Маршрутный лист для курьера – это документ, предназначенный для подтверждения факта доставки и затрат, которые были понесены работником организации при выполнении порученных ему задач. Такими расходами курьера в т.ч. может стать оплата бензина для автомобиля или оплата проездных билетов на общественный транспорт. Заполненный маршрутный лист сдают на проверку в бухгалтерию вместе с документами, подтверждающими использование денежных средств. В дальнейшем они послужат основанием для списания расходов и выплаты работнику компенсации в соответствии с понесенными им расходами. В условиях пандемии коронавирусной инфекции маршрутный лист может использоваться в качестве документа, подтверждающего выполнение именно трудовых функций работником, перемещающимся по городу.
Маршрутный лист курьера
Маршрутный лист для курьера не следует путать с путевым листом. Путевой лист составляется в обязательном порядке для транспортных средств, без него невозможна перевозка грузов или пассажиров. Маршрутный лист может составляться и для пеших курьеров, передвигающихся на общественном транспорте или пешком. По путевому листу субъекты хозяйствования списывают только горюче-смазочные материалы, а на основании маршрутного листа учитывают и другие сопутствующие расходы (например, стоимость проездных билетов).
В соответствии со ст. 168.1 ТК РФ, руководство субъектов хозяйствования обязано возместить служебные расходы сотрудникам, чья трудовая деятельность имеет разъездной характер. Порядок возмещения расходов должен быть прописан в трудовом договоре и других локальных нормативных актах. Важно, чтобы все расходы были подтверждены соответствующими первичными документами. Маршрутный лист курьера как раз и является таким документом, поэтому оформлять его для данной категории работников нужно в обязательном порядке.
Правила составления маршрутного листа для курьера
Унифицированного бланка документа не существует, субъектам хозяйствования необходимо разрабатывать его самостоятельно. Жестких требований к его оформлению нет, но он должен содержать все обязательные для «первички» реквизиты, указание на цель и маршрут поездки. Бланк необходимо утвердить в учетной политике организации.
К маршрутному листу обязательно надо приложить подтверждающие документы. Это необходимо для признания расходов, понесенных сотрудником. При разъездах курьера на автомобиле потребуется и путевой лист.
За заполнение документа несет ответственность сам работник. Он оформляет маршрутный лист в течение рабочего дня или в конце рабочей смены по итогам разъездов.
Если при заполнении документа была допущена ошибка, ее исправляют следующим образом: неверную запись зачеркивают и рядом с ней прописывают верные сведения. Работник должен заверить исправления своей подписью. Использовать корректирующие средства недопустимо.
Документ подписывает также сотрудник, принявший его от курьера (как правило, это бухгалтер, руководитель отдела доставки и т.п.).
Заверение листа печатью не требуется.
Как оформить маршрутный лист для курьера
Маршрутный лист для курьера составляется следующим образом:
- В верхней части документа нужно указать название организации, в которой работает курьер (можно использовать бланк предприятия).
- Далее должно быть прописано наименование документа и присвоенный ему номер. Например «Маршрутный лист № 14». Также нужно указать дату и место его оформления.
- После этого следует указать сведения о работнике (Ф.И.О., должность) и сведения о транспортном средстве, если курьер перемещается на автомобиле.
- Затем отображают данные о поездках, которые совершил курьер в течение рабочей смены. Здесь нужно указать:
- дату поездки;
- адрес, по которому прибыл курьер;
- отметки о прибытии и убытии;
- цель поездки;
- название подтверждающего документа (чек на оплату бензина, проездной билет и т.д.);
- сумму расходов;
- подпись курьера и сотрудника, принимающего документ.
При необходимости в документ включают дополнительные сведения. Например, отметки о времени, проведенном в пути. Данные о поездках удобнее оформлять в виде таблицы.
К заполнению данного документа нужен ответственный подход, так как сотрудники налоговой службы во время проверки могут затребовать его. В маршрутный лист следует вносить сведения только об обоснованных расходах, которые можно легко проверить. Внесение недостоверной информации недопустимо.
Маршрутный лист для курьера, образец заполнения
Маршрутный лист — что это за документ, кто и для чего его использует и как его оформлять, мы расскажем в нашей статье. А также дадим возможность бесплатно скачать готовый заполненный бланк этого документа.
Маршрутный лист и путевой лист — два разных документа
Путевой лист — это документ, который используется для учета и контроля работы транспортного средства и водителя. Он составляется по требованию закона. Эксплуатация ТС без путевого листа в большинстве случаев запрещена. В частности, без путевого листа не допускается перевозка пассажиров и грузов. Перечень реквизитов и правила составления этого документа закреплены нормативно. А за его отсутствие полагается штраф.
Маршрутный лист — документ необязательный. Вопрос о введении его в свой документооборот компания решает добровольно, руководствуясь собственными целями и потребностями. Форму и реквизиты этого документа она тоже определяет сама. Путевой лист составляется только для транспортных средств, тогда как маршрутные листы могут выдаваться сотрудникам, перемещающимся на общественном транспорте, колесных средствах передвижения и даже пешком.
Путевым листам на нашем сайте посвящена целая подборка материалов. А в этой статье мы подробнее расскажем о маршрутном листе. И конечно, далее вы сможете бесплатно скачать бланк и образец маршрутного листа.
Кто и для чего использует маршрутные листы
Оформление маршрутных листов в организации может преследовать разные цели. Как правило, их составляют:
- для подтверждения дорожных расходов работников с разъездным характером работы;
- контроля времени прибытия работника в пункты назначения;
- оптимизации маршрута доставки;
- учета и контроля времени выгрузки товаров и др.
Основными «пользователями» этих документов являются:
- водители, экспедиторы и курьеры, для которых составляют маршрутные листы и которые заполняют их в процессе перемещения по маршруту;
- бухгалтеры, которые учитывают на основании маршрутных листов соответствующие расходы;
- сотрудники, отвечающие за логистику, которые проводят анализ и последующие оптимизационные мероприятия.
Является ли маршрутный лист подтверждением расходов на оплату проезда по платным автодорогам? Ответ на этот вопрос есть в КонсультантПлюс. Получите бесплатный демо-доступ к К+ и переходите в Готовое решение, чтобы узнать мнение экспертов.
Может работать с маршрутными листами и другой персонал.
Маршрутный лист для водителя или курьера: бланк и образец
Как мы уже говорили выше, официально утвержденной формы маршрутного листа нет. Перечень обязательных реквизитов для этого документа также отсутствует. Поэтому каждая компания делает его под себя, включая именно те строки и графы, которые обеспечат достижение соответствующей документарной цели.
ВАЖНО! Если маршрутный лист используется для бухгалтерско-налоговых целей, он обязательно должен содержать все реквизиты первичного учетного документа, а также соответствовать иным требованиям ФСБУ 27/2021. Новый стандарт вступил в силу с 01.01.2022 года, но мог применяться и раньше, что следовало отразить в учетной политике организации. Статью о ФСБУ 27 вы найдете на нашем сайте. Пункт о том, что документы следует хранить только на территрии РФ вступает в силу с 01.01.2024. Подробнее об этом мы писали в материале.
Обычно в состав реквизитов маршрутного листа включают следующие.
В «шапке» документа:
- название документа — «Маршрутный лист»;
- его номер;
- наименование организации — составителя;
- дату заполнения;
- Ф. И. О. и должность работника, которому он выдан.
Далее следует таблица, описывающая маршрут, с указанием:
- наименования пункта назначения;
- его адреса;
- цели поездки;
- вида транспорта;
- реквизитов подтверждающего доставку или визит сотрудника документа;
- время его прибытия;
- подписи принимающей стороны.
В заключительной части маршрутного листа целесообразно указывать дату и время его выдачи и проставлять подписи работников, выдавшего и получившего документ.
Скачать бланк и образец маршрутного листа можно бесплатно, кликнув по картинке ниже.
Маршрутный лист
Скачать
Итоги
Составлять или нет маршрутный лист, организация решает сама. Жестких требований ни к наличию, ни к форме этого документа в законе нет. Если вы решите, что вам такой документ необходим, то знаете, где можно найти бланк, отвечающий всем потребностям, независимо от того, оформляется этот документ для внутренних целей или для бухгалтерии.
Маршрутный лист заполняется тогда, когда работники предприятий и организаций должны подтвердить свои транспортные расходы, понесенные в процессе выполнения поручений, связанных с работой. При этом затраты могут быть произведены как на оплату бензина для личного автотранспорта работника, так и на оплату проездных билетов на общественный транспорт.
Впоследствии маршрутный лист, вкупе с отчетом об использовании денежных средств становится основанием для выплаты работнику компенсации в соответствии с его расходами, а также служит документом бухгалтерского и налогового учета.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк маршрутного листа .docСкачать образец заполнения маршрутного листа .doc
Кому нужен маршрутный лист
Составление данного документа необходимо водителям, сотрудникам курьерской службы, торговым представителям, бухгалтерам, юристам, менеджерам продаж и т.п. Именно эти категории работников наиболее часто ездят по городу со служебными целями. Кроме того, маршрутные листы используются теми командировочными, которые ездят в служебные поездки на своих автомобилях.
В некоторых случаях, помимо фискального значения, маршрутные листы бывают нужны руководству организаций для анализа маршрутов работников с целью поиска наиболее оптимальных, коротких путей, что в свою очередь может существенно снизить затраты предприятия на передвижение сотрудников по городу.
Порядок оформления маршрутных листов
Форма маршрутного листа утверждается в учетной политике организации. Здесь же прописывается периодичность (ежедневная, еженедельная, ежемесячная), а также порядок его оформления.
Стоит отметить, что для признания расходов, понесенных сотрудником в служебных поездках надо не только правильно оформить маршрутный лист, но и прикрепить к нему другие подтверждающие документы в качестве отдельных приложений. В частности:
- приказ, который будет служить подтверждением поездки по служебным целям;
- отчет работника о понесенных расходах;
- четко читаемые проездные документы, которые будут доказывать факт оказания услуг.
Расходы проверяются специалистами бухгалтерского отдела, после чего документ передается на подпись руководителю, а затем сдается для погашения или возмещение подотчетной суммы. Дополнительные выплаты работникам, применяющим в разъездах по работе личный автотранспорт или же пользующиеся общественным транспортом, относятся организациями на расходы и прямо влияют на налогообложение при расчете налога на прибыль.
Правила заполнения маршрутного листа
Унифицированной формы маршрутного листа не существует, предприятия и организации могут разрабатывать шаблон маршрутного листа самостоятельно или писать его в свободной форме. Главное – в него обязательно должны быть включены все поездки по порядку, совершенные сотрудником в определенный период времени с указанием их целей, а также ссылками на первичные документы. Оформлять его можно как на обычном листе А4 формата, так и на фирменном бланке предприятия.
Маршрутный лист нужно составлять в двух экземплярах, один из которых передается в бухгалтерию организации, второй остается на руках у сотрудника. Заверять его печатью нет необходимости, поскольку он относится к внутреннему документообороту.
Инструкция по заполнению маршрутного листа
Маршрутный лист всегда пишется по стандартным правилам делопроизводства, поэтому никаких особых затруднений он вызвать не должен. В данном образце рассматривается маршрутный лист, который оформляет водитель по итогам своих разъездов по городу за один день.
- Вверху документа по центру строки пишется его название, а чуть ниже указывается населенный пункт, в котором он оформляется и дата: число, месяц (прописью), год.
- Затем вписывается фамилия, имя, отчество сотрудника, на которого он составляется, указывается его должность, марка автомобиля, а также цель поездки.
- Далее в документ вносится таблица, в которую по порядку вписывается дата поездки, место назначения (адрес), отметки о прибытии и убытии (часы и минуты с точностью), подтверждающий затраты документ (номер, дата), а также сумма затраченных средств.
- Маршрутный лист должен быть подписан сотрудником, на которого он оформлен, а также бухгалтером предприятия.
После оформления маршрутного листа
После того, как маршрутный лист оформлен и заверен должным образом, он становится документом учета по налогам и бухгалтерии. В случае налоговых проверок, на этот документ тоже может быть обращено внимание контролирующих структур.
В дополнение к маршрутному листу налоговики могут запросить и другую первичную документацию, в том числе проездные билеты, платежные документы с автозаправок и путевые листы.
Кроме того, контролеры сопоставят соответствие трудовых обязанностей сотрудников и их перемещений. Вряд ли вызовут вопросы поездки бухгалтера в банк или юриста в суд, поэтому такие тонкости тоже надо учитывать.
Маршрутный лист — это документ, подтверждающий расходы работника, произведенные им при разъездном характере работы. Является основанием для возмещения расходов работника и их списания.
Для чего нужен маршрутный лист
Чтобы ответить на вопрос, что такое маршрутный лист, необходимо определить цели его создания и использования. Многие сотрудники в организации: водители, курьеры, экспедиторы — имеют разъездной характер работы. Трудовой кодекс (ст. 168.1 ТК РФ) обязывает работодателей возмещать трудящимся связанные со служебными поездками расходы. Расходы должны подтверждаться соответствующими документами. Одним из них является маршрутный лист.
С его помощью сотрудники подтверждают, например, затраты на оплату бензина или на покупку проездных билетов на общественный транспорт.
В дальнейшем бланк вместе с отчетом об использовании выделенных предприятием денег является основанием для выплаты сотруднику компенсации согласно его расходам. Также он является документом бухгалтерского и налогового учета.
В некоторых случаях такие отчеты помогают руководителям предприятий проанализировать маршруты сотрудников и составить оптимальные маршруты доставки, то есть проработать логистику. Эти действия существенно снижают затраты организации на передвижение сотрудников по городу.
Утвержденной формы не существует, и организации самостоятельно разрабатывают бланки. Важно, чтобы бланк позволял проследить цели и маршруты поездок, содержал все реквизиты «первички».
В качестве основы допускается использовать форму №3, утвержденную Постановлением Госкомстата РФ №78 от 28.11.1997. Форма, подготовленная предприятием, утверждается в учетной политике организации. В ней же прописываются периодичность составления и сдачи, порядок его оформления. При использовании бланка путевки учитываются обязательные для него реквизиты, введенные приказом Минтранса №368 от 11.09.2020 и ФЗ-402 от 06.12.2011 о бухучете. Если бланки используются для списания, их рекомендуется учитывать — это такие реквизиты, как, например, виды сообщений и перевозок (введены Приказом Минтранса РФ №368 от 11.09.2020) или дата, наименование организации, содержание операции, величина измерения операции, наименование должностного лица и его подпись (ст. 9 ФЗ-402).
Пример заполнения маршрутного листа водителя грузового ТС:
Порядок оформления
Порядок движения документа в организации:
- Составляется лично работником перед поездкой либо логистом.
- Данные о выдаче заносятся в журнал.
- По ходу движения делаются отметки.
- По возвращении бумагу сдают в бухгалтерию или отдел логистики.
К нему прикрепляются оригиналы документов (чеки), подтверждающие траты: отчет работника о понесенных расходах, проездные документы и т. д.
Расходы проверяет бухгалтер организации, директор подписывает приказ о возмещении затрат. После этого работнику возмещают расходы, если он потратил собственные деньги, либо бухгалтерия оформляет подотчетные суммы, которые были выданы.
Правила заполнения
Так как нет унифицированного бланка и правил его заполнения, оформление маршрутного листа производится по внутренним правилам предприятия. Рекомендуется предусмотреть указание основных реквизитов для идентификации расходов, графы, отражающие маршрут, и заполнять его следующим образом:
- вверху по центру строки пишут наименование организации. Ниже указывают населенный пункт и дату оформления;
- записывают Ф.И.О. и должность работника, на которого составляется маршрутный лист, вносится информация о марке автомобиля, формулируется цель поездки;
- в таблице по порядку вносятся дата поездки, адрес, время прибытия и убытия, наименование и реквизиты, подтверждающие затраты на поездку, сумма затраченных средств;
- подписывает бланк сотрудник, на которого он оформлен, и его непосредственный руководитель.
После того как бланк оформлен и заверен должным образом, он становится документом учета по налогам в бухгалтерии. В случае налоговых проверок его вправе рассмотреть контролирующие структуры.
На что обратить внимание
- Порядок работы с данным бланком утвердите ЛНА, где перечислены и лица, ответственные за его регистрацию, выдачу и хранение.
- Исключите из маршрутного листа тот пункт, который является необязательным и дополняющим.
- Печать ставить не обязательно, но если печать есть, то это не нарушение и добавит солидности.
- Заносимые расходы должны обосновываться и легко проверяться, внесение недостоверных сведений не позволит возместить расходы.
- Не является путевым листом, и отметки медицинских работников в нем не ставят.
Порядок хранения
Полностью оформленные бланки должны храниться не менее пяти лет, а если они подтверждают работу в тяжелых, вредных или опасных условиях труда, хранить их необходимо 75 лет. Указание на это имеется в п. 553 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива №236 от 20.12.2019.
Маршрутный лист — это документ, являющийся путеводителем для перевозчика, занимающегося доставкой каких-либо товаров. Он облегчает работу и позволяет контролировать рабочие процессы на этапе доставки.
Предприятия, работа которых связана с доставкой каких-либо товаров, вынуждены разрабатывать и оптимизировать логистику перевозок. Для ее документальной фиксации и контроля за оплатой и фактом доставки используется маршрутный лист.
В условиях ограничений, связанных с пандемией коронавируса, представители правоохранительных органов контролируют передвижения и транспорта, и пешеходов. Если поездки связаны с выполнением трудовых функций, работнику нужно иметь подтверждающий документ. В этом качестве используется и маршрутный лист, и специальная справка с места работы.
Для чего составлять маршрутный лист
При разработке этого бланка обычно преследуются следующие цели:
- составление плана сбыта — рассматриваемый документ позволяет лицу, ответственному за доставку, иметь представление о сети сбыта, количестве торговых точек и их потребностях в товаре;
- соблюдение маршрута поставок на основании разработанного плана;
- подготовка отчетности по количеству отгруженной продукции, количеству рабочего времени водителя, числу торговых точек и их задолженности перед поставщиком;
- учет затрат времени на отгрузку.
Выше перечислены лишь некоторые цели, которые может выполнять рассматриваемый документ. В зависимости от разработанной на предприятии формы этот список может быть расширен.
Разъездной характер работы и Трудовой кодекс
Особую роль маршрутный лист играет для работников, имеющих разъездной характер работы. Согласно статье 168.1 ТК РФ, расходы, связанные с разъездным характером работы, должен брать на себя работодатель. При этом порядок возмещения и сумма должны быть оговорены в трудовом договоре и других локальных нормативных актах. В связи с этим на многих предприятиях рассматриваемый документ является одним из подтверждений расходов сотрудника, которые подлежат возмещению.
Особенности оформления маршрутного листа
Существующее законодательство не предусматривает унифицированную форму данного бланка. Поэтому на каждом предприятии его разрабатывают самостоятельно с учетом производственной специфики. Тем не менее, существуют рекомендации по заполнению бланка, выработанные на практике.
На бланке обязательно должны быть указаны:
- название документа;
- его номер;
- наименование организации;
- должность работника (водитель, курьер, другие должности);
- сведения о транспортном средстве;
- дата заполнения.
Далее информация может быть представлена в виде таблицы, в которой выделены отдельные графы для указания начальной и конечной точек движения. Отдельный столбец посвящается цели поездки. На некоторых предприятиях в документ вносятся данные о полученной оплате и ее отсрочке. В частности, указывается размер полученной суммы, а также способ оплаты. Иногда в таблице предусматривается столбец для указания срока отсрочки.
Для удобства планирования в бланке можно создать отдельную графу, в которой будет указываться частота посещения торговой точки. Этот показатель, в зависимости от производственных потребностей, можно подразделить на несколько категорий. Например, если товар поставляется по нескольким адресам, но с разной периодичностью, можно создать категории А, B и С, где «А» будет означать доставку раз в день, «B» — раз в три дня, «С» — раз в семь дней. Категории и их расшифровка могут варьироваться в зависимости от потребностей предприятия.
Стоит помнить, что документ в обязательном порядке должен быть заверен подписью водителя, уполномоченного лица и работника бухгалтерии.
Нередко работодатель требует отметки получателя груза о том, что передача состоялась.
Маршрутный лист, образец для водителя
Маршрутный лист для курьера
Предлагаем скачать бесплатно образец и бланк маршрутного листа и пользоваться тем, который наиболее подходит для целей организации, а можно переработать бланки, данные в качестве примера, задав себе вопрос: какие реквизиты и поля включить в предлагаемый шаблон.
В отпуск на личном автомобиле
Некоторым категориям работников полагается компенсация затрат на оплату проезда в отпуск, в том числе на личном автомобильном транспорте. Такие льготы полагаются «северянам» в соответствии с Приказом Минтруда РСФСР от 22.11.1990 N 2.
Кроме того, работодатели могут сами внутренними локальными актами утвердить перечень льгот, в который включить и компенсацию расходов на отдых, в том числе — оплатить работникам проезд к месту отдыха. Для учета проездных затрат необходимы документы, подтверждающие понесенные расходы. В этом случае используется специальный бланк.
Маршрутный лист для отпуска на машине
Порядок учета, хранения и уничтожения
Маршрутные листы должны подаваться уполномоченному лицу на предприятии после завершения выполнения рабочего задания. К нему может прилагаться отчет о выполненной работе. Он составляется на каждом предприятии самостоятельно. Обычно эти документы хранятся до проведения первой внутренней проверки. Как правило, она проводится ежеквартально. Также они могут уничтожаться после оформления акта приема работ. Но на некоторых предприятиях маршрутные листы, в соответствии с требованиями Приказа Росархива от 20.12.2019 N 236, хранят в течение пяти лет. Если это единственный документ, подтверждающий работу в тяжелых или опасных условиях, — 75 лет.
Отличие маршрутного листа от путевого
Некоторые специалисты не различают два указанных выше понятия. Несмотря на их кажущуюся схожесть, они имеют ряд существенных отличий. В частности, маршрутный лист:
- может иметь произвольную форму, в то время как путевой составляется по утвержденной законодательством форме;
- не содержит сведения о количестве горючего и километраже;
- выдается при производственной необходимости;
- не оформляется на водителей легковых автомобилей, обслуживающих должностных лиц.
Таким образом, путевой лист выдается при осуществлении любых перевозок, связанных с работой, в отличие от маршрутного. Кроме того, путевой лист относится документам строгой отчетности и должен храниться на предприятии пять лет, в отличие от маршрутного, который может быть уничтожен после оформления акта приема работ.
Вам в помощь образцы, бланки для скачивания
Может пригодиться:
- путевой лист – образец заполнения, скачать форму, бланк;
- как правильно оформить маршрутный лист.