Бизнес – это, прежде всего, люди, поэтому руководители престижных компаний заботятся о постоянном повышении квалификации своих сотрудников. Обучение за счет работодателя – довольно частое явление, так как вклад в образование сотрудника – выгодная инвестиция.
Обучение сотрудника за счет работодателя по ТК РФ
В статье 196 ТК указано, что решение об оплате профессионального обучения сотрудника принимает работодатель. Руководитель также вправе самостоятельно определять условия и порядок учебы. Все принятые правила нужно зафиксировать в коллективном договоре и прочих внутренних актах.
Нужно ли удерживать НДФЛ при оплате организацией стоимости обучения сотрудника?
В большинстве случаев обучение работников – право, но не обязанность работодателя. Однако существуют исключения, оговоренные в части 4 статьи 196 ТК. Работодатель должен организовать профессиональное обучение некоторым категориям сотрудников:
- Медицинским сотрудникам (статья 79 ФЗ №323).
- Гражданским работникам (статьи 48 и 62 ФЗ №72).
- Нотариусам и их помощникам (статья 30 Основ закона «О нотариате»).
- Аудиторам (статья 11 ФЗ №307).
Работодатель обязан организовать обучение и в том случае, если это считается условием продолжения деятельности служащего.
Виды расходов работодателя на обучение
Условия, на которых происходит оплата обучения, фиксируются в следующих документах:
- Коллективный договор.
- Дополнительное соглашение к трудовому договору.
- Отдельный договор об обучении.
Обязанность фиксации условий обучения прописана в статьях 196 и 199 ТК РФ.
Учеба сотрудника, оплачиваемая работодателем, подразделяется на три основных вида:
- Основная профессиональная.
- Дополнительная.
- Профессиональное обучение.
Данная классификация указана в статьях 10, 73, 76 ФЗ №273. От вида обучения зависит начисление компенсаций, а также гарантии, предоставляемые работнику. Учеба может проводиться без отрыва от работы. В обратном случае работодатель сохраняет за работником его среднюю зарплату и должность. Если место учебы находится в другой местности, организация начисляет работнику командировочные по стандартной схеме (статья 187 ТК РФ).
Гарантии, предоставляемые обучающемуся служащему, перечислены в статьях 173-176, 187 ТК РФ:
- Оплата дополнительного отпуска, предоставляемого при обучении.
- Компенсация транспортных расходов, связанных с проездом в учебное учреждение.
- За работником остается его средняя зарплата.
Каждая операция, связанная с оформлением и оплатой обучения, должна быть подтверждена первичной документацией (часть 1 статьи 9 ФЗ №402). Также необходимо подтвердить факт того, что образовательная услуга была получена. Для этого подходит акт, на котором ставит подписи работодатель и представитель учебного учреждения. Главное требование к подтверждающему документу –наличие всех реквизитов. Подтверждением оказания услуги являются документы об образовании. К примеру, диплом.
Какие суммы компенсировать (выплатить) работнику, с которым заключен ученический договор?
Правила и особенности отработки за обучение
ВАЖНО! Образец приказа о направлении на обучение от КонсультантПлюс доступен по ссылке
Оплата обучения – своеобразная инвестиция работодателя. То есть, руководитель рассчитывает получить бонусы с данной операции в перспективе. Это вовсе не проявление альтруизма работодателя.
Однако легко представима ситуация, в которой руководитель вкладывается, но ничего не получает из-за неблагодарного сотрудника. Работник, после прохождения обучения, вполне может уволиться и устроиться в другую компанию с обновленным за чужой счет профессиональным багажом. Как этого не допустить? Работодатель может указать в договоре обязанность отработки за обучение. То есть, сотрудник, повысивший свою квалификацию за счет компании, не может просто так уйти. Он обязуется отработать определенный срок. Возможность постановки такого условия оговорена в статье 197 и 199 ТК.
Если сотрудник отказывается от обязательной отработки, он обязан возместить расходы работодателя на оплату образовательной услуги.
Данное правило прописано в статьях 207 и 249 ТК РФ. Для защиты своих интересов руководитель должен правильно оформить соглашение с сотрудником.
Юридическое оформление отработки
Руководитель не может обязать сотрудника отрабатывать свои расходы на основании одного лишь приказа о направлении служащего на обучение. Для этого понадобится указать условие отработки в одном из следующих документов:
- Трудовом договоре.
- Дополнительном соглашении.
- Ученическом договоре.
В документе обязательно нужно указать следующую информацию:
- Специальность или направление обучения.
- Сроки и стоимость образовательной услуги.
- Обязанность отработки или компенсации расходов работодателя.
Срок отработки определяется в индивидуальном порядке. Он может составлять как несколько месяцев, так и несколько лет. Все зависит от договоренностей между руководителем и сотрудником. Обычно срок определяется на основании следующих факторов:
- Стоимости образовательной услуги.
- Ценности получаемых знаний.
- Продолжительности обучения.
Сроки обязательно фиксируются в соглашении между сторонами.
Особенности взыскания расходов с сотрудника при увольнении
С сотрудника можно взыскать расходы за предоставленную ранее образовательную услугу только в том случае, если он увольняется по неуважительной причине. Данное правило оговорено статьями 207 и 249 ТК РФ. Однако в законе не уточнены причины, которые могут считаться уважительными или неуважительными. Данные нюансы определяются на основании существующей судебной практики. К примеру, уважительными причинами увольнения считаются:
- Сокращение штата.
- Работник получил медицинское заключение, по которому он не может продолжать работать на прежней должности, но работодатель не может предоставить подходящую должность.
- Призыв работника на военную службу.
Неуважительная причина в данном контексте – самовольная инициатива работника или его виновные действия.
Учет расходов на обучение
Расходы на обучение принимаются к налоговому учету на основании статьи 264 НК. Однако их учет выполняется только при выполнении некоторых условий (Письмо Минфина от 23 марта 2009 года):
- Образовательная услуга оплачивается в интересах компании, такие расходы экономически целесообразны.
- Сотрудник проходит обучение в компании со всеми необходимыми лицензиями.
- Служащий работает на основании трудового договора.
Для учета важно подтвердить все затраты на обучение. Для этого понадобятся следующие документы (Письмо Минфина от 9 ноября 2012 года):
- Договор с учебным учреждением.
- Приказ руководителя о направлении служащего на учебу.
- Образовательная программа, в которой прописано количество учебных часов.
- Акт об оказании образовательной услуги.
- Копия документа о прохождении обучения (к примеру, аттестат).
ВАЖНО! Если обучение сотрудника не сулит компании экономическую прибыль, проводится в интересах самого работника, то сопутствующие расходы не учитываются при расчете налога на прибыль. То есть уменьшить налогооблагаемую базу не получится.
Для снижения налогооблагаемой базы важно доказать две вещи: экономическую выгоду предприятия от обучения работника и связь образовательной услуги и деятельности компании. К примеру, если организация занимается грузоперевозками, а сотрудник направляется на обучение макияжу, такие расходы на налогооблагаемую базу не повлияют.
Как отразить в бухучете компенсацию стоимости обучения за счет работодателя при увольнении работника?
Работодатель, направляя работников на обучение и повышение квалификации[1], решает две задачи:
- повышает эффективность деятельности организации;
- выполняет требования законодательства.
Предлагаем пошаговую инструкцию по направлению работника на повышение квалификации или переподготовку.
Шаг 1. Собираем информацию о необходимости обучения
Процесс направления работника на обучение начинаем с оформления документа-основания, например заявки на обучение (пример 1), которую составляет руководитель структурного подразделения либо ответственное за обучение лицо.
Шаг 2. Оформляем соглашение об обучении с работником
Если направляем работника на необязательное обучение за счет работодателя, можно заключить соглашение с работником по обоюдному согласию. Оформляем соглашение, чтобы обязать работника отработать у обучившего его работодателя определенный срок после завершения обучения. Если работник не выполнит свою обязанность по отработке, по такому соглашению с него можно полностью либо частично взыскать стоимость обучения.
В случае профессиональной переподготовки работника или повышения квалификации в образовательном учреждении согласно ст. 198 ТК РФ можем составить ученический договор (пример 2) или дополнительное соглашение к трудовому договору (пример 3).
Содержание ученического договора регламентируется ст. 199 ТК РФ и предполагает включение в договор:
- наименования сторон;
- указания на конкретную квалификацию;
- обязанности обеспечить работнику возможность обучения;
- обязанности работника пройти обучение и проработать в течение определенного срока;
- срока ученичества;
- размера стипендии в период ученичества, которая не может быть меньше МРОТ[2].
В курс обучения могут входить практические занятия в организации. Эту работу оплачиваем отдельно по установленным расценкам[3]. Трудовой кодекс не уточняет, в каком документе должны быть установлены эти расценки, поэтому их можно прописать в ученическом договоре.
Отметим, что во время действия ученического договора или соглашения об обучении:
- работника нельзя привлекать к сверхурочным работам;
- работника нельзя направлять в командировки, не связанные с обучением;
- время ученичества в течение недели не должно превышать нормы рабочего времени[4].
Согласно ст. 201 ТК РФ срок ученического договора продлевается на период болезни обучающегося.
Шаг 3. Издаем приказ о направлении работника на обучение
Законодательство не обязывает работодателя издавать приказ о направлении работников на обучение, однако рекомендуем это делать в целях бухгалтерского и кадрового учета, а также повышения дисциплины работников (пример 4).
С приказом ознакамливаем работника и передаем копию в бухгалтерию. Также приказ будет основанием для внесения информации в табель учета рабочего времени.
[1] Подробнее см.: Жижерина Ю. Ю. Как повысить квалификацию работника // Кадровые решения. 2020. № 2. С. 29–36.
[2] Часть 1 ст. 204 ТК РФ.
[3] Часть 2 ст. 204 ТК РФ.
[4] Статья 203 ТК РФ.
Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Кадровые решения» № 3, 2020.
Объясняем, кому лучше заключить договор с обучающей организацией, в каком случае ей потребуется лицензия. Показываем, что нужно включить в соглашение об образовании (ученический договор) между работодателем и работником по требованию ст. 199 ТК РФ и что в него стоит добавить дополнительно, чтобы в дальнейшем избежать недоразумений и неоправданных трат. Даем образец приказа о направлении на повышение квалификации. Объясняем, как заполнять табель учета рабочего времени при различных формах обучения (причинах отсутствия человека на рабочем месте), – от этого зависит размер оплаты данных дней.
Кроме того, отвечаем на самые наболевшие вопросы: обязана ли организация платить за обучение работников для соответствия требованиям профстандартов? из-за несоответствия образования работника профстандарту его могут уволить?
Обучение сотрудника: право или обязанность работодателя?
В соответствии со ст. 197 ТК РФ работники имеют право на подготовку и дополнительное профессиональное образование, а также на прохождение независимой оценки квалификации. Указанное право реализуется путем заключения договора между работником и работодателем. Означает ли это, что вся профессиональная подготовка должна быть для работника бесплатной? Можно ли требовать с работодателя денежные средства на нее? Ответы на эти вопросы мы находим в законодательстве.
Фрагмент документа
Часть 4 ст. 196 «Права и обязанности работодателя по подготовке и дополнительному профессиональному образованию работников, по направлению работников на прохождение независимой оценки квалификации» Трудового кодекса РФ
В случаях, предусмотренных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, работодатель обязан проводить профессиональное обучение или дополнительное профессиональное образование работников, если это является условием выполнения работниками определенных видов деятельности.
Итак, работодатель обязан проводить за свой счет профессиональное обучение или дополнительное профессиональное образование работников, если:
- это является условием выполнения работниками определенных видов деятельности;
- обучение предусмотрено требованиями нормативных правовых актов РФ1.
Таких случаев достаточно много, например, работодатель должен оплачивать обучение следующих категорий сотрудников:
- медицинские и фармацевтические работники2;
- педагогические работники3;
- работники, осуществляющие госзакупки4.
Но специалистов и руководителей в сфере делопроизводства и архивного дела среди категорий таких работников нет!
Однако обязанности по профессиональной подготовке и переподготовке сотрудников могут быть возложены на работодателя еще и условиями коллективного или трудовых договоров.
Надо ли работодателю оплачивать обучение для соответствия профстандартам?
Для начала давайте вспомним, что профстандарты становятся обязательными с 1 января 2020 года только для определенной группы организаций5:
- государственные внебюджетные фонды РФ;
- государственные или муниципальные учреждения, унитарные предприятия;
- государственные корпорации, государственные компании и хозяйственные общества, более 50% акций (долей) в уставном капитале которых находится в государственной или муниципальной собственности.
Один из основных вопросов, который возник у этих работодателей в связи с введением профстандартов, – что делать с теми работниками, кто им не соответствует? Например, должен ли работодатель оплачивать получение высшего образования специалисту по профессиональной уборке6 или руководителю подразделения по документационному обеспечению управления (департамента, управления, службы, отдела)7? Считаем, что нет. Обязанность обучать сотрудников до уровня требований профессионального стандарта у работодателя отсутствует. Такой ответ следует из толкования процитированной нами ч. 4 ст. 196 ТК РФ. Рассмотрим изложенные в этой норме критерии:
- закон или иной нормативный правовой акт требует от работодателя проводить обучение (обратите внимание: именно обучение). Профстандарты относятся к нормативным правовым актам, ведь они утверждены приказами Минтруда России и зарегистрированы в Минюсте России. Но содержат лишь указание на наличие у сотрудника определенного уровня подготовки, без прямого указания работодателю провести обучение сотрудника.
-
без обучения невозможно выполнение трудовой функции – также не относится к нашему случаю.
Мы не можем отстранить от работы такого работника. Ведь ст. 76 ТК РФ содержит закрытый перечень ситуаций, когда это возможно. Ни одна из них не подходит к «несоответствию уровня образования работника требованиям профессионального стандарта».
Не предусмотрел законодатель и возможности расторжения трудового договора. А наиболее близкое основание увольнения (несоответствия работника занимаемой должности или выполняемой работе вследствие недостаточной квалификации, подтвержденной результатами аттестации, – п. 3 ч. 1 ст. 81 ТК РФ) требует проведения дополнительного мероприятия – аттестации, т.е. оценки соответствия квалификации работника относительно его трудовой функции. Причем наличие или отсутствие образования в этом случае только один из многих возможных критериев. Раз мы не можем ни отстранить работника от выполнениям им обязанностей, ни прервать трудовой договор на том основании, что сотрудник не соответствует закрепленным в стандартах квалификационным требованиям, значит, он может продолжать работать на прежнем месте и в прежней должности.
Таким образом, работодатель, с одной стороны, не должен платить за обучение работника, не соответствующего профстандарту, но, с другой стороны, не может требовать от такого работника пройти соответствующее обучение. Следовательно, обеим сторонам может быть выгодно, если между ними будет заключен договор, согласно которому организация оплатит обучение взамен на обязательство сотрудника отработать определенное время в компании.
Какими документами оформляется обучение работника?
Тут будет несколько документов. Во-первых, договор с обучающей организацией.
Мнение эксперта
Николай Яковлев, юрист практики трудового права юридической фирмы «WatersOAG»
Договор может быть заключен обучающей организацией как с работником (двусторонний договор), так и с работодателем (если выражаться точнее, то в этом случае договор будет трехсторонним: между обучающей организацией, работодателем, который оплачивает обучение, и работником, которого учат)8. Поскольку обучение оплачивает работодатель, то лучше, чтобы он был стороной этого договора, так будет проще доказать налоговым органам обоснованность таких расходов.
Обращайте внимание на предмет договора. Если им являются образовательные услуги, то в силу Закона об образовании9 обучающая организация должна иметь соответствующую лицензию.
Однако лицензия не обязательна, если мероприятия, на которые направляются работники, не являются профессиональным обучением или дополнительным профессиональным образованием10. Это могут быть, например, семинары, круглые столы, конференции, не позиционируемые как образовательные мероприятия, а проводимые лишь для обмена опытом, привлечения клиентов и в иных целях консалтинговыми компаниями, издательствами, различными ассоциациями и пр.
Во-вторых, отношения между обучаемым работником и работодателем тоже должны быть урегулированы в письменной форме. Обязанности сторон могут быть сформулированы:
- непосредственно в тексте трудового договора;
- в приложении к нему – соглашение об обучении (см. ст. 249 ТК РФ) или
- в ученическом договоре (гл. 32 ТК РФ).
Мнение эксперта
Мария Смольянинова, главный редактор издательства ООО «Бизнес-Арсенал»
Обязанность работника отработать после обучения не менее установленного договором срока, если обучение проводилось за счет средств работодателя, может быть включена в трудовой договор в качестве дополнительного условия (абз. 5 ч. 4 ст. 57 ТК РФ). Работодатели делают это:
1) на стадии приема на работу, и тогда:
- непосредственно в тексте трудового договора прописываются условия обучения, отработки и компенсации работодателю сотрудником понесенных расходов, если последний захочет уволиться до истечения срока отработки (но препятствовать увольнению работника по собственному желанию со ссылкой на необходимость такой отработки либо предварительной компенсации понесенных на обучение расходов работодатель права не имеет) или
- в текст трудового договора включается общее положение о том, что такое обучение с последующей отработкой возможно, а конкретные условия подлежат согласованию в подписываемом работником и работодателем документе;
2) но обычно только при возникновении необходимости направления работника на обучение уже после заключения трудового договора все условия об этом оформляются отдельным документом: соглашением об обучении либо ученическим договором.
Выбранный вариант фиксации договоренностей не влияет на формулировки условий об обучении за счет средств работодателя, об отработке у него в течение определенного срока и об обязанности компенсировать понесенные расходы в случае преждевременного увольнения.
Верховный Суд РФ в определении от 17.04.2017 № 16-КГ17-3 указывал на равнозначность способов оформления отношений (соглашением об обучении как приложением к трудовому договору или ученическим договором). Вместе с тем сам факт того, что ВС РФ приходится разбирать подобные споры, указывает на отсутствие единой практики судов по этому вопросу. На уровне районных судов работодатель может столкнуться с тем, что дополнительные соглашения не будут приняты в качестве доказательств.
В чем отличие между ученическим договором и соглашением об обучении?
- По традиции принято считать, что ученические договоры заключаются при подготовке по рабочим специальностям, а соглашения об обучении (или дополнительные условия в трудовом договоре согласно ч. 4 ст. 57 ТК РФ) – при подготовке специалистов интеллектуального профиля. Но подобное представление не основано на нормах ТК РФ. Возможно, заместителю гендиректора или руководителю департамента и не понравится, что его направляют на повышение квалификации документом под названием «ученический договор», но лучше уж так, чем потом ходить по судам в попытках взыскать расходы компании с уволившихся топ-менеджеров.
- Еще одним условным основанием для разделения таких документов являются их цели:
- ученические договоры заключаются в интересах самой организации (на это указывает то, что в них в обязательном порядке озвучивается квалификация, которую ученик должен приобрести11);
- соглашения об обучении могут заключаться и в интересах работника, причем для получения им навыков, прямо не связанных с его текущей специальностью. Оплата обучения в этом случае может выступать дополнительным бонусом и способом привлечь в организацию конкретного, как правило, высококвалифицированного специалиста. Например, в качестве мотивации может использоваться оплата смежного высшего профессионального образования.
- Более весомым критерием является материальная составляющая. В ст. 204 ТК РФ установлена обязанность работодателя оплачивать ученикам стипендию в размере, согласованном сторонами, но в любом случае не меньше, чем минимальный размер оплаты труда. Поскольку есть еще и требования ст. 187 ТК РФ, согласно которым при направлении работодателем работника на профессиональное обучение или дополнительное профессиональное образование с отрывом от работы ему выплачивается средняя заработная плата по основному месту работы, то границу между ученическим договором и соглашением об обучении часто проводят по моменту заключения трудового договора. С теми, кто только планирует устроиться на работу, – ученический договор. С теми, кто уже работает в компании, – соглашение об обучении.
Итак, действующее законодательство не содержит фундаментальных критериев для разграничения ученических договоров и иных типов соглашений об обучении. Практика также не смогла провести между ними четкой границы. Для минимизации рисков работодателя ему лучше заключать ученический договор, который в ТК РФ подробнее регламентирован специальной главой 32.
Обратите внимание: ученический договор в любом случае будет неотъемлемой частью трудового12.
Что должно быть в ученическом договоре?
Как бы мы ни называли соглашение, заключаемое между работником и работодателем, содержание его примерно одинаковое. Статья 199 ТК РФ требует в ученическом договоре указывать следующее:
1) наименование сторон;
2) конкретную квалификацию, приобретаемую учеником. Под нею ТК РФ понимает уровень знаний, умений, профессиональных навыков и опыта. Желательно:
- зафиксировать это как можно подробнее – как, например, делается в дипломе об образовании: «техник-технолог» и добавить полученную специальность «технология продукции общественного питания»;
- а также установить, что по окончании обучения должен быть получен диплом (аттестат) государственного образца.
Пример 1. Указание в ученическом договоре получаемой работником квалификации
2. По результатам обучения Работником должна быть получена квалификация «техник» по специальности «Строительство и эксплуатация зданий и сооружений» в соответствии с Федеральным образовательным стандартом по соответствующей специальности, которая должна быть указана в дипломе государственного образца.
3) обязанность работодателя обеспечить работнику возможность обучения в соответствии с ученическим договором. Обычно в этом разделе находятся положения, дублирующие соответствующие нормы ТК РФ (запрет на командировки и сверхурочную работу – ч. 3 ст. 203 ТК РФ);
4) обязанность работника пройти обучение. Опять же, общие положения о том, что работник обязан прилежно обучаться и не прогуливать занятия;
5) обязанность работника проработать по трудовому договору у работодателя в течение срока, установленного в ученическом договоре (Пример 2);
6) срок ученичества (Пример 3);
7) размер и порядок оплаты стипендии в период ученичества (Примеры 4 и 5).
Пример 2. Указание в ученическом договоре срока отработки в организации
3.2. Работник обязуется:
3.2.1. После окончания обучения (получения диплома / свидетельства государственного образца) добросовестно выполнять возложенные на него трудовым договором от 01.07.2017 № 77/т обязанности и отработать в организации не менее трех лет.
Пример 3. Указание в ученическом договоре срока ученичества
4.1. Стороны определили срок ученичества с 01.09.2019 по дату окончания Работником обучения по специальности «Строительство и эксплуатация зданий и сооружений» в соответствии с Федеральным образовательным стандартом по соответствующей специальности в Государственном бюджетном профессиональном образовательном учреждении города Москвы «Колледж современных технологий имени Героя Советского Союза М.Ф. Панова».
Пример 4. Стипендия в договоре может определяться через действующие у работодателя ставки
5.1. Стороны установили, что на время ученичества Работнику выплачивается стипендия в размере 25% (Двадцать пять процентов) от оклада, установленного в соответствии со штатным расписанием Работодателя для «бригадира ремонтной бригады участка “Эксплуатация”». Оплата производится в порядке и сроки, аналогичные установленным у Работодателя для выплаты заработной платы.
Пример 5. Стипендия в договоре может определяться в размере фиксированной суммы с индексацией
5.1. Стороны установили, что на время ученичества Работнику выплачивается стипендия в размере 10 000 (Десять тысяч) рублей. Оплата производится 3-го числа каждого месяца путем перечисления на банковскую карту, указанную Работником.
Индексация стипендии производится ежегодно 1 сентября каждого года. Индексация осуществляется на величину изменения индекса потребительских цен за год, предшествующий году, в котором производится индексация стипендии.
Покажем пример целого соглашения об обучении по программе повышения квалификации, в котором отражены требуемые ТК РФ условия:
Пример 6. Соглашение об обучении
Мы рекомендуем не ограничиваться включением в соглашение об обучении (ученический договор) только тех условий, которые предписывает ст. 199 ТК РФ. Настоятельно советуем дополнительно прописать следующее:
1) порядок компенсации работодателю денежных средств, которые были затрачены на обучение сотрудника, в случае его досрочного увольнения, несмотря на положение в договоре (соглашении) о том, что он должен отработать не менее определенного срока после окончания обучения за счет средств работодателя13. Даже если в договоре есть подобное условие, работодатель не вправе воспрепятствовать увольнению по собственному желанию в этот период. Единственное, что организация может сделать – это потребовать возместить ей понесенные издержки. И лучше прописать порядок расчета сумм, подлежащих компенсации – пропорционально неотработанному времени (см. отметку «2» в Примере 6 и п. 6.3 в Примере 7).
В этом разделе советуем перечислить все виды расходов компании (оплата обучения, выплата стипендии, компенсации проезда к месту учебы и т.п.), которые подлежат возмещению в случае досрочного увольнения работника14. Это особенно актуально, если обучение производится собственными силами работодателя – в таком случае всегда бывает сложно доказать наличие фактически понесенных расходов. Но в перечень расходов нет смысла включать выплаты, предусмотренные действующим законодательством как льготы работника, связанные с обучением (например, оплату учебных отпусков), – скорее всего, суд сочтет это незаконным15.
Пример 7. Порядок и сроки компенсации расходов на обучение в ученическом договоре
6. Компенсация расходов Работодателя в случае досрочного увольнения Работника.
6.1. При досрочном прекращении трудового договора без уважительных причин (ранее трех лет с даты окончания обучения, п. 3.2.1 настоящего Договора) Работник обязуется компенсировать Работодателю понесенные последним в связи с обучением расходы пропорционально неотработанному времени, а именно:
- оплату обучения, произведенную Работодателем в адрес образовательной организации согласно договору об обучении от 28.07.2019 № 569/18 с учетом изменений и дополнительных соглашений, которые были или будут заключены в ходе исполнения данного договора;
- выплаченную Работнику стипендию;
- дополнительные выплаты, произведенные Работнику с целью компенсации приобретения учебной литературы и учебных материалов.
6.2. Компенсация производится Работником в следующем порядке:
- часть денежных средств в размере, не превышающем средней месячной заработной платы Работника, удерживается Работодателем из сумм, причитающихся Работнику при увольнении;
- оставшаяся часть денежных средств подлежит перечислению Работником по банковским реквизитам Работодателя, указанным в настоящем Договоре, в течение одного месяца с даты увольнения, если Стороны не достигнут соглашения об ином сроке выплаты компенсации.
6.3. В случае прекращения трудового договора без уважительных причин Работник возмещает Работодателю расходы пропорционально времени, не отработанному с даты окончания обучения.
Мнение эксперта
Николай Яковлев, юрист практики трудового права юридической фирмы «WatersOAG»
Далеко не всегда заключение соглашения даже с разумным сроком отработки будет правомерным и позволит взыскать с работника затраты на обучение через суд. В частности, нельзя заключать соглашения об отработке, если сотрудник направляется на обучение, которое организация обязана обеспечить в силу требований законодательства, например:
- обучение по охране труда (работодатель обязан обеспечить обучение и проверку знаний по охране труда своим работникам согласно ст. 225 ТК РФ);
- когда в целях соблюдения лицензионных требований медицинская организация направляет свой медицинский персонал на повышение квалификации, что она обязана делать не реже 1 раза в 5 лет16.
Может возникнуть ситуация, когда в ходе судебного спора работник будет ссылаться на то, что работодатель принудительно направил его на обучение, сам работник отказаться от него не мог, причем он и без обучения отвечает квалификационным требованиям по должности, занимаемой в организации. По этим основаниям суд может отказать работодателю во взыскании затрат на обучение. Поэтому в его интересах в соглашении об образовании (ученическом договоре) писать, что прохождение обучения является инициативой самого работника (см. «1» в Примере 6).
2) порядок компенсации работником расходов, понесенных работодателем в случае отказа сотрудника от завершения обучения либо в случае его неудовлетворительного результата. ТК РФ не предусматривает случаев, когда оплата обучения была произведена, но по вине работника обучение не было закончено либо было закончено с неудовлетворительными результатами. Во избежание споров такие моменты лучше урегулировать в договоре:
Пример 8. Порядок компенсации в случае отказа работника от обучения либо его неудовлетворительного результата
6.4. Если Работник по не зависящим от Работодателя причинам не окончит полный курс обучения, в том числе будет отчислен за академическую неуспеваемость, Работник компенсирует Работодателю понесенные последним расходы в полном объеме в порядке и сроки, установленные в п. 6.1-6.2 настоящего Договора.
3) перечислить случаи, которые стороны считают уважительными для прекращения трудового договора после окончания обучения по инициативе работника (Пример 9). Отсутствие такого перечня может сыграть как против работодателя, так и против работника;
4) не только работник может потерять интерес к этому обучению, но и работодатель, например, в связи с развитием новых видов деятельности и убыточностью старых, ради которых такое обучение было начато. Поэтому работодателю стоит прописать в ученическом договоре возможность и последствия его расторжения по собственной инициативе (Пример 10);
5) обязательства работодателя по предоставлению иной работы после окончания обучения. Если этого не сделать, то по умолчанию сотрудник возвращается на ту же штатную позицию. Но обучение обычно как раз проводится с целью повышения сотрудника и перевода его на другую работу – более квалифицированную и высокооплачиваемую. Одно дело, когда это подразумевается и звучит в устной беседе, и совсем другое – когда такая гарантия вписана в договор. Работника легче будет уговорить его подписать.
Пример 9. Фрагмент ученического договора об уважительных причинах прекращения трудового договора до окончания установленного срока отработки
6.5. Работник освобождается от выплаты компенсации, в случае если трудовой договор будет прекращен по уважительной причине. Уважительными причинами увольнения Стороны определили:
- расторжение трудового договора по основаниям, не зависящим от воли сторон (ст. 83 ТК РФ);
- расторжение трудового договора в связи с невозможность продолжать работу по медицинским показаниям;
- расторжение трудового договора в связи с необходимостью ухаживать за близким родственником, являющимся инвалидом; <…>
Стороны согласились, что в любом случае не являются уважительными следующие причины расторжения трудового договора:
- переезд работника на другое место жительства, если он не вызван переводом супруга-военнослужащего в другую местность; <…>
6.6. Работник обязуется в случае увольнения по уважительной причине приложить к заявлению документы, подтверждающие ее наличие (медицинские справки, приказ о переводе военнослужащего, с подтверждением брака и т.п.).
Пример 10. Фрагмент договора об иных основаниях расторжения ученического договора
8.1. Работодатель вправе расторгнуть настоящий Договор в одностороннем порядке. В этом случае настоящий Договор будет считаться прекращенным с даты окончания учебного семестра, в котором произошло уведомление Работодателем Работника о предстоящем расторжении настоящего Договора. Работник после расторжения настоящего Договора вправе продолжить обучение самостоятельно, в этом случае ему будут предоставлены все гарантии и компенсации, предусмотренные главой 26 Трудового кодекса Российской Федерации для лиц, самостоятельно проходящих обучение.
После подписания договора с обучающей организацией и соглашения (ученического договора) с работником работодателю следует издать приказ о направлении сотрудника на обучение. Данный документ (в отличие от двух других выше названных) обязательным не является, но он пригодится бухгалтерии в качестве основания для оплаты дней обучения. Основанием его издания будет соглашение об образовании, которое надо упомянуть в констатирующей части текста приказа (до слова «ПРИКАЗЫВАЮ»). Если в организации разработано Положение об обучении работников, утверждена Программа обучения на определенный период, то на них тут тоже можно сослаться. Работника надо ознакомить с этим приказом под подпись (Пример 11).
А потом еще надо будет отразить дни его обучения в табеле учета рабочего времени (Пример 12), чтобы правильно их оплатить.
Пример 11. Приказ о направлении работника на повышение квалификации
Пример 12. Фрагмент табеля учета рабочего времени с обозначением дней повышения квалификации с отрывом от работы за счет работодателя
Мнение эксперта
Николай Яковлев, юрист практики трудового права юридической фирмы «WatersOAG»
Если организация использует унифицированную форму табеля учета рабочего времени, утвержденную постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 (далее – Постановление Госкомстата), то при ее заполнении следует руководствоваться и содержащимися в данном документе условными обозначениями. Для случаев повышения квалификации с отрывом от работы предусмотрены:
- условное буквенное обозначение «ПК» (оно использовано в Примере 12 – см. оранжевую заливку) или
- цифровой код «07».
Однако стоит иметь в виду, что не всегда кодировки «ПК» и «07» подходят для обозначения времени отсутствия работника на работе по причине обучения. Например, бывают ситуации, когда сотрудник проходит обучение по своей инициативе и за свой счет. Тогда работодатель:
- не издает приказ о направлении его на обучение,
- не оплачивает это обучение,
- не сохраняет за работником на период обучения средний заработок.
В данной ситуации работодатель может предоставить работнику отпуск без сохранения заработной платы на период обучения и табелировать эти дни путем проставления условных обозначений «ДО» или «16», предусмотренных для отражения времени неоплачиваемого отпуска.
Кодировка «ПК» не подходит и для обозначения времени обучения, которое не относится к профессиональному обучению или дополнительному профессиональному образованию. Например, когда речь идет о каких-либо лекциях, семинарах и круглых столах, проводимых организациями, не имеющими образовательной лицензии. Условное обозначение для такого обучения Постановлением Госкомстата не предусмотрено, работодатель может разработать и утвердить свои собственные условные обозначения для таких случаев. А чтобы эти дни могли быть оплачены, данное правило следует закрепить в локальном нормативном акте организации.
Время обучения, на которое работник был направлен работодателем и которое отмечено в табеле учета рабочего времени кодировкой «ПК» или «07», подлежит оплате исходя из средней заработной платы работника (это следует из ст. 187 ТК РФ).
Время обучения, на которое работник оформил отпуск без сохранения заработной платы, не оплачивается.
Статья размещена в газете «Первая полоса» № 11 (149), декабрь 2022.
Когда возникает необходимость направить работника на повышение квалификации, важно понять:
• кого работодатель должен обучать за свой счет;
• как документально оформить обучение работника;
• какие гарантии обеспечить работнику, повышающему квалификацию;
• в каких случаях работодатель может вернуть деньги за обучение.
Повышение квалификации сотрудников за счет компании: оформляем правильно
Пример из судебной практики
Работник окончил курсы повышения квалификации за счет работодателя. Было заключено соглашение к трудовому договору, по которому после обучения работник должен был отработать три года или возместить расходы в случае увольнения (по неуважительной причине) до истечения этого срока.
Работник уволился по собственному желанию, не проработав трех лет, и организация обратилась в суд, чтобы вернуть деньги, потраченные на обучение.
Первая инстанция взыскала расходы на обучение, т. е. ответчик (бывший работник) должен исполнить обязательства по договору.
Апелляционный суд решение отменил и кассационный поддержал: работодателю отказали в возврате потраченных средств (Определение Четвертого кассационного суда общей юрисдикции от 13.08.2020 по делу № 88-8440/2020).
Верховный суд ранее уточнил свою позицию, которая соответствует решению суда первой инстанции (Определение Судебной коллегии по гражданским делам Верховного Суда РФ от 17.04.2017 № 16-КГ17-3).
Как видим, ситуация непростая. И поскольку суды неоднозначно трактуют законодательные акты, работодателю следует не доводить спор до суда, а постараться оформить обучение работника таким образом, чтобы избежать рисков.
Итак, давайте разбираться: все работники имеют право на подготовку и дополнительное профессиональное образование (ст. 197 ТК РФ). Но в одних случаях работодатель сам определяет, кого из работников нужно обучать, а в других ― это является его обязанностью (ч. 1 ст. 196 ТК РФ, ч. 4 ст. 196 ТК РФ).
Работодатель должен за свой счет проводить профессиональное обучение или дополнительное профессиональное образование работников, если это является условием выполнения работниками определенных видов деятельности (см. таблицу 1).
Что делать, если работник отказывается от повышения квалификации?
В случае если для выполнения функций требуется определенный уровень квалификации, то работника, который не подтверждает документально этот уровень, можно уволить по инициативе работодателя (п. 3 ч. 1 ст. 81 ТК РФ).
Если же повышение квалификации связано не с обязанностью, а с желанием работодателя, то работник имеет право отказаться от обучения.
Направляя работников на курсы повышения квалификации, работодателю нужно:
1. Подписать с работником соглашение об обучении.
2. Издать приказ о направлении работника на обучение.
3. Заключить договор с обучающей организацией (обучающая организация должна иметь лицензию на осуществление образовательной деятельности).
4. Оплатить стоимость обучения работников (вы тех случаях, когда повышение квалификации работников является обязательным, в других случаях работодатель может оплатить обучение полностью или частично в зависимости от договоренности с работником).
Оформить с работником соглашение об обучении можно по-разному. Например, указать условия обучения в трудовом договоре, оформить отдельное соглашение к трудовому договору или заключить ученический договор.
В любом случае следует конкретно прописать все условия обучения:
• указать, что обучение проводится в интересах работодателя;
• учебное заведение, где работник будет обучаться, срок, стоимость и форму обучения;
• квалификацию, которую работник повышает или приобретает;
• установить обязанность работодателя обеспечить работнику возможность обучения;
• перечислить обязанности работника: например, регулярно посещать занятия, успешно сдавать экзамены, предоставлять работодателю сведения о прохождении аттестации, проработать по своей квалификации у работодателя в течение указанного срока;
• отразить порядок компенсации расходов работодателя в случае незавершения обучения (по неуважительной причине), неисполнения работником своих трудовых обязанностей или увольнения до истечения срока обязательной отработки, например, возврат части суммы, потраченной работодателем на обучение, пропорционально времени, недоработанному до установленного срока (ст. 249 ТК РФ), и др.
Условия такого соглашения не должны противоречить Трудовому кодексу (ст. 206 ТК РФ), оно оформляется письменно в двух экземплярах (ст. 200 ТК РФ). Грамотно составленное соглашение значительно снижает риск возникновения споров.
Повышение квалификации может осуществляться:
• без отрыва от производства;
• с отрывом от производства;
• с частичным отрывом от производства.
Следует помнить, что расходы на обучение работников не подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами (п. 21 ст. 217 НК РФ, подп. 12 п. 1 ст. 422 НК РФ). Кроме этого, работодатель вправе учесть свои расходы на обучение работников при расчете налога на прибыль и при УСН (п. 3 ст. 264 НК РФ, письмо Минфина от 01.01.2018 № 03-04-05/2319, письмо Минфина от 13.02.2018 № 03-11-06/2/8502).
Может ли работодатель удержать с работника расходы на обучение?
По мнению Роструда, в ситуации, когда работодатель обязан повышать квалификацию работников, удерживать с работника затраты нельзя, поскольку оплата обучения происходит за счет средств работодателя.
Например, работодатель — медицинская организация направил врача на курсы повышения квалификации. Через месяц после завершения обучения работодатель потребовал у работника возместить ему затраты на обучение, поскольку в Трудовом кодексе РФ не указано, что такое повышение квалификации должно проводиться за счет средств работодателя.
В данном случае обязанность работодателя оплатить повышение квалификации медицинского работника установлена не Трудовым кодексом РФ, а иным федеральным законом (п. 8 ч. 1 ст. 79 Федерального закона от 21.11.2011 № 323-ФЗ, п. 2 ч. 1 ст. 72 Федерального закона от 21.11.2011 № 323-ФЗ).
В таких случаях обучение должно оплачиваться работодателем без какого-либо встречного предоставления со стороны работника (например, заявления) (Определение Верховного Суда Республики Коми от 23.01.2017 № 33-377/2017, Определение Волгоградского областного суда от 24.06.2016 № 33-8772/2016).
Если работодатель будет требовать от работника возмещения расходов на обучение или удержит соответствующие суммы из заработной платы работника, работник имеет право обратиться в суд или направить жалобу в государственную инспекцию труда.
Вместе с тем в трудовом договоре или соглашении об обучении можно предусмотреть условия о возмещении расходов на обучение в определенных случаях.
Например, если работник не выполняет свои обязанности, например не приступает к работе, увольняется без уважительных причин до истечения срока обязательной отработки, он обязан возместить понесенные работодателем затраты (ст. 207 ТК РФ, ст. 249 ТК РФ).
Судебная практика также показывает, что работодатель вправе требовать от работника возмещения затрат на его обучение (в том числе и повышение квалификации), если:
• оформлено соглашение между работником и работодателем;
• указан срок, в течение которого работник обязуется проработать в организации после обучения;
• определены условия возврата расходов в случае увольнения работника без уважительных причин до истечения указанного срока (Определение Верховного Суда РФ от 17.04.2017 № 16-КГ17-3, Определение Ставропольского краевого суда от 08.10.2019 № 33-7639/2019, Определение Верховного Суда Кабардино-Балкарской Республики от 17.07.2019 № 33-1071/2019, Определение Саратовского областного суда от 31.01.2019 № 33-434/2019).
В случае нарушения трудового законодательства работодатель может быть привлечен к административной ответственности.
В случае нарушения трудового законодательства работодатель может быть привлечен к административной ответственности.
Согласно ст. 5.27 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях нарушение трудового законодательства влечет предупреждение или наложение административного штрафа:
• на должностное лицо в размере от 1000 до 5000 рублей;
• на лицо, осуществляющее предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, – от 1000 до 5000 рублей;
• на юридическое лицо – от 30000 до 50000 рублей.
|
Ольга Юрьевна Светлышева, кандидат юридических наук, консультант по вопросам HR-менеджмента, сертифицированный специалист в области кадрового менеджмента, член Национального союза кадровиков (Москва). |