Как составить смету мероприятия ивент

Одна из главных составляющих мероприятия и, по сути, его «скелет» — смета проекта, благодаря которой можно детально сформировать статьи расходов, а ее самая затратная часть — технический блок. Олег Никитук, руководитель проектов компании MAX MAX productions, подготовил подробный гайд о том, как правильно работать со сметой, и рассказал, из чего она состоит, в чем суть каждой позиции, как они влияют друг на друга, и, конечно же, ответил на главный вопрос, который волнует каждого организатора — как сократить расходную часть, не рискуя качеством проекта.

Не будет открытием сказать, что смета по всему проекту или отдельным его блокам является основополагающим документом любого мероприятия. Лично для меня «картинка» будущего ивента складывается именно с момента формирования итоговой сметы — это как в «Матрице», за красивой оболочкой рендеров видно всю подноготную, единицы и ноли, из которых и складывается на самом деле механизм будущего мероприятия.

И, конечно, смета является одним из наиболее изменяемых и пересматриваемых документов в ходе подготовки мероприятия — поэтому безусловно важно понимать не только, что в ней написано, но и по какому принципу она работает, что даст наибольший буст в оптимизации, а что повлияет совсем незначительно, а иногда и подвергнет риску воплощение заказанной услуги. Традиционно самыми значительными по суммам являются сметы технических подрядчиков — о них сегодня и поговорим.

Сразу оговорюсь — описанный ниже принцип является скорее ориентиром и поможет вам: а) понять, что написано в техсмете от подрядчика и вести с ним переговоры; б) приблизительно спрогнозировать бюджет на самом раннем этапе бюджетирования проекта. Но это ни в коем случае не является универсальными правилами рынка, и каждая компания вольна формировать смету и коммерческие условия по своему усмотрению.

Главные составляющие сметы

Для начала разберем, из каких блоков состоит смета любого техподрядчика:

• Арендная часть. Это список того оборудования, которое вы заказали. Включает в себя также блок коэффициента: он может быть выведен отдельно в конце блока или применен к каждой позиции в случае, если мероприятие является продолжительным и включает в себя репетиции.

• Расходная часть на оборудование. Данный блок включает в себя перечень расходов, которые не вернутся потом на склад. В сметах на звуковое/световое/видеооборудование этот блок обычно незначителен, так как расходников совсем мало — стандартный набор из тэйпа и батареек для микрофонов. В сметах на сценические конструкции этот блок может быть значительно больше, особенно в случае постройки сцены необычной формы — здесь будет включена фанера и другие стройматериалы, которые будут пилиться на площадке.

• Расходная часть на персонал и транспорт. Здесь, как следует из названия, отображены расходы на работы по монтажу, проведению мероприятия и демонтажу силами персонала подрядчика, а также расходы на доставку оборудования со склада на площадку и организацию «доборов» тех позиций, которых не оказалось в парке компании.

Принципы формирования и изменения сметы

У каждого блока есть свои правила формирования и изменения в зависимости от изменения вводных данных. Пройдемся по каждому блоку по очереди.

Арендная часть и коэффициент

Если с формированием суммы за аренду все довольно-таки понятно — количество умножается на стоимость и — вуаля, то с применением коэффициента аренды все немного хитрее.

Если у вас мероприятие проходит одним днем, репетиция и саундчеки артистов проходят в этот же день — то коэффициент аренды составит 1, то есть сумма никак не будет увеличиваться. То же самое, если у вас репетиция все же накануне, но в ней задействована минимальная часть оборудования (как в случае с саундчеком — только звук) и она минимальна по времени — 1–2 часа.

Если же мероприятие проходит в течение двух и более дней или же у вас перед ним полноценная репетиция со светом, звуком и другими технологиями, то вас ждет повышающий коэффициент. Обычно он считается в размере 0,5–0,6 за каждый дополнительный день мероприятия или репетиции.

Если в случае применения коэффициента за дополнительный день мероприятия вопросов обычно не возникает, то в ситуации с репетицией на всякий случай поясню. Практически все оборудование имеет расчетный срок службы внутренних компонентов — в том числе и светодиодные экраны и световые приборы. А как мы знаем, репетиции длятся зачастую гораздо дольше самих мероприятий, и, если вы пользуетесь всем комплексом оборудования, то ресурс приборов расходуется, как-будто было проведено еще одно шоу. Это приближает замену и ремонт пришедших в негодность рабочих элементов, и, соответственно, влечет за собой расходы подрядчика, которые как раз нивелируются введением повышающего коэффициента.

Теперь предположим, что у вас мероприятие в Зимбабве, и вы, будучи неудовлетворены предложениями местного рынка событий, решаете привезти всю технику из Москвы. В таком случае предполагается довольно долгая доставка — допустим, что это 10 дней. И за такую доставку подрядчик будет вынужден выставить коэффициент в размере 0,2 за каждый день в пути (кстати, в обе стороны — ведь оборудование еще предстоит вернуть обратно на склад), что в итоге выльется в коэффициент 4.

Данный вид коэффициента обусловлен тем, что, пока оборудование едет в машине, оно не зарабатывает деньги. И за эти 20 дней в пути данное оборудование в Москве можно было бы продать на несколько проектов и заработать те же деньги, к тому же без рисков потери или блокировки груза, которые есть в случае любой международной доставки. Поэтому потерянная прибыль и возможные риски перекрываются подрядчиком введением такого повышающего коэффициента.

Подведем итог с помощью примера расчета коэффициента на 4-х дневное мероприятие в Зимбабве с 2 днями репетиций:

• 4 дня мероприятия: 4 х 0,5 = 2
• 2 дня репетиций: 2 х 0,5 = 1
• 10 дней доставки туда/10 дней — в обратную сторону: (10+10) х 0,2 = 4

Итоговый коэффициент на аренду оборудования составит 7 — то есть оборудование стоимостью 100 рублей обойдется вам в 700 рублей.

Расходная часть на блок оборудования и персонала

То, что связано с расходами на работу оборудования и не является арендными позициями — то есть буквально покупается подрядчиком на ваше мероприятие, мы уже разобрали выше. Поэтому перейдем сразу к изучению блока персонала и доставки.

Персонал подрядчика грубо делится на 2 группы: тех, кто монтирует и демонтирует оборудование, и тех, кто на нем работает.

Гонорар обеих групп складывается из стоимости одной смены (8–12 часов, в зависимости от политики подрядчика) и количества этих смен.

Количество смен монтажников закладывается подрядчиком при составлении сметы самостоятельно, исходя из ваших вводных (количество дней монтажа и его сложность). Стоит не забывать, что помимо монтажа существует и демонтаж, и смены на его осуществление также будут заложены в смету.

Количество смен специалистов пультовой и дежурных, которые следят за работоспособностью оборудования, складывается напрямую из ваших вводных, таких как количество репетиций и дней мероприятия.

Из сказанного выше следует вывод, что крайне важно на этапе запроса давать подрядчику полную и честную информацию о сроках монтажа и количестве репетиций. В противном случае можно наткнуться на неприятный момент перерасчета сметы. Если в случае заказа дополнительного оборудования еще можно договориться на значительную скидку, а то и вовсе на 100 % комплимент от подрядчика, то в случае увеличения количества персонала так не получится, ибо это будет прямой расход подрядчика.

Расходы на транспорт, думаю, не требуют каких-либо пояснений — сделаю только небольшую ремарку в случае нашего гипотетического мероприятия в Зимбабве: в случае долгой международной или даже междугородной доставки подрядчику потребуется страховка оборудования и, возможно, оформление дополнительных таможенных документов. Все эти расходы также окажутся в данном блоке.

Как грамотно работать со сметой

Конечно же одним из главных действий со сметой является попытка ее сокращения. Давайте разберем некоторые варианты и проанализируем, как лучше и правильнее это делать с точки зрения того, что все же нас интересует в первую очередь провести хорошее мероприятие.

• «Смета в два раза больше, чем у меня заложено в бюджете. Сокращу-ка оборудование в два раза!»

К сожалению, такое решение не приведет к искомому результату. Как мы уже говорили, смета состоит как из арендного блока, так и расходного — и они не находятся между собой в прямо пропорциональной зависимости. Даже если вы сократите количество, допустим, световых приборов со 100 до 50 — да, стоимость аренды сократится — но их все равно будет монтировать примерно такое же количество человек, ибо в процессе монтажа есть моменты, которые все равно требуют заложенного количества людей (например, разгрузка). А оператор пульта и дежурные в принципе никуда не уйдут, ведь они работают на самом мероприятии. С другой стороны, если вы увеличите количество приборов, то расходная часть также не изменится (или изменится незначительно).

• «Ого, у меня застройка рекламной зоны на ЭКСПО-2030 на целый месяц! Но какой же у меня тогда будет коэффициент аренды?»

В случае неординарно долгой аренды формула [(количество дней) х 0,5] все же не работает на 100% — иначе аренда на месяц имела бы коэффициент 15 и стоимость стала бы такой, что это оборудование проще купить. В таких случаях коэффициент рассчитывается индивидуально и будет заметно ниже.

• «Так, какой бы блок мне сократить? Что тут думать, пропорционально сокращу все!»

 Так, к сожалению не получится. Количество оборудования в разных блоках формируется исходя из различных данных, и не на все вы можете повлиять. Звуковое оборудование формируется исходя из размеров и параметров площадки и райдеров артистов — на это вы не повлияете никак. Световое оборудование — чаще всего можно изменить, но необходимо это делать по согласованию с художником по свету и режиссером, чтобы не нарушить художественную задумку проекта. Видеооборудование — зачастую выступает декорацией сцены, и если вы сократите видео, то необходимо будет заказывать дополнительный декор, чтобы закрыть появившиеся «дырки» в картинке.

Подобные комплексные сокращения лучше всего проводить с помощью технического директора или продакшн-менеджера — они гораздо детальнее понимают весь технический комплекс и смогут предложить лучшее решение по оптимизации сметы.

• «Не хочу/не могу ничего сокращать, но в бюджет все равно не влезаю!»

Как сказал один из опытнейших деятелей отечественного шоу-бизнеса: «Краеугольный камень нашей профессии — это общение». Если вы столкнулись с подобной ситуацией, то проведите встречу с подрядчиком и расскажите про ваши условия. Но к этой встрече необходимо подготовиться:

• заранее обозначьте финальные задачи для подрядчика;
• определитесь с приоритетами — что изменить невозможно, а где вы готовы поменять свой запрос — ведь речь идет о сокращении и менять перечень оборудования все равно придется;
• продумайте заранее условия монтажа — возможно, более продуманный график позволит сократить время монтажа именно этого подрядчика и поможет оптимизировать расходы на персонал;
• оцените возможность изменения условий оплаты — 100 % постоплата мало кого мотивирует.

Со сметой нельзя работать просто как с таблицей — перед вами «скелет» такой неуловимой и постоянно меняющейся сущности, как мероприятие, и крайне важно понимать, что за строчками и цифрами стоит целое событие, которое складывается из всех элементов в единый паззл.

Помните, что только при условии обоюдной и откровенной коммуникации с подрядчиком, вы совместно можете прийти к возможному компромиссу. При условии правильно и своевременно предоставленной информации от организатора, о которой мы говорили выше, подрядчик сможет адекватно оценить свои ресурсы, предложит замены по оборудованию или найдет еще какие-либо пути оптимизации расходов.

Составлением бюджета, как правило, занимается сотрудник HR-службы, иногда вместе с бухгалтером.

Экономить на корпоративных мероприятиях, отменяя их или сводя к посиделкам в офисе, не стоит — так снижается лояльность сотрудников и их вовлеченность в рабочий процесс.

В статье мы расскажем, как оптимизировать расходы на праздники и что обязательно нужно учесть при составлении бюджета.

Ниже будет несколько олдскульных скриншотов и возможность скачать пример сметы.

Этапы составления бюджета

Алгоритм составления бюджета состоит из 5 шагов. Работайте над сметой поэтапно — и вы ничего не упустите.

1. Ориентируемся на цель и формат мероприятия

Вы проводите внутренний праздник только для сотрудников или внешний для клиентов и партнеров? Банкет с богатым столом или тематическую вечеринку?

Исходя из формата мероприятия, вы сможете составить примерный список того, на что нужно будет потратить деньги.

2. Определить число приглашенных

Праздник для всех сотрудников или только одного отдела? Сотрудники будут одни или с членами семьи/супругами? Сколько партнеров, клиентов, представителей СМИ будет на мероприятии?

От числа сотрудников будет зависеть сумма потраченных средств.

3. Определиться с границами бюджета

Желательно заранее знать, сколько денег компания может выделить на организацию праздника.

Иногда бюджет на корпоративные мероприятия закладывается раз в год. Тогда стоимость праздника рассчитывается заранее с учетом числа и масштаба ежегодных мероприятий. В этом случае у вас будет конкретная сумма, на которую вы сможете ориентироваться еще при определении цели и формата мероприятия.

Бывает так, что в компании нет выделенного бюджета. И он формируется непосредственно под мероприятие за несколько месяцев до его проведения. Тогда стоит уточнить верхний предел суммы, за который выходить не стоит. Также заранее стоит узнать, есть ли у компании возможность найти резервные средства в случае превышения лимита.

Выражение лица, когда хочешь и можешь потратить кучу денег

4. Составить смету расходов

В смете должны быть отражены основные и дополнительные расходы. Обязательно учитывайте каждый пункт, на который могут быть потрачены средства.

5. Согласовать бюджет у руководства

Согласование бюджета у руководителя — финальный этап перед подготовкой к празднику. Затем смета направляется в бухгалтерию для того, чтобы компания могла выделить нужную сумму и зафиксировать ее в бухгалтерской и налоговой отчетности.

Основные статьи расходов

Независимо от формата праздника, в число основных расходов входит площадка для проведения мероприятия, праздничная программа, услуги персонала, еда и напитки, фото и видеосъемка, сувенирная продукция, транспортные расходы.

Рассмотрим основные статьи затрат подробнее.

Площадка и её оформление

Аренда площадки — весомая часть затрат на корпоративный праздник. Вам нужно будет арендовать зал нужной площади или найти место на свежем воздухе с учетом количества сотрудников, формата мероприятия и других факторов.

Отдельная статья бюджета — оформление площадки. Иногда достаточно стандартного праздничного украшения зала флористическими композициями или баннерами. Для тематических вечеринок могут быть нужны сложные и дорогие декорации.

Статьи расходов вносятся по приоритетности

Узнать стоимость аренды легко у представителей площадки. Начать поиск лучше за 1 месяц до нужной даты, а если мероприятие проводится в период праздников, то за 3-4 месяца.

Меню и кейтеринг

Бюджет на меню зависит от того, что вы организуете: фуршет, банкет или кофе-брейк. Даже на тимбилдинге или корпоративных играх нужно подумать о том, чем сотрудники смогут перекусить в перерыве.

При составлении бюджета не нужно знать точное праздничное меню, достаточно сообщить представителям заведения число человек и примерные пожелания. Вам озвучат несколько вариантов меню и их среднюю стоимость за одного приглашенного. Цена обслуживания банкета или фуршета составляет примерно 10% от общей цены заказа.

В случае, если на выбранной площадке не предусмотрено приготовление и подача еды — нужно заказывать кейтеринг. Кейтеринговые компании также предлагают на выбор несколько вариантов меню с разным средним чеком. Стоимость кейтерингового обслуживания вырастет, если нужно организовать выезд персонала за город.

Оборудование

Для проведения мероприятия вам понадобится звуковое и осветительное оборудование. Поэтому в расходы надо включить оплату его аренды и транспортировки. Иногда нужно отдельно оплачивать аренду оборудования, которое есть на площадке — уточните, входит ли возможность его использования в стоимость помещения или нет.

Активности

Организация специальных стоек, интерактивных элементов, квестов — отдельная строка расходов. Нужно детально расписать, чем будут заняты ваши сотрудники и указать стоимость каждого развлекательного элемента.

Например, аренда звукового оборудования обойдется в сумму от 20 000 ₽. А оснащение фотозоны с костюмерной и услугами профессионального фотографа будет стоить в районе 150 000 ₽. Если вы захотите устроить мастер-класс, то цена будет определяться с учетом количества приглашенных сотрудников, используемого реквизита и других факторов.

Праздничная программа

На организацию праздничной программы может уйти значительная часть корпоративных средств. Важную роль в проведении праздников играет ведущий.

Гонорар хорошего ведущего без медийной известности начинается от 50 000 ₽. Вне праздничного периода услуги могут обойтись дешевле. Если вы хотите пригласить в качестве ведущего известную личность, готовьтесь к расходам от 500 000 ₽ за вечер.

Стоимость выступлений артистов также зависит от их популярности. Гонорар известных артистов и певцов начинается от 12 000 € за 45 минут выступления. Различные небольшие шоу-программы, например выступление иллюзионистов, обойдутся в сумму от 40 000 ₽.

Расходы на персонал

Обязательно заказывают фото- и видеосъемку мероприятия — работа фотографа стоит от 30 000 ₽ за несколько часов съемки.

В расходы может быть включена работа диджея, актеров-аниматоров, развлекающих гостей в промежутках между конкурсами или шоу, аренда костюмов, питание персонала и прочее.

Расходы удобно сгруппированы по категориям

Транспортные расходы

Платить за транспорт придется на выездных мероприятиях. Вам нужно будет доставить на место и обратно собственных сотрудников, а также оплатить доставку оборудования, выезд артистов и обслуживающего персонала.

На мероприятии с алкоголем стоит предусмотреть расходы на такси — может случиться так, что некоторые сотрудники не смогут добраться до дома самостоятельно.

При приглашении сотрудников из других регионов нужно будет оплатить не только их дорожные расходы, но и затраты на проживание, а также командировочные.

Подарки

В некоторых компаниях сотрудникам принято дарить подарки на Новый год и другие крупные праздники. Бюджет на такие сувениры стоит выделить в отдельную строку. Также могут понадобиться деньги на покупку призов, если мероприятие будет проходить в формате конкурса или лотереи.

Дополнительные расходы

К дополнительным расходам можно отнести затраты на PR-кампанию, если праздник подразумевает приглашение партнеров и клиентов, или нужна будет дополнительная реклама мероприятия.

Также могут потребоваться услуги охранной компании, если праздник пройдет на площадке, где нет собственной охраны. Иногда нужны пригласительные или лотерейные билеты, печать буклетов и прочее.

Своими руками или через event-агентство

Организовать масштабное мероприятие сложно — вам придется взаимодействовать с несколькими подрядчиками, и если хоть кто-то из них не выполнит обязательства, то праздник окажется под угрозой. В event-агентствах есть свои базы надежных подрядчиков, а вам придется общаться только с представителем агентства. Кроме этого, вам предложат несколько вариантов программы с учетом суммы, которую компания готова выделить на корпоративное мероприятие.

В комплекс услуг, которые оказывают event-агентства, обычно входит организация праздничной программы, оформление, техническое обеспечение мероприятия, кейтеринг и ряд других услуг. Агентское вознаграждение в среднем составляет 10% от общего праздничного бюджета.

Агентское вознаграждение и итоговая сумма

Подготовить корпоратив самостоятельно не всегда дешевле, чем с помощью event-агентства, зато всегда сложнее. Когда праздник организуют собственные сотрудники фирмы, часто получается так, что они отвлекаются от своих повседневных обязанностей, что сказывается на качестве их работы. А непрофессиональная организация и сбои в программе могут привести к непредвиденным расходам. Кроме этого, представители агентства в курсе всех «подводных камней», которые могут ждать вас при общении с подрядчиками. Например, скрытых наценок или навязанных, ненужных в вашем случае, услуг.

На чем можно сэкономить

Прежде чем искать, на чем сэкономить, важно определиться с приоритетными расходами и теми, которые можно сократить. Для этого вспоминаем цель корпоратива.

Основные статьи расходов, на которых можно сэкономить:

1. Экономьте на основных статьях бюджета — аренда, еда и напитки, праздничная программа. Именно на них уходит до 90% выделенных средств. То есть, приглашая плохого фотографа вместо хорошего или не печатая праздничные приглашения — вы сэкономите очень мало, а вот впечатление от праздника может испортиться. Лучше вложитесь в детали, а сохранить деньги компании попробуйте, оптимизировав значительные расходы.
2. Проведение корпоративного мероприятия в непраздничные дни либо не в самые востребованные даты. Например, новогодний корпоратив можно провести в начале декабря или уже в январе. Ведь в пик сезона стоимость аренды увеличивается в 1,5-2 раза. Цены на услуги артистов и ведущих в пятницу и выходные выше, чем в другие дни недели — иногда на 40-50%. У проведения корпоративных мероприятий не в самые «горячие» даты есть еще один плюс — у вас будет больший выбор площадок и артистов, меньше шансов, что нужное вам место или выбранный ведущий окажутся заняты.
3. Формат подачи еды — фуршет всегда дешевле, чем банкет, экономия может достигать 30%. Хороший вариант: фуршет с рассадкой, когда гости сидят, но еда подается небольшими порциями на фуршетной линии. Также в ресторанах обычно дешевле заплатить пробковый сбор и принести алкоголь с собой, чем заказывать его в заведении.
4. Безалкогольные праздники — фестивали, квесты, спартакиады без алкоголя и большого количества еды могут обойтись дешевле, чем стандартный банкет, а пользы компании от них больше, так как они сильнее вовлекают сотрудников.
5. «Чужими руками» — посещение сотрудниками уже организованного мероприятия. Например, совместный поход в театр, где компания может выкупить целый зал, а потом устроить небольшой фуршет в буфете. Альтернативные варианты: цирк или развлекательные центры с боулингом или караоке.
6. Скидки от подрядчиков — подрядчики и агентства иногда делают скидки по просьбе клиента при заказе большого количества услуг или значительной сумме чека.

Основные ошибки при составлении бюджета

Самая частая ошибка — не учитывать в бюджете незначительные расходы, из-за чего затраты могут выйти за пределы установленной нормы. Кроме этого, часто забывают заложить 2-3% суммы на непредвиденные расходы. Это обязательно нужно сделать, так как предугадать все форс-мажоры невозможно. Например, количество гостей может неожиданно увеличиться, если кто-то из сотрудников выйдет из декретного отпуска.

Сверяйте полученные суммы с общим годовым бюджетом на корпоративные мероприятия, если он есть у компании. Лучше заранее отказаться от услуг дорогого поставщика и найти ему замену, чем увидеть, что сумма расходов превышает смету в тот момент, когда уже пора запускать подготовку к мероприятию.

Очень важно соблюсти баланс в формировании расходов. Например, потратить весь бюджет на звезд эстрады и заказать мало еды — плохая идея. Точно также плохо закупить дорогие деликатесы, но абсолютно не вложиться в развлекательную программу. Смета должна быть составлена так, чтобы гостям было интересно, они ушли не голодными и хорошо провели время.

Как защитить бюджет у начальника

Перед тем как начать подготовку к празднику, нужно чтобы бюджет одобрило руководство. Для этого стоит подготовить два-три варианта расчетов:

• минимальный — программа мероприятия в самом бюджетном варианте, с наиболее низкими ценами и урезанным форматом развлечений;
• оптимальный — расходы, которые позволят организовать мероприятие достаточного качества;
• максимальный — в него добавьте то, что позволит сделать праздник наиболее зрелищным и запоминающимся.

Грозный начальник (на самом деле добрый)

Если у вашего руководства будет выбор, то утверждение бюджета пройдет быстрее и проще. Руководитель увидит, что вы предусмотрели несколько вариантов и сам решит, что компании важнее — сэкономить деньги или провести мероприятие максимально громко. Прикрепите к бюджету проведенные расчеты, сметы, запрошенные у подрядчиков и другие обоснования указанных сумм.

Выводы

Итак, чтобы правильно составить бюджет корпоративного мероприятия, вам нужно:

1. Понять, сколько сотрудников будет участвовать в празднике, и какую примерно сумму может выделить компания на организацию мероприятия.
2. Уточнить цену услуг у предполагаемых подрядчиков: площадок, которые вы предполагаете арендовать; компаний по организации шоу-программ и прочее.
3. Запросить прайс-листы у event-агентств с указанием примерного бюджета компании. Возможно, организация через провайдера обойдется вам в ту же стоимость, что и праздник своими силами.
4. Составить подробную смету с указанием всех расходов и их обоснованием.
5. Убедиться, что вы учли все статьи расходов, сэкономили везде, где это возможно, не допустили ошибок в расчетах.
6. Защитить бюджет у руководства, бухгалтера или финансового директора.

Что дальше

Цель поставлена, бюджет согласован. Дальше вас ждет подготовка к празднику. Если вы обратитесь в event-агентство, вам обязательно нужно будет заполнить бриф. У многих компаний есть собственный шаблон брифа, также его можно запросить у представителей агентства.

В следующей статье мы рассказали, зачем нужен бриф и как его правильно заполнить, не упустив важных деталей.

Часто, в момент получения сметы на мероприятие, первый вопрос, который возникает в голове: «почему так дорого?». Этот вопрос был закономерен для меня на протяжении моей 15-летней карьеры организатора мероприятий. Этот вопрос логично задают мне клиенты.

На сегодня я исполнительный директор одного из крупнейших ивент-агентств Be Brand Advent.

Резюмируя свой ивент-опыт, стандарты профильных ассоциаций, в которые мы входим (REMA и НАОМ), хочу рассказать о том, на что обращать внимание в смете мероприятия.

О том, как «читать» сметы.

Для того, чтобы вам было удобно и легко оценивать результат – нужно четкое и максимально детальное техническое задание.

ТЗ в формате «необходимо организовать церемонию открытия спортивных соревнований 3 августа на 1000 человек» — так себе ТЗ. Вернее, оно не плохое, но вы получите кардинально разные расчеты.

В каких позициях можно оптимизировать смету?

Работа со сметой – это самое настоящее искусство. И умение прогнозировать ее структуру приходит только с опытом.

Даже после согласования бюджета мероприятия, смета может измениться: часть позиций исчезает, но могут появиться и «допы». Причины могут быть разные. Возможно, в тендерном задании не было нужных позиций, или подрядчик не предусмотрел часть расходов, или заказчик не спрогнозировал полный объем услуг, который ему может понадобиться. Часто возникает и обратная ситуация, когда, например, после мероприятия остается много неиспользованного мерча, еды, с площадки уезжают пустые автобусы для гостей.

Как оптимизировать расходы, и предусмотреть все? Ниже несколько советов:

1. Площадка. Часто при запросе условий аренды, вам предоставляют базовый набор услуг – сама аренда, клининг, техническое обеспечение, охрана. А уже при реализации может выясниться, что парковка перед площадкой только платная, что гримерные комнаты для артистов так же за дополнительную стоимость. Что технический специалист на площадке есть, и входит в стоимость аренды, но в этот день у него еще три мероприятия, и он отвечает только за то, чтобы оборудование было подключено корректно. Что вашу технику или декор нужно закрепить под потолком, а сделать это могут только аккредитованные сотрудники площадки за отдельные деньги. И еще много самых разных нюансов.

Как себя обезопасить?

Посоветуйтесь с вашим агентством – партнером. Любой организатор знает особенности площадок или какие вопросы нужно задать, если вы делаете ивент в другом регионе. · Если букируете площадку напрямую, проговорите с администратором площадки, расскажите концепцию мероприятия, чтобы было понимание, какое оборудование есть. На встрече должен быть не только администратор, но и представители всех служб, которые будут задействованы в проекте. · И задавайте больше вопросов.

2. Кейтеринг. Часто мы наблюдаем 2 крайности – гости ушли голодные или мы выкинули десятки килограммов еды. Чтобы этого не произошло, нужно учесть несколько факторов. Если Welсomeдлится до 1 часа, то достаточно рассчитать 400 гр еды на человека и 1 бокал алкоголя. Однако, если гости до площадки добирались несколько часов, и продолжительность welcome 1,5-2 часа – люди приедут голодные. Увеличьте выход еды до 700 грамм, предложите более сытные закуски.

Оптимальный выход еды на 1 персону в формате банкета – от 1300 гр. Далее в зависимости от того, кто ваши гости и какой формат мероприятия. По опыту, всегда остается до 60% десертов. Заказывайте их всегда меньше, чем количество гостей.

3. Хедлайнеры. У многих артистов гонорары указаны в Евро за наличный расчет. Соответственно, вы как организация, должны будете оплатить процент за безналичный расчет. Изучите внимательно бытовой райдер — многие позиции на самом деле не нужны. Тут важна коммуникация с концертным директором конкретного артиста. Насколько реально нужна в гримерке надувная лодка? Или это тест на внимательность для заказчика? Еще одна подсказка — если дата вашего мероприятия плавающая, то можно подстроить его под гастрольный график желанного артиста. Экономия получается существенная.

О цене и ценности или почему при одинаковом ТЗ сметы все-таки отличаются?

Если при одинаковом ТЗ сметы отличаются – обращайте внимание на дополнительные услуги, и точные параметры каждой позиции, которые предлагает вам подрядчик. Зачастую в смету заложены риски, о которых знает подрядчик, и которые могли упустить вы. Именно здесь ивент-агентство начинает быть «дорогим». Давайте разбираться:

1. Вспомогательный персонал. Это иллюзия, что столы по площадке перемещаются сами, что у реквизита в десятки килограмм во время монтажа вырастают крылья и он сам летит в газель для дальнейшей транспортировки. Поэтому услуги грузчиков в смете – это залог того, что это сильно оптимизирует время при подготовке мероприятия, а значит сократит количество часов аренды площадки на застройку. Количество координаторов, хостес, официантов, фотографов также зависит от количества гостей. Физически 1 фотограф не сможет отработать одновременно на нескольких фото зонах. ВАЖНО, всегда берите на большие мероприятия фотографа — репортажника, и отдельно фотографов на фото-зоны. Это разные специализации. Не ждите от «портретника» качественный репортаж и наоборот. Всегда, чем больше мероприятие – тем больше команда проекта.

2. Внеурочная работа дизайнеров и сценаристов на срочные правки. Мы всегда даем бонус дизайнеру, если по просьбе клиента он работал всю ночь. Потому что от этого зависит качество мероприятия, и наша репутация.

3. Питание персонала. Во многих агентствах существуют внутренние правила по питанию персонала на площадке. Например, если персонал находится на площадке более 4 часов – предусмотрены минимум сендвичи, если более 6 часов – горячий обед. Закладывайте эти позиции, потому что падающие в обморок и бледные от голода хостес точно не сделают мероприятие ярче, хотя запоминающимся оно станет однозначно.

4. Прозрачные гонорары. Вы всегда можете проверить гонорары, позвонив ведущему или артисту напрямую. Не бывает такого, что конкретный ведущий стоит 100 000, а мы предлагаем его за 150 000. Если вы хотите, чтобы ваше мероприятие провел профессионал уровня Вани Урганта – это никак не будет стоить меньше, чем его фиксированный гонорар. Если вам не нужен профессиональный ведущий, и будет достаточно аниматора, который представит гостей – скажите об этом подрядчику, и он учтет это в смете.

Главное. Задача любого уважающего себя агентства – сделать проект, которым гордится клиент и от которого горят глаза у команды-организаторов. И для этого к проекту привлекаются лучшие специалисты отрасли. Каждый проект – это, не только дело, которое приносит подрядчику доход, но и репутация. Репутация агентства и репутация клиента.