Образец оформления делового письма Факсы
Все больее широкое распространение
сейчас получили быстрые средства связи,
в частности факсимильная связь. С ее
помощью передаются телефаксограммы
(факсы).
Факс— документ, полученный с
помощью специального аппарата (телефакса)
по телефоным каналам связи. Факс является
по сути копией переданного документа.
По телефаксу могут быть переданы любые
виды документов и приложений к ним:
таблицы, чертежи, схемы, рисунки,
фотографии. Однако факсы в большинстве
случаев являются разновидностью деловой
переписки между деловыми партнерами и
организациями. Оформление факса
осуществляется аналогично оформлению
делового письма, только в реквизитеАдресатвместо почтового
адресауказывается код города и
номер факса получателя.
Дополнительными данными, которые
проставляет сам аппарат (телефакс)
являются:
— код отправителя
— дата и время
передачи, а также ее длительность
— номер телефакса,
с которого передана информаия
— количество
переданных страниц
Если полученные факсы содержат важную
информацию и предназначены для длительного
использования, их необходими скопировать,
потому что факсовая бумага многих
факсимльных аппаратов недолговечна. В
дорогих факсимильных аппаратах, в
которых используется обычная бумага,
копирование необязательно.
|
|
Образец оформления факса Рекомендации к составлению служебных писем и факсов
Начало письма или факса может иметь
следующие варианты обращения:
Уважаемый Игорь Леонидович!
Господин Зорин!
Игорь Леонидович!
Уважаемый господин Зорин!
Уважаемые господа! (употребляется,
когда неизвестны имена получателей
письма)
Затем уместны были бы слова благодарности:
Мы были рады получить Ваше письмо
Большое спасибо за факс от 04.06.00
Подтверждаем с благодарностью получение
Вашего письма
Большинство писем продолжается далее
словами:
В связи с …
Согласно контракту от … N …
В соответствии с …
Если в заголовочной части письма-ответа
заполнен реквизит «ссылка на номер
и дату входящего документа», то не
следует повторять ссылку на документ
в тексте письма.
В зависимости от темы письма (факса)
используются следующие обороты:
Отправка груза, документа
Отправляем Вам …
Ставим Вас в известность …
Высылаем Вам …
Напоминание
Напоминаем Вам …
По истечении … срока предложение нашей
фирмы теряет силу
Подтверждение
Концерн … подтверждает получение …
Подтверждаем, что партия ТНП получена
…
Извещение
Сообщаем Вам, что …
Ставим Вас в известность, что …
Извещаем Вас, что …
Просьба
Пожалуйста сообщите …
Просим оплатить в течение … банковских
дней …
Мы будем благодарны, если Вы …
Гарантия
Оплату гарантируем.
Качество продукции наша фирма
гарантирует.
Предложения
Мы рады предложить Вам …
Предлагаем Вам …
Мы можем рекомендовать …
Мы уверены, что Вы заинтересуетесь …
Отказ
К сожалению, Ваша просьба не может быть
удовлетворена по следующим причинам
…
К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу
в ближайшее время мы не можем из-за …
К сожалению, мы не можем принять Ваше
предложение из-за …
Предупреждение
Фирма оставляет за собой право обратиться
… , если Вы …
Задержка поставок может привести к
…
Данные Вами обещания, к сожалению, не
выполняются, поэтому мы вынуждены …
Приглашение
Просим принять участие в …
Приглашаем Вас …
Мы рады пригласить Вас …
Письма можно закончить фразами:
Надеемся, что наша просьба не будет
для Вас затруднительной
Мы рассчитываем на успешное продолжение
сотрудничества
Мы надеемся на Вашу заинтересованность
в расширении связей
С уважением
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
Как писать факс
Если вы собираетесь отправить письмо по факсу, следуйте определенным правилам при его составлении для того, чтобы оно было прочитано адресатом, а не отправлено сразу в корзину для бумаг.
Инструкция
Составляйте письмо в текстовом редакторе MS Word или, используя шаблон, который можно подобрать в MS Publisher (с логотипом компании). Если вы собираетесь отправлять таблицы, допустимо использовать и MS EXEL. Картинки должны иметь расширение .JPEG.
Размер стандартного письма, отправляемого по факсу, – одна страница формата A4. Шрифт – не менее 10 кегль. Поэтому не растекайтесь мыслью по древу, чтобы не пришлось посылать письмо на нескольких страницах. И не пытайтесь уместить всю необходимую, на ваш взгляд, информацию на одной странице, используя размеры шрифта, стремящиеся к нулю.
Излагайте информацию кратко и понятно. Если вашему адресату потребуются какие-то дополнительные сведения, информационные таблицы, рисунки, он не замедлит сообщить вам об этом по указанным в вашем письме номерам телефонов или адресу электронной почты. Пишите только о том, что может быть интересно вашему адресату. Если вам был направлен запрос, отвечайте только на него.
Не вставляйте в текст слишком мелкие рисунки или картинки со сложной графикой, чтобы у вашего адресата не сложилось в прямом смысле слова «смазанное» впечатление о вас, ваших услугах, и вашей компании.
Обращайтесь к каждому адресату по имени-отчеству, даже если вы занимаетесь рассылкой писем по факсу. Обязательно поблагодарите адресата за то, что он читает это письмо, и только потом переходите к изложению имеющейся у вас информации о ваших товарах или услугах, или ответу на интересующий его вопрос.
Если вы занимаетесь коммерческой рассылкой, постарайтесь привлечь внимание потенциального клиента ценами и скидками на ваши товары или услуги, выделив их графически.
Заканчивая письмо, обязательно выразите надежду на дальнейшее сотрудничество. Укажите адрес, номер телефона/факса и e-mail вашей организации (даже если они уже были указаны вами ранее).
Войти на сайт
или
Забыли пароль?
Еще не зарегистрированы?
This site is protected by reCAPTCHA and the Google Privacy Policy and Terms of Service apply.
ВикиЧтение
Деловое общение. Курс лекций
Мунин Александр Николаевич
Обмен деловой информацией по факсу
Обмен деловой информацией по факсу
Существуют определенные правила для отправления названных выше деловых писем по факсу.
Если письмо оправляется по факсу, то его первая страница такова:
Деловое письмо, отправляемое по факсу, подписывается от руки, как все прочие виды писем.
И последнее: в современной деловой переписке на все письма принято обязательно давать ответ, даже если это ответ отрицательный или адресат затруднился с ответом (суть ответа в данном случае должна быть именно такая: – «затрудняюсь с ответом»). Сроки ответа, принятые в деловом мире, также должны быть выдержаны.
Отсутствие ответа или нарушение сроков будет воспринято как неумение вести дела должным образом, и последствия этого не замедлят сказаться.
Кроме деловой корреспонденции, существует и внутриорганизационная переписка, для которой используются как фирменные бланки, так и простая бумага. Содержание внутренней переписки может быть различным, существуют лишь некоторые общие правила:
• письмо должно быть лаконичным;
• обязательно проставляется дата;
• никаких личных инсинуаций;
• следует осторожно и ответственно относиться к информации, которая, попав за пределы организации, может ей повредить;
• разборчивая подпись обязательна.
В остальном рекомендации по внутриорганизационной переписке совпадают с изложенными ранее.
Данный текст является ознакомительным фрагментом.
Читайте также
Сценарий 18.1. Создание образов, связанных с информацией (библиотека)
Сценарий 18.1. Создание образов, связанных с информацией (библиотека)
(Пациент находится под гипнозом; проводятся необходимые процедуры по эго-укреплению и прочие упражнения.)Представьте себе комнату, в которой находится множество книжных стеллажей. Это может быть
Структурные системы для управления энергией, информацией и материей
Структурные системы для управления энергией, информацией и материей
Структурные системы для управления энергией и материей, по сути, полностью соответствуют тем, которые были описаны в контексте индивидуальной биологии в главе 6. Джеймс Грир Миллер (Miller, 1978) резюмировал
Как пользоваться той информацией, которую вы получаете от своего врача
Как пользоваться той информацией, которую вы получаете от своего врача
Профессиональный долг требует от врача, чтобы он предупредил пациента обо всех опасных вещах, которые с ним могут произойти, а так же о вероятных последствиях его болезни. Однако важно понимать
Обмен обвинениями
Обмен обвинениями
– Ты мало внимания уделяешь семье и детям!– А ты часами болтаешь по
3.2. Обмен начальной информацией. Презентация
3.2. Обмен начальной информацией. Презентация
Обмен начальной информацией включает в себя вступительное слово председательствующего, в котором он должен кратко обрисовать проблему, и проведение презентаций обеих высоких договаривающихся сторон.Все вопросы, связанные с
Регулярный обмен информацией создает атмосферу уверенности и сотрудничества
Регулярный обмен информацией создает атмосферу уверенности и сотрудничества
В каждой компании всегда происходит что-то, о чем сотрудникам необходимо знать, и совещаний раз в полгода или беспредметных рассылок от начальника недостаточно. По крайней мере, если компания
Не допрос, а обмен информацией
Не допрос, а обмен информацией
Как бы плохо мужчина ни думал о женщинах, любая женщина думает о них еще хуже.
Шамфор.
Ты когда-нибудь видел фильмы о допросах шпионов и диверсантов? Яркий свет в глаза, неудобный стул, и жесткий властный голос из темноты задает вопросы,
Глава 4 Работа с информацией: нагрузки и практичные правила
Глава 4
Работа с информацией: нагрузки и практичные правила
Нагрузки
Работа с информацией тренирует мозг, который в результате может осваивать все большие и большие ее объемы и выдавать собственный информационный продукт.Однако в любом виде труда существует опасность
Циклы при работе с информацией
Циклы при работе с информацией
Такие циклы имеют продолжительность от суток до года. При этом в пределах каждого цикла вы ставите себе вполне определенные задачи при работе с информацией.Самая ужасная из всех задач – не читать! Вы не можете найти себе места и
Насыщение чужой информацией и создание своей
Насыщение чужой информацией и создание своей
Впервые эту технику описал французский философ Жан-Жак Руссо (1712–1778) в «Исповеди» (Confession).
Начинал я с философских сочинений вроде «Логики» или «Essays» Локка, Мальбранша, Декарта и других. Я, конечно, не мог не видеть, что авторы
Делитесь информацией
Делитесь информацией
В жизни есть много такого, что дается нам с величайшим трудом. И по какой-то причине нам доставляет удовольствие наблюдать, как другие бьются над теми проблемами, которые мы для себя уже решили. Измените эту ситуацию и постарайтесь приходить людям на
Шаг 2. Великое искусство работы с информацией
Шаг 2. Великое искусство работы с информацией
Не следует подменять информацию мышлением. Вместо того, чтобы размышлять, когда может вылететь последний самолет из Лондона в Париж, проще посмотреть расписание или позвонить в справочную службу.
Эвард де Боно. Научите себя
Управление информацией
Управление информацией
Еще одним фактором, оказывающим крайне стрессовое воздействие на нашу рабочую память, является информационная перегрузка: слишком большое количество данных может стать для рабочей памяти непосильным бременем.Интересное исследование, которое
Как писать факс?
Если вы собираетесь отправить письмо по факсу, следуйте определенным правилам при его составлении для того, чтобы оно было прочитано адресатом, а не отправлено сразу в корзину для бумаг.
Инструкция
Оцените статью!