Загрузить PDF
Загрузить PDF
Никто не любит затянутые бесцельные собрания. Если вам необходимо написать повестку дня, то старайтесь не допускать такого развития событий. Составьте четкую повестку дня, определите все темы, которые необходимо рассмотреть, а также время, отведенное на каждый вопрос. Создайте и следуйте плану, чтобы эффективно провести встречу и не тратить ценное время коллег зря.
-
1
Запросите информацию у коллег. Люди будут активнее участвовать в собрании, если позволить им влиять на повестку дня. Выслушайте предложения о том, что следует рассмотреть, и добавьте в документ подходящие вопросы.[1]
- Можно заранее написать электронные письма или встретиться с каждым индивидуально.
- Проведите подготовку за 6–7 дней до собрания, чтобы коллеги успели внести свои предложения. Повестку дня следует завершить за 3–4 дня до мероприятия.
-
2
Определите главную цель или цели. Собрание должно иметь конкретную цель: принять решение, поделиться сведениями, составить планы на будущее или предоставить отчет. В ином случае нет смысла проводить собрание.[2]
- Необязательно ограничиваться одной целью. Например, можно выслушать отчет о ходе работ, чтобы принять важные решения на будущее.
-
3
Сосредоточьтесь на вопросах, которые затрагивают больше пары человек. Если ситуацию можно разрешить при встрече всего двух коллег, то ее не нужно включать в повестку дня. Постарайтесь использовать ценное время на собрании, чтобы решить вопросы, которые касаются всех.[3]
- Например, если вам с коллегой нужно обсудить новый проект, организуйте отдельную встречу.
- Если обсуждать вопросы, которые касаются лишь пары человек, остальные посчитают, что вы зря тратите их время. Вдобавок, собрать вместе большое количество людей всегда сложно, так что воспользуйтесь таким случаем с умом.
-
4
Сократите список вопросов. Необходимо правильно расставить приоритеты. Не всегда возможно рассмотреть все вопросы, поэтому оставьте только самое важное.[4]
- Например, нужно «утвердить сроки проектов», обсудить «отчет о ходе работ», «новые проекты», а также провести «групповое обсуждение идей». Можно решить, что групповое обсуждение идей допустимо перенести на другой раз, если у вас не останется времени.
- Также можно запланировать малые совещания, чтобы решить вопросы, которые не попадают в повестку дня общей встречи.
-
5
В первую очередь рассмотрите самые важные вопросы. При подготовке обычно рекомендуется в первую очередь поднимать самые важные темы. Так все смогут обсудить ключевые вопросы еще до того, как участники выбьются из сил и станут менее внимательными.
- Например, вопрос принятия важных решений может предшествовать отчету о ходе работ (если решения не зависят от результатов отчета).
- Если собрание необходимо закончить пораньше или некоторым участникам нужно уйти еще до завершения мероприятия, то все важные вопросы уже будут решены.
-
6
Очертите время обсуждения каждого вопроса. Никогда не знаешь, сколько продлится обсуждение ситуации, но важно иметь хотя бы общее представление. Учитывайте общую продолжительность совещания и количество вопросов. Самым важным темам следует уделить больше времени, чем остальным вопросам.[5]
- Например, запланируйте 30 минут на отчеты о ходе работ, 10 минут на обсуждение и 10 минут на голосование по новым срокам.
- Если не очертить время, вы не успеете рассмотреть повестку дня. Обдумайте временной план заранее, поскольку может оказаться, что у вас не хватает времени на все выбранные вопросы.
- Определяйте временные рамки с учетом количества участников. Если будет присутствовать 15 человек, а на обсуждение вопроса выделить 15 минут, то у каждого будет меньше минут для того, чтобы высказаться. Это плотный график, даже если не все захотят взять слово.[6]
Реклама
-
1
Начните с заголовка для повестки дня и встречи. Заголовок должен показывать читателю, что он читает повестку дня. Также он должен отражать главную тему встречи. Выберите лучший вариант и укажите в верхней части нового документа. Заголовок должен быть простым и по существу.
- Например, используйте заголовок: «Повестка дня июльского собрания: обсуждение идей по новому проекту», — или: «Повестка дня собрания, август 2019 года: изменение сроков проекта».
- Используйте простой деловой шрифт вроде Times New Roman или Calibri.
-
2
Зарезервируйте время для приветствий. В этой части присутствующие могут поздороваться друг с другом. Также необходимо начать совещание и озвучить главные вопросы.[7]
- Если на встрече присутствует много незнакомых людей, то можно придумать общую тему.
- Если повестка дня предназначена для большой встречи (например, на конференции), то данная часть займет немало времени. На офисном совещании приветствие обычно занимает пару минут.
- Также можно предусмотреть на начало встречи возможные изменения в повестке дня.
-
3
Сформулируйте темы в виде вопросов, чтобы заинтересовать присутствующих. Краткие тезисы могут сбить с толку участников собрания. Вопрос содержит определенный контекст и позволяет обдумать ситуацию наперед.[8]
- Например, вместо слов «Сроки проектов» лучше написать: «Можно ли сдвинуть сроки проекта с учетом повышения спроса?»
- При необходимости каждый вопрос можно снабдить кратким описанием.
-
4
Укажите примерное время напротив каждого вопроса. Указывать время не обязательно, но такой подход поможет людям подготовиться. Например, в случае необходимости они смогут запросить дополнительное время.[9]
- Также участники смогут сократить свои замечания, если времени будет мало.
-
5
Продумайте порядок обсуждения каждого вопроса из списка. Порядок определит ваш подход к темам. Например, если нужно обсудить перенос сроков проекта, то все участники должны будут рассмотреть тему с разных сторон. Сообщите порядок, чтобы все понимали, как будет проходить собрание.[10]
- Например, для вопроса: «Можно ли сдвинуть сроки проекта с учетом повышения спроса?» — можно определить такой порядок: «10 минут на обсуждение текущего состояния дел, 15 минут посвятить вопросу ускорения темпов производства, 10 уделить рассмотрению аргументов за и против, еще 5 минут на голосование по смещению сроков».
-
6
Определите ответственных за каждый вопрос. Укажите, кто должен взять слово при обсуждении конкретной темы. Для человека это не должно быть неожиданностью. Обсудите вопросы заранее и отразите принятое решение в повестке дня.[11]
- Если вы будете проводить все собрание, то укажите этот факт в верхней части повестки дня.
-
7
Зарезервируйте время для почетных гостей. Если на собрании ожидаются гости, которые будут участвовать в обсуждении важных тем, то им необходимо выделить отдельное время. Каждому гостю необходимо посвятить один пункт в повестке дня, даже если они будут участвовать сразу в нескольких темах. Так вам будет проще группировать вопросы и планировать время.
- Лучше связаться с гостями заранее и уточнить время, которое им потребуется. Это позволит вам избежать неловкости и конфликтных ситуаций.
-
8
Оставьте время для других вопросов. Этот пункт повестки дня должен находиться в конце. Таким образом вы сможете поинтересоваться, имеются ли другие неотложные вопросы, которые нужно решить. Вдобавок, участники смогут вернуться к некоторым нерешенным проблемам или уточнить детали.[12]
- Этот пункт покажет участникам, что у них будет возможность затронуть вопросы, которых нет в повестке дня.
- Также можно предусмотреть блок вопросов и ответов.
Реклама
-
1
Укажите подробности встречи. Не забудьте указать время, дату и место проведения совещания. Также внесите имена всех участников, чтобы люди знали заранее, с кем они смогут встретиться и поговорить.[13]
- Также полезно сообщить список тех, кто обычно присутствует на таких собраниях, но в этот раз не сможет посетить мероприятие. Дайте понять, что они не будут присутствовать на встрече.
- Приложите карту и указания для тех участников, которые ранее не посещали место проведения встречи.
-
2
Перечислите предварительные работы, которые следует выполнить до совещания. Возможно, коллегам необходимо прочитать определенные материалы или изучить предложенные решения. Также можно обдумать ряд вопросов.[14]
- Поместите этот блок в нижней части повестки дня. Выделите текст полужирным шрифтом или подчеркиванием, чтобы он не остался без внимания.
-
3
Перед рассылкой убедитесь в отсутствии ошибок. Некоторые участники могут рассчитывать на информацию в повестке дня, поэтому убедитесь в отсутствии ошибок и неточностей. Такой шаг — не просто учтивость, но признак внимания к деталям и уважения к присутствующим.
-
4
Раздайте или разошлите повестку дня за 3–4 дня до собрания. Так коллеги смогут подготовиться к совещанию. Не рассылайте документ слишком рано, чтобы он не затерялся в потоке входящих писем.[15]
- Перед крупными собраниями и конференциями повестку дня нужно обнародовать за несколько месяцев.
Реклама
Советы
- Используйте шаблоны в текстовом редакторе. Многие текстовые редакторы вроде Microsoft Office, Pages для Mac и другие содержат шаблоны разнообразных личных и рабочих документов, которые могут включать повестку дня для собраний. Они помогут вам быстро создать грамотный документ.
- В компаниях нередко используется собственная форма составления повестки дня.
- Придерживайтесь повестки дня, но проявляйте гибкость. Старайтесь, чтобы встреча следовала плану, но поглядывайте на часы. По возможности вежливо переходите к следующим вопросам: «Пора переходить к следующему вопросу, если мы хотим закончить собрание вовремя».
Реклама
Об этой статье
Эту страницу просматривали 57 605 раз.
Была ли эта статья полезной?
Подскажем приемы, которые помогут вам превратить совещания из поглотителей времени в эффективный способ решения задач. Покажем, как можно составить и утвердить повестку дня, как проинформировать о мероприятии участников, как сузить их число, как мотивировать быстрее решать запланированные вопросы.
«Никакие действия, мероприятия или процессы не могут сравниться по важности поддержания здоровья организации с совещаниями. Несмотря на сложившееся в корпоративном мире негативное отношение к совещаниям, именно они имеют решающее влияние на жизнь организации»
Патрик Ленсиони, автор бестселлеров в жанре бизнес-фикшн,
персональный тренер для руководителей крупнейших компаний
Зачем нужны совещания?
Они нужны для обмена информацией, выработки командных решений, оповещения сотрудников о важных переменах… думаю, вы сами можете продолжить этот список. Практика менеджмента показывает, что 90% плодотворных идей возникает при обмене мнениями. Именно поэтому в бизнесе так часто проводятся совещания, конференции, корпоративные собрания и деловые встречи.
И все же очень часто мы воспринимаем совещания как поглотители времени – скучное, утомительное, порой бессмысленное занятие. В некоторых компаниях совещания длятся часами и ничего хорошего после них не происходит. От них устают сами менеджеры, когда после 2-3-часового марафона «выползают» из переговорной с чувством выполненного долга, но без удовлетворения процессом или результатом. Судите сами, если совещание затягивается на лишний час, то при количестве участников в 8 человек в общей сложности теряется 8 рабочих часов, а в пересчете на одного человека – целый рабочий день топ-менеджера.
Кроме того, очень часто руководитель из-за большого количества совещаний не успевает к ним готовиться и за 15 минут до начала перекладывает этот груз на подчиненных. Те вынуждены бросать все свои задачи и включаться в поиски необходимой информации.
Бывает и такое, когда руководители приводят на совещание своих подчиненных, которые «нужные цифры помнят», и эти дополнительные люди сидят и также «совещаются». Но у подчиненных ведь тоже есть свои невыполненные задачи! При этом сотрудники подвергаются стрессу и демотивации, зная, что у них «горит» работа, а они тут теряют время попусту.
Говорят, совещания позволяют понять, без какого количества людей компания может работать. Но, как в каждой шутке, здесь только доля шутки, ибо совещания – лакмусовая бумажка, проявляющая настоящее положение дел в компании. Известный американский экономист Джон Кеннет Гэлбрейт говорил: «Совещания совершенно незаменимы, если вы ничего не хотите делать». А что хотят делать современные менеджеры? Менеджеры хотят общаться, транслировать информацию, взаимодействовать со своими коллегами, делиться мыслями, мнениями, и об этом говорит статистика.
Статистика, собранная англичанами и американцами
Исследование лондонской консалтинговой компании STL Microsoft Training, проведенное в начале 2018 года, показало: засильем совещаний, которое всегда считалось проблемой корпораций, в равной степени страдают малые и средние предприятия. Там подсчитали, что сотрудники компаний в среднем посещают 207 совещаний в год, 67% из которых являются непродуктивными, поскольку участники не достигают поставленных целей.
То, что совещания – это по большей части пустая трата времени, давно понимают и сами управленцы. Опросив 182 старших менеджера компаний, занятых в самых разных сферах, исследователи Университета Северной Каролины выяснили:
- 65% опрошенных считают, что совещания отвлекают их от работы;
- 71% назвал их непродуктивными и неэффективными;
- 62% уверены, что с помощью совещаний не удается сплотить команду.
Совещания часто называют пережитком индустриальной эпохи, когда руководители предпочитали действовать директивными методами, не имели современных средств коммуникации и не слишком заботились об эффективности труда. Но это мнение ошибочно: за последние полвека совещания сотрудников стали и чаще, и длиннее, чем были, например, в 1960-е.
Поэтому, Ларри Пейдж, директор Google, став во главе компании, сразу направил всем сотрудникам электронное письмо «Как эффективно проводить совещания». Его главная идея была следующая: «Скорее всего, вам вообще не нужно совещание». Ларри Пейдж считает, что ни одно важное решение не должно дожидаться совещания. Но если для принятия решения совершенно необходимо собрать вместе сотрудников, то следует сделать это немедленно. Безусловно, если речь идет о действительно важном вопросе (запуск нового продукта, переход на другую технологию и др.), то без совещания не обойтись. Главное, помните, что совещание – это тоже рабочий проект, который требует наличия плана, регламента, проектной команды и четких целей.
Рабочее совещание должно иметь…
В ОАО «Метрострой» мы поняли, что для повышения эффективности совещания оно должно иметь:
…четкую цель и план (повестку)
Нужно определить цели и предупредить участников о плане совещания. Каждый пункт повестки должен формулироваться в виде ответа на вопрос «о чем?», например:
- О подготовке к приему годовой бюджетной отчетности и сводной бухгалтерской отчетности филиалов ОАО «Метрострой» за 2018 год;
- О причине, по которой АО «Вымпел» осталось недовольным сроком выполнения заказа.
Этот классический давно принятый вариант показан в Примерах 1 и 3. Но мы, например, предпочитаем иной вариант, показанный в приложении 1 в Примере 2.
Письменная повестка позволит людям удостовериться, что они не потратят время в бесцельных разговорах, а обсуждаемые вопросы будут относиться к сфере их интересов. Это дополнительно дисциплинирует участников совещания.
В каком порядке размещать вопросы в повестке дня? Тут могут быть разные подходы, в каждом конкретном случае надо искать золотую середину:
- по возможности, располагайте темы повестки дня в таком порядке, чтобы они логично следовали друг за другом;
- на случай, если для совещания не хватит отведенного времени, вопросы в повестке можно отсортировать по убыванию важности (тогда вы успеете обсудить самое главное) или по возрастанию сложности (тогда вы успеете закрыть максимум вопросов);
- конфликтные темы лучше ставить в конец, чтобы как можно дольше поработать в конструктивной атмосфере.
Мы живем в динамичном мире. За время подготовки совещания в результате получения более достоверной и оперативной информации приоритеты могут меняться неоднократно. То, что для нас было актуально несколько часов назад, может стать совершенно неинтересным. Поэтому в рабочих совещаниях не стоит рассматривать утвержденную повестку дня как нечто незыблемое. На этот случай можно рекомендовать разработать процедуру корректировки повестки после ее утверждения, что должно найти свое отражение в Регламенте по проведению совещаний.
Повестка дня рабочего совещания утверждается руководителем, который будет его вести. Далее о ней надо проинформировать участников. Способы, как это можно сделать, на практике встречаются разные:
- на повестке дня можно оформить гриф утверждения с рукописным росчерком руководителя в верхнем правом углу (Пример 1). Далее копия этого документа рассылается по внутренним каналам связи:
- в бумажном виде в качестве приложения к служебной записке человека, который организует данное мероприятие;
- в качестве приложения к такой же служебной записке, но в СЭД;
- в качестве вложенного файла в письмо по электронной почте, в котором описываются все необходимые организационные детали;
- повестка (или единственный вопрос, по которому планируется встреча) может излагаться непосредственно в письме или приказе о проведении совещания, его подписывает руководитель, который будет его вести (Пример 2). Строго говоря, для внутренних коммуникаций больше подходит служебная записка или приказ, но письма в практике некоторых организаций тоже встречаются (например, когда такое «приглашение» надо разослать в территориально обособленные подразделения, т.к. отслеживание отправки и получения писем обычно лучше отлажено);
- для оперативных совещаний повестка может не утверждаться руководителем так официально, она может быть просто изложена и подписана тем, кто информирует о мероприятии участников (Пример 3). Направляться такое послание может через СЭД, электронную почту для оперативности или как-то иначе.
Пример 1. Утвержденная руководителем повестка дня
Пример 2. Информирование о совещании директоров филиалов письмом
Пример 3. Повестка дня официально не утверждается, а просто излагается организатором рабочего совещания
С повесткой дня могут направляться и материалы, которые участникам имеет смысл изучить заранее (справочная информация, проекты решений и документов и т.п.).
Важные организационные вопросы: дата, время и место встречи, – могут отражаться как в повестке дня, так и в документе, с которым она будет направляться («1» в Примерах 1, 2 и 3).
Перед крупными совещаниями имеет смысл информировать еще о составе участников и приглашенных. Но этого точно не стоит делать, когда мероприятия проводятся систематически со стабильным составом участников.
В направляемом приглашении на совещание (каким бы документом это ни оформлялось) желательно попросить получателя подтвердить свое присутствие. Бывают и более сложные случаи: когда руководитель определяет повестку дня и часть участников совещания, а другую часть предлагает определить приглашаемым лицам и заинтересованным в обсуждаемых вопросах подразделениям (см. Пример 2).
Способ утверждения повестки дня и информирования о рабочем совещании участников важно урегулировать во внутреннем нормативном документе, например в Инструкции по делопроизводству или в Регламенте по проведению совещаний. При этом организационные вопросы подготовки и проведения заседаний коллегиальных органов могут регулироваться в положениях о них.
…временные рамки
Суть хорошего управления заключается в четком следовании заранее разработанному плану совещания. Четко придерживаемся цели и регламента. Совещания должны вовремя начинаться и заканчиваться. Это позволяет каждому сотруднику оптимально вписать совещание в собственный график. Когда это правило выполняется, большинство совещаний становится короче.
Оптимальное время для оперативных совещаний – 20–30 минут, для проблемных – не более 2 часов. Если собрание длится дольше, внимание участников все сложнее удержать, начинаются посторонние разговоры, телефонные звонки, перекуры и т.д.
Мы не считаем целесообразным вводить жесткий регламент на выступление каждому. Он, как правило, все равно не соблюдается, потому что в ходе обсуждения могут возникнуть дополнительные вопросы или появиться новая информация. Поэтому мы рекомендуем придерживаться известного подхода в тайм-менеджменте «главное – вперед», т.е. обычно стараемся обсуждать вопросы по убыванию важности и жестко соблюдать общее время совещания. Тогда если что-то и перенесется, это будет второстепенный вопрос. Но в следующий раз участники будут распоряжаться временем эффективнее, а сами, как и их подчиненные, смогут точнее планировать другие дела.
Вот еще несколько блиц-советов:
- лучше проводить совещания чаще, но с короткой повесткой дня, чем редко, но с большим количеством вопросов;
- если в самом начале совещания выяснится, что участники не готовы к нему, потому что им своевременно не предоставили материалы или по какой-либо другой причине, его нужно перенести;
- в приглашении на совещание кроме времени его начала стоит указать точное время его окончания;
- первым пунктом повестки дня стоит ставить вопрос, который решается легче всего;
- заблаговременное определение мест для участников совещания (продуманное председателем и обозначенное табличками) помогает создать деловую атмосферу;
- когда участвуют руководители разных рангов, при обсуждении спорных вопросов слово сначала предоставляется подчиненным, а потом – их непосредственным начальникам.
…минимальное количество участников
Один из законов Мерфи гласит: «Эффективность совещаний обратно пропорциональна числу участников и затраченному времени». Необходимо ограничить круг участников совещания до тех лиц, без участия которых обойтись нельзя. Почему это важно? Стоимость участия в совещании каждого человека должна быть оправдана (а цену часа его работы легко можно подсчитать). Именно поэтому совещание нужно проводить тогда, когда без него обойтись нельзя.
Опыт ОАО «Метрострой» показал, что число участников лучше поддерживать на минимально возможном уровне. Чем их больше, тем выше вероятность, что ход встречи собьется с заранее намеченного. Люди с нужным уровнем осведомленности важны для достижения конечной цели в наибольшей степени, но остальные обычно только тормозят процесс.
Каждый участник должен быть просеян через следующее «сито» вопросов:
- Обладает ли он исключительными знаниями предмета, которыми не обладают другие участники совещания?
- Затрагивает ли обсуждаемая тема его интересы? Не совпадают ли его интересы с интересами любого другого участника?
- Готов ли этот человек к конструктивному обсуждению?
- Достаточно ли будет просто известить этого человека о результатах совещания?
Психологи рекомендуют проводить рабочие совещания группой до 9 человек для максимальной продуктивности работы людей, кроме того, такую группу легче контролировать.
Итак, на идеальном совещании присутствует ограниченное количество нужных людей во главе с руководителем. Если на совещаниях будет слышен только его голос, то зачем ему остальные? Необходимо научить людей высказывать свою точку зрения и свои предложения. Управлять – значит приводить к успехам других. Специалисты лучше руководителя знают ответ на свои вопросы, поэтому только они могут предложить оптимальное решение, а руководитель должен на совещании «выудить из них ценную информацию» и собрать полученные пазлы в общую картину, сделать итоговые выводы (если народ сам не может договориться).
Исключение – информационные и разъяснительные совещания по вопросам, которые касаются работы компании в целом – здесь может понадобиться присутствие всего коллектива. В этом случае информации полагается в основном идти сверху вниз.
…итоги в виде распределения задач
Конечным итогом рабочего совещания является оформление протокола и доведение поручений до исполнителей, контроль их исполнения. В ОАО «Метрострой» мы считаем, что на выходе обязательно надо получить что-то вещественное, даже после оперативного совещания – как минимум мысль, зафиксированную на бумаге. Тогда эта «бумага» становится «протоколом».
В ОАО «Метрострой» поручения создаются в системе электронного документооборота (далее – СЭД) на основе протокола совещания. Этот протокол должен:
- существовать не в устном, а письменном виде;
- быть написан языком, который будет понятен и через 2 месяца;
- по каждому поручению должен быть ответственный за исполнение и назначен реальный срок исполнения.
Все поручения по протоколу совещания мы ставим на контроль в СЭД. Исполнителем поручения может быть выбран 1 или несколько специалистов. СЭД позволяет создавать «мультипоручения» – с одинаковыми атрибутами сразу нескольким сотрудникам. Можно сформировать сложное поручение, в выполнении которого будут участвовать специалисты разных подразделений.
СЭД автоматически отслеживает сроки исполнения, отправляет уведомления всем участникам процесса обо всех действиях с поручениями, а также о просроченных поручениях.
Исполнение поручения по протоколу совещаний завершается проставлением отметки о выполнении. При необходимости добавляется комментарий об исполнении, ссылка на подготовленный документ.
Вместо послесловия
Очень часто задают вопрос, как часто надо проводить совещания? На него вы не найдете ответа по простой причине – сферы деятельности и люди в организациях разные.
Мир не стоит на месте, и продвинутые менеджеры предлагают для решения актуального вопроса сначала воспользоваться телефоном и электронной почтой. Большинство проблем решаются именно так, экономя время самого руководителя и его подчиненных.
Сейчас весь деловой мир постепенно перемещается в интернет-пространство. Многие компании в России уже сегодня используют формат онлайн-совещания, который позволяет участникам общаться, просматривать документы и презентации, находясь каждый на своем привычном рабочем месте (не тратится время на дорогу, все рабочие материалы и документы у каждого под рукой). Конечно, онлайн-совещания не могут полностью заменить очные встречи. Но они особо актуальны для предприятий с несколькими филиалами или представительствами.
Мнение эксперта
Вера Иритикова, профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ
Проведение совещаний связано с реализацией принципа коллегиального управления. Он позволяет привлечь к подготовке управленческих решений самых квалифицированных специалистов организации, причем не только руководителей, но и других сотрудников, оценить все аспекты рисков решения и обеспечить его исполняемость. Проведение совещаний является также современным организационным каналом трансляции корпоративной информации и документов, когда руководитель доводит до сведения сотрудников планы и задачи деятельности, информацию об изменении нормативной базы и правил работы, о важнейших поручениях, о поощрениях и взысканиях сотрудников и т.п. Оперативные совещания помогают также формировать благоприятную служебно-товарищескую обстановку в коллективе.
Коллегиальные органы управления (общее собрание, совет директоров, правление), постоянно действующие комитеты и комиссии, собрания трудовых коллективов обычно действуют на основании положений о них, а их заседания проводятся в соответствии с регламентами их работы. Их работа организуется в соответствии с планом работы или графиком заседаний.
Но управление на основе коллегиальности и проведение совещаний – дорогостоящие методы принятия решений и доведения корпоративной информации до сведения сотрудников. Причем не только за счет стоимости рабочего времени тех, кто участвует, и тех, кто готовит совещания (ассистенты и секретари, ИТ-специалисты), но и за счет других накладных расходов (командировочные, трафик связи, приведение в порядок помещения, вода, канцелярские принадлежности, рассылка, почтовые расходы и т.п.). Поэтому проведение заседаний и совещаний бюджетируется в рамках корпоративного планирования (например, закрепляется в совокупном бюджете административно-хозяйственного подразделения).
Служба делопроизводства и ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях осуществляют документирование заседаний и совещаний, ставят на контроль принятые решения и осуществляют контроль прежде всего по срокам исполнения. Сотрудники службы делопроизводства могут быть секретарями заседаний по должности, если это фиксируется в положении о комитете, комиссии и т.п., или выполнять функцию организации и документирования заседаний и совещаний, если в положение этой службы такая функция включена.
Общепринятой классификации совещаний не существует (лишь для некоторых коллегиальных органов определенные моменты устанавливаются законодательством). Любая организация в рамках самоуправления определяет, какие виды совещаний и заседаний будут в ней проводиться. Все виды и формы проведения совещаний по различным направлениям деятельности должны быть закреплены в регламенте их проведения, который утверждает первый руководитель. Причем необходимо определить, по каким вопросам и в каких управленческих ситуациях проводятся совещания:
- плановые и внеплановые;
- очередные и чрезвычайные;
- рабочие, когда разрабатывается проект решения или конкретные мероприятия по выполнению планов, поручений, задач; «согласительные» по конфликтным ситуациям и проектам, в т.ч. по проектам решений и документов; «информационные», когда до сведения сотрудников всей организации или какого-либо подразделения доводятся существенные для их деятельности сведения;
- совместные – представителей различных комитетов, комиссий и структурных подразделений внутри организации или совместные с представителями внешних организаций, включая контрагентов и организаций-контролеров;
- имеющие значение для деятельности всей организации и оперативные по конкретному вопросу (ситуации), т.н. «планёрки»;
- по форме проведения: очные и заочные. В последнее время активно используются новые технологии: рекомендуется видеоконференция или участие онлайн, а разговоры по Skype используются скорее при проведении оперативных совещаний руководителей структурных подразделений.
Регламент проведения совещаний в организации должен отражать весь алгоритм подготовки, проведения и документирования, а также контроля за исполнением принятых решений. Структура текста регламента может быть следующей:
1. Общие положения. Определяются:
- цели и задачи совещания как метода управления;
- кто из руководителей, на каком уровне управления и какие виды совещаний имеет право проводить (полномочия);
- классификация совещаний, которые проводятся в данной организации, за исключением тех, которые регламентируются положениями и регламентами работы коллегиальных органов управления, комитетов и постоянно действующих комиссий, положением об управлении проектами. Если виды совещаний и формы их проведения в крупной организации будут представлять собой текст большого объема, то он может быть выделен в самостоятельный раздел.
2. Виды совещаний и формы их проведения (это факультативный раздел) устанавливаются по направлениям и вопросам деятельности, полномочиям руководителей и сотрудников.
3. Подготовка совещания. Обычно рассматривается общий алгоритм:
- формирование повестки дня и ее оформление как документа установленной формы (форма повестки дня выносится в приложение к регламенту);
- состав участников и приглашенных, подготовка списка для рассылки приглашений и списка участников (форма списка также оформляется как приложение);
- определение места и времени (начало и окончание) совещания (должны быть указаны в повестке дня);
- способ оповещения участников (телефон, рассылка повестки дня по электронной почте или передача лично в руки, необходимо ли подтверждение участия или нет; письма составляются только для приглашения представителей сторонних организаций);
- подготовка, сроки и форма представления материалов к совещанию, включая доклады и проекты решений (устанавливается в зависимости от вида совещания обязательность текстовых материалов, текстовых материалов и презентаций или только презентаций и т.п.; формы представления доклада, проекта решения, презентации и др. материалов также должны быть приведены в приложениях к регламенту);
- обеспечение или закупка необходимых расходных материалов;
- обеспечение ИТ-поддержки (связь, видеоконференция, компьютеры в месте проведения заседания и др.);
- оформление командировок и т.п.
4. Проведение совещания. Данный раздел обычно фиксирует весь организационный регламент совещания, начиная со вступительной речи руководителя, открывающего совещание, докладывающего о количестве присутствующих и приглашенных в соответствии с заранее подготовленными списками, определения кворума совещания (при необходимости), порядка руководства работой (кто председательствует, кто ведет протокол), времени на доклад, выступления и вопросы, порядка голосования и заканчивая иными процедурными аспектами, включая замещение временно отсутствующих, присутствие технического персонала, составление отчета о проведении совещания с указанием затрат на его проведение (при необходимости).
5. Документирование совещаний. В разделе определяются:
- основной документ совещания – протокол, в котором фиксируются итоги совещания и принятые решения;
- полномочия по подписанию протокола (только руководитель и секретарь или все присутствовавшие – в зависимости от вида совещания);
- кто выполняет обязанности секретаря заседания, ведущего протокол (по должности или назначается на каждом заседании);
- какой вид протокола может составляться (оптимально: краткий протокол на основе фонограммы, где уже все детали зафиксированы);
- где, в течение какого срока и под чьей ответственностью хранится протокол.
Протоколы оперативных совещаний с приложениями обычно хранятся 5 лет в соответствии со ст. 18 (с примечаниями) Перечня 2010 г.1 в зоне ответственности того руководителя, который проводил совещание: в его приемной, у секретаря, у ответственного за ведение делопроизводства в подразделении. Форму протокола необходимо вынести в состав приложений к регламенту. Протокол совещания может оформляться и в электронной форме, в этом случае он подписывается простой электронной подписью руководителя, которая поддерживается СЭД. А для хранения электронного протокола выделяется директория / представление в СЭД с соответствующими правами доступа. Первый руководитель организации имеет право видеть и читать в СЭД абсолютно все протоколы, а каждый руководитель, имеющий право проводить совещания различных видов, – только «свои» протоколы.
6. Контроль за исполнением решений. Краткие протоколы удобно ставить на контроль, в т.ч. в СЭД. Контролируется исполнение каждого принятого решения или поручения, а не документ. Т.е. на основании одного протокола в СЭД должно быть сформировано столько контрольных карточек, сколько содержится в нем решений / поручений. При оценке деятельности подразделений и аттестации сотрудников показатели исполнения решений совещаний учитываются в качестве обязательных KPI.
7. Бюджетирование. В разделе кратко излагается порядок финансирования проведения совещаний и обычно дается ссылка на положение о корпоративном планировании, в котором системно регламентируется финансирование деятельности. Форма отчета о расходах на проведение совещания, который может составляться при необходимости, также оформляется как приложение к регламенту.
Итак, что Повестка дня встречи? Правда в том, что мы все участвовали в собраниях, на которых мы чувствовали себя бессмысленными, даже не понимая, почему мы должны встречаться, чтобы обсуждать информацию, которую можно решить по электронной почте. Некоторым людям, возможно, даже придется посещать собрания, которые тянутся часами без решения каких-либо вопросов.
Однако не все встречи непродуктивны, и если вы хотите эффективно работать со своей командой, встреча с повесткой дня спасет вас от этих вышеперечисленных бедствий.
Хорошо продуманная повестка дня устанавливает четкие цели и ожидания от собрания, гарантируя, что каждый знает свою цель и то, что должно произойти до, во время и после.
Таким образом, эта статья расскажет вам о важности наличия повестки дня встречи, шагах по ее созданию и предоставит примеры (+шаблоны) для использования на вашей следующей встрече.
- Почему для каждой встречи нужна повестка дня
- 8 ключевых шагов для написания эффективной повестки дня встречи
- Примеры повестки дня встречи и бесплатные шаблоны
- Настройте повестку дня встречи с AhaSlides
- Основные выводы
Дополнительные советы по работе с AhaSlides
- 10 распространенных типов встреч в бизнесе
- Протокол заседаний: Лучшее руководство по написанию, примеры (+ бесплатный шаблон) в 2023 г.
- 6 Лучший Лайфхаки для встреч
Почему для каждой встречи нужна повестка дня
Каждому совещанию нужна повестка дня, чтобы оно было продуктивным и эффективным. Повестка дня совещания дает следующие преимущества:
- Уточнение цели и задач встречи, и помогает вести дискуссию целенаправленно.
- Управляйте временем и темпом встречи, убедитесь, что нет бессмысленных аргументов, и сэкономьте как можно больше времени.
- Установите ожидания для участников, а также обеспечить охват всей соответствующей информации и действий.
- Способствует подотчетности и организованности, что приводит к более эффективным и результативным встречам.
Начните за секунды.
Получите бесплатные рабочие шаблоны. Зарегистрируйтесь бесплатно и возьмите то, что вы хотите, из библиотеки бесплатных шаблонов AhaSlides!
🚀 Скачать бесплатно ☁️
1/ Определите тип встречи
Поскольку в разных типах совещаний могут участвовать разные участники, форматы и цели, важно выбрать то, что соответствует ситуации.
- Стартовая встреча проекта: Встреча, на которой дается обзор проекта, его целей, сроков, бюджета и ожиданий.
- Общее собрание: Тип общекорпоративного собрания, на которое приглашаются все сотрудники. Чтобы информировать всех о результатах деятельности, целях и планах компании, а также способствовать ощущению общей цели и направления внутри организации.
- Встреча в ратуше: Общее собрание компании, на котором сотрудники могли задавать вопросы, получать новости и давать отзывы высшему руководству и другим руководителям.
- Совещание по стратегическому руководству: встреча, на которой старшие руководители или руководители собираются вместе, чтобы обсудить и спланировать долгосрочное направление.
- Виртуальная командная встреча: формат виртуальных совещаний команды может включать презентации, обсуждения и интерактивные действия и может проводиться с использованием программного обеспечения для видеоконференций, обмена мгновенными сообщениями или других инструментов цифрового общения.
- Мозговой штурм: творческая и совместная встреча, на которой участники генерируют и обсуждают новые идеи.
- Встреча один на один: Частная встреча между двумя людьми, часто используемая для оценки производительности, коучинга или личного развития.
2/ Определите цель и задачи встречи
Четко объясните, почему проводится собрание и чего вы или ваша команда надеетесь достичь.
3/ Определите ключевые темы
Перечислите ключевые темы, которые необходимо осветить, включая любые важные решения, которые необходимо принять.
4/ Назначить срок
Выделите соответствующее количество времени для каждой темы и всей встречи, чтобы собрание не отставало от графика.
5/ Определите участников и их роли
Составьте список тех, кто будет участвовать в собрании, и укажите их роли и обязанности.
6/ Подготовить материалы и сопроводительные документы
Соберите любую соответствующую информацию или материалы, которые потребуются во время встречи.
7/ Заранее раздайте повестку дня
Разошлите повестку дня всем участникам, чтобы убедиться, что все готовы.
8/ Обзор и пересмотр повестки дня по мере необходимости
Просмотрите повестку дня перед собранием, чтобы убедиться, что она полна и точна, и внесите необходимые изменения.
Примеры повестки дня встречи и бесплатные шаблоны
Вот несколько примеров повесток дня собраний, которые можно использовать для разных типов собраний:
1/ Повестка собрания команды
Дата:
Местонахождение:
Присутствовали:
Цели собрания команды:
- Для обновления хода реализации проекта
- Для обзора текущих проблем и решений
Повестка собрания команды:
- Введение и приветствие (5 минут) | @ВОЗ
- Обзор предыдущей встречи (10 минут) | @ВОЗ
- Обновления проекта и отчеты о ходе выполнения (20 минут) | @ВОЗ
- Решение проблем и принятие решений (20 минут) | @ВОЗ
- Открытое обсуждение и обратная связь (20 минут) | @ВОЗ
- Действия и последующие шаги (15 минут) | @ВОЗ
- Закрытие и организация следующей встречи (5 минут) | @ВОЗ
Бесплатный шаблон ежемесячной встречи с AhaSlides
2/ Повестка дня собрания All Hands
Дата:
Местонахождение:
Attконец:
Цели встречи:
- Чтобы обновить производительность компании и представить новые инициативы и планы для сотрудников.
Повестка дня встречи:
- Приветствие и знакомство (5 минут)
- Отчет об эффективности компании (20 минут)
- Представление новых инициатив и планов (20 минут)
- Сессия вопросов и ответов (30 минут)
- Признание и награждение сотрудников (15 минут)
- Закрытие и организация следующей встречи (5 минут)
Шаблон встречи всех рук
3/ Повестка дня стартового совещания по проекту:
Дата:
Местонахождение:
Присутствовали:
Цели встречи:
- Установить четкие цели и ожидания от проекта
- представить команду проекта
- Обсудить проблемы и риски проекта
Повестка дня встречи:
- Приветствие и введение (5 минут) | @ВОЗ
- Обзор проекта и цели (15 минут) | @ВОЗ
- Представление членов команды (5 минут) | @ВОЗ
- Распределение ролей и обязанностей (20 минут) | @ВОЗ
- Обзор графика и графика (15 минут) | @ВОЗ
- Обсуждение проблем и рисков проекта (20 минут) | @ВОЗ
- Действия и следующие шаги (15 минут) | @ВОЗ
- Закрытие и организация следующей встречи (5 минут) | @ВОЗ
Обратите внимание, что это всего лишь примеры, а пункты повестки дня и формат могут быть скорректированы в зависимости от конкретных потребностей и целей встречи.
Настройте повестку дня встречи с AhaSlides
Чтобы настроить повестку дня встречи с помощью AhaSlides, выполните следующие действия:
- Завести аккаунт: Если вы еще этого не сделали, зарегистрируйтесь АгаСлайды и создайте учетную запись. Или отправляйтесь к нам Публичная библиотека шаблонов.
- Выберите шаблон повестки собрания: У нас есть множество шаблонов повестки дня собрания, которые вы можете использовать в качестве отправной точки. Просто выберите тот, который лучше всего соответствует вашим потребностям, и нажмите «Получить шаблон».
- Настройте шаблон: Выбрав шаблон, вы можете настроить его, добавив или удалив элементы, настроив форматирование и изменив цветовую схему.
- Добавьте пункты повестки дня: Используйте редактор слайдов, чтобы добавить пункты повестки дня. Вы можете добавить текст, вращающееся колесо, опросы, изображения, таблицы, диаграммы и многое другое.
- Сотрудничайте со своей командой: Если вы работаете в команде, вы можете совместно работать над повесткой дня. Просто пригласите членов команды редактировать презентацию, и они смогут вносить изменения, добавлять комментарии и предлагать изменения.
- Поделитесь повесткой дня: Когда вы будете готовы, вы можете поделиться повесткой дня со своей командой или с посетителями. Вы можете поделиться ссылкой или с помощью QR-кода.
С AhaSlides вы можете легко создать профессиональную, хорошо структурированную повестку дня встречи, которая поможет вам не сбиться с пути и достичь целей встречи.
Основные выводы
Надеемся, что следуя этим ключевым шагам, примерам и шаблонам AhaSlides, вы сможете создать хорошо структурированную повестку дня собрания, которая поможет вам достичь своих целей и задач.
Деловое общение — неотъемлемая составляющая деятельности руководителя, подразумевающая обсуждение текущих вопросов, обмен информацией, получение обратной связи и выработку единой стратегии действий компании. Это своеобразный инструмент управления бизнесом со строгой этикой поведения и конкретными целями. Принято выделять следующие формы делового общения:
- Деловая беседа — обмен или передача данных о функционировании бизнеса двумя или несколькими сотрудниками.
- Собрание — обсуждение коллективом (обычно с участием начальников подразделений) стратегически важных вопросов.
- Переговоры — процесс с целью заключения значимого для двух сторон договора, контракта, соглашения.
- Дискуссии — групповой метод поиска нестандартных идей для решения проблемы, споров.
Деловые совещания проводят для повышения эффективности рабочих процессов, совместного преодоления трудностей и постановки новых задач для развития бизнеса. Используя специальный сервис для отчетности, вроде Projecto, можно сделать совещания более продуктивными и добиться нужного результата благодаря грамотной организации. Projecto поможет составить повестку совещания, отследить занятость и загрузку подчиненных, руководства. Это удобная система для управления проектами и безопасного хранения данных.
Деловые совещания: цели и задачи
В российских компаниях практикуется еженедельное проведение совещаний-планерок для предоставления отчета о проделанной работе и определения дальнейших планов. Поводом для внепланового собрания может послужить возникновение на предприятии сложной ситуации. Совещание необходимо для передачи информации, оценки ситуации и реакции сотрудников, корректировки действий структурных подразделений, поиска решений.
Такой формат делового общения позволяет развивать и проводить политику компании, отслеживать коллективные результаты, совместно решать поставленные задачи, анализировать деятельность всех отделов. Приоритетными являются стратегические задачи, о выполнении которых отчитываются руководители подразделений.
При должной подготовке и планировании со стороны руководителя совещание будет плодотворным. Необходимо четкое понимание целесообразности проведения собрания, точное определение целей, задач и числа участников, формулирование предмета обсуждения.
Участники мероприятия должны быть оповещены о сути проблемы, поэтому им следует заблаговременно отправить повестку — документ, содержащий следующую информацию:
- тема и цель мероприятия;
- перечень вопросов для обсуждения;
- продолжительность встречи;
- место организации;
- список докладчиков с должностями;
- порядок докладов.
Подготовка к проведению совещания
Зачастую собрания организованы плохо, поэтому не приносят нужного результата. Во многих компаниях они стали обыденными и утратили смысл. Для повышения эффективности совещаний необходимо придерживаться следующих правил:
- составление подробной повестки с указанием целей, этапов мероприятия;
- активное вовлечение сотрудников, распределение участников;
- фокусирование только на важных темах, без лишних эмоций;
- максимально ясные ответы с разъяснениями профессиональных терминов;
- выступление руководства в конце для подведения итогов и независимых суждений.
Классификация деловых совещаний
Собрания различаются в зависимости от:
- направления — административные, общественные, научные и др.
- назначения — выработка решений, постановка и разъяснение задач, подведение итогов и оценка деятельности, оперативные (диспетчерские);
- масштаба и численности — узкие (до 5 сотрудников), расширенные (до 20 участников), представительные;
- частоты проведения — разовые, периодические, на постоянной основе;
- места организации — на выезде, на предприятии.
При тщательном планировании и составлении повестки совещание пройдет успешно и будет эффективным. Однако при возникновении проблемных ситуаций на предприятии требуются оперативные собрания. Тогда руководитель вынужден реагировать незамедлительно, поэтому персонал собирается в срочном порядке.
Форма проведения совещаний также различается:
- Диктаторские — односторонняя коммуникация от лица руководителя с раздачей указаний, быстрым принятием решений, сохранением иерархии.
- Автократичные — предоставление сотрудниками отчета о проделанной работе по спланированной повестке, выяснение актуальных вопросов.
- Сегрегативные — руководитель выбирает определенных сотрудников для доклада.
- Дискуссионные — свободное обсуждение вопросов группой до 15 человек, коллективный поиск решения.
- Произвольные — обсуждение текущих проблем проекта без конкретной повестки и организации.
Ошибки при организации рабочего собрания
Главными ошибками при организации делового совещания являются:
- отсутствие ключевой темы;
- нет предварительного посвящения в суть проблемы;
- разный объем и тематика проблем в плане;
- отступление от повестки и переход к внеплановым вопросам.
Как оформить повестку совещания
Чтобы собрание принесло результат, необходимо следовать четкому плану и уметь правильно расставлять приоритеты. В специализированной программе Projecto есть образцы, которыми можно воспользоваться для оформления повестки дня совещания.
Планируйте свою деятельность и загрузку, отслеживайте занятость сотрудников с помощью бизнес календаря Projecto. Программа позволит отобрать участников для мероприятия, распределить обязанности по подготовке, составить четкий план и определить ключевые цели. В Projecto подготовлен удобный шаблон для проведения коллективных обсуждений, благодаря которому вы сможете делать следующее:
- Формулирование целей и задач совещания.
- Составление четкой повестки.
- Подготовка списка участников.
- Установление продолжительности события.
Projecto поможет сохранить всю полезную информацию о проведенных собраниях, личные дела и планы в одном интерфейсе. Так, в системе будут размещены списки участников, указаны записи документов, перечислены поставленные задачи и сделанные выводы. После успешной интеграции системы Projecto в работу компании вы сможете проводить собрания с максимальной пользой.
Деловое общение важная часть рабочего процесса. Оно имеет строгую этику и преследует конкретные цели. Давайте подробно изучим, что же такое повестка делового совещания.
- Деловая беседа — обсуждения двух или более коллег на тему возникшего рабочего вопроса;
- Собрание — коллективное обсуждение возникших трудностей в процессе деятельности;
- Переговоры — подразумевают под собой необходимость прийти к согласию двух сторон;
- Дискуссии — “мозговой штурм”, в который вовлечены все сотрудники для поиска неординарных решений проблемы.
Для эффективного ведения бизнеса и дел в компании, необходимо устраивать периодические деловые совещания. Такие собрания позволяют на месте разобраться с трудностями и определить дальнейший вектор движения организации. Удобней всего это делать в специальных программах для ведения отчетности, например, Projecto. С его помощью можно составить повестку дня совещания и хранить все данные в одном месте.
Необходимость проведения делового совещания
Проведение деловых совещаний требуется в нескольких случаях:
- необходимо обменяться важной информацией
- для выявления мнений и альтернатив
- чтобы проанализировать возникающие сложные ситуации
- для принятия решения по поводу общих вопросов.
Чтобы провести совещание, которое принесет максимальную пользу, руководители должны подготовиться. Нужно определить, есть ли острая необходимость в проведении собрания, можно ли решить возникшие вопросы по телефону. Если проведение встречи необходимо, далее определяют, кто из сотрудников будет присутствовать и какие темы нуждаются в обсуждении.
Менеджеры определяют цели проведения собрания и какие задачи необходимо решить в процессе. Основные цели и задачи:
- поддержание политики компании
- анализ проведенной деятельности и назначение новых задач
- решение серьезных вопросов, требующих обсуждения
Всем участникам заранее высылается повестка проведения — официальный документ, в который входит следующая информация:
- тема совещания
- цель проведения
- список обсуждаемых вопросов
- время начала и конца встречи
- место, где будет проходить обсуждение
- список участников
- регламент докладов.
Правила проведения совещаний
Обсуждение не должно проходить впустую. Все вопросы должны решаться оперативно, а сотрудники максимально вовлекаться в процесс работы. Руководству необходимо следовать нескольким основным правилам организации деловых собраний:
- Четко распланируйте повестку и распределите отвечающих.
- Старайтесь не сводить разговор к сторонним темам.
- Избегайте лишней эмоциональности.
- Отвечающие должны предоставить максимально понятную для всех информацию. Если в речи присутствуют профессиональные термины, необходимо их разъяснить или заменить.
- Руководство высказывает свое мнение в самом конце совещания, чтобы не влиять на решение сотрудников.
Виды совещаний
Основное отличие деловых встреч в тематике проведения, приглашенных лицах и форме проведения. Выделяют несколько типов собраний:
- по направленности
- по масштабности
- по регулярности проведения
- выездные и местные
Если тщательно спланировать совещание, оно будет эффективным. Однако, при возникновении непредвиденных обстоятельств, может потребоваться проведение оперативного собрания. Руководство собирает сотрудников в срочном порядке, чтобы моментально разобраться в появившейся проблеме.
Есть несколько способов решения вопросов на внезапном совещании:
- принятие решения после высказывания всех точек зрения;
- решение принимается в пользу наиболее подходящего;
- руководство нашло решение вопроса и высказывает его с целью утверждения другими сотрудниками.
Классификации совещаний
Собрания классифицируются по формам проведения:
- Диктаторские
Для такой формы характерна односторонняя коммуникация от лица руководства. Начальник собирает подчиненных, высказывает свою точку зрения и раздает указания. В таком случае четко сохраняется иерархия, а решения принимаются максимально оперативно. - Автократичные
Такой формат имеет общие черты с диктаторским. Руководитель задает вопросы, сотрудники отчитываются четко по назначенной повестке. Количество присутствующих ограничено. - Сегрегативные
Начальство выбирает, кто из участников собрания будет предоставлять отчет или отвечать на вопросы на повестке. - Дискуссионные
Решения принимаются сотрудниками, выбранными для участия, обычно не более 15 человек. Все высказывают свою позицию свободно. В таком случае ответственность за принятие решений полностью ложится на участников, и все погружаются в обсуждение. - Произвольные
Такие совещания проводятся для решения текущих вопросов по теме проекта. Они не имеют определенной повестки и организатора. Участие в них принимают те сотрудники, чья деятельность напрямую связана с текущим проектом.
Ошибки в проведении делового совещания
При возникновении необходимости в проведении деловых мероприятий, руководство может допустить несколько основных ошибок:
- не определена главная тема
- участники не подготовлены к обсуждению
- вынесение на обсуждение вопросов разного объема и содержания
- рассмотрение внезапно возникших вопросов, не вписанных в изначальную повестку.
Как сделать повестку дня для совещания
Для проведения эффективного собрания необходимо придерживаться четкого планирования и расставления приоритетов. Оформить повестку дня совещания можно по образцу Projecto.
Составляйте списки участников, делегируйте обязанности и расставляйте важные цели. Projecto предлагает придерживаться удобного шаблона для проведения коллективных обсуждений:
- Оформите список целей и задач совещания.
- Распишите основную повестку.
- Назначьте участников.
- Установите время и контролируйте регламент.
Projecto позволяет хранить все необходимые данные о проведенных обсуждениях. Записи документов, кто присутствовал, какие задачи были поставлены по итогу и какие выводы сделаны. Интегрируйте Projecto в работу своей компании, и все встречи будут приносить максимальную пользу.