Составление приказа о проведении в магазине ревизии является одним из обязательных этапов по организации контрольных мероприятий, направленных на проверку работы торгового заведения.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк приказа о проведении ревизии в магазине .docСкачать образец приказа о проведении ревизии в магазине .doc
Зачем проводятся ревизии
Ревизии – важнейшие события в деятельности магазина. Они позволяют:
- провести учет продукции;
- проанализировать наличие продукции и процесс ее реализации;
- проконтролировать правильность оформления отчетной документации;
- своевременно выявить всевозможные злоупотребления, хищения, несанкционированные списания и тому подобные незаконные действия, направленные на обогащение недобросовестных сотрудников.
Благодаря таким мероприятиям в магазине выстраивается финансовая дисциплина, правильно проводятся бухгалтерские операции, учитываются доходы и расходы, вовремя происходят налоговые выплаты, расчеты с работниками и т.д.
Ревизии бывают:
- запланированными, но чаще они внезапны;
- имеют разную длительность и периодичность;
- частичные, когда проверяется какой-то один отдел;
- полные, когда оценивается вся работа торгового заведения.
Кто проводит ревизию
Для проведения ревизии приказом директора предприятия назначается специальная комиссия в количестве не менее трех человек. В ее состав входят представители со стороны руководства компании, в том числе бухгалтер, а также работники магазина, как материально-ответственные лица.
Регламент проверки
Как любое другое контрольное мероприятие, ревизия имеет свой определенный регламент. В каждой организации он индивидуальный, но имеет и некоторые сходные черты.
В период ревизии всегда первым делом проверяется фактическое наличие продукции, ее остатки, затем исследуются чеки, квитанции, журналы и прочие бумаги, имеющие значение для учета проданных товарно-материальных ценностей.
При выявлении каких-либо неясностей у персонала берутся письменные пояснения, после чего делаются выводы и составляется акт о ревизии.
Если по результатам ревизии обнаруживается недостача (что не является редкостью), об этом также составляется акт и устанавливаются виновные в ней лица.
Дальнейшие действия – на усмотрение руководства, но довольно часто происходит взыскание недостающей суммы с продавцов, а также дисциплинарное взыскание, вплоть до увольнения.
Формат и оформление документа
Приказ о проведении ревизии в магазине можно писать в произвольном виде – стандартной формы его на сегодняшний день нет. Однако, это относится не ко всем организациям, в частности, в государственных учреждениях есть свои разработанные и обязательные к применению образцы распорядительных актов, то же относится и к некоторым коммерческим предприятиям.
Если в фирме есть шаблон документа, утвержденный в ее учетной политике, то при написании приказа нужно руководствоваться именно им.
Если говорить об оформлении, то тут также все отдается на откуп составителю: приказ можно сделать печатным или рукописным – при определении законности документа это роли не играет. Правда, в первом случае электронный бланк надо распечатать для того, чтобы все работники организации могли ознакомиться с ним под роспись.
Что касается печати, то штамповать бланк надо только тогда, когда такое требование есть со стороны руководства фирмы.
Кто должен подписать
Под приказом в первую очередь должен расписаться руководитель организации, связано это с тем, что все приказы всегда пишутся от его имени. Также в нем должны «отметиться» сотрудники, в отношении которых он издан и те, кто назначены ответственными за его выполнение.
Что брать за основу
Приказ обязательно должен на чем-то базироваться. Служебные и докладные записки, статьи и пункты закона – это основание, которое дается в виде ссылки на дату и номер того или иного документа.
А вот в роли обоснования, которое также должно присутствовать в бланке, выступают события, которые стали поводом для его создания.
Правила регистрации и хранения приказа
Регистрация и последующее хранение приказа должны быть регламентированы либо локальными нормативными актами предприятия, либо нормами, прописанными в законе.
Если говорить в общих чертах, то сведения о приказе, после издания и ознакомления с ним всех заинтересованных сотрудников, надо внести в специальный журнал учета. Такой обычно находится у сотрудника, близкого к директорату компании. Журнал необходим для того, чтобы при срочной надобности можно было без проблем отыскать нужное распоряжение.
После регистрации приказ следует подшить в отдельную папку, где он должен находиться период, указанный в законодательстве или прописанный в учетной политике предприятия (но не меньше трех лет), а после этого его можно отправить в архив или уничтожить (также по определенному регламенту).
Образец приказа о проведении ревизии в магазине
Если перед вами поставлена задача по составлению приказа о проведении ревизии в магазине, который вы никогда прежде не делали, прочтите внимательно приведенные выше рекомендации и посмотрите пример – на его основе вы без труда составите нужный вам документ.
Вначале все стандартно. Указываются:
- наименование организации;
- название бланка, его номер, место, дату выпуска;
- документ, который послужил основанием для издания приказа (если он есть), а также обоснование.
После этого идет основная часть, куда вносится:
- собственно указание о проведении ревизии, ее дата;
- действия, которые должны быть произведены участниками ревизионной комиссии, их цели и задачи;
- состав комиссии (должности, ФИО работников);
- ответственные за исполнение данного распоряжения сотрудники.
В конце приказ подписывается всеми лицами, которые в него внесены.
Приказ о проведении ревизии в магазине – это распорядительный документ, в соответствии с которым группа сотрудников предприятия осуществляет проверку в торговой точке. Процедура всегда оформляется соответствующими официальными бумагами.
Файлы для скачивания:
Ревизия
Следует отличать ревизию от инвентаризации. Это довольно схожие понятия, однако между ними есть большая разница. Инвентаризация направлена в первую очередь на учёт товарно-материальных ценностей (количество). Ревизия имеет более комплексный характер. Вместе с учётом товара осуществляется проверка учётной документации на момент соответствия закону. Ответственные лица могут быть привлечены к дисциплинарной или даже уголовной ответственности. Действующая редакция Уголовного кодекса определяет в качестве преступлений присвоение и растрату.
Цели проведения
Как уже было сказано выше, основной целью проведения ревизии является проверка товара и «чистоты» учётной документации. Однако можно выделить и факультативные задачи. К ним можно отнести поддержание уровня трудовой дисциплины. Если сотрудники торговой точки будут знать, что в любой момент может нагрянуть проверка, они будут работать лучше.
Как часто проводятся проверки
Частота проведения ревизии определяется руководством организации. На практике можно выделить следующие варианты:
- запланированная проверка один раз в определённый период;
- внезапная проверка.
На практике преобладает именно внезапная проверка. Так администрация магазина не успеет скрыть все факты незаконной деятельности.
Процедура
Ревизия всегда проводится специально назначенной комиссией. Руководитель организации самостоятельно выбирает её состав. Члены комиссии должны обладать определёнными навыками, уровнем образования, степенью квалификации и опытом работы. Рекомендуется назначить юриста, главного бухгалтера, аудитора. Состав комиссии состоит как минимум из трёх человек, один из которых будет представителем администрации торговой точки. Так итоговое заключение будет объективным.
Отдельно в составе выделяется председатель комиссии. Именно это лицо будет отчитываться о проделанной работе перед директором. По итогам проведения ревизии составляется специальный документ, в котором отражаются все нарушения, недостача.
Регламент ревизии
Порядок и сроки проведения устанавливаются руководителем компании и зависят от объёма предстоящей работы. При проведении ревизии магазин придётся закрыть. Каждый день простоя – это определённые убытки для компании. Именно поэтому необходимо осуществить проверку как можно быстрее.
Кто пишет и исполняет приказ
Несмотря на то, что вся распорядительная документация издаётся от имени руководителя компании, фактическим написанием приказа зачастую занимается другой человек. Директор в устной форме поручает эту обязанность одному из своих подчинённых. В теории написать приказ может любой сотрудник, обладающий общим пониманием о работе с официальными бумагами. На практике распоряжение составляет секретарь, кадровик или бухгалтер.
Исполнение приказа о проведении инвентаризации имеет комплексный характер и требует усилий нескольких работников. Исполнителями будут являться все члены комиссии. Они распределят обязанности между друг другом. Председатель комиссии подготовит письменный отчёт.
Форма документа
В настоящий момент законодательство не обязывает руководителей предприятий составлять свои распоряжения, пользуясь какими-то общеобязательными унифицированными бланками. Все приказы пишутся в свободной форме. Следует отметить, что документ в свободной форме также имеет свои определённые особенности. В частности, речь идёт о:
- деловом языке повествования;
- конкретной структуре официальной бумаге;
- обозначении реквизитов;
- подписании документа всеми упомянутыми в нём лицами.
Написать распоряжение можно на чистом листе бумаги или на фирменном бланке компании. Выбор лежит на плечах составителя. Рекомендуется отдать предпочтение именно фирменной форме, так как на ней уже обозначены реквизиты.
Изложить текст приказа допускается как в рукописном виде с помощью чёрной или синей шариковой ручки (но не карандаша), так и в печатном при помощи компьютерных средств. Необходимо учесть, что оба варианта при условии подписания директором будут обладать идентичной юридической силой. Локальным нормативным актом организации может быть закреплено требование о составлении распорядительной документации исключительно в машинописном виде.
Объясняем, как правильно составить приказ
Первый делом следует обозначить реквизиты. В шапке документа указываем наименование организации со ссылкой на её организационно-правовую форму. Ниже по документу пишем слово «приказ», присваиваем ему уникальный номер для внутреннего документооборота. Затем оставляем дату составления распоряжения и населённый пункт, в котором располагается предприятие.
Далее идёт мотивировочная часть. Обуславливаем причину проведения проверки. С красной строки пишем слово «приказываю» и по пунктам обозначаем следующие положения:
- утверждаем проведение проверки в магазине. Указываем его наименование, адрес;
- в целях проведения ревизии создаём специальную комиссию, перечисляем её состав (указываем ФИО и должность согласно штатному расписанию всех членов комиссии);
- ограничиваем временные рамки осуществления проверки. По факту проведения ревизии требуем предоставить письменный отчёт;
- возлагаем ответственность за исполнение приказа. Как правило, эти полномочия передаются председателю ревизионной комиссии.
Примерный образец
Заключительным этапом будет ознакомление всех упомянутых в тексте распоряжения сотрудников с его содержанием под подпись. В последнюю очередь на официальной бумаге свой автограф оставляет директор фирмы, придавая тем самым приказу юридическую силу. С обозначенной даты в магазине начнётся проведение ревизии.
Приказ о проведении инвентаризации — образец заполнения этого документа вы найдете в нашей статье — является основополагающим документом любого инвентаризационного мероприятия. Начать инвентаризацию без него нельзя. Поэтому так важно знать, как он выглядит, какую информацию содержит и как его оформить. Об этом и расскажем в нашей статье.
Задайте ваш вопрос по правилам ведения и заполнения тех или иных видов документации на нашем форуме. Например, как документально оформить инвентаризацию обсуждаем здесь.
Смотрите наш видео-ролик о том, как составить приказ об инвентаризации:
Приказ на проведение инвентаризации ИНВ 22 (бланк)
Прежде чем приступить к мероприятиям сверки присутствующего в компании или у ИП имущества (основных средств, товарно-материальных ценностей, нематериальных активов или материально-производственных запасов) и данных, зафиксированных в ее бухгалтерской базе, следует сформировать соответствующее распоряжение. Оно может иметь как произвольную форму, так и быть созданным на унифицированном бланке формы ИНВ-22, утвержденном постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88. Именно его мы и будем рассматривать дальше.
Важно! Если вы используете самостоятельно разработанную форму, рекомендуется отражать в ней все те же показатели, которые содержит унифицированный бланк, в том числе: персональный состав инвентаризационной комиссии, содержание, объем, порядок и сроки проведения инвентаризации.
Бланк приказа о проведении инвентаризации ИНВ-22 вы можете скачать на нашем сайте по ссылке ниже:
Скачать бланк приказа о проведении инвентаризации
Распоряжение занимает один лист и имеет структуру, отражающую:
- Реквизиты этого документа: указывается название (приказ, распоряжение или постановление), а также присваивается определенный номер и проставляется дата составления.
- Информацию о предстоящей процедуре: ее причины, элементы пересчета (ОС, НМА, МПЗ, денежные средства или ТМЦ), временной промежуток, который будет охвачен ревизией.
- Состав сотрудников (с указанием должности каждого), которые входят в состав комиссии.
Проверь себя: как провести инвентаризацию
Время прохождения около 5 мин.
Пройти тест
Приказ визируется руководителем компании или ИП, после чего его реквизиты заносятся в журнал, предназначенный для регистрации подобных документов (ИНВ-23).
Об оформлении ИНВ-23 читайте в статье «Унифицированная форма № ИНВ-23 – бланк и образец».
В соответствии с приказом по окончании инвентаризации в бухгалтерию передаются все материалы проверки: сличительные ведомости, инвентаризационные акты и описи.
Если у вас есть доступ к «КонсультантПлюс», проверьте правильно ли вы отразили результаты инвентаризации в бухгалтерском и налоговом учете. Если доступа нет, получите пробный онлайн-доступ к правовой системе бесплатно.
Образец приказа об инвентаризации
На нашем сайте вы можете скачать образец заполнения формы ИНВ-22. Ссылка ниже:
Скачать образец заполнения формы ИНВ-22
Как провести инвентаризацию перед годовой отчетностью, детально разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно переходите в Путеводитель по налогам.
Итоги
Распорядительный документ, запускающий процедуру проверки наличия имущества, может быть создан как в произвольной форме, так и на унифицированном бланке формы ИНВ-22. Он содержит все основные данные, необходимые для осуществления инвентаризации. Его реквизиты будут присутствовать во всех документах, составленных в ходе ревизии.