29 апреля 2019, 23:00 / Карьера
Эксклюзивно по подписке
Как только что назначенному руководителю вступить в должность
Чтобы добиться успеха и удержаться на новом месте
Правильный образ действий нужно выбрать с самого начала. Совершив несколько ошибок на старте, менеджер может обречь себя на тяжелую борьбу в течение всего оставшегося срока на новом месте. Самая тяжелая задача, с которой сталкиваются лидеры в первое время, – оставаться сфокусированным на действительно важных вопросах. Руководитель пытается освоиться и понять, как себя вести, а его уже засыпают новой информацией со всех сторон. Часто новички сразу же берут на себя слишком много и теряют драгоценное время. В таком случае полезно иметь список вопросов, которые помогут только что назначенным руководителям двигаться в правильном направлении. Их стоит задать себе не только при вступлении в новую должность – к ним нужно возвращаться снова и снова в течение всей карьеры.
Как я могу создавать ценность для компании?
Это ключевой вопрос. Почему именно вас назначили на эту должность? Каких достижений ожидают от вас все заинтересованные лица – и в какие сроки? Как ваши результаты будут оцениваться? Пытаясь ответить на вопрос о своей ценности для компании, имейте в виду, что правильный ответ не обязательно совпадет с тем, что вам говорили на собеседовании или в первые дни на работе. Более того, ответ может меняться с появлением новых условий или по мере вашего собственного развития. Также стоит помнить, что вам придется соответствовать требованиям не только непосредственного начальника, но и всех заинтересованных сторон, каждая из которых по-своему понимает, в чем должен заключаться успех. Важно составить для себя полную картину ожиданий разных людей, чтобы найти баланс и оправдать их по максимуму.
Какого поведения от меня ожидают?
Если вас не наняли специально для того, чтобы трансформировать организационную культуру фирмы, стоит попытаться понять наиболее важные нормы поведения и постараться соответствовать им. Воспринимайте культуру как иммунную систему организации. Ее задача – оградить социальный организм, которым является любая компания, от негативного влияния неправильного мышления или поведения. Нарушая ключевые нормы поведения, вы делаете это на свой страх и риск. И если вам не удастся вписаться в коллектив на ранней стадии, это может привести к изоляции и в конечном счете – к краху вашей карьеры. Стремясь понять ключевые нормы, имейте в виду, что на разных уровнях организации они могут отличаться. Поэтому успех будет во многом зависеть от вашего умения проявлять себя с разных сторон.
Чьей поддержкой стоит заручиться в первую очередь?
Ваш успех будет зависеть от людей, на которых не распространяется ваше непосредственное влияние, поэтому необходимо искать союзников. Отправной точкой для этого может стать изучение политического ландшафта вашей новой организации и умение ориентироваться в нем. В чьих руках сосредоточены влияние и власть? Чья поддержка наиболее важна? Почему? Как только вы вычислите нужных людей, подумайте о том, как заручиться их поддержкой. Просто построить хорошие отношения обычно недостаточно. Вы должны понять, чего эти люди пытаются достичь и как вы можете им в этом помочь: взаимная выгода – все еще самая прочная основа для создания союзов.
Как добиться успеха уже на ранних стадиях?
Новоиспеченные лидеры часто заряжают людей энергией, добиваясь успехов вскоре после вступления в должность с помощью быстрых, но ощутимых улучшений работы организации. В случае успеха нововведений вы быстро подтвердите свой авторитет и заслужите право выступать с более радикальными изменениями организационной структуры. Определите наиболее перспективные направления для быстрых и действенных нововведений и постарайтесь воплотить их в жизнь с максимальной эффективностью.
Какие навыки нужно развить, чтобы преуспеть в новой роли?
Как сказал известный коуч руководителей Маршал Голдсмит, качества, которые помогли вам получить нынешнюю должность, не помогут забраться выше. Навыков и способностей, благодаря которым вас взяли на новую должность, часто недостаточно для того, чтобы в ней отличиться; более того, слишком велика опасность остаться в своей зоне комфорта. Иначе говоря, чтобы добиться максимальной эффективности в новой должности, вам придется заняться личным развитием. Это не исключает возможности быстрого и успешного старта, но чем скорее вы поймете, какие новые навыки необходимо развить, чтобы преуспеть на новом месте, тем лучше. Неспособность понять важность личного развития снижает потенциал вашего дальнейшего продвижения по карьерной лестнице.
Вступая в новую должность, задайте себе эти пять вопросов – и продолжайте задавать их регулярно. Выделите для этого 30 минут в конце каждой рабочей недели и обдумайте, не изменились ли ответы. Это поможет вам оставаться на правильном пути на переходных этапах и в течение всей карьеры.
Об авторе: Mайкл Уоткинс – профессор Международного института управленческого развития (IMD), сооснователь компании Genesis Advisers
Введение в новую должность:
3 Важных правила, как составить план вхождения в должность новому сотруднику
Введение в новую должность:
3 Важных правила, как составить план вхождения в должность новому сотруднику
Хотите держать ситуацию под контролем в период адаптации нового сотрудника? Научиться составлять идеальный план вхождения в должность новичку и быть начеку при любых обстоятельствах?
Мы поговорили с опытными HR Людмилой Пак, Виолеттой Гришиной и Екатериной Салаховой и узнали, как поэтапно ввести в должность нового сотрудника и как действовать в период адаптации.
План вхождения в должность по ступенькам
С чем сталкиваемся при вхождении в должность
Чтобы ничего не пропустить
Проверь себя при введении в должность сотрудника
Уже записались на мероприятия для HR и HRD?
Мы собрали для вас самые интересные мероприятия в мире HR. Оставьте свои контакты и мы оповестим вас о ближайшем мероприятии.
Введение в новую должность: основные этапы
Адаптационные мероприятия — важная часть работы HR. Цель — ввести человека в должность и помочь адаптироваться на новом рабочем месте, познакомить с его задачами, корпоративной культурой и стратегическими целями компании.
В адаптации обычно участвуют три стороны: руководитель отдела или подразделения, HR и сам сотрудник.
Участники процесса адаптации
Адаптация нужна и новичкам, которые пришли со стороны, и текущим сотрудникам компании, которые переходят на новую должность.
Разница в том, что человек, который уже работает в компании, понимает корпоративную и организационную культуру. В этом случае за введение в должность чаще всего отвечает руководитель подразделения, но в некоторых компаниях эта задача закреплена за HR.
При переходе сотрудника на новую должность внутри компании главное — правильно подобрать наставника, назначить необходимые тренинги и даты их проведения, определить, нужно ли сотруднику пересдавать экзамены по технике безопасности (если речь идёт о промышленном производстве), и по каким направлениям нужно провести обучение.
Если в должность вводится сотрудник со стороны, он проходит все этапы адаптации, начиная от знакомства с корпоративной и организационной культурой, и заканчивая практикой на рабочем месте и заключительной аттестацией.
Именно в период адаптации становится понятно, продолжит ли сотрудник работу в компании на этой должности.
В зависимости от сферы деятельности компании и внутренних договорённостей этапы введения в должность могут отличаться, но общий план примерной такой:
План вхождения в должность
В среднем на прохождение всех этапов адаптационного периода уходит три месяца, но в зависимости от специфики компании сроки могут сдвигаться в меньшую или большую сторону.
А теперь — рассказываем подробно о каждом этапе.
Знакомство сотрудника с планом адаптации
Сначала новому сотруднику выдают план адаптации, в котором прописаны условия прохождения испытательного срока и цели на этот период.
В плане указаны ключевые отделы и контакты людей, с которыми новичку предстоит познакомиться и к которым он может обратиться по рабочим вопросами. Здесь же прописаны активности от HR — например, тренинги, которые сотруднику предстоит пройти.
Начальный (подготовительный этап)
Если это руководитель, то его представляют отделам лично, а ещё можно сделать рассылку в корпоративной почте с описанием карьерного пути до прихода на новое место работы, указанием его контактов и фото.
Если в должность вводится линейный сотрудник, то его представляют коллегам в отделе и в корпоративной почте в еженедельной рассылке. Причём письмо с представлением может быть составлено в произвольной форме от имени сотрудника, который сам поприветствует коллег и расскажет о себе что-то интересное. После того, как сотрудник представлен, ему показывают рабочее место и передают в руки руководителя.
Вводный курс или Welcome-training
Независимо от должности все новые сотрудники проходят вводный курс, на котором рассказывают о самой компании, её истории, миссии и корпоративной культуре. На вводный курс часто привлекают топ-менеджеров компании.
После вводного курса новому сотруднику легче понять, чем занимается компания, какие у неё приоритеты, как принято общаться внутри коллектива.
Теория и практика на рабочем месте
На этом этапе к линейному сотруднику прикрепляют наставника, который организует экскурсию по офисам или производству, знакомит с внутренними регламентами компании и подразделения, рассказывает о рабочих обязанностях и на практике показывает, как их выполнять.
Наставник должен оставаться на связи и помогать справляться с трудностями на протяжении всего адаптационного периода. В качестве компенсации он обычно получает денежное вознаграждение или разные плюшки от компании — например, сертификат на ужин, проживание или покупку кондитерских изделий.
С руководителями и менеджерами всё по-другому. Обычно им дают необходимые ссылки на документы, чтобы они изучили информацию.
Заключительный этап — аттестация
В конце периода адаптации новички проходят аттестацию, чтобы показать свои профессиональные компетенции.
У линейных сотрудников процедуру чаще всего проводит руководитель совместно с HR. Сотрудника просят рассказать о компании и задают вопросы, которые касаются его профессиональных знаний. Если новичок успешно прошёл аттестацию, руководитель передаёт HR лист, в котором оценивается, насколько успешно сотрудник влился в команду и насколько хорошо он владеет профессиональными навыками. Если сотрудник не прошёл аттестацию, он может попытаться сделать это ещё раз.
Для руководителей процедура аттестации выглядит по-другому. Решение о прохождении испытательного срока обычно принимают топ-менеджеры совместно с директором, ориентируясь на итоги работы руководителя.
А если человек пришёл в компанию на должность рекрутера, не забудьте сделать ему доступ к онлайн-сервису для автоматизации рекрутинга FriendWork. Так и самому сотруднику, и его руководителю будет легче отслеживать продуктивность новичка, его взаимодействие с каждым отделом, количество закрытых вакансий, работу со статусами кандидатов.
Попробуйте автоматизировать рекрутинг бесплатно
Вы ускорите закрытие вакансий в 2 раза
При введении в должность удалённых сотрудников план действий практически ничем не отличается. Все этапы остаются такими же с корректировкой на онлайн-формат: Welcome-тренинг легко провести в виртуальном режиме, а общаться с руководителем, наставником и коллегами новичок может через любые мессенджеры.
Основные трудности при введении в должность
Независимо от должности все новые сотрудники проходят вводный курс, на котором рассказывают о самой компании, её истории, миссии и корпоративной культуре. На вводный курс часто привлекают топ-менеджеров компании.
Пройдёмся подробнее по трудностям, с которыми может столкнуться новый сотрудник:
Трудно понять, как выстроены рабочие процессы внутри компании
На начальном этапе человек находится в стадии новичка: он не до конца понимает, как устроены рабочие процессы, ничего не знает о специфике решения каких-то вопросов, не успевает выстроить коммуникации с коллегами. Чтобы понять «внутреннюю кухню», нужно время.
Сложно влиться в коллектив
Особенно трудно, если в коллективе работают одни «старички». Иногда они отказываются помогать новичку и даже могут подставить, особенно если работа в подразделении связана с материальными средствами. В особо тяжёлых случаях могут устроить настоящую дедовщину, отправляя на самую тяжёлую работу только новичка.
У руководителя тоже могут возникнуть проблемы с коллективом. Сотрудники могут отказываться исполнять распоряжения, подставлять и даже увольняться в знак протеста. Задача HR — не допустить такого. Для этого HR работает с людьми: проводит коллективные или личные беседы, выясняет, почему сотрудники отказываются помогать новичку или не принимают нового руководителя, организует тренинги для сплочения команды.
Недостаточно профессиональных знаний и навыков
Во время собеседования и стажировочного дня не всегда можно оценить реальный уровень кандидата. Для этого и даётся испытательный срок.
К руководителям обычно более серьёзные требования: от них ждут, что они уже обладают нужными знаниями и навыками.
Руководитель или директор не разбирается в HR-процессах и не занимается введением в должность
С этой проблемой могут столкнуться и линейные сотрудники, и люди, которые пришли на должность руководителя. Линейным сотрудникам в таких случаях приходится долго ждать обратной связи по своим задачам, руководитель не хочет вводить в курс дела, и это сильно мешает выстраивать рабочие процессы. А людям, которые пришли на руководящую должность, приходится разбираться со всем самостоятельно, и это усложняет адаптацию на новом месте.
Между людьми разных поколений возникают разногласия
Тот случай, когда «теория поколений» в действии. Суть в том, что у людей разного возраста взгляды на рабочие процессы и на жизнь в целом могут сильно отличаться, и в таких случаях часто возникают конфликты.
Такие трудности могут ждать HR:
Недостаточно знаний и опыта в конкретной сфере
В идеале вы должны понимать, что именно входит в должностные обязанности сотрудников, как устроены рабочие процессы и как работают технологии в компании. Это особенно важно, если речь идёт о производственной сфере.
Если чёткого понимания нет, то вы можете столкнуться с трудностями при выборе наставника для новичка и организации адаптационного процесса в целом.
Бывает, что на место любимого и уважаемого руководителя приходит новый человек, а коллектив начинает сопротивляться. Иногда это может дойти до саботажа, неисполнения распоряжений и даже намеренных подстав. В критических случаях сотрудники компании (низкоквалифицированный персонал) могут даже увольняться, не желая принимать нового руководителя. С учётом того, что работа, как правило, низкооплачиваемая, сразу найти замену этим сотрудникам бывает сложно.
Новый сотрудник не понимает своих задач
Проблема возникает, когда человека некому обучать. В таком случае можно на бартерной или денежной основе привлечь предыдущего сотрудника, который обучит новичка.
Сложности могут возникнуть, и если новичок пришёл на новую должность, а раньше этим спектром вопросов никто не занимался. Такую ситуацию нужно прояснить с собственником или управляющим компании — согласуйте с ним встречу, на которой сотруднику очертят пул задач.
Собственник бизнеса недоволен работой новичка
Чаще всего недовольство возникает по отношению к топ-менеджерам и связано с тем, что собственник не видит, чем именно занимается сотрудник и не понимает, за что ему платят деньги. В такой ситуации попросите сотрудника больше коммуницировать с собственником устно или в форме отчётов о проделанной работе.
Чтобы не забывать о запланированных делах, встречах и созвонах, попробуйте оценить возможности онлайн-сервиса для автоматизации рекрутинга FriendWork. Здесь есть удобный календарь, в котором можно отмечать важные события. А ещё вы можете настроить напоминания, чтобы точно ничего не забыть! Напоминания также будут приходить всем участникам подбора — нанимающему менеджеру и кандидату, до и после события.
Закрывайте вакансии в 2 раза быстрее
Получите бесплатную консультацию по автоматизации рекрутинга
План вхождения в должность: как составить
Чтобы ввести сотрудника в должность было легче, лучше составить план. В общих чертах он выглядит так:
-
Знакомство с внутренними документами;
-
Знакомство с сотрудниками службы или подразделения;
-
Подготовка и утверждение плана на испытательный срок;
-
Аттестация и заполнение оценочного листа;
-
Решение о соответствии или несоответствии сотрудника занимаемой должности.
Чек-лист «Основные правила введения в новую должность»
Вместе с нашими экспертами мы подготовили чек-лист, который поможет вам плавно ввести нового сотрудника в должность и избежать ошибок:
Составляйте план адаптации
В плане обязательно прописывайте цели и задачи сотрудника в новой должности. Если у человека будет чёткое понимание, что от него хотят, ему будет легче адаптироваться. А ещё не забывайте указывать контакты ключевых лиц, с которыми сотруднику придётся взаимодействовать.
Поддерживайте связь с сотрудником и руководителем на протяжении всего адаптационного периода
Устраивайте контрольные встречи или созвоны с руководителем и сотрудником, чтобы поинтересоваться, как продвигаются дела, справляется ли человек с обязанностями и есть ли трудности.
Старайтесь выявлять возможные проблемы
Задача HR — вовремя заметить проблемную ситуацию и среагировать на неё: провести работу с сотрудником, поговорить с руководителем или организовать тренинг по сплочению коллектива.
А самое главное, помните: ваша цель — ввести в команду «долгосрочного» и лояльного человека, чтобы выстроить с ним взаимовыгодное сотрудничество, которое принесёт пользу и ему, и компании.
Надеемся, теперь у вас обрисовался чёткий план введения в новую должность сотрудников, и вы больше не будете путаться в этапах адаптации.
Понравилась статья? Тогда сохраняйте её в закладки, чтобы не потерять! Или делитесь своими методами, которые помогают плавно ввести сотрудника в новую должность!
Светлана Брылёва
Автор корпоративного блога FriendWork
Полезные материалы и HR-мероприятия. Все самое интересное в одном письме!
01.01.70
Новый сотрудник: программа адаптации
Мы часто слышим об адаптации и каждый из нас по-своему ее представляет. Какой должна быть программа адаптации и как грамотно использовать имеющиеся у службы персонала ресурсы?
Для нового сотрудника адаптация — это ответственный и зачастую болезненный период привыкания к новому месту работы, новым коллегам и даже новым обязанностям. Другими словами, адаптация — это методика, основной задачей которой является эффективное вовлечение нового члена команды в процессы, происходящие в компании, и подготовка в срок лояльного сотрудника с акцентом на необходимых для успешной работы знаниях и навыках.
Поэтому период адаптации включает в себя несколько аспектов: психологический, социальный, профессиональный и организационный.
Психологический (психофизиологический). Режим и ритм рабочего процесса, условия труда, рабочее место, физические и психологические нагрузки — это моменты, касающиеся непосредственного привыкания. Ведь для новичка очень важно быть успешным на новом месте, и каждому необходимо разное время для психологической адаптации.
Социальный. При переходе в другую компанию сотрудник по-новому выстраивает отношения с коллегами. Особенно тяжело приходится человеку, если он изменяет социальный статус при переходе на более ответственный участок работы или руководящую должность (новые корпоративные ценности и традиции, организационная культура компании, новые взаимоотношения в коллективе, порядок внутриорганизационной коммуникации, принятые нормы и стандарты поведения, способы взаимодействия).
Профессиональный. Подразумевает реализацию профессиональных навыков и умений на новом месте, а также способы повышения квалификации, критерии результативности оценки труда, порядок выполнения функциональных обязанностей.
Организационный. Статус и значимость занимаемой должности в иерархической структуре компании, роль структурного подразделения в общей функциональной системе, корпоративные механизмы управления на предприятии, положение компании на рынке.
Психологами замечено, что полное «вливание» сотрудника в жизнь организации происходит через 10–12 месяцев. Самыми сложными в процессе адаптации по праву считаются первые 2–3 месяца, совпадающие к тому же с периодом испытательного срока, во время которого профессиональные и личностные качества сотрудника подвергаются пристальному вниманию и оценке как со стороны руководителя, так и со стороны коллег. Четкая процедура адаптации, действующая в компании, позволяет значительно сократить срок окончательной «акклиматизации» новичков (до 3–6 месяцев).
Итак, что можно считать первым этапом адаптации? Некоторые источники называют начальным периодом предварительное предложение или процесс проведения собеседований , ведь именно в этот период будущий сотрудник впервые знакомится с компанией и ее деятельностью.
Первое впечатление во многом зависит от того, как компания предоставляет важную для кандидата информацию, например, о месторасположении офиса, схеме подъезда к офисному центру. Также важно уточнить для кандидата, кто будет проводить с ним встречу. Не менее значительной будет информация о том, сколько это может занять у него времени. Если вы применяете тестовые методики или у вас строгий дресс-код, нелишним будет упомянуть и об этом, ведь какой бы универсальной и доступной не была программа адаптации на предприятии, человек, который не смог найти дорогу или какое-то время блуждал в поисках необходимого офиса в огромном бизнес-центре, может об этом просто не узнать.
Вторым этапом можно назвать непосредственно собеседования . Если соискателю нужно будет пройти несколько собеседований, об этом необходимо предупредить заранее (на практике этот период может растянуться от недели до двух месяцев, а в некоторых крупных концернах — до 3 месяцев). В процессе собеседования необходимо донести до соискателя информацию о компании и ответить на все интересующие его вопросы. Кандидат, получив предложение, обдумывает его и в это же время собирает всевозможную информацию о компании из различных источников.
Если кандидат принял предложение, желательно предоставить в наиболее полном объеме информацию о будущей работе (если это не противоречит стандартам компании). Она должна касаться всех повседневных аспектов деятельности (компенсаций и страховки, особенностей корпоративной культуры и т. д.).
В нашей компании с кандидатами из других городов многие моменты будущего сотрудничества согласовывают по электронной почте (например, маршруты и необходимые схемы, план стоянки служебных машин и пр.). Если же новый сотрудник пользуется собственным автомобилем, желательно позаботиться о том, чтобы ему было предоставлено место на служебной стоянке и приготовлен пропуск.
После того, как все моменты выхода на работу нового сотрудника согласованы и дата определена, менеджеру по персоналу необходимо подготовить рабочее место и составить план первого дня работы с учетом традиций компаний.
К сожалению, любой пустяк может оставить неприятный осадок и свести на нет впечатление о компании. Для офисов крупных компаний не лишним будет приготовить для новичков схему расположения складов и других административных помещений или так называемую «карту офиса», что существенно упрощает последующую работу.
Как показывает практика, первые дни работы на новом месте очень важны (именно их называют третьим этапом адаптации), так как именно в этот период закладываются «зерна» лояльности нового сотрудника к компании.
Постарайтесь в первые дни не перегружать его информацией о различных подразделениях, достаточно будет предоставить рабочее место, познакомить с сослуживцами, договориться с руководителем о необходимом инструктаже и распланировать первую неделю работы сотрудника так, чтобы он мог ознакомиться со всеми службами компании, с которыми планируется его дальнейшее взаимодействие.
Опыт показывает, что если новый сотрудник на этапе собеседований получил правдивую информацию о будущей работе, то это упрощает его период адаптации .
Каждый руководитель или сотрудник отдела адаптации время от времени задается вопросом, почему происходят такие разительные перемены с менеджерами среднего звена после прохождения адаптационного периода, как будто вы принимали на работу одного человека, а работает у вас другой. Каковы же причины таких изменений?
Можно выделить следующие факторы, влияющие на выбор стратегии поведения:
внешние факторы: организационная и корпоративная культура, система адаптации персонала, система поощрений и наказаний, влияние неформальных лидеров на новичка;
внутренние факторы: мотивация сотрудника и его направленность, ценности, личностная проблемная загруженность, семейная ситуация, опыт предыдущей работы, жизненный и руководящий опыт.
Таким образом, работник, придя в компанию со своими представлениями о том, «как должно быть», сталкивается с действительностью и начинает понимать, как на самом деле обстоят дела в компании: насколько замечается и оценивается вклад нового сотрудника, как относятся к инициативам и рвению, как смотрят на новичка руководители и сотрудники-старожилы. Таким образом, любой после периода адаптации в компании улавливает разницу между декларируемыми и реальными правилами. И на основании своих ценностей, стереотипов и внутреннего климата в компании начинает адаптироваться к организации, формируя свою стратегию поведения.
Именно поэтому на этапе адаптации важно говорить о реальных правилах поведения в компании, и тогда вы получите реально адаптированного сотрудника .
Кроме того, в компаниях с четкой корпоративной культурой важно донести до нового сотрудника нормы поведения, принятые в компании, предупредить обо всех существующих табу (запрет на личные звонки с рабочих телефонов и т. д.). Существенно упрощает адаптацию корпоративный кодекс или стандарты работы.
Четвертый этап — это адаптационный курс или программа обучения новичка .
В практике встречаются адаптационные программы различной сложности. Иногда менеджеры по персоналу предпочитают адаптировать новичков, полностью поручив заботу о них непосредственному руководителю. Данный формат адаптации дает хорошие результаты в компаниях до 30–40 сотрудников (в том случае, если руководитель действительно готов качественно заниматься новым сотрудником).
А если новичков много? Какую информацию и как надо донести до нового работника за то ограниченное время, которое отводится на адаптационный курс (от 2 недель до 3 месяцев)? Наполнение программы адаптации в данном случае может быть следующим:
Организация:
- Миссия компании (при условии, что миссия есть и все сотрудники четко ей следуют).
- Структура, руководство и наиболее важные сотрудники компании.
- Кадровая политика и процедуры.
- Обучение и развитие.
- Функциональные обязанности.
- Обязанности нового сотрудника:
- Задачи отдела.
- Профессиональные обязанности и ответственность.
- Требуемые навыки.
- Требуемые знания.
- Карьерные возможности.
Пятый этап — постадаптационный курс . Окончанием курса адаптации соответствующий процесс не заканчивается. Очень важным фактором для новичка любого уровня является своевременная обратная связь с непосредственным руководителем и менеджером по персоналу. Кроме того, естественным завершением периода адаптации должна стать оценка результативности работы сотрудника.
В завершение хотим предложить вашему вниманию достаточно универсальную программу адаптации ( см. пример ). Главный ее принцип — не жалейте сил и времени на новых сотрудников, и они станут вашими друзьями.
Мнение
В нашей компании программа адаптации была внедрена сравнительно недавно и пока рассчитана только на адаптацию менеджеров продаж, однако мы уже можем наблюдать положительные результаты от ее внедрения. А значит, стратегически программа разработана правильно.
Наша программа состоит из двух частей — общей и индивидуальной, и рассчитана на трехмесячный период (весь испытательный срок).
Общая часть предполагает формирование общего представления о компании, ее направлении деятельности, организационных особенностях, особенностях взаимоотношений компании и работника, условий труда и т. д. Проводится в течение первой недели работы сотрудника в компании и состоит из пяти этапов.
1 этап — оформление всех необходимых документов при приеме на работу.
2 этап — личное ознакомление с компанией и сотрудниками, личное представление сотрудникам, экскурсия по основным помещениям офиса. Когда принимаем сотрудников в региональных подразделениях, стараемся, чтобы новые люди приехали в головной офис и познакомились с представителями администрации лично.
3 этап — ознакомление с рабочим местом: рабочий стол, оснащение, места хранения документов, методической литературы и других рабочих материалов общего пользования, инструктаж по использованию технических средств, инструктаж по использованию служебного автомобиля.
4 этап — компания изнутри: история развития, подразделения компании и содержание их деятельности, руководство компании, разграничение полномочий, порядок принятия решений, внутренние коммуникации компании.
5 этап — предоставление информации о компании на рынке: сильные стороны компании в сравнении с конкурентами, основной круг конкурентов, основной круг клиентов, формы и методы работы, общая позиция компании на рынке, ближайшие и долгосрочные планы и цели, виды и характеристики продаваемой продукции.
Вышеперечисленная информация предоставляется непосредственным руководителем как устно, так и с помощью методических материалов.
Индивидуальная часть рассчитана на весь период прохождения испытательного срока и фиксируется в документе, который называется «Индивидуальный план работы на испытательный срок». Индивидуальная часть делится на два этапа: вхождение в должность и работа в должности.
План вхождения в должность рассчитан на первый месяц испытательного срока. Он составляется по окончании первой рабочей недели непосредственным руководителем и доводится до ведома работника под роспись. Данный план предполагает полное вхождение нового работника в должность, т. е. полное освоение им должностных обязанностей, хорошую ориентацию в структуре и деятельности компании.
План оценки работы в должности рассчитан на оставшийся период испытательного срока. Сотрудник самостоятельно составляет ежемесячный план работы, согласовывает его с непосредственным руководителем. Оценка выполнения плана фиксируется в бланке «Индивидуального плана прохождения испытательного срока». На этом этапе оценивается соответствие сотрудника занимаемой должности, его профессиональные знания.
По окончании адаптационного периода (испытательного срока) непосредственный руководитель заполняет бланк оценки специалиста.
Программа продумана так, что после испытательного срока у нас нет сомнений на счет нового работника. Мы не ищем плохие или хорошие стороны, мы просто знаем: работник или подходит компании, или нет (это хорошо прослеживается из планов и отчетов как непосредственного руководителя, так и самого работника).
Мы же даем понять новому сотруднику, что открыты для него, стараемся помочь ему, но в свою очередь оцениваем и требуем ответственности уже на первых этапах работы в компании. Таким образом, адаптация становится начальным этапом процесса отождествления целей работника и компании, первым шагом к завоеванию его преданности фирме.
Автор: Журочкина Елена
Источник: http://www.profpressa.com
Адаптация нового работника проходит в три этапа:
- Onboarding (прием «на борт»).
- Induction (официальное введение в должность).
- Adaptation (адаптация и привыкание).
Первые два включают подготовку и ознакомление с правилами, третий — непосредственное привыкание, которое может длиться довольно долго.
Начальный период в новой компании и незнакомом коллективе — серьезный стресс. Задача HR-менеджера и руководителя во время онбординга и ознакомления с распорядком — помочь новому сотруднику как можно быстрее влиться в коллектив. Для его успешного вступления в должность нужно сделать всего 4 шага.
ШАГ 1. Готовим рабочее место заранее
Рабочее место новичка нужно готовить с учетом должности сотрудника: для дизайнера важны такие параметры, как разрешение и диагональ монитора. Менеджеру по работе с клиентами важно обеспечить переговорную зону или комфортное пространство для общения. Бухгалтеру нужен большой стол, шкаф и дополнительная тумба для папок с документами. Заранее протестируйте качество интернет-соединения на рабочем месте, подключите принтер и настройте нужное программное обеспечение. Тогда адаптация сотрудников на новой работе пойдет быстрее.
ШАГ 2. Знакомим с внутренним распорядком
Подробно расскажите новому сотруднику о внутренних правилах и процедурах: как оформляют заявку на выезд курьера, кто отвечает за канцелярские товары и как производится их выдача, в какое время обедают сотрудники, где находится склад и какие бумаги нужно подготовить для получения продукции или рекламы. В некоторых компаниях в первый день работник получает «комплект новичка» с «книгой новичка», в которой указаны все важные контакты и правила, и сувенирами.
ШАГ 3. Преодолеваем административные барьеры
Для того чтобы новый коллега сразу почувствовал себя комфортно, нужно заранее подготовить все формальные документы: пропуск для прохода в офис, допуски (если нужны) на разные этажи здания, талоны на обеды и разрешение на парковку. Внесите новичка во все «разрешительные» списки и проведите небольшую экскурсию по офису.
ШАГ 4. Знакомим с коллективом
Познакомьте человека не только с внутренними правилами организации, но и с коллегами. Распространенная ошибка — предоставить новичку возможность самому ходить по этажам и кабинетам и «налаживать коммуникации». Необходимость самостоятельно представляться и знакомиться может быть вполне естественна для менеджера по продажам или специалиста по рекламе, но вот у инженера или бухгалтера наверняка вызовет смущение или даже внутреннее сопротивление. Процесс вхождения в коллектив для кого-то может оказаться болезненным. HR-менеджеру или непосредственному руководителю нужно взять на себя коммуникативную часть и представить новичка коллегам. Если компания большая, то на первых порах лично познакомить нового сотрудника можно только с коллегами, с которыми ему придется постоянно общаться для решения рабочих вопросов, а всему коллективу представить с помощью внутрикорпоративной связи.
Запомнить
- Адаптация сотрудников проходит в три этапа: onboarding → induction → adaptation.
- Первые два этапа связаны с подготовкой и ознакомлением с правилами. Задача руководителя и эйчара в этот период — максимально помочь новичку влиться в коллектив.
- Чтобы новому работнику было проще освоиться, нужно сделать четыре простых шага: подготовить его рабочее место, познакомить с внутренним распорядком, заранее решить все формальности с документами и доступами, познакомить новичка с коллективом.
Текст: Степан Добродумов
Хотите знать больше? Приходите на курсы по управлению персоналом
в Русскую Школу Управления!
Подробнее
Любое использование материалов медиапортала РШУ возможно только с разрешения
редакции.
Вы рассказываете им о методах своей работы и представляете им тех людей, с которыми им предстоит работать бок о бок. Иными словами, новые сотрудники должны составить для себя общее представление о деятельности и состоянии вашего предприятия.
На все перечисленные выше вопросы стоит потратить необходимое количество времени. В том случае, если новый сотрудник с самого начала встретит радушный прием и почувствует себя частью вашего коллектива, он будет лучше работать. Так он гораздо быстрее станет активным членом вашего трудового коллектива. Все затраты, связанные с введением новых сотрудников в должность, являются инвестициями в развитие вашего бизнеса.
Нужно ли составлять план действий, связанных с введением в должность новых сотрудников?
Если с самого начала не объяснить новому сотруднику все, что связано с его должностью, он замучает вас бесконечными вопросами. Он будет тратить на это не только свое, но и ваше время.
Без соответствующего плана введения в должность вы будете объяснять все новому сотруднику нечетко и непоследовательно, касаясь, то одной, то другой стороны его будущей деятельности. В результате этого какие-то важные моменты могут быть упущены из виду, не исключены и ошибки. Бессистемное, нелогичное введение в должность обернется впоследствии неэффективной работой нового сотрудника.
Всего этого можно избежать в том случае, если вы с самого начала четко, ясно и последовательно объясните новому сотруднику, что он должен делать. В результате вы:
- избавите нового сотрудника от необходимости задавать слишком много вопросов;
- существенно снизите степень риска, связанного с неправильными действиями нового сотрудника из-за незнания каких-либо вопросов;
- сможете застраховаться от таких ошибок, которые могут обернуться для вас в будущем большими материальными убытками и опасностями;
- поможете новому сотруднику почувствовать свою сопричастность к общему делу;
- дадите возможность новому сотруднику быстрее войти в работу и добиться максимальной степени эффективности его трудовой деятельности.
Конкретный порядок действий, связанных с введением в должность, будет зависеть от должности нового сотрудника. Ниже пойдет речь о том, на что следует обратить внимание независимо от того, чем будет заниматься ваш новый сотрудник.
Общие вопросы, связанные с введением в должность нового сотрудника
Вам потребуется показать новому сотруднику производственное или служебное помещение, а также решить ряд естественных административно-технических вопросов. Необходимо объяснить новому сотруднику:
- где можно пообедать;
- где и когда можно выпить чай или кофе (если это практикуется на вашем предприятии);
- где что находится в вашем помещении;
- можно ли у вас курить и где;
- где находится туалет;
- когда, где и как будет выплачиваться зарплата;
- кому и каким образом следует сообщать о болезни или вынужденном отсутствии на рабочем месте (например, секретарю по телефону);
- где можно поставить автомобиль (если в этом есть необходимость);
- что делать в случае возникновения пожара.
Этот перечень можно было бы продолжить. Запишите те пункты, которые имеют самое непосредственное значение для вашего вида бизнеса.
Вводя нового сотрудника в должность, может быть, имеет смысл еще раз напомнить ему основные условия трудового договора. Вы, скорее всего, затрагивали эти вопросы во время собеседования. Речь идет:
- об оплате труда;
- о материальном стимулировании;
- о вычетах из зарплаты;
- о времени работы;
- о сверхурочной работе;
- об отпуске;
- о компенсации расходов;
- о праздничных днях;
- об оплате больничных листов;
- о соблюдении трудовой дисциплины;
- об особых условиях и характере работы.
Поставьте галочку напротив тех пунктов, которые имеют непосредственное отношение к деятельности вашего предприятия.
Предположим, вы берете на работу нового сотрудника. О чем бы вы рассказали ему прежде, чем он приступит к исполнению своих служебных обязанностей? Запишите свои соображения на этот счет.
Прежде, чем посвящать нового сотрудника в детали его работы, расскажите ему о своей коммерческой деятельности в целом. Новому сотруднику наверняка полезно будет узнать:
- чем занимается ваше предприятие;
- какие виды товаров или услуг оно предлагает;
- кто относится к числу ваших клиентов;
- как работает ваше предприятие в целом, и почему вы проводите данную хозяйственную политику;
- какой имидж вы хотите создать своему предприятию (например, является ли ваше предприятие традиционным, или же оно разрабатывает новые технологии);
- что представляют собой ваши конкуренты, и за счет чего вам удается опережать их;
- что вы думаете о предпринимательской деятельности и что ждете в связи с этим от своих сотрудников;
- какие отношения и традиции сложились в вашем трудовом коллективе.
Теперь новый сотрудник может задавать вам интересующие его вопросы. Не забудьте рассказать новому сотруднику об основных правилах внутреннего распорядка. Обязательно объясните ему, на чем основаны данные правила. Постарайтесь записать те основные вопросы, на которые необходимо обратить внимание нового сотрудника.
Частные вопросы, связанные с введением в должность нового сотрудника
Теперь давайте, обратим внимание на более частные вопросы. Вы помогли новому сотруднику составить общее представление о хозяйственной деятельности своего предприятия. Теперь настал момент показать вашему новому сотруднику его место в структуре вашего предприятия. Иными словами, новый сотрудник должен четко знать свой участок работы.
Если его работа связана с использованием сложного или опасного оборудования, необходимо познакомить сотрудника с правилами техники безопасности. Ответственность за это ложится в первую очередь на вас.
Может быть, на первых порах новый сотрудник будет набираться опыта. В этом случае нужен такой человек, к которому новый сотрудник может обратиться в случае необходимости, задать интересующие его вопросы. Образно говоря, на первых порах кто-то должен взять нового сотрудника «под свое крыло». Кто, по вашему мнению, мог бы стать наставником новичка? Если вы нанимаете только одного или двух новых сотрудников, вы, наверное, и сами сможете о них позаботиться.
Постарайтесь перечислить все частные вопросы, связанные с введением в должность нового сотрудника. Это могут быть следующие вопросы:
- Какую конкретно работу должен выполнять ежедневно новый сотрудник?
- О чем следует договориться с новым сотрудником?
- На каком оборудовании он будет работать?
- С кем он будет работать?
- Кому он будет отчитываться о проделанной работе?
Это далеко не все возможные вопросы. Запишите все те вопросы частного характера, которые связаны с введением в должность нового сотрудника и учитывают особенности вашего бизнеса.
Что следует делать после введения в должность нового сотрудника
Введение в должность нового сотрудника занимает от одного дня до нескольких недель. Сразу после введения в должность новый сотрудник должен приступить к исполнению своих хотя бы основных служебных обязанностей.
Не следует забывать о том, что сначала все ему будет в новинку. Не теряйте нового сотрудника из поля своего зрения. Хотя при введении в должность новый сотрудник получил минимум необходимой для работы информации, все же будьте готовы к дополнительным вопросам. Пусть новый сотрудник не боится лишний раз задать интересующий его вопрос.
И вы, и новый сотрудник в равной степени заинтересованы в том, чтобы он побыстрее вписался в новый трудовой коллектив. Не стоит надеяться на то, что новый сотрудник сразу все запомнит и освоит. Наберитесь терпения!
Оказывайте новому сотруднику постоянную помощь и поддержку. Он гораздо лучше будет справляться со своими должностными обязанностями, если почувствует себя частью единой команды.
Если новый сотрудник хорошо усвоил принципы вашей работы и понял, что от него требуется, он начинает испытывать чувство повышенной ответственности. Постепенно он станет очень полезным членом вашего трудового коллектива.
Контроль и оценка работы нового сотрудника
Введение нового сотрудника в должность не ограничивается одной неделей. Вы должны быть уверены в том, что он хорошо усвоил ваши уроки. С этой целью необходимо еженедельно контролировать его работу.
Запишите основные параметры работы нового сотрудника (например, уровень квалификации, стиль работы с клиентами, соблюдение трудовой дисциплины) и отметьте, насколько он соответствует указанным параметрам. Это поможет вам оценить качество работы нового сотрудника. Кроме того, вам сразу станет ясно, как именно необходимо направлять трудовую деятельность нового сотрудника.
Новые сотрудники без опыта работы
Не исключено, что ваш новый сотрудник может не иметь опыта работы в данной области или же не иметь опыта работы вообще. В этом случае необходимо учесть данное обстоятельство и соответствующим образом составить план действий, связанных с введением в должность нового сотрудника.
Вы должны помнить о том, что то, чем ему придется заниматься у вас, довольно сильно будет отличаться от того, чему его учили в школе или высшем учебном заведении или же от того, чем он занимался ранее. В данном случае от вас потребуется определенная доля терпимости и понимания. Обязательно нужно запастись терпением: элементарные, на ваш взгляд, вещи могут оказаться абсолютно незнакомыми для выпускника средней школы или вчерашнего безработного. В связи с этим процесс введения нового сотрудника в должность может существенно растянуться во времени.
Вместе с тем, вам, может быть, придется проявить жесткость и строгость, чтобы раз и навсегда искоренить у нового сотрудника те вредные привычки и замашки, которые могут неблагоприятно сказаться на развитии вашего предприятия и создать сложности в отношениях с клиентами и деловыми партнерами.
Вы можете принять на работу выпускника средней школы при условии, что он после работы будет заниматься на специальных курсах обучения основам предпринимательства. Кроме того, можно выделить для заочной учебы нового сотрудника определенное время в течение рабочего дня, чтобы он мог посещать одно из высших учебных заведений, повышая уровень своего образования.
Все это потребует времени и денег, однако в результате вы будете иметь более квалифицированного и лучше подготовленного сотрудника.
Источник: Бизнес от и до