Образец оформления делового письма Факсы
Все больее широкое распространение
сейчас получили быстрые средства связи,
в частности факсимильная связь. С ее
помощью передаются телефаксограммы
(факсы).
Факс— документ, полученный с
помощью специального аппарата (телефакса)
по телефоным каналам связи. Факс является
по сути копией переданного документа.
По телефаксу могут быть переданы любые
виды документов и приложений к ним:
таблицы, чертежи, схемы, рисунки,
фотографии. Однако факсы в большинстве
случаев являются разновидностью деловой
переписки между деловыми партнерами и
организациями. Оформление факса
осуществляется аналогично оформлению
делового письма, только в реквизитеАдресатвместо почтового
адресауказывается код города и
номер факса получателя.
Дополнительными данными, которые
проставляет сам аппарат (телефакс)
являются:
— код отправителя
— дата и время
передачи, а также ее длительность
— номер телефакса,
с которого передана информаия
— количество
переданных страниц
Если полученные факсы содержат важную
информацию и предназначены для длительного
использования, их необходими скопировать,
потому что факсовая бумага многих
факсимльных аппаратов недолговечна. В
дорогих факсимильных аппаратах, в
которых используется обычная бумага,
копирование необязательно.
|
|
Образец оформления факса Рекомендации к составлению служебных писем и факсов
Начало письма или факса может иметь
следующие варианты обращения:
Уважаемый Игорь Леонидович!
Господин Зорин!
Игорь Леонидович!
Уважаемый господин Зорин!
Уважаемые господа! (употребляется,
когда неизвестны имена получателей
письма)
Затем уместны были бы слова благодарности:
Мы были рады получить Ваше письмо
Большое спасибо за факс от 04.06.00
Подтверждаем с благодарностью получение
Вашего письма
Большинство писем продолжается далее
словами:
В связи с …
Согласно контракту от … N …
В соответствии с …
Если в заголовочной части письма-ответа
заполнен реквизит «ссылка на номер
и дату входящего документа», то не
следует повторять ссылку на документ
в тексте письма.
В зависимости от темы письма (факса)
используются следующие обороты:
Отправка груза, документа
Отправляем Вам …
Ставим Вас в известность …
Высылаем Вам …
Напоминание
Напоминаем Вам …
По истечении … срока предложение нашей
фирмы теряет силу
Подтверждение
Концерн … подтверждает получение …
Подтверждаем, что партия ТНП получена
…
Извещение
Сообщаем Вам, что …
Ставим Вас в известность, что …
Извещаем Вас, что …
Просьба
Пожалуйста сообщите …
Просим оплатить в течение … банковских
дней …
Мы будем благодарны, если Вы …
Гарантия
Оплату гарантируем.
Качество продукции наша фирма
гарантирует.
Предложения
Мы рады предложить Вам …
Предлагаем Вам …
Мы можем рекомендовать …
Мы уверены, что Вы заинтересуетесь …
Отказ
К сожалению, Ваша просьба не может быть
удовлетворена по следующим причинам
…
К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу
в ближайшее время мы не можем из-за …
К сожалению, мы не можем принять Ваше
предложение из-за …
Предупреждение
Фирма оставляет за собой право обратиться
… , если Вы …
Задержка поставок может привести к
…
Данные Вами обещания, к сожалению, не
выполняются, поэтому мы вынуждены …
Приглашение
Просим принять участие в …
Приглашаем Вас …
Мы рады пригласить Вас …
Письма можно закончить фразами:
Надеемся, что наша просьба не будет
для Вас затруднительной
Мы рассчитываем на успешное продолжение
сотрудничества
Мы надеемся на Вашу заинтересованность
в расширении связей
С уважением
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
Факсимильная связь обеспечивает передачу информации с бумажного носителя (тексты, таблицы, графики, рисунки, чертежи, фотографии и т.д.) и прием этой информации в виде копии (факсимиле), часто называемой на практике факсом или телефаксом.
Требования к составлению и оформлению сообщений, передаваемых с помощью факсимильной связи, определяются видом отправляемого документа-подлинника (письмо, договор, протокол и т.д.).
В соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации (статья 160) использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо аналога собственноручной подписи допускается в случаях и порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашениями сторон.
Документ (факс), получаемый на выходе факсимильной связи, при соблюдении установленных условий и процедур может обладать юридической силой.
Отправляемые по каналам факсимильной связи документы должны быть напечатаны четким, контрастным шрифтом или написаны шариковой ручкой или тушью, контрастными черными, темно-синими чернилами.
Как оформить факс
Факсимильный способ передачи информации позволяет мгновенно отправить документ с помощью телефонной линии либо сети интернет. Факсы используются в работе предприятий наряду с бумажными и электронными письмами.
Вам понадобится
- — компьютер;
- — текстовый редактор.
Инструкция
Запустите текстовый редактор, чтобы создать факсимильное сообщение. Откройте новый документ, если используется программа Microsoft Word, выполните команду «Файл» – «Создать» – «Из шаблона». Выберите из доступных шаблонов «Титульная страница факса» вариант на свое усмотрение.
Если у вас Word версии 2007 и выше, щелкните по кнопке Office в левом верхнем углу программы, затем щелкните «Создать» и из списка выберите пункт «Факс». В правой части окна будут показаны доступные для загрузки шаблоны оформления титульной страницы факса. Выделите нужный вам шаблон, щелкните по кнопке «Загрузить». Заполните имеющиеся поля с помощью одинарного щелчка мышью по элементу формы.
Введите реквизиты факса. Заполните поле «Кому», в него внесите название предприятия, а также непосредственного получателя факса (должность, фамилия и инициалы в дательном падеже). Затем впишите номер факса получателя в следующем поле. Введите дату отправки вашего сообщения. Если вы хотите создать факс в качестве ответа на письмо или факсимильное сообщение, введите в поле «Ответ» дату и номер документа, на который отвечаете.
Заполните поле «От». В нем введите название своей организации, вашу должность, фамилию и инициалы. Если факс не служебный, а личный, фамилии, имени и отчества будет достаточно. Затем укажите свои номера телефонов и факса.
При необходимости заполните поле «Копия» и «Комментарии». Обязательно укажите общее количество страниц отправляемого документа, чтобы при получении можно было проверить, все ли листы получены. Установите срочность отправки документа.
Оформите на следующих страницах факса текст сообщения. Желательно использовать более крупный шрифт, чтобы обеспечить читаемость букв при распечатке, т.к. в некоторых факсимильных аппаратах достаточно низкое качество печати.
Учтите, что данный документ не будет иметь юридической силы без подписи соответствующего должностного лица, поэтому факс не может использоваться для передачи особо важной для предприятия информации. Выполните отправку факса с помощью факсимильного аппарата либо специального приложения, например, Venta Fax.
Войти на сайт
или
Забыли пароль?
Еще не зарегистрированы?
This site is protected by reCAPTCHA and the Google Privacy Policy and Terms of Service apply.
Современный мир информации требует быстрого обмена различных сведений. Значительное место в этом потоке занимает факсимильная связь. С её помощью передаются текстовые сообщения, графические схемы, рисунки. В офисах установлены факсимильные аппараты, но не все умеют ими пользоваться, несмотря на широкую распространённость такой техники. Также можно отправлять/принять факсы посредством интернета. Ниже найдёте рекомендации, как отправить факс разными способами.
Факсы используются для мгновенной передачи и распечатки документов получателем.
Работа с офисной техникой
При наличии в офисе телефакса несложно принять либо отправить документ. Ниже подробно расскажем, как принять факс, затем как отправить факс с телефона.
Приём факса
Если вам позвонили, просят принять факс, вы отвечаете: «Принимаю» либо условным сленговым словом «Стартуем», означающим, что вы готовы к процедуре.
- После тонального сигнала нажмите зелёную кнопку «Start».
- Дождитесь полной распечатки пересылаемого документа.
- Приняв документ, нажмите «Stop».
Для получения документа сообщите отправителю о готовности и нажмите кнопку «Start».
Если передача прошла с искажениями текста, графики, сообщите об этом передающему, чтобы тот повторил отправку.
Во время пересылки трубку можно положить уже после того, как начнётся передача. Работа тогда не прервётся. Если вы хотите подтвердить передачу либо продолжить разговор, оставайтесь на линии, когда передача завершится, вновь заработает аудиовызов, вы сможете сообщить об успешности процедуры и продолжить беседу.
Существует автоматический режим, позволяющий устройству самому, без вашей помощи, принимать документы. Настроить его можно в специальном меню «Параметры — Количество звонков», включить выделенной для этого на панели кнопкой. Автоматический режим удобен, когда возможна передача ночью, в праздничные дни, при отсутствии в офисе работников.
Отправка факса
Если вы ни разу не работали с офисной техникой, мы объясним, как отправить документ по факсу.
Приготовьте документ, обычно используется формат А4. Проверьте качество печати, чтобы потом у адресата не возникало проблем с чтением. При размазавшихся чернилах, наличии подтёков могут возникнуть сложности, лучше распечатайте лист повторно. Перед отправкой снимите с листа скрепки, скобы. Пронумеруйте страницы, чтобы избежать путаницы потом.
- Откройте крышку, обычно для этого есть небольшая кнопка на боковой панели.
- Вставьте лист в специальный лоток лицевой стороной обязательно вниз. Лоток в большинстве аппаратов находится в тыльной части, прикрыт крышкой. Прозвучит щелчок, короткий сигнал, означающий, что лист вставлен правильно, аппарат его захватил.
- Позвоните адресату, сообщите о пересылке факса, количестве отправляемых страниц.
- Когда адресат готов принять документ, он отвечает: «Стартуем». Затем нажимает кнопку «Start». Бумага станет двигаться через ролики, значит, передача началась. Если лист остановился, произошла ошибка, на табло высветится информация о ней. Получатель не должен класть трубку до завершения передачи.
- Свяжитесь с адресатом, узнайте, получил ли он информацию, не смазался ли текст. Если качество неудачное, перешлите повторно документ.
- Закройте крышку, опустив её до щелчка.
Вставьте в лоток документ лицевой стороной вниз и нажмите «Start».
Если вам нужно отправить несколько листов, вставляйте их поочерёдно. Есть аппараты, поддерживающие массовую отправку, тогда в лоток можно положить сразу до 10 страниц.
Специализированные программы отправки
Если у вас есть встроенный модем, можно отправить факс с компьютера через него. Вам потребуется специализированная программа наподобие VentaFax либо встроенная в Windows функция. Настроив функцию отправки, вы сможете переслать отсканированный документ получателю на его факсимильный аппарат.
Отправка через интернет
Если отсутствует телефонная связь по каким-либо техническим причинам, закончилась бумага в аппарате, можно для отправки с компьютера воспользоваться услугами всемирной паутины. Также может быть так, что принимающая сторона требует отправки документов через факс, а у вас отсутствует данный аппарат либо он сломался. Почтовые отделения могут помочь вам в отправке, но это требует временных и финансовых затрат. Когда есть интернет, вы можете действовать в удобное для вас время. Не все юзеры знают, как отправить факс с компьютера через интернет. Вам нужно лишь отсканировать документ, найти сайт-посредник, занимающийся пересылкой факсов. Назовём некоторые из них.
MyFax
Для примера приведём сервис MyFax, позволяющий бесплатно переслать через интернет 2 факса в сутки до 10 страниц каждый. Регистрация не требуется. Преимуществом сервиса является возможность посылать информацию в 41 страну мира. Кроме того, предлагается тестовый период в 30 дней, когда вы сможете получить личный факс-номер, отправлять неограниченное количество документов, получать их. Пересылать документы можно в нескольких форматах. Есть платный контент.
Для отправки факса заполните блоки отправителя и получателя, прикрепите документ и перешлите, нажав кнопку «SEND FAX».
На адрес электронной почты, указанный вами, придёт ссылка на подтверждение отправки. После доставки информации придёт сообщение об этом либо извещение об ошибке в пересылке.
Freepopfax
Сервис позволяет без регистрации переслать через интернет бесплатно 5 факсов до 14 страниц. Отправка осуществляется в 48 стран, к сожалению, по России не работает. На первой странице отправленных документов будет размещена реклама Popfax.com. Поддерживается несколько форматов документов. После отправки на почту вам придёт извещение.
FaxOrama.com
Интернет-сервис, позволяющий бесплатно отправлять факсы в США, Канаду. Нет регистрации, не добавляется реклама на отосланные документы. Разрешено пересылать 2 документа в день по 5 страниц. Есть приложения для IOS, Android, позволяющие сделать фото, затем отправить его с телефона. Поддержка нескольких форматов.
Сервисов отправки/получения факсов через интернет существует много, платные обычно предоставляют тестовый период для бесплатного пользования. В бесплатных часто размещается реклама на пересылаемых страницах. Если вам нужно часто пересылать либо получать информацию, рекомендуется пользоваться платными услугами, для одноразовой же отправки подойдёт бесплатный ресурс глобальной сети.
Как видите, вопрос, как отправить факс, несложный. Процедура занимает мало времени. Использование электронной вычислительной машины, интернет-сервисы, мобильные приложения позволяют работать с факсами в удобном для вас режиме.