Как составить отчет по продажам за месяц

ОТЧЕТ МЕНЕДЖЕРА ПО ПРОДАЖАМ: ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ

Отчеты менеджера по продажам нужны для регулярного анализа текущей результативности отдела продаж и устранения «узких мест» в процессе продажи.

В2В продажи сложно управляемы, цикл сделки сегодня может быть от 1-го до 3,6 и более месяцев в зависимости от ниши и продукта. Поведение потенциальных клиентов сложно предсказать. Современные CRM-системы позволяют минимизировать человеческий фактор и контролировать эффективность работы менеджера по продажам с помощью KPI.

В Pipeline Sales Managment может быть более 50-ти (!) разных KPI – показателей, которые вы можете контролировать и прогнозировать.

Отчеты отдела продаж — это конструктор, задача которого наглядно демонстрировать РОПу динамику отобранных под задачи KPI, выявлять их отклонения и планировать мероприятия по их увеличению.

###

Ниже представлены 6 базовых отчетов менеджера отдела продаж. «Зашейте» их в свою СRM-систему, чтобы их выдача происходила автоматически.

ОТЧЕТ МЕНЕДЖЕРА ПО ПРОДАЖАМ: ПЛАН/ФАКТ

Отчет менеджера по продажам о факте выполнения плана продаж должен формироваться в режиме он-лайн. Он подтягивает данные из CRM-системы.

Контроль выполнения плана продаж зависит от цикла сделки.

Если в вашей нише цикл сделки от одной до 2,3-х недель, выставляйте планы на месяц. Если цикл сделки 4 и более месяцев, планируйте планы на квартал с разбивкой по месяцам.

Контроль фактическое выполнение плана осуществляйте ежедневно с помощью отчета «план/факт». Если цикл сделки свыше 4-х месяцев, можете выделять время на анализ планов продаж два в неделю.

Во многих компаниях о факте прихода денег от клиента менеджер узнает от бухгалтера. Обеспечьте интеграцию вашей CRM-системы с 1С:бухгалтерией. И выводите отчет о выполнении плана продаж по каждому менеджеру и по отделу в целом:

ОТЧЕТ МЕНЕДЖЕРА ПО ПРОДАЖАМ: СТАТИСТИКА ПРОДАЖ ПО ЭТАПАМ В PIPELINE

Для того, чтобы оценивать вероятность выполнения месячного плана продаж, формируйте отчет по суммам сделок на каждом этапе цикла сделки по каждому менеджеру отдела продаж.

Отчет формируется в формате Pipeline — это горизонтальное представление воронки продаж.

Вам может быть интересно: «Воронка продаж: этапы и управление»

Основная отчетность отдела продаж должна выстраиваться не в «вороночном виде», а в формате Pipeline.

Отчет в пайплайн может формироваться по разным показателям. Он нагляднее чем воронка продаж демонстрирует динамику показателей.

Pipeline — это современный инструмент системы отчетности для В2В продаж.

Вам может быть интересно: «Пайплайн продаж: как использовать в CRM-системе»

Простейший отчет менеджера по продажам в пайплайн показывает сумму сделок на каждом этапе:

Из отчета план/факт за неделю (см. выше) вы понимаете, что для того, чтобы выполнить план продаж в октябре (3 250 000 руб.), вам необходимо за оставшуюся до конца месяца 4-ю неделю закрыть сделок ещё на сумму 506 300 руб. 

Из сводного отчета по суммам сделок по этапам цикла за неделю вы увидите, что у Потапова, который выполняет план только на 54%, на этапе 4 находится сделок на 446 600 руб. Значит у Потапова есть резерв для выполнения плана до конца месяца. Отчет менеджера по продажам по суммам сделок по этапам цикла в Pipeline помогает прогнозировать выполнение плана продаж и оценивать потенциал по закрытию. 

Если вы выведите графическое представление этого отчета, то получите визуально наглядную демонстрацию недоработок менеджеров отдела продаж:

По графику мы видим, что существует большой разрыв между лидером и отстающим. Потапов – кандидат на «вылет». Для того, чтобы понять, как повысить эффективность этого менеджера, нам необходимо проанализировать его показатели конверсии и изучить причины отклонений. На основании анализа причин дать Потапову тренинг наставника по продажам по «узким» местам в техниках продаж, затем месяц на исправления показателей, и, если не справится, заменить его новичками-стажёрами.

Основная отчетность отдела продаж должна выстраиваться не в «вороночном виде», а в формате Pipeline

Визуальные отчеты менеджера по продажам в пайплайн помогают вам держать руку на пульсе он-лайн и своевременно принимать меры по исправлению перекосов.

ОТЧЕТ МЕНЕДЖЕРА ПО ПРОДАЖАМ: КОНВЕРСИЯ И ДЛИНА СДЕЛКИ

Отчет менеджера по продажам по конверсии воронки продаж и длине сделок показывает какой процент денег или клиентов переходит на следующий этап процесса продажи, и как быстро это происходит.

Формируйте отчет по каждому менеджеру по продажам и по отделу:

Цифры отчета покажут вам эффективность менеджеров по продажам.

Используйте данные по конверсии (conversion rate) по окончанию отчетного периода и рассчитайте необходимый вам на следующий месяц объем по лидам, звонкам, встречам, ИП (информационным письмам), КП (коммерческим предложениям) и договорам для того, чтобы выполнить план продаж следующего месяца.

В нашем примере в суммарном отчете по всему отделу продаж конверсия из лида в сделку составляет 17%. Мы можем использовать этот показатель и прогнозировать на следующий месяц необходимое нам количество квалифицированных лидов (Sales Qualifeid Leads), которое должны поставить нам наши Хантеры (менеджеры по продажам) для дальнейшего их утепления и проведения по циклу до закрытия в сделку.

Показатель длины сделки мы контролируем для того, чтобы:

• понимать длину цикла cделки для определенного канала продаж (по региону и/или сегменту клиента);***
• для прогнозирования Cash Flow.

ОТЧЕТ МЕНЕДЖЕРА ПО ПРОДАЖАМ: ПО СДЕЛКАМ И КЛИЕНТАМ

Отчет менеджера по продажам по сделкам и клиентам нужно максимально детализировать.

Он содержит в себе максимум информации для анализа и получения полной картины по отделу. В отчете фиксируется вероятность завершения сделки, ее сумма, этап, на котором находится лид.

Преимущество этого отчета в том, что он дает вам возможность анализировать разные предложения одному клиенту. Эти продажи могут находится на разных этапах, быть разного размера и иметь разную конверсию. Этапам сделки присуждается определенный процент вероятности. Чем выше вероятность тем ближе к закрытию сделка:

Сегодня пайплайн-отчеты формируется в CRM-системах. Но его можно сделать и в Excel.

До появления CRM-систем мы вели подобный отчет на проектах Active Sales Group по увеличению продаж в ежедневном отчете менеджера по продажам — «Журнал работ». До сих пор во многих компаниях менеджеры по продажам пытаются сохранить информацию по своим действиям и цифра по сделкам в таблицах Excel.

Используйте для построения ежедневного отчета менеджера по продажам удобную форму в Excel:

ОТЧЕТ МЕНЕДЖЕРА ПО ПРОДАЖАМ: СВОДНАЯ СТАТИСТИКА

Сводный отчет менеджера по продажам за период это диагноз по эффективности работы менеджера и его наставника — РОПа (Руководителя отдела продаж).

Отчет может содержать данные по опережающим и догоняющим показателям за период: количество КП сделанных за период, их сумму, количество сделок в работе, закрытие сделки — их сумму и количество.

Вам может быть интересно: «KPI в продажах: как контролировать менеджера»

Конверсия по сделкам и предложениям — это результирующие показатели. По ним вы судите о результативности отдела продаж.

В нашем случае из 100 выставленных Коммерческих предложений только 25 становятся закрытыми сделками.  При этом конверсия в деньгах всего 14%.

Анализ этих цифр по отчетам каждого менеджера по продажам и их помесячное сравнение позволит вам понять сколько вы теряете сделок и какова динамика ваших продаж.

ОТЧЕТ МЕНЕДЖЕРА ПО ПРОДАЖАМ: ПО ЭТАПАМ И СУММАМ СДЕЛОК

Сводный отчет по месяцам по суммам сделок на каждом этапе цикла продажи (Квалификация клиента — Информационное письмо/Презентация — Коммерческое предложение — Сделка — Деньги) по каждому менеджеру по продажам и по отделу даст представление о динамике результативности ваших сотрудников в техниках продаж:

График построенный на основании этого отчета наглядно покажет наличие сезонности в спросе, а также любые отклонения и дисбалансы, которые могут возникнуть в отделе по разным причинам (уход сотрудника, смена продуктовой линейки, проблемы с маркетингом и проч.):

На приведенном графике есть пик в апреле. Необходимо анализировать его причину. Почему, если ваш отдел продаж смог показать такой результат в апреле, в мае и июне вам не удалось удержать этот рост?

Если подобный анализ по прошлому году подтверждает вам наличие такого же пика в апреле, заранее подготовьте маркетинговые мероприятия для мая и июня, чтобы отчеты менеджеров за эти месяца не показывали спад продаж.

ОТЧЕТ МЕНЕДЖЕРА ПО ПРОДАЖАМ: ПОЛЬЗОВАТЕЛЬСКИЕ ОТЧЕТЫ

Для контроля работы своих продавцов вы можете внедрять разные отчеты. Как только вы освоите 6 основных видов отчетов менеджера по продажам, вы сможете настраивать для анализа более детальные персонализированные отчеты, чтобы изучать данные по менеджерам более глубоко.

Вот несколько примеров различных срезов для настройки пользовательских отчетов по менеджерам по продажам:

• Средний размер сделки;***
• Время закрытия;***
• Стоимость привлечения клиентов;***
• Отчет о победах, потерянных сделках и причинах потерь;***
• Среднее количество активностей по менеджеру.

Используйте наши рекомендации по внедрению отчетов по менеджерам по продажам для контроля за эффективностью работы вашего отдела продаж.

Отчеты о продажах являются универсальными и мощными инструментами, которые могут обеспечить краткую интерпретацию данных о продажах для целей анализа и принятия решений. Они имеют множество целей, от отслеживания и поощрения торговых представителей до понимания уровня продаж и возвратов для розничных онлайн-предприятий. Обучение составлению отчетов о продажах может быть полезно, если вы начинаете работать на новой должности в сфере продаж или хотите лучше понять данные о продажах.

В этой статье мы объясним, что такое отчет о продажах, перечислим типы отчетов о продажах, которые вы можете использовать, и расскажем, как создать свой собственный, включая шаблон и пример отчета о продажах.

Что такое отчет о продажах?

Отчет о продажах — это документ, который иллюстрирует количество продаж компании на ежедневной, еженедельной или ежемесячной основе. Они могут помочь отслеживать ключевые показатели эффективности (KPI), которые измеряют прогресс компании в области продаж. Эти данные позволяют всем сотрудникам отдела продаж, от представителей до руководителей, выявлять тенденции, принимать более обоснованные решения и работать над достижением целей отдела.

Торговый представитель, менеджер по продажам или руководитель отдела, составляющий эти отчеты, может использовать программное обеспечение для составления отчетов о продажах, чтобы организовать эти данные и представить их в наглядной форме. Они могут включать графики для отображения продаж с течением времени и другие графики для разграничения отдельных статистических данных. Вы можете классифицировать метрики, отслеживаемые в отчетах о продажах, как метрики результата или метрики процесса. Метрики результата — это данные о результатах продаж, например, выручка, количество новых контрактов или количество проданных товаров. Показатели процесса — это данные о действиях в процессе продаж, таких как звонки, новые контакты или лиды и встречи.

Типы отчетов о продажах

Для разных типов отчетов о продажах актуальны разные KPI. В зависимости от цели отчета о продажах, он может быть посвящен отдельному торговому представителю или всей команде. В нем также могут быть представлены либо общие данные, либо конкретные данные о доходах или процессах. Вот некоторые типы отчетов о продажах:

Ежедневно

Ежедневные отчеты о продажах в основном используют метрики процесса для отслеживания ежедневной производительности отдельного представителя, розничной точки или целой команды. Можно отслеживать, сколько встреч и электронных писем торговый представитель проводит за день или как долго он отвечает на запросы клиентов. Ежедневные отчеты о продажах в розничной торговле могут также включать некоторые итоговые показатели, такие как количество продаж, средний размер сделки и общее количество заказов.

Ежедневные отчеты позволяют сфокусироваться на том, какие дни более загружены, чем другие. В розничной торговле это может помочь менеджерам понять поведение покупателей на почасовой и ежедневной основе. Для отделов продаж индивидуальная вариативность каждого дня означает, что эти отчеты могут неточно отражать общую производительность торговых представителей.

Еженедельно

Еженедельные отчеты о продажах отслеживают как процесс, так и результаты. Они могут быть полезны для анализа работы отдельных торговых представителей, поскольку еженедельные статистические данные могут компенсировать влияние ежедневных колебаний и при этом позволяют своевременно получить обратную связь. Еженедельные отчеты могут также внести графический элемент в еженедельные собрания команды. Общие KPI для еженедельных отчетов отдела продаж включают коэффициенты конверсии лидов, среднюю стоимость покупки, доход, закрытый каждым представителем, и коэффициенты повышения продаж. Для розничной торговли может быть полезно отслеживать продажи по регионам или возвраты на еженедельной основе.

Ежемесячно

Ежемесячные отчеты о продажах дают более широкую перспективу прогресса команды или отдела продаж и могут быть полезны для представления результатов продаж руководству и менеджерам высшего звена. Ежемесячный отчет может предложить достаточно подробную информацию для руководителей или менеджеров, чтобы скорректировать стратегию продаж. Для предприятий, продающих клиентам и другим предприятиям, месяца обычно достаточно, чтобы собрать данные по всему циклу продаж, от выявления потенциального покупателя до завершения продажи.

Месяц — достаточный срок для того, чтобы ритейлеры могли отслеживать как продажи, так и возвраты, что может дать более полное представление о том, насколько эффективны продажи для онлайн-предприятий и рынков, требующих высокого уровня принятия покупателем, например, приталенной одежды.

Ежеквартально или ежегодно

Компании могут выпускать квартальные или годовые отчеты о продажах. Они включают данные по всей команде и могут быть полезны для понимания сезонных тенденций и постановки долгосрочных целей на будущее. Более длинные отчеты о продажах могут понадобиться предприятию при составлении финансовой отчетности, уплате налогов и формировании бюджета.

Как создать отчет о продажах

Выполните следующие шаги, чтобы создать свой собственный отчет о продажах:

1. Поймите свои потребности

Подумайте, почему вы хотите составить отчет о продажах, а затем используйте свои приоритеты, чтобы решить, какой длины должен быть ваш отчет о продажах и что в него включить. Вот несколько вопросов, которые следует задать себе:

• Следует ли мне отслеживать каждого торгового представителя, всю команду или продажи, совершенные в розничной точке? Если вы ищете значимые данные по отдельным торговым представителям, вы можете составить еженедельный или ежемесячный отчет, чтобы увидеть, как эти сотрудники прогрессируют со временем. Если вы хотите вести подробные записи для своего отдела продаж, лучше всего подойдет ежедневный отчет, в то время как для розничной торговли может быть полезен любой вид отчета о продажах.

• Какова цель данных? Для презентации своему отделу продаж вы можете отдать предпочтение конкретным данным о продажах, в то время как для презентации руководителю вы можете собрать более масштабные данные о доходах и продажах. Ваш ответ на этот вопрос поможет вам понять, какие KPI следует отслеживать.

• Какие KPI важны для данной ситуации? Вы можете составить список всех KPI, которые вы можете использовать, а затем расставить их по приоритетам, чтобы знать, на какие из них сделать акцент в своем отчете.

2. Соберите данные

Отслеживайте KPI ваших продаж в течение всего периода времени. Возможно, вы уже отслеживаете эту информацию с помощью программного обеспечения для точек продаж или другого маркетингового программного обеспечения. Если вам нужны более подробные данные, вы можете рассмотреть возможность инвестирования в программное обеспечение для бизнес-анализа. Эти программы иногда предлагают интерфейс приборной панели для интерпретации данных по мере их поступления, возможности обмена данными для отправки отчетов другим людям, а также автоматические презентации и визуализации данных.

3. Отображайте свои данные

Рассмотрите наиболее эффективный способ донесения ваших данных до аудитории. Методы визуализации и графического дизайна могут помочь вашему отчету более четко показать тенденции и помочь читателям быстро найти необходимую информацию. Важно использовать эти приемы умеренно, чтобы ваши отчеты подчеркивали конкретные данные, которые вам нужны, и были простыми для понимания.

Использование графиков может сделать более наглядным прогресс во времени, а также позволить вам наложить информацию за разные периоды времени или от разных торговых представителей. Вы также можете использовать изображения с помощью пиктограмм, например, представить данные о воронке продаж в виде конуса или воронки. Вы также можете использовать круговые диаграммы или кольцевые диаграммы для отображения процентных долей от целого.

4. Улучшить внешний вид отчета

Чтобы сделать отчет более привлекательным и понятным, рассмотрите, как он выглядит с точки зрения вашей аудитории. Включите пометки и примечания, чтобы объяснить цифры, особенно если вы представляете отчет человеку без опыта продаж. Вы также можете использовать цвета и фотографии, чтобы пояснить свою точку зрения и сделать отчет визуально убедительным.

KPIs для отчетов о продажах

Вот некоторые общие KPI, которые следует включить в отчет о продажах:

• Коэффициент конверсии лидов: Это измерение того, сколько лидов, или потенциальных потребителей, фактически совершают покупку у предприятия.

• Точки соприкосновения: Они относятся к тому, когда компания или бизнес взаимодействует с клиентами. Примеры точек соприкосновения включают электронные письма, звонки, сообщения в блогах и встречи с лидами.

• Время отклика на лид: Это количество минут, прошедших с момента первоначального контакта лида с компанией до ответа торгового представителя.

• Улучшение производительности: Эта метрика измеряет, насколько хорошо сотрудник растет в своей роли и совершенствует свои навыки. Вы можете измерять этот показатель в интервалах, таких как дни, недели или месяцы.

Почему отчеты о продажах важны?

Отчеты о продажах важны, поскольку они помогают компаниям оценить, насколько хорошо они достигают своих целей в области продаж. Составление данных о продажах позволяет компании проанализировать работу сотрудников и определить пути повышения продаж в краткосрочной или долгосрочной перспективе. Это также может помочь им определить успешные области бизнеса, чтобы они знали, какие стратегии следует использовать и дальше. Создание постоянного процесса отчетности по продажам может помочь компаниям отслеживать показатели в течение долгого времени, что помогает им постоянно анализировать области бизнеса для создания новых целей.

Шаблон отчета о продажах

Вот примерный шаблон ежемесячного отчета о продажах для небольшого отдела продаж:

[Название компании]
[отдел]
Ежемесячный отчет с [дата начала] по [дата окончания]

Данные о работе команды

Показатели конверсии лидов
[торговый представитель 1]: [процент]
[Торговый представитель 2]: [процент]
[третий торговый представитель]: [процент]

Точки соприкосновения
[торговый представитель 1]: [количество точек соприкосновения]
[торговый представитель 2]: [количество точек контакта]
[Третий торговый представитель]: [количество точек соприкосновения]

Время отклика руководителя
[Первый торговый представитель]: [количество минут]
[торговый представитель 2]: [количество минут]
[торговый представитель 3]: [количество минут]

Выручка закрыта
[первый торговый представитель]: [долларов дохода от закрытых сделок]
[второй торговый представитель]: [долларов дохода от закрытых сделок]
[Третий торговый представитель]: [доллары дохода от закрытых сделок]

Улучшение показателей за последний месяц
[торговый представитель 1]: [процентное изменение]
[второй торговый представитель]: [процентное изменение]
[Третий торговый представитель]: [процентное изменение]

Пример отчета о продажах

Вот пример заполнения шаблона ежемесячного отчета о продажах:

Selling Points, Inc.
Отдел корпоративных продаж
Ежемесячный отчет с 3 мая по 31 мая 2022 года

Данные о производительности команды

Коэффициенты конверсии лидов
Кларенс Нова: 13%
Луиза Грубер: 17%
Ангелина Холт: 16%

Точки соприкосновения
Кларенс Нова: 240
Луиза Грубер: 208
Ангелина Холт: 230

Время отклика на лид
Кларенс Нова: 35 минут
Луиза Грубер: 42 минуты
Ангелина Холт: 50 минут

Выручка закрыта
Кларенс Нова: $40,600
Луиза Грубер: $60 600
Ангелина Холт: $55,500

Улучшение показателей по сравнению с прошлым месяцем
Кларенс Нова: +10%
Луиза Грубер: +2%
Ангелина Холт: -3%

Мало кто сомневается в том, как важна правильно составленная отчетность в отделе продаж. При этом можно с уверенностью утверждать, что не существует универсальной отчетности, которая подойдет всем компаниям, но есть принципы, по которым необходимо эту отчетность формировать. Я хочу рассказать об основных из них, а также показать примеры готовых отчетов. Сразу скажу, что это не исчерпывающий список, а именно база, с которой необходимо начинать и которая должна быть обязательно, если вы занимаетесь В2В-продажами.

Итак, отчетность в отделе продаж делится на три части:

• ежедневная
• еженедельная
• ежемесячная

Каждый вид отчетности фокусирует внимание руководителя на разных элементах работы отдела продаж. Все эти элементы важны, и с ними нужно уметь правильно работать. 

Ежедневная отчетность

Этот вид отчетности фокусирует внимание руководителя на ежедневных ключевых действиях команды продаж, то есть на шагах, которые необходимы команде продаж для заключения сделки.

Если вы занимаетесь В2В-продажами, то такими ключевыми действиями являются:

• звонки
• встречи
• коммерческое предложение

Для того, чтобы руководитель отдела продаж понимал, насколько активно его команда движется к цели, ему необходимо выполнить простейшие расчеты.

• Определить желаемый объем продаж. Для примера возьмем 10 000 000 рублей
• Определить средний чек. Допустим, это 250 000 рублей
• Рассчитать необходимое количество сделок. Оно будет равным 40 (делим 10 000 000 на 250 000)

Далее необходимо определить конверсию из звонка во встречу, затем из встречи в коммерческое предложение и из КП в сделку. Предположим, конверсия из звонка во встречу составляет 30%, из встречи в КП — 50%, а из КП в сделку — 30%. В итоге, мы можем рассчитать нормативы, то есть определить, сколько необходимо совершать звонков, проводить встреч и выставлять КП ежедневно, чтобы совершить желаемый объем продаж.

В нашем примере мы получим 40 звонков в день, 12 встреч и 6 выставленных коммерческих предложений. 

Зная нормативы, руководитель отдела продаж может ежедневно отслеживать факт их выполнения. Для этого достаточно вести расчетную таблицу:

Таким образом можно проактивно управлять процессом продаж. Если команда на ежедневной основе отклоняется от нормативов, это станет сигналом о том, что выполнение плана продаж под угрозой и нужно срочно вносить изменения в работу отдела. 

Еженедельная отчетность

Еженедельная отчетность помогает отслеживать прогноз продаж — определенный вид анализа сделок, которые находятся в воронке продаж. На основе прогноза выдвигается предположение, какой объем продаж ожидает компанию в ближайшие 2-3 месяца.

Вот так может выглядеть таблица для ведения прогноза продаж:

Итоговый отчет

Таким образом, если мы учтем все сделки в воронке продаж на всех этапах и умножим сумму сделки на соответствующую ее этапу вероятность, мы получим такой показатель, как взвешенная сумма. Это и есть наш прогноз продаж.

Ежемесячная отчетность

На ежемесячной основе необходимо обязательно вести отчет «План/Факт». Он позволяет подвести итоги месяца. Вот как выглядит данный отчет: 

Регулярно ведя такой отчет, вы будете накапливать статистику, к которой всегда будет полезно вернуться. В том числе, этот отчет поможет вам при планировании продаж будущих периодов. Также по результатам такого отчета рассчитывается зарплата команды продаж. 

Итак, мы разобрали основные вопросы по работе с отчетностью в отделе продаж. Если вы будете использовать эти отчеты в вашей компании, вы сможете значительно повысить эффективность управления продажами и, как следствие, увеличить объем продаж.

Содержание

Анализ объема продаж – это процедура, необходимая для плановой оценки деятельности компании и коррекции стратегии. Как провести анализ продаж и составить отчет, расскажем в статье.

Для чего нужен анализ продаж

Анализ объема продаж помогает компании понять, какие действия стоит предпринимать руководящему составу для повышения объема прибыли и определяет из всех категорий товаров прибыльные и убыточные позиции.

С помощью анализа продаж можно выявить наилучшие объемы для производства продукции, какие товары продаются лучше и когда.

Анализ лучше проводить раз в сезон для выявления более точных показателей.

Показатели анализа

Для оценки качества продаж необходимо:

• количество продаваемого товара;
• количество клиентов;
• изначальную стоимость товара без накрутки;
• показатели объема сдаваемого товара;
• уровень продаж в отдельных регионах и по категориям.

Виды анализа продаж

Существует несколько видов анализа, которые эффективнее использовать вместе. В зависимости от вида, подбирается нужный метод.

Анализ динамики изменений

В этом виде анализа особое внимание уделено динамике изменений объема продаж. Здесь используется метод сравнения нескольких периодов. В зависимости от результатов можно выявить, когда товар имеет спрос у пользователей. Также этот способ помогает избавляться от устаревшей продукции, которая уже не интересна клиентам.

Структурный анализ

Этот вид анализа структуры продаж подходит для компаний, которые занимаются продажей нескольких позиций. Его используют вместе с методом АВС. Из всех товаров выбирают наиболее удачный и прибыльный вариант, который будет входить в первую группу. Эту группу компании нужно продвигать активнее. При этом, если есть продукция, которая приносит убытки, ее необходимо заменить или перезапустить.

Контрольный анализ

Контрольный анализ позволяет следить за выполнением плана путем сравнения количества реальных продаж с запланированными. На основе этих данных руководители взаимодействуют с коллективом.

Этот вид широко распространен во всех компаниях, однако он малоэффективен как самостоятельный инструмент анализа.

Факторный анализ

Факторный анализ объема продаж используется для того, чтобы выявить причину проблемы в динамике продаж. Для этого используют две формулы:

• Изменение объема продаж = (фактическое количество – изначальный план) × запланированная цена;
• Изменение цены = (фактическая цена – план) × объем продаж.

Методы анализа продаж

Существует несколько методов для анализа процесса продажи продукции.

KPI

Key Performance Indicators – ключевые показатели эффективности. К показателям которые напрямую влияют на эффективность работы относят:

• трафик;
• объем продаж товаров;
• среднюю выручку;
• количество продаж;
• конверсию;
• возвращенные инвестиции;
• жалобы.

Существует множество типов KPI: результаты, затраты, производительность, функционал и т.д. В компаниях обычно используется сразу несколько, но не рекомендуется превышать норму в 10 видов. 

ABC

Метод основан на принципе Парето, который гласит, что только 20% от всех товаров будут приносить 80% всей прибыли и наоборот, 80% всех товаров будут приносить только 20% выручки.

Метод предлагает разделять всю продукцию на три категории:

• А – полезные, популярные варианты, которые приносят те самые 80% прибыли. Компания должна увеличить объем выпускаемых продуктов и направить все усилия на еще большее продвижение.
• В – товары этой категории не являются убыточными, они приносят выгоду, но в объемах продаж сильно уступают категории А.
• С – товары, которые не продаются или объем средств на их производство превышает прибыль. От таких товаров компании следует избавиться.

SWOT

Метод, который требует объективности от руководителей. Заглавные буквы – это аббревиатура 4 слов-категорий, в которые необходимо распределить основные показатели: сильные стороны, слабые стороны, возможность развития, угрозы. 

После выявления этих позиций необходимо проанализировать возможные выходы из ситуации и принять решение для дальнейшей эффективной работы.

XYZ

Это наглядный метод требует сбора многих данных о всей продукции. Здесь важен коэффициент вариации, который означает отношение среднего отклонения к среднему арифметическому значению.

По итогам проверки все товары делятся на три категории с отклонением объема продаж в 0-10%, 11-25%, более 25%. Чем ниже процент, тем стабильнее положение товара.

Как провести анализ продаж

Анализ продаж компании требует выполнения ряда последовательных действий. При этом менеджер или другой ответственный за это человек должен знать основы процесса анализа.

Посчитать выручку

Чтобы посчитать выручку за год, можно воспользоваться формулой:

CAGR = (Выручка Tn / Выручка T0)(1/Tn-T0) – 1.

Tn – выручка за последний год периода;

T0 – выручка за первый год;

Tn-T0 – количество лет.

Из полученной информации можно сделать вывод о росте или спаде продаж, сравнив значение с предыдущим годом.

Проанализировать внутренние показатели

К внутренним показателям относят: количество прибыли, рентабельность, динамику роста и спада, различные факторы, побудившие осуществить покупку.

В этот момент стоит проанализировать работу отдела продаж, их рекламную политику и взаимодействие с клиентами. Руководителю необходимо уточнить плюсы и минусы. Один из методов – SWOT-анализ, основанный на выявлении сильных и слабых сторон, новых возможностей и угроз.

Оценить работу руководителя отдела продаж

Руководитель отдела продаж контролирует выполнение плана и работу штатных менеджеров. Он обязан понимать, какие у его отдела сильные и слабые стороны. Эффективность руководителя легко проверить по отношению к каждому сотруднику, наличии системы повышения квалификации, мотивационных бонусов и др.

Оценить выполнение плана 

Чтобы справедливо оценить выполнение плана продаж, можно обратиться к системе KPI. 

Оценить эффективность коммуникации

Здесь все зависит от того, насколько быстро менеджер может связаться с клиентом. Сюда входят встречи, письма, онлайн-контакты, переговоры, телефонные звонки. Руководитель должен следить за активностью менеджера, его качественной связной работой. Важно поощрять персонал личными бонусами. 

Проанализировать воронку продаж

Анализ воронки основывается на входящих звонках, встречах, запланированных и заключенных сделках. Проще всего вести анализ с помощью специальной отслеживающей системы, которая будет фиксировать все звонки и встречи с клиентами. Нужно обращать внимание на конверсию каждого этапа, результаты отдельных сотрудников и всего отдела, их соответствие желаемым показателям.

Проанализировать рабочие инструменты

Одним из рабочих инструментов выступает база клиентов. Необходимо следить за ее своевременным пополнением новыми пользователями и обновленной информацией.

Также необходимо проанализировать, насколько часто меняются стратегии и как они влияют на появление новых клиентов.

Проанализировать клиентов

Применять вышеуказанные инструменты анализа продаж можно и к клиентской базе, разбив ее на категории в зависимости от предпочтений и ценового диапазона приобретаемой продукции.

В этот же этап входит контроль руководителей за поведением менеджеров на встречах с клиентами.

Проанализировать ассортимент

Ассортимент можно проанализировать любым из вышеуказанных методов. Наиболее простым и эффективным остается анализ АВС, поскольку он наглядно показывает разные группы товаров.

Проанализировать стратегию продаж

На основе всех выше собранных данных, можно скорректировать стратегию сбыта продукции для каждой категории товаров отдельно. Стоит обратить внимание на разницу фактических объемов и запланированных. 

Ошибки при анализе

Во время проведения анализа можно допустить ряд ошибок, которые не позволят объективно оценить работу компании. 

Наиболее вероятная проблема – это использование только одного метода при анализе уровня продаж. Этого не будет достаточно, чтобы сделать правильные выводы из ситуации. 

Еще одна ошибка – неправильный выбор временного периода для анализа. Нужно брать маленькие промежутки времени, лучше всего 3-4 месяца, потому что на это время рассчитан один сезон. То же касается и анализа большого количества исходных, в которых можно запутаться и которые дают усредненный результат. 

Неподробный анализ может привести к потере прибыли. Компания проводит анализ эффективности продаж один раз и считает, что этого достаточно, чтобы увидеть картину целиком. Это неправильный подход, так как рынок предложений постоянно пополняется и спрос клиентов подвержен сезонности. Игнорирование регулярного анализа приведет к снижению продуктивности компании. 

Как составить отчет: пример анализа продаж

Для того, чтобы составить отчет, нужно:

1. Собрать данные по всем товарам за текущий и предыдущий периоды.

1. Общую прибыль необходимо разбить по товарным категориям.

1. Сделать выводы из полученных данных. Сперва стоит сравнить показатели с плановыми. Для отчета понадобится сравнение в виде таблицы, которую менеджер предоставляет руководителю отдела.

Заключение

Анализ продаж – это важный этап в работе компании и отдела по продажам. Методы анализа продаж выявляют коммерчески успешные товары и помогают усилить слабые стороны, возникающие при работе. Благодаря увеличению прибыли компания растет, а для этого нужно регулярно анализировать действия компании и совершенствовать стратегию продаж.