Как составить журнал операции подотчетные лица

Немного теории: формы бухгалтерского учета

Журналы — один из видов бухгалтерских регистров. Журнально-ордерная система учета — это один из видов организации учетной работы бухгалтерии. Напомним, что существует три вида организации бухгалтерской работы, три формы бухучета:

1. Простая форма учета, применяется СМП.
2. Журнально-ордерная форма учета.
3. Мемориально-ордерная система учета.

Простая форма учета предназначена для малых предприятий, число операций которых не превышает, как правило, 30 в месяц и не несет больших материальных затрат (п. 22 ст. 4.1 приказа Минфина от 21.12.1998 № 64н, далее — приказ № 64н). В этом случае основной формой учета является Книга учета операций хозяйственной деятельности. Кроме этого ведутся следующие регистры:

• книга расчетов по заработной плате и по НДФЛ;
• ведомость учета зарплаты (по форме № В-8);
• книга по форме № К-1 для учета операций с имуществом.

Напомним, что кроме простой формы бухучета, согласно п. 8 ст. 3.1 Рекомендаций для СМП «Института профессиональных бухгалтеров и аудиторов России» от 25.04.2013 № 4/13 (далее по тексту — протокол ИПБ РФ № 4/13), малые предприятия имеют право использовать такие виды организации учетной работы, как:

• полная форма учета,
• сокращенная форма учета.

Подробнее о том, как организовать бухучет упрощенцам, рекомендуем ознакомиться в статье «Порядок ведения бухгалтерского учета при УСН».

Мемориально-ордерная форма учета схематично представлена на рис. 1. Как видно, основу этой формы бухучета составляют ведомости и карточки аналитического учета, главная книга, в которой сводятся данные синтетического учета, журналы регистрации операций. Эта форма учета проще для понимания, но сложнее в формировании сводных данных — формирование мемориальных ордеров для каждой операции (вручную) занимает довольно много времени. Такая форма учета имела широкое применение на предприятиях Советского Союза. Сегодня многие программные платформы для ведения бухучета строятся на базе мемориально-ордерной системы учета.

Рисунок 1. Схема организации мемориально-ордерной формы учета

Подробнее о правилах работы с регистрами бухучета можно узнать из статьи Учетные регистры бухгалтерского учета (формы, образцы).

Журнально-ордерная форма учета — это хронологическая регистрация хозяйственных операций в журналах-ордерах. Формируются по каждому месяцу на основании данных первичных документов или накопительных ведомостей. При журнально-ордерной системе учета регистрация операции производится по кредиту счета с одновременным отображением дебета счета-корреспондента. На рис. 2 приведена схема организации учета при журнально-ордерной форме.

Рисунок 2. Схема организации учета при журнально-ордерной форме

Унать подробнее, что такое журнально-ордерная форма бухгалтерского учета, вам помогут разъяснения от экспертов КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к правовой системе и переходите в Готовое решение.

Журнал по учету операций расчетов с подотчетными лицами

Журнал по учету операций расчетов с подотчетными лицами является одним из регистров бухучета при журнально-ордерной системе учета. Номер этого журнала в учете может быть 3, 7 или 6. Это зависит от того:

• относится ли предприятие:
  • к бюджетным (журнал № 3 для бюджетных организаций),
  • не бюджетным (журнал № 3, 6 или 7);
• какая система бухучета применяется:
  • упрощенная (журнал № 3 для СМП на упрощенной системе учета — письмо Минфина СССР от 06.06.1960 № 176, далее Письмо № 176),
  • полная (журнал № 7);
• к какой сфере деятельности относится (например, для аптечных предприятий используется журнал № 6 — приказ Минздрава СССР от 31.03.1987 № 468).

Для коммерческих структур, использующих полную форму бухгалтерского учета, установлен перечень регистров, в котором журнал расчетов с подотчетными лицами значится под номером 7 (Приложение № 2 к письму Минфина от 24.07.1992 № 59, далее — письмо № 59). Данная форма журнала № 7 рекомендована к применению в строительстве, на промышленных предприятиях, в науке, в организациях сферы снабжения и сбыта.

Для предприятий, относимых к числу СМП, перечень регистров, которые они могут использовать при упрощенной системе бухучета, установлен Письмом № 176. Этим же документом установлен номер журнала, в котором отражаются операции по расчетам с подотчетными лицами.

Перечень журналов для бюджетных организаций установлен приказом Минфина от 30.03.2015 № 52н (далее — приказ № 52н) и приказом Казначейства РФ от 08.02.2005 № 165 (далее — приказ № 165). Журнал для расчетов с подотчетными лицами в этих документах указан под номером 3.

Журнал № 3 для СМП

В приложении № 2 Письма № 176 установлено, что в журнале № 3 отражаются операции по кредиту счетов: 60, 71, 76 (61, 67, 73, 76) и 77 (77, 79). Накопление информации, переносимой в журнал, производится в соответствующих ведомостях.

Сведения о расчетах с подотчетными лицами первоначально накапливаются в ведомости № 2. Это годовая ведомость. Здесь производится аналитический учет расчетов с разными дебиторами и кредиторами (включая подотчетников), за исключением расчетов по счету 60 (для этого счета создается отдельно ведомость № 1).

СПРАВКА: если предприятие относится к числу СМП, то оно может и не использовать журнально-ордерную форму учета. В этом случае необходимо руководствоваться положениями приказа № 64н и протокола ИПБ РФ №4/13.

Первичными документами для оформления записей в ведомости № 2 и последующего переноса в журнал № 3 при расчетах с подотчетными лицами являются:

1. Расходный кассовый ордер или платежное поручение (выдача или перечисление денег в подотчет), оформленные на основании заявления подотчетного лица. Заявление должно быть согласовано и утверждено руководством.
2. Авансовый отчет.
3. Первичные документы, подтверждающие факт целевого расхода денежных средств подотчетником.
4. Приходный ордер — в случае возврата части аванса (или полной его суммы) подотчетным лицом.
5. Расходный ордер — в случае необходимости доплаты подотчетнику, если сумма целевого расхода оказалась выше аванса.

В соответствии с целевым назначением использования выданных средств в журнале № 3 кредит 71-го счета может корреспондировать с дебетом счетов: 08, 10, 20 (23, 25, 26), 70 и др.

Такой важный аспект расчетов, как наличие у подотчетного лица задолженности по подотчетным суммам, можно увидеть только в ведомости № 2, где выводится сальдо расчетов по каждому выданному авансу и по каждому подотчетнику.

ВНИМАНИЕ! С 30.11.2020 правила оформления подотчета упростили. Теперь в заявлении на выдачу денег под отчет не обязательно указывать сумму аванса и срок, на который выдают подотчетные суммы. Срок организация устанавливает самостоятельно. 

Подробнее о правилах работы с подотчетными суммами можно узнать из статьи: «Порядок выдачи денег в подотчет из кассы».

Журнал № 3 для учета расчетов с подотчетниками в бюджетных организациях

В Приложении № 3 к приказу № 52н и к приказу № 165 установлено, что № 3 соответствует журналу операций расчетов с подотчетными лицами. Несмотря на совпадение основных правил работы с подотчетными суммами в коммерческих и бюджетных предприятиях, существуют все же некоторые различия. 

Если для вас этот аспект учета представляет особенный интерес, рекомендуем обратиться к статье «Расчеты с подотчетными лицами в бюджетных учреждениях».

Журнал операций в бюджетных организациях выполняет ту же функцию, что и в общей системе бухгалтерского учета — здесь аккумулируются обороты по счету расчетов с подотчетными лицами в корреспонденции с дебетом счетов, куда производится списание суммы выданного аванса.

Счет кредита, на котором отражаются расчеты с подотчетниками в организациях бюджетной сферы, — 1 208 00 000. Кодами КОСГУ установлена классификация расходов, на основании которой производится формирование 22-го и 23-го разряда чисел в номере счета.

Так, например, суммы, выданные в подотчет на оплату транспортных расходов, отражаются на счете 1 208 22 000 (по КОСГУ код 222).  Выдача денег для оплаты покупки ТМЦ отражается по счету 1 208 34 000 (код КОСГУ 340). Приказ Минфина России от 01.07.2013 № 65н (далее — приказ № 65н) — основной документ, которым пользуются для определения кода расходов или доходов в бюджетных организациях.

Зачем вести журнал № 3

Если для бюджетных организаций такой вопрос не стоит (ведение журнала № 3 предписывается нормативными документами и является обязательным), то предприятия коммерческой структуры могут задаться таким вопросом.

Насколько строго нормируется применение того или иного регистра бухучета в коммерческой сфере? Предприятие самостоятельно выбирает не только форму бухгалтерского учета. При выборе формы бухучета предприятие самостоятельно определяет, какие именно регистры оно будет формировать. Выбор этот делается исходя из принципа целесообразности. При этом необходимо обеспечить достоверность, своевременность и точность бухгалтерской информации, формируемой в регистрах бухучета.

Если у предприятия активно используется 71-й счет, то можно для отражения расчетов с подотчетными лицами использовать отдельный журнал. Если выдачи денег в подотчет нет или таких операций немного, и при этом предприятие имеет право вести упрощенный бухучет, то можно не использовать специальный регистр. Нумерация журналов тоже может отличаться от рекомендуемой.

Эти решения должны найти свое отражение в учетной политике предприятия. Напомним, что формы учетных документов организации вправе разрабатывать самостоятельно (информация Минфина РФ от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012). 

ВАЖНО! С 01.01.2022 обязательно применение нового ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете». Стандарт обязателен для всех, кроме организаций бюджетной сферы. Первичные документы должны оформляться в соответствии с новым стандартом. Подробно о ФСБУ 27/2021 мы писали в статье. Положение о том, что хранить документы требуется исключительно в РФ, вступает в силу с 01.01.2024. Подробнее об этом мы писали в статье.  

Итоги

Журналы — часть системы бухгалтерского учета при ведении его по журнально-ордерной форме. Операции по расчету с подотчетными лицами относятся к наиболее контролируемым со стороны проверяющих органов. Поэтому они требуют особо внимательного оформления.

Бюджетники для отражения операций по расчетам с подотчетниками используют журнал операций № 3. Принцип учета остается похожим на принцип формирования журналов-ордеров при учете в организациях, не имеющих отношения к бюджету. Суммы кредита счета расчетов с подотчетными лицами корреспондируют с дебетом счетов, куда суммы списываются.

Журнал № 3  используется и малыми предприятиями. Но в данном случае этот журнал носит комплексный характер, и в некоторых источниках его называют «Расчеты». Предприятия, относящиеся к СМП и выбравшие журнально-ордерную систему бухучета, могут использовать журнал № 3 для отражения расчетов не только по счету № 71, но и по счетам 60, 61, 67, 76, 73, 76, 77, 79. 

Приказ Минфина России от 30.03.2015 N 52н
(ред. от 15.06.2020)
«Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению»
(Зарегистрировано в Минюсте России 02.06.2015 N 37519)

Вы можете заказать документ на e-mail

Расчеты с подотчетными лицами в 1С:ERP

Рассмотрим Расчеты с подотчетными лицами в двух разрезах: выдача денежных средств и приемка авансовых отчетов.

Какими документами можно оформить выдачу денежных средств подотчетнику

Выдача денежных средств оформляется либо расходным кассовым ордером (РКО), либо списанием безналичных денежных средств. В обоих документах по выдаче денежных средств есть операция специального вида:

1. В Расходном кассовом ордере (Казначейство / Касса / Расходные кассовые ордера) — операция Выдача подотчетнику.

В РКО указываем подотчетное лицо, сумму и кассу выдачи, срок подотчета.

2. В безналичных платежах (Казначейство / Банк / Безналичные платежи) — операция Выдача подотчетнику.

В Списании безналичных денежных средств по операции Выдача подотчетнику также указываем подотчетное лицо, сумму перечисления, расчетный счет организации, с которого будет произведено списание денежных средств, и расчетный счет подотчетника для получения средств.

На вкладке Расшифровка платежа как в РКО, так и в безналичном списании заполняем статью ДДС.

Также в обоих документах есть реквизит для установки срока подотчета: на вкладке Основное в поле Отчитаться выбираем период времени, по истечении которого хотим получить отчет, и система автоматически заполнит граничную дату для подотчета.

В каком рабочем месте можно проверить не закрытые отчетами расчеты с подотчетными лицами

В разделе Казначейство в блоке Подотчетники есть рабочее место Авансовые отчеты к оформлению.

В рабочем месте можно вести оперативный контроль денежных средств, выданных подотчетному лицу, но не закрытых отчетами, а также закупок, произведенных подотчетным лицом, но не закрытых оплатой. Чтобы отчитаться за вышеуказанные операции нажимаем по кнопке Оформить авансовый отчет или Оформить платеж соответственно.

В журнале отражаются данные по подотчетному лицу, есть ли сумма аванса или закупки, просрочен ли отчет, если ли перерасход.

Какими документами можно принимать отчеты от подотчетника

В разделе Казначейство в блоке Подотчетники есть рабочее место Авансовые отчеты.

В рабочем месте Авансовые отчеты показаны все документы, которыми оформляются все отчеты с подотчетниками: авансовый отчет, поступление денежных документов, приобретение товаров и услуг.

В документе Авансовый отчет можем отразить операции по закупке, расходам и оплате поставщику.

Приобретение товаров и услуг в рабочем месте Авансовые отчеты — это обычное оформление приобретения, но с видом хозяйственной операции Закупка через подотчетное лицо.

Поступление денежных документов в рабочем месте Авансовые отчеты существует для целей оприходования денежных документов через подотчетника.

Как оформить выдачу денежных средств подотчетнику через расходный кассовый ордер

Для оформления выдачи подотчетнику заходим в Казначейство — Касса — Расходные кассовые ордера и создаем новый РКО с видом операции Выдача подотчетнику.

В РКО на вкладке Основное заполняем дату выдачи, операцию (Выдача подотчетнику), кассу выдачи, ФИО подотчетного лица (из справочника физ. лиц), подразделение, сумму и в какой срок необходимо отчитаться.

Далее на вкладке Расшифровка платежа заполняем статью ДДС и заявку на расход ДС (в случае, если ведется учет выдачи денежных средств по заявкам).

Проводим расходный кассовый ордер и формируем проводки регламентированного учета.

Т.к. выдача подотчетнику в нашем примере оформлена в валюте рубли, то сформирован счет по дебету 71.01 (Расчеты с подотчетными лицами).

Аналогично подразделение по дебету заполнено данными из РКО.

Счет и Подразделение по кредиту заполнены из справочника Кассы.

После проведения наш РКО появился в рабочем месте Авансовые отчеты к оформлению, где выданная сумма денежных средств отражена в графе Аванс, и что за выданный аванс следует отчитаться.

Т.к. дата, заполненная в РКО в реквизите «Отчитаться» превышает текущую дату, то в рабочем месте система подсказывает и указывает сумму красным цветом в графе Просрочен отчет.

Как оформить авансовый отчет

В системе есть отчет Контроль денежных средств у подотчетных лиц, в который заходим из рабочего места Авансовые отчеты по одноименной гиперссылке.

Как видим, в отчете по нашему подотчетнику из примера выданная сумма зафиксирована в графе Выдано авансов, Незавершенные операции на конец периода и наличие просрочки по отчету. Также зафиксировано состояние операции как «не завершена» и показаны рекомендации, что делать по этому подотчетному лицу.

Оформить отчет по выданным средствам можно несколькими вариантами.

1. В рабочем месте Авансовые отчеты к оформлению становимся на строку с данными по подотчетнику, по которому требуется создание авансового отчета и нажимаем на Оформить авансовый отчет.

Система создает предзаполненный документ Авансовый отчет.

2. В рабочем месте Авансовые отчеты.

В документе Авансовый отчет можем отразить операции по трем типам операций:

• закупки — для выбора уже созданных или создания новых и отражения в табличной части документов по закупке товарно-материальных ценностей подотчетным лицом (Приобретения товаров и услуг), документа Приобретение денежных документов и документы по бронированию электронных билетов;
• расходы по командировкам (питание, проживание, проезд и т.п.);
• оплата поставщику — для отражения факта оплаты подотчетным лицом поставщику по ранее оказанным услугам или поставленным товарам.

Как оформить закупку у поставщика для целей подотчета

Закупку товарно-материальных ценностей подотчетным лицом можем оформить документом Приобретение товаров и услуг 3 способами:

• из рабочего места Авансовые отчеты (рис. 10);
• из документа Авансовый отчет (рис. 20);
• из раздела Закупки — Документы закупки (все) создаем документ Приобретение товаров и услуг с видом Закупка через подотчетное лицо.

От обычной закупки данный документ будет отличаться тем, что в поле хоз. операции будет отражена операция Закупка через подотчетное лицо.

В документе заполняем поля: подотчетное лицо, склад, номенклатуру, количество цену, подразделение.

Проводим документ и отражаем проводки регл.учета.

Смотрим, что счет по дебету 10.05 заполнен из групп настроек финансвого учета номенклатуры: для номенклатуры «Аккумулятор» настроена группа фин. учета «Запасные части», для которой установлен счет учета стоимости номенклатуры 10.05.

Счет по кредиту 71.01 закрывает расчеты с подотчетными лицами и заполнен в соответствии с выбранной операцией по документу Закупка через подотчетное лицо. Подразделение Кт — подразделение из документа Приобретение товаров и услуг.

Для закрытия подотчета важно, чтобы подразделение, по которому были выданы денежные средства, было идентично с указанным с Приобретением товаров и услуг.

Если же подразделение отличается, то получим такое отображение расхождений в системе, когда выдача ДС прошла по одному подразделению, а закупка по другому.

Как распечатать авансовый отчет после оформления Приобретения товаров и услуг

В документе Приобретение товаров и услуг по гиперссылке Включить в авансовый отчет создаем на сумму приобретения авансовый отчет.

После успешной подвязки авансового отчета к Приобретению товаров и услуг гиперссылка Включить в авансовый отчет будет заменена на гиперссылку Включен в Авансовый отчет _№ от _, по которой можно провалиться в сам авансовый отчет.

Для выведения на печать авансового отчета нажимаем по кнопке Печать.

Оформление оплаты поставщику подотчетным лицом

Для отражения факта оплаты поставщику подотчетным лицом заходим в рабочее место Авансовые отчеты к оформлению, становимся на строку с нашим подотчетником и нажимаем Оформить авансовый отчет.

По умолчанию система весь остаток задолженности по подотчетнику отразит на вкладке Расходы. Для переноса суммы на вкладку Оплата поставщикам в табличной части на строке с суммой двойным кликом выводим панель команд, где выбираем Перенести строку в оплаты поставщикам.

На вкладке Оплата поставщикам заполняем наименование поставщика, корректируем сумму (сумма оплаты поставщику), выбираем объект расчетов (документ приобретения), номер, дата.

Проводим документ и отражаем в регламентированном учете. Соответственно счет дебета 60.01 взят из групп настроек финансового учета объектов расчетов (накладная, договор или т.п).

Переходим в рабочее место Авансовые отчеты к оформлению и видим отражение оплаты поставщику в уменьшение остатка непогашенной задолженности по выданным денежным средствам.

Как оформить возврат денежных средств от подотчетника

На остаток задолженности оформим возврат денежных средств в кассу организации. Для этого в рабочем месте Авансовые отчеты к оформлению нажимаем на Оформить платеж и выбираем Возврат наличными.

Система создаст уже предзаполненный на неизрасходованный остаток денежных средств Приходный кассовый ордер по операции Возврат от подотчетника.

Проводим документ и отражаем в регламентированном учете.

Проверка закрытия взаиморасчетов по подотчетнику

Для проверки закрытия подотчета по данному подотчетному лицу можем зайти в отчет Контроль операций с денежными средствами.

Незавершенных операций на конец периода по нашему подотчетнику нет и никакие действия по подотчетнику не ожидаются.

Также для проверки сформируем Оборотно-сальдовую ведомость по счету 71 (Регламентированный учет / Стандартные бухгалтерские отчеты). Незакрытых взаиморасчетов по подотчетнику нет.