Как составить смету планируемых расходов предприятия на год

Смета затрат на производство продукции — расчет, который необходим для продуктивного управления затратами, определения их приемлемого уровня и нахождения потенциала для оптимизации. О смете затрат на производство продукции и пойдет речь в нашей статье.

Что такое смета затрат на производство и реализацию продукции

Смета — это сводный обобщающий документ, в нем содержится информация о суммарных затратах на производство и сбыт. Смета используется как инструмент планирования, кроме того — дает возможность сравнить план с фактом. Затраты в смете объединяются по экономическим элементам. Их перечень представлен на схеме. Для целей сметы такая классификация затрат подготавливается итогом по предприятию, без обособления отдельных видов производимой продукции.

Для чего нужна смета? Одними из главных целей составления сметы являются:

• определение совокупного количества необходимых ресурсов,
• подсчет необходимости в оборотных средствах,
• подсчет себестоимости валовой (ВП), товарной (ТП) и реализованной (РП) продукции,
• контроль изменений в составе себестоимости,
• контроль отклонений плана от факта и выявление их причин,
• постановка целей для руководства,
• оценка эффективности работы.

Как правильно учитывать затраты в бухгалтерском учете? Ответ на этот вопрос есть в КонсультантПлюс. Чтобы все сделать правильно, получите пробный доступ к системе и переходите в Готовое решение. Это бесплатно.

Методы составления сметы

Существуют различные методы составления смет. Выделим используемые чаще всего:

1. Сметный метод.
2. Сводный метод.
3. Калькуляционный метод.

Первый метод используется наиболее часто. При сметном методе затраты рассчитываются в целом по предприятию, за основу берутся данные других разделов годового плана предприятия. Например, плана материального обеспечения, плана по оплате труда и т.д. Также составляемая смета должна рассчитываться исходя из планируемых объемов реализации. Сметный метод дает возможность сопоставить и увязать отдельные разделы комплексного плана предприятия между собой, однако не дает возможности провести глубокий анализ затрат, например по подразделениям.

Поэтому существует еще один метод — сводный. При нем составление сметы затрат на производство продукции происходит из самостоятельных смет по цехам основного и вспомогательного производства путем их сложения и элиминирования из суммарных затрат межцеховых оборотов. Цеховая смета затрат состоит из двух разделов:

1. Прямые затраты.
2. Цеховые затраты и затраты на используемые услуги других цехов.

Подробнее о видах затрат читайте в статье «Классификация статей затрат на производство продукции».

Третий метод, калькуляционный, предполагает за основу сметы брать калькуляции себестоимости всех товаров, работ и услуг, которые будут производиться в планируемом году согласно плану производства. При этом должны быть учтены остатки незавершенки и изменения расходов будущих периодов (РБП). Чтобы в элементы затрат были включены все калькуляционные статьи затрат, необходимо составить шахматную ведомость. После этого данные по шахматной ведомости суммируются и переходят в смету затрат на производство продукции. При этом методе подсчитывается себестоимость только ТП. Для того чтобы подсчитать сумму всех затрат, себестоимость ТП необходимо скорректировать на остатки незавершенки, РБП, резервов предстоящих расходов и на не включенные в себестоимость ТП затраты.

Этапы сводного метода

Первым шагом подготовки сметы является расчет сметы затрат вспомогательных производств, так как результаты работы этих подразделений используются в основном производстве. Смета вспомогательного производства содержит:

• собственные затраты цеха,
• стоимость работ других подразделений для нужд вспомогательного цеха.

Далее подсчитываются сметы для общепроизводственного и общехозяйственного вида затрат, сметы внепроизводственных затрат, также может понадобиться составление смет по специфическим направлениям деятельности: освоение производства, пуск и наладка, ремонт, доставка и заготовка и т.д. Далее переходят к сметам по главным подразделениям, результат работы которых является целью создания предприятия. И в итоге рассчитывается смета затрат по всему предприятию. Потом конечный итог по смете всех затрат приводят к себестоимости валовой, товарной и реализованной продукции.

Как учесть незавершенное производство, готовую продукцию в расходах по налогу на прибыль, в деталях разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Чтобы все сделать правильно, получите пробный доступ к системе и переходите в Готовое решение. Это бесплатно.

Себестоимость валовой, товарной и реализованной продукции в смете

По результатам использования сметного и сводного методов составляется смета всех затрат предприятия. Поскольку информацию по всем соответствующим затратам, относящимся к подразделению или виду затрат, содержат как сметы подразделений (для сводного метода), так и отдельные разделы годового плана (для сметного метода),то для расчета какого-либо вида себестоимости продукции необходимо произвести некоторые корректировки. Для ВП общую сумму затрат уменьшаем на затраты непромышленного характера (капитальное строительство, обслуживание бытовых потребностей, потери от чрезвычайных ситуаций и т.д.), а также проводим корректировку на изменение РБП (прирост минусуется, снижение прибавляется).

Далее из суммы ВП путем ее корректировки на изменение остатков незавершенного производства (рост минусуется, снижение плюсуется) и прибавления коммерческих (внепроизводственных) расходов получается сумма ТП. Подсчитанная величина ТП дает возможность рассчитать показатель затрат на 1 рубль ТП.

Информацию о расчете и анализе этого показателя читайте в статье «Затраты на 1 рубль реализованной продукции — формула».

Последний пункт — определение себестоимости РП. Для этого себестоимость ТП увеличивается на снижение остатков готовой продукции и уменьшается на их увеличение.

Поскольку при калькуляционном методе составления сметы затрат изначально определяется себестоимость ТП, то, в зависимости от цели, корректировки могут делаться и в обратном порядке (например, для подсчета себестоимости ВП или общих затрат по предприятию).

Итоги

Смета затрат служит основой как для целей планирования, так и для анализа. В отличие от калькуляции смета рассчитывается по элементам затрат на общую их сумму по предприятию. Смета затрат — это документ, который должен быть одобрен и утвержден ответственными лицами.

Расчет финансового плана помогает понять, сколько денег нужно для открытия бизнеса: какие доходы и расходы бизнес-проект или компанию ожидают в будущем. Помогает определить, при каких вложениях и в какие сроки бизнес выйдет на точку безубыточности (будет работать в «ноль») и точку окупаемости (начнет приносить прибыль).

Статья подготовлена с участием эксперта Ларисы Дзядзя, ТОП-менеджера Банка SIAB.

Что нужно сделать до финансового планирования?

Перед тем, как составлять финансовый план вашего будущего бизнеса, нужно определить две цели:

1. Вашу личную цель, как владельца бизнеса. Зачем вам нужен бизнес, который вы задумали?
2. Цель вашего бизнеса. Какую пользу он будет приносить миру?

Ваша личная цель и цель бизнеса объединены идейно, но при этом они не должны совпадать.

История. Кристина ходила на танцы в студию недалеко от дома. Она влюбилась в танцы, но ей не нравилась студия: в ней был дырявый пол с протертым линолеумом, маленький зал, тесная раздевалка со шторой вместо двери, плохая вентиляция. Тренеры долго не задерживались, ученики уходили вслед за ними.

Тогда Кристина решила открыть свою студию, но хорошую. В ее студии высокие потолки, раздевалки со шкафчиками и зеркалами, чистые душевые и туалет, полотенца, фен. Тренерская с диваном и кофемашиной. Это оценили преподаватели и ученики — группы заполнены, в студии регулярно проводятся вечеринки, а уже через год работы Кристина организовала свой первый отчетный концерт в ресторане с огромной сценой.

Личная цель Кристины состоит в том, чтобы расти как танцовщица и тренер. Для этого ей понадобилась хорошая студия, в которой захотели бы работать профессионалы — это и стало ее бизнесом. Сейчас Кристине 22 года, она преподает танцы в своей студии и выступает на соревнованиях.

Определите целевую аудиторию

Кому нужно то, что делает ваш бизнес? Почему они будут покупать это? В маркетинге много написано об анализе целевой аудитории, но на начальном этапе достаточно обозначить аудиторию «широкими мазками».

В этом поможет инструмент, который называется «5W» — это список из 5 вопросов о целевой аудитории: what (что вы продаете), who (кто это покупает), why (почему это покупают), when (когда это покупают), where (где это покупают).

Предположим, мы хотим открыть кафе при автомойке. Опишем наших покупателей по методу «5W».

Анализ целевой аудитории, метод 5W

Инициативы: что необходимо сделать для достижения целей?

Итак, мы хотим сделать кафе при автомойке. Какие для этого потребуются инициативы? Без чего наше кафе не может существовать?

• организовать кассу;
• составить меню;
• арендовать зал, с витринами, холодильником, столиками и стульями.

Реализация инициатив потребует от вас расходов, но в будущем, возможно, обещает прибыль. Следующий шаг — составление плана работ.

План работ по проекту, или «дорожная карта»

Раскладываем каждую инициативу на список задач. У каждой задачи должен быть результат: купить кассу, купить столы и стулья, нанять кассира, составить меню, договориться с поставщиками и т. д. Для каждой задачи должен быть определен период ее выполнения. Некоторые задачи (например, покупка расходников) нужно выполнять регулярно — это тоже отмечено в дорожной карте.

Пример дорожной карты

Показатели эффективности (KPI — key performance indicators) и их значения

Показатели эффективности — это критерии оценки результатов работы, по которым вы понимаете, хороший у вас результат или плохой. Что важно для нашего кафе при автомойке?

KPI кафе при автомойке:

1. Качественное обслуживание клиентов;
2. Обслуживание максимального количества посетителей;
3. Посетителям должно быть приятно находиться в кафе.

Теперь нужно определить, что для нас значит «качественное обслуживание», «максимальное количество» и «приятно находиться» и как проверить, что это так и есть.

В итоге мы получим таблицу KPI для кафе:

Таблица KPI для кафе

Значения показателей определяют, насколько качественно проект, подразделение или весь бизнес выполняет свою работу. Выбор показателей эффективности и их значений тоже потребует от вас затрат: если мы хотим продавать вкусный кофе, то нам придется купить хорошую кофе-машину и кофейные зерна. Дешевыми пакетиками «3в1» здесь не обойтись.

У каждого бизнеса показатели KPI могут быть свои, но в бизнесах одного типа KPI совпадут. По KPI проводят маркетинговые исследования, чтобы понять, что является нормальными значениями эффективности для отрасли — это называется «бенчмарк» (benchmark).

Описание бизнеса или проекта

Теперь, когда вы собрали главную информацию о вашем бизнесе, важно обобщить ее в наглядной форме.

Для этого зафиксируйте ответы на вопросы:

1. Что мы делаем?
2. В каком режиме мы работаем, чтобы это делать?
3. Как понять, что мы хорошо работаем?
4. Кто будет выполнять работу?
5. Какое максимальное количество клиентов нам нужно обслуживать одновременно?

Главная информация о вашем бизнесе

Как составлять финансовый план проекта или компании на год?

Чтобы составить финансовый план на год, вам нужно посчитать все расходы, определить ресурсы, изучить рынок, спрогнозировать доход и свести все данные в бюджет. Для этого вам понадобится таблица в Excel.

Мы предлагаем следующую структуру ведения финансового плана в Excel:

1. Сделайте листы с наименованиями: «Сотрудники и рабочие места», «Ресурсы» (лист-справочник), «Расходы», «Мониторинг рынка», «Доходы» и «Бюджет»;
2. В каждом листе закрепите левый столбец для обозначения статей финансового плана;
3. Сделайте 12 столбцов-месяцев — так у вас не «поедут» данные, даже если расходы или доходы меняются с разной периодичностью.

Для примера возьмем все то же кафе при автомойке. У нас будут сотрудники, конкуренты, услуги и цены — все, как по-настоящему.

Перед тем как считать расходы

Нам нужно посчитать все расходы компании на ближайший год, которые мы способны спрогнозировать. Перед тем как считать расходы, нужно сделать несколько подготовительных этапов. Определимся с понятиями.

Итак, расходы бывают:

1. Единоразовые — то, что нужно купить или оплатить один раз за анализируемый период. К таким расходам относятся регистрация юридического лица, покупка мебели и др.;
2. Периодические расходы — зарплаты сотрудников, оплата услуг связи, интернета, аренда помещения и т. д.

Лист «Сотрудники и рабочие места»

На периодические расходы сильнее всего влияют сотрудники (зарплаты, налоги и взносы), поэтому мы рекомендуем сделать до «Расходов» отдельный лист — «Сотрудники и рабочие места».

Пример листа «Сотрудники и рабочие места». Номера столбцов «1», «2», «3» и так далее — это месяцы. Если вы запланируете увольнения или прием новых сотрудников — этот факт отразится в строке «Изменения за месяц»

В нашем плане нет выделенного рабочего места для руководителя кафе на автомойке. Предположим, что поначалу мы не будем выделять для него кабинет, покупать мебель и компьютер — на старте он может выполнять бумажную работу удаленно. Это позволит снизить расходы.

Лист-справочник «Ресурсы»

Еще один подготовительный этап — лист-справочник «Ресурсы».

Важно заранее определить, какие ресурсы вам понадобятся и сколько это стоит. Как определить список ресурсов? Сесть и подумать. Как узнать стоимость? Найти в интернете.

Чтобы облегчить задачу, разделите ресурсы на категории и занесите в лист-справочник со ссылками на магазины либо компании-поставщики и ценами.

Категории ресурсов:

• человеческие ресурсы — это необходимые проекту сотрудники: программисты, менеджеры, операторы, кассиры, специалисты по продажам, бухгалтер, системный администратор, уборщица и пр.;
• материальные — это предметы и оборудование, которые вам нужны для работы: стол, стул, канцелярия, компьютер, принтер, машина, гигиенические принадлежности, сервера, станки, телефоны и т. д.;
• технологические — доступ в интернет, мобильная связь, CRM (client relationship management — управление работой с клиентами) система и прочие;
• внутренние ресурсы — это время и мощности вашей компании, которые вы тратите на развитие своего дела, а не на продажу: фонд денежной мотивации сотрудников, разработка внутреннего программного обеспечения, создание сайта компании и т. п.;
• внешние ресурсы, или аутсорс — то, что вы передаете кому-то в управление: маркетинг, прием звонков, продажи, курьерская доставка и др.

Пример «Справочника Ресурсов». Ресурсы поделены на категории вертикально, чтобы каждый список можно было бесконечно пополнять. «Человеческие ресурсы» — это ссылка на hh.ru и результаты поиска по конкретной вакансии на этом портале. «Материальные ресурсы» — ссылка на Яндекс.Маркет

Дальше при расчете расходов мы будем строить формулы, ссылаясь на ячейки с ценами из «Справочника ресурсов». Тогда, если какие-то цены поменяются, вам достаточно будет поменять это в «Справочнике ресурсов», а данные в расходах и бюджете пересчитаются автоматически.

Вывод: чтобы расходы было удобно считать в любое время, сделайте лист «Справочник ресурсов».

Считаем расходы

Итак, необходимо посчитать все единовременные и периодические расходы по месяцам. Данные берем из заранее составленного «Справочника ресурсов».

Некоторые вещи нужно купить для каждого сотрудника: компьютер, письменный стол, рабочий стул, в нашем примере — форменную одежду кассира. В этом случае умножьте нужные позиции расходов (ячейки на листе «Ресурсы») на общее количество сотрудников в месяц (ячейки листа «Сотрудники и рабочие места»).

Единовременные расходы

Запланируйте единовременные расходы и отразите их в плане в нужном месяце.

Формулы включают в себя ссылки на ячейки из вспомогательных листов — так проще работать с изменениями

Периодические расходы

Периодические траты учитываем тогда, когда их необходимо оплачивать. Благодаря тому, что таблица построена по месяцам, легко учитывать не только ежемесячные, но и ежеквартальные платежи, и платежи раз 6 месяцев.

Чтобы правильно и быстро заполнить таблицу периодических расходов, скопируйте список позиций из листа «Справочник ресурсов» и вставьте в крайний левый столбец. В нашем примере это чековая лента, арендная плата за помещение, абонентская плата за интернет и т. д.

Если требуются комментарии — впишите их в специальный столбец. В ячейке с расходом сделайте ссылку на ячейку с ценой из «Справочника ресурсов». Чтобы Excel всегда ссылался на одну и ту же ячейку (а не сдвигался в следующую при копировании), закрепите столбец и строку ячейки символом $ — $D$15 — и протяните по горизонтали с 1-го по 12-й месяц включительно.

В крайнем правом столбце посчитана сумма расходной статьи за весь год =СУММ(C18:N18)

Строка «Периодические расходы на содержание компании» считает сумму всех расходов в каждый месяц и в последней ячейке — сколько всего нужно потратить за год.

В этом примере мы учитываем оплату подписки на hh.ru в течение трех месяцев, дальше — считаем, что это лишний расход. Учитываем повышение ЗП руководителя через 6 месяцев работы. Эти комментарии полезно фиксировать в специальном поле, чтобы потом не запутаться

Не забудьте учесть заработную плату, налоги и отчисления в социальные фонды:

НДФЛ + социальные отчисления = (ЗП на руки)/0,87 × 1,302 — (ЗП на руки)

Считайте заработную плату так же, как и другие расходы: ссылка на ячейку из «Справочника ресурсов» умножить на количество сотрудников в данном месяце из «Сотрудников и рабочих мест» — тогда ничего не потеряется.

Расчет заработной платы

Если все просуммировать, то обобщенно результат по расходам будет выглядеть вот так:

Всего за год вы потратите 7 111 952,41 (семь миллионов сто одиннадцать тысяч девятьсот пятьдесят два рубля, 76 коп.)

Теперь давайте попробуем посчитать, сколько можно заработать на этом бизнесе.

Доходы и мониторинг рынка

Прогнозирование доходов — самая сложная часть финансового плана. В этой части будет много расчетов и формул, приготовьтесь!

Таблица с доходами по месяцам, пока еще не заполненная

Чтобы спрогнозировать возможные доходы, нужно посчитать средний чек и понять, какое количество клиентов вы сможете обслуживать, неся уже запланированные расходы (количество сотрудников, качество оборудования и т. д.). Заметьте, ваша задача понять, не сколько клиентов нужно привлечь, чтобы выйти на окупаемость, а сколько клиентов ваш бизнес сможет обслужить.

Чтобы посчитать возможные доходы, нужно знать:

• средний чек — сумма, которую вы зарабатываете с каждого клиента (до вычета налогов);
• среднее количество клиентов за месяц — это необходимо, чтобы понимать, способен ли ваш бизнес обрабатывать существующий поток клиентов;
• количество клиентов, которое может обслужить ваш бизнес на заданных мощностях — совпадет ли эта цифра со средним количеством клиентов за месяц вообще? Если да, значит все правильно. Если вы можете меньше — стоит пересмотреть расходную часть и увеличить мощности. Если ваше предложение превышает спрос — вы не оптимально используете свои ресурсы и тратите больше, чем зарабатываете.

Параметры, которые мы будем рассчитывать, чтобы спрогнозировать доходы

Перед тем как прогнозировать собственные доходы, необходимо обратиться к рынку и проанализировать конкурентов. В первую очередь — линейку продуктов и цены.

Мониторинг рынка

Чтобы посчитать доходы, нужно определиться с ценами. Цены устанавливаются, исходя из спроса и предложения.

Выберите 5 основных ваших конкурентов. Важно понимать, что конкуренты — это компании, которые борются за один и тот же сегмент клиентов: Apple конкурирует с Samsung, ресторан — с другими ресторанами, но не столовыми и фаст-фудом.

Вспомните, как вы анализировали целевую аудиторию. Кто еще продает такие же товары или услуги этой же аудитории? Это и есть ваши конкуренты.

Изучите, какие услуги оказывают ваши конкуренты и за какую стоимость. Их цены — ориентир для вас. Вы можете продавать свои услуги, примерно, по таким же ценам. Оцените качество предоставления этих услуг и сравните с собой. Что из этого вы можете лучше?

Если в вашем бизнесе есть единоразовые услуги и услуги на абонентской плате, то при мониторинге рынка и прогнозе доходов их нужно считать отдельно.

Для примера сделаем такую таблицу для нашего кафе при автомойке:

Мониторинг рынка и расчет собственных цен

Для расчета собственной цены лучше использовать не среднее значение, а медиану — она высчитывает значение посередине и не учитывает крайние значения: МЕДИАНА(С5:G5). Поэтому даже если кто-то будет предлагать слишком высокие или слишком низкие цены, стоимость вашего предложения останется средним по рынку. Если вы предлагаете что-то, чего нет у других, то можете сами назначать цену рынку.

Средний чек

Чтобы посчитать средний чек, нужно всю выручку (до вычета налогов) за период разделить на количество чеков за период.

Берем цены, которые мы получили в результате мониторинга рынка, и прикидываем позиции в чеке. Если у вас есть опыт работы в этой сфере, то определить состав чека не составит труда. Если нет — придется пройтись по конкурентам и проанализировать их чеки.

Итак, в нашем кафе мужчина чаще всего заказывает:

Что заказывает чаще всего в кафе мужчина

Женщина:

Что заказывает чаще всего в кафе женщина

Более голодный мужчина:

Что заказывает чаще всего в кафе более голодный мужчина

Товарищи «на бегу»

Что заказывает чаще всего в кафе «на бегу»

Средний чек = (160 + 340 +320 + 100) ÷ 4 = 230 рублей

Среднее количество клиентов за месяц

Снова представим себе кафе при автомойке. Нам нужно посчитать, сколько человек по будням и выходным приходят в автомойку в течение ее рабочего времени и сколько из них делают заказ в кафе. Если опыта работы в этой сфере нет, то идем к конкурентам, садимся и считаем. Пройдясь по нескольким таким кафе, не забудем посчитать количество столов и стульев, чтобы нашим гостям не пришлось стоять.

Автомойка и кафе работают с 10:00 до 22:00, то есть 720 минут. Всего мойка вмещает 6 машин одновременно и моет их 20 минут.

Значит, в день проходит максимум: 720 минут ÷ 20 минут × 6 машиномест = 216 человек-автомобилистов.

Есть еще пассажиры, которые тоже заходят в наше кафе — вместе с автомобилистами мы насчитали 316 человек. Допустим, по будням заказ делают в среднем 100 посетителей, в том числе автомобилисты и пассажиры. А в выходной — 60 человек из 150 пришедших.

Среднее количество клиентов за месяц = 100 клиентов в будний день × 22 будних дня + 60 клиентов в выходной день × 8 выходных дней = 2 680 клиентов.

2 680 клиентов в месяц принимаем за верхнее пороговое значение — больше физически в кафе не заходит, поэтому при прогнозе доходов мы не должны обрабатывать больше 2 680 заказов в месяц.

Суммарное количество клиентов в пиковые часы

Предположим, что пиковые часы в будние дни в нашем кафе с 19:00 до 22:00 — это три часа, или 180 минут. В выходные — с 16:00 до 17:00, то есть 60 минут. В эти часы у нас каждые 20 минут появляется очередь длиной в 6 человек — столько машин могут одновременно помыть на автомойке.

Максимальное количество клиентов в часы пик по будням: 180 минут ÷ 20 минут × 6 клиентов = 54 клиента

Максимальное количество клиентов в часы пик по выходным: 60 минут ÷ 20 минут × 6 клиентов = 18 клиентов

Фиксируем параметры работы бизнеса в листе «Доходы по месяцам»

Количество клиентов, которое может обслужить один сотрудник

Чтобы посчитать вашу мощность, нужно узнать, сколько клиентов обслуживает один сотрудник. Сколько времени готовится и выдается типичный заказ силами одного кассира в кафе при автомойке? Сколько человек может одновременно обучать один фитнес-тренер за одно занятие? Сколько типичных текстов пишет один копирайтер за месяц?

В кафе на мойке один официант-кассир выдает и рассчитывает заказ за 4 минуты. Этого времени хватает, чтобы налить кофе, подогреть булочку и провести расчет через кассу. Но клиенту нужно не только получить заказ, но и сесть за стол, выпить свой кофе. Тогда обслуживание каждого клиента с «посидеть» занимает уже все 10 минут, при этом в среднем у каждого клиента есть всего 20 минут свободного времени.

Это означает, что всего два человека в очереди успеют получить заказ и выпить свой кофе, до того как будет помыта их машина. Если очередь будет больше двух человек, то оставшиеся посетители не успеют воспользоваться нашим кафе с «посидеть», потому что пойдут забирать машину с мойки.

Сколько клиентов один сотрудник обрабатывает в пиковые часы по будням?

Чтобы посчитать, сколько клиентов обрабатывает один кассир за месяц, нужно сначала определить его возможности в пиковые часы.

Итак, мы определили время обработки заказа — 10 минут.

В течение пиковых часов по будням суммарно набегает 54 человека, но единовременно очередь у нас из 6 человек.

За 180 минут у нас образуется максимум 9 очередей по 6 человек: 180 ÷ 20 = 9.

Но один кассир не сможет обслужить всех шестерых клиентов в очереди. Гарантированно он обслуживает только 2 человек в каждой из 9 очередей, то есть: 9 × 2 = 18 клиентов.

Не дождутся своей очереди: 54 — 18 = 36 человек.

Сколько клиентов один сотрудник обрабатывает в пиковые часы по выходным?

В выходные пиковое время всего 1 час (60 минут). Посчитаем максимальное количество клиентов в это время: 60 минут ÷ 20 серий мойки = 3 очереди по 6 человек.

Максимальное количество клиентов в пиковое время в выходные: 3 × 6 = 18 клиентов.

Из каждой очереди мы обслуживаем всего 2 заказа: 3 × 2 = 6 клиентов.

18 заказов — 6 принятых заказов = 12 клиентов мы потеряем.

Количество принятых заказов одним сотрудником в месяц

Рассчитаем, какое максимальное количество заказов принимает один кассир в будний день. Для этого разделим время смены (720 минут) на время обработки заказа (10 минут) и вычтем из результата количество потерянных в часы пик клиентов: 720 ÷ 10 — 36 = 36 заказов.

В выходные — смена 720 минут, время обработки заказа — 10 минут, количество потерянных клиентов — 12 заказов: 720 ÷ 10 — 12 = 60 заказов.

Однако у нас не может быть 60 заказов в выходной день, потому что по выходным к нам суммарно приходит всего 60 человек, а мы совершенно точно теряем клиентов в часы пик. Нужно учесть пороговое значение и вычесть из максимальных 60 клиентов 12 потерянных: 60 — 12 = 48 заказов.

Итого в месяц: 36 заказов в будни × 22 рабочих дня + 48 заказов в выходные × 8 выходных дней = 1 176 заказов.

Проверяем, чтобы результат был не меньше нуля и не больше порогового значения: максимум к нам заходит 2 680 клиентов в месяц. Мы насчитали 1 176 заказов — это меньше 2 680, значит все правильно.

В формуле заданы пороговые значения: сумма обработанных за месяц заказов не должна превысить среднее количество клиентов, посещающих кафе в месяц

На практике возможна ситуация, когда количество обработанных заказов будет больше физически зашедших клиентов: ведь один и тот же клиент может пробить несколько чеков. Но на этапе планирования разумнее придерживаться более пессимистичного сценария.

Считаем прибыль от одного сотрудника и общий доход

Чтобы посчитать доход, нужно умножить средний чек на количество клиентов: 230 рублей × 1 176 человек = 270 480 рублей валовой (до вычета налогов) прибыли.

Доход от одного сотрудника в месяц при среднем чеке 230 рублей и максимальном количестве обрабатываемых заказов в месяц —1 176 составит 270 480 рублей

Если мы ничего не делаем: не улучшаем маркетинг, не увеличиваем количество сотрудников, не оптимизируем процесс выполнения заказа, не повышаем средний чек и т. д., — то выше этой цифры нам точно не прыгнуть.

Мы запланировали нанять трех кассиров — посмотрим, справится ли наш бизнес с потоком клиентов?

С тремя сотрудниками кафе обслуживает максимум клиентов — все дожидаются своей очереди. Это было одним из наших KPI

Мы считали доходы, исходя из среднего количества посетителей. Но если вы начинаете бизнес, в котором у вас мало опыта работы с клиентами, попробуйте рассчитать пессимистичный сценарий ваших доходов. Заложите на первые три месяца максимальное количество клиентов не 100%, а всего 30% от среднего количества, а затем постепенно наращивайте эту цифру.

Вывод: доходы = средний чек × количество клиентов

Бюджет проекта на год

Бюджет — это то, как сочетаются детально посчитанные расходы и прогнозируемые доходы вашего бизнеса. Теперь, когда у вас есть план расходов и доходов по месяцам, остается вычесть одно из другого и посмотреть, достигнете ли вы точки безубыточности и точки окупаемости, к чему вы придете через год.

Уже на этапе планирования вы сможете оценить, сколько денег вам понадобится каждый месяц на содержание компании и какой потенциальный доход она сможет принести. Вы заранее поймете, стоит ли игра свеч.

В бюджете указываем все расходы и доходы по месяцам, в финансовом результате считаем разницу в каждый месяц и суммарно за год

Обобщенно бюджет можно показать так:

Свернутый вариант представления бюджета

Как видите, наш пример оказался прибыльной бизнес-моделью, во всяком случае, до вычета налога на прибыль. В этой статье мы не будем рассчитывать налоги, потому что их сумма зависит от выбранной вами системы налогообложения. О том, какие системы налогообложения бывают и как считать налоги на УСН, у нас написана отдельная статья.

Вывод: для расчета финансового результата нужно вычесть расходы из доходов в каждом месяце. Не забудьте вычесть налог на прибыль.

Стоит ли открывать убыточный бизнес?

Если через год проект не только не выходит на окупаемость, но и не достигает точки безубыточности, стоит ли его начинать? Иногда да.

История. Детские Центры Надежды Самойловой для детей-инвалидов. Надежда — мама девочки Леси, у нее ДЦП. Государственный садик Лесю не взял: не могут обеспечить должный уход и развитие.

Тогда Надежда решила открыть свой садик. Найти коррекционных педагогов, воспитателей, специалистов по реабилитации и собрать их всех в одном месте, вместо того чтобы ездить к каждому из них отдельно. Так у особых детей есть свой садик, где они учатся общаться, играть и попросту жить, а у их родителей появилась возможность вернуться к работе и немного заняться собой.

Детские Центры не приносят дохода и даже не выходят в ноль. Аренда помещений, реабилитационное оборудование, детская мебель, игрушки и пособия, зарплаты сотрудников — денег на все не хватает. Центрам жертвуют средства, иногда удается получить гранты, многие компании помогают Центрам, оплачивая обучение детей или покупая нужные вещи. Это дело живет не ради денег.

Еще один случай, когда важно создать и развивать убыточный проект — когда вы создаете поддерживающую структуру внутри компании. Примерами таких проектов являются: контакт-центр, собственная бухгалтерия, системное администрирование и др. Эти проекты не зарабатывают деньги вашему бизнесу, но они помогают вам нести меньше расходов.

Если контакт-центр обрабатывает звонки только вашей компании, то вы его содержите, но ничего не зарабатываете. Однако при этом ваши клиенты могут оперативно получить нужную информацию, решить свою проблему и остаться вашим клиентом, а не уйти к конкуренту.

Ваша бухгалтерия занимается только вашими налогами, доходами и расходами — вы ничего не зарабатываете, вынуждены ежемесячно платить зарплату бухгалтеру и обеспечить ему оборудованное рабочее место. Но зато вы не платите налоговикам штрафы и пени за свои ошибки.

Шпаргалка «Как составить финансовый план на год»:

1. Перед составлением финансового плана опишите свою бизнес-модель: сформулируйте цели, задачи, проанализируйте целевую аудиторию и определите показатели эффективности вашей работы;
2. В финансовом плане сделайте вспомогательные листы: «Сотрудники и рабочие места» и «Справочник ресурсов». Не считайте расходы в уме! Всегда прописывайте формулы со ссылками на вспомогательные листы;
3. Посчитайте все единоразовые и периодические расходы;
4. Перед тем, как считать доходную часть, проанализируйте цены и услуги ваших конкурентов — ваше ценовое предложение должно быть посередине;
5. Чтобы посчитать доходы, нужно вычислить среднее количество клиентов и средний чек, а потом — перемножить одно на другое;
6. Посчитайте бюджет: вычтите расходы за каждый месяц из доходов в каждом месяце — это и будет ваш финансовый результат;
7. Не забудьте про налоги на прибыль;
8. В некоторых случаях стоит открыть убыточный проект: он не позволит вам зарабатывать, но позволит меньше тратить.

В условиях растущей конкуренции, нестабильной экономической ситуации все большее количество компаний приходят к
необходимости внедрения бюджетирования. Бюджетирование на предприятии – это процесс планирования, контроля и
выполнения бюджетов в процессе управления финансами. В данной статье попробуем на примере разобрать, как составлять
бюджет предприятия на примере.

Создание системы бюджетирования в компании или на предприятии обычно состоит из нескольких этапов. На первом этапе компании
необходимо определиться с целями, методологией бюджетирования, определить финансовую структуру (структуру центров
финансовой ответственности — ЦФО), разработать бюджетную модель (состав, структуру, виды бюджетов), утвердить
положение и регламент бюджетного процесса. На втором этапе можно непосредственно приступать к планированию бюджета
предприятия. Составление бюджетов предприятия при этом удобно автоматизировать на базе специального программного
продукта.

Положение о бюджетировании на предприятии может содержать следующие разделы:

• Стратегические цели и задачи предприятия;
• Бюджетная модель;
• Финансовая структура компании и т. д.

Положение о бюджетировании на предприятии пример №1.

Положение о бюджетировании на предприятии пример №2.

На основании Положения о бюджетировании в компании необходимо разработать Регламент бюджетирования на предприятии, который может
содержать следующие разделы:

• Порядок формирования функциональных и мастер бюджетов, структура соподчиненности;
• Назначение ответственных и сроков предоставления бюджетов и отчетности;
• Порядок согласования и внесения изменений;
• Контроль и анализ бюджета и т. д.

Регламент бюджетирования на предприятии пример.

Есть несколько путей реализации готовой бюджетной модели. Самыми распространенными и относительно дешевыми способами
являются:

• Бюджетирование в Excel
• Бюджетирование в программах на платформе 1С

Бюджетирование в Excel заключается в создании форм бюджетов в формате Excel и связывании этих форм при помощи формул
и макросов. Формы бюджетов, в том числе бюджета доходов и расходов, бюджета движения денежных средств могут быть
различными, с укрупненными статьями или более подробные, разбиты на длительные периоды (например, годовой бюджет по
кварталам) или на более короткие периоды (например, месячный бюджет по неделям) – в зависимости от потребности
финансового менеджмента в компании.

Ниже приведен Бюджет доходов и расходов (пример составления в эксель) и пример Бюджета движения денежных средств.

Рисунок 1. Бюджет доходов и расходов предприятия образец Excel.

Рисунок 2. Бюджет движения денежных средств пример в Excel.

Составление БДР и БДДС пример в Excel

Процесс составления БДР и БДДС на примере в Excel может выглядеть следующим образом. Построим бюджетирование в компании или на
предприятии на примере производственной компании в Excel (подробности в файлах ниже):

Составление прогнозного Баланса на основании БДР и БДДС образец в экселе

Бюджетирование пример в Excel (бюджет организации образец excel)

Рисунок 3. БДДС пример в Excel (Бюджет движения денежных средств пример в Excel).

Рисунок 4. БДР пример в Excel (Бюджет доходов и расходов пример составления в Excel).

Данный пример максимально упрощен. Но даже из него видно, что бюджетирование в эксель — процесс довольно трудоемкий,
так как необходимо собрать все функциональные бюджеты и прописать формулы и макросы для корректного отображения
итоговых результатов. Если взять реальное предприятие, или тем более холдинговую структуру, то можно представить,
насколько усложниться процесс составления бюджета в Excel.

Пример внедрения бюджетирования на базе Excel имеет множество недостатков: однопользовательский режим, отсутствие
возможности согласования функциональных бюджетов, нет разграничения доступа к информации, сложность консолидации и
т. д. Таким образом, бюджетирование в эксель является не оптимальным выбором для компании.

Бюджетирование в программах на платформе 1С

Автоматизация бюджетирования и управленческого учета на базе 1С, например, в системе «WA: Финансист», делает процесс
бюджетирования на предприятии более эффективным по сравнению с бюджетированием в Excel.

Подсистема бюджетирования «WA: Финансист» включает в себя возможности формирования и контроля операционных и мастер
бюджетов.

В решении реализованы механизмы, с помощью которых пользователи могут самостоятельно настраивать структуру бюджетов,
их взаимосвязи, способы получения фактических данных и данные для расчетов. Реализованный механизм взаимодействия с
внешними учетными системами дает возможность использовать внешние данные как для расчетов плановых показателей или
формирования отчетов, так и для отражения фактических данных на регистрах бюджетирования.

Данная система позволяет эффективно строить бизнес-процесс бюджетирования на всех его этапах:

• разработка бюджетной модели;
• согласование бюджетов и их корректировок;
• отражение фактических данных по статьям бюджетирования;
• контроль за исполнением бюджета;
• план-факт анализ показателей с помощью развитых инструментов формирования отчетности;
• формирование решений по управлению бизнесом.

Рисунок 5. Интерфейс «WA: Финансист: Бюджетирование». Раздел Бюджетирование.

WA: Финансист «Бюджетирование» включает следующие бизнес-процессы:

• Моделирование – разработка бюджетной модели;
• Основной бюджетный процесс – регистрация плановых показателей подразделениями. Утверждение бюджетов.
  Корректировка планов и согласование корректировок;
• Подсистема взаимодействия с источниками данных – настройка получения данных из внешних источников (как частный
  случай—обращение к данным системы).
• Отчеты системы – набор аналитических отчетов.

Дашборд руководителя в системе «WA: Финансист».

Ввод плановых показателей в системе производится с помощью гибкого произвольно-настраиваемого документа «Бюджет».
Форма ввода бюджета (форма бюджета доходов и расходов, а также форма бюджета движения денежных средств при этом)
максимально приближена к формату в Excel, что обеспечивает комфортный переход пользователя к работе с системой.

Некоторые статьи бюджета, которые зависят от другой статьи бюджета (например, поступления денежных средств от
покупателей зависят от статьи дохода «Выручка») – можно планировать с помощью механизма зависимых оборотов, который
в системе представлен в виде документов «Регистрация зависимостей оборотов по статьям».

При необходимости есть возможность корректировать утвержденный бюджет специальными документами «Корректировка
бюджета» и отслеживать внесенные изменения в отчетах с видом «Выводить корректировки бюджета отдельно». Есть
возможность настроить распределение бюджета, вести учет бюджетных заявок.

С помощью специальных документов «Учет фактических данных по бюджетам» осуществляется получение факта из внешних
учетных систем, например, 1С Бухгалтерии.

Различные отчеты позволяют анализировать плановын и фактически данные, таким образом осуществляя управление
бюджетированием на предприятии.

Таким образом, внедрение бюджетирования в компании в программах на платформе 1С является наиболее оптимальным с точки
зрения затрат времени, денег и эффективности дальнейшей работы.

Общие правила к порядку составления, утверждения и ведения бюджетной сметы постоянно меняются в соответствии с внесенными изменениями в законодательство. Расскажем, по каким правилам нужно будет формировать Бюджетную смету на 2019 г. и плановый период.

• Порядок для подведомственных учреждений
• Составление и ведение бюджетной сметы
• Ведение смет в ГИИС «Электронный бюджет»

Порядок для подведомственных учреждений

Процесс формирования бюджетной сметы включает в себя проведение ряда расчетов сметных плановых показателей и составление проекта бюджетной сметы.  Работа по формированию документа начинается в тот момент, когда учреждение получает данные о размерах бюджетных назначений, выделенных из бюджета. К смете прикладывают расчеты, где обосновывается каждая статья расходов. Все казенные учреждения формируют свою бюджетную смету, на основании которой распорядитель бюджетных средств формируется Сводную ведомость по всем своим подведомствам.

На протяжении ряда лет главные распорядители руководствовались общими требованиями, утвержденными Приказом Минфина РФ от 20.11.2007 № 112н, который не раз подвергался внесению корректировок. Очередное уточнение при составлении бюджетной сметы внес Приказ Минфина РФ №26н от 14.02.2018 г. (далее Приказ Минфина 26н). При составлении и утверждении смет на 2019 г. и плановый период 2020 и 2021 гг. необходимо воспользоваться новыми требованиями, которые определены данным Приказом. Основные изменения:

• увеличилось количество разделов бюджетной сметы и изменилась структура документа;
• в смете теперь также необходимо отражать прогнозные показатели;
• сметы, содержащие государственную тайну, утверждаются не позднее 20 рабочих дней со дня доведения учреждению ЛБО;
• утвержденную бюджетную смету с обоснованиями направляют ГРБС (РБС) не позднее одного рабочего дня после утверждения.

 Также теперь главный распорядитель утверждает порядок в форме единого документа. В нем могут быть установлены (п. 3, 5 Приказа Минфина № 26н):

1. главным распорядителем средств федерального бюджета:
   • сроки составления и подписания проектов смет;
   • порядок и сроки утверждения смет (внесения изменений в сметы);
   • полномочия главного распорядителя (распорядителя) средств федерального бюджета;
2. главным распорядителем средств бюджета субъекта РФ (местного бюджета):
   • порядок и сроки составления и подписания проектов смет;
   • порядок и сроки составления, ведения и утверждения смет (внесения изменений в сметы);
   • полномочия главного распорядителя (распорядителя) средств бюджета субъекта РФ (местного бюджета).

Составление и ведение бюджетной сметы

Как и прежде, бюджетная смета подразумевает под собой документ, где отражены установленные доведенные объемы и их распределение по направлениям расходов. При этом учтено, что соответствующие объемы расходов устанавливаются на срок закона (решения) о бюджете на очередной финансовый год (на очередной финансовый и плановый период) (п.  Приказа Минфина 26н).

Бюджетная смета составляется учреждением путем формирования показателей на второй год планового периода и внесения изменений в утвержденные показатели сметы на очередной финансовый год и плановый период (п. 8 Приказа Минфина № 26н).

Теперь бюджетная смета состоит их шести разделов, а именно:

1 раздел: итоговые показатели бюджетной сметы.

2 раздел: лимиты бюджетных обязательств по расходам получателя бюджетных средств.

3 раздел: лимиты бюджетных обязательств по расходам на предоставление бюджетных инвестиций юридическим лицам, субсидий бюджетным и автономным учреждениям, иным некоммерческим организациям, межбюджетных трансфертов, субсидий юридическим лицам, индивидуальным предпринимателям физическим лицам – производителям товаров, работ, услуг, субсидий государственным корпорациям, компаниям, публично-правовым компаниям; осуществление платежей, взносов, безвозмездных перечислений субъектам международного права; обслуживание государственного долга, исполнение судебных актов, государственных гарантий РФ, а также по резервным расходам.

4 раздел: лимиты бюджетных обязательств по расходам на закупки товаров, работ, услуг, осуществляемые получателем бюджетных средств в пользу третьих лиц.

5 раздел: справочно, бюджетные ассигнования на исполнение публичных нормативных обязательств.

6 раздел: справочно, курс иностранной валюты к рублю РФ.

В приложении 1 и 2 Приказа Минфина 26н приведены Форма сметы и форма, предназначенная для изменения ее показателей.

Можно выделить следующие основные особенности составления бюджетной сметы на 2019 год:

1. Увеличилось количество разделов: было 4, стало 6.
2. Введены графы для отражения показателей первого и второго годов планового периода в случае утверждения закона (решения) о бюджете на очередной финансовый и плановый период.
3. Новая форма сметы предусматривает обособленное отражение показателей текущего года и планового периода. Они формируются в разрезе кодов классификации расходов бюджетов с детализацией по кодам подгрупп и (или) элементов видов расходов. Возможно также применение дополнительной детализации показателей по кодам статей (подстатей) групп (статей) КОСГУ (кодам аналитических показателей), если это установлено соответствующим порядком ведения сметы.
4. В отличие от действующей формы на 2018 год, рекомендованной Приказом Минфина РФ № 112н, отметка «Согласовано» будет проставляться в конце сметы.

Согласно правилам, которые изложены в п. 11 Приказа Минфина 26н, ведение бюджетной сметы предполагает внесение в нее изменений в пределах доведенных бюджетных назначений учреждению. При этом суммы увеличения отражаются со знаком плюс, а суммы уменьшения со знаком минус. Корректировка сметы осуществляется путем утверждения поправок в показателях, которые меняют:

1. Объемы сметных назначений.
2. Распределение сметных назначений по кодам классификации расходов бюджетов бюджетной классификации РФ.
3. Распределение сметных назначений, не требующих изменения показателей бюджетной росписи главного распорядителя.
4. Распределение по дополнительным кодам аналитических показателей.

Ведение смет в ГИИС «Электронный бюджет»

С 2018 г. государственными (субъектов РФ) и муниципальными казенными учреждениями ведение и составление Бюджетной сметы должно осуществляться с использованием ГИИС «Электронный бюджет» согласно Приказу Минфина РФ от 30.09.2016 №168н.

Система «Электронный бюджет» предназначена для ведения более прозрачной, открытой деятельности учреждения. В системе обеспечена возможность:

1. Формирования и ведения бюджетной сметы на основании доведенных до учреждения в установленном порядке ЛБО.
2. Формирования обоснований плановых сметных показателей.
3. Формирования и ведения свода бюджетных смет.

С порядком подключения учреждений, которые финансируются из федерального бюджета изложен Письме Минфина РФ «21-03-04/74624.

Нарушение казенным учреждением порядка составления, утверждения и ведения бюджетных смет влечет наложение на должностных лиц административного штрафа в размере от 10 000 до 30 000 руб. (ст. 14.14.7 КоАП РФ).