Понятие и виды памяток
Слово «памятка» в словарях русского языка определяется как «книжечка, содержащая короткие наставления о чем-нибудь, руководство к чему-нибудь».
В современном понятии памятка — это средство вербальной и/или визуальной передачи информации, краткое изложение какого-либо вопроса или проблемы, а также самые важные сведения, которыми надо руководствоваться в определенных жизненных ситуациях или при выполнении определенной операции.
Памятка относится к особому речевому жанру, не только информационному, но и оказывающему воздействие на эмоции и эстетические чувства людей.
Важный аспект памятки о здоровье — побуждение населения к определенным действиям, направленным на профилактику заболеваний, и формирование сознательной установки на здоровый образа жизни.
Памятка может включать в себя:
- факты по проблеме,
- советы,
- алгоритм действий в определенных случаях,
- информацию об адресах и телефонах специализированных лечебно-профилактических и других учреждений и т.п.
Используются памятки в ситуациях, когда нет возможности непосредственного общения с аудиторией, и как дополнение к общению.
По сравнению с другими средствами пропаганды здорового образа жизни памятки имеют ряд преимуществ, а именно:
- воздействуют на конкретные группы людей, определенную аудиторию, что дает наибольший эффект;
- дешевы и просты в изготовлении и распространении.
По характеру содержания можно выделить следующие виды памяток:
1. Памятка-алгоритм, в которой все предлагаемые действия довольно жестко фиксированы, их последовательность обязательна (например, комплекс упражнений лечебной гимнастики, действия при появлении признаков инсульта, гипертонического криза и т.п.).
2. Памятка-инструкция, в которой даются вполне конкретные указания о необходимости конкретных действий, шагов (пример: измерение АД, подсчет индекса массы тела, количества хлебных единиц в продуктах и т.п.)
3. Памятка-совет, рекомендация. В ней целевая группа получает
рекомендации о том, при каких условиях то или иное действие
(деятельность) осуществляется успешно (например, как сохранить
доверительные отношения с ребенком, как сознательно ограничить
употребление алкогольных напитков или снизить потребление соли; способы
быстрого снятия стресса, правила кормления ребенка грудью и т.п.).
4. Памятка-разъяснение, в которой опровергаются устоявшиеся мнения и
стереотипы и утверждаются другие, основанные на более современных
научных исследованиях.
5. Памятка-стимул, доминантой которой является стимулирование
человека, раскрытие перспектив его деятельности и т.п. (например,
сопоставление жизни с наркотиками и без них).
6. Памятка «вопрос-ответ».
Деление это условно, поскольку в каждом виде памяток есть общее: информация, представленная с помощью выразительных средств. Выбор той или иной модели содержательной части и художественного оформления во многом зависит от целеполагания, тематики, характера целевой аудитории, представлений и вкусов создателей данной памятки.
Рекомендации по составлению памяток
1. Разрабатывая информационное сообщение, всегда опирайтесь на
вопросы:
— чего мы хотим добиться?
— что люди должны понять в результате?
— какие действия они должны предпринять?
2. Четко следуйте цели. Не включайте в памятку материал, не относящийся к теме: он только отвлечет от основной идеи вашего сообщения. Следует помнить, что небольшой объем информации, как правило, не позволяет в тексте одной памятки затрагивать слишком много аспектов проблемы. Целесообразнее выделить лишь один из них и именно ему посвятить содержание памятки.
3. Особое внимание уделяйте правильно составленному и рационально размещенному тексту.Текст памятки должен быть написан живым, ясным, доступным неспециалисту языком; предложения — краткими, набранными небольшими блоками; шрифт – простым, легко читаемым. Крупный шрифт облегчает прочтение материала людьми пожилого возраста. Ни в коем случае нельзя набирать текст декоративным, трудноразличимым шрифтом. Иллюстрации, ключевые слова, тематические строки информационного сообщения должны быть простыми и ясными. Все незнакомые специальные термины лучше объяснять. Текст нужно представить на проверку нескольким читателям, чтобы убедиться, что он не содержит двусмысленных фраз.
4. Очень важно выбрать ту цветовую гамму, на фоне которой текст будет восприниматься лучшим образом. Для облегчения восприятия материала используйте не слишком сложное оформление и эффективные цвета. Цвет может служить для выделения наиболее важной информации. Выбирайте его осторожно, поскольку разные цвета вызывают разные эмоции, могут ассоциироваться с определенными идеями, образами.
5. Вычитайте текст будущей памятки, т.к. грамматическая ошибка или стилистическая неточность могут вызвать недоверие к материалу.
6. Иллюстрация в памятке всегда привлекает внимание. Могут использоваться эффектные сюжетные снимки, рисунок, диаграмма и т. п. Используемые зрительные образы должны обладать определенной силой воздействия.
7. Структурно текст памятки обычно представляет следующие блоки:
ñ заголовок (должен быть точным, кратким, набираться большими буквами; его цель — привлечь внимание); здесь же может быть указание, кому предназначена памятка (для населения, для подростков, для родителей, для медицинских работников и т. д.);
ñ ведущий абзац (заставляет читать текст дальше, интригует);
ñ средний абзац (развивает понимание и оценку предмета, отвечает на все вопросы);
ñ заключительный абзац (дает понять, какое действие от читателя желательно).
8. Материал памятки подбирается с расчетом на конкретную аудиторию. Внимание к той или иной информации зависит от того, насколько значимые сведения она содержит для определенной группы людей. И, например, памятка, призывающая подростков не употреблять наркотики, не курить и т.п., должна отличаться от памятки, обращенной по этой же проблеме к их родителям.
9. Идейное содержание материалов памятки не должно вызывать у людей
страха и отрицательных эмоций. При составлении памяток для детско-
подростковой аудитории крайне важным является принцип
преимущественного позитива в изложении материала. Надо показать
подростку не то, как плохо курить, а как хорошо быть здоровым и не
курить; раскрыть преимущества жизни, свободной от никотина.
10. Необходимо осуществлять четкий, жесткий контроль также за
тиражированием и распространением памяток. Ибо то отрицательное
воздействие, которое способна принести непроверенная информация или информация, поданная не с тем акцентом и не той группе пользователей, способна повлечь за собой нарушение одного из краеугольных принципов профилактики и всей медицины в целом — принципа «Не навреди!». С этой целью следует создать при ЛПУ редакционный совет или редакционную коллегию и редактировать содержание и оформление готовых к выходу в свет информационных и методических материалов, в том числе памяток. В конце или в начале памятки обязательны выходные данные: указание на ее разработчиков.
11. Убедительность материалов памятки зависит не от длинного перечня правил, советов, запретов и рекомендаций, не от сухой назидательности, а от того, насколько интересен и несложен текст. Можно «оживить» его, используя афоризм, четверостишие, расчет суточного рациона здорового питания и даже рецепт блюда.
12. Всегда делайте пробный выпуск материалов для целевой группы. Чтобы убедиться в том, что разработанная памятка понятна целевой аудитории, отвечает ее возрастным, профессиональным и другим интересам, потребностям, нуждам и оказывает нужное воздействие, целесообразно проводить предварительную апробацию памятки в фокус-группах – как один из способов получения «обратной связи» от аудитории.
Материалы, которые недостаточно хорошо запомнились, были не совсем понятны, недостаточно интересны, противоречивы или обидны для целевой аудитории, следует перерабатывать и вносить в них необходимые изменения.
13. При разработке памяток специалистам здравоохранения желательно сотрудничать с профессиональными творческими работниками в сфере коммуникации (работники рекламных агентств, дизайнеры-верстальщики, специалисты по компьютерной графике), гарантирующими высокое качество производимой продукции, будь то памятка, плакат, брошюра и т.п. В отсутствие такой возможности рекомендации по оформлению памяток можно найти с помощью поисковых систем в сети Интернет или творчески используя стилистику оформления разработчиков удачных образцов памяток.
14. В рамках коммуникативных кампаний памятки целесообразно производить большими тиражами — это эффективно с точки зрения затрат. Имеет значение также и оперативность их доставки на соответствующие мероприятия, чтобы удовлетворить формирующийся интерес и потребности целевой аудитории.
Методические рекомендации подготовлены на основе материалов проекта «TASIC — Система профилактических мер и здоровье населения России»
Методические
рекомендации по составлению памятки
Памятка — краткое
нормативное, производственно-практическое или
справочное
издание (пособие), содержащее самые важные сведения, которыми надо руководствоваться,
выполняя какую-либо операцию или осуществляя некоторую деятельность.
Для
составления памятки по заданной теме нужно найти информацию с разных источников
(сеть Internet, энциклопедии, практические пособия, учебная литература),изучить
ее и выписать тезисы (основные мысли или основные действия).
Памятка
составляется индивидуально.
Работа
должна быть представлена на бумаге формата А4 в печатном (компьютерном) или
рукописном варианте.
Составление
тезисов (перечня действий)
1.
Предварительно изучите информацию по заданной теме с разных источников (сеть Internet,
энциклопедии, практические пособия, учебная литература), продумайте цель, которую
вы ставите, приступая к работе над ней.
2.
Внимательно изучите информацию, определите еѐ основную мысль.
3.
Разделите информацию по заданной теме на смысловые части, определите микротемы.
4.
Сформулируйте пункты плана, логически и последовательно связав их между собой.
5.
Воспринимая текстовую информацию, стремитесь чѐтко представить себе, что
является главным для автора, а что для вас.
6.
Выберите для тезисов основные идеи и положения, отделив важные детали от подробностей,
запишите их словами автора или собственными словами, разместив в определѐнной
последовательности.
7.
Руководствуйтесь основным принципом тезирования текста — не допускайте
искажения
содержания.
8.
Составьте тезисы, а затем, используя эти материалы, оформите памятку- на листе
А4.
Структура
памятки
Объем
работы: 1-3 листа
Критерии
оценивания:
Памятка
составлена верно, если:
—
составленная памятка, соответствует изучаемому материалу, соблюдены
требования
к составлению тезисов;
— основные
требования к оформлению памятки соблюдены, но при этом допущены недочеты,
например: имеются неточности в формулировке тезисов, пропущены некоторые действия,
имеются упущения в оформлении;
Памятка
составлена не верно, если:
—
содержание памятки не соответствует изучаемой теме, обнаруживается
существенное
непонимание проблемы.
Методические
рекомендации по оформлению санбюллетеня
Санитарный бюллетень — это форма стенной печати. Он может быть посвящен
только медицинской теме. Санитарный бюллетень — несистематическое,
непериодическое издание, он может быть оригинальный или типовой, разработанный
по образцу. Санбюллетень может быть рисованным или апплицированным. Размер
санбюллетеня, как правило, 60-90 см, расположение — горизонтальное.
Санбюллетень состоит из текстовой и изобразительной частей, причем текстовая
часть преобладает.
Рекомендации к тексту. Текст санбюллетеня должен быть
написан доступным языком. Он состоит из введения, основной части и заключения.
Введение знакомит читателя с проблемой, основная часть раскрывает её суть.
Из содержания должна быть понятна польза предлагаемой информации.
Заключение может состоять из вопросов и ответов или просто выводов автора.
Латинские и сленговые термины использовать не рекомендуется, советы по лечению
давать запрещается. Текст заканчивается лозунгом, призывом, вытекающим из темы.
Человек должен приглашаться к немедленному действию.
Рекомендации к оформлению. Должны быть выделены абзацы. Такие
знаки препинания, как восклицательный знак, многоточие, тире и т.д. должны
использоваться как можно меньше. Важно помнить, что текст, заключенный в
квадрат или круг, вызывает больше доверия. Текст не должен идти поверх
иллюстрации.
Рекомендации к изобразительной части. Изобразительная часть вместе с
текстовой не должны перегружать бюллетень, но и не должно оставаться свободного
места, иначе он будет трудно читаться. Нужна разумная мера заполнения
санбюллетеня. Лучше использовать одну впечатляющую иллюстрацию, чем несколько
мелких.
Рекомендации к названию. Название должно быть броским, ярким
и не запугивающим, оно должно отражать содержание бюллетеня, быть коротким,
написанным шрифтом без наклона. Слово «санбюллетень» в заглавие не
выносится. Оно пишется мелким шрифтом в правом нижнем углу, где указываются
выходные данные.
Рекомендации к экспозиции. Санбюллетень должен вывешиваться на
видном месте, так, чтобы его было удобно читать. Срок его экспозиции — не более
двух недель. Вывешивать его повторно рекомендуется не раньше, чем через два-три
месяца или накануне подъема сезонной заболеваемости. Правильно разработанный и
оформленный санбюллетень — источник медицинских и гигиенических знаний.
Как правильно составить памятку?
- Формат страницы – А4.
- Поля: верхнее – 15 мм; нижнее – 15 мм; левое – 15 мм; правое – 15 мм.
- Шрифт: Times New Roman; размер – 14 кегль.
- Межстрочный интервал – одинарный.
- Абзацный отступ – 1,25 см; должен быть выставлен автоматически (не допускается делать абзацный отступ пробелами или табуляцией).
Что таке памятка?
Памятка — краткое нормативное, производственно практическое или справ. издание, содержащее самые важные сведения, которыми надо руководствоваться, выполняя к. л. операцию или осуществляя деятельность …
Как будет памятка на русском?
ПАМЯТКА — ПАМЯТКА, и, жен. Книжка, листок с краткими наставлениями на какой н.
Как сделать книжку памятку?
Создание книги или брошюры
- Перейдите в >макета поля >настраиваемые поля.
- Измените параметр для параметра Несколько страниц наБрошюра. …
- Чтобы оставить место для переплета, увеличьте значение параметра Переплет.
- Вы можете оформить свою брошюру, используя различные средства. …
- Нажмите кнопку ОК.
Как составить памятку в ворде?
Пошаговая инструкция
- В Word 2007, 2010 в блоке «Разметка страницы» выбираем альбомную ориентацию.
- Выставляем верхнее, нижнее, правое и левое поля по одному сантиметру.
- В этом же блоке «Разметка страницы», кнопка «Колонки».
- Выбираем три колонки (проспект делают и с другим количеством колонок).
Как в ворде сделать памятку?
В верхней панели меню выберите «Файл», «Создать». Справа появится меню «Создание документа». Нужно выбрать «На моем компьютере». В появившемся окне «Шаблоны» перейдите на вкладку «Публикации», выберите «Брошюра» и нажмите кнопку «Оk».
Что должно быть в памятке?
ТРЕБОВАНИЯ К СОСТАВЛЕНИЮ ПАМЯТКИ 1. В памятку включают приблизительно пятую часть от общего объема беседы (самые важные позиции, информативные картинки, правила, алгоритм каких-то действий). 2. Памятка оформляется с использованием текстового редактора М8 word и сохраняется в формате .
Как распечатать в формате а5 книжкой?
На вкладке «Разметка страницы» нажмем стрелочку в строке «Параметры страницы». Во всплывающем окне проверим «Размер бумаги» (прямоугольник зеленым маркером). По умолчанию обычно задан формат А4, так и оставляем. Чтобы брошюра в готовом виде соответствовала размеру А5, распечатать ее надо на обычном листе А4.
Как сделать памятку в Паблишере?
Как сделать буклет с помощью Publisher
- На начальной странице, которая появляется при открытии Publisher, нажмите кнопку Буклет (перейти к начальной странице можно в любое время, щелкнув Файл > Создать).
- Выберите буклет в коллекции шаблонов буклетов и нажмите кнопку Создать.
Как сделать памятку в виде книжки?
Создание книги или брошюры
- Перейдите в >макета поля >настраиваемые поля.
- Измените параметр для параметра Несколько страниц наБрошюра. …
- Чтобы оставить место для переплета, увеличьте значение параметра Переплет.
- Вы можете оформить свою брошюру, используя различные средства. …
- Нажмите кнопку ОК.
Что должно быть в памятке туриста?
Обращение туриста должно содержать следующую информацию: — фамилия, имя и отчество туриста (туристов); — адрес места нахождения туриста (туристов); — номер договора о реализации туристского продукта и наименование туроператора (турагента);
Что входит в памятку туриста?
В выданном вам комплекте документов на поездку в пакете документов находится «памятка туриста«, в которой указаны необходимые правила поведения в стране пребывания, перечислины ограничения, в которой имеется информация о местонахождении консульства РФ и прочие важные моменты.
Как перевести документ из формата а5 в формат а4?
Для этой цели, открыв документ с размером формата А5, вставьте разрыв раздела страницы:
- затем перейдите на новый лист, и задайте новые размеры для этого листа (в Вашем случае — А4):
- Результатом у Вас станет, первый лист в формате А5, следующий в формате А4:
Как напечатать документ в формате а5?
Для начала напечатать a5 формат вы можете, если выберете в программе epson easy photo print пользовательский формат. Дальше нужно ввести дополнительные параметры печати. Для этого в окне драйвера нужно будет выбрать размер бумаги – «А5 сделанный» и отметить галочкой функцию «Включить печать без полей».
Как сделать рекламную листовку в Паблишере?
Как сделать буклет с помощью Publisher
- На начальной странице, которая появляется при открытии Publisher, нажмите кнопку Буклет (перейти к начальной странице можно в любое время, щелкнув Файл > Создать).
- Выберите буклет в коллекции шаблонов буклетов и нажмите кнопку Создать.
Как сделать брошюру своими руками?
Этапы создания брошюры своими руками
- Распечатайте на принтере нужные листы с двух сторон (в некоторых принтерах есть функция двухсторонней печати).
- Согните листы бумаги пополам, под сгиб положите ластик, затем сверху сшейте листы степлером с двух сторон – сверху и снизу. После переверните листы, загните скобы.
Для чего нужна Памятка туристу?
Памятка туриста Памятка туриста должна содержать информационные сведения необходимые для обеспечения безопасности туризма. … В большинстве случаев эти сведения касаются вопросов личной безопасности туристов и сводятся к следующим направлениям: Наличие необходимого туристского снаряжения для конкретного маршрута
Как написать памятку
Памятка – это свод рекомендаций по определенной теме. Целевыми группами, которым адресуются памятки, могут быть подростки, родители, студенты, водители, туристы и другие категории людей. Памятки распространяются в социальных, образовательных, культурных и иных учреждениях в рамках просветительных программ через уголки для посетителей. Также памятки используются в ходе рекламных акций коммерческих компаний.
Инструкция
Перед составлением памятки следует собрать информацию, которая ляжет в ее основу. Поскольку памятки бывают разных форматов – от размера с карманный календарик до небольшой книжечки, нужно решить, сколько полезных советов она должна вместить и в каком виде ей суждено предстать перед потребителем. Также можно познакомиться с уже имеющимся материалом других организаций, чтобы не повторять сделанного ими и найти отправную точку для создания своей памятки.
Важным в памятке является и ее цветовое оформление, соответствующее во многих случаях цветовой гамме логотипа вашей организации. Любое издание, от буклета до альбома, привлекает в первую очередь своими красками. Поэтому советуем попробовать несколько вариантов, чтобы выбрать самый удачный. При необходимости можно обратиться к специалисту.
Любая памятка, независимо от ее формата, начинается с обращения к читателю. Оно содержит краткое изложение актуальности той проблемы, для решения которой потенциальному клиенту может понадобиться изложенная в памятке информация. Обращение к читателю обязано привлечь внимание того, кто случайно остановил на нем свой взгляд. Часто заголовок памятки представлен в виде простого вопроса, например: «Как получить водительские права?»
Основной текст памятки оформляется в виде советов, которые разбиваются на тематические блоки или последовательности. Главные требования к содержимому этой части – доступность и актуальность изложенной информации. После прочтения памятки у читателя должно появиться желание закинуть ее в сумку и вернуться к ней при подходящем случае. Закончить памятку можно контактными данными вашей организации.
Войти на сайт
или
Забыли пароль?
Еще не зарегистрированы?
This site is protected by reCAPTCHA and the Google Privacy Policy and Terms of Service apply.
22 февраля 2021 г.
Памятки — это обычное дело способ связи на многих рабочих местах. Когда вам нужно передать краткую конкретную информацию группе людей в вашей организации, служебная записка может стать хорошей альтернативой организации встречи. В этой статье мы объясним компоненты заметки и предоставим руководство о том, как создать хорошо написанную заметку.
Что такое памятка?
Меморандум или меморандум — это сообщение, используемое для передачи информации в рамках бизнеса. Заметки можно использовать для объявления новых политик, напоминаний сотрудникам о существующих правилах и общего информирования людей. Записка менее формальна, чем письмо, которое вы будете использовать при общении с людьми за пределами организации.
Цели памятки
Памятки должны быть информативными и содержать краткое, четкое и прямое сообщение. Хотя многие заметки имеют схожие элементы, вы можете использовать их для самых разных целей, в том числе:
-
Документирование политики компании
-
Информирование сотрудников по ситуации
-
Объяснение процедур
-
Инструктаж персонала по работе с новым оборудованием
-
Информирование сотрудников об изменениях в компании
-
Объявление об изменении роли или продвижении по службе
Связанный: Документация на рабочем месте
Части памятки
Независимо от того, объявляют ли они о повышении или вводят новую политику, все памятки состоят из одних и тех же основных частей. Заметки могут различаться по длине, но большинство из них составляют одну или две страницы, чтобы аудитория была сосредоточена и заинтересована в вашем сообщении. Памятка включает в себя каждое из следующего:
-
Заголовок
-
Сюжетная линия
-
Декларация
-
Обсуждение
-
Резюме (необязательно)
1. Заголовок
Первым компонентом заметки является заголовок, список информации, которая обеспечивает контекст для остальной части заметки. В заголовке указывается, кому адресовано сообщение и от кого оно отправлено, а также справочные примечания, такие как дата, время или местоположение. Включение заголовка в заметку помогает создавать точные записи. Заголовок также помогает сотрудникам отслеживать, какие сообщения наиболее важны для них и когда изменения компании вступили в силу.
2. Тема письма
Строка темы резюмирует тему заметки и обычно идет сразу после заголовка. Каждая памятка должна быть посвящена только одному предмету. Тема должна быть короткой и ясной, предоставляя основную тему вместо полного объяснения. Если ваша записка будет храниться для справки, точная и простая тема может помочь поддерживать порядок в вашем офисе.
3. Декларация
Объявление — это первая часть тела вашего сообщения. Здесь вы делитесь целью памятки и представляете свою основную идею. Просто укажите информацию, которой вы делитесь со своими коллегами. Если есть какая-либо важная справочная информация, вы можете включить ее в эту часть памятки.
4. Обсуждение
Обсуждающая часть служебной записки поясняет внесенные вами изменения, признает возможные проблемы и предоставляет дополнительную информацию. В зависимости от цели вашей заметки вы также можете использовать этот раздел для запросить отзыв или попросите своих коллег предпринять конкретное действие. Этот раздел должен оставаться сосредоточенным на наиболее важных частях вашего сообщения, чтобы информация оставалась ясной.
5. Резюме (необязательно)
Некоторые заметки включают краткое изложение, которое связано с темой письма. В резюме также могут быть перечислены последние напоминания и слова благодарности сотрудникам за их усердную работу и сотрудничество.
Как создать памятку
Создание хорошо написанной заметки, содержащей четкую информацию, может сэкономить вам время на разъяснение запутанных сообщений. Чтобы создать заметку, выполните следующие действия:
1. Перечислите свою основную идею
У вас должно быть четкое понимание вашего сообщения, чтобы объяснить его другим. Перечислите основные моменты, которые вам нужно объяснить в памятке. Если их слишком много, рассмотрите возможность использования формата отчета или разделения сообщения на несколько более конкретных заметок.
2. Поймите свою аудиторию и тон
Меморандум, объявляющий о корпоративной вечеринке или ежегодных премиях, скорее всего, будет иметь более радостный и непринужденный тон, чем меморандум, объявляющий о больших изменениях в политике компании. Ваш выбор слов и стиль письма должны быть понятны вашим коллегам или сотрудникам.
3. Используйте шаблон
Вы можете использовать шаблон, чтобы убедиться, что вы используете правильный формат для своей заметки. Заполнение шаблона также может гарантировать, что вы поделитесь всей необходимой информацией.
4. Делайте абзацы короткими
Пишите свои заметки короткими абзацами, чтобы их было легче читать. Если возможно, используйте маркеры и списки, чтобы подчеркнуть ключевую информацию.
5. Вычитка
Прежде чем отправить записку, перечитайте каждый раздел для правильной грамматики и ясности. Убедитесь, что ваш заголовок адресован правильным людям, а тема соответствует сообщению.
6. Раздайте памятку
Своевременно публикуйте свои заметки, чтобы держать вашу организацию в курсе. Многие организации отправляют заметки по электронной почте, а также размещают их на видном месте на рабочем месте. Сохраните копию заметки для ваших файлов на случай, если вам понадобится сослаться на нее.
Шаблон памятки
На вашем рабочем месте может использоваться определенный формат заметок, но большинство заметок обычно можно создавать с помощью офиса. шаблон записки. Вот один из примеров шаблона базовой служебной записки:
*Кому: Получатель(и) записки*
*От кого: человек или группа, отправившая записку*
*Дата: Дата выдачи*
*Тема: Строка темы*
[In the first paragraph of your memo, plainly state your main idea. List any important information that directly impacts the recipient of the memo.]
[Your second paragraph should expand upon the main idea and share additional details. Summarize any discussion about the topic of your memo and ask for staff input if applicable.]
[You may include an optional third paragraph summarizing the memo. Follow this section with a polite closing and your signature.]
[Closing, such as Sincerely/Best regards/Thank you,]
[Your Name]
[Contact information if applicable]
Вложения: [List any documents referenced in the memo]
Примеры заметок
Возможно, вам будет полезно прочитать заметки, которые были разосланы другими сотрудниками вашей организации. Сопоставление тона и формата вашей заметки с другими, которые вы видели на рабочем месте, поможет вашим коллегам понять ваше сообщение. Просмотрите следующие примеры заметок, которые помогут вам в процессе написания:
Пример 1. Объявление об акции
*Кому: Всем сотрудникам*
*От: Мико Томпкинс, директор по персоналу*
*Дата: 6 августа 2019 г.*
*Тема: Джеймс Ндеба станет директором по бухгалтерскому учету*
С 10 августа 2019 года наш нынешний главный бухгалтер Джеймс Ндеба перейдет на должность директора по бухгалтерскому учету. Во время этого перехода любые новые проекты будут переданы остальной команде бухгалтеров.
За три года работы в качестве нашего главного бухгалтера Джеймс продемонстрировал исключительные лидерские качества, и мы с нетерпением ждем того влияния, которое он окажет на нашу организацию в качестве директора по бухгалтерскому учету. Если у вас есть какие-либо вопросы об этом переходе, не стесняйтесь обращаться ко мне по электронной почте.
Спасибо всем за вашу помощь в том, чтобы сделать этот переход как можно более плавным. Пожалуйста, зайдите в офис Джеймса, чтобы поздравить его с повышением.
С наилучшими пожеланиями,
Мико Томпкинс
Пример 2: Напоминание о правилах
*Кому: отдел продаж*
*От: Дж’найя Берроуз, руководитель отдела продаж*
*Дата: 21 сентября 2019 г.*
*Тема: Процесс возмещения*
Поскольку у нас есть несколько новых сотрудников, ознакомьтесь с нашей политикой возмещения командировочных расходов. Для каждой отдельной покупки вы должны заполнить форму расходов на продажу и предоставить ее в бухгалтерию до последнего числа месяца. Расходы, представленные после установленного срока, не подлежат возмещению.
Спасибо за своевременную отправку всех транспортных расходов. Это помогает нам управлять нашим ежемесячным бюджетом на поездки и гарантирует, что мы сможем финансировать все запланированные поездки. Вы можете остановиться у моего стола или написать мне по электронной почте с любыми вопросами.
Спасибо,
Дж’ная
*Приложения: Форма расходов на продажу*