Как составить свой бюджет времени

Для того, чтобы жизнь была сбалансирована, нужно научиться правильно распределять свое время между всеми областями своей жизни. Метод временного бюджета поможет вам закрыть разрыв между первостепенными и глобальными целями, переплетаясь между ними.

Как бонус, этот метод поможет вам эффективно справляться с прокрастинацией, недостатком концентрации и работоспособности.

Сложные приоритеты

Ответьте на следующий вопрос: «Что для вас важнее: здоровье или семья?».

Да, мы понимаем, что этот вопрос не имеет никакого смысла. Он глуп с точки зрения логики, потому что мы знаем, что невозможно делать такой выбор и что обе сферы жизни заслуживают одинакового внимания. Понятие приоритета в данном случае не работает. Понятно, что время нужно уделить обоим аспектом, так же как и другим краеугольным сферам.

Но здесь кроется подвох: из-за того, что мы не можем правильно выбрать между этими аспектами, в момент появления времени мы не знаем что выбрать: навестить маму или сходить в тренажерный зал. Мама была бы счастлива, если вы ее навестите, однако еще больше она счастлива, если ее ребенок здоров и счастлив.

Если грамотно не разрешить дилемму такого плана, то в итоге мы начинаем заниматься завязыванием шнурков: сосредочиться на одной сфере жизни (например, работе), а когда другая пренебреженная нами сфера болезненно бьет нас по голове (например, семья), мы начинаем заниматься больше уже ею. И так далее. Мы обращаем внимание на шнурки только когда они развязываются. И этот подход вряд ли можно назвать правильным.

Проблема в том, что вы находитесь в режиме реакции. Вы не держите под контролем сферы своей жизни, а только реагируете на раздражители.

Временной бюджет

Один из лучших методов борьбы с завязыванием шнурков это временной бюджет. Чтобы его установить, вам нужно проактивно распределять время на вещи, которые важны для вас. По схожести с финансовым бюджетом, вы определяете идеальное количество времени, которое вы инвестируете в каждую из ваших важнейших областей жизни, а затем придерживаетесь этого плана.

Следование вашему бюджету убережет вас от траты времени на другие, менее важные сферы. К тому же вы начнете относиться к этим сферам сознательно — знать сколько времени уделяете каждой из них и ценить это время.

К тому же вы высвобождаете свою ментальную энергию на принятие других важных решений, ведь вам не нужно каждый день реагировать на все, что происходит с вами. Если главные сферы вашей жизни в полном порядке, вы можете сосредоточиться на более глобальных целях вашей жизни.

Как создать временной бюджет?

1

Определите ключевые области вашей жизни

Забудьте на минуту о своих делах и заданиях. Сосредоточьтесь на областях вашей жизни, которые явлются наиболее важными для вас. Это может быть как семья, так и написание сценария полнометражного фильма. Всем этим сферам нужно выделять время с тем, чтобы они не выходили из-под контроля. Ваш список может отличаться от списка другого человека, хотя и похожих пунктов будет достаточно. Используйте мозговой штурм или просто останьтесь наедине с собой и подумайте хорошенько.

2

Распределите время на каждую область

В этом случае все достаточно субъективно, однако вот вам несколько советов:

• Не уделяйте слишком много внимания текущим делам. Конечно, если у вас сломался холодильник, вы должны вызвать мастера, дождаться его и потратить на все это много непредусмотренного времени. Однако много других дел на самом деле не являются столь важными и при этом отнимают время вашего бюджета.
• Для начала выделяйте не все время на бюджет. Выясните, сколько примерно часов свободного от работы времени у вас есть и выделите на временной бюджет 50% от него. Со временем можете повышать этот процент.
• Не планируйте надолго на первое время. Пускай это будет для начала один месяц. Посмотрите, справитесь ли с этим. По истечении месяца можете пересмотреть временной бюджет, сделать выводы и переделать его.

3

Отслеживайте время

Ведите дневник, записывая в него то, что происходило с вами за прошедший день и на что вы тратили ваше время. Очень важно начать относиться к своему времени сознательно. Вы можете использовать разные приложения, которые помогут отслеживать уделенное чему-либо время, либо засекать лично.

Даже один факт, что вы начинаете обращать внимание на время, сделает вашу жизнь более насыщенной и осмысленной.

4

Пересматривайте ваше потраченное время

Абсолютно нормально, если вы на 100% не выполняете свой временной бюджет. К этому стоит относиться философски и даже с юмором. С другой стороны, нужно всегда размышлять о том, как повысить этот процент. Это то, что делает данный метод гибким и живым.

В идеале пересматривайте ваши временные расходы раз в неделю. Вот вопросы, которые помогут провести оптимизацию:

• Я потратил больше или меньше времени на конкретную область?
• Правильное ли количество времени, которое я выделил на совокупный временной бюджет или нужно его увеличить/уменьшить?
• Как я себя чувствую в связи с введением временного бюджета? Чувствую ли я, что моя жизнь стала сбалансированнее и насыщеннее?
• Есть ли еще какие-то сферы моей жизни, которые я упустил из виду и не внес во временной бюджет?

Отношение ко времени как к чему-то осязаемому помогает человеку проживать полноценную жизнь. Наблюдайте за своим временем и используйте временной бюджет.

Вполне естественно, что вы исправляете свои плохие привычки по мере их выявления и таким образом находите дополнительный полезный время. Но в действительности дополнительно полезным становится только тогда, когда вы его разумно используете или готовы разумно использовать, как только получите его. Поэтому вам следует не только исправлять свои плохие привычки, но и совершенствовать хорошие.

Вам нужен реальный план разумного использования своего производительного рабочего времени, который предусматривал бы дополнительные цели на случай, если первоначальные планы будут выполнены или сорваны.

Составить реальный бюджет производительного рабочего времени и не нарушить его можно, если вы:

— Планировать свое время, а план, сделаете гибким;

— Ограничите свою «политику открытых дверей»;

— Ограничите количество своих решений практическими вопросами;

— Заставите оргтехнику работать на вас

— Не позволите, чтобы неуместна церемонность отнимала у вас и у других людей драгоценное время;

— Прекратите любую работу сразу же после ее выполнения Планируйте свое время, а план делайте гибким. Планирование собственного времени не означает, что вы должны составить расписание, в котором будет распланировано все до последней минуты. Это не означает также, что вы обязаны строго придерживаться плана, даже если разверзнется земля. Наоборот. Определенные моменты вашей ежедневной программы должны быть внесены в ваш распорядок дня. Среди них, вероятно, будет: прием посетителей, регулярные совещания, периодические отчеты руководству и постоянные обходы подчиненных. их следует планировать и строго придерживаться плана, потому что здесь дело касается не только вашего личного времени, но и времени других людей. Но выполнение задач, которые решаете только вы и подчиненный вам аппарат, не следует строго регламентировать.

На отдельном листе бумаги перечислите эти задачи по степени их важности, старайтесь выполнять их ежедневно при первой же возможности в том же порядке и вскоре поймете, что все эти процедуры стали забирать меньше времени. Встреча сорвавшейся или внезапно отменена совещание не застанет вас врасплох, потому что теперь вы не будете сидеть и думать, что же делать дальше. Жесткое регламентирование ежедневной работы приводит к тому, что часть времени тратится на произвольное времяпрепровождения. Если, например, на 14-00 у вас запланирована какая-то небольшая работа, а сейчас половина второго, то остальные полчаса теряются в праздном ожидании.

Большинство менеджеров среднего и низшего ранга чувствуют, что находятся под строгим контролем со стороны руководства, хотя фактически они проводят лишь незначительную часть времени под его непосредственным наблюдением. Существует четкий ритм в этих ежедневных контактах. Установите его. Если, скажем, первую часть рабочего дня вы чаще проводите у начальства, тогда в своих планах спланируйте наиболее напряженную работу на вторую половину дня и загрузите себя полностью в эти часы. Если вы решаете ежедневные задачи в порядке их важности, то при появлении свободного времени вы можете изменить расписание и заняться решением очередного задания. Так же и в отношении времени, должны проводить у руководства.

Пусть для вас станет правилом делать передышку, когда вам надо расслабиться. Возможно, каждый час вы сможете сэкономить не более двух минут, чтобы отдохнуть, разгрузить мозг и освежить свои силы. Если же вы будете откладывать это, пока не появится возможность сделать передышку, то измором себя к краю или станете искать для отдыха каждую свободную минуту — и постепенно вы смиритесь с любым оправданием, которое вам удастся придумать, чтобы найти их.

Ограничьте свою «политику открытых дверей». Хорошим руководителем часто считают человека, двери которой постоянно открыты для подчиненных. Они идут к нему консультироваться по любому вопросу. «Политика открытых дверей», как правило, приводит к неразумному разбазариванию времени. Поэтому руководитель, которому требуется больше времени, будет вынужден ограничить такую политику строго установленными часами приема. Если вы стоите перед той же проблемой, то дайте знать своим сотрудникам (и секретарю в том числе), что ваши двери всегда открыты для обсуждения неотложных проблем, а с текущими пусть обращаются к вам только в установленные часы.

Если вы назначаете встречи со своими подчиненными (во многих случаях это единственный путь для решения запутанных вопросов), то каждому из них заранее дайте знать, по какому вопросу вы их вызываете. Тогда они смогут подобрать необходимый материал, который, по их мнению, поможет осветить обсуждаемый вопрос. Это даст вам возможность ежемесячно экономить много часов.

Еще больше времени вы сможете сэкономить для себя и своих подчиненных, если стандартизовать технику приема и будете требовать обоснования просьб о помощи или принятия того или иного решения путем четкого изложения сути проблем. Пусть они твердо усвоят, что вы всегда их спросите:

— В чем заключается суть проблемы?

— Какие препятствия на пути ее решения?

— Что, по их мнению, должен устранить существующие препятствия?

— Что конкретно они предлагают?

— Почему?

— Кого (или другие отделы компании) коснутся эти действия?

В приведенных вопросах вы найдете несколько здоровых управленческих принципов, которых вы должны придерживаться сами и воспитывать у своих подчиненных. Эти принципы следующие:

— Заставляют думать каждого, кто ставит или формулирует какой-либо вопрос;

— Побуждают человека взять на себя ответственность за свои действия и результаты;

— Способствуют передаче части своих полномочий, потому что, предлагая решения, подчиненный в действительности просит права на принятие самостоятельных решений, касающихся его работы;

— Порождают чувство коллективизма, необходимое для коллективной работы, потому что если подчиненный просит принять то или иное решение, то он предоставляет всю необходимую информацию, основываясь на которой руководитель может принять без промедления разумное решение.

Ограничьте количество своих решений практическими вопросами. Если через месяц после того, как вы заведете журнал, вы сделаете тщательный обзор сделанных в нем записей о проделанной работе, то, без сомнения, обнаружите серьезные недостатки в использовании своего времени в неожиданных местах. Если вы на самом деле не является исключительно деловым или исключительно ленивым менеджером, то увидите, что много времени у вас уходит на анализ и взвешивания фактов, не относящиеся к делу, и на принятие никому не нужных решений. (Большинство менеджеров, пытаясь доказать свою способность быстро все решать и делать, часто отвлекаются от выполнения своих обязанностей, чтобы решить какой-либо вопрос, что не относится к делу). Тщательно пересмотрите свой журнал (или любые сделанные вами записи, отражающие ваши ежедневные занятия) и откиньте решения, которые вы сделали преждевременно или непродуманно.

Может случиться и так, что ваш руководитель случайно проговорился о возможности расширения вашей сферы управления и попросил вас «пошевелить мозгами» и изложить свои соображения по этому поводу. Вы будете работать, как проклятый, и когда наконец дадите ему тщательный анализ всех возможностей для подобных изменений, с глубоким анализом и безошибочными рекомендациями решительных действий, вдруг выяснится, что ваш руководитель уже успел забыть обо всем. Оказывается, он просил вас только «пошевелить мозгами», а не делать тщательное исследование по данному вопросу.

Бывает и так, что совпадение необычных обстоятельствах создает впечатление, что приближается катастрофа. Вы обрабатываете и реализуете ряд спасительных мер, а со временем оказывается, что они были не нужны. Старой поговорке придан новый смысл: «Лучше отложить до завтра то, что не нужно делать сегодня!»

Заставьте оргтехнику работать на вас. В продаже есть множество предметов, которые помогают менеджеру использовать свое время эффективно и по своему усмотрению. В основном они являются общедоступными и дешевыми, но многие менеджеры не пользуются ими. Однако, поразмыслив над тем, что они дают, вы поймете, что их применение может значительно облегчить ваш труд.

Рационализирует процесс прохождения бумаг. Начните со своей настольной ящика, куда секретарь кладет входящую почту. Или не превратилась она в вас в мусорную ящик, куда сваливают все в порядке поступления: письма, записки, меморандумы, циркуляры, внутреннее и внешнее переписки, докладные записки, журналы, газеты и вообще всевозможные бумаги? Неужели каждое утро вы тратите драгоценные минуты на просмотр содержимого этой ящика, чтобы выяснить, есть ли там что-нибудь ценное?

Если это так, то пора перестроить свою работу и работу своего секретаря. Заставьте его (ее) раскладывать почту по степени важности и только после этого приносить вам. Для сортировки можно использовать несколько видов настольных конторок, что в продаже, а также цветные папок, вложенных в одну большую.

В первую очередь посмотрите наиболее важные бумаги. Никогда не возвращайтесь дважды к одному и тому же документу, если только это не является необходимым для дела. Пусть секретарь или кто-нибудь из сотрудников готовит для вас проекты ответов по всему текущей переписки. Если же вы возвращаете их на доработку или переработку, то прикалывайте к ним и свои проекты ответов, письма и бумаги. Если вы собираетесь что-либо изменить в корреспонденции, перед тем как его подписать, вы можете взять эти проекты назад.

Сделайте своим рабом диктофон, а не секретаря. Хорошего секретаря трудно найти, и если вам все-таки это удалось, то не тратьте впустую свое и его время на стенографию. Сегодня в магазинах продается множество диктофонов разных типов. Используйте время, что освободился, для записи своих мыслей на пленку.

Присмотритесь к своему телефону: он ваш друг или враг?

Если им злоупотребляют, он может пожирать столько же времени, сколько экономит. Сейчас многие руководители стремятся сами отвечать на телефонные звонки, чтобы избежать протокольных процедур, насаждаемых излишне усердными секретарями. Но если они это делают, то стараются не давать своих личных номеров телефонов тем, кто может этим злоупотреблять. Более того, зная, что телефонный звонок может прервать совещание или нарушить ход мысли, они сами пользуются телефоном только в исключительных случаях.

Должны быть установлены определенные часы, когда никто не должен беспокоить менеджера. Все телефоны в настоящее время следует отключать, а для внутренней телефонной связи между менеджерами установить отдельную систему.

Выбросьте все, что тормозит вашу работу. Управленческая оргтехника, о которой говорилось, — это лишь пример, который должен заставить вас задуматься о вспомогательные средства, имеющиеся в вашем распоряжении, возможности их использования, их существует сотни, но многие из них, будучи полезными в различных условиях могут оказаться для вас только пожирателями времени. Изучите каждое устройство, и если какой-то из них замедляет вашу работу, избавьтесь его. Возьмите за правило не покупать ничего из того, что помогает другим, пока не убедитесь в его полезности для вас.

Сегодня мы будем говорить об искусстве управлять собственным временем. И начать тему хотелось бы с такой фразы: увы, мы все не бессмертны. 24 часа в сутки и у вас, и у Илона Маска, и у Билла Гейтса. Только вы решаете, что делать с этим временем — эффективно провести его или потратить впустую.

В этой статье я, Севальнев Дмитрий, хочу поделиться авторской методикой управления временем. Расскажу о пяти важных принципах, внедрение которых поможет вам стать минимум в 3 раза эффективнее.

Наши цели

Многие люди привыкли оправдывать себя тем, что тайм-менеджмент — это сложно или даже бессмысленно, кто-то не может найти время на его освоение. Сегодня мы разберем, что это за зверь и с чем его едят. Научимся грамотно распоряжаться своим временем и выполнять такие цели:

То есть всё, о чём я буду сегодня говорить, будет приводить к тому, что свободное время будет прибавляться, но при этом вы будете успевать всё, что запланировали. Возможно, в первое время будет казаться, что планирование занимает слишком много времени, но эффект от этого перекроет данное ощущение.

Вопрос «А как ты всё успеваешь?» мне задают достаточно часто. Наверняка он не раз звучал и в вашу сторону. Так вот, всё успеть невозможно, важно успеть сделать то, что действительно важно.

Немного обо мне

Я — Севальнев Дмитрий, основатель и евангелист сервиса для профессионалов в SEO и интернет-маркетинге «Пиксель Тулс», совладелец агентства «Пиксель Плюс». Кроме того, я являюсь основателем канала «FILL UP» — ресурс по развитию и мотивации.

Как не пропускать наши вебинары и быть в курсе новостей?

5 принципов тайм-менеджмента

Список важнейших принципов, которые помогут грамотно распределять время и быть максимально эффективным, звучит следующим образом:

Сегодня мы подробно обсудим каждый поинт.

1 принцип. Планы на день, неделю. Бюджетирование времени

Начнем с терминологии, подробного объяснения понятий, расскажем о целесообразности и целях планирования и бюджетирования.

Что такое бюджетирование?

В тайм-менеджменте под понятием «бюджетирование» подразумевается выделение временного интервала на решение задач заданного типа (проект, спорт, социальные сети, рутинные занятия и т.д.). Предположим, у вас есть календарь. Вы планируете на сегодня какие-то занятия — просмотр фильма, пробежка, спорт, ведение соц. сетей и другое. Если у вас плюс-минус определены эти интервалы, значит, вы выделяете для конкретного занятия некий слот или временной бюджет.

Если вы хотите учить английский язык или у вас одновременно в работе 40 проектов, можно распределить и спланировать, сколько времени тратить в течение недели на каждый подобный пункт.

Планы на день, неделю

После того, как вы разобрались с бюджетированием, составляем план на день и, соответственно, на неделю. Нужно сказать, что ежедневный и недельный план зависят друг от друга. Для примера приведу свой календарь:

Я его немного подкорректировал, чтобы скрыть какие-то личные и сокровенные истории, но в целом — это реальный распорядок на текущую неделю, по которому я живу. Например, на 5 августа у меня был запланирован вебинар, для проведения которого я выделил около часа. По сути, это прозрачный, честный и искренний подход. Если вы хотите заниматься спортом, то это не какая-то абстрактная история — вы должны наметить день недели, конкретное время, когда вы будете бегать или пойдете в зал и т.д. Если у вас есть в работе проект, вы должны понимать, сколько времени и в какой день вы планируете потратить на него. Например, вы можете выделить первый час после прихода в офис на развитие новых проектов.

Важный совет. Размещайте важные и наиболее значимые задачи вверху списка, работайте над ними в начале рабочего дня. Считается, что в это время сила воли находится в пиковой точке.

По большому счёту, мы просто фиксируем все типы задач, которые есть на неделе. Предположим, у вас какой-то проект, по которому есть сотня задач, которые вы планируете сделать. Они будут определяться отдельно, но в рамках конкретного временного слота. Пока назначенное время не наступило, вы об этом проекте вообще не думаете, как будто его вовсе нет. Начать можно просто с фиксации фактического расписания — пропишите в графике, что вы делаете, и старайтесь не выделять под одно занятие более двух часов.

Как начать планировать?

Признаюсь, мне было очень тяжело. Очень долго думал, читал много книг по планирования. Когда я пришёл к этому, то понял, что у меня появилось в 2 раза больше свободного времени. Но обо всём по порядку!

Как начать планировать:

На самом деле, это гораздо проще, чем кажется. Почему я противился планированию в самом начале? Казалось, что придётся крутиться как белка в колесе, чтобы успевать все дела из намеченного плана. В реальности оказалось ровно наоборот — я чётко понимал, что, когда и в какой слот нужно делать, в результате чего появилась масса свободного времени. Например, я планировал что-то делать час, а успел за полчаса — соответственно выиграл 30 минут и они свободны.

Почему план работает?

Для себя я объясняю это так. Представим две ситуации — картинка слева и картинка справа. Вы пошли в магазин и перед вами стоит задача: нужно набрать 1 кг моркови, 2 кг фасоли и 3 кг перца.

С помощью какой картинки вы сможете быстрее набрать овощи? Логично, что удобнее это сделать на иллюстрации, расположенной с левой стороны. Времени на сбор нужных продуктов с правой картинки потребуется в несколько десятков раз больше. Во втором случае вы также будете заняты, будете трудиться над задачей, но это отнимет больше времени и сил, а в голове будет полнейший сумбур.

2 принцип. Принцип «помидорок»

Если у вас есть план — это уже круто, но с применением второго принципа станет ещё легче. Более того, бывает так, что плана нет и работают только «помидорки». Формулировка здесь максимально простая — мы выделяем слот на решение какой-либо задачи — 20-25 минут — и фокусируемся только на ней, без отвлекающих факторов. Нужно исключить социальные сети, музыку, телефонные звонки, мессенджеры и т.д. Как бы там не говорили, но все мы однозадачные. В реальности человек не может делать несколько дел одновременно без потери качества.

Попробуйте сейчас продолжить чтение статьи, параллельно думая об Эйфелевой башне и планах на этот вечер. Одновременно всё сделать не получится. Придётся переключаться и, соответственно, терять эффективность.

После каждой «помидорки» на 20-25 минут нужно делать небольшой отдых по 3-5 минут. То есть, сделали задачу — получили награду, несколько минут заслуженного отдыха. Каждая такая «помидорка» должна начинаться с чётко поставленной определенной задачи.

Примеры:

Фиксировать задачи можно в любом задачнике, в конце я дам ссылки на некоторые. Лучше всего работает логическая декомпозиция (разбивка) задач на составные части. Ну и разбивка вам также пригодится для приоритизации, об этом будет говорить позже. В реальности практически все задачи можно разбить на блоки от 20 до 40 минут.

Почему «помидорки» работают?

Принцип работает, потому что разбивается иллюзия многозадачности. Исследования говорят о том, что попытка делать два и больше дел одновременно существенно снижает эффективность работы.

Есть много мемов, когда, например, водитель маршрутного автобуса курит, при этом собирает деньги за проезд, управляет машиной и отвечает на сообщение в мессенджере. Но по факту он ни на чём не сконцентрирован. Не стоит забывать, что в это время он ничего не создаёт и, по сути, занимается пустяками (это не относится только к вождению). Что касается задач, требующих вашего творческого напряжения — невозможно делать их качественно, просто потому что так устроен наш мозг.

3 принцип. Принцип «офлайн»

Есть следующая проблема, что вот эти «помидорки» (принцип №2) и максимальная концентрация на одной конкретной задаче не работают только при строгом соблюдении правила «оставаться офлайн». Согласно нашему третьему принципу, вы должны полностью отключиться от внешних раздражителей:

Не лишним будет поставить на стол табличку с надписью «Я фигачу», чтобы коллеги понимали, что у вас по графику «помидорки», так что подходить к вам сейчас не нужно. Это вполне распространенная практика и нормальная договоренность во многих компаниях.

В реальности люди ведут себя так, как будто за 20-25 минут произойдёт что-то такое, что требует от них молниеносной реакции. Если пришел e-mail, человеку хочется отвечать немедленно. Если прозвенел сигнал о новом сообщении в мессенджере, медлить нельзя — нужно прямо сейчас узнать, кто это. На самом деле, такая срочность часто не оправдана.

В идеале, длительность режима «офлайн» — 2-2,5 часа. Я являюсь руководителем, в нашей компании более 100 человек, много проектов, поэтому на своем опыте могу сказать, что принцип работает. Я концентрируюсь на каком-то проекте, занимаюсь аналитическим анализом. По окончании установленного времени «офлайн» спокойно начинаю реагировать на внешние раздражители — отвечаю на e-mail, звонки, сообщения в мессенджерах. Жизнь слишком коротка, чтобы тратить её на пустяки, вы не находите? Нужно делать какие-то значимые вещи.

Почему принцип «офлайн» работает?

На самом деле, всё понятно. Максимальная концентрация и интерес к решению конкретной задачи, вы не отвлекаетесь, а просто делаете то, что нужно.

Люблю такие картинки — фотки с тусовок, когда все вместо того, чтобы общаться друг с другом вживую, сидят в телефонах. Я считаю, что, если уж встретились, то давайте общаться здесь и сейчас, получим удовольствие от офлайн общения, а всё остальное отложим на потом.

4 принцип. Фиксация задач, декомпозиция и SCRUM

Этот принцип очень сильно выручает лично меня. Нужно фиксировать все задачи в одном едином списке! Я понимаю, что это звучит как-то больше для айтишников, поскольку многие люди ссылаются на то, что им негде записывать. Найдите себе какой-то TO DO лист, например, в мобильном телефоне, позже я дам несколько программ, которые использую сам.

Нужно ли фиксировать задачи?

Проблема состоит в том, что люди никак не фиксируют свои идеи и задачи. Это приводит к тому, что на практике человек не может вспомнить хотя бы 10 своих каких-то целей или примеров из жизни, подтверждающих что-то. Есть такая интересная книга «Думай медленно, решай быстро», в которой поднимаются парадоксальные вещи. К примеру, если вас попросят перечислить 5 примеров собственной пунктуальности, и вы их быстро вспомните, то убедитесь в том, что вы действительно пунктуальны. Если попросят вспомнить 12 и вы их вспомните с трудом, то будете уже менее уверены в своей пунктуальности.

Это связано с тем, что мы не можем вспомнить 10 или 12 примеров сходу. Например, у меня в каждом проекте десятки, а, бывает, и сотни идей. Если я это не буду записывать, то не буду знать, что делать в конкретный момент. Нужно понимать, что многие идеи и мысли попадают в нашу голову случайным образом — какой-то нейрончик оказался чуть более активен, возбудил какое-то воспоминание, которое хранится. Я всегда смотрю с большой грустью на людей, которые просто убивают своё время. У нас всего несколько десятков лет активной жизни, в сутках всего 24 часа, нельзя их попросту пустить на ветер. Давайте записывать всё, что мы хотим сделать и, когда у нас будет хотя бы пару свободных минут, будем начинать это делать.

Интересно! Есть писатель (имя, к сожалению, не помню), который написал целый роман в то время, пока ждал свою жену. То есть, он писал свою книгу в прихожей каждый раз, пока она одевалась, собиралась, пудрила носик.

Где фиксировать задачи?

Для этих целей подходит любая CRM-система — Битрикс24, Мегаплан, есть и бесплатные. Самые популярные — Todoist, TickTick, KanbanFlow (о ней я расскажу сегодня более подробно) и другие. KanbanFlow внешне очень похож на Битрикс24, в котором я работаю.

Все задачи фиксируются в некоторую колонку, в которой вы просто описываете всю задачу, чтобы потом было просто разобраться — что делать, в какой очередности и т.д.

5 принципов фиксации задачи

Помню время, когда у меня были какие-то разрозненные списки, задачи, куча идей, все они были записаны в самых разных местах. Когда я начал фиксировать все задачи в единой канбан-доске, то оценил, насколько это круто.

3 главных идеи декомпозиции

Прежде чем решать какие-то сложные задачи, важно научиться их декомпозировать. Тяжелые задачи, как правило, сложно начать решать — они обычно неоднозначные, по ним сложно оценить сложность и т.д. Какое решение? Нужно разбить задачу на составные части. Чем они будут меньше, тем лучше. Другими словами, глобальную задачу нужно поделить на несколько «помидорок» по 20-25 минут. В рамках этих двадцатиминутных итераций мы можем решить самую сложную задачу — написать книгу, сдать какой-то важный проект, провести вебинар и т.д. Действуем по чек-листу: у вас есть задача, вы знаете, из чего она состоит.

Пример декомпозиции:

У вас есть сложная задача (их еще называют большими жирными жабами) — допустим, проведение вебинара для FILL UP. Нужно понять, какая будет тема, какие этапы подготовки, когда это будет. Я разбиваю «жабу» на маленькие мушки, которых можно с легкостью похлопать:

В результате, вот такими блоками по 20-25 минут я незаметно для себя сделал целый вебинар, печатную версию которого вы сейчас читаете. Если вы тоже хотите записать какое-то обучающее видео, провести вебинар, для этого не нужны какие-то сверхусилия. Надо просто понять, из каких составляющих состоит ваша задумка. Кстати, первая ваша задача, на которую нужно будет потратить те самые 20-25 минут — это как раз определение того, что вы хотите сделать. Второй «помидоркой» будет разделение на мелкие задачи.

Level Up: переход на SCRUM

SCRUM — самый крутой метод управления проектами. Сегодня мы не будем подробно на нём останавливаться, у нас была трансляция по этой теме. Краткий смысл заключается в следующем:

В конце недели будет легко подсчитать, насколько круто вы продвинулись по какому-то конкретному проекту. У меня получается за одну неделю в среднем продвинуться на 50 баллов.

Почему SCRUM работает?

Он объединяет в себе несколько идей — фокусировка только на одной задаче. Вы планируете, все задачи ставятся по принципу SMART, точно ясна цель, по списку задач есть дедлайн.

Яркая иллюстрация важности дедлайна:

На поисковый запрос «написать курсовую работу» Яндекс делает логическую сортировку по времени. Самый частый запрос «за ночь», а вот вариант «за неделю» находится в конце списка. У курсовой работы есть дедлайн — в этом ее магия. Если мы будем устанавливать для себя какой-то конечный срок, это сыграет свою положительную роль.

5 принцип. KPI и шаблон приоритизации

Пятый пункт крайне важен. Он как пятый палец на руке, с помощью которого мы при необходимости может сжать руку в сильный кулак и дать максимальный буст эффективности. Это история, которая называется приоритизацией.

На самом деле, у любой задачи должна быть цель. То есть, любые ваши действия должны приводить к конечной цели, которая состоит из каких-то KPI — ключевых показателей эффективности.

Если мы говорим о KPI, который улучшает нас, он состоит из пяти компонентов:

От большинства задач, на мой взгляд, который приходится делать человеку в течение дня, можно отказаться, потому что они не дают никакого роста.

Для приоритизации я использую этот шаблон:

Каждую задачу я оцениваю, исходя из того, какой профит она дает. В первой колонке записываю саму задачу, во второй указываю ссылку, дальше её статус, оценка сложности и какой рост KPI она может дать. Взвешивая рост KPI и сложность, можно отсортировать задачи от менее важным к более важным.

Почему приоритизация работает?

На мой взгляд, до 99 процентов идей и задач, которые мы делаем, не дают численного и измеримого эффекта на рост KPI. Цифры взяты не с потолка. Возьмём для примера один из проектов, над которым мы работаем в Пиксель Тулс — реализуем до 100 задач в месяц.

Реальные улучшения показателей KPI, которые нам важны как авторам и владельцам проекта, работают в 1-2% случаев.

То есть, только 1-2% задач дают какой-то значимый численный профит, всё остальное мы просто делаем. У нас адски забит весь SCRUM, мы фигачим, но только 2% принесут результат. Сам говорю и не верю, но это факт. У лучших команд этот процент бесполезных задач снижается до 80%. Получается, они делают только 80% бесполезных заданий, всё остальное — рутина. Чтобы снизить процент, важно использовать приоритеты — необходимо понять, какая задача важнее и что она даёт.

Как сравнить личное и рабочее?

Использование шаблона помогает сравнить личное и рабочее. Как это можно сделать:

Интересно, что вы можете иметь несколько приоритетов в рамках каждого типа задач, так как KPI от каждого вида деятельности может быть разным. То есть, если вы уделяете час спорту, там могут быть какие-то KPI — численно измеряемый показатель, которого вы хотите добиться как спортсмен.

Используйте уже сегодня

Вот прямо сейчас отложите всё, в том числе прочтение этой статьи, зарегистрируйтесь на KanbanFlow или откройте любую другую доску, где можно фиксировать задачи. Скопируйте шаблон приоритетов, заполните текущими идеями и задачами backlog. Перенесите все задачи в шаблон и оцените их по уровню профита. Проанализируйте, зачем вы делаете задачу и насколько она сложная. Проведите сортировку и делайте только те задачи, которые будут давать вам результат. Возьмите свою первую «помидорку» в работу!

Подытожим

Я рассказал о 5 принципах. Если вы будете использовать их эффективно, будет проще искать внутреннюю мотивацию. Вы будете понимать, что сами хотели делать этот конкретный блок задач, и каждая из них будет давать максимальный рост KPI.

Если всё, что я рассказал, является полнейшим шоком, и вам трудно начать сразу всё делать по-другому — пожалуйста, начните с одного принципа, который вам наиболее близок, кажется самым крутым и понятным. Это может быть план идей на неделю, принцип «помидорок», «офлайн», фиксация всех задач в едином списке, ведение файлов приоритетов. Каждый из этих принципов можно и нужно реализовывать отдельно и они будут давать свой профит и результат.

Вспомогательные материалы