Журнал учета путевых листов должны вести все организации, использующие в работе транспортные средства. Является ли обязательной унифицированная форма журнала учета путевых листов? Какой срок установлен для его хранения и каков порядок его заполнения? Ответы на вышеуказанные вопросы, а также образец журнала движения путевых листов вы найдете в нашей статье.
Общее понятие путевого листа
Организации и индивидуальные предприниматели, использующие в своей работе транспортные средства различных категорий, обязаны выдавать водителям путевые листы. Путевой лист — это документ, дающий водителю право использовать транспортное средство. В нем отражается информация о маршруте, расходе топлива и работе водителя.
Действующая нормативная база прямо не запрещает составлять путевые листы на месяц. Порядок составления такого листа мы рассмотрели здесь.
О том, существуют ли особенности путевого листа, оформляемого ИП, читайте в статье «Какие особенности у путевого листа для ИП (бланк)».
Если у вас есть доступ к «КонсультантПлюс», проверьте, правильно ли вы оформляете путевые листы. Если доступа нет, получите пробный онлайн-доступ к правовой системе бесплатно.
Общие сведения о журнале учета движения путевых листов
Для контроля движения выданных путевых листов может (до 01.03.2023 должен был) вестись журнал учета движения путевых листов по форме 8, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78.
ВАЖНО! С 01.01.2013 использование унифицированных форм документов необязательно. Организации вправе разработать собственные бланки со всеми обязательными реквизитами первичных документов и утвердить их в учетной политике. А с 01.01.2022 вступил в силу ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», который устанавливает перечень реквизитов первичных документов, их форматы в электронном виде и порядок работы с ними. Положение о том, что документы следует хранить только на территории РФ, вступает в силу с 01.01.2024. Подробнее об этом мы писали в статье.
О том, как оформляют приказ об утверждении самостоятельно разработанной формы путевого листа, читайте здесь.
ВНИМАНИЕ! Если журнал ведется на бумаге, его страницы целесообразно прошнуровать и пронумеровать. Если журнал ведется в электронном виде, он может быть подписан усиленной квалифицированной электронной подписью. Имеет смысл также обеспечить возможность распечатать журнал.
С марта 2023 года введены в действие электронные путевые листы. Подробнее об этом мы писали в материале.
Как правило, журнал оформляется на период не более 1 года, однако при необходимости этот период можно сократить до 1 месяца. Журнал путевых листов в случае его использования должен храниться не менее 5 лет.
Подробнее о сроках хранения путевого листа читайте в статье «Какой срок хранения у путевых листов (нюансы)».
Порядок заполнения журнала учета движения, регистрации и выдачи путевых листов
Бланк журнала учета движения, регистрации и выдачи путевых листов вы можете скачать бесплатно, кликнув по картинке ниже:
Журнал состоит из двух частей:
- Титульный лист, на котором прописывается наименование организации или ИП, код по ОКПО, а также период, за который заполняется журнал.
- Табличная часть, в которой указываются:
- номер путевого листа и дата его выдачи;
- данные водителя и его табельный номер;
- гаражный номер автомобиля;
- подписи лиц, ответственных за ведение журнала:
- водителя — о получении путевого листа;
- диспетчера (сотрудника, выполняющего его функции) — о получении документов от водителя;
- бухгалтера — о проверке и принятии путевого листа к учету.
Также при необходимости делается примечание.
В журнал учета выдачи путевых листов вносится информация обо всех выданных путевых листах. Каких-либо исключений в данном случае не предусмотрено. Журнал имеет сквозную нумерацию и ведется в хронологическом порядке. После того как журнал полностью заполнен, он прошивается, скрепляется печатью и подписью руководителя.
Ведение журнала возлагается на сотрудника, назначенного приказом руководителя, либо на сотрудника, в трудовом договоре которого прописаны обязанности по ведению журнала учета путевых листов.
В ряде случаев руководство предприятия передает ответственным работникам право на подпись первичных документов. Подробнее — здесь.
Обязанности по заполнению путевых листов и журнала их учета могут быть переданы другому юрлицу или ИП на основании договора оказания услуг. В таком случае обязанности по заполнению путевых листов и журнала их учета возлагаются на сотрудников привлеченного контрагента.
Эксперты «КонсультантПлюс» подготовили подборку всех форм, связанных с использованием транспорта. Получите пробный доступ к системе и бесплатно переходите к образцам документов.
Скачать образец журнала учета движения путевых листов (форма 
Многие организации при заполнении журнала путевых листов сталкиваются с определенными трудностями. Для удобства читателей мы подготовили образец заполнения журнала путевых листов, который вы можете скачать, перейдя по ссылке.
Скачать образец заполнения журнала путевых листов
Итоги
Журнал учета путевых листов обязателен к заполнению для организаций и ИП, использующих в своей работе транспортные средства. Это один из документов, с помощью которых подтверждаются расходы на топливо, учитываемые при определении налоговой базы по уплачиваемому с доходов налогу. Помимо этого, журнал служит источником сведений для начисления заработной платы водителям организации, поскольку в нем подробно отражается информация об их работе.
С 11 марта 2023 года действует электронный формат путевого листа. Также Минтранс России утвердил порядок, в котором нужно оформлять путевые листы, и состав сведений в них. Как теперь заполнять путевые листы с учетом новых норм — рассказали в статье и показали на образцах форм.
Узнавайте об изменениях законодательства первыми с КонсультантПлюс
подробнее
Для чего нужен путевой лист
Путевой лист обязательно нужен, если:
- организация занимается перевозками пассажиров и багажа, грузов с использованием транспортных средств, которые в вашей собственности;
- вы предоставляете транспортное средство во временное владение и пользование за плату по договору аренды транспортного средства с экипажем (ч. 1 ст. 6 Устава автомобильного транспорта, п. 10 Состава сведений и порядка оформления путевого листа).
Оформить путевой лист следует и в случаях, когда работник использует автомобиль для перевозки грузов или других лиц для собственных нужд организации. Это следует из обязанностей, предусмотренных для тех, кто эксплуатирует транспортное средство (п. 3 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 26.06.2018 № 26, Письмо Минтранса России от 17.03.2017 № 03-525ПГ).
Внимание
Путевой лист нужно оформлять на каждое транспортное средство.
Путевой лист может понадобиться, чтобы:
- водитель предоставил его полиции по их требованию (п. 2.1.1 Правил дорожного движения);
- подтвердить расходы, связанные с эксплуатацией транспортного средства, в частности затрат на ГСМ;
- начислить зарплату водителям (п. 14 ч. 1 ст. 2 Устава автомобильного транспорта, Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету работ в автомобильном транспорте);
- подтвердить использование работником личного транспортного средства в служебных целях для обоснования выплаты ему компенсации за использование личного имущества (Письмо ФНС России от 13.11.2018 № БС-3-11/8304@);
- подтвердить расходы на ГСМ, зарплату водителей и прочее — при аренде транспортного средства.
Какие сведения и обязательные реквизиты указать в путевом листе
Сведения
В путевой лист нужно вносить сведения:
| О сроке действия путевого листа |
|
| О лице, оформившем путевой лист |
|
| О транспортном средстве |
|
| О водителях |
|
| О виде перевозки |
Коммерческая, для собственных нужд или работа специальных транспортных средств Коммерческая перевозка:
Перевозка для собственных нужд — это перевозка пассажиров и грузов собственными силами, без заключения договоров перевозки или фрахтования. Такой вывод следует из Письма Минтранса России от 03.03.2021 № Д3-468-ПГ |
| О виде сообщения |
|
Обязательные реквизиты
Обязательные реквизиты, установленные ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ:
- наименование документа;
- дата составления документа;
- наименование экономического субъекта, составившего документ;
- содержание факта хозяйственной жизни;
- величина натурального или денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
- наименование должности лица, совершившего сделку, операцию и ответственного за ее оформление, либо наименование должности лица, ответственного за оформление свершившегося события;
- подписи лиц, предусмотренных п. 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
По какой форме составить путевой лист
Путевой лист можно сформировать в электронном виде или составить на бумаге. Формат электронного путевого листа утвержден Приказом ФНС России от 17.02.2023 № ЕД-7-26/116@, который действует с 11 марта 2023 года (ч. 2, 5 ст. 6 Устава автомобильного транспорта, п. 9 Состава сведений и порядка оформления путевого листа).
Формы путевых листов в бумажном виде, обязательных к применению, нет. Вы можете разработать бланки самостоятельно или взять за основу унифицированные формы, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78. Формы, которые вы используете, закрепите в учетной политике.
Как заполнять путевой лист
На каждое транспортное средство оформляйте один путевой лист. Если одно транспортное средство используют посменно разные водители, можно оформить несколько путевых листов — раздельно на каждого водителя (пп. 10, 11 Состава сведений и порядка оформления путевого листа).
Проводить предрейсовый медосмотр и предрейсовый или предсменный технический контроль можно в любой очередности (Письмо Минтранса России от 08.04.2019 № ДЗ-531-ПГ).
Как оформить медицинский осмотр
Отметки в путевом листе о дате, времени и результате предсменного, предрейсового и послесменного, послерейсового медосмотров водителей делает медработник. Когда оформляется бумажный документ, он заверяет данные собственноручной подписью. Если формируется электронный путевой лист, для заверения требуется УКЭП или УНЭП. Указывают фамилию, имя и отчество (при наличии) медработника, наименование медорганизации, если он состоит в штате, серию, номер, дату выдачи и срок окончания действия лицензии на проведение медосмотров (п. 12 Состава сведений и порядка оформления путевого листа).
По результатам медосмотров медработник выносит заключение о состоянии водителя:
- «Прошел предсменный медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен» — если по результатам медосмотра нет признаков воздействия вредных или опасных производственных факторов, состояний и заболеваний, препятствующих выполнению трудовых обязанностей, в том числе алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения и его остаточных явлений;
- «Прошел послерейсовый медицинский осмотр» — если по результатам послесменного, послерейсового медосмотра нет таких же признаков.
Путеводитель по кадровым вопросам. Особенности работы водителей служебных легковых автомобилей
Вопрос: Можно ли в целях налога на прибыль учесть расходы на ГСМ, амортизацию автомобиля руководителя, если в путевом листе нет отметки о предрейсовом медицинском осмотре
Как проводят технический контроль транспорта
Предрейсовый или предсменный контроль технического состояния транспортного средства проводит должностное лицо, ответственное за техническое состояние и безопасную эксплуатацию. Его назначает руководитель своим решением. Ответственный работник указывает в путевом листе дату и время выпуска транспортного средства на линию, дату, время и результат предрейсового или предсменного контроля.
Вопрос: Кто может быть назначен ответственным за предрейсовый контроль технического состояния транспортных средств
Если готовите документ на бумажном носителе, работник заверяет данные собственноручной подписью, а если формируете электронный путевой лист, он использует УКЭП или УНЭП. Кроме того, работник приводит фамилию, имя и отчество. По результатам контроля проставляют отметку «Выпуск на линию разрешен» или «Выпуск на линию не разрешен», если выявили несоответствие требованиям (п. 13 Состава сведений и порядка оформления путевого листа).
Если водители работают посменно на одном транспортном средстве, контроль проводят до начала рейса или смены водителя, который первым выезжает с парковки (п. 5 Порядка организации и проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортных средств).
Как вести журнал учета движения путевых листов
Обязанность вести журнал учета движения путевых листов не предусмотрена нормативными актами. Вместе с тем целесообразно регистрировать в журнале их выдачу и возврат. Его можно вести как в бумажной, так и электронной форме. Если журнал на бумажном носителе, то его страницы должны быть прошнурованы и пронумерованы.
Журнал учета путевых листов в электронной форме нужно заверять УКЭП. Также целесообразно предусмотреть возможность его печати на бумажном носителе.
Скачать образец журнал учета движения путевых листов
Как исправлять ошибки в путевых листах
Исправляйте ошибки по схеме:
- ошибочную запись зачеркните одной чертой так, чтобы ее можно было прочитать;
- внесите корректную запись;
- сделайте надпись «Исправлено» и укажите дату исправления;
- заверьте исправление подписями лиц, составивших путевой лист. Укажите их должности, фамилии и инициалы, другие реквизиты, необходимые для идентификации. Обычно это диспетчер и водитель.
Такой порядок применяют для исправления документов бухучета, в частности первичных учетных документов. Это следует из ч. 7 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете, пп. 19, 21 ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете».
Номер путевого листа
Порядок нумерации путевых листов не установлен нормативными актами. Номер документа не относится к обязательным реквизитам. Для организации учета путевых листов целесообразно ввести их внутреннюю нумерацию.
Свидетельство о регистрации СМИ: Эл № ФС77-67462 от 18 октября 2016 г.
Контакты редакции: +7 (495) 784-73-75, smi@4dk.ru
Добавить в «Нужное»
Путевые листы с 1 марта 2023 года: новые правила
Минтранс утвердил новый перечень сведений, указание которых обязательно в путевых листах, а также новый порядок оформления путевых листов (Приказ Минтранса России от 28.09.2022 N 390 (далее – Порядок)).
Путевые листы: когда применяются новые правила
Вышеупомянутый приказ Минтранса вступает в силу с 01.03.2023. С этой же даты утрачивает силу ныне действующий порядок заполнения путевых листов, утвержденный Приказом Минтранса России от 11.09.2020 N 368. Таким образом, путевые листы нужно оформлять по новым правилам именно с 01.03.2023.
О требованиях к путевым листам, действующим до 01.03.2023, можно прочитать в отдельной консультации.
Новые путевые листы: перечень обязательных реквизитов
Покажем в таблице перечень обязательных сведений нового путевого листа.
| Обязательные сведения | Комментарий |
|---|---|
| Сведения о сроке действия путевого листа | Путевой лист должен содержать дату (число, месяц, год), в течение которой он может быть использован. Если же путевой лист оформляется более чем на один календарный день, то в нем должны быть даты начала и окончания срока, в течение которого этот путевой лист может быть использован |
| Сведения о лице, оформившем путевой лист | Эти сведения должны включать:
|
| Сведения о транспортном средстве (ТС) | Здесь необходимо указать:
|
| Сведения о водителе (водителях) ТС | В путевом листе нужно указать:
|
| Сведения о виде перевозки | Здесь указывается один из следующих видов перевозки:
Причем если речь идет о коммерческой перевозке, нужно указать, какая именно это перевозка:
|
| Сведения о виде сообщения | Указывается один из видов сообщения:
|
Владелец транспортного средства, помимо указания приведенных выше сведений, вправе дополнить путевой лист сведениями, учитывающими особенности его деятельности, связанными с перевозкой пассажиров/багажа/грузов (п. 2 Порядка).
Путевой лист: порядок оформления
Приведем правила оформления путевого листа.
Правило 1. Путевой лист оформляется либо на бумаге, либо в электронном виде (п. 9 Порядка).
Правило 2. Путевой лист должен оформляться владельцем ТС на каждое транспортное средство, осуществляющее движение по дорогам при перевозке пассажиров и багажа, грузов в городском, пригородном и междугородном сообщениях. Если ТС предоставляется во временное владение и пользование по договору аренды ТС с экипажем, то в этом случае путевой лист оформляет арендодатель (п. 10 Порядка).
Правило 3. Путевой лист должен быть оформлен до выпуска ТС на линию (п. 11 Порядка).
Правило 4. Можно оформить несколько путевых листов на одно ТС отдельно на каждого из водителей.
Правило 5. Даты, время проведения предсменных/предрейсовых и послесменных/послерейсовых медосмотров водителя должны быть проставлены медицинским работником, проводившим соответствующий осмотр, и заверены его собственноручной подписью на бумажном путевом листе либо УКЭП или УНЭП (п. 2 ч. 1 ст. 18.1 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ), если формируется электронный путевой лист (п. 12 Порядка). Кроме того, указываются:
- ФИО медработника;
- наименование медицинской организации (если медработник состоит в штате такой организации);
- серия, номер, дата выдачи и срок окончания действия лицензии на проведение предсменных, предрейсовых и послесменных, послерейсовых медосмотров.
Результатом проведения предсменного/предрейсового медосмотра водителя является отметка «прошел предсменный медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен». Эта отметка проставляется в путевом листе медработником при вынесении заключения об отсутствии признаков воздействия вредных и/или опасных производственных факторов, состояний и заболеваний, препятствующих выполнению водителем его трудовых обязанностей, в том числе алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения и остаточных явлений такого опьянения.
После проведения послесменного/послерейсового медосмотра водителя медработником в путевом листе ставится отметка «прошел послерейсовый медицинский осмотр». Это отметка свидетельствует об отсутствии признаков воздействия вредных и/или опасных производственных факторов рабочей среды и трудового процесса на состояние здоровья водителя, острого профессионального заболевания или отравления, признаков алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения.
Правило 6. Даты и время выпуска ТС на линию, а также даты, время и результат проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния ТС проставляются должностным лицом, ответственным за техническое состояние и безопасную эксплуатацию ТС (п. 13 Порядка). Такое лицо назначается приказом руководителя организации или ИП (предприниматель может взять и на себя функции ответственного лица). Даты, время, результат проведения контроля заверяются собственноручной подписью ответственного лица (если путевой лист оформляется на бумаге) или УКЭП/УНЭП (при формировании электронного путевого листа) с указанием его ФИО.
Если при предрейсовом/предсменном контроле не выявлены несоответствия требованиям, перечисленным в порядке организации и проведения предрейсового/предсменного контроля технического состояния ТС, утверждаемом Минтрансом в соответствии с п. 2 ст. 20 Федерального закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ, на основании соответствующей записи, внесенной в журнал регистрации результатов контроля технического состояния ТС, ответственное лицо ставит в путевой лист отметку «выпуск на линию разрешен». В противном случае в путевом листе ставится отметка «выпуск на линию не разрешен».
Правило 7. Даты, время и показания одометра при выезде ТС с парковки и его заезде обратно проставляются уполномоченным лицом, назначаемым приказом руководителя организации или ИП (таким лицом может быть и сам ИП, если он совмещает обязанности водителя) (п. 14 Порядка). Даты, время и показания заверяются собственноручной подписью уполномоченного лица (при составлении бумажного путевого листа) или УКЭП/УНЭП (при составлении электронного путевого листа) с указанием его ФИО.
Если на одно ТС оформляется несколько путевых листов отдельно на каждого водителя, то дата, время и показания одометра при приеме-сдаче ТС последующему водителю по окончании рабочего дня (смены) предыдущего водителя:
- проставляются и заверяются собственноручной подписью водителя, принимающего ТС, с указанием его ФИО – при оформлении бумажных путевых листов должны быть;
- УКЭП/УНЭП уполномоченного лица с указанием его ФИО – при формировании электронных путевых листов.
Правило 8. Если организация/ИП использует электронные путевые листы, то при приеме груза для перевозки перевозчик или водитель ТС должен предъявить для сверки грузоотправителю или электронный путевой лист, или его бумажную копию (п. 15 Порядка).
Новый путевой лист: бланк
Актуальной законодательно установленной формы путевого листа нет. Организациям/ИП нужно ее разработать самостоятельно. За основу можно взять унифицированные формы (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 N 78), дополнив их необходимыми сведениями.
Например, в качестве основы можно взять:
- путевой лист легкового автомобиля (Типовая межотраслевая форма N 3) (ОКУД 0345001);
- путевой лист легкового такси (Типовая межотраслевая форма N 4) (ОКУД 0345003);
- путевой лист грузового автомобиля (Типовая межотраслевая форма N 4-С) (ОКУД 0345004);
- путевой лист грузового автомобиля (Типовая межотраслевая форма N 4-П) (ОКУД 0345005).
Утвержденную организацией/ИП форму путевого листа необходимо закрепить в учетной политике.