Вопрос
Сотрудник на определенной должности работает в режиме неполного рабочего времени. Как правильно заполнить штатное расписание Т-3 по его должности в графах «Количество штатных единиц» и «Тарифная ставка»? Необходимо ставить полную единицу или 0,8?
Ответ
Штатным расписанием могут быть предусмотрены как полные штатные единицы, так и неполные.
Работодатель самостоятельно принимает решение о количестве штатных единиц по определенной должности в штатном расписании, исходя из своих потребностей для выполнения необходимого объема работ.
Обоснование
Согласно ч. 2 ст. 57 ТК РФ условие оплаты труда (в частности, размер) является обязательным условием для включения в трудовой договор.
В свою очередь, ч. 1 ст. 135 ТК РФ определено, что заработная плата работнику устанавливается трудовым договором в соответствии с действующими у данного работодателя системами оплаты труда.
Системы оплаты труда, включая размеры тарифных ставок, окладов (должностных окладов), доплат и надбавок компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, системы доплат и надбавок стимулирующего характера и системы премирования, устанавливаются коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права (ч. 2 ст. 135 ТК РФ).
Штатное расписание, в свою очередь, является локальным актом организации (см. Письма Роструда от 15.05.2014 N ПГ/4653-6-1, от 22.03.2012 N 428-6-1, от 31.10.2007 N 4414-6), который применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее уставом (положением) и, как правило, содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Таким образом, работодатель самостоятельно принимает решение о количестве штатных единиц по определенной должности в штатном расписании, исходя из объемов ведения своей экономический деятельности.
В Указаниях по применению и заполнению формы N Т-3 (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1) оговорено, что при заполнении графы 4 штатного расписания количество штатных единиц по соответствующим должностям (профессиям), по которым предусматривается содержание неполной штатной единицы с учетом особенностей работы по совместительству согласно действующему законодательству РФ, указывается в соответствующих долях, например, 0,25; 0,5; 2,75 и т.д. В этом случае в графе 5 штатного расписания указывается полный оклад (тарифная ставка), из которого будет начисляться оплата пропорционально отработанному времени.
Дополнительный материал по вопросу из СПС КонсультантПлюс:
Извлечение из: Вопрос: В чем различие неполного рабочего времени и неполной ставки? Как отразить в штатном расписании количество штатных единиц, если в организации по одной должности работают пять работников? (Консультация эксперта, 2021) {КонсультантПлюс}
Структура, штатный состав и численность работников организации с указанием размера заработной платы в зависимости от занимаемой должности содержатся в нормативном документе организации — штатном расписании. Оно отражает существующее или перспективное разделение труда между работниками, описанное в должностных инструкциях; является основой планирования расходов на персонал.
Организация может самостоятельно разработать форму штатного расписания или воспользоваться унифицированной формой Т-3, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.
Штатная единица — единица из перечня должностей в штатном расписании, соответствующая одному рабочему месту.
Количество штатных единиц в организации определяется ее потребностями в конкретных видах работ, срочностью их выполнения, экономической целесообразностью и т.п. Поэтому вполне возможна ситуация, когда у организации отсутствует потребность в полной штатной единице, но есть необходимость в неполной.
Трудовое законодательство не запрещает организациям вводить в штатное расписание неполную штатную единицу.
Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1) прямо устанавливают при описании формы штатного расписания Т-3: «при заполнении графы 4 количество штатных единиц по соответствующим должностям (профессиям), по которым предусматривается содержание неполной штатной единицы с учетом особенностей работы по совместительству в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, указывается в соответствующих долях, например 0,25; 0,5; 2,75 и пр.».
Отсюда можно сделать вывод, что неполная штатная единица — это не количество работников по одной должности (которое дробным быть не может), а необходимый объем работы по ней.
Иногда неполную штатную единицу именуют «неполной ставкой», что представляется не совсем верным, поскольку в трудовом законодательстве это понятие не содержится. Тем не менее под этим термином понимают работу в режиме неполного рабочего времени с оплатой пропорционально отработанному времени.
То есть работа по неполной штатной единице предполагает, что работник трудится в режиме неполного рабочего времени: затрачивает на ее выполнение время меньше нормального установленного (не более 40 часов в неделю). Оплата в этом случае производится пропорционально отработанному времени или в зависимости от выполненного работником объема работ (ч. 2 ст. 91, ч. 3 ст. 93 ТК РФ).
Однако смешивать понятия «неполная штатная единица» (обиходное — «неполная ставка») и «неполное рабочее время» нельзя: не бывает неполной штатной единицы без неполного рабочего времени, а наоборот — случается нередко (возможные случаи установления такого режима перечислены в ч. 1 и 2 ст. 93 ТК РФ).
Дополнительный полезный материал в СПС КонсультантПлюс:
Вопрос: Каков порядок оформления приема на работу или перевода работника на 0,8 или 0,75 ставки? (Консультация эксперта, Государственная инспекция труда в Нижегородской обл., 2021)
Путеводитель по кадровым вопросам. Штатное расписание
Каждый работодатель должен вести кадровые документы, которые регулируют его взаимоотношения с наёмными работниками. Это не только трудовые договоры и книжки, но и локальные, то есть внутренние акты.
Один из таких актов называется штатным расписанием. В нём перечисляются должности работников, количество единиц по каждой из них, оклад и другие данные. Узнайте, как правильно оформить штатное расписание, ведь этот документ нужен каждому работодателю.
Можно ли отказаться от штатного расписания
В Трудовом кодексе нет прямой нормы, которая обязывала бы работодателя оформить штатное расписание. Но в статье 57 ТК РФ, где перечислены обязательные условия договора с работником, указано, что трудовая функция (работа по должности) должна соответствовать штатному расписанию. Получается, что без этого документа нельзя вписать в трудовой договор, на какую должность принят работник.
Штатное расписание требуется даже микропредприятиям, которые заключают с сотрудниками типовые трудовые договоры. Ведь такой договор позволяет отказаться только от некоторых локальных актов, например, положения о защите персональных данных.
Таким образом, вести штатное расписание должен каждый работодатель, отказаться от этого документа нельзя.
Какая информация должна быть в штатном расписании
Штатное расписание отражает структуру предприятия, поэтому здесь отмечают, какие в нём есть отделы и подразделения. Здесь же указывают должности (специальности, профессии), количество единиц, зарплату и общий фонд оплаты труда.
В этом документе нет личных персональных данных работников, которые занимают или занимали конкретные должности. По сути, штатное расписание – это просто перечень рабочих мест, которые работодатель может предоставить.
Когда именно составлять штатное расписание? Учитывая, что никаких норм по этому вопросу не установлено, можно ориентироваться на дату заключения первого договора с работником. Но и оформить его более ранней датой тоже не запрещено. Главное, чтобы к моменту заключения трудового договора соответствующая должность уже была вписана в штатное расписание.
Кроме того, надо издать внутренний приказ, которым утверждается штатное расписание. В приказе указывают реквизиты документа, общую численность работников и фонд оплаты труда в месяц.
По какой форме заполнять штатное расписание
С 2013 года коммерческие организации и индивидуальные предприниматели не обязаны применять первичные документы унифицированной формы (за исключением некоторых, например, кассовых). Поэтому каждый работодатель вправе разработать свой бланк штатки, при условии, что учётный документ содержит все необходимые реквизиты, перечисленные в статье 9 закона N 402-ФЗ от 06.12.2011.
Но на практике многие организации и ИП используют бланк унифицированной формы Т-3, утверждённой постановлением № 1 Госкомстата России от 05.01.2004. Свой выбор надо закрепить в учётной политике работодателя.
Далее мы покажем пример заполнения штатного расписания 2023 года, составленного по форме Т-3.
Унифицированная форма Т-3 представляет собой таблицу, в которой 10 колонок. Заполнять её надо в соответствии с требованиями постановления Госкомстата.
Штатное расписание 2023 года (скачать бланк Т-3 для заполнения)
Как правильно оформить штатное расписание на 2023 год, заполненное по новым правилам? Если говорить об унифицированной форме Т-3, то с момента публикации постановления Госкомстата ничего нового в порядок заполнения не вносилось.
В шапке документа указывают:
- название организации или имя ИП-работодателя;
- код по ОКПО;
- номер документа и дату его составления;
- период действия (обычно до одного года);
- реквизиты приказа, которым утверждено штатное расписание;
- общее количество штатных единиц.
В первых двух колонках указывают название структурного подразделения и его код. Никаких рекомендаций по классификации подразделений нет. Это могут быть отделы, администрации, сектора, филиалы и др. Код обычно отражает подчинённость подразделений. Например, дирекции или администрации, как правило, присваивают код 01.
В третьей колонке прописывают название должности, специальности, профессии. Ориентироваться при этом можно на следующие документы:
- общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016-94);
- общероссийский классификатор занятий (ОКЗ) ОК 010-2014 (МСКЗ-08);
- квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих;
- единые тарифно-квалификационные справочники работ и профессий рабочих по отраслям;
- профессиональные стандарты.
Далее по каждой должности указывают количество штатных единиц, которое может быть и неполным (0,25; 0,5; 0,75). Если в организации установлены тарифные ставки (оклады), то они прописываются в рублях за один месяц.
Обратите внимание: статья 22 ТК РФ устанавливает, что оплата за равный труд должна быть равной. Это значит, что оклад по одной и той же должности у разных работников не должен отличаться.
Не всегда в штатном расписании можно отразить заработную плату в фиксированной сумме. Например, оплата может быть сдельной, зависеть от процента в выручке или прибыли, от коэффициента трудового участия или распределения. В таком случае в столбце «Примечание» надо сделать отсылку на локальный акт об оплате труда. Если зарплата определяется таким образом (то есть не в рублевом исчислении в месяц), то колонка 9 не заполняется.
В столбцах 6-8 указывают дополнительные выплаты – надбавки, премии, доплаты. Конечно, при условии, что они предусмотрены на предприятии.
Изменения в штатное расписание вносят по необходимости. Например, для введения нового структурного подразделения или добавления штатных единиц. Изменения в расписание, которые вызваны сокращением штата или внесением в трудовые договоры новых условий, должны вводиться не ранее, чем через два месяца после соответствующего приказа.
Штатное расписание на 2023 год подписывается руководителем кадровой службы (или другим уполномоченным на это лицом) и главным бухгалтером.
Кто имеет доступ к штатному расписанию
Утверждённое штатное расписание хранится на предприятии и может быть востребовано в любой момент проверяющими органами. Это может быть налоговая инспекция, внебюджетные фонды (ПФР, ФСС, ФМОС), трудовая инспекция, прокуратура.
Какие санкции грозят за отсутствие штатки? Во-первых, это статья 126 НК РФ – 200 рублей за непредставленный документ. Во-вторых, работодателю могут вменить нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права. За это по статье 5.27 КоАП РФ с индивидуального предпринимателя взыщут до 5 000 рублей, а с организации – от 30 000 до 50 000 рублей. В-третьих, без штатного расписания трудно доказать, что увольнение по сокращению численности законно и у работодателя нет вакансий, которые он должен предложить сокращаемому работнику.
Что касается сотрудников, то знакомить их с штатным расписанием надо, только если это указано в коллективном договоре или другом локальном акте. Кроме того, доступ к этому документу надо обеспечить, если в трудовом договоре с работником не указан размер оклада, а сделана отсылка к штатному расписанию.
Вот какое мнение высказывает Роструд в письме от 15 мая 2014 г. № ПГ/4653-6-1: «Штатное расписание не является локальным нормативным актом, непосредственно связанным с трудовой деятельностью. Поэтому работодатель не обязан знакомить с ним работника при приёме на работу».
Но если сотрудник просит предоставить ему выписку из штатки, работодатель должен её предоставить. В документе отражают название и размер оклада только той должности, которую занимает работник.
Расчёт зарплаты и кадровый учёт
Мы в соцсетях: Телеграм, ВКонтакте, Дзен — анонсы статей, новости по регистрации и ведению бизнеса
Добавить в «Нужное»
Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 9 ноября 2020 г.
Содержание журнала № 22 за 2020 г.
При отражении в штатном расписании сведений о численности и структуре персонала организации, а также о расходах на зарплату порой возникают вопросы из серии «а можно ли сделать так-то и так-то?». Мы собрали самые распространенные из них, а бонусом приложили правильный образец штатного расписания.
«МОЖНО» и «НЕЛЬЗЯ» в штатном расписании
Перечень дозволенного и запретного в действиях со штатным расписанием
Штатное расписание (или, как говорят бухгалтеры, штатка) — это документ, который должен быть в любой компании. За его отсутствие могут даже оштрафовать (компанию на сумму до 50 тыс. руб., а ее должностных лиц — до 5 тыс. руб.)ст. 5.27 КоАП РФ. Поэтому давайте разбираться, как правильно работать с этим документом.
| «А можно ли…» | Ответ | Комментарий |
| Структурное подразделение | ||
| …называть структурные подразделения как хочется? | Можно | Действующее законодательство не ограничивает работодателей в выборе названий для своих структурных подразделений |
| …указывать подразделение, а в нем еще два отдела? | Можно | Запретов на указание сложных структур в штатном расписании нетВопрос-ответ // Онлайнинспекция.РФ: электронный ресурс. 2019. URL: онлайнинспекция.рф (дата обращения: 08.05.2019) |
| …не вносить в штатку головного подразделения сведения о филиалах? | Можно | Но только если руководитель филиала наделен правом утверждать свое штатное расписаниеч. 6 ст. 20 ТК РФ. Обращаем внимание, что в таком случае наименование филиала указывается в графе «Структурное подразделение», а не в графе «Наименование организации» (тут все равно должны быть указаны данные головной организации). Если же у руководства филиала нет права на составление собственной штатки, оформляйте одно общее штатное расписание |
| …не указывать структурное подразделение, если оно состоит из одного сотрудника? | Нельзя | Штатное расписание обобщает информацию о том, сколько штатных единиц необходимо для обеспечения нормальной деятельности компании и сколько денег надо на зарплату, поэтому для полноты картины исключать кого-то из него не нужноУказания, утв. Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1 (далее — Указания) |
| Названия должностей | ||
| …указывать должности по своему усмотрению? | Можно | Но только в случаях, когда за работу на этой должности нет никаких компенсаций, льгот или ограничений. Если они есть, то должность необходимо указать в точном соответствии с квалификационными справочниками и профстандартамистатьи 57, 195.3 ТК РФ |
| …вводить двойные должности? | Можно | Но только если трудовые функции каждой из этих должностей по отдельности близки по содержаниюПисьмо Государственной инспекции труда в г. Москве от 06.07.2020 № 77/10-26013-ОБ/18-1299. К примеру, ввести должность «бухгалтер-кассир» можно, а «водитель-бухгалтер» — нет |
| …указывать должности с использованием иностранных слов? | Нельзя | В соответствии со штатным расписанием вносятся записи в трудовые книжки, а они ведутся исключительно на русском языке. Названия должностей в документах по кадрам, а также в трудовых договорах должны быть указаны единообразно, соответственно, если есть желание использовать иностранное слово в должности, то ищите ему русский аналог. К примеру, вместо «HR-директор» напишите «начальник отдела кадров»ч. 1 ст. 68 Конституции РФ; п. 6 Правил, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225; п. 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69 |
| …в штатном расписании и трудовых договорах указывать разные наименования должностей? | Нельзя | По тем же причинам, по которым нельзя указывать должности с использованием иностранных словПисьмо Роструда от 21.01.2014 № ПГ/13229-6-1 |
| …вписывать временные должности? | Можно | Пометку о том, что должность временная, сделайте в графе 10 «Примечание», если такое указание носит разовый характер. Если нет, то целесообразно дополнить форму штатного расписания новой графой, назвав ее, к примеру, «Количество месяцев работы». Так вы точно не запутаетесь в должностях. Обращаем внимание, что если у вас один работник исполняет обязанности другого (временно отсутствующего), то вносить в штатное расписание дополнительную единицу не надоч. 1 ст. 59, статьи 60.2, 72.2 ТК РФ |
| …оставлять вакантные должности? | Можно | Штатное расписание может включать все должности вне зависимости от того, заняты они или нет. Поэтому, если должность освободилась, «чистить» документ не надо, если, конечно, вы не хотите ликвидировать эту должность совсем. Если же должность из штатки вы исключаете, ее можно «вычеркнуть», издав приказ об изменении старого штатного расписания и о введении в действие нового. К слову, при необходимости вакантную должность можно переименовать, причем сделать это просто. Достаточно издать об этом приказ в свободной форме и внести соответствующие изменения в штатку. Напоминаем, что при наличии вакантных должностей нужно сообщать о них в центр занятостип. 3 ст. 25 Закона от 19.04.91 № 1032-1; Письмо Минтруда от 25.10.2017 № 14-1/В-953. Делать это следует ежемесячно. Непредставление информации может повлечь ответственность в виде штрафа: для компании — до 5000 руб., ее должностных лиц — до 500 руб.ст. 19.7 КоАП РФ |
| …считать вакантной должность сотрудника в декрете, отпуске, на длительном больничном? | Нельзя | Вакантной должность будет, если ее совсем никто не занимает. При уходе же работника в декрет, отпуск или на больничный место за ним сохраняетсястатьи 114, 166, 183, 256 ТК РФ. Поэтому его должность считается занятой, причем даже если обязанности по ней исполняют другие сотрудники |
| …прописывать рядом с должностью ф. и. о. принятого на эту должность сотрудника? | Нельзя | Для указания этой информации есть штатная расстановка. В штатном расписании эта конкретика не нужна. Ведь в нем аккумулируются данные о штатном составе и численности персонала организации с указанием размера зарплаты работников в зависимости от занимаемой ими должности |
| …не вводить должность руководителя отдела? | Можно | Ни в ТК РФ, ни в каких-либо еще «трудовых» нормативно-правовых актах правил формирования внутренних подразделений коммерческими компаниями не установлено. Поэтому создать новый отдел и не вводить в штатное расписание должность руководителя этого отдела не запрещено |
| …переименовывать должность без ведома сотрудника, который ее занимает? | Нельзя | Работодатель должен уведомлять сотрудника о таких изменениях, причем даже в случае формальных изменений, то есть без затрагивания трудовых функций. Сделать это нужно за 2 месяца до предстоящих корректировок, если работодатель переименовывает должность по своей инициативе в связи с организационными или технологическими изменениямист. 74 ТК РФ. Или с согласия работника с любого момента, о котором он договорится с работодателемст. 72 ТК РФ |
| …включить в штатку только одну должность, а обязанности прописать по нескольким профессиям? | Нельзя | Нагружать работника дополнительной работой, тем более по другой должности, можно толькостатьи 60.2, 151 ТК РФ: •с его письменного согласия; •за дополнительную плату |
| Штатные единицы | ||
| …суммировать неполные ставки? | Можно | Если в организации три человека работают на одинаковой должности, к примеру каждый по 0,5 ставки, то в графе «Количество штатных единиц» можно указать «1,5» |
| …округлять количество штатных единиц при подсчете суммы ставок? | Нельзя | Если по одной должности имеется несколько неполных штатных единиц, то результат их суммирования записывайте так, как получилось, то есть без округления. Ведь из оплаты по каждой штатной единице складывается фонд зарплаты компании |
| …не менять штатку при приеме на работу сотрудника на неполный рабочий день на должность, по которой предусмотрена одна штатная единица? | Можно | Конкретные условия работы пропишите в трудовом договоре. И имейте в виду, что оформить на эту должность другого сотрудника на полный рабочий день вы уже не сможете, так как ставка будет считаться частично занятой. Поэтому при необходимости придется вносить изменения в штатку (создавать нужное количество новых штатных единиц) |
| Тарифная ставка (оклад) | ||
| …для неполной ставки ставить неполный оклад? | Нельзя | Уменьшать оклад пропорционально ставке следует в графе «Всего». А в графе «Тарифная ставка» следует указывать сумму как для целой штатной единицы |
| …не указывать конкретную сумму оклада, а писать «по трудовому договору»? | Нельзя | В штатном расписании в обязательном порядке должен быть указан конкретный размер оклада по каждой должности |
| …устанавливать разный оклад для одноименных должностей? | Нельзя | Оклад по должностям с равной сложностью труда должен быть одинаковымст. 22 ТК РФ; Письмо Государственной инспекции труда в г. Москве от 04.06.2020 № 77/10-20706-ОБ/18-1299. Вольность в этом вопросе может обернуться: •«трудовыми» штрафамист. 5.27 КоАП РФ; •спором с работником, получающим меньше по сравнению с сотрудником на такой же должности. При обращении в суд он может потребовать доплатить разницу в зарплате, выплатить компенсацию за ее задержку, а также возместить моральный вред за дискриминацию со стороны работодателя. Выиграть спор удастся, только если докажете, что у сотрудников на одноименных должностях разные должностные обязанностиАпелляционные определения ВС Удмуртской Республики от 22.07.2019 № 33-3229/2019; Санкт-Петербургского горсуда от 17.01.2017 № 33-1510/2017. Если хотите платить кому-то больше, а кому-то меньше, «превратите» их одинаковые должности в разные (к примеру, путем введения в штатное расписание категорий должностей по типу «младший», «старший», «ведущий» с разным функционалом) или установите какие-либо надбавки, доплаты или стимулирующие выплаты. Подробнее об этом читайте:  , 2019, № 13; 2017, № 6 |
| …указывать вилку размеров окладов по одной должности? | Нельзя | По тем же причинам, по которым нельзя устанавливать разный оклад для одноименных должностей |
| …не указывать сумму тарифной ставки по сдельщикам? | Можно | И даже нужно, ведь при сдельной оплате труда определить точный размер оклада сложно, так как итоги выполненной работы заранее неизвестны. Поэтому в этом случае поставьте в графе «Оклад» прочерк, а в графе «Примечание» укажите либо «Сдельная оплата труда», либо «Сдельно-премиальная оплата труда», либо иное и дайте ссылку на внутренний документ, регулирующий размер оплаты труда |
| …прописать в графе «Оклад» ставку за час работы для сотрудников с почасовой оплатой? | Нельзя | В графе «Оклад» указывается фиксированная месячная зарплата работника по тарифной ставке (окладу)Указания. У «почасовых» работников ее как таковой нет (оплата их труда зависит от количества отработанного времени). Поэтому для таких должностей рекомендуем в графе «Оклад» ставить прочерк, а в графе «Примечание» писать «Почасовая оплата труда» и указывать почасовую ставку со ссылкой на внутренний документ, регулирующий размер оплаты труда |
| Надбавки | ||
| …прописать сумму надбавки в процентах от оклада? | Можно | Надбавки можно указывать в виде фиксированной суммы в рублях, в процентах от оклада или в виде коэффициента |
| …не указывать премии и бонусы? | Можно | Но в графе «Примечание» лучше дать ссылку на внутренний документ, в котором прописан порядок выплаты дополнительных вознаграждений |
| …платить надбавку, к примеру, за знание иностранных языков только в месяцах, когда этот навык используется в работе? | Нельзя | Надбавки, установленные в штатном расписании, платятся вне зависимости от итогов работы за месяц, так как являются частью зарплаты сотрудниковстатьи 129, 135 ТК РФ; Письмо Минтруда от 10.08.2017 № 14-1/В-725 |
| …не указывать северные надбавки? | Можно | Северные надбавки зависят от стажа и возраста сотрудника, а не от его должности, устанавливаются они индивидуально, поэтому в штатном расписании их может не быть. Собственно, как и любых других персональных надбавок |
А теперь перейдем от теории к практике и заполним штатное расписание с учетом дозволенного.
Штатное расписание: полезный образец
Коммерческие компании могут использовать готовую форму № Т-3 штатного расписания (при необходимости ее можно доработать под себя) или же разработать свою собственную.
Так как многие компании продолжают использовать именно унифицированную форму, приведем образец ее заполнения.
Унифицированная форма № Т-3
Утверждена Постановлением Госкомстата России
от 05.01.2004 № 1
Штатное расписание должно быть утверждено соответствующим приказом, реквизиты которого вносятся в поле «Утверждено» формы № Т-3. Вот как такой приказ может выглядеть.
Общество с ограниченной ответственностью «Мозаика»
119034, г. Москва, пер. Языковский, д. 5, корп. 6
ОГРН 1177746580021, ИНН 7704423140, КПП 770401001
ПРИКАЗ
об утверждении штатного расписания
Утвердить штатное расписание ООО «Мозаика» от 31.08.2020 № 5 со штатной численностью 52 единицы.
Приказ от 27.12.2019 № 45 «Об утверждении штатного расписания» считать утратившим силу.
Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на начальника отдела кадров К.П. Самусенко.
| Генеральный директор |
|
А.П. Вороновский |
Хранить штатные расписания и приказы, утверждающие их, можно в том отделе, где удобно. К примеру, в отделе кадров. Никаких специальных требований законодательство к этому вопросу не предъявляет, чего не скажешь о сроке хранения документов. Он установлен как постоянный. В организациях, не являющихся источниками комплектования государственных или муниципальных архивов, документы должны храниться до ликвидации компаниип. «а» ст. 40 разд. 1.3 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.
* * *
Знакомить работников под роспись со штатным расписанием не нужно, так как это не локальный акт, непосредственно связанный с их трудовой деятельностью. Исключение — вы прописали такую обязанность в коллективном договоре, соглашении или ЛНАПисьмо Роструда от 15.05.2014 № ПГ/4653-6-1.
Понравилась ли вам статья?
- Почему оценка снижена?
- Есть ошибки
- Слишком теоретическая статья, в работе бесполезна
- Нет ответа по поставленные вопросы
- Аргументы неубедительны
- Ничего нового не нашел
- Нужно больше примеров
- Тема не актуальна
- Статья появилась слишком поздно
- Слишком много слов
- Другое
Поставить оценку
Комментарии (0)
Оценивать статьи могут только подписчики журнала «Главная книга» или по демодоступу.
-
я подписчик электронного журнала
-
я не подписчик, но хочу им стать
-
хочу читать статьи бесплатно и попробовать все возможности подписчика
Другие статьи журнала по теме:
Кадры / Оплата труда
2023 г.
2022 г.
2021 г.
Штатное расписание по унифицированной форме т-3 используется компаниями и предприятиями для упорядочивания информации о кадровой структуре, количестве сотрудников, зарплатах, надбавках и т.д. Считается, что такой документ должен быть на каждом предприятии и у ИП, если он имеет штат работников. У работодателей и кадровых сотрудников нередко появляются вопросы, связанные с обязательностью унифицированной формы т-3, её заполнением, вносимыми изменениями, утверждением нового штатного расписания.
Образец и бланк штатного расписания в формате excel 2020 года
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк штатного расписания по форме Т-3 .xlsСкачать образец штатного расписания по форме Т-3 .xls
Обязательно ли компаниям иметь штатное расписание?
Представим две противоположные точки зрения на данный вопрос, существующие сегодня. Первая утверждает, что предприятия должны обязательно составлять и иметь ШР. Именно в нем указываются трудовая функция сотрудника и объем его зарплаты, наряду с трудовым договором. Ст. 15 (раскрывает понятие трудовых отношений) и ст. 57 ТК РФ (определяет содержание и суть трудового контракта) определяют трудовую функцию как «работы по должности в соответствии со штатным расписанием».
Приверженцы второй точки зрения считают, что решение о том, нужно ли хозяйствующему субъекту ШР, принимает сам руководитель. Аргументируется данное мнение таким образом:
- Пост. Госкомстата России №1 от 05 января 2004 г. закрепило лишь рекомендованную к применению форму бумаги: унифицированную Т-3.
- Инструкция по заполнению трудовых книжек (утв. Пост. Минтруда России № 69 от 10 октября 2003 г.) обозначила, что записи о названии должности, профессии, специальности и т.д. делаются «как правило, в соответствии со ШР организации».
Следовательно, о том, что ШР обязательно к использованию, нигде не указано.
Внимание! ФСС, ПФР, ФНС согласны с первой точкой зрения. ФСС документ нужен для того, чтобы удостовериться в правильности начисления страховых взносов, ПФР — для уточнения информации о трудовом стаже. Налоговики могут запросить ШР во время выездных проверок.
Основные задачи штатного расписания в компании
ШР может быть полезным для хозяйствующего субъекта, выполняя следующие задачи:
- В нем прописывают структуру компании, отделы, подразделения. Заглянув в него, можно сразу получить представление о системе подразделений фирмы.
- Заключает в себе информацию о полной численности сотрудников во всей компании, в каждом подразделении, о том, сколько содержится штатных единиц каждой должности.
- Дает сведения о том, какая система заработной платы была принята у персонала каждого отдела, цеха и т.д.
- Закрепляет суммы надбавок персоналу.
- Посредством этой бумаги можно легко отследить количество вакантных должностей.
Таким образом, не стоит умалять значение такого документа, как ШР, организации и ее отделу кадров, если таковой имеется.
Период действия
Срок действия штатного расписания компания может выбрать самостоятельно. Составляют его в большинстве случаев на 1 год. Если организация небольшая, с маленьким количеством сотрудников и развивается не активно, то штатное расписание может функционировать несколько лет. В больших организациях, штат которых растет быстро, документ заполняют ежегодно.
Если на протяжении года появляются новые должности, меняются число штатных единиц, названия вакансий, заработная плата, то в документ можно внести поправки и дополнения. Это осуществляется посредством издания специального распоряжения (о нем расскажем ниже) и внесения изменений в ШР.
Обязательно применять именно форму Т-3?
Штатное расписание по форме Т-3 было закреплено Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 г. №1. Все унифицированные бланки перестали быть обязательными к применению в работе с января 2013 года. С этого момента руководители компаний получили право работать с самостоятельно созданными бланками. Стало возможным дополнять новыми реквизитами уже существующие унифицированные формы.
В большинстве случаев хозяйствующие субъекты используют именно форму Т-3, так как она привычна многим бухгалтерам, кадровикам со стажем, сотрудникам проверяющих ведомств и содержит все нужные данные. Да и смысл изобретать велосипед?
Важно! Какими бланками будет пользоваться хозяйствующий субъект, унифицированными или разработанными самостоятельно, решает руководство. Выбор необходимо обязательно зафиксировать в учетной политике компании с помощью отдельного приказа о внесении туда соответствующих изменений.
Как правильно заполнить форму Т-3 кадровому работнику
Бланк штатного расписания состоит из двух частей: вводной и основной (табличной). Рассмотрим, как заполнить каждую из них.
Вводная часть
Первым делом указывают название компании. Оно должно соответствовать тому, которое вписано в свидетельство о регистрации. Если «имя» содержит латинские буквы или слова, то такое и нужно указывать. Если в регистрационном документе присутствует краткое и полное название, то в ШР можно внести любое из них.
Далее пишут код по ОКПО, номер документа и дату его составления. Потом следует указать период функционирования. Обычно пишут только дату утверждения, потому что дата окончания бывает не всегда известна, поскольку расписание может подвергаться изменению путем создания нового документа в процессе работы компании.
Основная часть
В этой части располагается таблица. Рассмотрим, как правильно заполнить каждую графу из 10.
Графа 1. Сюда нужно вписать название структурного подразделения. К таковым относятся цеха, отделы, филиалы. Указывать в документе подразделения удобнее в иерархическом порядке. Например, прежде всего указать администрацию, юридический отдел, бухгалтерию, кадровую службу, то есть те отделы, которые занимаются общим руководством. Далее вносят отделы, которые осуществляют главные задачи предприятия, например, производственный, отдел продаж и т.д. В последнюю очередь вписывают подразделения, выполняющие вспомогательные задачи или задачи обслуживающего характера. К примеру, это склады, отдел снабжения.
Графа 2. Нужно ввести код структурного подразделения. Номер присваивает работодатель. Стандартно это делается так: основному отделу присваивают код «01», отделам, которые входят в его состав, — коды «01.01», «01.02» и т.д. Таким способом можно обозначить место отдела в общей иерархической системе компании или предприятия.
Графа 3. Здесь располагают сведения о должности гражданина, разряде, квалификации. Если можно подобрать название должности в соответствии с ОКПДТР (расшифровывается как Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов), то лучше выбрать именно его. Так как он функционирует с 1994 года, то многие профессии и должности устарели, а новые не введены.
Выбирать название из данного справочника обязательно следует в том случае, если работнику положены какие-либо гарантии: льготы, компенсации и т.д. В противном случае они не будут предоставлены.
Графа 4. Здесь для каждой должности нужно отметить число штатных единиц. Если в компании практикуется работа по совместительству, то число указывается в форме десятичных дробей: 0,25, 0,5, 0,75, 1,25 и т.д. Разберем пример: в фирме числятся 2 дизайнера, один — на полную ставку, второй — совместитель на полставки; в этом случае в ШР пишут — 1,5 штатные единицы.
Кроме того, в ШР можно добавить и свободные должности. Если предполагается расширение штата, то их можно занести в документ заранее, чтобы в будущем не вносить в него коррективы.
Графа 5. В этом поле нужно указать тарифную ставку для каждой должности, то есть зарплату за месяц.
Графы 6-8. Сюда вносят данные о существующих надбавках в организации. Таковыми могут считаться премии, доплаты, выплаты стимулирующего и поощрительного характера. В отдельных случаях их может устанавливать сам работодатель, а в некоторых они уже введены ТК РФ: различные надбавки за количество отработанных лет, за вредность и т.д. Объемы надбавок могут быть фиксированными или выражаться в процентах от оклада.
Графа 9. В этой графе требуется отметить общую сумму, которая вычисляется путем сложения граф с пятой по восьмую по каждому из персонала на конкретных должностях.
Графа 10. В ней указывают примечания, если таковые имеют место. Сюда можно вписать реквизиты приказов по кадровому составу и пр.
Строка «Итого» в конце таблицы должна содержать общее количество штатных единиц хозяйствующего субъекта и месячный зарплатный фонд (общая сумма по девятой графе).
В конце ставят свои подписи руководитель отдела по персоналу (может называться по-другому) и главный бухгалтер предприятия или компании. Печать ставится по желанию руководства.
Остались вопросы по заполнению документа? Ответим на ФОРУМЕ!
Как утвердить в компании штатное расписание
ШР вводится в работу работодателем с помощью приказом об утверждении штатного расписания. Утвердить ответственными за разработку и заполнение формы руководство может работников кадрового отдела, бухгалтера, сотрудников юридического отдела. Ответственным может быть и сам руководитель, особенно если предприятие не отличается большим штатом работников. Если работа над ШР поручается конкретному лицу, то его нужно обозначить в приказе. Кроме того, можно прописать эту задачу в трудовом контракте с ним.
Помните! Даты утверждения документа, введения его в работу и создания могут отличаться. Штатное расписание не запрещается утверждать и после его заполнения, а вводить в работу можно намного позже составления и утверждения.
В тексте распоряжения должны быть такие сведения:
- наименование хозяйствующего субъекта;
- название и номер распоряжения;
- место и дата создания документа;
- даты утверждения расписания, введения его в работу (здесь также следует отметить число штатных единиц и внести данные о месячном зарплатном фонде);
- ФИО и должности тех лиц, которым поручено составление ШР;
- указание на приложение к приказу — само ШР и его реквизиты;
- подписи и должности руководителя и лиц, которые отвечают за составление документа.
К сведению! Вводить штатное расписание в работу удобнее с 1-го числа месяца, поскольку оплата труда персоналу начисляется помесячно.
Составим образец приказа об утверждении штатного расписания
ООО «Афродита»
Приказ №34-ОД
г. Сарапул
30 декабря 2019 года
Об утверждении штатного расписания
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить штатное расписание №3-ШР от 30 декабря 2019 года в количестве 35 штатных единиц и месячным фондом оплаты труда в размере 1 238 000 (один миллион двести тридцать восемь тысяч) рублей.
2. Ввести документ №3-ШР от 30 декабря 2019 года в работу с 1 января 2020 года.
3. Контроль за исполнением данного распоряжения возложить на менеджера по персоналу Николаеву Е.А.
Приложение: ШР №3-ШР от 30 декабря 2019 года.
Генеральный директор: Симонов / Р.О. Симонов
С приказом ознакомлена:
Менеджер по персоналу: Николаева / Е.А. Николаева
Внесение изменений в штатное расписание
Чтобы изменить какие-либо данные в штатное расписание или внести в него новые, руководителю нужно издать специальный приказ о внесении туда изменений. Это может быть необходимо в таких ситуациях:
- требуется ввести новые подразделения или должности;
- меняется структура организации;
- требуется переименовать должности или подразделения;
- изменение зарплаты, тарифных ставок;
- предстоит сокращение штата.
Если нужно внести много изменений, то имеет смысл составить новое ШР и утвердить его приказом руководителя, присвоив документу следующий номер по порядку.
После издания распоряжения сотрудник отдела кадров или иной работник, ответственный за составление ШР, вносит в него все необходимые изменения.
Внимание! Приказ можно озаглавить, используя различные варианты: «О частичном изменении штатного расписания», «О внесении дополнений в штатное расписание» и т.д.
В тексте документа должны содержаться стандартные реквизиты, такие как наименование, номер бумаги, дата и место составления и т.д. В основной части указывают, какие именно изменения должны быть сделаны, на кого возложена ответственность за исполнение данного распоряжения. Завершают текст подписи руководителя и ответственного за составление расписания лица.
Составляем образец приказа о внесении изменений в штатное расписание
ООО «Афродита»
Приказ №66
г. Сарапул
12 августа 2020 года
О частичном изменении штатного расписания
В связи с оптимизацией структуры ООО «Афродита»
ПРИКАЗЫВАЮ:
Внести с 15 августа 2020 года в штатное расписание, утвержденное приказом №34-ОД от 29 декабря 2019 года, такие изменения:
1. В структурном подразделении «Правовой отдел» должность помощник системного администратора переименовать в младшего системного администратора.
2. Структурное подразделение «Редакция» переименовать в «Производственный отдел».
3. В структурном подразделении «Производственный отдел» должность главного редактора переименовать в руководителя производственным отделом.
4. Контроль за исполнением данного распоряжения возложить на менеджера по персоналу Николаеву Е.А.
Гендиректор: Симонов / Р.О. Симонов
С приказом ознакомлена:
Менеджер по персоналу: Николаева / Е.А. Николаева
Как правильно ввести новую должность в штатное расписание
Если в компании вводится новая штатная единица, то в этом случае следует изменить и само штатное расписание. Для этого руководитель также издаёт приказ о введении новой должности. Начинается процедура с составления служебной записки о введении новой штатной единицы работодателю. Ее составляет начальник того подразделения, где необходима новая штатная единица. В записке должны приводиться все обоснования данного решения, также должны прилагаться статистическая информация, подтверждающая целесообразность изменений, и должностная инструкция для будущего сотрудника.
Если новый сотрудник не будет относиться ни к одному из существующих подразделений либо он будет подчиняться руководителю компании, то служебную записку составляет начальник отдела кадров. Кроме того, он может приложить к ней уже готовый приказ, который после ознакомления со всеми бумагами и принятия решения руководитель подпишет.
Подписанный документ остается в отделе кадров, копии отправляют в бухгалтерию и то подразделение, куда вводится новая штатная единица.
Далее сотрудник, ответственный за заполнение ШР, вносит в него дополнения.
Образец распоряжения о введении новой должности
ООО «Афродита»
Приказ №74
г. Сарапул
20 сентября 2020 года
О введении новой должности
В связи с расширением области деятельности ООО «Афродита»
ПРИКАЗЫВАЮ:
Внести с 23 сентября 2020 года в штатное расписание, утвержденное приказом №34-ОД от 29 декабря 2019 года, такие изменения:
1. В структурном подразделении «Производственный отдел» ввести должность СЕО-специалиста в количестве 2 штатных единиц с окладом 35 тыс. рублей.
2. Контроль за исполнением данного распоряжения возложить на менеджера по персоналу Николаеву Е.А.
Гендиректор: Симонов / Р.О. Симонов
С приказом ознакомлена:
Менеджер по персоналу: Николаева / Е.А. Николаева
Порядок сокращения должностей
Вносить изменения в ШР потребуется и в случае сокращения штата (убираются определенные должности) или численности (сокращаются отдельные сотрудники). Согласно ст. 180 ТК РФ предупредить сотрудников о предстоящем расторжении трудового контракта по п.2 ст. 81 ТК РФ необходимо за 2 месяца до него. Делается это посредством вручения уведомления о сокращении штата.
В это же время необходимо издать распоряжение, в котором должен быть представлен список всех сокращаемых должностей либо сотрудников, а также еще один приказ — об утверждении нового ШР, или это может быть один документ, куда будет внесен пункт об утверждении нового ШР. Оно вводится в работу после расторжения трудовых договоров.
Внимание! Изменять ШР в данном случае нужно обязательно, поскольку именно оно позволит подтвердить, например, проверяющим из трудинспекции, факт отсутствия рабочих мест в организации и законность увольнения сотрудников.
Образец приказа о сокращении численности
ООО «Афродита»
Приказ №96
г. Сарапул
15 мая 2020 года
О сокращении численности сотрудников компании
В связи с уменьшением в компании объемов производства
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. С 1 июля 2020 года сократить в ООО «Афродита» такие должности:
— программист, в количестве 2 шт. единиц;
— веб-дизайнер, в количестве 1 шт. единицы.
2. Менеджеру по персоналу Николаевой Е.А. известить работников ООО «Афродита» о предстоящем расторжении трудового договора с ними в связи с сокращением отдельных штатных единиц и предложить им имеющиеся в организации вакантные должности.
3. Менеджеру по персоналу Николаевой Е.А. совместно с помощником юриста Романовой А.П. к 1 июля 2020 года оформить процедуру сокращения отдельных штатных единиц в порядке, установленном трудовым законодательством.
4. Менеджеру по персоналу Николаевой Е.А. к 1 июля 2020 года составить новое штатное расписание для ООО «Афродита».
Основание: решение учредителей от 15 мая 2020 года.
Генеральный директор: Симонов / Р.О. Симонов
С приказом ознакомлены:
Менеджер по персоналу: Николаева / Е.А. Николаева
Помощник юриста: Романова / А.П. Романова
Выписка из штатного расписания
Сотрудник может запросить такой документ для предоставления его в ФСС, ИФНС, ПФР и другие учреждения. В некоторых организациях получению такой выписки должно предшествовать написание заявления о ее выдаче. Руководитель не имеет права отказать своего сотруднику в выдаче этого документа, поскольку работник вправе получать от работодателя всю информацию, которая касается его лично.
Выписку составляет сотрудник кадровой службы, заверяют ее работодатель, начальник кадровой службы и сотрудник, составлявший документ. Работник, запросивший выписку, тоже ставит свою подпись.
Бумага не является копией ШР, заключает в себе только те данные, которые имеют отношение к сотруднику, заказавшему ее.
Документ должен содержать только следующие сведения:
- Наименование бумаги и дату ее составления.
- Наименование компании.
- Таблицу с такими данными: структурное подразделение, в котором числится работник, его должность, число шт. единиц, оклад, надбавки, месячный фонд оплаты труда для данной должности, примечания.
- Срок действия выписки.
- Подписи указанных выше сотрудников.
Важно! О том, что работнику была выдана выписка, нужно отметить в журнале учета исходящих из кадрового отдела документов, а также в личном деле сотрудника.
Часто задаваемые вопросы о штатном расписании. Краткий FAQ
Вопрос: Сколько хранить ШР и приказы, связанные с его изменениями?
Ответ: Как утверждает Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 №558, данные документы требуется хранить в компании постоянно.
Вопрос: Можно ли отражать в ШР одинаковые должности с разными окладами?
Ответ: Согласно Письму Роструда от 27.04.2011 №1111-6-1 нельзя. Это может грозить штрафами за нарушение трудового законодательства. Если необходимо указать разную зарплату, то можно воспользоваться внесением в ШР одному из сотрудников стимулирующих или компенсационных надбавок. Можно также изменить наименования должностей, например: «менеджер» на «старший менеджер», но для каждого должна быть своя должностная инструкция.
Вопрос: Могут ли быть в расписании вакантные должности? Можно ли их вычеркнуть?
Ответ: Могут. Если брать сотрудника на вакантную должность больше не требуется, то должность можно убрать путем издания приказа об изменении штатного расписания.
Вопрос: Обязательно ли предоставлять ШР организации по запросу проверяющих органов?
Ответ: Да. Запросить этот документ могут проверяющие сотрудники таких учреждений, как ИФНС, ПФР, трудинспекция.
Вопрос: Что представляет собой штатная расстановка?
Ответ: Это факультативный документ в организации. Можно услышать такие его названия, как штатное замещение или штатный список. Документ можно изменять столько раз, сколько нужно. Издания приказа не требуется. Отличается от ШР тем, что в форму Т-3 вносятся новые графы: ФИО сотрудника напротив каждой должности, стаж работы в организации, табельный номер, какие-либо другие особенности. Основная задача такого документа — помочь быстро отследить свободные должности. Штатная расстановка может пригодиться в организациях, где существует текучка персонала. Заполняется бумага аналогично ШР.