Как составить текст письма с ком предложением

Электронное письмо с коммерческим предложением — это убедительный документ о продажах, отправляемый клиентам с целью получения бизнеса. Обучение написанию эффективного коммерческого предложения необходимо для роста вашей компании. Электронные письма с коммерческими предложениями могут принимать различные формы и могут быть отправлены новым или существующим клиентам для поддержки роста доходов. В этой статье мы расскажем, как написать успешное электронное письмо с коммерческим предложением.

Ключевые выводы:

• Включите в предложение персону покупателя, анализ потребностей, цели, сроки, объем предложения и затраты.

• Убедитесь, что ваше письмо профессионально и легко читается, включая всю информацию, запрашиваемую получателем.

• Включите необходимые следующие шаги или призыв к действию, требующий от вашей аудитории определенных действий.

Что такое электронное письмо с коммерческим предложением?

Электронное письмо с коммерческим предложением — это письмо, отправляемое на ранней и средней стадиях процесса продаж. Этот тип предложения наиболее распространен в сделках между бизнесом и бизнесом.

Деловое предложение может быть отправлено после того, как потенциальный клиент согласился рассмотреть условия сделки купли-продажи. Это называется запрошенным коммерческим предложением. Письма с коммерческими предложениями могут быть самостоятельными документами по продажам или использоваться для выполнения запросов на проведение торгов, исследований или предложений по грантам.

Электронное письмо с коммерческим предложением также может быть первой точкой контакта с покупателем. В этих случаях речь идет о незапрошенном коммерческом предложении.

В любом случае, электронное письмо с коммерческим предложением должно быть эффективным, если оно предназначено для развития вашего бизнеса. Успешное предложение имеет сильное вступление с четкой формулировкой цели, кратко описывает то, что предлагается, соответствует формату электронного письма с предложением и требует подтверждения с обеих сторон.

Как написать проект письма с коммерческим предложением

Рассматривайте ваше письмо с коммерческим предложением как предложение о продаже. Что вам нужно включить в этот проект, чтобы совершить продажу?? Во-первых, оно должно быть убедительным. Во-вторых, электронное письмо с коммерческим предложением должно точно отражать суть предлагаемой услуги.

Создайте проект письма с коммерческим предложением, выполнив следующие шаги:

1. Составить портрет покупателя

Персона покупателя — это документ, который включает в себя демографическую информацию о покупателе, его ценности и мотивирующие факторы. Подумайте, для кого именно вы пишете коммерческое предложение. Определение персоны покупателя поможет вам решить несколько жизненно важных элементов, таких как тон, ожидаемый уровень формальности и содержание предложения.

Одним из способов создания персоны покупателя является опрос существующих клиентов. Например, вы можете отправить клиентам опрос по электронной почте. В ходе опроса вы можете собрать личную демографическую информацию, которая расскажет вам о том, кто является лицами, принимающими решения о покупке, среди вашей клиентской базы с точки зрения возраста, пола и рода занятий.

Вы можете узнать, что обращались к директорам по маркетингу, в то время как люди, которые принимают решение о покупке у вас, на самом деле являются руководителями компании.

Сегодня многие ресурсы получают целевую информацию о пользователях с популярных платформ социальных сетей. Как бы вы ни решили исследовать своих клиентов, используйте собранную информацию для составления обобщенного описания покупателя. Это персона вашего покупателя.

Это описание должно учитываться во всех ваших коммуникациях по продажам с этой аудиторией и другими идентичными аудиториями, которые иногда называют похожими аудиториями.

2. Проведите анализ потребностей

Изучите любую информацию, относящуюся к конкретному клиенту, которому вы адресуете свое предложение. Это называется анализом потребностей. В идеале, во время анализа потребностей у вас есть возможность посидеть с потенциальным клиентом и задать ему вопросы.

Одним из примеров вопроса для анализа потребностей может быть следующий: Если бы вы могли взмахнуть волшебной палочкой и решить одну проблему в вашем бизнесе, что бы это было?? Другой пример вопроса может звучать так: Представьте, что мы решили проблему, о которой вы говорили ранее. Сколько времени, денег и других ресурсов это сэкономит вашему бизнесу?? Цель задавания этих вопросов — получить информацию, которая может быть использована при создании вашего предложения. Если вы отправляете незапрашиваемое предложение или выполняете запрос на предложение, у вас может быть доступ к ограниченному количеству информации.

Ваше исследование по анализу потребностей должно включать в себя беседу с другими людьми в вашей сети, которые могут рассказать вам о потребностях вашего потенциального клиента, если это уместно. Вы также можете провести время в Интернете, чтобы узнать больше о компании, чтобы предвидеть ее проблемы и предложить решение.

3. Сосредоточьтесь на своих целях и сроках

Ваше письмо с коммерческим предложением должно начинаться с формулировки цели. В более официальном контексте это было бы резюме. Письмо с предложением уникально тем, что не требует резюме, но вы все равно должны четко сформулировать свою цель в верхней части письма.

Чтобы понять цель вашего предложения, подумайте над этими вопросами:

• Что нужно клиенту?

• Какую проблему клиента решает данное предложение?

• Как ваше решение является правильным ответом на проблему клиента?

Пример: Цель компании Bizzy Commercial Floor Care при отправке данного предложения — снизить стоимость ночной уборки Family Grocer Company на 15%, используя только труд прямых наемных работников .

Это заявление о цели решает две проблемы для компании Family Grocer Company. Во-первых, это сокращение расходов клиента на уход за полами, а во-вторых, это обеспечение соблюдения стандартов качества за счет того, что обязанности по уборке не передаются на аутсорсинг.

Хорошее изложение цели создаст интригу в начале письма, что очень важно, особенно для незапрашиваемых предложений, когда у вас мало или совсем нет отношений с потенциальным клиентом.

Вы также должны подумать о сроках выполнения проекта. В случае с Bizzy Commercial Floor Care им может понадобиться 30 дней, чтобы нанять рабочую силу для работы в Family Grocer Company, а срок соглашения может составлять шесть месяцев, один год или месяц в месяц. Все эти пункты должны быть рассмотрены и включены на ранней стадии процесса составления письма с коммерческим предложением.

4. Очертить рамки предложения

Определив цель и общие сроки, можно перейти к детальному описанию того, как будет выполняться проект.

Объем — это общий термин, используемый для описания того, кто, что, где, когда, как и почему в предложении:

• Кто: Кто будет работать над проектом? Это относится к заинтересованным лицам, менеджерам по работе с клиентами и рабочей силе. Кто будет основным контактным лицом для клиента? Кто будет поставлять продукт или услугу?

• Что: Что будет поставлено? Сколько будет стоить проект? Каковы условия оплаты? Какие обязанности будут требоваться от клиента? Какие обязанности вы возьмете на себя?

• Где: Где будет проходить проект?

• Когда: Когда будут предоставлены продукты или услуги? Является ли проект повторяющимся по графику или это единовременная поставка? Когда клиент может связаться со службой поддержки в случае возникновения проблемы?

• Как: Как передаются вопросы? Как будет осуществляться проект? Если повторяется, то сколько раз? Как вы убедитесь, что соответствуете стандартам клиента??

• Почему: Почему клиент должен работать именно с вами? Почему вы выбрали этот продукт или услугу в качестве решения проблем клиента?

5. Включите цифры расходов

Чтобы предложение было эффективным, клиент должен быть в состоянии признать и согласиться с затратами.

Используйте уже собранную вами информацию, чтобы предложить цену в вашем предложении. Если у вас была возможность провести анализ потребностей, в ходе которого вы разговаривали с клиентом, вы можете уже знать желаемую стоимость клиента. Тем не менее, оценив трудозатраты и другие расходы на бизнес, вы можете определить цену, которая выгодна и вам, и клиенту.

Пример электронного письма с коммерческим предложением

Используйте этот образец письма с коммерческим предложением для создания своего собственного:

Приветствую, господин. Пол,

Меня зовут Остин Шик, я менеджер по развитию бизнеса в компании Bizzy Commercial Floor Care. Моя цель в отправке этого предложения по электронной почте — снизить стоимость ночной уборки в Family Grocer Company на 15%, используя только труд прямых наемных работников. Мы можем сделать это в течение 60 дней после принятия предложения.

Вот как будет осуществляться переход:

Во-первых, Bizzy Commercial Floor Care наймет рабочую силу для работы во всех 36 магазинах Джорджии в течение 30 дней.

В течение 60 дней мы будем оказывать услуги по ночной уборке, включая мытье и полировку полов, высокую очистку от пыли и полировку светильников. Мы будем делать это ночью, семь дней в неделю, и у компании Family Grocer будет доступ к линии обслуживания клиентов, на которую они смогут дозвониться в любое время, если возникнут проблемы. Я буду вашим основным контактным лицом на протяжении всего этого процесса.

Мы в компании Bizzy Commercial Floor Care считаем, что это решит вопросы, которые вы обсуждали на нашей встрече. Во-первых, вы сказали, что вас волнует обеспечение соблюдения стандартов качества, но вы также хотите снизить затраты. Мы предлагаем свои услуги за 300 долларов в день и будем продолжать оказывать услуги на постоянной основе.

Спасибо за ваше время. Я свяжусь с вами в течение одного рабочего дня, если не получу от вас ответа раньше,

Остин Шик
Менеджер по развитию бизнеса
555-123-3214

Письмо о сотрудничестве — это документ, который представляет собой деловое предложение от одной компании к другой о заключении сделок, контрактов на взаимовыгодных условиях. 

Кто и кому может предложить сотрудничество

В условиях рыночных отношений широко распространено официальное письмо о сотрудничестве в бизнесе. Его еще называют коммерческим предложением. На практике оно сочетает несколько элементов деловой переписки — коммерческую оферту, рекламное предложение о продаже или покупке товаров и услуг, предложение об участии в совместных проектах.

В основном предприятие составляет такой документ, чтобы пригласить другие организации к взаимовыгодному сотрудничеству. Чаще всего оферта предназначена для заключения договоров о поставке товаров или контрактов на оказание услуг. Есть два варианта составления делового письма о партнерстве с другими компаниями — для текущих клиентов или потенциальных партнеров.

Чаще всего необходимо привлечь заказчиков продукции, а иногда провести более глобальные перемены, например расширить производство. Для этого придется объединиться с мощностями другого предприятия. В этом случае корректное и грамотное предложение, составленное в письменном виде, окажет особенно серьезное впечатление на потенциальных партнеров. Тем более если правильно описаны выгоды такого сотрудничества.

Грамотно составленные коммерческие предложения служат началом выгодного долговременного партнерства. Сведения, описанные в них, призваны заинтересовать в сотрудничестве, отразить преимущества, которые получит компания от участия в проектах. От того, насколько интересное и заманчивое предложение вы сделаете, зависит успех в продвижении продаж в перспективе.

Обычно предложения составляют в коммерческих целях, но на практике встречаются и другие варианты:

• благотворительные акции;
• развлекательные мероприятия;
• социальные мероприятия (экологические, оздоровительные, просветительские и др.);
• культурные события (праздники, выставки, концерты и т. п.).

Как написать и оформить письмо

Оформить его несложно, несмотря на то, что единых шаблонов не существует. Они и не требуются, поскольку предложение следует делать каждому партнеру отдельно, учитывая особенности и специфику его деятельности. Чтобы понять, как написать письмо поставщику с предложением о сотрудничестве, необходимо придерживаться основных правил. Пишем кратко и без лишней «воды», поскольку текст призван заинтересовать партнера. Отразить придется только главную информацию о вашей деятельности и преимуществах работы с вашей организацией. Кратко и четко расскажите поставщику:

• чем вы выгодно отличаетесь от конкурентов (успехи, достижения, основные проекты);
• какие преимущества у поставок продукции вашей компании (оперативность, платежеспособность, долгосрочное сотрудничество);
• какую пользу получит компания от сотрудничества с вами (возможность закупать товары крупными партиями, помощь в продвижении продукции на зарубежных рынках и др.).

Для текста не существует стандартов. Основное правило — пишем ясно и грамотно. Лаконичность здесь не менее важна, следует помнить: бизнесмены тратят на прочтение не более 3-5 минут. Если в документе лишняя информация, он полетит в корзину.

Отсюда понятно, что правильный текст следует составить аккуратно и привлекательно:

• включить в содержание всего несколько абзацев одинаковой величины;
• написать удобочитаемым шрифтом;
• для легкого восприятия важные сведения оформить списком или таблицей.

Структура выглядит следующим образом:

1. Наименования компании-отправителя и компании-получателя.
2. Заголовок письма.
3. Содержательная часть о сотрудничестве.
4. Дата, должность отправителя, подпись с расшифровкой.

Чтобы расположить к себе потенциального заказчика, в начале следует лично обратиться к руководителю компании: «Уважаемый Иван Петрович!», а не сухое указание «на имя директора». Если до этого вы разговаривали по телефону или встречались лично, в начале письма напомните об этом.

В письме точно и кратко расскажите о предлагаемых услугах. Начините с того, что особенно важно клиенту. Расскажите, что вы изучили деятельность компании, и это позволило вам понять, какие совместные проекты станут выгодны для адресата. Перечислите выгоду: «Вам удастся сэкономить на…», «У вас появятся новинки первыми» и т. д.

Внизу укажите адреса, телефоны и реквизиты вашей компании, чтобы с вами связались в любой удобный момент.

Образец

Посмотрите пример письма о сотрудничестве и дополните его спецификой деятельности вашего бизнеса.

Вот образец коммерческого предложения от СМИ для размещения PR-материалов.

Как отправить письмо адресату

После того как письмо составлено, необходимо выбрать способ доставки. В современном мире способов масса. Среди них:

• обычная почта;
• е-мейл;
• передача с курьером;
• факс.

Один из особенно популярных — отправка электронной почтой. Это быстро и просто. Но в этом случае есть один недостаток — письмо рискует остаться незамеченным руководителем, поскольку, например, окажется в папке Спам.

Рекомендуется отправлять такие документы через обычную почту заказным письмом с уведомлением о вручении. Это надежнее, но дольше.

Еще один хороший вариант — вручить лично в руки с курьером, которым часто выступает сотрудник предприятия, например секретарь или еще чаще менеджер по маркетингу при личной встрече.

Далеко не на все письма, которые поступают в адрес компаний, следует отвечать моментально. Большинство из них входят в общую рассылку и являются частью рекламной деятельности, совершенно не относящихся к деятельности компании. Если не ответить на них, это не станет нарушением деловой этики.

Другое дело, когда предложение предназначено для конкретной организации от потенциальных или текущих партнеров, или от солидных компаний. В этом случае важно хорошо продумать, как ответить на письмо о сотрудничестве корректно и позитивно. Поскольку коммерческие предложения носят позитивный характер, ответ диктуется нормами делового общения. Даже если приходится отказать партнерам, это следует сделать максимально аккуратно. Необходимо поблагодарить за предложение и кратко рассказать о причине отказа, например из-за отсутствия бюджета в этом году, структурных изменениях компании, наличия договора в этом году с другой компанией на данные услуги и др.

Коммерческое предложение (КП) относится к форме общения между предпринимателями, в виде приглашения к содействию. Основной целью КП является стремление заинтересовать партнера в предлагаемом проекте. Однако, довольно часто предприниматели не всегда с серьезностью относятся к новшествам.

Одним из способов — более внимательно отнестись к предложению, является сопроводительное письмо (СП). О том, как его составить попробуем разобраться в предлагаемой статье.

Зачем нужно?

Сопровождающее письмо является важной составляющей, особенно, если фирма рассылает «холодные» предложения. Обычно, редко кто открывает приложенные файлы с предложениями, удаляя их сразу. Однако, если грамотно составить СП, где интересно выложить текст, потенциальный адресат может уделить ему небольшое внимание, а это уже может побудить его заинтересоваться предложением более внимательно.

Основной целью СП является:

1. Краткое ознакомление потенциального клиента с содержанием предложения по бизнесу, чтобы он заинтересовался предложенным проектом.
2. Не загромождение предложенного проекта приветственными и прочими ненужными сведениями, а лишь сосредоточиться на конкретном изложении его сути.
3. Предполагается, что это будет стимулировать клиента в предлагаемом взаимосотрудничестве.

Особенно важно это для компаний, работающих в сфере «холодных продаж». Учитывая, что КП читает мало клиентов, важность сопровождающего письма и его роль значительно повышается.

Также нежелательно отказываться отправки предложения партнеру, если накануне были осуществлены устные переговоры относительно проекта по телефону или при личной встрече. Надо иметь ввиду, что сведения, полученные устно, партнер может забыть из-за своей загруженности. Письмо же станет документальным уведомлением о разговоре.

К инициативе о взаимосотрудничестве могут быть приложены:

• Каталоги товарного ассортимента.
• Тарифы на услуги и товары в форме прайс-листов.
• Сроки организации фирмой официальных мероприятий в виде конференций и выставок, и пр.

Требования к сопроводительному письму

Предложение и сопровождающее письмо к нему могут отсылаться, как от физлица, так и от имени всей фирмы, отделов и даже непосредственно от должностных работников. Также, получателем КП может быть, либо физлицо, фирма, либо коллектив.

Если СП отправляет фирма, то независимо от способа рассылки (электронной отсылкой или на бумажном носителе), его требуется составлять на фирменном бланке. При этом, формируя такое послание, рекомендуется обратить внимание на следующие требования к посланию, которые нужно соблюдать:

1. Предметность. Требуется излагать сведения, касающиеся только одного проекта, то есть, если фирма занимается несколькими направлениями, то в одном КП не желательно упоминать детали другого проекта. Также, желательно излагать текст без эмоционального сопровождения.
2. Лаконичность. Объемные письма, на практике, читаются намного реже. Поэтому, сопровождающее письмо рекомендуется размещать на половине странице, в крайнем варианте — не больше, чем на одной. Не рекомендуется использовать фразу «Коммерческое предложение». Это нередко может отпугнуть клиента, посчитавшего, что фирма хочет получить быструю прибыль, не предоставляя услуги или товары надлежащего качества.
3. Доступность текста. Нельзя в тексте использовать профессиональные термины и непонятную аббревиатуру. Суть проекта надо излагать конкретно и четко.
4. Побуждение к активному действию. Актуальным решением считается рекомендации что-то исполнить, если лицо заинтересовалось проектом. К примеру, просмотреть материал, приложенный к посланию, позвонить по отмеченному телефону и т. д. Это обусловливается тем, что клиенты не всегда соображают, что от них требуется для принятия предложения. Поэтому, обозначение алгоритма действий упростит его цель.

Как составить сопроводительное письмо к коммерческому предложению в 2023 году?

Утвержденного шаблона СП к рекомендации рассмотреть проект законодательными нормами не предусмотрено. Такое послание пишется в произвольном стиле, с соблюдением общепринятых правил в делопроизводстве:

1) Начало составления СП требуется осуществлять с обращения к конкретному физлицу или фирме, не допуская общих фраз, свидетельствующих о массовой рассылке.

2) После этого излагается основной текст, с отображением краткой презентации фирмы, предлагающей сотрудничество, товары или услуги, а также с обозначением основных моментов выгоды взаимосотрудничества и контакты фирмы.

3) В завершение СП нужно выразить уважение к клиенту «С уважением, … (должность, название фирмы и Ф.И.О. отправителя)».

Текст сопроводительного письма

Заполняя основной текст сопровождающего послания к КП надо учитываться следующие особенности:

1) Нельзя обременять КП объемными данными (краткость – сестра таланта).

2) Текст должен быть лаконичным, четко содержащим суть предложения.

3) Также, при приложении к СП дополнительных документов перечислить их в приложении. Это могут быть:

• Тарифы на продукцию и услуги.
• График проведения акций.
• Официальные приглашения на организованные семинары или выставки.

Объем текста СП не должен превышать одной страницы. При этом, он обязан быть написан грамотно, без ошибок с четким соблюдением общепринятой структуры документа в современном делопроизводстве.

Пример.

• Нужно поприветствовать адресата и желательно по имени и отчеству, например,

«Здравствуйте, уважаемая Татьяна Сергеевна!».

• Затем требуется представиться, либо от своего имени, либо от лица фирмы, с указанием должность и деятельности фирмы. Например,

Автосалон «Автомотор» предлагает большой выбор автомашин и мототехники знаменитых брендов по реальным ценам, а также гибкие формы оплаты, предусматривающих:

• Различные способы расчетов …;
• Оформление покупки в рассрочку до …;
• В приложении имеется пригласительный билет на выставку … по адресу …
• При появлении вопросов, свяжитесь с нами по тел. ….

В завершение, нужно выразить уважение к партнеру и поблагодарить его за уделенное внимание, например,

• «Благодарим за уделенное время, …
• «С уважением, руководитель автосалона «Автомотор», …;

Ниже предлагает один из примеров сопровождающего послания к КП.

Пример сопроводительного письма к коммерческому предложению

Скачать образец и бланк

• Образец, doc
• Бланк, doc

Когда и каким образом отправляется?

Сопровождающее послание с КП может отсылаться, как от имени фирмы, так и от конкретного отдела или работающего лица. Отсылать КП допускается, не только конкретному лицу, но и группе потенциальных клиентов.

При отправлении послания от имени фирмы рекомендуется составлять письмо на фирменном бланке.

Рассылка предложений вместе с сопровождающим письмом, обычно осуществляется при создании нового проекта с целью, чтобы о новом предложении узнало, как можно больше клиентов. При этом, рассылку можно осуществлять следующими способами:

1. Через почту России, используя заказные отправления. Но это не очень эффективно и затратно.
2. Через курьера. Это особенно важно, когда коммерческое предложение направляется компании, с которой фирма давно сотрудничает.
3. Используя Интернет. Этот способ на сегодняшний день получил наибольшую популярность, при массовой рассылке «холодных» писем с КП.

Заключение

Подводя итоги, надо отметить, что сопровождающее послание является важным элементом в любом отправляемом КП о взаимосотрудничестве. От грамотности формирования такого послания, а также от того – насколько оно будет актуально, будет зависеть число отзывов на разосланный проекты.