Как составить журнал актов нарушений

ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ АКТОВ

Специальных требований или форм для оформления актов законом не установлено, но на акты распространяются требования ГОСТ Р 6.30-20031.

Данный ГОСТ предъявляет к актам следующие требования:

• акт составляется коллегиально. Это может быть как специально созданная комиссия (по приказу), так и спонтанно составленная группа людей, присутствовавших непосредственно на месте фиксации. Например, для фиксации нарушения комиссия обычно не назначается специальным приказом, а составляется при необходимости. В акте указываются все члены комиссии (не менее двух, лучше три человека);
• акт может составляться на бланке организации или просто на чистом листе бумаги (во втором случае нужно указать полное наименование организации в тексте акта);
• в заголовке указывается слово «АКТ», ниже — краткое содержание (о чем акт): «о нарушении трудовой дисциплины», «об отсутствии на рабочем месте» и т. д.;
• проставляется дата и при необходимости время составления акта;
• может быть указано место составления акта;
• в описательной (основной) части акта четко прописываются события и факты, приведшие к составлению акта, а также фактическая ситуация на момент составления документа;
• акт можно оформить как в рукописном, так и в печатном виде;
• все члены комиссии должны подписать составленный акт. Если кто-то из них не согласен с документом по каким-либо пунктам, он имеет право подписать акт с поправкой.

Новый ГОСТ

С 1 июля 2018 г. начнет действовать новый государственный стандарт по оформлению документов ГОСТ Р 7.0.97-20162.

Кадровикам нужно принять к сведению, что некоторые реквизиты документов общего делопроизводства рекомендовано оформлять по-новому. В отделе кадров эти документы также создаются.

Речь идет:

•  о деловых письмах;
•  служебных и докладных записках;
•  приказах по основной деятельности;
•  приказах по личному составу, которые оформляются по форме приказов по основной деятельности;
•  локальных нормативных актах и др.

Применительно к актам новый ГОСТ говорит следующее: в документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание ситуаций, анализ фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции…», «в состав управления входят…», «комиссия провела проверку…»).

АКТЫ О ДИСЦИПЛИНАРНЫХ НАРУШЕНИЯХ

Статья 192 ТК РФ предусматривает, что работодатель применяет дисциплинарные взыскания за совершение дисциплинарного проступка, то есть неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей.

Таким образом, чтобы у работодателя было основание для увольнения работника:

1) работник должен совершить действие (бездействие);

2) это действие или бездействие должно быть противозаконным (нарушать законы, подзаконные акты или локальные нормативные акты);

3) работник должен быть виновен в совершении этого проступка.

Первое, что работодателю нужно будет доказать в случае спора в суде, — это фактическое совершение того или иного запрещенного действия или отсутствие требуемых действий (бездействие) работника.

Как указал Верховный Суд РФ3, именно работодатель должен доказать, что совершенное работником нарушение, явившееся поводом к увольнению, в действительности имело место и могло являться основанием для расторжения трудового договора.

Основания для дисциплинарного взыскания могут быть разными, однако любое из нарушений должно быть зафиксировано документально.

Судебная и правоприменительная практика свидетельствует об использовании двух документов для фиксации нарушений работников: акт и (или) служебная (докладная) записка. Их отличие в том, что служебная записка, как правило, пишется одним человеком, а акт составляют несколько, обычно три человека.

Чем детальнее будут составлены акты и служебные записки, чем тщательнее описаны в них события, тем легче работодателю будет доказать факт нарушений работника в случае возникновения спора.

Обратите внимание: фиксация нарушения еще не означает, что работник действительно виноват. Ведь его вину еще необходимо установить. Это уже следующий шаг в процедуре привлечения к дисциплинарной ответственности, который мы в данной статье не рассматриваем.

Приведем несколько примеров оформления актов о фиксации наиболее частых нарушений.

• Прогул, как известно, это отсутствие на рабочем месте более 4 ч либо в течение всего рабочего дня без уважительной причины (подп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ). В этом случае, как правило, комиссия из трех человек оформляет акт отсутствия работника на рабочем месте (пример 1). Важное условие: все подписавшиеся должны были действительно наблюдать отсутствие работника на рабочем месте в течение 4 ч. Причина отсутствия на данном этапе не рассмат­ривается, фиксируется лишь факт отсутствия работника.
• Опоздание, в отличие от прогула, — отсутствие работника на рабочем месте до 4 ч. Это тоже нарушение трудовой дисциплины, но в отличие от прогула за него уволить нельзя, только объявить выговор. Фиксируется опоздание также с помощью акта.
• К сожалению, появление на работе в состоянии опьянения не такое редкое явление, особенно в рабочих коллективах. Чаще всего это алкогольное опьянение, но возможно также наркотическое и другое токсическое опьянение.

Акт о нарушении трудовой дисциплины — образец этого документа, фиксирующего факт совершения работником дисциплинарного проступка, представлен в нашей статье. Рассмотрим, когда и как он составляется.

Что считать нарушением трудовой дисциплины?

У каждого работодателя (юр- или физлица) существует обязательный для всех работников набор правил трудовой дисциплины, которые определяются в следующих документах:

• Общий трудовой распорядок, установленный у работодателя.
• Трудовой договор, заключаемый с каждым работником.
• Должностная инструкция, с которой знакомят каждого работника, занимающего соответствующую должность.
• Инструкция по охране труда.
• Внутренние нормативные акты.

За сотрудником, принимаемым на работу, законодательно закреплена обязанность соблюдения этих правил (ст. 21, 189 ТК РФ). Если он их нарушает, то у работодателя есть право наказывать за их неисполнение или ненадлежащее исполнение (ст. 22, 192 ТК РФ).

Процедура установления факта нарушения, выявления наличия вины работника в его совершении и вынесения решения о применении взыскания имеет законодательно установленный порядок (ст. 193 ТК РФ), несоблюдение которого может привести к признанию взыскания незаконным.

Как привлечь к ответственности за невыполнение работником должностных обязанностей, подробно разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный демо-доступ к системе и бесплатно переходите в Готовое решение.

Как фиксируют нарушение?

Одним из главных моментов в фиксации нарушения является этап его документирования. Недостаточно просто выявить факт нарушения, его нужно отразить в документе. Такими документами могут быть:

• Докладная записка непосредственного начальника работника.
• Докладная записка начальника отдела кадров.
• Акт о нарушении трудовой дисциплины (например, акт о прогуле).

Как правильно оформить факт дисциплинарного проступка, узнайте в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный демо-доступ бесплатно.

Особое значение эти документы приобретают при наличии длящегося или неоднократного нарушения, когда каждый проступок должен быть зафиксирован. Это может иметь значение для вопросов:

• снятия взыскания;
• принятия решения об увольнении сотрудника.

О том, каким документом оформляют снятие наказания, читайте в статье «Приказ о снятии дисциплинарного взыскания – образец».

Образец акта о нарушении

Документ, фиксирующий факт нарушения, должен быть составлен непосредственно в момент его совершения или выявления. С его содержанием можно под подпись ознакомить провинившегося сотрудника, но это не обязательно, поскольку от него в любом случае потребуют письменных объяснений по факту нарушения.

Особое значение для этого документа приобретают:

• Место, дата и время его составления.
• Подробное описание выявленного факта нарушения с приложением по возможности иных документальных свидетельств.
• Собственноручные подписи одного составителя или нескольких лиц, которые присутствуют при составлении акта.

Документ, оформляемый для фиксации нарушения, не имеет определенной формы и поэтому может составляться произвольно. Важно наличие в нем всех необходимых составляющих. Составленный документ регистрируют в специальном журнале, предназначенном для такого рода документов и хранящемся в отделе кадров.

О том, какие кадровые документы необходимо обязательно оформлять в отношении каждого принятого на работу сотрудника, читайте в статье «Кадровые документы, которые должны быть в организации».

Один из вариантов акта о нарушении трудовой дисциплины можно скачать бесплатно, кликнув  по картинке ниже.

Акт о нарушении трудовой дисциплины

Скачать

Итоги

Составление документа, фиксирующего факт нарушения трудовой дисциплины, является одним из важнейших этапов процедуры применения наказания к провинившемуся работнику. Поэтому необходимо особое внимание уделять своевременности и правильности его оформления.

Какие виды взысканий могут применяться к работникам, нарушившим дисциплину, и может ли штраф быть таким взысканием, узнайте из этой статьи.

0

Работники обязаны подчиняться установленным у работодателя правилам поведения, определенным в соответствии с ТК РФ, иными федеральными законами, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором. Иными словами, обязаны соблюдать дисциплину труда (ч. 2 ст. 21, ч. 1 ст. 189 ТК РФ).

Работников, добросовестно исполняющих трудовые обязанности, работодатель поощряет за соблюдение трудовой дисциплины. В этих целях работодатель может, например, объявить работнику благодарность, выдать премию, наградить ценным подарком, почетной грамотой, представить к званию лучшего по профессии (ст. 191 ТК РФ).

А вот за совершение дисциплинарного проступка (т. е. неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей) работодатель вправе применить к работнику дисциплинарное взыскание в виде замечания, выговора или даже увольнения по соответствующим основаниям (ч. 1 ст. 192 ТК РФ). Примерами нарушений работником дисциплины труда являются отсутствие работника без уважительных причин на рабочем месте, отказ или уклонение без уважительных причин от обязательного медицинского освидетельствования (п. 35 Постановления Пленума ВС от 17.03.2004 № 2).

Факт нарушения работником трудовой дисциплины необходимо подтвердить соответствующим документом. К примеру, докладной запиской или актом. Как составить акт о нарушении работником дисциплины труда, расскажем в нашей консультации и приведем образец заполнения соответствующего документа.

Составляем акт о нарушении дисциплины труда

Акт, подтверждающий нарушение работником дисциплины труда, составляется комиссией в произвольной форме. Для акта о нарушении трудовой дисциплины образец скачать можно будет по приведенной ниже ссылке.

В акте приводятся сведения о работнике, допустившем нарушение, указывается существо нарушения (в т.ч. со ссылкой на нарушенные пункты должностной инструкции, трудового договора, правил внутреннего трудового распорядка, другого документа). С содержанием акта работник должен быть ознакомлен под роспись. Если работник отказывается подтверждать свое ознакомление с актом, отметка об этом делается в самом акте или составляется отдельный документ, подтверждающий отказ работника ознакомиться с актом.

Приведем для акта о нарушении трудовой дисциплины образец его заполнения.

Скачивание формы доступно подписчикам или по временному доступу

Скачать

Напомним, что до применения к работнику дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Если по истечении 2 рабочих дней работник так и не предоставил объяснение, составляется отдельный акт.

На основании составленного комиссией акта о нарушении дисциплины труда и полученных объяснений работника (или акта об отказе от объяснений) работодатель издает приказ о наложении на работника дисциплинарного взыскания.

Приложение N 4

к Порядку осуществления

надзора за осужденными

к принудительным работам

Рекомендуемый образец

Примечания:

1. Журнал должен быть перед постановкой на инвентарный учет полистно пронумерован, прошнурован и скреплен оттиском печати ИЦ.

2. В журнале регистрируются рапорты о нарушениях установленного порядка и условий отбывания наказания, поступившие во время дежурства.

3. Графы 6 и 7 заполняются сотрудниками ИЦ.

4. Ежедневно заместитель начальника ИЦ обязан ознакомить с зарегистрированными нарушениями.

# Акты нарушений

# Настройка программы

1. В справочник Аналитики документов (Главное меню / Справочники / Аналитики документов) необходимо добавить записи с аналитикой АКТ и АКТОТЛУСЛ

В справочнике нажать кнопку Добавить запись

Заполнить поля как указано на картинке:

АКТ — Акты безучетного потребления

АКТОТЛУСЛ — Акт безучетного потребления на отлагательной основе

1. Добавить созданную аналитику документов в значение константы ОСНАНАЛИТ — Основной вид деятельности со значением « ;АКТ »:

1. Настроить значение константы АКТСФ (Формировать отдельный СФ по актам нарушений) в соответствии с учетной политикой организации (если в справочнике Константы отсутствует константа АКТСФ, то ее нужно добавить, нажав кнопку Добавить запись).

Для константы доступны два значения:

0 — формировать СФ по акту нарушений внутри основного СФ,

1 — формировать СФ по акту нарушений отдельным СФ.

1. В справочник Услуги юридическим лицам внести услугу Безучетное потребление электроэнергии с аналитикой АКТОТУСЛ :

Также в справочник Услуги юридическим лицам необходимо внести услуги, по которым будет расчитываться акт нарушений, с аналитикой АКТОТУСЛ.

Например, для расчета Акта нарушений по электроэнергии необходимо внести следующие услуги:

1. Настроить комплект документов для соответствующей аналитики акта.

Для этого через вкладку Справочники/ Комплекты документов нужно завести комплект с аналитикой АКТ и АКТОТЛУСЛ по аналогии с другими комплектами документов.

Состав самого комплекта организация определяет индивидуально.

1. Для сохранения изменений в программе необходимо нажать сочетание клавиш Alt+F12.

# Создание акта нарушений

При проведении контрольных обходов абонентов контролер или иное уполномоченное лицо может обнаружить нарушения при эксплуатации прибора учета абонентом, например, скручивание счетчика или нарушение целостности пломбы.

В данном случае возможно, что абонент потребил электроэнергии больше, чем указал при передаче показаний прибора учета.

В результате контролер составляет Акт нарушения абонента.

В программе все сформированные Акты нарушений абонентов находятся во вкладке основного меню Акты / Акты нарушений абонентов.

Все акты расположены в виде реестра, в котором можно проводить такие же операции, как и с другими реестрами документов: сортировка по дате, по номеру договора, по номеру документа, распределение по папкам, открытие двойным щелчком клавиши «мыши» на просмотр, добавление в реестр или удаление из него дополнительных колонок и т.д.

Корректно заводить акт в месяце обнаружения, этим же месяцем рассчитывать акт и формировать документы.

Для создания нового документа, находясь в реестре Акты нарушений, нажмите кнопку Добавить запись.

Открывшаяся форма Акта нарушений абонента состоит из верхней части, в которой указываются реквизиты акта и нижней части, где производится расчет акта.

При заведении акта необходимо заполнить следующие поля документа:

Номер: номер документа, проставляется вручную.

Дата: дата составления акта

За период с: дата, опредяющая начало периода расчета по акту

За период по: дата, определяющая окончание периода расчета по акту

Договор: производится привязка акта нарушения к конкретному договору. С помощью кнопки выбора перейдите в реестр договоров и через поисковую строку найдите нужный договор.

Точка учета: производится привязка к точке учета выбранного договора, в отношении которой было произведено нарушение.

Причина недоучета: выбирается причина недоучета из справочника «Причины недоучета», который находится по следующему пути: Справочники / Пользовательские / Причины недоучета.

Примечание: поле для произвольной текстовой информации.

На услугу: выбрать услугу Электроснабжение сбыт (для договоров с видом потребления Электроэнергия)

Объем : объем электроэнергии в кВт*ч, который абонент потребил сверх переданных им абонентских показаний за весь период, за который будет произведен расчет акта нарушения.

Галочка в поле Использовать тариф сверх проставляется в случае применения в расчете тарифа сверх социальной нормы (для договоров с видом потребления Электроэнергия)

После заполнения полей нужно нажать кнопку «Внести»

Исходя из этого, для внесения объема по точкам учета с почасовым потребелением доступны два варианта:

• указать объем акта в поле Объем, нажать кнопку Внести, зайти на вкладку почасового потребления (значок часов в правом верхнем углу), и через дополнительное меню окна почасового потребления выполнить расчет профиля (Равномерно по часам).

• без указания объема акта в поле Объем нажать кнопку Внести, зайти на вкладку почасового потребления (значок часов в правом верхнем углу), и выполнить загрузку профиля в акт. При этом объем акта определится автоматически.

Плановое потребеление в рамках акта нарушений для точек учета 5-6 ценовой категории равно фактическому потреблению. Отклонение плана от факта и факта от плана является нулевым.

Сохраненный документ появится в реестре актов нарушений.

Также все акты нарушений, составленные в отношении лицевых счетов договора, информативно отображаются в Карточке договора на вкладке Прочее/Акты нарушений.

# Расчет и формирование документов по акту нарушений

Для того, чтобы выполнить расчет стоимости объема безучетного потребления в акте нарушений нужно нажать кнопку расчета (значок в правом верхнем углу).

В таблице «Детализация расчета» отобразится расчет акта с применением тарифа, действующего на дату акта.

Для точек учета 3 и 5 ценовой категории рассчитывается объем электроэнергии и объем активной (генерирующей) мощности.

Для точек учета 4 и 6 ценовой категории рассчитывается объем электроэнергии, объем активной (генерирующей) и сетевой мощности.

Далее через Дополнительное меню необходимо указать соответствующий статус акта нарушений. Выбор статуса регулирует отображение акта в расчетах на договоре и порядок формирования документов по нему.

Реализованы следующие статусы для акта нарушений:

• Принять отлагательные условия
• Включить объем в объем полезного отпуска

# Работа с актами нарушений, принятыми на отлагательной основе

В случае выбора статуса Принять отлагательные условия:

• сумма начислений по акту не будет отображена на вкладке «Расчет» договора и на вкладке «Начисления» ТУ (начисления не учитываются в объеме полезного отпуска)

• автоматически будет сформирован комлект документов на оплату с аналитикой АКТОТЛУСЛ (значение константы АКТСФ при этом не обрабатывается).

В рамках одного расчетного периода по акту, принятому на отлагательных условиях, можно:

• удалить сформированные комплекты документов вручную на вкладке Документы карточки договора или акта
• удалить сформированные комплекты документов в автоматическом режиме, выполнив операцию Аннулировать через дополнительное меню акта
• сформировать вручную комплекты документов повторно через операцию Формирование комплекта документов по прочей реализации
• отредактировать объем, указанный в акте, повторно выполнить расчет (комплект документов будет сформирован автоматически)
• удалить сформированные комплекты документов в автоматическом режиме, сменив статус в акте с Подписан на отлагательных условиях на Включить объем в объем полезного отпуска

В указанных случаях будут сформированы отдельные комплекты документов на каждый акт месяца.

В рамках разных расчетных периодов по акту, принятому на отлагательных условиях, можно:

• отредактировать объем, указанный в акте, выполнить расчет
• включить объем акта в полезный отпуск, сменив статус в акте с Подписан на отлагательных условиях на Включить объем в объем полезного отпуска
• аннулировать полностью акт

В указанных случаях к основному комплекту документов с аналитикой АКТОТЛУСЛ будет создан корректировочный комплект документов также с аналитикой АКТОТЛУСЛ.

Например, в июне 2022 статус акта нарушений выбран «Подписан на отлагательных условиях» и сформирован счет на оплату, а в июле 2022 статус изменен на «Объем включен в объем полезного отпуска».

В таком случае к документу (счету) с аналитикой АКТОТЛУСЛ будет создан корректировочный документ на аналогичную сумму также с аналитикой АКТОТЛУСЛ. А сумма начислений по акту со статусом «Объем включен в объем полезного отпуска» отобразится на вкладке «Расчет» договора и на вкладке «Начисления» ТУ, и в документах при последующем формировании комплекта по основной реализации на договоре будет выставлен документ на оплату с аналитикой АКТ.

# Работа с актами нарушений, по которым объем включен в объем полезного отпуска

В случае выбора статуса Включить объем в объем полезного отпуска:

• сумма начислений по акту отобразится на вкладке «Расчет» договора и на вкладке «Начисления» ТУ

• автоматического формирования документов не происходит (документы с аналитикой АКТ будут выставлены при формировании на договоре комплекта по основной реализации).

Формирование документов для акта с аналитикой АКТ (акт нарушений в статусе «Объем включен в объем полезного отпуска») происходит при формировании комплектов документов по основной реализации из карточки договора:

В программном комплексе Расчеты с абонентами — юридическими лицами есть возможность формировать счет-фактуру по актам нарушений в двух вариантах:

• отдельным СФ
• совместно с основной реализацией

Это настраивается значением константы АКТСФ (Формировать отдельный СФ по актам нарушений)

В зависимости от значения константы АКТСФ=0 или =1, начисленный объем по акту нарушений будет попадать либо в основной счет-фактуру, либо выставляться отдельным счетом-фактурой.

1. Значение константы АКТСФ = 0.

Сумма начислений по акту нарушения отображаются в основном счете-фактуре.

2. Значение константы АКТСФ = 1.

Сумма начислений по акту нарушения отображаются отдельным счетом-фактурой.

Выставленные документы (счета/счета-фактуры), сформированные на основании акта нарушений, будут дополнительно отображены на информационной вкладке акта «Документы»:

Также в акте нарушений имеется информационная вкладка «Платежи». На этой вкладке отображаются все платежи, которые были направлены на погашение документа реализации, созданного на основании акта нарушений:

Так как объем по акту нарушения относится к основной аналитике, то этот объем будет отображаться во всех отчетных формах как начисления по полезному отпуску.

# Корректировка акта нарушений в закрытом периоде

1. Для того чтобы изменить объем ранее рассчитанного акта нарушений необходимо зайти в акт и в поле Объем ввести новое значение.

Если акт нарушений оформлен по точке учета (с видом потребления Электроэнергия) 3-6 ценовой категории, то нужно рассчитать или загрузить новый почасовой профиль.

Далее выполнить расчет стоимости объема безучетного потребления — нажать кнопку расчета (значок в правом верхнем углу).

В поле Детализация расчета на вкладке Расчет будет отражен расчет с учетом нового объема акта.

В результате корректировки объема акта нарушений будут сформированы корректировочные документы в текущем рабочем месяце.

На подвкладке Детализация перерасчетов карточки ТУ автоматический перерасчет по акту будет отмечен флагом «Акт нарушений».

1. Для того чтобы полностью аннулировать объем ранее рассчитанного акта нарушений необходимо зайти в акт и через дополнительное меню (справа вверху) нажать кнопку Аннулировать. Акт нарушений будет отменен текущей датой.

Статус Аннулирован нельзя отменить.

Если документы по акту нарушений уже были сформированы (документы с аналитикой АКТ), то сумма, расчитанная по акту нарушений, автоматически проставится в первом открытом месяце со знаком «минус» на вкладке «Расчет» Договора и на вкладке «Начисления» ТУ.

Схема работы с актами нарушений в СТЕК выглядит следующим образом:

# Работа с актами нарушений при частичной блокировке

Для акта, подписанного на отлагательной основе (аналитика АКТОТЛУСЛ):

1. при наличии частичной блокировки договорного фонда (Блокировка ПО, Блокировка расчета):

• операции расчета, автоматического формирования комплектов документов, коррекции объемов, аннулирования доступны
• операция смены статус акта с Подписан на отлагательных условиях на Включить объем в объем полезного отпуска недоступна. В случае выполнения данной операции программа проинформирует об этом сообщением в реестре событий.

1. при наличии частичной блокировки договорного фонда (Окончательная блокировка):

• операции расчета, автоматического формирования комплектов документов, коррекции объемов, аннулирования не доступны
• сменить статус акта с Подписан на отлагательных условиях на Включить объем в объем полезного отпуска также невозможно. Информация о наличии окончательной блокирвки отображается на самом акте нарушений.

Для акта, по которому объем включен в объем полезного отпуска (аналитика АКТ):

1. при наличии частичной блокировки договорного фонда (Блокировка ПО, Блокировка расчета, Окончательная блокировка) недоступны ооперации коррекции объема и аннулирования акта.