https://ria.ru/20211226/obyasnitelnaya-1765459364.html
Как написать объяснительную: права сотрудника, советы юриста, образцы
Объяснительная записка: как писать правильно, образец, виды и причины
Как написать объяснительную: права сотрудника, советы юриста, образцы
Даже самым ответственным сотрудникам порой приходится объясняться перед руководством. Причиной может быть любое нарушение порядка на работе, включая отсутствие… РИА Новости, 26.12.2021
2021-12-26T09:00
2021-12-26T09:00
2021-12-26T09:00
общество
работа
россия
/html/head/meta[@name=’og:title’]/@content
/html/head/meta[@name=’og:description’]/@content
https://cdnn21.img.ria.ru/images/07e5/0c/19/1765486688_0:0:3640:2048_1920x0_80_0_0_04f99fbd731e53c94fc90ce6e0b892a8.jpg
МОСКВА, 26 дек — РИА Новости. Даже самым ответственным сотрудникам порой приходится объясняться перед руководством. Причиной может быть любое нарушение порядка на работе, включая отсутствие на рабочем месте и невыполнение обязанностей. Как правильно писать объяснительную записку на имя директора: образцы и примеры, – в материале РИА Новости.Что такое объяснительная запискаОбъяснительная записка – это документ, в котором сотрудник объясняет руководителю причины инцидента, произошедшего на рабочем месте.Цель объяснительной записки – прояснить ситуацию и причины ее возникновения с точки зрения виновника события.Необходимость написания объяснительной записки возникает в случае нарушения производственного процесса. Например: при опоздании на работу, прогуле или отказе выполнять поручения руководителя.Зачем пишутВ случае спорных ситуаций в рабочем коллективе объяснительная записка помогает расставить все точки над «и».»Объяснительная записка – это внутренний документ организации, необходимость написания которого возникает в ходе исполнения трудовых обязанностей сотрудников», – поясняет Светлана Чибирикова, ведущий юрисконсульт.Отказ писать объяснительную чаще всего воспринимается как признание работником собственной вины. Это приводит к дисциплинарному взысканию или даже к увольнению. Чтобы не допустить такого исхода и разобраться в ситуации, руководство требует от сотрудника дать письменные объяснения.После того как руководитель получил объяснительную записку или отказ от нее, он может поступить следующим образом:АдресатЗачастую адресатом объяснительной записки выступает директор компании. Если предприятие представляет собой огромную организационную структуру, писать записку стоит своему непосредственному руководителю.В каждой компании должны существовать «Правила внутреннего распорядка». В этом локальном нормативном акте обычно указана должность и имя человека, которому должна быть адресована объяснительная записка.ВидыОбъяснительные записки бывают двух видов: оправдательная и пояснение действий двух лиц.ОправдательнаяПисать такую записку необходимо в тех случаях, когда нужно пояснить свою ошибку или причины бездействия на рабочем месте. Основные нарушения: опоздание на работу, прогул, нетрезвое состояние, нанесение материального ущерба работодателю.Пояснения или описание действий других лицТакую объяснительную записку руководитель требует, когда в ситуации замешаны несколько человек и кто из них виновен – непонятно.В объяснительной нужно указать подробно, кто за что отвечал и что происходило. Руководитель анализирует текст и делает выводы о том, кто виноват в ситуации.»Бывают случаи, когда невозможно исполнить какое-либо указание руководителя из-за непредоставления нужной информации со стороны другого сотрудника. В данном случае лицо, не исполнившее надлежащим образом поручение начальника, должно в объяснительной записке указать на невозможность выполнения задачи, поскольку сведения, запрошенные у ответственного сотрудника, не предоставлены в установленный срок», – рекомендует эксперт.Уведомление работника о даче объясненияПотребовать объяснительную записку руководитель может как в устной, так и в письменной в форме. Предпочтительнее в такой ситуации письменная форма, поскольку она послужит доказательством того, что требование было составлено и передано работнику. Помимо этого, в таком документе отмечают крайний срок, когда сотрудник должен дать письменное объяснение.Однако в большинстве случаев требование о предоставлении объяснительной поступает от руководства устно.Единой формы уведомления о даче объяснения не существует. Руководители составляют его в свободном формате.Письменный вариант документа должен включать в себя определенную информацию:Если работник отказывается ставить подпись в таком документе, можно отправить его почтой с уведомлением о вручении или зачитать вслух при специально созванной комиссии.Правила составленияОбъяснительную записку можно написать от руки или представить в печатном виде. Главное, чтобы этот документ был заверен подписью с расшифровкой.Некоторые правила, которых нужно придерживаться в объяснительной записке:ИнструкцияПри написании любой объяснительной записки эксперты рекомендуют соблюдать определенный порядок:В основной части нужно обозначить причины совершенного нарушения: корректно и, по возможности, кратко изложить ситуацию и привести аргументы в свою пользу. Не стоит перегружать записку малозначительными деталями. Длинный текст может вызвать раздражение у работодателя.В объяснительной записке могут быть приложения. Это любые документы, которые подтверждают доводы написавшего объяснительную. Например, справка о болезни или травме подтвердит то, что сотрудник не присутствовал на работе по уважительной причине.Сроки написания и сроки храненияРаботодатель не может назначить дисциплинарное взыскание в течение двух рабочих дней после уведомления работника о необходимости предоставить объяснения о сложившийся ситуации. В этот срок не входит период отпуска и болезни.Если сотрудник не оформил записку в течение двух дней, срок считается истекшим.Сроки хранения объяснительных записок напрямую связаны с ее содержанием.Например, если в записке содержится информация о нарушениях правил внутреннего трудового распорядка, такой документ хранится не менее одного года. Объяснительные записки, содержащие факты о коррупционных правонарушениях, нужно хранить в течение длительного времени.Отказ от объяснительнойПисать объяснительную или нет – решает каждый самостоятельно.Но, отказываясь писать объяснительную записку, работник не решает проблему, а, наоборот, усложняет ситуацию. В большинстве случаев отказ воспринимается работодателем как признание собственной вины. В таком случае наказание может быть более серьезным, отмечают эксперты.Отказ сотрудника необходимо зафиксировать в виде акта. Акт об отказе подтверждает, что работодатель предлагал сотруднику пояснить ситуацию, но тот отказался от этого права. Составить акт можно только после истечения срока написания объяснительной.Отличие объяснительной записки от служебнойГлавное отличие объяснительной записки от служебной — другая цель.Цель объяснительной записки – пояснить ситуацию. Цель служебной записки – оперативно решить вопрос, который требует письменного изложения.Адресат объяснительной – вышестоящее лицо, руководитель. Адресатом служебной записки может быть не только руководитель, но и сотрудник, находящийся на одном уровне с составителем записки.
https://ria.ru/20110211/332692124.html
https://ria.ru/20211122/shtrafy-1760105836.html
https://ria.ru/20200915/karera-1577240613.html
https://ria.ru/20211020/rabota-1755347006.html
россия
РИА Новости
internet-group@rian.ru
7 495 645-6601
ФГУП МИА «Россия сегодня»
https://xn--c1acbl2abdlkab1og.xn--p1ai/awards/
2021
РИА Новости
internet-group@rian.ru
7 495 645-6601
ФГУП МИА «Россия сегодня»
https://xn--c1acbl2abdlkab1og.xn--p1ai/awards/
Новости
ru-RU
https://ria.ru/docs/about/copyright.html
https://xn--c1acbl2abdlkab1og.xn--p1ai/
РИА Новости
internet-group@rian.ru
7 495 645-6601
ФГУП МИА «Россия сегодня»
https://xn--c1acbl2abdlkab1og.xn--p1ai/awards/
https://cdnn21.img.ria.ru/images/07e5/0c/19/1765486688_455:0:3186:2048_1920x0_80_0_0_9607b2dd2401f76a2bbbe8a69ee007e5.jpg
РИА Новости
internet-group@rian.ru
7 495 645-6601
ФГУП МИА «Россия сегодня»
https://xn--c1acbl2abdlkab1og.xn--p1ai/awards/
РИА Новости
internet-group@rian.ru
7 495 645-6601
ФГУП МИА «Россия сегодня»
https://xn--c1acbl2abdlkab1og.xn--p1ai/awards/
общество, работа, россия
Как написать объяснительную: права сотрудника, советы юриста, образцы
МОСКВА, 26 дек — РИА Новости. Даже самым ответственным сотрудникам порой приходится объясняться перед руководством. Причиной может быть любое нарушение порядка на работе, включая отсутствие на рабочем месте и невыполнение обязанностей. Как правильно писать объяснительную записку на имя директора: образцы и примеры, – в материале РИА Новости.
Что такое объяснительная записка
Объяснительная записка – это документ, в котором сотрудник объясняет руководителю причины инцидента, произошедшего на рабочем месте.
Цель объяснительной записки – прояснить ситуацию и причины ее возникновения с точки зрения виновника события.
Необходимость написания объяснительной записки возникает в случае нарушения производственного процесса. Например: при опоздании на работу, прогуле или отказе выполнять поручения руководителя.
«Умер хомячок» и другие нелепые оправдания при опоздании на работу
Зачем пишут
В случае спорных ситуаций в рабочем коллективе объяснительная записка помогает расставить все точки над «и».
«Объяснительная записка – это внутренний документ организации, необходимость написания которого возникает в ходе исполнения трудовых обязанностей сотрудников», – поясняет Светлана Чибирикова, ведущий юрисконсульт.
Отказ писать объяснительную чаще всего воспринимается как признание работником собственной вины. Это приводит к дисциплинарному взысканию или даже к увольнению. Чтобы не допустить такого исхода и разобраться в ситуации, руководство требует от сотрудника дать письменные объяснения.
После того как руководитель получил объяснительную записку или отказ от нее, он может поступить следующим образом:
-
1.
Простить сотрудника за его ошибку, если он приводит уважительную причину. В таком случае руководитель может с пониманием отнестись к проблеме и не наказывать работника.
-
2.
Наложить дисциплинарное взыскание. Такой приказ издается в течение тридцати дней со дня обнаружения нарушения. После чего в течение трех дней работник должен ознакомиться с документом и подписать его. В случае если сотрудник не согласен с дисциплинарным взысканием, он может обжаловать его в суде или в государственной инспекции труда.
Исследование показало, что треть россиян работали в фирмах, где есть штрафы
Адресат
Зачастую адресатом объяснительной записки выступает директор компании. Если предприятие представляет собой огромную организационную структуру, писать записку стоит своему непосредственному руководителю.
В каждой компании должны существовать «Правила внутреннего распорядка». В этом локальном нормативном акте обычно указана должность и имя человека, которому должна быть адресована объяснительная записка.
Виды
Объяснительные записки бывают двух видов: оправдательная и пояснение действий двух лиц.
Оправдательная
Писать такую записку необходимо в тех случаях, когда нужно пояснить свою ошибку или причины бездействия на рабочем месте. Основные нарушения: опоздание на работу, прогул, нетрезвое состояние, нанесение материального ущерба работодателю.
Пояснения или описание действий других лиц
Такую объяснительную записку руководитель требует, когда в ситуации замешаны несколько человек и кто из них виновен – непонятно.
В объяснительной нужно указать подробно, кто за что отвечал и что происходило. Руководитель анализирует текст и делает выводы о том, кто виноват в ситуации.
«Бывают случаи, когда невозможно исполнить какое-либо указание руководителя из-за непредоставления нужной информации со стороны другого сотрудника. В данном случае лицо, не исполнившее надлежащим образом поручение начальника, должно в объяснительной записке указать на невозможность выполнения задачи, поскольку сведения, запрошенные у ответственного сотрудника, не предоставлены в установленный срок», – рекомендует эксперт.
Исследование: треть россиян считают нормальным лгать ради карьеры
Уведомление работника о даче объяснения
Потребовать объяснительную записку руководитель может как в устной, так и в письменной в форме. Предпочтительнее в такой ситуации письменная форма, поскольку она послужит доказательством того, что требование было составлено и передано работнику. Помимо этого, в таком документе отмечают крайний срок, когда сотрудник должен дать письменное объяснение.
Однако в большинстве случаев требование о предоставлении объяснительной поступает от руководства устно.
Единой формы уведомления о даче объяснения не существует. Руководители составляют его в свободном формате.
Письменный вариант документа должен включать в себя определенную информацию:
- название организации;
- адресат (ФИО и должность работника);
- суть нарушения;
- просьба предоставить объяснительную;
- подпись руководителя и дата.
Если работник отказывается ставить подпись в таком документе, можно отправить его почтой с уведомлением о вручении или зачитать вслух при специально созванной комиссии.
Названы шесть главных причин увольнения россиян
Правила составления
Объяснительную записку можно написать от руки или представить в печатном виде. Главное, чтобы этот документ был заверен подписью с расшифровкой.
Некоторые правила, которых нужно придерживаться в объяснительной записке:
-
1.
Текст должен быть изложен в официально-деловом стиле без употребления просторечий.
-
2.
Форма написания основной части – свободная.
-
3.
Информация должна быть достоверной.
-
4.
Адресант – сотрудник организации.
-
5.
Подпись и дата оформления обязательно должны присутствовать в записке.
Инструкция
При написании любой объяснительной записки эксперты рекомендуют соблюдать определенный порядок:
-
1.
В правом верхнем углу должен быть указан адресат: ФИО и должность.
-
2.
Под адресатом указывается должность и ФИО составителя записки.
-
3.
Ниже указывается название документа – «объяснительная».
-
4.
Далее – основная часть. В ней излагается вся ситуация, поясняются причины ее возникновения, место и время.
-
5.
В конце документа ставится дата составления и подпись составителя.
В основной части нужно обозначить причины совершенного нарушения: корректно и, по возможности, кратко изложить ситуацию и привести аргументы в свою пользу. Не стоит перегружать записку малозначительными деталями. Длинный текст может вызвать раздражение у работодателя.
В объяснительной записке могут быть приложения. Это любые документы, которые подтверждают доводы написавшего объяснительную. Например, справка о болезни или травме подтвердит то, что сотрудник не присутствовал на работе по уважительной причине.
Сроки написания и сроки хранения
Работодатель не может назначить дисциплинарное взыскание в течение двух рабочих дней после уведомления работника о необходимости предоставить объяснения о сложившийся ситуации. В этот срок не входит период отпуска и болезни.
Если сотрудник не оформил записку в течение двух дней, срок считается истекшим.
Сроки хранения объяснительных записок напрямую связаны с ее содержанием.
Например, если в записке содержится информация о нарушениях правил внутреннего трудового распорядка, такой документ хранится не менее одного года. Объяснительные записки, содержащие факты о коррупционных правонарушениях, нужно хранить в течение длительного времени.
Отказ от объяснительной
Писать объяснительную или нет – решает каждый самостоятельно.
Но, отказываясь писать объяснительную записку, работник не решает проблему, а, наоборот, усложняет ситуацию. В большинстве случаев отказ воспринимается работодателем как признание собственной вины. В таком случае наказание может быть более серьезным, отмечают эксперты.
Отказ сотрудника необходимо зафиксировать в виде акта. Акт об отказе подтверждает, что работодатель предлагал сотруднику пояснить ситуацию, но тот отказался от этого права. Составить акт можно только после истечения срока написания объяснительной.
Отличие объяснительной записки от служебной
Главное отличие объяснительной записки от служебной — другая цель.
Цель объяснительной записки – пояснить ситуацию. Цель служебной записки – оперативно решить вопрос, который требует письменного изложения.
Адресат объяснительной – вышестоящее лицо, руководитель. Адресатом служебной записки может быть не только руководитель, но и сотрудник, находящийся на одном уровне с составителем записки.
Как написать объяснительную записку. Инструкция, образцы и советы юристов
. Как правильно объяснить опоздание на работу и другие обстоятельства
Обновлено 10 апреля 2023, 08:09
Объяснительная записка чаще всего составляется по просьбе вышестоящего руководителя, чтобы объяснить какой-либо проступок со стороны работника. РБК Life выяснил, есть ли в трудовом праве понятие объяснительной записки, для чего она нужна и как ее правильно написать.
Что такое объяснительная
Объяснительная записка — это служебный документ, в котором работник разъясняет работодателю обстоятельства сложившейся ситуации.
Объяснительная помогает работнику донести руководителю обстоятельства, которые могли привести к опозданию, невыполнению рабочих обязанностей, порче офисной техники, конфликту в коллективе и так далее.
Дело в том, что по закону (ст. 193 ТК РФ) работодатель не может просто так наказать сотрудника за проступок, то есть применить дисциплинарное взыскание. Вначале он обязан потребовать письменное объяснение — это и есть объяснительная записка. Ее нужно составить в течение двух рабочих дней [1].
При этом, отмечают юристы, просьба от руководителя написать объяснительную записку необязательно приведет к дисциплинарному взысканию. Бывает, что работодателю необходимо зафиксировать мнения сотрудников — допустим, почему не выполнен месячный план по работе.
«Объяснительная нужна работодателю для того, чтобы в будущем при необходимости он мог доказать факт исполнения своей обязанности по истребованию объяснений.
Привлечение работника к дисциплинарной ответственности — это право, а не обязанность работодателя. Если он не планирует наказывать сотрудника, можно ограничиться устными объяснениями и не требовать их в письменной форме. При этом получение письменной объяснительной еще не означает, что работник будет привлечен к ответственности».
Сергей ГебельГенеральный директор юридической компании «Гебель и партнеры»
Действующий Трудовой кодекс не разделяет объяснительные по видам. По назначению их условно можно разделить на те, которые объясняют действия конкретного работника (отдела, подразделения), и те, которые описывают какое-либо событие.
Как написать объяснительную
- Заполните основную информацию. Укажите Ф. И. О. адресата и его должность. Объяснительная всегда пишется на адрес работодателя (ошибкой будет писать на имя руководителя подразделения). Также напишите, от кого поступает записка (Ф. И. О., должность).
- Название документа. В центре напишите «объяснительная записка».
- Смысловой блок. Изложите обстоятельства ситуации. Пишите только факты, без эмоциональной составляющей, сожалений и обещаний все исправить. Сформулируйте причину, допустим, опоздания или невыполнения плана.
- Поставьте дату написания и вашу подпись с расшифровкой.
- Также к объяснительной можно прикрепить подтверждающие документы, скриншоты, например справку из больницы, штраф ГИБДД, распечатку переписки в рабочих чатах.
«При написании объяснительной советую работнику придерживаться следующих правил, которые помогут исключить или хотя бы смягчить дисциплинарную ответственность работника.
- В случае опоздания на работу обязательно распишите все обстоятельства, мешавшие прийти вовремя. Если опоздания были связаны с погодными условиями, можно привести распечатки с сайтов метеоцентров, если посещали медицинские заведения (даже если это было связано не с вашим здоровьем, а со здоровьем близких), обязательно возьмите подтверждающий документ и приложите его к объяснительной.
- В объяснительной последовательно изложите доводы, с чем связано нарушение дисциплины или невыполнение трудовых обязанностей.
- Укажите работников, которые могут подтвердить эти доводы.
- Приведите доводы, которые работодатель должен учесть при привлечении к дисциплинарной ответственности (грамоты, отсутствие дисциплинарных взысканий, поощрения, выполнение планов)».
Ирина ВолодинаЮридическая компания «Центральный округ»
Образец объяснительной
При составлении объяснительной записки можно ориентироваться на общие правила делопроизводства. Они установлены в ГОСТ Р 7.0.97-2016. Например, в нем предлагают использовать свободно распространяемые бесплатные шрифты, кегль 12, 13 или 14, текст выравнивать по ширине [2].
Если в вашей организации есть установленный шаблон для объяснительных, можно использовать его. Однако это не закон, а рекомендация: объяснительная составляется в произвольной форме.
Например, можно использовать формулировку: «По факту моего [опоздания на работу / раннего ухода с работы (число, месяц, год) ] могу сообщить следующее: [указать причины и обстоятельства совершения дисциплинарного проступка]. Таким образом, совершенный мной проступок носит вынужденный характер».
РБК Life
Образец объяснительной записки
РБК Life
Образец объяснительной записки
Можно ли не писать объяснительную
В случае судебного разбирательства именно работодатель будет доказывать, что он потребовал объяснения с работника. Если этот факт останется неподтвержденным, суд может признать дисциплинарное взыскание незаконным. Однако это не значит, что если вы не напишите объяснительную, то и никакого наказание не последует.
По правилам, если работник отказывается писать записку, спустя два дня оформляется специальный акт [1]. Он и докажет то, что работодатель потребовал объяснений о проступке, но не получил их.
«Статья 193 ТК РФ предусматривает, что в случае отсутствия объяснений работника составляется соответствующий акт. Это обязательное требование. Без объяснения работника или же фиксации отказа работника их предоставить дисциплинарное взыскание может быть отменено.
Акт составляется с указанием, когда, где и у кого были запрошены объяснения, а также подтверждается факт их непредоставления. Он подписывается тремя лицами».
Артем ВасильевАдвокат Санкт-петербургской коллегии адвокатов «Мурашкин и Хваленский»
«Отказываться от написания объяснительной не всегда целесообразно. При наличии объективных причин совершенного проступка, например работник опоздал из-за затопления квартиры, грамотно составленная объяснительная поможет смягчить последствия либо вовсе избежать их».
Сергей ГебельГенеральный директор юридической компании «Гебель и партнеры»
- Что такое объяснительная записка
- Юридическое значение объяснительной
- Психологическое значение объяснительной
- Процедура привлечения к ответственности
- Структура объяснительной
- Как грамотно написать объяснительную записку
- Особенности отдельных объяснительных
- Технический сбой
- Невыполнение плана
- Производственная травма
- Срок хранения объяснительных записок
Что такое объяснительная записка
Объяснительная записка — это письменный рассказ работника работодателю о каком-либо факте. Работник раскрывает причины отсутствия на работе, опозданий и иных нарушений дисциплины труда, невыполнения рабочих нормативов. Упоминание о письменном объяснении есть в Трудовом кодексе РФ.
По видам записки условно можно разделить на:
- Описательную. Здесь работник описывает конкретную ситуацию, действия других сотрудников. Это напоминает показания свидетеля, которые работодатель учитывает при изучении какого-то инцидента.
- Оправдательную. Здесь работник описывает свои действия и бездействие, раскрывает их причины.
Устали после тяжелого рабочего дня? Подарите себе эмоции и сходите по магазинам! А с помощью карты «Халва» покупки будут особенно выгодными.
Карта «Халва» — универсальный финансовый инструмент. Используйте свои средства, получайте кешбэк с покупок до 10% и доход на остаток собственных средств по карте до 12%, а также открывайте вклады под выгодный процент. Вы можете взять заемные средства и потратить их на покупки в рассрочку 10 месяцев или больше, если оформите подписку «Халва.Десятка». Оформите Халву в пару кликов, и курьер привезет ее вам!
Юридическое значение объяснительной
Объяснительная в юридическом смысле — это палочка-выручалочка работника. С ее помощью он может рассказать своему боссу, почему нарушил трудовую дисциплину. Если объяснения будут подкреплены доказательствами, то работник может избежать дисциплинарного взыскания, вплоть до увольнения «по статье».
Если работник не хочет писать объяснительную в течение двух рабочих дней с момента уведомления работодателя, об этом составляют акт.
Важно! Отказ от написания объяснительной записки не влияет на дисциплинарное взыскание: то есть работодатель может объявить замечание, выговор или даже уволить работника. При этом отсутствие или наличие объяснений никак не влияет на решение работодателя.
Объяснительная может спасти от увольнения за прогул.
Валерий ехал на работу. На одной из остановок он увидел женщину, которой было плохо. Он отвез ее в больницу на другой конец города, из-за чего опоздал на работу больше чем на 4 часа. Если работник отсутствует на работе столько времени без уважительной причины, фиксируют прогул.
Работодатель потребовал сотрудника объяснить ситуацию. Валерий все рассказал, а к объяснениям приложил справку из больницы. Работодатель решил не наказывать Валерия, так как он отсутствовал по уважительной причине.
Объяснительная записка — инструмент защиты против произвола работодателя. К примеру, работник опоздал на работу по уважительным причинам. Но работодатель все равно объявил ему замечание. Работник, имея на руках объяснительную, может оспорить действия работодателя в суде, в Комиссии по трудовым спорам или подать жалобу в Федеральную инспекцию труда, прокуратуру.
Если же работник не предоставит объяснения, то велик риск, что действия работодателя суд признает законными.
Психологическое значение объяснительной
Отсутствие объяснительной многие работодатели расценивают негативно. Так работник показывает, что игнорирует правила, а также не хочет сгладить конфликт.
Если же работник в объяснительной записке признал вину в невыполнении должностных обязанностей, пообещал работодателю не повторять подобных нарушений и извинился за содеянное, то больше шансов на мягкую реакцию начальства.
Например, вместо выговора или увольнения работодатель объявит работнику замечание или вовсе ограничится устным неформальным предупреждением.
При этом нужно помнить, что работник вправе не писать объяснительную записку. Подготовка документа — это право, а не обязанность сотрудника. И иногда более правильным решением может быть игнорирование требования работодателя.
Процедура привлечения к ответственности
В отличие от работника работодатель обязан запросить объяснения у работника. Чтобы избежать риск последующего обжалования, лучше сделать это в письменном виде.
Для начала работодатель фиксирует нарушение. Для этого он составляет акт, где подробно описывает обстоятельства того или иного события, например, опоздания работника. С актом о нарушении трудовой дисциплины работодатель обязан знакомить работника под роспись.
Уже потом работодатель предлагает объяснить сложившуюся ситуацию, вручив уведомление работнику лично или направив всеми доступными способами: почтой, e-mail, смс, мессенджерами. Так работодатель покажет свою добросовестность.
Срок на дачу объяснений — минимум два рабочих дня. Дата отправки уведомления не входит в этот срок, надо считать со следующего рабочего дня. Например, если работник уходит в отпуск на следующий день, то он может спокойно его отгулять, а уже потом составить объяснительную.
Если работник не хочет писать объяснения, работодатель фиксирует отказ от дачи объяснений в специальном акте, с которым знакомит работника.
После получения объяснений работодатель решает, привлекать ли работника к дисциплинарной ответственности. Срок на взыскание — месяц со дня обнаружения проступка (6 месяцев, если это неисполнение обязанностей по борьбе с коррупцией и 2 года, если нарушение выявили по результатам ревизии). При этом отпускные и больничные дни работника не входят в данный промежуток времени.
За один проступок работодатель применяет одно взыскание.
Среди работодателей есть расхожее мнение, что можно накопить объяснительные записки и акты о нарушениях, а потом показать их работнику, чтобы убедить уволиться или уволить самому. Однако закон так не работает: если за месяц работодатель не применил взыскание, то даже если работник будет трижды виноват, наказать его не получится. Момент упущен.
Структура объяснительной
К объяснительной закон не предъявляет никаких требований. При этом в локальном нормативном акте работодателя может быть типовой бланк объяснительной. Если его нет, составляйте объяснительную сами. Включайте туда следующие реквизиты:
- Вводную часть
Здесь укажите наименование организации или ИП. Если это фирма, пишите объяснительную на имя ее руководителя, указывая должность и ФИО. Также укажите: ОГРН, ИНН, КПП, адрес организации. У ИП достаточно указать ОГРНИП и адрес.
Напишите, от кого будет объяснительная: ФИО, должность и структурное подразделение. Также укажите контактные данные для связи.
- Описательную часть
Изложите обстоятельства случившегося, когда, что и где произошло по вашей версии. Опишите свои действия, а также последствия от них.
- Мотивировочную часть
Опишите причины, по которым вы совершили нарушение трудовой дисциплины и почему вы считаете себя невиновным.
- Просительная часть
Это необязательная часть, но на практике работники просят не применять к ним дисциплинарное взыскание.
- Иные реквизиты
Зафиксируйте название обращения – «объяснительная». Также укажите дату и место составления документа. Если есть реквизиты акта о нарушении трудовой дисциплины, укажите их как причину составления объяснительной. В конце поставьте подпись и впишите ее расшифровку.
- Приложения
Обычно сюда входят справки, заключения и прочие доказательства, подтверждающие невиновность работника. Для удобства работодателя постарайтесь сослаться на эти документы в тексте, чтобы он понимал, почему вы их приложили.
Как грамотно написать объяснительную записку
Составляйте объяснительные с учетом рекомендаций:
- Пишите по существу
Длинные лирические отступления не интересуют работодателя. Излагайте суть и причины произошедшего и просите не применять к вам взыскания. Помните о негласном правиле: «Руководитель не хочет читать больше одной страницы текста».
- Не надо упоминать иные компрометирующие ситуации
Например, не стоит рассказывать о чем-то не сделанном или упоминать, что собирались в бар. Такие упоминания могут выставить работника не в лучшем свете, а еще стать поводом для отдельного разбирательства.
- Не перекладывайте вину
Не стоит винить в случившемся коллег. Если виноваты, возьмите на себя ответственность. Работодатель применит взыскание, но оценит вашу объективность.
- Не допускайте ошибок
Постарайтесь оформить объяснительную грамотно. Если допустили ошибку, не исправляйте ее в текущем тексте. Лучше перепишите его. Руководитель вряд ли оценит исчерканную объяснительную записку.
- Прикладывайте доказательства
Если ссылаетесь на какой-то факт, старайтесь его подтвердить. Доказательством не обязательно должен быть документ. Это могут быть и пояснения свидетелей, фото и видеоматериалы.
- Не указывайте заведомо неуважительные причины
Если вы ходили по личным делам, не стоит об этом писать. Так вы поставите себя в заведомо проигрышное положение и вызовете недовольство работодателя. Лучше признайте в объяснительной факт отсутствия на рабочем месте «по личным обстоятельствам» и пообещайте, что в будущем это не повторится.
Удержание из заработной платы сотрудника: как правильно оформить
Особенности отдельных объяснительных
Есть примеры объяснительных для типовых ситуаций, по которым существуют свои рекомендации.
Технический сбой
Если произошел технический сбой, опишите его подробно: когда и как подвела техника. Также можно запросить подтверждение сбоя компьютера или программы у IT-специалиста организации.
Если причина ошибок — плохая работа программ, то это повод освободить вас от ответственности.
Причем работодатель, скорее всего, войдет в положение, если после сбоя программы вам что-то пришлось делать вручную, например, считать отпускные.
Невыполнение плана
Здесь лучше занимать проактивную позицию и предупреждать работодателя заранее: например, если коллега уволился и вы получили часть его задач на время поиска нового сотрудника, то сразу предупредите работодателя о сложностях при выполнении собственного плана.
Если не сделали этого заранее, то данное обстоятельство стоит изложить в объяснительной.
А вообще, если такая ситуация происходит, работник не должен исполнять чужие обязанности. Он выполняет только то, что есть в его трудовом договоре и должностной инструкции.
Вам удается сохранять часть зарплаты каждый месяц? Вы можете открыть вклад в Совкомбанке и разместить деньги под выгодный процент.
Заставьте свои сбережения работать и приносить вам пассивный доход! В Совкомбанке есть линейка вкладов с гибкими условиями — вы сможете подобрать подходящий вариант. Высокая ставка убережет деньги от инфляции и поможет быстрее накопить на крупные покупки. Подайте заявку онлайн!
Производственная травма
Это тот случай, когда объяснительная записка описательная, а не оправдательная. При этом составить ее необходимо, иначе человек рискует не получить выплату.
Часто документ нужен для установления несчастного случая на производстве: работник и свидетели случившегося подробно описывают произошедшие события.
На основании их позиции специальная комиссия принимает решение о выплате работнику: ее размер 100% среднего заработка на период временной нетрудоспособности до момента выздоровления или пока не будет признана стойкая утрата профессиональной трудоспособности.
Важно! Несчастный случай должен произойти в рабочее время и при исполнении должностных обязанностей. Если что-то случилось дома, что отражено в объяснительной записке, выплату не начислят.
Срок хранения объяснительных записок
Про срок хранения непосредственно «объяснительных записок» в приказе Росархива ничего не пишут. Зато есть докладные и служебные записки:
- о нарушениях трудового распорядка хранят 1 год;
- о дисциплине труда хранят 3 года.
Что такое рабочее время и нормированный рабочий день
Резюмируем:
- Объяснительная записка — рассказ работника работодателю о произошедшем событии и его причинах (например, неявке на работу).
- Документ бывает двух видов: описательный и оправдательный.
- Составлять объяснительную записку — это право сотрудника. А вот работодатель обязан запросить письменные объяснения, чтобы потом привлечь работника к ответственности.
- Работнику на подготовку ответа дают не меньше двух рабочих дней, а взыскание применяют в течение месяца. Перед запросом объяснений сотрудника знакомят с актом о нарушении трудовой дисциплины.
- Объяснительная записка помогает работнику, особенно если он не виноват в нарушении.
- Закон не предъявляет требований к структуре объяснительной записки. Такие требования могут быть в ЛНА организации. Обычно структура документа включает вводную, описательную, мотивировочную и просительную части и приложения.
- При составлении объяснительной записки пишите по существу, излагайте достоверные сведения, не перекладывайте вину и не допускайте ошибок в оформлении.
По личному опыту автора, организации редко запрашивают объяснительные. В основном вопросы с опозданиями и другими нарушениями решают с помощью устных замечаний. А еще не надо бояться говорить руководителю, что не справляетесь со своими обязанностями по не зависящим от вас причинам. Лучше работодатель будет понимать, что вы не успеете сдать проект в срок, заранее, чем потом в экстренном порядке искать выход из сложившейся ситуации.
Ну и в заключение мы предлагаем для наших читателей образец объяснительной записки.
в начало
Что такое объяснительная записка
Объяснительная записка представляет собой официальный документ внутреннего характера, который составляется с целью объяснения причин свершившегося факта, происшествия или действия. Записка собственноручно составляется работником организации с целью представления на рассмотрение руководителю или другому должностному лицу выше его по должности.
Правила составления объяснительной записки
Вследствие свершившегося факта работодатель имеет право согласно ст.193 ТК РФ затребовать письменное объяснение, перед тем как применить дисциплинарное взыскание. Работник должен подробно объяснить причины своего поступка, а также сопутствующие обстоятельства, в письменном виде, что поможет работодателю правильно оценить причины его поведения и принять соответствующее решение.
По содержанию объяснительные записки делят на:
- Уточняющие положения проведенной работы (на промежуточных стадиях выполнения проекта и внедрения разработки).
- Объясняющие последствия возникших на производстве ситуаций, связанных с нарушением дисциплины и рабочего порядка.
Записка служит доказательством для работодателя, подтверждающим обстоятельства и тяжесть совершенных проступков, так как она составлена лично работником и заверена его подписью.
Как правильно составить объяснительную записку
Обычно записку пишет работник собственноручно на листе бумаги формата А4. В заглавной части должно быть указано название организации, должность и Ф.И.О. руководителя. Допускается использование шаблонной печатной формы в качестве замены рукописного вида записки, правила ее заполнения не закреплены законодательно.
Пример объяснительной записки
Объяснительную записку в России часто воспринимают как малозначительную формальность и относятся к ее составлению несерьезно. Это неправильный подход. Грамотно написав такой документ, можно защитить себя от дисциплинарных взысканий, от карьерных проблем, а иногда и существенно сэкономить. О том, что такое объяснительная записка и как ее писать в различных жизненных ситуациях, читайте в нашей статье.
Объяснительная записка – что это
Объяснительная – письменный документ, автор которого поясняет причины какого-либо события или факта, имевшего место с ним или с лицами, за которые этот человек отвечает. Такая записка пишется добровольно или по требованию адресата (например, руководителя, который в соответствии с Трудовым кодексом РФ должен принять решение о взыскании с учетом объяснений работника).
Для чего пишут объяснительную записку
Писать объяснительную записку человеку приходится не потому, что адресат активно интересуется происходящими в жизни автора событиями. Изложение обстоятельств происшествия с точки зрения его участника – это возможность принять справедливое решение. Поводом для написания объяснительной записки чаще всего являются негативные события: опоздание на работу, пропуск занятий в школе, невыполненное поручение и т.п.
В случаях, когда виновнику грозит серьезное наказание – например, увольнение или дисциплинарное взыскание, — объяснительная записка может стать поводом для отмены санкций или, напротив, будет подтверждающим документом.
Иногда объяснения становятся аргументом сторон в суде, они могут обезопасить работника или работодателя от ответственности или стать доказательством.
Виды объяснительных записок
По большому счету, существует всего два вида таких документов:
- Разъяснение обстоятельств и причин события или факта – в эту категорию укладывается подавляющее большинство всех объяснительных, о которых пойдет речь ниже.
- Разъяснение полученных данных – объяснительные записки, касающиеся расчетов и отчетности в различных сферах деятельности.
Куда пишут объяснительные записки
Объяснять свое или кого-либо другого поведение принято в нескольких сферах:
По месту работы
Записку пишет работник, если он нарушил трудовую дисциплину (опоздал на работу, пришел нетрезвым, не сдал вовремя отчет, не надел спецодежду и т.д.), причинил своему работодателю материальный ущерб, участвует в трудовом споре и в других подобных ситуациях. Объяснительные за опоздание и другие происшествия обычно подаются в отдел кадров, начальнику подразделения или непосредственно работодателю (если это, скажем, ИП).
По месту учебы
В этом случае может быть два варианта. Если речь идет о школе, объяснительную записку пишут родители или сам ученик (в зависимости от возраста школьника). В высших и средних учебных заведениях записки пишет студент, в отдельных случаях – его родители или законные представители.
В детский сад
Объяснительные записки в дошкольные учреждения представляют родители, причем объясняют они свои действия (например, причины отсутствия ребенка или задержки оплаты), а не поступки детей.
Сроки написания объяснительных записок
В трудовом законодательстве установлен четкий срок предоставления объяснительной записки. Статья 193 Трудового кодекса РФ обязывает работодателя не вводить дисциплинарное взыскание в течение двух рабочих дней после требования о предоставлении работником объяснений. Если за эти два дня работник записку не составил, срок считается истекшим.
В какое время предоставлять объяснительные записки по месту учебы, в детский сад и другие учреждения, решает администрация этих организаций, причем срок должен быть разумным.
Юридическое значение объяснительных
Подобные записки имеют существенное правовое значение, особенно если дело касается трудовых отношений. Согласно Трудовому кодексу РФ, объяснения работника – обязательная часть процедуры привлечения к дисциплинарной ответственности. До тех пор, пока не получена объяснительная записка (если не истек срок ее предоставления, указанный в предыдущей главе) никакие меры к работнику приняты быть не могут.
Важен не только сам факт предоставления объяснения, но и его содержание. На основе записки работодатель может как применить максимально возможное взыскание, так и отменить наказание работника полностью. Другими словами, если вы опоздали на работу или не выполнили какое-либо поручение по уважительной причине, то объяснительная может спасти вас от кары работодателя.
В то же время написание объяснительной не является обязательным для работника, он может отказаться от этого без каких-либо правовых последствий (за исключением того, что работодатель будет принимать решение, основываясь либо только на собственной оценке ситуации, либо на оценке свидетелей и других участников события).
Способ написания объяснительной записки
Законодательством и бытовыми обычаями предусматривается два способа написания объяснительных:
- Написание от руки – это предпочтительный способ, поскольку позволяет идентифицировать автора, а также дает возможность избежать подлога. Но даже если записку пишет не сам автор, в ней обязательно должна быть его собственноручная подпись.
- Написание на компьютере – чаще применяется в организациях, где установлена четкая форма таких документов. Каким бы ни был текст, подпись обязательно должна быть написана от руки.
Как именно писать объяснительную — личный выбор ее автора.
Как составить объяснительную записку
Несмотря на различные требования к форме и виду объяснительной записки в разных организациях, есть и общие требования.
Адресат объяснительной
Зависит от размеров организации, а также от причины написания записки. Если предприятие или учреждение небольшое, объяснительную пишут на имя руководителя. В организациях со сложной структурой адресатом может быть руководитель подразделения (начальник цеха, управления, отдела, участка и т.д.).
Если речь идет об объяснительных записках по месту учебы, они обычно подаются на имя ректора или руководителя учебной части, директора школы. В детском саду – на имя заведующей.
Содержание объяснительной записки
Жестких общеприменительных нормативов для оформления объяснительной не существует, за исключением того, что писать ее нужно на листе А4. Считается, что составляться она может в свободной форме, но обязательно должна содержать такие данные:
- адресат обращения – пишется в правом верхнем углу листа. Сначала указывается должность руководителя, на которого подается записка, — полностью, включая название организации. Затем – фамилия, имя, отчество руководителя. «Начальнику управления качества дирекции по обеспечению бизнеса ОАО «Первый металлист» Петрову Ивану Сидоровичу»;
- автор обращения – должность, фамилия, имя, отчество. Допускается два варианта: «от менеджера отдела качества Иванова Ивана Ивановича» («от кого») и «менеджера отдела качества Иванова Ивана Ивановича» («чья»);
- название документа – помимо общей категории — «Объяснительная записка» — нужно указать суть события – «об опоздании на работу», «о причинах отсутствия на рабочем месте», «о нарушении трудовой дисциплины» и т.д., с выравниванием по центру листа;
- основная часть – текст объяснительной записки, который состоит из двух частей:
- фактическая (изложение обстоятельств происшествия, даты, места, участников).
- пояснения причин произошедшего.
В обеих частях стиль – строго деловой, без жаргонной лексики. Писать нужно от первого лица. Аргументация должна быть краткой, но убедительной. В качестве доказательств необходимо излагать подтвержденные факты, ссылаться на документы или на свидетельства других людей. Вывод в тексте не нужен, его будет делать адресат записки.
- Дата написания записки – нельзя путать с датой события, которое вы объясняете, это имеет юридическое значение, речь о котором пойдет ниже.
- Собственноручная подпись автора объяснительной записки. Факсимиле не допускается.
Приложения к объяснительной записке
Приложенные к объяснительной документы делают аргументацию максимально убедительной. В роли приложений могут выступать:
- справки (от врача, из ГИБДД, от представителя организации, которую посещал автор объяснительной и т.д.);
- акты (о произошедшей аварии на коммунальных сетях, о ремонте дороги и т.д.);
- сообщения в СМИ о событиях, на которые идет ссылка в объяснительной записке;
- другие документы.
Образцы объяснительных записок
Несмотря на то, что текст записки можно придумать с нуля, смысла изобретать велосипед нет. Предлагаем вам примеры объяснительных записок, которые можно с успехом использовать в своих жизненных ситуациях.
Объяснительная по месту работы
Поводов к составлению таких документов может быть несколько.
О невыполнении должностных обязанностей – сторож не обошел территорию, в результате чего произошла кража, бухгалтер не отправил отчет, из-за чего фирма понесла убытки и т.п. В этом случае необходимо найти веские объяснения своим действиям (или бездействию). Крайне нежелательно обвинять в произошедшем коллег или руководство, записка должна объяснять именно ваше поведение.
Образец объяснительной записки на работу
- Скачать образец объяснительной записки о невыполнении должностных обязанностей
2 Об ошибках в работе – имеются в виду неумышленные ошибки в расчетах, в действиях работника и т.п. Здесь лучшей стратегией будет признание ошибки и обещание впредь такого не допускать. Попытка возложить ответственность за ошибку на другого человека допустима только при наличии документального подтверждения.
Образец объяснительной записки на работу об ошибках
- Скачать образец объяснительной записки об ошибках в работе
о нарушениях трудовой дисциплины – прогулах, опозданиях, отсутствии в рабочее время, нарушении инструкций и предписаний и т.п. Поскольку большинство таких нарушений тянут минимум на дисциплинарное взыскание, причину нужно описать очень убедительно.
Образец объяснительной записки на работу об опоздании на работу
- Скачать образец объяснительной записки об опоздании на работу
Образец объяснительной записки о невыходе на работу
- Скачать образец объяснительной записки о невыходе на работу
Объяснительная по месту учебы
Текст зависит от места, куда подается записка, и от того, сам ли учащийся объясняет свой поступок либо это делают его родители:
1 В школу – чаще всего родители объясняют причину отсутствия сына или дочери на занятиях. Это может быть болезнь, участие в соревнованиях или других мероприятиях, семейные обстоятельства. Если в младших классах классный руководитель чаще всего не требует документального подтверждения объяснений, то в старших классах, если нет справки от врача, в объяснительной записке в школу требуется привести убедительные аргументы.
Образец объяснительной записки в школу
- Скачать образец объяснительной записки в школу
2 В вуз или среднее специальное учебное заведение – родители или сам студент объясняет причину отсутствия на лекциях, семинарах или экзаменах. Плохое самочувствие или не подтвержденные документами недуги больше одного раза не пройдут.
Образец объяснительной записки в ВУЗ
- Скачать образец объяснительной записки в ВУЗ
Объяснительная в детский сад
Это документ, на основании которого родителям могут, например, вернуть сумму, уплаченную за питание ребенка в пропущенный им день. Но требуются уважительные причины отсутствия.
Образец объяснительной записки в детский сад
- Скачать образец объяснительной в детский сад
Сколько времени хранится объяснительная
Срок хранения объяснительных записок аналогичен сроку хранения личного дела сотрудника – 75 лет после сдачи в архив.
Часто задаваемые вопросы
— Что будет, если я откажусь писать объяснительную записку?
— Как уже говорилось выше, ответственность за отказ писать объяснительную не предусмотрена. Однако при нежелании работника объяснять свои действия работодатель должен составить акт об этом (то же самое касается ситуации, когда работник не уложился с подачей записки в двухдневный срок). В «Акте об отказе писать объяснительную записку» должны быть указаны:
- сведения о работнике (ФИО, должность, название подразделения);
- сведения о свидетелях отказа и/или составления акта (их должно быть минимум три человека);
- дата составления акта об отказе;
- ссылка на нормы, требующие от работника написать объяснительную;
- описание ситуации со слов сотрудника (если он согласен объяснять либо «без объяснения причин»);
- указание на то, что акт составлен в двух экземплярах, а работник с ним ознакомлен либо отказался знакомиться;
- перечень свидетелей, их подписи;
- подпись составителя документа и работника (если он согласен подписать).
После составления акта работодатель будет трактовать ситуацию и принимать решение о дисциплинарном взыскании без учета вашего мнения.
Акт об отказе писать объяснительную записку образец:
Образец акта об отказе писать объяснительную записку
— Работодатель не хочет принимать объяснительную записку. Что делать?
— Если вы не вручите документ в двухдневный срок, это будет равносильно отказу от дачи пояснений. Поскольку работодатель уклоняется от получения записки лично, уведомьте об этом трудовую комиссию, курирующую ваш населенный пункт, а также профсоюз своей организации (при его наличии). Записку отправьте курьерской почтой или Почтой России заказным письмом с уведомлением (нужна отметка о получении). О том, что письмо будет идти долго, беспокоиться не нужно: датой подачи считается день отправки письма, поэтому обязательно сохраните чеки, которые вам выдадут в почтовом отделении, так как там будет указана дата.
— В школе через сына заставляют писать объяснительную записку, почему я не был на родительском собрании, где собирали деньги на ремонт. Посещение собраний уже стало обязательным?
— В законодательстве нет норм, обязывающих ходить на родительские собрания, поэтому требовать от вас написания такой объяснительной записки никто не вправе. В случае если классный руководитель или директор школы начинают давить на вас рекомендуем обращаться в Департамент Образования, координаты которого можно найти на сайте администрации вашего населенного пункта.
Заключение
Объяснительная записка имеет важное значение для принятия решений в самых разных сферах человеческой деятельности. В трудовых отношениях такой документ служит для принятия справедливого решения по поводу наложения взыскания на работника. В учебных заведениях является составной частью системы поддержания дисциплины. Для родителей детсадовцев объяснительная записка – документ, имеющий финансовое значение.
В законодательстве нет четких требований к оформлению и содержанию записки, поэтому ее формат регламентируется деловыми обычаями. В объяснительной необходимо правильно указать адресата и описать произошедшее событие. Авторы таких документов нередко изощряются в длинных художественных описаниях, но более эффективным является краткое изложение фактов от первого лица. Если речь идет о спорных ситуациях, не рекомендуется возлагать вину на других лиц – нужно лишь грамотно описать свои действия.
Аргументация будет действительно убедительной, если автор объяснительной записки подкрепит ее копиями документов.
Законом установлен срок для подачи объяснений работодателю – 2 рабочих дня с момента, когда последний потребовал их предоставить. Если работник не успел составить записку за это время, руководитель может действовать по своему усмотрению. В остальных случаях (объяснительные по месту учебы, в детсад и т.д.) сроки подачи устанавливает адресат.
Обязать человека писать объяснительную записку нельзя. В трудовых отношениях при отказе работника от объяснений составляется специальный акт. Во всех остальных случаях вы можете отказаться от написания объяснительной без каких-либо последствий.
Если же вы, будучи работником, написали объяснения, а работодатель уклоняется от их рассмотрения, обращайтесь в трудовую комиссию, а записку отправляйте почтой.
Видео на десерт: Первое время после вымирания динозавров