Как составить план поездок для руководителя

Материалы на данной страницы взяты из открытых истончиков либо размещены пользователем в соответствии с договором-офертой сайта. Вы можете сообщить о нарушении.

Если перед вами стоит задача сделать процесс организации деловых поездок в компании более эффективным, то эта статья для вас. На основании многолетнего опыта и изучения лучших мировых практик мы сформулировали 5 основных шагов на пути к эффективной организации деловых поездок.

Прежде, чем делать какие-то шаги в сторону улучшения процесса организации поездок, важно понять, что именно вы хотите изменить, что сейчас работает не так, как хотелось бы? 

Насколько близки вам следующие проблемы:  

• Процесс бронирования поездок состоит из длинных цепочек писем и занимает все ваше рабочее время, снижая продуктивность по основным задачам.
• Вам приходится отвечать на поздние ночные звонки для решения проблем командированных сотрудников, внесения изменений в план поездки или отмены бронирований.
• Команда администраторов перегружена ворохом счетов и документов.
• Финансовый отдел пытается понять, кто тратит деньги на какие поездки и почему.
• У вас нет тревел политики или она есть, но ее никто не читает и не соблюдает.
• Финансовый отдел жалуется на задержки документов, подтверждающих расходы или их недостаточность.
• Сотрудники недовольны предложенными вариантами поездки и зачастую требуют изменить условия, которые выходят за пределы обозначенного бюджета.
• В попытках сэкономить деньги, билеты и номера в отелях бронируются на сайтах, что превращает управление корпоративными поездками в трудоемкую задачу.
• Не хватает дешевых авиабилетов и отелей при бронировании поездок.

Если в каких-то из этих пунктов вы видите проблемы своей компании, которые хотели бы решить, то начните свой путь со следующих пяти шагов:

Шаг 1. Постройте эффективные взаимоотношения с агентством деловых поездок. Вам будет сложно добиться трансформации без надежного партнера. Первый шаг в управлении деловыми поездками современным способом – построить сотрудничество, основанное на партнерстве, прозрачности и простоте. Эффективность ваших новых взаимоотношений будет зависеть от того, насколько точно вы обозначите задачи и желаемый результат.

Шаг 2. Обеспечьте командированным сотрудникам поддержку в режиме 24/7. Каждый человек нуждается в полноценном сне и отдыхе, поэтому быть на связи со своими сотрудниками 24/7 физически невозможно. К вам могут обращаться за отменой, изменениями и другими запросами по ночам и в выходные дни, и, если вы недоступны для помощи, командированные сотрудники «застревают» в ожидании поддержки, что в конечном итоге стоит бизнесу времени и денег. Логичное решение – положиться на партнера, который может предоставить поддержку в поездках 24/7. 

Шаг 3. Создайте тревел политику и рабочий процесс утверждения расходов. Современное управление поездками без заранее определенных правил работы невозможно. Наличие тревел политики дает три преимущества: помогает сотрудникам в организации деловых поездок; определяет порядок оформления и контроля командировочных расходов; обеспечивает комфорт и безопасность сотрудников, выезжающих в командировки.

Шаг 4. Настройте и используйте отчеты о командировочных расходах. Эффективное управление командировками — задача не только административной команды. Финансовый и операционный отдел также должны принимать активное участие. Используя центры затрат, характеристики, вы можете получать интеллектуальные отчеты, которые помогут финансовой команде выявлять тенденции, лишние расходы и возможности для оптимизации бюджета.

Шаг 5. Настройте взаимодействие между администраторами и финансистами. Самое главное в современном управлении деловыми поездками – это то, что оно обслуживает всю компанию. Если ваш процесс утверждения требует действий со стороны администратора и финансового отдела, постарайтесь сделать его максимально простым. Обеспечьте финансовому отделу консолидированные счета на оплату и реестры с подробной информацией.

Содержание всех пяти шагов мы более подробно описываем в нашей брошюре «Рекомендации по эффективной организации деловых поездок», которую вы можете скачать бесплатно и изучить в удобное для вас время.

Как Travel plus может помочь сделать процесс организации деловых поездок в компании более эффективным:

1. Предоставлять услуги по принципу «Одно окно – одно письмо».

2. Предоставить доступ к HotelPlus – платформе для самостоятельного бронирования отелей и трансферов в Казахстане.

3. Оказывать круглосуточную поддержку 24/7 (даже когда вы спите!).

4. Предоставлять консолидированный счет на все услуги.

5. Готовить набор реестров и отчетов для вашей финансовой команды.

6. Анализировать данные и составлять рекомендации по сокращению расходов.

7. Экономить годовой бюджет компании на поездки до 30%.

8. Контролировать исполнение тревел политики и проводить запрос авторизации поездок.

9. Предоставлять услуги быстро и качественно согласно SLA.

10. Предоставлять доступ ко всем авиакомпаниям и неограниченному количеству отелей по всему миру.

11. Предоставлять доступ к тарифам, недоступным на открытом рынке.

12. Оказывать услуги команды в Казахстане в городах Алматы, Нур-Султан, Атырау, Актау, Актобе. 

13. Обеспечить поддержкой партнерских офисов сети BCD Travel в 109 странах мира.

Современные наборы решений и инструментов организации бизнес-поездок востребованы и популярны на прогрессивных рынках. И если вы воспользуетесь всеми возможностями, которые уже сегодня могут предоставить агентства деловых поездок на территории Казахстана, то вам будет проще достигать больших успехов на пути к своим целям.

Обложка: ru.freepik.com

Юридический адрес: Москва, 1-й Щемиловский переулок, д. 16, стр. 2, подъезд 4, офис 38

Фактический адрес: Москва, 1-й Щемиловский переулок, д. 16, стр. 2, подъезд 4, офис 38 (схема проезда)

Почтовый адрес: 127055 г. Москва а/я 75

Тел.: +7 (495) 258-08-15, (965) 242-51-98

E-mail: podpiska@profiz.ru

Деловые поездки — неотъемлемая часть бизнеса. Командировки за границу к деловым партнерам, посещения международных инвестиционных форумов, участие в региональных выставках, визиты вежливости к компаньонам-подрядчикам — в среднем за год на компанию приходится от нескольких десятков до нескольких сотен поездок. И каждое выездное мероприятие связано с массой организационных вопросов, которые нужно срочно решить и, желательно, с минимальными затратами времени и средств. Возможно ли это?

Должность тревел-координатора (или тревел-менеджера) уже давно перестала быть экзотичной. В штате практически каждой компании состоит специальный человек, главная задача которого — организовывать деловые поездки и отвечать за то, чтобы шеф долетел до места назначения в салоне бизнес-класса, поселился в гостинице, соответствующей его статусу, ездил на переговоры в удобной для себя машине, а свободное от дел время проводил  с пользой и удовольствием. Так как во время поездки шефа традиционно сопровождают первые (а иногда и вторые) лица компании, то менеджеру по организации деловых поездок необходимо позаботиться и о группе сопровождения. При этом он должен максимально сэкономить деньги компании и соблюсти ее travel policy — свод рекомендаций и требований относительно того, каким классом какой менеджер должен по статусу лететь в самолете, должен ли он ехать в поезде в купе или СВ и в какого класса отеле ему полагается остановиться. Так как идеально организовать путешествие не под силу ни одному, даже самому расторопному менеджеру, на помощь приходят специальные агентства по организации деловых поездок.

Могут все?

«Основная задача агентства по организации деловых поездок, и нашего в том числе — решение бизнес-проблем, связанных с туристической составляющей компании-клиента: бронирование и оформление авиа- и железнодорожных билетов, размещение в гостиницах, организация транспортного обслуживания, консультации по визовым и миграционным вопросам, а также организация мероприятий (MICE — Meetings, Incentives, Conferences and Events) — все это входит в спектр услуг, предоставляемых корпоративным клиентам, — рассказывает Директор Департамента по работе с корпоративными клиентами, компании «Тревел Менеджмент Консалтинг» Юлия Кропивка. — MICE-направление следует отметить особо, потому что  организация корпоративных деловых и развлекательных мероприятий всегда связана с привлечением дополнительных ресурсов, как трудовых, так и творческих. Особенно это касается мероприятий с большим количеством участников, которых нужно не только накормить-напоить, но и развлечь, причем так, чтобы каждому было и весело, и интересно».
«Сотрудничество с тревел-агентством позволяет значительно сократить затраты, повысить эффективность организации поездок, упростить финансовую и бухгалтерскую отчетность, — делится опытом специалист по работе с корпоративными клиентами компании «Интураэро» Сергей Федореев. — Помимо полного спектра услуг, предлагаемых агентствами: оформление авиабилетов (в том числе электронных и PTA), оформление железнодорожных билетов, бронирование отелей, транспортное обслуживание в России и за рубежом, оформление приглашений для иностранцев, оформление виз для граждан России, организация VIP-встреч и проводов в аэропортах, организация корпоративных мероприятий — в агентствах, существующих на рынке продолжительное время и имеющих богатый опыт, предоставят статистическую и аналитическую отчетность, предложат заключить трехсторонние договоры с авиакомпаниями на предоставление скидок для заказчика».

Агент 007

Мнение, что агентства наживаются на наивных и неопытных клиентах, бытует ровно столько, сколько существует это направление бизнеса, а именно с 1993 года, когда в Москве открылись первые фирмы по организации деловых поездок. Это мнение неверно лишь отчасти. По крайней мере, нам стали известны некоторые уловки агентств, имеющие кодовое название «скрытые сборы».

Уловка № 1. Агентство предлагает вам билеты на самолет по цене, на 300 рублей превышающей стоимость, указанную в билете. На справедливый вопрос о том, почему цены отличаются, следует загадочный ответ: «300 рублей — обязательный сбор ТКП». Что за ТКП такое?
Комментирует Сергей Федореев из агентства «Интураэро»: «ТКП (Транспортно-клиринговая палата) — это исполнительный орган управления в системе взаиморасчетов на воздушном транспорте, который был учрежден авиакомпаниями России и стран СНГ почти 15 лет назад. Главной целью ТКП является обеспечение расчетов по выручке между агентствами и авиаперевозчиками. В настоящий момент ТКП объединяет свыше 200 авиакомпаний, таких как «Уральские авиалинии», «Авиационные линии Кубани», ГТК «Россия», «Владивосток-авиа» и другие. Но никаких сборов с авиапассажиров ТКП не практикует. Так что повышение цены на билет — полностью на совести агентств, которые практикуют скрытые сборы».

Уловка № 2. Агентство предлагает вам несоразмерно большие по сравнению с существующими в аналогичных агентствах скидки на бронирование билетов и мест в отелях. На самом деле в основе любой скидки лежит накрутка. То есть агентство увеличивает стандартную стоимость билета, предположим, на 15%, а вам в честь очередной «акции» предлагает скидку в 10%. В результате вам кажется, что вы сэкономили, а агентство получает не только деньги, но и довольного клиента.

Уловка № 3. Агентство предлагает вам уплатить комиссионные за бронирование места в гостинице. На самом деле гостиница сама платит агентству за то, что оно обеспечивает заполнение номеров, и если вы соглашаетесь платить за «гарантию поселиться в лучшем номере отеля», то агентство получает деньги с двух сторон: и с вас, и с гостиницы.
Справедливости ради отметим, что тревел-агентства с хорошей деловой репутацией не позволяют себе подобных скрытых сборов. Вот как комментирует этот вопрос  Юлия Кропивка: «Агентства по организации деловых поездок работают по «прозрачной схеме» взаиморасчетов, все сборы взимаемые с клиенты фиксируются как в договоре, так и в предоставляемых бухгалтерских документах. Гостиничная инфраструктура в России, увы, плачевна и найти доступные номера по доступной цене в гостинице, особенно в Москве – проблематично, поэтому кто кому платить должен, еще вопрос. Если гостиница платит агентству комиссию, с клиента дополнительных сборов не взимают. Данными уловками пользоваться не имеет смысла, так как все работают в условиях рынка, и сравнить цены не составляет труда. Тем более что агентство рассчитывает на долгосрочное сотрудничество, и не в его пользу обманывать клиента».

Интересно, но невыгодно!
Заработать много денег исключительно на организации бизнес-путешествий не удастся. По официальным данным, рентабельность рынка этих услуг составляет 4,5%, а чистая прибыль — и вовсе 1,5-2% от оборота. Конечно, если не учитывать скрытых сборов, которые на самом деле являются чистой воды мошенничеством. Столь скромные бизнес-показатели объясняются тем, что главным источником дохода этих агентств являются, прежде всего, комиссионные от авиакомпаний и гостиниц за пользование их услугами.
Отсюда и относительно небольшое количество компаний, которые занимаются организацией деловых поездок.
«В Москве наберется от силы 40 фирм, которые покрывают 80% спроса на подобные услуги, — рассказывает Сергей Федореев. — Можно сказать, что эта ниша заполнена, а новые игроки если и появятся, то особой конкуренции нам не составят. Во-первых, технологии у всех примерно одинаковые, во-вторых, у тех, кто первым вышел на рынок организации бизнес-поездок, связи крепче и надежнее, а в-третьих, не так-то просто найти профессионалов в нашем деле. Вчерашним студенткам институтов туризма приходится работать несколько лет, чтобы освоить нюансы и изучить специфику нашего бизнеса. Да, организация бизнес-путешествий не самый выгодный бизнес, потому что основной доход составляют комиссионные от авиакомпаний и гостиниц, но зато он очень динамичный и интересный».

Выгоды, риски, страховки
Главное и безусловное достоинство всех агентств по организации деловых поездок — экономия времени тревел-менеджеров больших и малых компаний. То, на что непрофессионал потратит несколько дней, опытный сотрудник агентства организует за несколько часов. При этом даст гарантию, обеспечит доставку документов в офис и позаботится о том, чтобы учесть такие, казалось бы, незначительные пожелания клиента, как кресло в самолете у окна. Второй, не менее важный момент — соответствие затрат на поездку выделенному для этого финансированию. «Сейчас, когда строка «travel» в бюджетах крупных компаний значится на третьем-четвертом месте, вопрос экономии затрат на деловые поездки становится как никогда актуальным, и в интересах любого клиента — оптимизировать связанные с этим издержки, — объясняет Юлия Кропивка. — Простой пример. Вы часто летаете в определенные города самолетами определенной авиакомпании. Ведя и анализируя статистику приобретаемых услуг, агентство, выступая перед поставщиком услуг от имени вашей компании, может согласовывать привлекательные тарифы, закрепив их дополнительным соглашением между всеми сторонами — участницами договора. Казалось бы, это элементарные вещи, но комбинируя и анализируя такие параметры можно достичь существенных результатов в уменьшении расходов компании».
Что же касается рисков, то главная опасность для клиента – ошибиться в выборе агентства. Если вам не повезет, и вы свяжетесь с неопытным игроком на рынке, вполне возможны такие неприятности, как несоответствие между датами закрытия визы и отлета, отсутствие трансфера по прибытии, незабронированные места в гостинице и, как следствие, отказ при поселении…
При этом само агентство, отказываясь от забронированных мест в отеле, поезде или самолете, практически ничем не рискует.
В этом случае штраф гостинице или авиакомпании платит клиент. Обратите внимание, что некоторые агентства взимают неустойку и за свое напрасно потраченное на клиента время.

Мнение эксперта
Как правильно выбрать агентство по организации деловых поездок?
Юлия Кропивка, Директор Департамента по работе с корпоративными клиентами
«Тревел Менеджмент Консалтинг»:

— На российском рынке многие компании еще не готовы дорого платить за услуги, так как со стороны сложно оценить все усилия, затраченные на их предоставление.
И многие тревел-компании ориентируются на финансовую составляющую услуг, выбирая самые «интересные» по цене предложения, забывая о качестве, включающем в себя оперативность и актуальность предоставленной информации. Также не забывайте, что компетентное агентство должно самостоятельно анализировать и оптимизировать затраты вашей компании. Мои личные рекомендации: при выборе агентства ориентируйтесь не только на стоимость услуг и предоставленную  информацию, но и на ощущения от личного знакомства с его сотрудниками. Знакомство «на территории» агентства позволит вам оценить рабочую обстановку в коллективе, который будет вас обслуживать.

По материалам журнала Office Magazine