Как составить справку к акту по инвентаризации

С 1 января 2013 года в связи со вступлением в силу Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы) (Информация Минфина России N ПЗ-10/2012).

Применяется — с 1 января 1999 года

Утверждена — Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88

Скачать форму справки к акту инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (Приложение к унифицированной форме N ИНВ-17):

— в MS-Excel

Образец заполнения справки к акту инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (Приложение к унифицированной форме N ИНВ-17) >>>

Материалы по заполнению справки к акту инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (Приложение к унифицированной форме N ИНВ-17):

— Постановление Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88

— Статья: По данным контрагента… (Пименова Ю.) («Практическая бухгалтерия», 2010, N 11)

— Статья: Инвентаризация расчетов (Каганова И.) («Финансовая газета. Региональный выпуск», 2005, N 1)

—————————————-

По результатам проведения инвентаризации расчетов с контрагентами оформляют акт по форме ИНВ-17. Информацию для заполнения берут из приложения к нему — инвентаризационной справки, которую необходимо сдавать в бухгалтерию вместе с актом. Важный момент: в первую очередь составляется справка, и только после этого – акт инвентаризации.

Обязательно ли оформлять справку к ИНВ-17?

На необходимость составления справки указано в Правилах оформления акта ИНВ-17 (утв. Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 в ред. от 03.05.2000). Справка является основанием для заполнения акта ИНВ-17, поэтому при ее отсутствии сверку имеющейся задолженности с данными бухучета неизбежно признают недействительной.

Справка к акту инвентаризации ИНВ-17 составляется, когда идет речь об оформлении результатов проверки состояния расчетов с дебиторами и кредиторами компании, в т.ч. с:

• покупателями и поставщиками;
• финансовыми учреждениями;
• налоговыми органами;
• внебюджетными фондами;
• сотрудниками, которым организация выплачивает заработную плату;
• подотчетными лицами и др.

Данный документ потребуется при проведении инвентаризации:

• по окончании отчетного года;
• при ликвидации субъекта хозяйствования;
• в иных случаях.

Справка содержит подробные сведения по каждому дебитору (кредитору). Данные справки суммируют по видам задолженности, и затем на ее основании заполняется акт формы ИНВ-17. Согласно акта ИНВ-17 производят списание безнадежной задолженности и разрабатывают меры по взысканию долгов с дебиторов в судебном порядке.

Кто должен заполнять справку

Обязанность по заполнению справки к ИНВ-17 возлагается на бухгалтера, ответственного за учет расчетов с кредиторами и дебиторами. Именно он должен составить справку по данным соответствующих счетов бухучета и подписать ее.

Справку можно заполнить от руки или с помощью компьютерной техники. Акт по форме ИНВ-17 следует оформлять в двух экземплярах, но справка при этом формируется только в одном экземпляре.

Бланк справки к ИНВ-17

Справка к ИНВ-17 имеет унифицированную форму (утв. Постановлением Госкомстата № 88). Но с 2013 года субъекты хозяйствования имеют право самостоятельно разрабатывать бланки инвентаризационных документов и использовать их. При этом бланк справки должен содержать все обязательные реквизиты, перечисленные в ст. 9 закона от  06.12.2011 № 402-ФЗ. Разработанную форму нужно закрепить в учетной политике организации.

Как правильно оформить справку к акту ИНВ-17

Справка к ИНВ-17, форма ее состоит из одной таблицы, при ее заполнении не должно возникнуть никаких сложностей. Но если число дебиторов/кредиторов компании велико, бухгалтеру придется потратить немало времени на сбор и проверку сведений по каждому контрагенту.

Заголовочная часть документа содержит следующие сведения:

• полное наименование организации;
• наименование структурного подразделения, в котором проводится инвентаризация расчетов;
• реквизиты акта по форме ИНВ-17 (номер, дата составления), который будет оформлен на основании справки, и дата, по состоянию на которую составляется документ.

Содержательная часть справки состоит из табличной части, в которой надо указать следующую информацию:

• наименование и юридический адрес должников и кредиторов, здесь же указывают ФИО физлиц, являющихся дебиторами/кредиторами организации;
• в связи с чем возникла задолженность (оказание услуг, поставка товара, выдача денег в подотчет и т.д.);
• дату образования задолженности;
• сумму задолженности;
• реквизиты документа, подтверждающего задолженность (платежное поручение, авансовый отчет, товарные накладные, акты приемки и т.д.).

Справка к акту ИНВ-17 должна быть подписана бухгалтером, без его подписи она будет считаться недействительной. В документе не должно быть ошибок и исправлений. Недопустимо вносить в справку информацию о контрагентах, с которыми у организации не было сделок.

Перед началом инвентаризационных мероприятий организация направляет своим контрагентам акты сверки расчетов. В них должны быть прописаны номера договоров и даты их оформления, перечисленные суммы денежных средств или количество отгруженной продукции. Акты сверки можно составлять в произвольной форме, эти документы используют в качестве источника данных для инвентаризации задолженности.

Затем генеральный директор издает приказ и назначает состав комиссии. Скачать справку ИНВ-17 для заполнения можно по ссылке ниже.

Образец справки (ИНВ-17, приложение к акту)

Отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учете — это завершающий этап после аудита в организации. Очень важно оформить документы надлежащим образом. Если допустить ошибки, то это может повлечь за собой искажение всей отчетности компании. А за недостоверную информацию предусмотрены довольно серьезные штрафные санкции.

А для оперативных проверок актуальности запасов мы советуем использовать современные приложения для автоматизации от Клеверенс. Благодаря новым технологиям можно сократить временные затраты и получать данные по наличию в режиме онлайн. Системы штрихкодирования и терминалы упростят жизнь кладовщикам, а недобросовестные работники перестанут выносить товары мимо кассы. Подробнее >>

Функции и определения метода

В законодательстве зафиксирована обязанность юридических лиц показывать в бухотчетности полные и достоверные сведения о финансовом состоянии организации. Суть этих действий — контроль и сопоставление фактического наличия материальных ценностей и их номинального присутствия на балансе фирмы. Другими словами — это средство для анализа состояния компании/предприятия. Каждый этап строго регламентируется федеральными законами и рекомендациями Министерства Финансов Российской федерации.

Бухгалтерские записи по результатам инвентаризации учитывают не только собственное имущество юрлица, но также и арендованные, временно находящиеся во владении активы. Согласно законодательству о ведении бухучета, сверка требуется в таких ситуациях:

1. Заблаговременно перед годовым отчетом.
2. После того как были изменения в руководящем составе, отвечающем за сохранность денег/имущества.
3. При выявлении фактов присвоения/порчи. Равно как при наличии подозрений на подобные действия.
4. Если планируется передавать материальные ценности в аренду или выставлять их на продажу.
5. При инициированной ликвидации.
6. В случае реорганизации бизнеса.
7. Ввиду непредвиденных чрезвычайных обстоятельств.

Какое бы ни было основание для пересчета, порядок отражения результатов инвентаризации в учете будет одинаков. Вы убедитесь, что грамотное заполнение формуляров лишь выглядит сложным. Если вникнуть в суть системы, то на деле все оказывается гораздо проще.

Если в организации установлен порядок коллективной ответственности, то основанием для начала процесса может служить:

1. Смена руководства.
2. Обновление коллектива более, чем наполовину.
3. По требованию любого из ответственных сотрудников.

Для большинства ООО/ИП установлена минимальная периодичность описи — 1 год. Некоторые исключения касаются библиотек (раз в пять лет), ОС (раз в три года), а также для юридических лиц ведущих свою деятельность на Крайнем Севере.

Порядок и регламентированные действия

Существует установленный алгоритм проведения описи. Чтобы мероприятие считалось законным, и принесло результат, рекомендуется неукоснительно следовать дорожной карте, которую мы приводим ниже.

1. Создание комиссии

Для этого нужно составить официальный приказ от имени непосредственного руководителя. Подробнее о составлении можно узнать из
методических указаний. Обязательно нужно следовать стандарту заполнения формы
№ИНВ-22.

Что касается списка участников — он может быть составлен из числа абсолютно любых работников фирмы. Зачастую собираются представители различных служб. Административный персонал обязательно должен присутствовать на каждом этапе. От бухгалтерии выделяется свой представитель. Технические специалисты, юридический отдел, финансовый сектор и.т.п. участвуют наряду со всеми.

Стоит отметить, что мат.ответственные не включаются в список. Однако их присутствие на каждом этапе считается обязательным. По количеству участвующих ограничение только одно — не менее двух человек. Порядок оформления результатов инвентаризации не зависит от количества участников.

В приказе выделяют не только непосредственных исполнителей, но и обосновают причины мероприятия, а также его временные рамки. Важно определить материалы, подлежащие учету, а также обозначить обязательства сотрудников за их сохранность. Обязательна роспись директора и каждого из членов. Строго следите за тем, чтобы была установлена отметка в журнале учета за исполнением распоряжений по форме
№ИНВ-23.

2. Получение данных о движениях за последний период

Временной промежуток, за который готовят приходные и расходные накладные, определяется в зависимости от вида деятельности и специфических условий. После составления перечня он заверяется уполномоченным членом комиссии, с обязательным указанием даты. Благодаря этому шагу будет возможность сформировать актуальные остатки на определенный день.

3. Сбор расписок

Делается это заблаговременно до начала процесса. В ней указывается, что все накладные на поступление и списание были сданы в бухгалтерию. Номенклатуры, которую не оприходовали или не списали на складе, существовать не может. Обязанность каждого участника — уверенность в том, что сформированный список действителен на момент пересчета.

4. Проверка наличия и состояния

В полномочия группы входят такие действия:

1. Определение количества и наименования предметов, фактически находящихся на вверенной территории. Это касается не только непосредственно товаров, но и денежных средств и.т.п. Помимо количественного выражения этих ресурсов, определяется их состояние. Важно выяснить, позволяет ли оно использовать их по назначению.
2. Если номенклатура не выражена в натуральной форме, то происходит сверка документации, в которой фиксируются права на данные виртуальные ресурсы. Это касается таких видов собственности как финансовые вложения, НМА и.т.п.
3. Члены комиссии оценивают состояние задолженностей контрагентов перед организацией и долги перед кредиторами. Это происходит путем подписания взаиморасчетов, а также с помощью проверки договоров, устанавливающих и подтверждающих долговые обязательства сторон.

Порядок отражения результатов инвентаризации в бухгалтерском учете следующий:

1. Вся информация заносится в бланки описи.
2. Все участники ставят росписи под решением.

Таким образом фиксируется факт участия обозначенных людей, а также подтверждается их согласие с данными, занесенными в формуляры.

5. Сверка

После установления фактического состояния активов происходит сравнение с балансом предприятия. При выявлении расхождений между тем, что есть номинально, и тем, что имеется по факту, составляется ведомость, в которую заносятся все плюсы и минусы. Внесения в этот реестр требуют только те позиции, по которым есть разночтения. Как оформить результаты инвентаризации (образец), мы расскажем чуть ниже.

6. Сведение

Всем участникам предстоит прийти к общему заключению на заседании после завершения деятельности по пятому пункту. Если были обнаружены расхождения, то все они заносятся в бланк
№ИНВ-26. Отсутствие отклонений также фиксируется членами группы. На этом этапе есть возможность обсуждения вариантов решения спорных ситуаций. После нахождения консенсуса итоговый протокол с визами уполномоченных лиц отправляется на подпись к руководителю.

7. Утверждение

Все акты/ведомости, на основании которых комиссия вынесла заключение, передаются директору на подпись. Начальник также обозначает в своем резюме порядок устранения найденных расхождений. После этого весь пакет отправляется дальше.

8. Отчетность

Результаты инвентаризации находят свое отражение на бухгалтерских документах. Все предметы, которые по тем или иным причинам не могут выполнять свою функцию, подлежат списанию. Также поступают с финансовыми обязательствами, по которым истек срок давности.

Правильное составление бланков

В этом вопросе существуют довольно строгие регламенты. Основным моментом является выбор корректного акта отчетности.

Какими документами оформляются результаты инвентаризации

• Опись-ОС
  №ИНВ-1, а также ведомость по форме
  №ИНВ-18.
• МПЗ
  №ИНВ-3,
  №ИНВ-4,
  №ИНВ-19.
• Для обозначения расходов будущих периодов
  №ИНВ-11.
• По окончании сличения кассы —
  №ИНВ-15.
• Нематериальные активы фиксируются по
  №ИНВ-16.
• Финансовые обязательства заносятся в таком формате —
  №ИНВ-17.

Более подробно о проводках отражения итогов пересчета мы расскажем ниже. Также вы можете обратиться к списку законодательных актов, которые регламентируют шаблоны документации.

Сроки

Чтобы ответить на этот вопрос, определимся с разновидностью проводимого мероприятия. Если процесс инициирован добровольно, то и сроки по нему устанавливаются внутренними решениями. Если опись является обязательной, то здесь руководствуемся нормами действующего законодательства. Многое зависит от причины возникновения обязанности. Одна из самых распространенных — годовая отчетность. В основной массе проводят сверку минимум раз в год. Гораздо более сложная ситуация — это банкротство. Тогда по закону выделяется срок три месяца с момента начала конкурсного производства на подсчет активов фирмы.

Отражение результатов инвентаризации на счетах бухгалтерского учета: проводки

В бухотчетности все указывается в том же периоде, в котором фактически проводились действия по подсчету. В годовых отчетах также обозначают итоговые значения.

Если выявлены товары/ценности, которых не было во владении фирмы, то формируется следующая проводка:

• Обнаруженные в ходе сличения товары поставлены на баланс — Дт 08, 10, 41, 43, 50 Кт 91.

В обратном варианте, когда была обнаружена нехватка, выполняется проводка по дебету сч.94 со списком отсутствующих материалов. Если это можно отнести к убыли по естественным причинам, то проводка такая:

• Произведено списание стоимости — Дт 20, 23, 44 Кт 94.

Когда стоимость недостачи превышает нормы естественных значений на списание, и выявлено лицо, ответственное за возникновение убытков, то делается такая запись:

• Недостача отнесена на ответственное лицо — Дт 73 Кт 94 (*Если этот человек еще числится в штате).

Согласно Трудовому Кодексу РФ, есть возможность удержать из заработной платы сотрудника только 20% в счет покрытия убытков:

• Удержано из зарплаты мат.ответственного — Дт 70 Кт 73

Если деньги на погашение долга работник готов выплатить самостоятельно из собственных средств:

• Внесено в кассу мат.ответственным лицом — Дт 50 Кт 73.

Если не удалось установить виновного, либо нет возможности взыскать с него средства, то создается запись такого вида:

• Убыток списан в связи с невозможностью взыскать деньги за причиненный ущерб — Дт 91-2 Кт 94

Нормативная база

• Все, о чем мы писали выше — регламентируется законом
  №402-ФЗ. В нем очень подробно расписаны все рекомендации и требования. Ознакомившись с этим ФЗ, вы точно поймете, в каком документе отразить результаты инвентаризации, а также найдете ответы на многие вопросы, связанные с бухучетом.
• Приказом Минфина России №34н устанавливаются правила ведения отчетности в организациях.
• Приказом Минфина России №49 подробно описаны процессы по оформлению подсчета. Методические указания из этого норматива будут крайне полезны для ознакомления.
• В
  постановлении Госкомстата России №88 и №26 вы найдете все бланки и формы.

Как часто и по каким причинам нужно проводить сверку

Исходя из нормативных актов, которые мы указали выше, начинается процесс в ситуациях когда:

1. Перед подачей отчета. Это относится к тем вещам, которые не пересчитывались до 1 октября текущего года. ОС можно сличать один раз в 36 месяцев.
2. Если персонал, который был ответственен за определенные ресурсы, увольняется.
3. После обнаружения хищений или порчи.
4. После ЧС: пожара, наводнения и.т.п.
5. В случае ликвидации или реорганизации.

Допускается подсчет запасов по просьбе отдельных сотрудников при обосновании необходимости.

Отчет по итогам инвентаризации (образец приказа)

Почему все необходимо оформить надлежащим образом

Это очень важный момент как для самой фирмы, так и для надзорных органов, которые формируют свое мнение о юрлице на основании этих данных. Если не утвердить выявленные расхождения официально, то у руководителя не будет достаточных оснований о взыскании убытков с лиц, по чьей вине эти потери возникли. Если у налоговых органов появятся вопросы о чистоте бизнеса, то вся документация может сыграть очень важную роль в доказательстве законного ведения дел.

Отражение инвентаризации в бухгалтерском учете если выявлена недостача

Если нехватка в пределах допустимой естественной убыли, то операции будут такого плана:

При превышении есть два варианта развития событий:

1. Если виновное лицо установлено, взыскать компенсацию с него.
2. Когда нет возможности выяснить виновника, либо невозможно обратить на него взыскание, убыток вписывается в графу прочие расходы.

Процедура составления акта по результатам инвентаризации если выявлен плюс

Вся рыночная стоимость обнаруженных ценностей вносится в бухотчетность как доход, полученный за указанный период ведения деятельности. Цену можно обосновать за счет открытой информации об аналогичной продукции, либо с привлечением эксперта по независимой оценке. Необходимо сделать запись:

Заключение

Надеемся, что из нашей статьи вы получили необходимую информацию об интересующих вас вопросах.

Еще один совет: чтобы упростить себе жизнь, воспользуйтесь программным обеспечением и оборудованием от компании Клеверенс. Это позволит значительно упростить все процессы и сэкономить не только время, но и деньги. Ведь автоматизация контроля за складскими запасами реально уменьшает риск возникновения непредвиденных расходов. Мы с удовольствием проконсультируем вас по вопросам увеличения эффективности работы вашего предприятия с помощью автоматизированных систем. Подробнее >>

Теперь вы знаете, как итоги инвентаризации фиксируются в бух.отчетности и благодаря этому сможете избежать ошибок.

Вот как происходит процесс с помощью продукта «Склад 15» .

Количество показов: 46767