последнее время все большее количество менеджеров отличаются полным неумением распоряжаться своим временем. Это связано с огромным количеством дел, которым загружены управленцы(оперативные совещания, планерки, встречи, деловые звонки), а также множеством отвлекающих моментов.

В связи с этим у руководителя появляются такие проблемы, как:

• слабое прорабатывание ключевых сфер деятельности;
• бессистемность использования документации, корреспонденции;
• сумбурность, постоянная спешка, нервозность;
• недостаточный уровень управленческого труда, низкая степень делегирования, отсутствие ответственности у подчиненных;
• нет порядка на рабочем месте, четкости в делах, организованности;
• необходимость задерживаться на работе допоздна или доделывать работу дома.

При этом важно помнить, что время — единственный ресурс, который невозможно возобновить. Поэтому планирование рабочего времени и умение построить правильный распорядок дня представляют собой важнейшие целевые навыки, позволяющие менеджеру расчетливо и рационально использовать день, достигать успехов в развитии компании, минимизировать затраты и быть уверенным в себе.

И все большее число управленцев задумывается над тем, как нивелировать эффект утекания времени из-под пальцев и распорядиться рабочими часами максимально продуктивно, чтобы успеть сделать максимальное количество задач, получить соответствующий доход и продвинуться дальше по карьерной лестнице.

Принципы планирования работы менеджера

Для грамотного распределения времени в течение рабочего дня каждый сотрудник должен придерживаться определенных принципов самоменджмента. Рассмотрим примеры основных из них:

1. Заранее планировать действия(на день, неделю, месяц). Составлять четкие кратко- и долгосрочные планы, обозначать их на бумаге или в электронном виде. Разбивать крупные задачи на подзадачи. Оставлять время для форс-мажоров.
2. Формулировать конкретные цели, переходя от общего к частному. Разрабатывать систему ценностей, учитывать возможные ошибки. Думать о последствиях, мотивации персонала.
3. Фиксировать или визуализировать планы в специальных программах. Всегда делать резервное копирование, хранить данные в облачных хранилищах.
4. Расставлять приоритеты. Ранжировать дела по степени важности, выполнять сначала важные и срочные дела, только потом переходить к второстепенным. Планировать и осуществлять сложные, неприятные дела в часы личной пиковой производительности.
5. Фокусироваться на главном. Концентрировать внимание на масштабных целях, не отвлекаться на посторонние вещи, уметь говорить «нет», избегать незапланированных перерывов, пустой болтовни, просмотра социальных сетей, ТВ в рабочее время.
6. Анализировать опыт. Оставаться осознанным, наблюдать за изменениями, разбирать прежние ошибки. Делать выводы из проведенного анализа. Находить выход из сложных ситуаций и заранее предпринимать меры, чтобы они более не повторялись.
7. Планировать отдых. Улучшать личную результативность за счет восстановления ресурсов во время общения с близкими, приемов пищи и сна.

Умение следовать всем перечисленным принципам, особенностям и отличает эффективного менеджера от непродуктивного, теряющего время зря. Однако для выстраивания подобной системности необходимо прилагать значительные усилия, развивать навыки самоорганизации, постоянно находиться в тонусе, что умеет делать далеко не каждый управленец.

Методы планирования

Рассмотрим несколько популярных методик тайм-менеджмента, которые позволяют менеджерам из любых сфер бизнеса эффективно управлять рабочим временем, становиться более продуктивными и увеличивать значения фирмы, показатели труда.

1. SMART-подход

Уникальный метод, позволяющий описывать и ставить конкретные цели по четким принципам. Впервые был описан Джорджем Дораном в 1981 году. Имеет огромную популярность у людей, заинтересованных в личной и профессиональной продуктивности. Свое название получил благодаря основным принципам, лежащим в основе технологии:

• S (Specific) — конкретность: формулировать цели следует однозначно, не допуская вольностей;
• M (Measurable) — измеримость: понимать, каким образом и с помощью каких критериев можно измерить процесс достижения цели;
• A (Achievable) — достижимость: ставить реалистичные планки, без заоблачных ожиданий;
• R (Relevanr) — значимость: выбирать актуальные и своевременные цели, необходимые компании на данный момент;
• T (Time bond) — ограниченность по времени: указывать четкий дедлайн.

Кому подходит: менеджерам, работающим в проектном управлении, менеджменте, рекламной деятельности, на производстве. Но будет не слишком полезен людям с творческим складом ума, а также креативным должностям, профессиям.

2. Принцип Парето

Теория, выдвинутая в начале XX века экономистом и социологом Вильфредо Парето. Заключается в отражении зависимости результатов от прилагаемых к ним усилий. Правило Парето гласит о том, что всего 20% усилий дают 80% результата, тогда как остальные 80% усилий приносят в итоге всего лишь 20% конечного результата.

В соответствии с данной пропорцией, техника предлагает выделять в первую очередь время на приоритетные дела, которые дают больший процент результата, но при этом затрачивают наименьшее количество времени. Теория помогает определять нужные цели и верно расставлять приоритеты.

Кому подходит: менеджерам любой сферы бизнеса для профессиональных и личных достижений.

3. Закон Паркинсона

Всего существует несколько законов, сформулированных историком Сирилом Норткотом Паркинсоном. Но самым известным из них является первый, который гласит, что «Работа занимает время, отпущенное на нее». Принцип утверждает, что выполнение любой деятельности занимает именно столько времени, сколько на него тратится.

В связи с этим сотрудникам предлагается на протяжении нескольких дней отслеживать количество времени, уходящего на исполнение того или иного дела, после чего использовать данные, чтобы эффективно спланировать рабочий день.

Кому подходит: менеджерам любой сферы бизнеса.

4. Матрица Эйзенхауэра

Специальная система, созданная по методике 34-го президента США Дуайта Эйзенхауэра и позже популяризированная американским писателем Стивеном Кови. Заключается в распределении всех дел по четырем группам:

1. Важные и срочные.
2. Важные и несрочные.
3. Неважные и срочные.
4. Неважные и несрочные.

В первую очередь предлагается выполнение задач из первой группы, тогда как задачи из 3 группы следует делегировать, а из 4 — вовсе отменить или заменить.

Кому подходит: менеджерам, которым с трудом дается планирование рабочего времени.

5. Метод АБВГД

Популярный современный метод, предложенный бизнес-тренером Брайаном Трейси. Заключается в простом ранжировании дел по их значимости и быстром достижении результатов. Предлагает составление списка задач, а затем распределении их по степени значимости в алфавитном порядке. При этом главной цели присваивается буква А, менее значимой цели — Б, и т.д.

Кому подходит: менеджерам любой сферы бизнеса, вынужденным ежедневно решать огромное количество задач.

Ошибки при планировании

Тайм-менеджмент не прощает управленцам даже небольших оплошностей, совершенных пусть даже по уважительным причинам. Поэтому лучше заранее знать врага в лицо, чтобы понимать, где и в каком месте менеджер может допустить недочет или оступиться. Основными ошибками при планировании и проведении рабочего дня являются:

• неумение отказывать, говорить «нет»;
• стремление быть хорошим, полезным и стараться всем услужить;
• медлительность и рассеянность в целом;
• неумение или нежелание слушать собеседника;
• чрезмерная общительность;
• неумение оценить объем предстоящей работы, обозначить дату дедлайна;
• полный отказ от установления каких-либо сроков;
• привычка откладывать дела на потом или хвататься за все и сразу;
• отсутствие привычки вести записи, фиксировать планы и задачи.

Для эффективности работы, выполнения ежедневных дел и продуктивности дня нужно как можно меньше совершать данных ошибок.

Также главными врагами менеджеров называют две черты характера, мешающие своевременно выполнять задачи, правильно организовать день. К ним относятся прокрастинация(постоянное желание откладывать дела на потом, осуществлять выбор в пользу ненужных и неважных задач) и перфекционизм(вечная неудовлетворенность результатом, стремление переделать, довести дело до недостижимого идеала).

3 самых популярных приложения для планирования

Помимо лучших методик по тайм-менеджменту несомненную пользу сотрудникам предприятия зачастую приносят также специальные онлайн-сервисы для планирования времени и работы. Они называются таск-трекерами и успешно применяются как в крупных, так и небольших компаниях.

Мы составили небольшой обзор наиболее популярных, простых и удобных приложений, которыми менеджеры могут пользоваться как в индивидуальном порядке, так и совместно с коллегами.

1. ЛидерТаск

Удобный и современный инструмент для управления личным и профессиональным временем на любом этапе развития компании. Подходит для планирования задач, встреч, управления проектами и сотрудниками. Легкое введение в работу.

Ключевой функционал:

• задачи, подзадачи, чек-листы, графики, инструкции;
• делегирование проектов, поручений;
• визуализация с помощью канбан-досок, метки, цвета;
• ежедневник, расписание и календарь;
• статистика продуктивности команды;
• возможность прикрепления вложений любого формата;
• умные уведомления, напоминания, повторяющиеся задачи;
• сортировка и фильтрация информации;
• интеллектуальный поиск, история по задачам;
• синхронизация с разными устройствами;
• возможность работы в оффлайн-режиме.

Тарифы:

• бесплатный (для начинающих);
• премиум — от 217 рублей в месяц за пользователя (для профессионалов);
• бизнес — от 331 рублея в месяц за пользователя (для команд);

Предлагаются специальные условия для образовательных учреждений и НКО.

2. Todoist

Простой сервис с понятным интерфейсом. Работа осуществляется как индивидуально, так и в команде.

Основные функции:

• постановка задач, подзадач, настройка повторяющихся сроков выполнения;
• возможность делегирования поставленных задач, частей проектов;
• доски, метки, фильтры, темы;
• история активности;
• аналитика, архив выполненных задач;
• расстановка приоритетов, уведомления, напоминания;
• распознавание дат в текстах;
• мультиплатформенность;
• синхронизация с почтой, календарем, файлами.

Тарифы:

• бесплатный (для начинающих);
• PRO — от 229 рублей в месяц (для активных пользователей);
• бизнес — от 329 рублей в месяц за пользователя (для крупных компаний).

3. WEEEK

Таск-трекер с канбан-досками. Определяется недельным календарем, управлением задачами и гибкими уведомлениями. Помогает командам стать эффективнее.

Основной инструментарий:

• кастомизируемые канбан-доски с визуализацией;
• помодоро-таймер, дедлайны, тайм-трекер;
• календарь с контролем нагрузки на день, неделю, месяц;
• создание чек-листов, списков, задач и подзадач;
• расстановка приоритетов;
• умные уведомления;
• сортировка, фильтры, поиск;
• гибкие настройки, темы, горячие клавиши;
• интеграция со сторонними сервисами;
• возможность прикрепления файлов.

Тарифы:

• personal — бесплатный тариф;
• team — бесплатный тариф;
• personal premium — от 190 рублей в месяц за пользователя;
• team premium — от 590 рублей в месяц за пользователя;
• team business — от 690 рублей в месяц за пользователя.

—

Подобрать удобный таск-менеджер для планирования и организации работы менеджера довольно просто, ведь для тестирования сервисов у данных программ имеются бесплатные периоды и ограниченные по функционалу версии. Они помогают оценить плюсы и минусы планировщиков, подумать и выбрать наиболее подходящий способ повышения результативности. Поэтому смело скачивайте данные разработки, пробуйте и экспериментируйте.

Удачи в планировании времени и продуктивного вам дня!

Неудачное планирование проекта может привести к провалу еще до начала работы над ним. Но вы сможете избежать бесконтрольного расширения его объемов и раздувания бюджета и достигнете намеченных целей. Однако сесть и распланировать весь проект не так просто, как кажется. Как предугадать, сколько времени займет выполнение задач? Как превратить ожидания заинтересованных сторон в конкретные результаты работы? А вдруг что-нибудь пойдет не так? Как составить идеальный план управления проектами?

Мы собрали советы от пяти опытных специалистов, которые точно знают, что нужно для создания успешного плана проекта. 

Главные составляющие плана управления проектом

Что нужно включить в план управления проектом? По мнению Элизабет Харрин, известного блоггера, пишущего об управлении проектами, тщательно проработанный план проекта включает следующие элементы:

Wrike — система планирования управления проектами, которой пользуются 14000 компаний во всем мире. Попробуйте, чтобы улучшить планирование!

Научитесь: Профессия Менеджер проектов
Узнать больше

Планы проектов необходимы для грамотной организации и выполнения всех связанных с проектом действий. Хороший план проекта помогает начать работу со всеми необходимыми элементами под рукой: от целей и бюджетов до вех и планов обмена информацией. С помощью плана работ вы сэкономите время (избежав ненужной головной боли) и обеспечите успешность своего проекта.

Что такое план проекта?

План проекта, также называемый планом работ, представляет собой своего рода схему ключевых элементов, которые необходимо реализовать, чтобы коллектив успешно достиг целей проекта. План проекта должен содержать информацию о графике проекта, объёме работ, сроках их выполнения и ожидаемых результатах. Кроме того, он должен быть создан на платформе, доступной всей команде. Создав план проекта в системе управления работой, вы сможете централизованно планировать и контролировать работу, а также вести отчётность по ней.

Бесплатный шаблон кросс-функционального проекта

Если вы все ещё не понимаете, что такое план проекта, ниже приводятся его отличия от других элементов проекта:

План проекта и план работ

План проекта и план работ — это одно и то же. Разные группы и отделы могут отдавать предпочтение тому или иному термину, но оба они в конечном счёте описывают одно и то же понятие: общий перечень действий, которые необходимо предпринять, чтобы достичь целей проекта.

План проекта и устав проекта

 — это инструмент, который можно использовать для получения согласования от ключевых заинтересованных сторон перед началом проекта. Поэтому устав проекта создаётся до начала работы над планом проекта. Устав проекта — это упрощённая версия плана проекта, в которой указываются только цели, объём и обязанности в рамках проекта. После согласования устава проекта можно приступить к созданию его плана с более детальной прорисовкой ключевых элементов.

Читать о трёх элементах, необходимых каждому уставу проекта

План проекта и объём проекта

Объём проекта определяет его размер и границы. Это часть плана проекта, поэтому необходимо определить объём проекта и поделиться им со всеми заинтересованными сторонами. В случае обнаружения расползания границ проекта, можно будет уточнить объём, заранее определённый в плане проекта, и вернуться в предусмотренные рамки.

Чтобы ваш стратегический план был полным, в него необходимо включить график проекта, но для плана работ требуется не только это. Также нужно указать и другие ключевые элементы, такие как заинтересованные стороны, цели и вехи.

Читать краткое руководство по определению объёма проекта за 8 действий

План проекта и agile-проект

Управление проектами методом Agile — это основа, позволяющая разбить работу коллектива на типовые компоненты. Принципы Agile часто используются в сочетании со Scrum- и спринт-методологиями. Как и в случае любого другого проекта, командам, работающим по системе Agile, не помешает составить план проекта до начала работ.

Читать об Asana для Agile и Scrum

Почему планы проекта так важны?

Планы проекта закладывают основу для всего проекта. Без него у вас не будет первого критически важного этапа в общем процессе управления проектами. Чётко прописанный план управления проектом служит ориентиром для всех заинтересованных сторон и обеспечивает ясность их функций в проекте. По нему можно судить о наличии всех необходимых ресурсов до начала реализации проекта.

Кроме того, план проекта позволяет вам как лицу, ответственному за его реализацию, прогнозировать возможные проблемы ещё на этапе планирования. Таким образом вы сможете обеспечить реализуемость проекта и при необходимости скорректировать его курс. Согласно исследованию, проведённому Институтом управления проектами, существует тесная взаимосвязь между планированием проекта и успешностью его реализации: чем более чётко проработан план, тем лучше конечный результат. То есть качество планирования определяет эффективность и результативность проекта.

Семь шагов по составлению плана проекта, который будет вести вас правильным курсом

Для того чтобы составить чёткий план управления проектом, необходимо обеспечить контроль всех подвижных частей проекта. Какой бы проект вы ни планировали, у каждого плана работ должны быть следующие элементы:

• Цели и задачи проекта

• Показатели успеха

• Заинтересованные стороны и их функции

• Объём и бюджет

• Вехи и ожидаемые результаты

• Хронология и график

• План обмена информацией

Не знаете, что означает или как должен выглядеть каждый из перечисленных элементов? Давайте рассмотрим их подробнее.

Шаг 1. Определение целей и задач

Раз вы работаете над планом проекта, для этого должна быть какая-то причина. Скорее всего, перед вами, вашим коллективом или компанией поставлена некая конечная цель. Но как узнать, достигнута ли эта цель, если у вас нет возможности оценить успех?

Для любого плана проекта должен быть чётко обозначен желаемый конечный результат. Определение целей не только служит обоснованием для плана проекта, но также обеспечивает единое понимание ситуации и позволяет сосредоточиться на получении желаемого результата. Кроме того, исследования показывают, что сотрудники, понимающие, как их работа способствует достижению целей компании вдвое более мотивированы по сравнению с остальными. При этом лишь 26% сотрудников имеют такое понимание. Это объясняется тем, что в большинстве случаев цели ставятся в отрыве от реальной работы. Определив цели в плане работ, вы сможете грамотно организовать работу, выполняемую вашим коллективом, с привязкой к целям проекта, которых вы намерены достичь.

В чём разница между целями и задачами проекта?

В общем случае цели проекта стоят выше, чем задачи проекта. Составив список целей проекта, определите, что должно произойти после его успешной реализации, и в какой степени проект соответствует бизнес-задачам. С другой стороны, задачи проекта формулируются для того, чтобы сосредоточить усилия на конкретных результатах, которые вы ожидаете получить по завершении проекта.

В плане проекта задаётся направление, в котором будет продвигаться ваш коллектив на пути к поставленным целям, решая те или иные задачи проекта. Если прописать свои цели непосредственно в документации по планированию, путеводная звезда вашего проекта всегда будет перед вами. Определяя объём и график работ по проекту, обязательно сверяйтесь со своими целями, чтобы выполнение работы способствовало решению главных задач.

Читать статью «Как создать эффективную цель проекта (с примерами)»

Шаг 2. Определение показателей успешности

Определив цели, позаботьтесь о том, чтобы можно было измерить успешность их достижения, установив соответствующие ключевые показатели. Поставленная цель отражает намеченный результат. При этом вам нужен некий ориентир для оценки успешности достижения этого результата. Лучший способ сделать это — установить цели по методу SMART. Формулирование целей по методу SMART обеспечивает чёткость и измеримость показателей успешности, с помощью которых в конце проекта можно будет легко определить, в какой степени эти цели были достигнуты.

Например, целью мероприятия может быть проведение ежегодной трёхдневной конференции для специалистов в области SEO 22 июня. Показателем успешности достижения этой цели может быть участие в конференции не менее 1000 человек. Это чёткий и измеримый показатель.

Шаг 3. Определение заинтересованных сторон и их функций в проекте

Реализация проекта обычно подразумевает привлечение различных участников для выполнения тех или иных работ. Пропишите в плане управления проектом, какие специалисты будут участвовать в проекте, и какую функцию будет выполнять каждый из них. Это поможет определить, кто за какую задачу отвечает (об этом мы скоро поговорим), и даст заинтересованным сторонам понять, как вы видите их участие в проекте.

В рамках этого процесса определите те или иные функции и обязанности, которые могут выполнять заинтересованные стороны. Например, кто непосредственно отвечает за успешность проекта? Планируется ли привлекать каких-либо специалистов, которые будут согласовывать окончательные варианты? Какие смежные заинтересованные стороны будут предусмотрены в плане проекта? Есть ли какие-либо факторы риска с точки зрения управления, которые необходимо учесть?

При этом можно использовать такую систему, как матрица RACI, помогающую определить, кто управляет проектом, кто будет согласовывать решения, кто будет участвовать в проекте и кого нужно будет информировать о ходе работ по нему.

Затем, определив все заинтересованные стороны и их функции, позаботьтесь о том, чтобы эта информация была задокументирована в плане проекта. По завершении работы над планом он станет единым источником достоверных сведений для всех участников.

Читать о девяти стратегиях для успешного управления несколькими проектами

Шаг 4. Определение бюджета

Реализация проектов обычно стоит денег. Независимо от того, привлекаются ли фрилансеры для написания контента или поставщик услуг питания для проведения мероприятия, вам наверняка придётся потратить определённое количество денег.

Поскольку вы уже определили цели и заинтересованные стороны в плане проекта, эту информацию можно использовать для составления бюджета. Например, если этот проект предполагает участие нескольких подразделений, будут ли затраты по проекту разделяться между ними? Если у вас есть определённый показатель успешности, такой как количество участников мероприятия или количество новых пользователей, способен ли предполагаемый бюджет обеспечить достижение этого показателя?

Составив бюджет на этапе планирования проекта (и до начала расходования средств), вы обеспечите себе его согласование, после чего сможете принимать взвешенные и экономически обоснованные решения в ходе реализации проекта. При этом вам будет проще правильно распределить бюджет, поскольку в вашем плане проекта уже будут определены цели и заинтересованные стороны. Планирование поможет вам определить стоимость различных частей проекта и позволит исключить неопределённость на этот счёт.

Шаг 5. Определение вех и ожидаемых результатов

Важной частью планирования проекта является определение вех, или достижений, выражающихся в решении тех или иных конкретных задач. У вех нет дат начала и завершения, но их достижение представляет собой важное событие в ходе реализации проекта. Они используются для измерения прогресса. Например, давайте предположим, что вы работаете над созданием нового продукта для своей компании. Обозначив завершение работы над опытным образцом в качестве вехи в хронологии проекта, вы сможете оценить достигнутый вами прогресс.

С другой стороны, ожидаемый результат проекта — это то, что получается после достижения вехи. В нашем примере с разработкой продукта мы достигаем вехи, когда создаём ожидаемый результат, то есть опытный образец продукта. Воспользовавшись нашим бесплатным шаблоном плана проекта, вы сможете с лёгкостью организовать проект в части ожидаемых результатов и вех. Таким образом, все сотрудники будут иметь чёткое представление о работе, выполняемой в рамках проекта, и вехах, к достижению которых будет стремиться ваш коллектив.

Читать о том, как устанавливать вехи проекта, достигать их и выражать за это признательность

Шаг 6. Составление хронологии и графика

Для достижения целей проекта вам и всем заинтересованным сторонам необходима чёткая общая хронология и график работ по проекту. Привязка по срокам поможет вам лучше расставить приоритеты во время стратегического планирования.

Не у всех проектов есть чётко обозначенная хронология. Если вы работаете над крупным проектом с неопределёнными сроками, вместо составления полной хронологии проекта можно создать дорожную карту проекта. Это позволит чётко определить порядок действий по различным задачам без необходимости устанавливать точные сроки.

Определившись с обязанностями на общем уровне, можно сосредоточиться на деталях. Используя шаблон плана работ, разбейте проект на задачи, не упустив при этом ни одной части процесса. Крупные задачи можно даже разбить на более мелкие подзадачи, чтобы сделать их более управляемыми.

Затем установите сроки начала и завершения каждой задачи и подзадачи. После этого вы увидите, как все элементы выстраиваются в единую хронологию проекта. Обязательно добавьте заинтересованные стороны, определив, кто что делает и в какие сроки.

Читать о том, как создать хронологию проекта, выполнив 7 простых действий

Шаг 7. Составление плана обмена информацией

Как известно, в большинстве проектов участвуют несколько заинтересованных сторон. Это означает, что стили взаимодействия между ними будут отличаться. У вас есть возможность заранее определить свои ожидания по конкретному проекту в его плане. План обмена информацией необходим, чтобы все участники понимали, что происходит, как продвигается работа над проектом и что будет дальше. И в случае возникновения каких-либо преград у вас уже будет чёткая система взаимодействия.

При составлении плана обмена информацией следует ответить на следующие вопросы:

• Сколько совещаний по проекту вам нужно будет провести? Каковы их цели?

• Как вы планируете организовать актуализацию состояния проекта? Где вы будете размещать обновления статуса?

• Какой инструмент вы будете использовать для управления проектом, обмена информацией о ходе работ и публикации обновлений?

Как и в случае с другими элементами плана проекта, необходимо проконтролировать, чтобы план обмена информацией можно было легко отыскать в вашем плане проекта. Заинтересованные стороны и участники из различных подразделений должны иметь возможность легко находить необходимые указания на этапах планирования и реализации проекта.

Читать о том, почему чёткий план обмена информацией важнее, чем кажется

Примеры планов проектов

Для того чтобы вам было проще понять, как должен выглядеть план управления проектом, ниже приводятся два примера планов проектов по маркетингу и разработке дизайна, на которые вы сможете ориентироваться при планировании собственного проекта.

Пример плана проекта: ежегодный контент-календарь

Предположим, вы отвечаете за контент в своей организации, и ваша задача заключается в создании контент-календаря по всем маркетинговым материалам, которые будут публиковаться в следующем году. Как вы уже знаете, сначала необходимо создать план работ. Вот как это может выглядеть:

Цели и показатели успешности

Вы решаете, что результатом создания и реализации контент-календаря должно быть повышение уровня вовлечённости на 10%. Показателями успешности достижения этой цели в данном случае является частота открытия и переходов по ссылкам в электронных письмах, количество пользователей соцсетей, отслеживающих вашу компанию, а также рейтинг элементов вашего контента в поисковых системах.

Функции заинтересованных сторон и каждого сотрудника

В этом проекте примут участие пять человек.

• Вы, ответственный за контент: разрабатываете и ведёте календарь

• Борис и Яков, писатели: готовят тексты по каждому элементу контента

• Никита, редактор: выполняет редакторскую работу и обеспечивает обратную связь по контенту

• Полина, издатель: обеспечивает публикацию контента после его написания и редактирования

Бюджет

Ваш бюджет по плану проекта и стоимость контента на весь год составляет 50 000 долл. США.

Вехи и ожидаемые результаты

Ваша первая веха — подготовка контент-календаря с отображением всех тем за год. Ожидаемым результатом в данном случае является версия календаря, готовая к передаче заинтересованным сторонам. Веху и ожидаемый результат необходимо чётко обозначить в графике проекта.

Хронология и график

Вы решили, что график в плане проекта вашего контент-календаря будет выглядеть следующим образом:

• С 15 октября по 1 ноября. Стадия исследований с целью поиска идей по темам контента

• Со 2 по 30 ноября. Определение тем, о которых вы будете писать

• С 1 декабря по 1 января. Составление календаря

• С 1 января по 31 декабря. Борис и Яков напишут контент, а его редактированием будет заниматься Никита (в течение всего года)

• С 16 января по 31 декабря. Полина начнёт регулярно публиковать контент и будет делать это в течение всего года

План обмена информацией

Вашим планом обмена информацией будет предусмотрено организационное совещание, а затем — ежемесячные совещания по актуализации информации. Еженедельные обновления статуса будут рассылаться по пятницам во второй половине дня. Весь обмен информацией по проекту будет осуществляться с помощью инструмента управления проектами.

Бесплатный шаблон редакционного календаря

Пример плана проекта: разработка нового дизайна веб-сайта

В этом примере будет разрабатываться новый дизайн для вашего веб-сайта (фактически это скорее будет его полная переработка). Для этого проекта понадобится детальный план, учитывая масштаб и объём ожиданий со стороны различных заинтересованных лиц. Вот как может выглядеть план вашего проекта:

Цели и показатели успешности

Общая цель вашего плана работ заключается в увеличении количества продаж через веб-сайт компании на 15% к концу года. Показателями успеха в данном случае будет количество ежедневных посетителей, оформляющих подписку на бесплатный пробный период, и количество реальных продаж после пробного периода.

Функции заинтересованных сторон и каждого сотрудника

• Вы, руководитель проекта: составляете план проекта и управляете его реализацией

• Софья, ответственная за исследования пользовательского поведения: проводит исследования и собирает аналитическую информацию по ним

• Яков и Жанна, дизайнеры: разрабатывают новые варианты дизайна веб-сайта

• Светлана, ответственная за контент: пишет текст и контент для новых компонентов и веб-страниц

• Катерина, веб-разработчик: обеспечивает работу нового веб-сайта

• Роберт, ведущий веб-разработчик: отвечает за исполнение и запуск нового веб-сайта

• Амалия, глава отдела маркетинга: обеспечивает обратную связь и согласования по проекту

Бюджет

Бюджет разработки нового дизайна веб-сайта составляет 30 000 долл. США.

Вехи и ожидаемые результаты

Первая веха достигается при завершении стадии исследований, когда Софья отправит отчёт с рекомендациями о том, как двигаться дальше с точки зрения дизайна и контента (ожидаемый результат).

Хронология и график

• С марта по май. Софья проводит исследования, необходимые для разработки нового дизайна веб-сайта.

• С мая по июль. Яков и Светлана одновременно работают над созданием дизайна и контента.

• Начало августа. Катерина запускает новый веб-сайт с дизайном Якова и контентом Светланы.

План обмена информацией

Что касается плана обмена информацией, то для централизованного хранения задач, сообщений и ресурсов будет использоваться инструмент управления проектами, который позволит всем заинтересованным сторонам легко находить все эти материалы. Перед началом работ пройдёт организационное совещание, а затем будут проводиться регулярные совещания по достижении каждой вехи. Обмен всей прочей информацией, включая обновления статуса и поступающие запросы на выполнение работ, также будет вестись в инструменте управления проектами.

Бесплатный шаблон для процесса работ по веб-дизайну

Полный цикл управления планами проектов в компании ClassPass

Керри Хоффман, старший менеджер проектов по маркетинговым операциям компании ClassPass, курирует все маркетинговые проекты, реализуемые специалистами по творчеству, росту и контенту. Ниже приводятся три главные стратегии управления планами проектов:

• Заблаговременное определение заинтересованных сторон. Каким бы ни был масштаб проекта, крайне важно знать заинтересованные стороны и их функции в проекте, чтобы на каждой его стадии привлекать нужных людей. Кроме того, это позволяет обеспечить чёткое понимание сотрудниками процесса проверки и согласования результатов ещё до начала работ.

• Согласование способа обмена информацией о проекте. Определите, где и когда должен осуществляться обмен информацией по вашему проекту, чтобы все ключевые сведения всегда была в нужном месте, а сотрудники всегда были в курсе происходящего.

• Адаптация и принятие стилей работы других людей. Проекты не всегда идут по плану, но, применив правильное управление интеграциями, вы сможете без проблем реализовать любой проект. Кроме того, следует узнать, как удобнее работать участникам проекта и учесть их предпочтения при составлении плана. Это поможет обеспечить слаженность работы, когда вы приступите к исполнению.

Читать о лучших методах творческого производства от Керри Хоффмана из ClassPass

Составьте свой следующий план проекта как профессионал

Поздравляем! Вы официально стали профессионалом по планированию работ. Выполнив несколько действий, уделив некоторое количество времени и проявив изрядную организованность, вы смогли составить план проекта.

В дальнейшем вы сможете вести свою команду правильным курсом и оперативно решать возникающие проблемы. С помощью такого инструмента управления проектами, как Asana можно с уверенностью проработать все стадии плана проекта.

Бесплатный шаблон кросс-функционального проекта