Планирование работ по проекту в строительной организации имеет свою специфику по сравнению с общими подходами, изложенными в международных стандартах, к примеру, РМВОК, ИСО 90006.
Во – первых, специфика заключается в том, что несмотря на разные объемы, сроки, виды работ, договора (проекты) по строительно-инвестиционным проектам для одной и той же компании будут типовыми.
Во-вторых, уже при заключении договора уяснены виды работ и сроки работ, т.е. мы уже располагаем определенными данными для планирования работ по проекту. Заказчик предоставляет организации – исполнителю работ проект организации строительства, проектно-сметную документацию, стройгенплан, сроки реализации строительства.
При наличии этих данных методика разработки календарного плана графика проекта будет следующей:
1.Определить состав процессов содержания проекта (жизненного цикла проекта и продукта проекта), входящих в проект строительной организации. Предположим, если заказчик предоставляет сам проектную организацию, то первым процессом, после заключения договора будет процесс «Анализ и контроль проектно-сметной документации». Далее необходимо подготовить всю разрешительную документацию и сам объект для начала строительно-монтажных работ, значит в составе проекта будет процесс «Подготовка производства строительно-монтажных работ». Также для работ по проекту, необходимы материалы, порой не потребуется и субподрядные организации, следовательно необходим проект «Закупки». Предложенная структура процессов строительной организации увязана с требованиями стандарта ГОСТ Р ИСО 9001-2008г.
Для реализации работ потребуются еще и ресурсы, такие как, человеческие ресурсы (команда проекта), оборудование, техника, инструменты, спецодежда, средства индивидуальной защиты, следовательно, необходимо учесть процессы управления ресурсами. И, наконец, непосредственно – процессы производства работ: «Производство строительно-монтажных работ», «Подготовка исполнительной документации», «Сдача объекта». На основании проведенного анализа мы можем построить карту процессов проекта. Рекомендуется также при составлении календарного плана-графика работ учесть и сам процесс планирования проекта.
2. Определить последовательность процессов проекта (по жизненному циклу проекта и продукта проекта) и разработать План выполнения работ проекта по вехам (веха- событие, дата в осуществлении проекта, отражает состояние завершенности тех или иных работ)
Календарный план по вехам (процессам), уже на этом этапе обретает четкую взаимосвязь между завершением одной вехи (процесса) и началом другого.
3. Дать задание функциональным руководителям на разработку детальных планом графиков по процессам проекта с указанием даты сдачи плана-графика процесса.
Для проработки детального уровня работ (задач) по каждому процессу проекта руководитель проекта обращается к функциональным руководителям (или владельцам процессов, если в организации существует процессно-ориентированная модель управления).
На этом этапе функциональный руководитель (владелец проекта) разрабатывает календарный план работ (задач) по своему процессу с учетом Календарного плана по вехам (процессам) проекта. Как правило, руководитель проекта определяет сроки разработки календарных планов-графиков по процессам для владельцев процессов (функциональных руководителей). Принципиальным вопросом на данном этапе, кто будет разрабатывать график закупок (график поставок) – начальник отдела снабжения или руководитель проекта, как правило, этот вопрос решается высшим руководством компании на стадии разработки стандарта по управлению проектом.
4. Составить иерархическую структуру календарного плана-графика проекта и увязать со сроками выполнения работ (построить диаграмму Ганта)
Иерархическая структура работ представляет декомпозицию процессов проекта на подпроцессы (т.е. задачи) и подзадачи.
5. Провести анализ календарного – плана графика проекта по методу критического пути
Для четкого управления сроками проекта важно выделить критический путь проекта – максимальный по продолжительности полный путь в сети планирования работ. Длительность критического пути зависит от длительности задач лежащих на критическом пути, соответственно любая задержка выполнения задач критического пути повлечет увеличение сроков проекта (срыв)
Концепция критического пути обеспечивает концентрацию руководителя проекта на критических работах.
Смотрите бесплатно -Видео курс:
“Управление проектами в строительной отрасли”
- Зачем нужно календарное планирование
- Что включает календарный план
- Когда можно писать план проекта
- Как выглядит календарный план
Елена – начинающий амбициозный ресторатор. Она придумала, как вдохнуть в старое кафе новую жизнь. С бизнес-планом она намерена пойти в банк, чтобы получить кредит.
Документ она готовила самостоятельно, поэтому опасается, что к нему возникнут каверзные вопросы. Зато одно она выполнила безукоризненно — провела календарное планирование.
Теперь она и инвесторы смогут представить, как предпринимательница модернизирует общепит с большой историей.
Если вы не знакомы с календарным планированием, тогда читайте материал.
Зачем нужно календарное планирование
Представьте, что вы собираетесь покорить новое направление бизнеса или производить товары в ранее незнакомой сфере.
Чтобы точно знать, когда проект будет реализован, создайте график. В нем отражают риски, возможные ограничения.
Такой документ называют календарным планом проекта. В нем можно указать:
- наименование работ;
- срок выполнения;
- ответственных;
- конкретные задачи для отдельных исполнителей;
- точки промежуточных отчетов с измеряемыми показателями;
- мероприятия, необходимые для реализации проекта (встречи, презентации).
Подготовкой документа занимаются руководители предприятия или менеджеры проектов.
Составить полноценный график не получится без мнения сотрудников, ведь им предстоит решать задачу. Они сообщат, что требуется для выполнения работы.
С таким документом руководителю легко отслеживать реализацию проекта. Полезен он и сотрудникам: работать проще, когда знаешь, что следует выполнить и сколько на это времени.
Обязательно знать и бюджет проекта. Когда смета рассчитана, наступает время поиска инвестиций. Найти средства можно и в своей компании, но легче обратиться в банк и не переживать об устойчивости проекта.
Если вы горите идеей об открытии своего бизнеса, мы можем помочь вам! В Совкомбанке доступны кредиты для предпринимателей до 30 млн рублей. Вы составили бизнес-план и знаете, сколько средств вам понадобится для открытия собственного бизнеса? Смело рассчитывайте кредит и ежемесячный платеж по нему на нашем специальном калькуляторе!
Рассчитать кредит
Что включает календарный план
Объем документа не бывает одинаковым и зависит от конкретной ситуации. На окончательную редакцию плана влияют:
- установленные задачи;
- сфера бизнеса;
- ресурсы.
Такой документ неспроста называют планом-графиком. Он содержит большое количество дат и включает:
- планируемый день завершения работ;
- прогнозируемый (считается приближенным к реальности, так как учитывает неблагоприятные события);
- фактический (дата, когда задача была выполнена).
Кстати, различаются не только даты завершения работ. Аналогичное встречается среди задач. Они делятся на основные и вспомогательные.
Например, для Елены основная задача — открыть кафе за 750 тысяч рублей за полгода. Вспомогательными для реализации проекта станут:
- набор персонала;
- разработка меню;
- ремонт помещения;
- получение лицензий и разрешений.
Лицензирование: что изменилось с марта 2022 года
У каждого направления свои сроки и подзадачи.
Труднее всего выстроить последовательность действий. Закономерный вопрос, как все распланировать, если нет конкретных данных, а их место занимают предположения.
Хорошо, когда у вас есть опыт или подчиненный, строивший календарные планы. Иначе придется ориентироваться на гипотетические показатели.
Не расстраивайтесь сильно по этому поводу. В процессе все несколько раз поменяется.
Елена планировала сосредоточиться на кухне южных славян. Разрабатывая меню, оказалось, что трудно найти подходящие ингредиенты по доступным ценам. Пришлось менять концепцию и ориентироваться на блюда восточных славян.
Такие обстоятельства не должны «раздувать» смету или сдвигать срок завершения проекта. Изменяться могут даты вспомогательных задач. Так, если планируете фасадные работы, то обязательно учитывайте погодные условия: дожди и снегопады. Но если в течение всего проекта вам сопутствовали ясные дни, то ремонт вы завершите раньше.
Имейте в виду, что в бизнесе вам часто придется сталкиваться со счетами. Вы их будете получать и выставлять. Отчетность всегда вызывает вопросы и особенно на старте бизнеса. Забудьте о трудностях с Совкомбанком.
Специальный онлайн-сервис для клиентов Совкомбанка, подключенных к ДБО «Совкомбанк Бизнес», позволяет в короткие сроки выставлять счета на оплату товаров или услуг и отправлять их контрагентам. Поставьте выставление счета на турборежим!
Когда можно писать план проекта
Для подготовки структурного документа вашего бизнеса не нужно ждать 21-х солнечных суток, когда Луна окажется в четвертом доме, или завершения ретроградного Меркурия. Более того, вам не понадобятся аффирмации на успешный план. Вы будете готовы, когда:
- установите цель с задачами проекта;
- сформируете бюджет;
- выявите подзадачи, необходимые для успешного выполнения работы.
Это слагаемые разработки календарного плана. Но готовая картина не появляется сама собой даже с учетом этих данных. Выполните еще несколько шагов.
|
Шаг |
Описание |
|
Проанализировать цель, задачи и смету проекта |
Так вы выясните, сколько времени уйдет на работу |
|
Декомпозировать цель на задачи и подзадачи |
Весь проект разделяют на этапы. По каждому из них устанавливают даты реализации. Главная цель Елены — запуск общепита за полгода. Одна из задач проекта — ремонт помещения. Обновление кафе необходимо разбить на этапы: ремонт кухни, гостевой зоны, входной группы. Вместе со строителями или наставником нужно определить временные затраты. Также следует поступить с меню и персоналом |
|
Подготовить делали |
Определить, что еще может потребоваться для реализации подзадач. Елена планирует посетить несколько ресторанов национальной кухни, чтобы посмотреть на оформление и меню общепита |
|
Верифицировать план |
Чтобы график не вызывал вопросов, покажите его команде или экспертам, которые помогают вам в реализации. Знающие люди подскажут, какие сроки невыполнимы. Например, в январе вы заказываете товар из Китая. Автоматическая система расчета скорости доставки подсказывает, что груз вы получите через 30 дней. Это стандартный срок, который не учитывает, что в конце января китайцы празднуют Новый год. В это время весь бизнес там практически засыпает, значит, отправка может состояться только в феврале. Тут же вы перепроверите, хватает ли ресурсов |
Свой подробнейший календарный план необязательно показывать инвестору. Он должен поверить, что вы точно представляете, как выполнять работу, что получите в финале. Особенности лучше оставьте себе.
Например, если планируете ремонт, то укажите, что конкретно будете делать: красить стены или перестилать полы. Но не говорите спонсорам, какие материалы будете использовать, к какому стилю они тяготеют. В документе должны быть этапы, даты, денежные расходы.
Как найти инвестора
Календарный план создают через специальные сервисы. Но можно воспользоваться стандартными Microsoft Excel или «Гугл-таблицами».
Как выглядит календарный план
Проектная деятельность неотделима от схем и графиков. Календарный план, чаще всего, представляют в виде обновляемой таблицы.
В нее записывают виды работ и даты их выполнения. А также указывают последовательность. Например, Елена сначала нашла шефа, составила меню, а потом искала остальной персонал.
Некоторые работы ведутся параллельно — это экономия времени.
Мы подготовили пример плана реализации проекта в виде таблицы для ремонта кафе Елены.
Часто план сопровождает смета. В документ, с отраженными ресурсами, записывают трудозатраты на работу.
Отразите в графике встречи, если они нужны для контроля над процессом. Заранее определите день для отчетов. Так сотрудники будут в курсе, когда им готовить аналитические справки.
Совет банка! Декомпозируйте задачи, чтобы итоговый документ был ближе к реальности. Это удобно вам и подчиненным. Учитывайте, что время работ считают без учета выходных дней.
Менеджмент • 29 ноября 2022 • 5 мин чтения
Вылет по расписанию: что такое календарный план проекта и как его составить
Представьте, что нужно за 5 часов собрать вещи и успеть в аэропорт. Разработка календарного плана проекта — это способ выполнить сложную задачу в срок и правильно рассчитать силы.
- Что такое календарный план проекта
- Цели и задачи календарного планирования
- Параметры календарного плана
- Создание календарного плана проекта
- Документация календарного плана
- Совет эксперта
Что такое календарный план проекта
Календарный план — это полный перечень работ, которые нужно выполнить в рамках проекта со сроками по каждому этапу, а иногда и задаче.
На базовом уровне план работ включает сроки и задачи по каждому этапу. В более подробный план дополнительно можно записать:
● задачи для каждой группы исполнителей: разработчиков, менеджеров, дизайнеров;
● контрольные точки по каждому этапу и задаче;
● онлайн и офлайн-мероприятия: встречи с заказчиком, презентация проекта и промежуточных результатов.
Обычно календарный план составляет менеджер, который отвечает за управление проектом. Иногда ему помогают другие сотрудники: например, проектный отдел компании составляет график встреч. Команда проекта тоже участвует в планировании: рассчитывает сроки выполнения каждой задачи и сколько человек для неё потребуется.
Цели и задачи календарного планирования
Календарный план проекта выполняет три основные функции:
● Упрощает контроль в рамках проекта. Менеджер видит, когда сроки уже поджимают и нужно проконтролировать, чтобы все в них уложились.
● Помогает оценить, можно ли выполнить задачи в срок и с имеющимися ресурсами. Если для проекта не хватает людей, бюджета или времени, с помощью плана работ это можно обнаружить и разрешить ещё на старте.
● Упорядочивает работу команды. Когда календарный план перед глазами, каждый понимает, как распределить время и ресурсы, каких результатов от него ждут.
Тайм-менеджмент: как управлять временем, чтобы жить дома, а не на работе
Параметры календарного плана
Календарный план реализации проекта может выглядеть по-разному. Его объём и содержание зависят от нескольких факторов:
● целей и задач проекта;
● сферы деятельности компании;
● дополнительных ресурсов: например проектного отдела.
В плане работ обязательно указывают даты начала и конца проекта, сроки для каждого этапа и основные задачи.
Сроки и даты фиксируют в трёх видах:
● по плану — когда заказчик ожидает готовый результат;
● прогнозируемые — те, которые менеджер считает реалистичными, с поправкой на форс-мажор;
● фактические — те, в которые команда уложилась на практике.
Задачи в календарном плане работ тоже могут быть представлены по-разному:
● Основные — те, на которые заказчик выделяет бюджет и по которым нужно отчитаться. Например, сделать приложение с нужным функционалом через 2 месяца за 500 тысяч рублей.
● Внутренние — задачи для каждой группы или отдельных членов команды — дизайнеров, разработчиков, тестировщиков. Например, разработка приложения, дизайн, UI- и UX-копирайтинг и тестирование. У каждой из этих задач — свои сроки и бюджет, который берётся из общей суммы.
Самое сложное — спрогнозировать, какие действия и в какой последовательности потребуются, чтобы достичь целей проекта. На старте у менеджера не так много данных и приходится строить календарный план, опираясь на собственный опыт и гипотезы коллег. В процессе всё может несколько раз поменяться. Допустим, если заказчик решит, что вместо одного набора функций в приложении нужен совсем другой. Поэтому менеджер проекта и другие участники команды должны следить за всеми изменениями и сразу вносить изменения в план работ.
Бюджет и срок окончания проекта, как правило, остаются неизменными. Меняться может то, что нужно для достижения результата: предположим, если выяснилось, что раздел с отзывами на сайте не нужен, эту часть работ можно убрать из плана.
Проджект-менеджеру приходится принимать решения в условиях неопределённости и составлять план с запасом времени на срочные задачи и ситуации, когда что-то идёт не так. Допустим, в разгар проекта в компании заказчика вышел из отпуска руководитель отдела, с которым тоже нужно согласовать все этапы. Тогда в плане придётся заложить дополнительные две недели, чтобы всё успеть.
В календарном плане подготовки статей для блога учтено, сколько дней автор потратил на каждый этап
Создание календарного плана проекта
За разработку плана берутся, когда уже есть необходимые данные по проекту:
План получится объективным, если начать его составление со сбора основных вводных по проекту
Чтобы составить календарный план проекта, менеджеру нужно выполнить несколько шагов:
1. Изучить цели, задачи и бюджет проекта. Это поможет понять, какой объём работ необходимо выполнить.
2. Декомпозировать, то есть разделить глобальную задачу на множество мелких. Для этого нужно разбить проект на этапы, а затем определить сроки и задачи для каждого. Можно отталкиваться от того, как обычно строится работа над проектом в команде. Например, заранее известно, что за создание сайта отвечают фронтенд- и бэкенд-разработчик и у каждого из них есть круг задач.
3. Добавить детали. Подумать, что ещё потребуется на каждом этапе. Например, подготовить пакет документов, протестировать функциональность, согласовать с заказчиком.
4. Сверить календарный план с командой. На этом этапе план сверяют с командой и корректируют. Например, один из программистов внезапно слёг с простудой, поэтому на разработку уйдёт на неделю больше, чем запланировали.
5. Убедиться, что ресурсов достаточно. После оценки плана может выясниться, что для такого объёма работ и сроков в команде недостаточно людей. Тогда менеджер проекта ставит дополнительную задачу, например добавить UX-дизайнера на проект.
Заказчику достаточно показывать календарный план верхнего уровня: только этапы, сроки, задачи и текущие расходы — чтобы отметить, что команда не вышла за рамки бюджета. Эта версия будет готова к концу второго или третьего этапа работы над планом. При этом внутренний план можно детализировать и менять каждый раз, когда появляются новые данные и обстоятельства.
Чтобы связать эти два документа, во внутреннем календарном плане менеджер обозначает контрольные точки: на каком этапе понадобится обратная связь от заказчика. На каждой точке можно показать план с промежуточными результатами проекта.
Вести календарный план работ удобно в таблице, например в Excel, Microsoft Project или Google Sheets. Версию для заказчика можно оформить в виде презентации: в PowerPoint или Google Presentation.
Научиться правильно составлять календарный план с учётом всех рисков можно на курсе «Менеджер проектов». Руководители-практики учат студентов управлять проектом и командой, а наставники — справляться с нагрузкой и не терять мотивацию. Выпускникам помогают составить резюме и подготовиться к собеседованию.
Зарабатывайте, управляя проектами
Освойте профессию с нуля за 6 месяцев, научитесь вести переговоры и строить отношения с клиентами. Пройдите бесплатную вводную часть курса «Менеджер проектов», чтобы попробовать себя в новой роли.
Документация календарного плана
Основной календарный план работ проекта включает:
● список и график работ;
● сроки — общие и по каждой задаче;
● последовательность и зависимость между задачами: например, сначала разработка, потом тестирование, а параллельно с ними — дизайн и копирайт.
Диаграмма Ганта показывает взаимосвязи задач внутри проекта и помогает отразить их в плане
Дополнительно к плану работ по проекту прикладывают следующие документы:
● бюджет или смету;
Смета по проекту, где учтена только оплата рабочих часов команды
● ресурсный план: сколько человек и оборудования потребуется для каждой задачи;
● матрица рисков: какие риски возможны, как их предотвратить и что делать, если всё-таки случился форс-мажор. Например, проект нужно сдать в июне, но в мае дизайнер собирается в отпуск, поэтому нужно заранее подыскать замену или изменить сроки;
● коммуникационный план: график встреч, созвонов и отправки отчётов по проекту.
Совет эксперта
Ольга Арифулина
Чтобы календарный план был как можно ближе к реальности, нужно декомпозировать задачи проекта и наглядно их представить — например в виде схемы. Обязательно заложить время на создание проекта в таск-менеджере и распределить задачи между членами команды. Не нужно стесняться приходить к команде за помощью на каждом этапе, чтобы не упустить важные детали и вовремя обнаружить слабые места.
Как ставить цели и задачи по SMART
Что такое диаграмма Ганта и как её построить
Построение план-графика – это стандартный подход к решению типовых задач. Этот прием планирования используется в самых различных случаях и для самых разных целей. План-график обычно включает всю необходимую информацию об этапах работы, их краткую характеристику и обозначенные сроки выполнения. Исключать этот этап нельзя, потому что именно на нем формируется полное понимание о предстоящем проекте и специфике его выполнения.
План-график представляет собой таблицу с размеченными сроками и обозначенными действиями. Полезно отмечать в таком плане ещё и ответственных лиц, которые будут участвовать процессе автоматизации. Примерный вид плана приведен на рисунке ниже.
Слева у нас перечислены работы в столбик, а справа закрашены клеточки, соответствующие месяцу их реального выполнения или работы над ними. Добавить ответственных лиц можно прямо сюда или же вынести в отдельный график с использованием численного обозначения этапов.
Исходя из нашего опыта реализации проектов по автоматизации бизнеса мы отметим, что строго следовать какому-либо варианту составления плана не стоит. Самое важное – это сохранить и распланировать информацию. Сделать это можно абсолютно любым способом. Разве что, обратите внимание на наличие ответственных за каждый этап. Мы уже много раз говорили, что общее – это означает ничье. Пока нет ответственных лиц, спросить тоже не с кого. Именно поэтому пофамильно вносим их в план-график.
Советуем прочитать: Кто такие толстый и тонкий клиенты?
Слишком сильно увлекаться планированием не стоит. В противном случае, проект может превратиться в постоянное развитие плана и его доработку. Нам же важнее тратить время и силы на процесс автоматизации. Поэтому, сделайте самый простенький и понятный всем план график с ответственными лицами и не спускайтесь до уровня, что каждое чаепитие с ответственными лицами также будет отмечено. План нужен для координации, упрощения взаимодействия, расчёта бюджета и набросков процесса работы. Ставить же целью само создание идеального плана – это совсем неправильно.
Как построить план-график
Возможно вас это удивит, но построить план-график совсем не сложно! Достаточно уметь пользоваться любой и абсолютно любой программой для написания текстов или работы с таблицами, будь то Word или Execle. Подойдут и инструменты Google или Яндекс. Скажем вам больше – можно даже делать это руками на стандартной бумажке или на белой доске.
Создаем самую стандартную табличку и разлиновываем её. В одном из столбцов табличек пишем работы, которые предстоит выполнить. В этом же столбце можно указывать наименования этапов работ и периодов. Пустое пространство справа от этого столбца – это место, где мы будем отмечать календарные сроки и в пустых клетках расписывать исполнителей конкретных задач, а также указывать служебную информацию. Исходя из этой логики расписываем весь процесс, о котором мы разговаривали всё это время.
Столбы слева с этапами работ удобно наполнять этапами бизнес-процессов, которые участвуют в общей логике нашего будущего автоматического решения. Их чередуем с тем, что нужно сделать.
Например, пишем так:
Наименование этапа: Автоматизация склада
Наименование действия 1: Автоматизация процесса учёта регистрации поступивших товаров.
Бизнес-процесс: Получение товара на складе
Вспомогательные процессы на этапе: Внесение данных в таблицу, отправка таблицы на согласование менеджеру, разметка адресного хранения
Ответственный за процесс: Иванов И.И.
Ответственный за разработку этапа: Петров И.И.
Ответственный разработчик со стороны исполнителя: Сидоров В.В.
Вот и получили элементарный вариант плана-графика.
Что должен содержать план-график
План-график может содержать самые разные пункты. Тут нет никакого строго госта. Ведь мы работаем с документом, который нужен для удобно работы. Мы приведем некоторые варианты, которые рационально включить в этот план.
Название этапа или мероприятия
Тут всё просто. Логика пункта следует из его названия. Записываем в произвольной форме название этапа.
Описательная часть
Описываем каждый этап в исчерпывающей, но краткой форме, чтобы не забыть потом что именно мы планировали сделать на каждом этапе. Иногда полезно сделать обоснование причин запуска этапа, а также обозначить возможности.
Цели и результаты
Из названия тоже всё ясно. Цель – это удобная метрика, которая позволяет оценить вышло ли сделать на этапе то, что планировалось. Результаты также полезно отметить. Хорошо бы, чтобы в итоге они коррелировали с поставленными целями. Увы, это не всегда очевидный и связанный процесс.
Советуем прочитать: Чем лучше 1С?
Даты и временные промежутки
Из названия следует смысл этого пункта. Желательно обозначать диапазоны дат, а не целиться строго в одну несчастную дату. При реализации больших проектов редко получается выполнить этап день-в-день.
Ответственные исполнители
Опять-таки, всё следует из названия. Указываем ответственных или группу ответственных. Также полезно обозначить и их контактную информацию.
Подход для решения
Тут мы записываем то, как мы планируем реализовывать работы и установим их взаимосвязь.
Допущения
Перечень допущений, которые мы сделали или можем сделать при реализации конкретного этапа.