Как составить справку по отпускам

Оформление ежегодного оплачиваемого отпуска

Документальное оформление отпусков начинается с оформления графика планируемых отпусков сотрудников.

Этот документ обычно составляется по форме Т-7, он должен быть утвержден не позднее 17 декабря на следующий календарный год. Приказ директора об утверждении графика оформлять необязательно, достаточно подписи руководителя под этим документом. С утвержденным планом будущих отпусков необходимо ознакомить всех сотрудников организации. Изменения в него вносятся на основании приказа при переносе дат отпуска одним или несколькими работниками.

До начала отпуска, в соответствии с графиком, работодатель обязан уведомить работника о будущих отпускных днях. Уведомление оформляется в свободной форме и направляется минимум за 2 недели до начала отпуска, составить его необходимо в письменном виде и получить от сотрудника подпись об ознакомлении с документом.

После уведомления работодатель вправе оформить приказ на предоставление отпуска. Это необязательный документ, его отсутствие не влечет штрафных санкций. Оформление приказа возможно по унифицированной форме (Т-6 для одного работника или Т-6а на нескольких работников одновременно) либо на основе самостоятельно разработанного шаблона.

В документе нужно указать основные данные о сотруднике, а также — даты отпуска и количество его календарных дней. Основание предоставления отпуска указывать в приказе необязательно, но допускается правилами. Приказ подписывается руководителем компании или иным лицом при наличии доверенности.

Предоставление отпуска является основанием для выплаты отпускных и составления записки-расчета, в которой указываются доходы, учитываемые при расчете среднего заработка, удержанный налог и фактическая сумма к выплате. Расчет отпускных составляется по форме Т-60. По общему правилу, этот документ подписывается уполномоченным лицом кадровой службы и бухгалтером, выполнившим расчет.

Для предоставления отпуска по утвержденному графику, работник не должен оформлять дополнительного заявления. Оно потребуется, если сотрудник намерен получить отпуск вне графика. Например, если сотрудник был принят в текущем календарном году и не участвовал в формировании графика отпусков. Срок подачи этого вида заявлений необходимо закрепить в локальном нормативном акте.

Сведения о предоставленном отпуске необходимо внести в раздел VIII «Отпуск» личной карточки по форме Т-2. В ней указывается вид отпуска, основания его предоставления, даты начала и окончания, количество календарных дней и период работы, за который он был предоставлен. Сейчас ведение этих карточек не обязательно (Постановление Правительства РФ от 24.07.2021 № 1250), но если в организации их продолжают использовать, то и вносить сведения в них необходимо.

Ежегодный оплачиваемый отпуск дополнительно фиксируется в табеле учета рабочего времени. Если табель ведется по унифицированной форме Т-12 или Т-13, основной отпуск отражается буквенным кодом «ОТ» или цифровым «09», которые указываются в качестве причины неявки.

Делис Архив: приведем в порядок ваши кадровые документы, сформируем личные дела. По запросу сотрудников подготовим и передадим за вас нужные справки и выписки. У нас есть соглашение с ПФР на исполнение запросов граждан.

Даем гарантию качества услуг и возврата денег.

Узнать стоимость услуг

Оформление особых случаев оплачиваемых отпусков

Перенос отпуска

Для оформления переноса дат отпуска необходимо заявление работника с указанием новых дат и причины переноса. На основании полученного заявления составляется приказ, который подписывается руководителем компании. Далее — новые даты заполняются в графике отпусков организации и в личной карточке сотрудника. Перенос отпуска на следующий год оформляется аналогичным образом: неотгулянные дни добавляются в график отпусков на следующий календарный год.

Отпуск генерального директора

Отпуск руководителя оформляется аналогично другим сотрудникам: требуется уведомление и приказ о предоставлении отпуска. Заявление для директора не оформляется даже если он идет в отпуск вне графика, достаточно оформить приказ. Дополнительно необходимо назначить исполняющего обязанности руководителя. Для этого также составляется приказ с указанием полномочий, которые передаются заместителю. Вместе с приказом оформляется доверенность на представление интересов организации в государственных органах и в сделках с юридическими и физическими лицами.

Отпуск совместителю

Внешнему совместителю необходимо предоставить отпуск одновременно в те же даты, что и на основном месте работы. Период запрашиваемого отпуска указывается в заявлении, дополнительные данные запрашивать не требуется. Если он отработал в вашей компании менее полугода, отпуск предоставляется авансом.

При составлении графика планируемых отпусков в примечаниях обязательно необходимо указать, что работник — совместитель. Если на момент формирования графика он не знает, когда у него отпуск на основном месте работы, то планируемая дата начала отпуска не заполняется. Оформление остальных документов выполняется в общем порядке.

Дополнительный отпуск

Дополнительный оплачиваемый отпуск оформляется по обычной схеме: на основании графика будущих отпусков необходимо проинформировать сотрудника (не позднее чем за 2 недели), далее — оформляется приказ и заносятся сведения в карточку работника и в табель рабочего времени. Дополнительное заявление от работника в общем случае не требуется. Оно оформляется при переносе даты начала отпуска по инициативе сотрудника.

Учебный отпуск

Для оформления учебного отпуска необходимы справка-вызов, оформленная по установленной форме, заявление работника и приказ о предоставлении отпуска. Общая продолжительного отпуска указывается в справке-вызове, при этом длительность оплачиваемого отпуск ограничена трудовым законодательством:

• для студентов очно-заочной и заочной форм обучения — от 40 дней до 4 месяцев;
• при обучении на очной форме — от 15 дней до 4 месяцев.

Оптимизируйте документооборот на своем предприятии — доверьте архивную обработку и надежное хранение кадровых и других документов сервису Делис Архив. Мы поможем создать электронный архив, к которому у вас всегда будет доступ, защитим персональные данные, убережем документы от порчи или утраты.

Отпуск за свой счет

Неоплачиваемый отпуск по семейным обстоятельствам и другим причинам может быть предоставлен сотруднику на любой срок. Максимальная длительность законодательно не ограничена, но есть минимальные сроки отпусков, которые работодатель обязан предоставить.

Например, на свадьбу и рождение ребенка — 5 календарных дней, пенсионеру — 14 календарных дней в год, инвалиду — 60 календарных дней. При этом праздничные дни будут включаться в число дней отпуска, не продлевая его.

Для получения отпуска за свой счет, работник должен оформить и подписать заявление на имя руководителя организации с указанием причины и количества дней отпуска. На основании заявления издается приказ.

В табеле учета рабочего времени дни отпуска за свой счет отмечайте кодом «ДО» или «16». А отпуска, которые вы обязаны предоставить, — кодом «ОЗ» или «17». В карточке сотрудника отметку об отпуске сделайте в разд. VIII.

Отпуск с последующим увольнением

Заявление на предоставление отпуска с последующим увольнением из организации должно быть оформлено письменно. Работник пишет заявление в произвольной форме с обязательным заполнением следующих данных:

1. Просьба сотрудника об отпуске с увольнением после окончания отпускных дней.
2. На сколько дней требуется отпуск (сотрудник может отгулять все оставшиеся дни или только часть).
3. Желаемая дата начала отпуска.
4. Основание для увольнения.
5. Подпись работника.

Основное требования законодательства: увольнение работника возможно по любому основанию (по собственному желанию, по соглашению сторон и прочим), кроме тех, которые связаны с виновными действиями работника. В частности нельзя предоставлять отпуск с последующим увольнением, если трудовой договор расторгается за прогул или за появление на работе в состоянии алкогольного опьянения.

После получения заявления, необходимо оформить приказ о предоставлении отпуска. Работодатель может составить единый приказ об увольнении и отпуске либо оформить два отдельных распорядительных документа. Информацию об увольнении необходимо внести в сведения о трудовой деятельности. При наличии трудовой книжки — сделать запись в ней. Дополнительно информацию необходимо заполнить в личной карточке сотрудника.

Отпуск по беременности и родам

Для оформления отпуска потребуется больничный по беременности и родам, заявление работницы, а также — приказ. Продолжительность этого вида отпуска определяется по таблице «Освобождение от работы» из больничного листа, как правило, это 140 календарных дней. Работница не обязана оформлять отпуск с первого дня больничного и может продолжать работать. После оформления и предоставления этого вида отпуска работать нельзя даже неполный рабочий день.

Заявление и приказ оформляются в общем порядке: указываются основные данные о сотруднице, основание для предоставления отпуска, даты его начала и окончания. Заявление на пособие по беременности оформлять не требуется, работодатель подаст необходимые сведения в ФСС и фонд выплатит денежные средства напрямую сотруднице. В личной карточке сотрудницы и в табель рабочего времени так же необходимо внести информацию об этом виде отпуска.

Если отпуск по беременности сразу продолжается отпуском по уходу за ребенком, особых документов оформлять не надо, составляются обычные документы для отпуска по уходу за ребенком. Если работница сразу выходит на работу — никакие дополнительные документы не составляйте.

Отпуск по уходу за ребенком

Отпуска по уходу за ребенком до 1,5 и до 3 лет оформляются одинаково. Потребуются следующие документы:

• копия свидетельства о рождении ребенка;
• заявление матери;
• приказ на отпуск;
• заявление на выплату пособий.

Заявление на отпуск и приказ оформляется в общем порядке. Документ на выплату пособий составляется по утвержденной ФСС форме. После получения заявления, в течение трех рабочих дней работодатель обязан направить в ФСС сведения, необходимые для расчета суммы пособий (период предоставления отпуска, информацию о замене календарных лет, данные о продолжительности рабочего времени).

Справку о неполучении пособия вторым родителем с 2022 г. не требуйте от сотрудника — ФСС самостоятельно выполнить проверку. Отцу или бабушке этот вид отпуска оформляется в общем порядке.

Последним днем отпуска считается день, когда ребенку исполнилось 1,5 или 3 года. Для выхода из отпуска в срок заявление не нужно, работник просто выходит на работу после завершения отпуска в день, следующий за днем окончания отпуска.