Журнал учета печатей и штампов — это документ фиксации и контроля имеющихся в организации инструментов заверения подлинности бумаг. Он представляет собой перечень лиц, которые получили штемпель и сдали или не сдали его обратно. Ведением документа занимается ответственный за хранение инструментов заверения сотрудник.
Для чего необходим
В этом реестре учитывается, когда поступили, выданы, возвращены, уничтожены оттиски печатей и штампов предприятия.
Для небольших компаний, где штемпель имеется в единственном экземпляре, ведение такого документа не обязательно: инструмент хранится у руководителя, поэтому установить, где он находится или кто его взял, нетрудно.
В крупных компаниях при работе допускается использовать несколько разных оттисков. В этом случае необходим реестр печатей организации и строгий контроль за их местонахождением.
Приказом руководителя назначается сотрудник, ответственный за их:
- изготовление;
- контроль;
- замену;
- хранение;
- передачу;
- уничтожение.
Этот человек не только отвечает за наличие книги учета печатей и штампов, но и занимается выдачей штемпельных инструментов сотрудникам, которым они необходимы для работы.
Как заполнять
Заполняется аккуратно и разборчиво в том порядке, который принят на конкретном предприятии, так как форма журнала учета печатей и штампов закрепляется в локальном нормативном акте. Правила отображения информации:
- книга заполняется и ведется одним специально назначенным работником, который и обеспечивает ее хранение;
- указываются дата, наименование штемпеля, Ф. И. О. и подписи тех, кто его получил в пользование и принял обратно;
- листы книги нумеруются и прошнуровываются;
- книга пломбируется.
Образец
Сколько хранить
Реестр учета штемпельных инструментов организации хранится постоянно, пока документ ведется, после заполнения — в течение трех лет, после чего он уничтожается (пункт 775 перечня типовых управленческих архивных документов).
☰
Опись изготовленной печати (штампа), представляемая изготовителем в структурное подразделение для внесения сведений, подлежащих архивированию, в городской реестр печатей
Тематика документа: Опись
Файл текстовой версии: 9,5 кб
Образец документа:
Приложение 8 к Положению по ведению городского реестра печатей
ОПИСЬ
_____________________________ --------T----
(название фирмы-изготовителя) ¦ ¦ ¦ ¦
----+---+----
код
----------------------------------------------------------------------
¦N ¦N печати ¦Рег. N ¦
¦п/п¦ ¦ ¦
+---+------------------------------+---------------------------------+
¦ ¦ ¦ ¦
+---+------------------------------+---------------------------------+
¦ ¦ ¦ ¦
+---+------------------------------+---------------------------------+
¦ ¦ ¦ ¦
+---+------------------------------+---------------------------------+
¦ ¦ ¦ ¦
+---+------------------------------+---------------------------------+
¦ ¦ ¦ ¦
+---+------------------------------+---------------------------------+
¦ ¦ ¦ ¦
+---+------------------------------+---------------------------------+
¦ ¦ ¦ ¦
+---+------------------------------+---------------------------------+
¦ ¦ ¦ ¦
+---+------------------------------+---------------------------------+
¦ ¦ ¦ ¦
+---+------------------------------+---------------------------------+
¦ ¦ ¦ ¦
+---+------------------------------+---------------------------------+
¦ ¦ ¦ ¦
+---+------------------------------+---------------------------------+
¦ ¦ ¦ ¦
+---+------------------------------+---------------------------------+
¦ ¦ ¦ ¦
+---+------------------------------+---------------------------------+
¦ ¦ ¦ ¦
+---+------------------------------+---------------------------------+
¦ ¦ ¦ ¦
+---+------------------------------+---------------------------------+
¦ ¦ ¦ ¦
+---+------------------------------+---------------------------------+
¦ ¦ ¦ ¦
+---+------------------------------+---------------------------------+
¦ ¦ ¦ ¦
+---+------------------------------+---------------------------------+
¦ ¦ ¦ ¦
+---+------------------------------+---------------------------------+
¦ ¦ ¦ ¦
+---+------------------------------+---------------------------------+
¦ ¦ ¦ ¦
+---+------------------------------+---------------------------------+
¦ ¦ ¦ ¦
+---+------------------------------+---------------------------------+
¦ ¦ ¦ ¦
+---+------------------------------+---------------------------------+
¦ ¦ ¦ ¦
+---+------------------------------+---------------------------------+
¦ ¦ ¦ ¦
+---+------------------------------+---------------------------------+
¦ ¦ ¦ ¦
+---+------------------------------+---------------------------------+
¦ ¦ ¦ ¦
+---+------------------------------+---------------------------------+
¦ ¦ ¦ ¦
+---+------------------------------+---------------------------------+
¦ ¦ ¦ ¦
+---+------------------------------+---------------------------------+
¦ ¦ ¦ ¦
+---+------------------------------+---------------------------------+
¦ ¦ ¦ ¦
+---+------------------------------+---------------------------------+
¦ ¦ ¦ ¦
+---+------------------------------+---------------------------------+
¦ ¦ ¦ ¦
+---+------------------------------+---------------------------------+
¦ ¦ ¦ ¦
+---+------------------------------+---------------------------------+
¦ ¦ ¦ ¦
+---+------------------------------+---------------------------------+
¦ ¦ ¦ ¦
+---+------------------------------+---------------------------------+
¦ ¦ ¦ ¦
+---+------------------------------+---------------------------------+
¦ ¦ ¦ ¦
+---+------------------------------+---------------------------------+
¦ ¦ ¦ ¦
+---+------------------------------+---------------------------------+
¦ ¦ ¦ ¦
+---+------------------------------+---------------------------------+
¦ ¦ ¦ ¦
+---+------------------------------+---------------------------------+
¦ ¦ ¦ ¦
+---+------------------------------+---------------------------------+
¦ ¦ ¦ ¦
+---+------------------------------+---------------------------------+
¦ ¦ ¦ ¦
+---+------------------------------+---------------------------------+
¦ ¦ ¦ ¦
+---+------------------------------+---------------------------------+
¦ ¦ ¦ ¦
+---+------------------------------+---------------------------------+
¦ ¦ ¦ ¦
+---+------------------------------+---------------------------------+
¦ ¦ ¦ ¦
+---+------------------------------+---------------------------------+
¦ ¦ ¦ ¦
+---+------------------------------+---------------------------------+
¦ ¦ ¦ ¦
+---+------------------------------+---------------------------------+
¦ ¦ ¦ ¦
+---+------------------------------+---------------------------------+
¦ ¦ ¦ ¦
+---+------------------------------+---------------------------------+
¦ ¦ ¦ ¦
+---+------------------------------+---------------------------------+
¦ ¦ ¦ ¦
+---+------------------------------+---------------------------------+
¦ ¦ ¦ ¦
+---+------------------------------+---------------------------------+
¦ ¦ ¦ ¦
+---+------------------------------+---------------------------------+
¦ ¦ ¦ ¦
----+------------------------------+----------------------------------
----------------------------------------------------------------------
¦ Декларацию сдал ¦ Декларацию принял ¦
+----------------------------------+---------------------------------+
¦__________________________________¦_________________________________¦
¦ (Ф.И.О.) ¦ (Ф.И.О.) ¦
¦___________ _____________¦_____________ ___________¦
¦ (подпись) (дата) ¦ (подпись) (дата) ¦
-----------------------------------+----------------------------------
Приложения к документу:
- Опись изготовленной печати (штампа), представляемая изготовителем в структурное подразделение для внесения сведений, подлежащих архивированию, в городской реестр печатей.rtf (Rich Text Format)
Какие документы есть еще:
- Все документы из раздела «Опись»
- Рубрикатор всех типовых образцов и бланков документов
Что еще скачать по теме «Опись»:
- Опись товаров, передаваемых на ответственное хранение (приложение к договору об ответственном хранении товаров, изъятых в соответствии с таможенным законодательством)
- Опись сведений, передаваемых страхователем в ПФР за 2012 год. Форма N АДВ-6-2 (образец заполнения)
- Опись имущества, находящегося в комнате для хранения оружия, боеприпасов и патронов в подразделении таможенных органов Российской Федерации
- Опись к тому дела о нарушении антимонопольного законодательства, передаваемого на рассмотрение в другой антимонопольный орган
- Опись копий выписок банка, включенных в реестр выписок банка (по платежам за импортные перевозки товаров), подтверждающих фактическое поступление выручки
- Важные нюансы при покупке фирмы
- Процесс переписки квартиры на другого человека
- Процесс получения визы в США
- Процесс продажи машины
- Процесс строительства гаража (с бюрократической точки зрения)
- Строительство частного дома в городской черте
- Акт
- Анкета
- Аттестат
- Ведомость
- Возражение
- Выписка
- График
- Декларация
- Доверенность
- Жалоба
- Журнал
- Завещание
- Записка
- Заявка
- Заявление
- Извещение
- Инструкция
- Иск
- Карта
- Карточка
- Квитанция
- Контракт
- Накладная
- Опись
- Отказ
- Перечень
- Письмо
- План
- Положение
- Поручение
- Претензия
- Приказ
- Протокол
- Разрешение
- Расписка
- Распоряжение
- Сведения
- Свидетельство
- Сертификат
- Смета
- Соглашение
- Справка
- Табель
- Требования
- Уведомление
- Устав
- Характеристика
- Ходатайство
Опись документов – образец ее может потребоваться для самых разных ситуаций. Она может служить как сопроводительным (при направлении в ту или иную инстанцию), так и систематизирующим (при сдаче в архив) материалом. Образец описи документов, приведенный в нашей статье, поможет справиться с составлением этой бумаги без особых проблем.
Какой бланк использовать под опись передаваемых документов для архива?
В каждой организации и у любого предпринимателя скапливается много документов, обосновывающих те или иные хозяйственные операции, кадровые передвижения, а также прочие действия, которые предпринимаются в ходе рабочей деятельности. Сроки хранения, установленные для хранения подобных документов, сильно различаются.
Определить необходимые сроки вам поможет статья «Основные сроки хранения документов в организации (архив)».
Между тем соблюдение таких сроков обязательно, и из-за этого утилизировать документы ранее предусмотренного времени хранения нельзя. Поэтому большое количество бумаг периодически отправляется в архив. При этом некоторые фирмы прибегают к услугам специализированных архивных организаций. При передаче документов в архив обязательно составляется опись.
На практике возникают ситуации, когда приходится поднимать ту или иную документацию прошлых периодов, снова обращаясь к архиву. Быстро найти нужный документ поможет опись документов.
Опись документов для архива не имеет специального формата. Среди ее основных реквизитов можно выделить:
- название организации (если архив — сторонняя организация);
- номер описи;
- дату описи;
- наименование сдаваемых на хранение документов;
- период, к которому относятся документы;
- срок хранения документов;
- количество листов;
- расположение документов (номер папки, дела или короба);
- Ф. И. О. и подписи ответственных лиц (составителя и лица, принявшего документы).
Образец описи документов для передачи в архив можно скачать на нашем сайте.
Скачать образец описи документов для передачи в архив
Как выглядит опись документов для отправки по почте
Осуществляя переписку с налоговыми органами, внебюджетными фондами и прочими инстанциями, многие прибегают к услугам «Почты России». Для подтверждения факта отправки комплекта определенных документов необходимо составить опись в 2 экземплярах, на одном из которых сотрудник почты ставит специальный штамп, дату отправки и свою подпись.
Форма описи, применяемая для почтовых отправлений, регламентирована законодательно. Это форма 107, которая есть в любом почтовом отделении (утверждена приказом ФГУП «Почта России» «Об утверждении порядка приема и вручения внутренних регистрируемых почтовых отправлений» от 17.05.2012 № 114-п). Однако это не мешает никому разработать собственный бланк описи. Главное, чтобы он содержал все основные реквизиты формы 107.
Образец, как составить опись документов для почты, доступен по ссылке ниже:
Скачать образец описи документов для почты
При передаче документов в ФНС также потребуется их опись. Как правильно ее составить, подробно рассказывают эксперты КонсультантПлюс. Получите бесплатный демо-доступ к К+ и переходите в Готовое решение, чтобы узнать все подробности данной процедуры.
Расторжение трудового договора путем отправки заявления на увольнение почтой также необходимо сопроводить описью. Читайте об этом в статье «Расторжение трудового договора по инициативе работника».
Итоги
Образец описи документов имеет свой вид в зависимости от цели, для которой формируется опись. Опись, составленная для архива, дает возможность без особых трудозатрат найти потом нужный документ среди сданных на хранение.
Опись, сопровождающая документы, отправляемые почтой, поможет избежать споров с получающей документы стороной. Например, в случае их утери. Отправляя документы почтой, необходимо проследить, чтобы на описи обязательно стояла дата и подпись лица, проверяющего соответствие фактических документов их перечню по описи.
Опись изготовленной печати (штампа), представляемая изготовителем в структурное подразделение для внесения сведений, подлежащих архивированию, в городской реестр печатей
Документ относится к группе «Штамп». Рекомендуем сохранить ссылку на эту страницу в своем социальном профиле или скачать файл в удобном вам формате.
Приложение 8 к Положению по ведению городского реестра печатей
ОПИСЬ
_____________________________ ------------- (название фирмы-изготовителя) ¦ ¦ ¦ ¦ ----+---+---- код ---------------------------------------------------------------------- ¦N ¦N печати ¦Рег. N ¦ ¦п/п¦ ¦ ¦ +---+------------------------------+---------------------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ +---+------------------------------+---------------------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ +---+------------------------------+---------------------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ +---+------------------------------+---------------------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ +---+------------------------------+---------------------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ +---+------------------------------+---------------------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ +---+------------------------------+---------------------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ +---+------------------------------+---------------------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ +---+------------------------------+---------------------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ +---+------------------------------+---------------------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ +---+------------------------------+---------------------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ +---+------------------------------+---------------------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ +---+------------------------------+---------------------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ +---+------------------------------+---------------------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ +---+------------------------------+---------------------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ +---+------------------------------+---------------------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ +---+------------------------------+---------------------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ +---+------------------------------+---------------------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ +---+------------------------------+---------------------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ +---+------------------------------+---------------------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ +---+------------------------------+---------------------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ +---+------------------------------+---------------------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ +---+------------------------------+---------------------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ +---+------------------------------+---------------------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ +---+------------------------------+---------------------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ +---+------------------------------+---------------------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ +---+------------------------------+---------------------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ +---+------------------------------+---------------------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ +---+------------------------------+---------------------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ +---+------------------------------+---------------------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ +---+------------------------------+---------------------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ +---+------------------------------+---------------------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ +---+------------------------------+---------------------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ +---+------------------------------+---------------------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ +---+------------------------------+---------------------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ +---+------------------------------+---------------------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ +---+------------------------------+---------------------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ +---+------------------------------+---------------------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ +---+------------------------------+---------------------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ +---+------------------------------+---------------------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ +---+------------------------------+---------------------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ +---+------------------------------+---------------------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ +---+------------------------------+---------------------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ +---+------------------------------+---------------------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ +---+------------------------------+---------------------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ +---+------------------------------+---------------------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ +---+------------------------------+---------------------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ +---+------------------------------+---------------------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ +---+------------------------------+---------------------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ +---+------------------------------+---------------------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ +---+------------------------------+---------------------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ +---+------------------------------+---------------------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ +---+------------------------------+---------------------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ +---+------------------------------+---------------------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ +---+------------------------------+---------------------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ +---+------------------------------+---------------------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ +---+------------------------------+---------------------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ----+------------------------------+---------------------------------- ---------------------------------------------------------------------- ¦ Декларацию сдал ¦ Декларацию принял ¦ +----------------------------------+---------------------------------+ ¦__________________________________¦_________________________________¦ ¦ (Ф.И.О.) ¦ (Ф.И.О.) ¦ ¦___________ _____________¦_____________ ___________¦ ¦ (подпись) (дата) ¦ (подпись) (дата) ¦ -----------------------------------+----------------------------------
Источник — Приказ Московской регистрационной палаты от 18.06.2003 № 61 (с изменениями и дополнениями на 2004 год)