Смета затрат на производство продукции — расчет, который необходим для продуктивного управления затратами, определения их приемлемого уровня и нахождения потенциала для оптимизации. О смете затрат на производство продукции и пойдет речь в нашей статье.
Что такое смета затрат на производство и реализацию продукции
Смета — это сводный обобщающий документ, в нем содержится информация о суммарных затратах на производство и сбыт. Смета используется как инструмент планирования, кроме того — дает возможность сравнить план с фактом. Затраты в смете объединяются по экономическим элементам. Их перечень представлен на схеме. Для целей сметы такая классификация затрат подготавливается итогом по предприятию, без обособления отдельных видов производимой продукции.
Для чего нужна смета? Одними из главных целей составления сметы являются:
- определение совокупного количества необходимых ресурсов,
- подсчет необходимости в оборотных средствах,
- подсчет себестоимости валовой (ВП), товарной (ТП) и реализованной (РП) продукции,
- контроль изменений в составе себестоимости,
- контроль отклонений плана от факта и выявление их причин,
- постановка целей для руководства,
- оценка эффективности работы.
Как правильно учитывать затраты в бухгалтерском учете? Ответ на этот вопрос есть в КонсультантПлюс. Чтобы все сделать правильно, получите пробный доступ к системе и переходите в Готовое решение. Это бесплатно.
Методы составления сметы
Существуют различные методы составления смет. Выделим используемые чаще всего:
- Сметный метод.
- Сводный метод.
- Калькуляционный метод.
Первый метод используется наиболее часто. При сметном методе затраты рассчитываются в целом по предприятию, за основу берутся данные других разделов годового плана предприятия. Например, плана материального обеспечения, плана по оплате труда и т.д. Также составляемая смета должна рассчитываться исходя из планируемых объемов реализации. Сметный метод дает возможность сопоставить и увязать отдельные разделы комплексного плана предприятия между собой, однако не дает возможности провести глубокий анализ затрат, например по подразделениям.
Поэтому существует еще один метод — сводный. При нем составление сметы затрат на производство продукции происходит из самостоятельных смет по цехам основного и вспомогательного производства путем их сложения и элиминирования из суммарных затрат межцеховых оборотов. Цеховая смета затрат состоит из двух разделов:
- Прямые затраты.
- Цеховые затраты и затраты на используемые услуги других цехов.
Подробнее о видах затрат читайте в статье «Классификация статей затрат на производство продукции».
Третий метод, калькуляционный, предполагает за основу сметы брать калькуляции себестоимости всех товаров, работ и услуг, которые будут производиться в планируемом году согласно плану производства. При этом должны быть учтены остатки незавершенки и изменения расходов будущих периодов (РБП). Чтобы в элементы затрат были включены все калькуляционные статьи затрат, необходимо составить шахматную ведомость. После этого данные по шахматной ведомости суммируются и переходят в смету затрат на производство продукции. При этом методе подсчитывается себестоимость только ТП. Для того чтобы подсчитать сумму всех затрат, себестоимость ТП необходимо скорректировать на остатки незавершенки, РБП, резервов предстоящих расходов и на не включенные в себестоимость ТП затраты.
Этапы сводного метода
Первым шагом подготовки сметы является расчет сметы затрат вспомогательных производств, так как результаты работы этих подразделений используются в основном производстве. Смета вспомогательного производства содержит:
- собственные затраты цеха,
- стоимость работ других подразделений для нужд вспомогательного цеха.
Далее подсчитываются сметы для общепроизводственного и общехозяйственного вида затрат, сметы внепроизводственных затрат, также может понадобиться составление смет по специфическим направлениям деятельности: освоение производства, пуск и наладка, ремонт, доставка и заготовка и т.д. Далее переходят к сметам по главным подразделениям, результат работы которых является целью создания предприятия. И в итоге рассчитывается смета затрат по всему предприятию. Потом конечный итог по смете всех затрат приводят к себестоимости валовой, товарной и реализованной продукции.
Как учесть незавершенное производство, готовую продукцию в расходах по налогу на прибыль, в деталях разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Чтобы все сделать правильно, получите пробный доступ к системе и переходите в Готовое решение. Это бесплатно.
Себестоимость валовой, товарной и реализованной продукции в смете
По результатам использования сметного и сводного методов составляется смета всех затрат предприятия. Поскольку информацию по всем соответствующим затратам, относящимся к подразделению или виду затрат, содержат как сметы подразделений (для сводного метода), так и отдельные разделы годового плана (для сметного метода),то для расчета какого-либо вида себестоимости продукции необходимо произвести некоторые корректировки. Для ВП общую сумму затрат уменьшаем на затраты непромышленного характера (капитальное строительство, обслуживание бытовых потребностей, потери от чрезвычайных ситуаций и т.д.), а также проводим корректировку на изменение РБП (прирост минусуется, снижение прибавляется).
Далее из суммы ВП путем ее корректировки на изменение остатков незавершенного производства (рост минусуется, снижение плюсуется) и прибавления коммерческих (внепроизводственных) расходов получается сумма ТП. Подсчитанная величина ТП дает возможность рассчитать показатель затрат на 1 рубль ТП.
Информацию о расчете и анализе этого показателя читайте в статье «Затраты на 1 рубль реализованной продукции — формула».
Последний пункт — определение себестоимости РП. Для этого себестоимость ТП увеличивается на снижение остатков готовой продукции и уменьшается на их увеличение.
Поскольку при калькуляционном методе составления сметы затрат изначально определяется себестоимость ТП, то, в зависимости от цели, корректировки могут делаться и в обратном порядке (например, для подсчета себестоимости ВП или общих затрат по предприятию).
Итоги
Смета затрат служит основой как для целей планирования, так и для анализа. В отличие от калькуляции смета рассчитывается по элементам затрат на общую их сумму по предприятию. Смета затрат — это документ, который должен быть одобрен и утвержден ответственными лицами.
В статье рассказывается:
- Суть оценки стоимости проекта
- Виды затрат в проекте
- 5 методов оценки стоимости проекта
- 5 основных принципов оценки
- Смета и бюджет проекта
-
Пройди тест и узнай, какая сфера тебе подходит:
айти, дизайн или маркетинг.Бесплатно от Geekbrains
Оценка стоимости проекта – процесс, без которого становится невозможным само осуществление замысла. Никто не начинает бизнес без предварительных расчетов, подобное недальновидное решение – прямой путь к банкротству.
Кроме того, ответ на вопрос, сколько будет стоить воплощение идеи в жизнь, часто важен не только для самого предпринимателя. Нередко бизнес можно организовать лишь при помощи сторонних инвесторов. И чтобы все срослось, этим людям или организациям необходимо предоставить полную информацию по данной теме.
Суть оценки стоимости проекта
Под оценкой стоимости понимают процесс оценки всех вероятных затрат, с помощью которых происходит успешная реализация всего проекта.
Оценка стоимости проекта не ограничивается каким-либо одним расчетом, а продолжает осуществляться на протяжении реализации всего проекта. Перед началом работ необходимо произвести предпроектную или концептуальную оценку их стоимости.
Понятно, что этот расчет весьма условный, хотя и максимально приближенный к желаемому результату. Величина первоначальной оценки стоимости проекта может отличаться от его реальной цены в среднем на 50 % с возможными отклонениями как в ту, так и в иную стороны. Это отличие связано с постоянно возникающими рисками.
Поэтому в процессе поэтапного осуществления мероприятий появляется необходимость повысить точность оценки стоимости разработки проекта. По статистике, сметная стоимость максимально близко приближается к истинной величине оценки и имеет отклонение от -10 % до 25 %.
К тому моменту, когда появляется согласованная базовая цена проекта, должна быть проведена окончательная стоимостная оценка. Ее величина имеет минимальный разбег в 5-10 % по сравнению с реальными значениями.
Для расчета стоимостных показателей менеджер должен иметь всю необходимую информацию о проекте. На начальных этапах будет достаточно наличия Устава или иерархической структуры работ, предусмотренных проектом. На более поздних стадиях расчета этих данных уже будет не хватать, поэтому необходимо предоставить согласованный календарный план проекта.
На разных итерациях оценки стоимости получается ее разная величина. Укрупненное значение можно получить уже при наличии идеи проекта и приблизительном плане его реализации. По мере формирования четкого понимания этапов проекта, появляется больше информации, на основании которой происходит более точная оценка.
Скачать
файл
Почему нельзя на ранних этапах произвести точную оценку стоимости реализации проекта? Потому что в начальной стадии формирования проекта еще нет четкого понимания реального масштаба предстоящих работ. И тратить лишние ресурсы на расчет точной стоимости просто нецелесообразно, тем более что необходимость такого расчета появится гораздо позднее.
Виды затрат в проекте
В процессе реализации проекта неизбежно возникновение затрат, которые можно разделить на три группы.
Обязательства
К первой группе следует отнести обязательства – это затраты, которые возникают в результате заключения договоров или контрактов, осуществлении заказа разнообразных товаров/услуг. Причем суммы, которые необходимо заплатить, известны заранее. На основании подписанных документов поставщики выставляют счет, который заказчик обязан оплатить.
Сроки выполнения платежей по обязательствам могут быть различны, оговариваются и согласовываются всеми заинтересованными сторонами. Чаще всего встречаются:
- полная или частичная предоплата;
- оплата после подписания итоговых документов (акта выполненных работ, акта приема-передачи товаров и т.д.);
- оплата по мере изготовления или поставки материалов;
- оплата в соответствии с финансовой политикой компании, как со стороны заказчика, так и со стороны поставщика.
В зависимости от способов организации учета в компании корректировку бюджета на сумму подтвержденных обязательств производят либо сразу, либо позже. Часть организаций не учитывает затраты по подписанным договорам до тех пор, пока не получит счет или не совершит оплату по нему.
При таком развитии событий менеджеру проекта для анализа ситуации бюджет доступен в искаженном виде, что будет помехой в случае определения дальнейших действий.
Бюджетные затраты
Ко второй группе затрат относятся бюджетные, которые составляются на основании сметной стоимости и распределяются в соответствии с календарным планом работ. Другими словам, это первоначальный план затрат с информацией, содержащей планируемые суммы и сроки платежей, необходимые для выполнения работ.
Читайте также
Фактические затраты
Третья группа затрат – это фактические платежи, согласно которым прорисовывается полная картина финансовых затрат на реализацию проекта. Эти расходы происходят в течение реализации работ по проекту, при оплате выставленных компании счетов, при осуществлении финансовых выплат.
Давая оценку текущей стоимости проекта, суммируют абсолютно все затраты, которые были потрачены в ходе осуществления работы. К ним относят:
- материалы;
- комплектующие;
- платежи за аренду площадей, оборудования, транспорта и т.д.;
- лизинговые платежи;
- затраты на оплату труда;
- стоимость расходных материалов;
- стоимость обучения и стажировки персонала;
- логистические расходы;
- затраты на командировки сотрудников;
- стоимость организации семинаров, конференций, совещаний;
- представительские расходы.
Для корректного отражения фактических затрат менеджеру проекта потребуется помощь со стороны грамотного сотрудника сметного отдела или привлечение линейных сотрудников каждой производственной вертикали, которые в рамках своих полномочий будут осуществлять необходимую деятельность.
5 методов оценки стоимости проекта
Существуют различные методы оценки стоимости проекта. На практике широкое применение нашли следующие:
- Метод параметрической оценки
Уже из названия становится понятно, что при такой оценке стоимости используют статистическую зависимость между разноплановыми параметрами, которые получают, анализируя исторические данные, и операционной стоимостью. Таким образом, происходит нормирование стоимости работ. Пример, стоимость 1 человека/часа работы какого-либо специалиста, стоимость строительства 1м2 жилой площади и т.д.
Топ-30 самых востребованных и высокооплачиваемых профессий 2023
Поможет разобраться в актуальной ситуации на рынке труда
Подборка 50+ ресурсов об IT-сфере
Только лучшие телеграм-каналы, каналы Youtube, подкасты, форумы и многое другое для того, чтобы узнавать новое про IT
ТОП 50+ сервисов и приложений от Geekbrains
Безопасные и надежные программы для работы в наши дни
Уже скачали 20982 
Рассчитывая стоимость единицы продукции, используют определенные, общепринятые формулы, а при определении стоимости всего объема выполненных работ исходными данными служит стоимость единицы продукции.
- Оценка стоимости методом аналогии с похожими работами, которые уже выполнялись по ходу реализации этого проекта или реализованные на других проектах
Оценка по аналогам может реализовываться сразу ко всем работам, а может быть использована совместно с параметрической оценкой стоимости проекта. Во втором случае должны быть сведения о ранее выполнявшихся аналогичных работах, но в других объемах или при измененных условиях. Основным преимуществом данного способа оценки стоимости является повышенная точность.
Объяснение этому достаточно простое – известна не только плановая стоимость работ, подвергаемых анализу, но и ее фактическое значение. На основании наличия существенной разницы между плановыми и фактическими показателями, менеджер проекта может предпринимать необходимые действия.
- Метод оценки стоимости большого объема работ «снизу-вверх» заключается в суммировании оценок, характерных для мелких составляющих, оцениваемой работы
Если иерархическая структура работ разработана точно и подробно, то и стоимостные оценки проект будут точными и корректными. Данный метод является самым точным, что подтверждается практикой.
В качестве примера можно взять процесс передачи сервера заказчику. Как и любое другое оборудование, сервер до момента передачи нуждается в тестировании. Стоимость этого процесса складывается из стоимостей обычного тестирования, тестирования при максимальных нагрузках и ряда других стандартных процедур.
- Существует и обратный метод «сверху-вниз»
По сравнению с предыдущим, этот метод является не таким точным. В основном его применяют в тех случаях, когда отсутствует подробная иерархическая структура работ, не хватает информации о материалах и компонентах, которые необходимы для осуществления работ. Процесс оценки стоимости аналогичен предыдущему методу, только в обратном порядке.
В первую очередь оценивают в укрупненном формате весь объем работы, после чего его разбирают на составные части – по виду работ, по исполнителю, по месту производства и т.д. Чаще всего оценку таким способом проводят на начальном этапе проекта. Т.е. в тот период, когда решается его целесообразность, стоит ли тратить средства для более точного планирования и оценки.
- Метод анализа предложений от разных исполнителей
Этот метод актуален при условии, если работу могут выполнить несколько организаций. Техническое задание рассылают всем потенциальным исполнителям. В коммерческих предложениях, полученных от них, указаны сроки выполнения работ, цена на каждую операцию и общая стоимость работ, а также прописаны иные условия. Владея информацией от исполнителей, менеджер проекта может выполнить оценку стоимости.
Только до 29.05
Скачай подборку тестов, чтобы определить свои самые конкурентные скиллы
Список документов:
Тест на определение компетенций
Чек-лист «Как избежать обмана при трудоустройстве»
Инструкция по выходу из выгорания
Чтобы получить файл, укажите e-mail:
Подтвердите, что вы не робот,
указав номер телефона:
Уже скачали 7503
Выбор метода оценки стоимости зависит от конкретных деталей каждого проекта, квалификации менеджера и других критериев. Например, для хорошего результата при использовании метода «снизу-вверх», при стоимостной оценке, требуется наличие хорошо проработанной иерархической структуры работ. Кстати, и при других методах оценки этот критерий не будет лишним. При его отсутствии, следует пользоваться методом «сверху-вниз».
5 основных принципов оценки
Менеджер проекта должен стремиться повышать качество процесса оценки стоимости. Для этого существует 5 основных принципов, которых он должен придерживаться:
- Принцип «оптимального ответственного». Его суть заключается в том, что лучше всего оценить стоимость предстоящей задачи сможет тот, кто лучше разбирается в ней. Зачастую исполнитель и становится оптимальным ответственным. Ведь никто лучше его не знает решение задачи, потому что только он обладает необходимыми знаниями, и что немаловажно – опытом. Путем привлечения исполнителей на стадии планирования, менеджер проекта развивает их мотивационный посыл и учит их работать на результат.
- Принцип «независимости». Основан на том, что оценка стоимости различных работ и составляющих ее операций производится независимо от оценок работ, которые связаны с ними. Проще говоря, каждую работу рассматривают независимо от других процессов. Связи между работами и процессами, а также появляющиеся в результате этой связи риски и отклонения, учитывают при анализе информации при дальнейшем, более подробном, планировании.
- Принцип «адекватности условий». Производя оценку и расчет предстоящих работ, специалист должен исходить из того, что он имеет ресурсы в необходимом количестве, методы выполнения работ применяются самые эффективные, а реализация происходит в адекватных условиях. Такие расчеты характерны для оптимистического сценария развития событий. При необходимости получения уточненных оценок, следует брать в расчет возможные ограничения по проекту. Это может привести к объяснимому увеличению оценок.
Читайте также
- Принцип «признания рисков». При реализации любого проекта идеального процесса добиться очень сложно. Всегда существуют риски возникновения непредвиденных обстоятельств, которые могут оказать существенное влияние на итоговые стоимость и сроки выполнения работ. Поэтому существует практика включать в оценку стоимости резервы на риски. Но это значение не должно браться с «потолка», а должно появиться в результате подробного анализа и расчета. Если значение рисков закладывается просто для подстраховки, то это является признаком неэффективного планирования, приводящего к увеличению экономической оценки стоимости проекта.
- Принцип «право возникновения ошибки». Не ошибается тот – кто ничего не делает. Любое действие может быть выполнено с ошибкой, а эксперт должен минимизировать ее последствия. В случае практики наказания за вероятность допущения ошибки, в планируемые массивы данных будет заложено достаточно большое количество подстраховок. Это естественная реакция человека «чтобы меня не наказали, заложу ка я побольше, тогда точно хватит». Это пессимистическое развитие процесса, при котором, несмотря на заложенный запас, никакой экономии не появится. Согласно Закону Мерфи «Любой бюджет будет израсходован полностью».
Смета и бюджет проекта
Любой проект не ограничивается всего одной сметой. Сметы бывают:
- Локальные – относятся к первичным документам, в которых отражается расчет и оценка стоимости как материалов, так и работ, на уровне текущего ценообразования или с прогнозируемым значением цен.
- Объектные – документ, в котором отражены все оценки стоимости и расчеты по конкретному объекту или объектам при текущем или базисном уровне цен.
- Сметы по отдельным видам затрат – отражают оценки стоимости и расчеты по тем затратам, которые не учитываются в сметных нормативах. Это может быть дополнительная выплата премий за досрочную сдачу объекта, оплата компенсаций и льготные выплаты, оплата услуг аудитора и т.д.
- Сводный сметный расчет – итоговый документ, в котором отражена полная стоимость проекта, объединяющая все вышеперечисленные сметы, в текущих или прогнозных ценах. Существует практика, согласно которой к итоговому документу должна прикладываться пояснительная записка. С ее помощью малосведущим людям будет проще понимать и ориентироваться в документе.
Подводя итог под понятием смета, можно сделать вывод, что это документ, отражающий информацию о необходимом количестве финансовых средств и на что они будут направлены в ходе реализации проекта.
Бюджет проекта – это основной плановый документ, в котором определены плановые показатели проекта. Этап разработки бюджета проекта позволит дать ответ на вопрос «когда должны и когда могут быть потрачены деньги».
Разработка всего бюджета, полного и реального, практически никогда не удается с первого раза. В него постоянно вносятся правки и корректировки в течение выполнения проекта. Существует несколько видов бюджета, которые зависят от этапов проекта и назначения. Каждый вид имеет свою точность, но постепенно, с вводом уточняющих данных, погрешность сокращается.
Процесс бюджетирования – это структуризация расходов реализуемого проекта в соответствии с планом счетов стоимостного учета. Структурировать бюджет можно:
- по отчетным периодам;
- по статьям затрат;
- по виду работ;
- по вероятным рискам;
- по другим показателям.
Проще говоря, бюджетирование – это планирование стоимости проекта, а его результатом является бюджет, из которого становится ясно: сколько, когда и на что будет тратиться финансовых средств.
Обычно бюджет проекта рассчитывается параллельно с разработкой календарного плана, потому что без знания сроков выполнения той или иной операции, невозможно корректно сформировать бюджет.
От сметы бюджет отличается наличием не только той частью средств, которую планируется потратить, но и той, которая приносит доход.
Наиболее часто встречающейся формой представления бюджета является таблица. Иногда, для лучшего понимания применяют диаграммы или гистограммы. Менеджер проекта должен отслеживать и контролировать исполнение бюджета.
Резюмируя все вышесказанное, можно понять, что при реализации любого проекта, его менеджеру важно подобрать правильные подходы к оценке его стоимости. Профессионализм, регулярные консультации с заказчиками, использование различных типов оценки стоимости проекта приведут к снижению рисков возникновения ошибок при его реализации.
#статьи
- 27 сен 2022
-
0
Как управлять бюджетом проекта: пошаговое руководство
Рассказываем, зачем нужен бюджет проекта, как его создать и контролировать.
Кадр: фильм «Похищение Фредди Хайнекена»
Обозреватель Skillbox Media по маркетингу и IT. С 2015 года работает с SEO, таргетированной и контекстной рекламой. Писала для Skypro, Yagla и Admitad.
Соблюсти план проекта, завершить его в срок и уложиться в бюджет — ключевые задачи проектного менеджмента. Но по данным исследования консалтинговой компании Wellingtone, только 34% организаций всегда соблюдают бюджет.
Мы перевели пошаговое руководство по управлению бюджетом проекта от Monday.com — разработчика сервиса для совместной работы над проектами.
Если вы с трудом удерживаете расходы по проекту в рамках бюджета, то это руководство для вас. В нём мы пошагово разберём, как составить эффективный бюджет проекта, и дадим практические советы.
- Что такое бюджет проекта
- Что включает в себя бюджет проекта
- Почему бюджет важен
- 7 шагов по созданию бюджета проекта и управлению им
- Коротко об управлении бюджетом проекта
- Как узнать больше о проектном менеджменте
Бюджет проекта — это общая стоимость задач, мероприятий и расходных материалов, нужных для выполнения проекта. Заинтересованные стороны и участники проекта договариваются ориентироваться при работе на это значение.
Также бюджет проекта — документ, в котором указано, на какие задачи пойдут выделенные деньги. Благодаря этому плану менеджеры и заинтересованные стороны могут отслеживать и контролировать расходы на проект.
Бюджет должен быть составлен до начала работы над проектом. После запуска бюджет увеличить не получится, если не изменятся требования к проекту.
В бюджете проекта отражены группы необходимых расходов. Чтобы получить их, сначала все расходы делят на крупные категории (как на диаграмме ниже). Но этого уровня детализации недостаточно, поэтому дальше каждую из них разбивают на подкатегории.
Данные: Monday.com. Инфографика: Майя Мальгина для Skillbox Media
В проектах обычно есть следующие статьи расходов:
- расходы на оплату труда — зарплаты, пособия и налоги;
- расходы на оборудование, программное обеспечение и другие материалы для проекта;
- расходы на транспорт и логистику;
- расходы на исследования и консультации экспертов, аналитиков, юристов;
- расходы на обучение — курсы, конференции, тренинги по навыкам или инструментам.
В разных проектах расходы распределяются по категориям неодинаково. Расходы на материалы в бюджете строительного проекта будут выше, чем в проекте слияния или поглощения компаний. В проекте по внедрению технологии на обучение сотрудников выделят больше денег, чем на зарплаты инженеров.
Бюджет проекта может быть объёмным документом со сложной структурой. Но благодаря высокому уровню детализации можно создать точный бюджет, которому удобно следовать.
Бюджет проекта обеспечивает прозрачность коммуникации между командой проекта и заинтересованными в нём сторонами.
При реализации проекта бюджет позволит отслеживать, как фактические затраты соотносятся с планом, и доносить эту информацию до заинтересованных сторон. А если требования к проекту меняются, в бюджете отражают соответствующие затраты.
Также бюджет проекта важно вести, потому что:
- Бюджет показывает прогресс проекта. По мере работы над проектом в бюджете отражают, какие задачи уже выполнены и сколько на них потрачено.
- Бюджет помогает получить финансирование. Все заинтересованные в проекте люди могут увидеть в бюджете, как будут использованы вложенные деньги.
- Бюджет помогает команде сосредоточиться на работе над проектом, так как расходы уже спланированы.
- В бюджете есть данные о том, сколько реально стоили уже завершённые части проекта. Это позволяет точнее спланировать будущие расходы.
24% руководителей проектов считают, что нереалистично составленный бюджет приводит к проблемам — например, к повышению расходов. Чтобы успешно управлять финансами проекта, лучше не торопиться и составить точный бюджет.
Существует несколько методов создания бюджета. В статье используются рекомендации по составлению бюджета проекта из PMBok.
Шаг 1. Обдумайте этапы, задачи и объём необходимых для проекта ресурсов. Прежде чем планировать затраты, нужно точно знать, что именно потребуется сделать в рамках проекта.
Посмотрите на план проекта и определите, какие в нём будут этапы и задачи, какие действия нужно выполнить. Можно пообщаться с командой проекта и с заинтересованными сторонами, чтобы убедиться, что у всех одинаковые планы.
Собирайте всю информацию в сервисах для совместной работы — например, в Notion или Monday Workdocs. В них можно систематизировать мнения участников и сформировать представление о целях проекта.
Изображение: Monday.com
На первом этапе планирования бюджета не нужно оценивать реальные затраты. Просто составьте список всего, что потребует расходов.
Когда вы сформируете список, вы поймёте, на какие ещё вопросы вам нужно ответить. Может потребоваться, например, информация, какие ресурсы вам доступны и определён ли окончательный объём работ по проекту.
Чтобы составить точный бюджет, можно обращаться и к другим проектным документам — например, к реестру рисков и календарю ресурсов.
Шаг 2. Оцените бюджет проекта. Когда у вас будет список потенциальных затрат, приступайте к оценке стоимости всего проекта. Бюджет можно оценить двумя способами: «сверху вниз» или «снизу вверх».
При оценке «сверху вниз» устанавливают общий бюджет, а потом эту сумму распределяют на отдельные задачи и операции. При оценке «снизу вверх» сначала оценивают затраты на каждую задачу проекта, а потом складывают их.
Определите методику оценки. Можно рассчитывать стоимость всех составляющих проекта одним способом, а можно выбирать методы, отталкиваясь от типа задач.
Вот три распространённые методики оценки:
- Оценка по аналогии. В этом методе стоимость задачи определяют, опираясь на данные похожего проекта. Можно взять бюджет предыдущего проекта и скорректировать его под новые данные. Этот метод лучше всего подходит, если вы регулярно выполняете типовые проекты — например, устанавливаете или покупаете оборудование.
- Параметрическая оценка. В этом методе тоже используют данные предыдущих или аналогичных проектов. Но вместо сопоставления затрат на задачи одного типа здесь используют статистические методы и алгоритмы для расчёта значений переменных. Смета в этом случае основана на данных и более точна.
- Взвешенная трёхточечная оценка. По этому методу сначала определяется стоимость задачи в самом оптимистичном, самом пессимистичном и наиболее вероятном варианте, а потом рассчитывается средневзвешенное значение.
Какой бы метод вы ни выбрали, используйте самые новые данные из доступных. Учитывайте и другие факторы — например, ситуацию на рынке или потенциальные изменения в бизнесе.
Шаг 3. Утвердите бюджет проекта. Когда вы составите бюджет, вам нужно согласовать его с ключевыми участниками проекта.
Возможно, потребуется получить официальное одобрение от вашего руководства, но не менее важно согласовать бюджет с заинтересованными в проекте сторонами и финансовым отделом.
От них вы получите обратную связь по разным составляющим бюджета и сможете усовершенствовать его.
Шаг 4. Создайте трекер для отслеживания бюджета. В трекере этапы работы над проектом разбивают на задачи — и наблюдают, какие затраты на задачу были запланированы и сколько она стоила фактически. Это позволяет оценивать бюджет в режиме реального времени.
примечание
Для отслеживания бюджета проекта можно использовать «1C», «Битрикс24», Excel.
Если над проектом работает большая команда, для точности можно ограничить доступ к просмотру и изменению данных трекера: дать его только утверждённым участникам.
Шаг 5. Контролируйте бюджет проекта. Следите, как реальные затраты соотносятся с запланированными. Так вы сможете предвидеть, например, что объём работ придётся увеличить или что на проект может потребоваться больше денег. Если следить за бюджетом регулярно, у вас будет достаточно времени, чтобы скорректировать детали проекта и уложиться в план.
Шаг 6. Разработайте порядок изменения бюджета. Когда бюджет проекта утверждён, ваша цель как менеджера проекта — как можно точнее ему следовать. В большинстве случаев внести изменения в бюджет можно будет, только если объём или график проекта изменится по требованию бизнеса.
Но если изменения в объёме или сроках всё же возникнут, при перерасчёте бюджета нужно будет учесть все составляющие проекта, которых эти изменения коснутся.
Нужно также установить для команды порядок внесения изменений в бюджет. Например, создать форму запроса на изменения и настроить уведомления о новых сообщениях в ней для всех заинтересованных.
Шаг 7. После завершения проекта проанализируйте отчёт по бюджету проекта и сохраните его в архиве. При анализе оцените, что было сделано хорошо, а что не очень. Убедитесь, что фактические расходы точно отражены в отчёте, — это пригодится при составлении бюджета для будущих проектов.
Проведите анализ, даже если вы постоянно следили за изменениями бюджета в ходе работы. Только в 48% организаций анализируют бюджет после завершения проекта, а значит, в большинстве из них упускают важную для будущих проектов информацию.
- Бюджет проекта — это общая стоимость всех задач, покупок и мероприятий, связанных с проектом. Также это документ, который определяет, как общая сумма распределяется между отдельными задачами.
- В бюджете проекта расходы детализируются. Есть категории расходов на зарплаты, расходов на обучение, материалы, транспорт, исследования и консультации. В разных проектах деньги в бюджете распределяются между категориями по-разному.
- Бюджет нужен, чтобы получить финансирование: этого легче добиться, если все заинтересованные в проекте лица видят, на что будут потрачены деньги. Также бюджет отражает прогресс проекта и то, насколько эффективно расходуются деньги.
- Чтобы оценить бюджет проекта и управлять им, сначала нужно понять, на какие задачи и расходные материалы вы будете тратить деньги.
- Когда вы определитесь с задачами, посчитайте, сколько денег уйдёт на выполнение каждой. Для этого можно использовать разные методы: оценку по аналогии, параметрическую оценку, средневзвешенную трёхточечную оценку.
- На протяжении всего проекта нужно отслеживать, как тратятся деньги. Если реальные расходы начнут превышать плановые, у вас будет время заметить и исправить это.
- После завершения проекта нужно проанализировать отчёт по бюджету. Полученные данные пригодятся при расчётах для будущих проектов.
- Перед запуском проекта важно не только составить бюджет. Нужно понимать, какие в проекте есть риски, чтобы заранее продумать, как справиться с возможными проблемами. Почитайте об управлении рисками в переводе лекции от Google.
- Также рекомендуем изучить гайд по управлению коммуникациями в проекте. Он поможет уложиться в бюджет и сдать проект вовремя.
- Не знаете, как организовать работу над проектом? Изучите методологии Kanban и Scrum.
- Если вы только собираетесь стать менеджером проектом и не уверены в своих знаниях, приходите на короткий курс Skillbox по управлению проектами. Вы научитесь планировать экономику проекта, формировать команду, запускать пилотные проекты и составлять стратегию развития проекта.
- Если вы планируете стать менеджером проектов, вам может пригодиться курс по менеджменту проектов. На курсе вы с нуля научитесь управлять проектом и его бюджетом, общаться с заказчиками, руководить командой и презентовать проекты.
Научитесь: Профессия Менеджер проектов
Узнать больше
Смета – это ключевая стадия подготовки к реализации проекта. На ее основании будет формироваться календарный план проекта, график поставок материалов и инструментов. Смета фиксирует стоимость всех работ, инструментов и материалов. Она включает в себя накладные и непредвиденные расходы, прибыль подрядной компании. Это крайне важный документ. К его составлению могут привлекаться даже отдельные подразделения.
Основные особенности
Смета обычно составляется в рамках строительства. Само такое понятие появилось в плановой экономике. Но оно осталось актуальным и в рамках рыночной экономики. Смета – это ориентир для определения цены, которая устроит заказчика. Она также нужна для качественного анализа расходов обеих сторон. Документ потребуется для осуществления расчетов между участниками проекта в процессе его воплощения. Сметная стоимость – это предполагаемый объем расходов, нужных для полноценной реализации проекта.
Функции сметы:
- Распределение вкладов по стадиям строительства.
- Установление источников появления средств.
- Определение цен на материалы/инструменты, которые устраивают и заказчика, и исполнителя.
При оформлении соглашения подряда смету составлять не обязательно. Но всегда составляется протокол, устанавливающий договорную стоимость. Но смета может быть затребована заказчиком. Как правило, она и запрашивается с целью детализации расходов на строительства. Обязательно составляется смета, если заказчик – это государственное учреждение.
Особенности установления
Сметная стоимость рассчитывается на каждой из стадий проектирования. Нужно это для дополнительной детализации, точного уточнения. Рассмотрим эти стадии:
- Предпроектная. Устанавливается предварительная стоимость проекта. Нужно это для обоснования инвестиций.
- Проектная. На этом этапе формируются укрупненные расчеты с большей степенью раскрытия сведений.
Если проводится несколько направлений строительства, заполняется сводка затрат по этим направлениям.
Способы расчета
В РФ распространены эти методы установления стоимости:
- Ресурсный. Представляет собой калькулирование в нынешних и планируемых ценах. Метод обеспечивает точный пересчет сметной стоимости на новые цены.
- Ресурсно-индексный. Сочетает в себе ресурсный способ с индексами. Последние представляют собой отношение нынешних цен к ценам на 1991 год.
Есть еще несколько методов установления стоимости.
Состав
Сметная стоимость подразделяется на 3 части. Рассмотрим их особенности:
- Прямые траты. В них входит стоимость объектов, траты на эксплуатацию оборудования, ЗП сотрудников.
- Накладные траты. Это расходы, направленные на формирование общий условий работы. К примеру, это траты на организацию и обслуживание объекта.
- Сметная прибыль. Представляет собой расходы, не связанные с возведением объекта, но требующиеся для обеспечения работы строительной компании. К примеру, это могут быть налоги, траты на развитие производства, материальное стимулирование, создание нормальных условий для работы сотрудников.
К СВЕДЕНИЮ! Если строится уникальное здание, для создания сметы обычно используются укрупненные сметные нормы. Если же УСН нет, могут применяться единичные расценки.
Разновидности сметы
Смета – это практически обязательная часть подготовки к любому проекту, предполагающему денежные расходы. Это не один документ, но комплекс бумаг. К ним относится эта документация:
- Сводный расчет.
- Сводка трат.
Состав документации, которая обычно сопровождает воплощение проекта в жизнь:
- Локальные сметы. Входят в состав первичной документации. Заполняются на отдельные направления работы.
- Локальные расчеты. Актуальны тогда, когда масштабы работ и размеры расходов пока не установлены или уточнить все значения можно только в ходе строительства.
Все эти документы заполняются на базе официальной документации. Вместе с ними могут составляться другие бумаги: ведомость сметной стоимости различных объектов.
Программы для составления сметы
Обычно смета составляется посредством специальных программ. Это наиболее простой и быстрый вариант. Есть бесплатные программы с минимальным функционалом. Они подходят для простейших расчетов. Произвести их можно в обычной Microsoft Excel. Есть также профессиональные программы. К примеру, это «Смета.ру», «1С:Подрядчик».
Составление сметы — один из важнейших этапов работы в строительной деятельности. Правильность сметных расчетов гарантирует, что будет соблюдена сумма запланированных расходов на строительство, и проект в результате не выйдет намного дороже, чем рассчитывалось. Расскажем, как составить идеальную смету.
Как составить смету в соответствии с законом
Смета — финансовый документ для планирования бюджета перед началом строительных, монтажных, реставрационных, ремонтных работ.
Учитывает все статьи расходов, отражает затраты на выполнение проекта и помогает не допустить значительного перерасхода средств. Для расчетов обычно используется ресурсный или базисно-индексный метод. В первом случае учитывается конкретная стоимость работ, материалов и прочего, во втором — усредненные значения по рыночной стоимости. Ресурсный метод подразумевает высокую точность расчетов, а базисно-индексный — экономию времени и усилий на составление.
При составлении необходимо соблюдать несколько видов сметных норм:
-
государственных,
-
федеральных,
-
отраслевых,
-
территориальных,
-
корпоративных.
Учитываются следующие затраты:
-
на оплату труда работников,
-
оборудование,
-
инструменты,
-
материалы,
-
использование машин,
-
энергообеспечение работ.
Законность смет определяют по общепринятым правилам. В документах должны сходиться:
- даты,
- наименования и реквизиты контрагентов,
- показатели и расчеты.
В сметах прописывают плановые и фактические расходы, налоги и сборы.
Обязательно прилагаются первичные документы, подтверждающие получение и расходование средств, акты приемки и сдачи работ по каждому этапу строительства.
Законными должны быть все заключенные с подрядчиками договоры. Все компании и индивидуальные предприниматели, которые будут задействованы в предусмотренных сметой работах, обязательно должны иметь лицензию на свою деятельность.
Трудности формирования сметной документации
Составление сметы — процесс сложный, и любая организация стремится его облегчить. Формирование документации затрудняет много факторов.
-
В процессе участвует много людей и компаний, действия которых необходимо согласовывать.
-
На течение строительных работ и их стоимость влияют внешние обстоятельства, которые также нужно учесть, например, климатические.
-
Нужно выполнить большой объем специализированных расчетов: от оплаты основных работ по реализации проекта до дополнительных расходов.
Из-за сложности расчетов владельцы бизнеса стремятся применять современные методы для автоматизации разработки строительной сметной документации. В специализированной программе от 1С предусмотрены все необходимые функции.
-
Автоматический расчет локальных, объектных и сводных смет по заданным нормативам ресурсным и базисно-индексным методом.
-
Формирование списков расценок и возможность их применения в качестве шаблонов в дальнейшем.
-
Справочники базисных и фактических цен.
-
Учет выполненных работ с формированием сопутствующей документации.
-
Автоматическая экспертиза с формированием отчетности по показателям.
Автоматизация строительной сметы предоставляет множество преимуществ предпринимателям:
- не требуется нанимать специалиста для составления,
- в программе 1С могут работать пользователи без опыта,
- решение экономит время благодаря автоматическим расчетам, импорту и экспорту файлов, возможности массовой обработки документов, контролю над расхождениями и ошибками,
- в решении реализованы централизованное хранение информации и надежная защита данных,
- оказывается профессиональная техническая и консультативная поддержка.
(Рейтинг:
5 ,
Голосов: 1 )