Добавить в «Нужное»
Все о правилах заполнения авансового отчета
Авансовый отчет – это документ, который используется для учета денег, выданных организацией подотчетным лицам на различные хозяйственные нужды (Указания, утв. Постановлением Госкомстата от 01.08.2001 № 55). Как правило, деньги выдаются подотчет на командировки, на представительские расходы, на приобретение для организации товаров (работ, услуг).
Сразу скажем, что подотчетное лицо – не обязательно сотрудник организации. Это любой человек, которому выданы деньги для оплаты товаров, работ, услуг в интересах организации (подп. 6.3 п. 6 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). То есть подотчетником может быть и физлицо, с которым заключен гражданско-правовой договор, например исполнитель по договору выполнения работ (Письмо Банка России от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859).
Скачать Приказ о подотчетных лицах вы можете в разделе «Формы» на нашем сайте.
Форма авансового отчета — скачать
Форма авансового отчета (форма № АО-1) утверждена давным-давно Постановлением Госкомстата от 01.08.2001 № 55.
Вместе с тем, с 2013 г. разрешено применять не только унифицированные формы первичной учетной документации, но и самостоятельно разработанные формы первички. Это относится и к авансовому отчету (Информация Минфина России № ПЗ-10/2012). Поэтому если организации удобнее сократить авансовый отчет или наоборот дополнить его какие-либо строками/графами это можно сделать. Важно лишь следить за тем, чтобы:
- в авансовом отчете присутствовали все необходимые реквизиты первичного документа (ч. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ);
- форма самостоятельно разработанного авансового отчета была утверждена приказом руководителя или как приложение к учетной политике организации.
Как оформляет авансовый отчет подотчетное лицо
Подотчетное лицо заполняет авансовый отчет в 1-м экземпляре. Удобный вариант – подготовить простой и понятный образец заполнения авансового отчета и выдавать его подотчетникам, чтобы те не наделали ошибок.
Можно предоставить подотчетнику пустую форму авансового отчета на бумаге и тот заполнит его от руки. А можно заполнять авансовый отчет на компьютере, а потом распечатать. Если у подотчетника есть электронная подпись, то он может составить электронный документ, подписав его ЭП.
К авансовому отчету подотчетник прикладывает все подтверждающие документы (накладные, чеки, билеты, акты и т.д.). Чеки ККТ должны содержать QR-код (Письмо Минфина от 05.03.2021 № 03-03-07/15819). Если подотчетнику был выслан электронный чек на электронную почту, то чек надо распечатать и приложить к авансовому отчету. Если подотчетное лицо оплачивало расходы со своей банковской карты, то дополнительно нужно приложить к авансовому отчету выписку банка, подтверждающую оплату.
На оборотной стороне авансового отчета подотчетное лицо заполняет графы 1 — 6:
- перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (кассовые чеки, квитанции, транспортные документы, товарные чеки и другие оправдательные документы);
- суммы затрат по этим документам.
Далее подотчетнику нужно подписать авансовый отчет на оборотной стороне и поставить расшифровку подписи.
Следующим шагом подотчетник нумерует документы, приложенные к авансовому отчету, в порядке их записи в отчете. Это удобно, чтобы потом бухгалтерия смогла сверить наличие и полноту приложенных к авансовому отчету документов.
После того, как авансовый отчет будет передан в бухгалтерию, подотчетнику должны выдать расписку о принятии к проверке авансового отчета (отрезная часть авансового отчета).
Отметим, что традиционно авансовый отчет используется в ситуации, когда человеку был выдан аванс и он должен отчитаться о потраченных средствах. А вот если человек сначала купил что-либо для организации на собственные средства, а потом просит их возместить (ст. 164 ТК РФ), то составление авансового отчета необязательно. Подотчетник может написать заявление о возмещении расходов и приложить к нему документы, подтверждающие траты (см. образец такого заявления). Но на практике и в этой ситуации удобнее отчитаться о тратах с помощью авансового отчета.
Дальнейшее заполнение авансового отчета бухгалтером
Бухгалтер проверяет правильность заполнения авансового отчета, сверяет указанные в авансовом отчете данные с приложенными подтверждающими документами, проверяет целевое расходование средств, пересчитывает итоговые суммы. Далее бухгалтер заполняет недостающие строки и графы на лицевой стороне авансового отчета:
- номер авансового отчета. Кстати, какая-либо регистрация авансовых счетов не предусмотрена, но это можно делать для удобства;
- в строке «Назначение аванса» нужно указать, на что был выдан аванс, например: командировочные расходы, хозяйственные расходы, канцелярия;
- в таблице о полученных и израсходованных суммах указываются нужные суммы, например:
| Наименование показателя | Сумма, руб.коп. | |
|---|---|---|
| Предыдущий аванс | остаток | |
| перерасход | ||
| Получен аванс 1. из кассы | 5 000 | |
| 1а. в валюте (справочно) | ||
| 2. на карту работника | 4 000 | |
| Итого получено | 9 000 | |
| Израсходовано | 8 200 | |
| Остаток | 800 | |
| Перерасход |
На лицевой стороне в таблице «Бухгалтерская запись» указываются номера дебета счетов (субсчетов), соответствующие аналогичным записям в графе 9 оборотной стороны авансового отчета.
Под таблицами на лицевой стороне заполняются строки, в которых указываются количество документов и листов, приложенных к авансовому отчету, а также сумма отчета к утверждению руководителем, причем цифрами и прописью.
Напомним, деньги можно выдать подотчет наличными из кассы, а можно перечислить на банковскую карту сотрудника, в том числе на зарплатную карту (Письмо Минфина от 21.07.2017 № 09-01-07/46781). При перечислении денег на карту в поле платёжки «Назначение платежа» нужно указать: Выдача денег под отчет на такие-то нужды.
При выдаче подотчетнику наличных денег соблюдать лимит расчетов наличными не надо. А вот когда подотчетник рассчитывается наличными от лица организации, он должен соблюдать лимит расчетов наличными – 100 000 руб. по одному договору (п. 4 Указания Банка России от 09.12.2019 № 5348-У).
На оборотной стороне авансового отчета бухгалтер указывает суммы расходов, принятые к учету – это графы 7 и 8. И указывает счета бухучета, которые дебетуются на эти суммы – графа 9.
Ставить печать на авансовом отчете не нужно.
Если подотчетник допустил ошибку при заполнении авансового отчета, бухгалтер или сам подотчетник могут исправить эту ошибку. Ошибочный текст или сумму надо зачеркнуть, вписать правильные данные, указать дату исправления, заверить исправление подписями лиц, составивших документ, указать их ф.и.о. и должности (ч. 7 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
Отметим, человеку может быть выдана новая сумма денег под отчет, даже если он еще не отчитался по предыдущей. В этом случае заполняется строка «Предыдущий аванс – остаток».
Срок, на который выдаются деньги под отчет, устанавливаем сам руководитель. Удобно закрепить такие сроки в локальном нормативном акте организации, например в Инструкции для подотчетных лиц. Образец такого документа вы можете посмотреть на нашем сайте.
Особенности заполнения авансового отчета, если были траты в иностранной валюте
Если работнику была выдана под отчет иностранная валюта (например, для командировки за пределы РФ), то работник должен дополнительно заполнить в авансовом отчете графу 6 на оборотной стороне авансового отчета «Сумма расхода по отчету в валюте».
Бухгалтер, проверяющий авансовый отчет, так же заполняет строки и графы, в которых предусмотрено отражение сумм в иностранной валюте:
- строка 1а лицевой стороны авансового отчета, если был выдан аванс в иностранной валюте. Рядом надо указать сумму в рублях по курсу Банка России на дату выдачи аванса;
- графа 8 «Сумма расхода, принятая к учету, в валюте» оборотной стороны отчета.
А в графе 7 «Сумма расхода, принятая к учету, в руб. коп.» указывается сумма, пересчитанная в рубли (п. 7, 9 ПБУ 3/2006):
- если был выдан аванс – по курсу Банка России на дату выдачи аванса;
- если работник оплачивал расходы за счет собственных средств – по курсу Банка России на дату утверждения авансового отчета.
Срок подготовки авансового отчета
Срок, в который подотчетник должен отчитаться о тратах и составить авансовый отчет, устанавливает руководитель организации. По командировкам срок составления авансового отчета также устанавливается руководителем и не может превышать 3 рабочих дней по возвращении из командировки. В этот же срок подотчетник должен вернуть неизрасходованные суммы (п. 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749).
Также руководитель устанавливает срок для проверки авансового отчета бухгалтером и для окончательного расчета с подотчетником по авансовому отчету (подп. 6.3 п. 6 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).
Утверждение авансового отчета руководителем
После того, как бухгалтерия проверила авансовый отчет, устранила ошибки, сверила подтверждающие документы, отчет передается руководителю на утверждение. Кроме того, утвердить авансовый отчет может уполномоченное руководителем лицо (по доверенности или по приказу). Срок утверждения авансового отчета устанавливает руководитель организации приказом или ЛНА, к примеру положением о расчетах с подотчетными лицами (подп. 6.3 п. 6 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).
Руководитель вписывает в шапке авансового отчета утверждаемую сумму, указывает дату утверждения, должность, расшифровку подписи и ставит подпись.
Только после этого авансовый отчет может быть принят к бухгалтерскому учету.
Дальнейшие расчеты с подотчетником
Если подотчетное лицо израсходовало не все выданные ему под отчет деньги, то оно сдает остаток в кассу по приходному кассовому ордеру. Или же перечисляет безналичным переводом на расчетный счет организации (в платежном документе нужно указать – Возврат подотчетной суммы).
Если, наоборот, подотчетник потратил все выданные ему средства и даже был вынужден израсходовать свои деньги, то ему должны выдать перерасход из кассы по расходному кассовому ордеру или же перечислить перерасход на его банковскую карту.
Срок окончательного расчета с подотчетным лицом устанавливает руководитель организации (подп. 6.3 п. 6 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).
После внесения подотчетником остатка неизрасходованных денег в кассу или наоборот выдачи ему перерасхода в авансовом отчете на лицевой стороне делается отметка об этом – указываются внесенная/выданная сумма, номер и дата кассового ордера.
Проводки по авансовому отчету
Бухгалтерия делает записи в бухучете на основании проверенного и утвержденного руководителем авансового отчета.
| Содержание операции | Дебет счета | Кредит счета |
|---|---|---|
| При выдаче подотчетнику аванса наличными или безналично | ||
| Выдан аванс подотчетнику | 71 | 50, 51 |
| На дату утверждения авансового отчета | ||
| Признаны расходы по авансовому отчету | 20, 26, 91-2 и т.д. | 71 |
| Отражено приобретение имущества подотчетным лицом | 10, 41, 08 и т.д. | 71 |
| Признана оплата, произведенная подотчетным лицом за товары, работы, услуги | 60 | 71 |
| На дату окончательного расчета с подотчетником | ||
| Перерасход выдан подотчётному лицу наличными или выплачен на банковскую карту | 71 | 50, 51 |
| Остаток неизрасходованных сумм возвращен подотчетным лицом в кассу или перечислен на расчетный счет организации | 50, 51 | 71 |
Составлять ли авансовые отчеты при УСН «доходы»
На «доходной» упрощенке нельзя учесть какие-либо расходы. И кажется, что отчет о потраченных работниками средствах не нужен. Однако это ошибочное мнение.
Обязанность отчитаться о потраченных средствах не зависит от применяемой системы налогообложения (подп. 6.3 п. 6 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). Ведь если не будет подтверждения того, что работник потратил выданные ему деньги на нужды организации, а не на свои личные нужды, эти суммы могут признать его личным доходом и доначислить организации НДФЛ и страховые взносы.
Должен ли оформлять авансовый отчет ИП
Если деньги на предпринимательские цели тратит сам предприниматель, то у него нет обязанности составлять авансовый отчет. Ведь в такой ситуации нет выдачи денег предпринимателю под отчет.
А вот если предприниматель выдал деньги под отчет своим работникам, то они должны оформить авансовые отчеты в общем порядке (подп. 6.3 п. 6 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).
Срок хранения авансовых отчетов
Авансовые отчеты нужно хранить не менее 5 лет после отчетного года, а если есть какие-то споры, в которых авансовый отчет выступает в качестве доказательства, то до принятия решения по делу (ст. 277 Перечня типовых управленческих архивных документов, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).
Составленный, проверенный и утвержденный авансовый отчет является основанием для принятия к учету расходов, которые произвело подотчетное лицо. На что нужно обратить особое внимание при составлении авансового отчета, какие изменения в законодательстве на него повлияли — речь об этом пойдет в сегодняшней статье.
Тезисы об авансовых отчетах:
- Неважно, как именно были выданы денежные средства — наличными, перечислены на личную карту или потрачены с корпоративной банковской карты. Отчет нужен в любом случае.
- Работник обязательно прикладывает к отчету подтверждающие документы (пункт 6.3 Указания ЦБ № 3210).
- Если работник потратил свои деньги для служебных целей, он имеет право на компенсацию расходов (статья 164 ТК РФ). Основание — заявление работника, либо приказ руководителя компании. Достаточно одного документа (пункт 6.3 Указания ЦБ № 3210).
- Остаток неиспользованных денег подотчетное лицо возвращает работодателю. Перерасход компенсирует работодатель.
Рассмотрим оформление авансового отчета через призму типичных ошибок.
Ошибка 1. Отсутствие локальных нормативных актов
Законодательно обязанность разрабатывать ЛНА по подотчету не закреплена, но на практике документ пригодится как работникам — они будут четко знать регламент работы с подотчетными средствами, так и работодателям — руководитель сможет отслеживать соблюдение правил и сроков.
Рекомендуем установить в ЛНА следующие сроки и правила:
- Срок подачи заявления на выдачу подотчетных сумм, его форму (если нужно).
- Порядок согласования и срок рассмотрения заявления уполномоченным лицом (не обязательно руководителем).
- Срок предоставления отчета, его можно дифференцировать — в зависимости от целей или групп работников (например: администрация, рабочие).
- Срок проверки авансового отчета бухгалтерией и его утверждения руководителем;
- Сроки расчета (выплаты перерасхода или возврата остатка);
- Форму авансового отчета.
Обычно такие правила объединяют в Положении о расчетах с подотчетными лицами. Оно поможет решить конфликтную ситуацию внутри организации, защитит компанию при проверке, обоснует права работника и работодателя в суде.
Обратите внимание: с 30.11.2020 отменен 3-дневный срок для авансового отчета подотчетным лицом (Указание Банка России от 05.10.2020 № 5587-У). Срок сдачи авансового отчета устанавливается руководителем, индивидуальным предпринимателем (пункт 6.3 Указания ЦБ № 3210). Выдавать новый аванс, даже если не израсходован предыдущий, с 30 ноября 2020 тоже можно.
Ошибка 2. Некорректное оформление авансового отчета
Ранее для составления авансового отчета использовалась унифицированная форма № АО-1. Но с 1 января 2013 года компании вправе разрабатывать свои формы первичных документов. Главное, чтобы в них присутствовали обязательные реквизиты согласно пункту 2 статьи 9 Закона «О бухгалтерском учете»:
- наименование документа;
- дата составления документа;
- наименование экономического субъекта, составившего документ;
- содержание факта хозяйственной жизни;
- величина натурального и/или денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
- наименование должности лица, совершившего сделку, операцию и ответственного за ее оформление;
- подписи лиц с указанием их фамилий и инициалов.
Составление авансового отчета
Зачастую бухгалтера используют унифицированную форму, тем более, что она предусмотрена программами учета. По правилам подотчетное лицо должно заполнять часть отчета, где указываются приложенные документы, суммы в них и вид расхода. Но чаще это делает сам бухгалтер.
Шапку отчета — с наименованием компании, ее данными, можно не заполнять от руки, а сразу сделать частью бланка. Так удобнее. Заполнять отчет смешанным способом — автоматизировано и вручную закон не запрещает.
Если вы применяете «стандартный» отчет АО-1, то заполнять его следует так:
1. Указать дату составления авансового отчета, структурное подразделение (если есть), в котором работает сотрудник, ФИО, табельный номер, должность и назначение выданного аванса (например, «на покупку материалов»).
2. Заполнить таблицы (см. рис. 1):
- В таблице слева указываются данные о предыдущем авансе, суммы выданных средств с разбивкой: из кассы, со счета, в рублях и валюте, а также сумма остатка или перерасхода.
- В таблице справа указываются общие суммы расходов в разбивке по счетам учета затрат.
Рис. 1
3. Далее указывается количество приложений к авансовому отчету, то есть документов, которые подтверждают расходы и следуют подписи ответственных лиц.
Осталось обратить внимание на строку с утвержденной суммой отчета. Она может отличаться от суммы, которую указал сотрудник. Причины — нет подтверждающих документов на расход, документы оформлены ненадлежащим образом, не хватает документов (например, прилагается товарный чек, но нет кассового).
Бухгалтер сверяет сведения, которые указал работник (на оборотной стороне отчета) с оригиналами документов.
Не важно какой документ используется у вас — АО-1 или собственный бланк, печать организации на авансовом отчете не нужна.
Если в авансовом отчете допущена ошибка, ее можно исправить (в соответствии с частью 7 статьи 9 Закона № 402-ФЗ, пунктом 4.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, пунктом 16 Положения № 34н):
- согласовать внесение исправлений со всеми лицами, составившими и подписавшими отчет;
- аккуратно зачеркнуть ошибочную запись одной чертой;
- написать рядом (сбоку, сверху) верные данные;
- указать дату исправления (например, «Исправлено 26.01.2021») и заверить новую запись подписями лиц, составивших и подписавших авансовый отчет.
В форме АО-1 есть отрезной корешок. Он подтверждает факт передачи от работника бухгалтеру отчета и документов к нему — эта часть передается подотчетному лицу.
Ошибка 3. Неверное оформление приложенных документов
Конкретный перечень документов, подтверждающих расходы, которые работник должен приложить к авансовому отчету, не определен законодательством.
Как минимум, это будут кассовые чеки. Пунктом 6.1 статьи 4.7 Федерального закона № 54-ФЗ установлены требования к чекам (наличие реквизитов):
- наименование организации и ИНН;
- дата, время и место (адрес) осуществления расчета;
- должность и ФИО кассира (продавца), выбившего фискальный кассовый чек (ФКЧ);
- наименование документа и признак расчета;
- регистрационный номер ККТ и заводской номер фискального накопителя;
- адрес сайта, где проверяют ФКЧ;
- номер смены и порядковый номер ФКЧ за смену;
- наименование товаров (работ, услуг), количество, цена за единицу, стоимость с учетом скидок — обязательно с 01 февраля 2021-го года;
- форма расчета;
- ставка и сумма НДС;
- система налогообложения;
- код товара;
- QR-код.
В отдельных случаях к авансовому отчету можно не прикладывать бумажные кассовые чеки.
- Товарного чека (иного документа) для подтверждения оплаты достаточно, если это позволяет 54-ФЗ. Например, работник был в командировке в отдаленной местности, где законом разрешено вести расчеты без применения ККТ (пункты 3 и 8 статьи 2 Федерального закона 54-ФЗ).
- БСО (бланк строгой отчетности) также могут стать подтверждением расхода. В них тоже должны быть обязательные реквизиты (пункт 6.1 статьи 4.7 Федерального закона № 54-ФЗ) и печатать их необходимо с применением онлайн-кассы (статья 1.1, п. 2 статьи 2 Закона 54-ФЗ, п. 8 статьи 7 Закона № 290-ФЗ от 03.07.2016).
- Работнику могут выдать электронный фискальный чек. Он должен содержать реквизиты, предусмотренные приказом ФНС от 14.09.2020 № ЕД-7-20/662@. Его можно распечатать и приложить к авансовому отчету. Электронный документ или ссылку на него тоже нужно передать бухгалтеру, например, на электронную почту.
Документы, в которых отсутствуют обязательные реквизиты, принимать к учету нельзя, возместить (учесть) расходы по ним тоже. Поэтому сотруднику либо придется заново запросить документы, оформленные надлежащим образом либо придется вернуть деньги работодателю (нет документов = нет расхода).
Бухгалтер также не должен принимать документы, которые:
- выцвели (либо повреждены), реквизиты в них нечитаемы (либо утрачены);
- содержат операции, которые не соответствуют характеру подотчета, к примеру, даты оплаты гостиницы не совпадают с датами командировки.
Без подтверждающих документов можно учесть только один вид командировочных расходов — суточные.
Другими документами, подтверждающими расходы, могут стать: акты, накладные, билеты, договоры аренды, путевые листы и т. д.
Подробнее о документах, которые потребуются для учета командировки — читайте в другой статье.
Ошибка 4. Неверный учет расходов в бухучете
В бухгалтерском учете расчеты с подотчетными лицами учитываются на счете 71. Записи на счетах учета делаются на основании утвержденного авансового отчета и приложенных к нему документов.
Типовые проводки выглядят так:
|
Содержание операции |
Дебет |
Кредит |
|
Выданы деньги под отчет из кассы (такая же проводка делается при выплате перерасхода) |
71 |
50 |
|
Перечислены средства под отчет со счета организации (ИП) на карту работника (такая же проводка при переводе перерасхода) |
71 |
51 |
|
Израсходованы сотрудником средства по корпоративной карте (если есть возможность оперативного контроля за движением средств, например, сразу видно, по карте какого сотрудника прошло списание) |
71 |
55 |
|
Если нет оперативного контроля, то сначала средства, использованные по корпкарте, отражаются, как переводы в пути (57 счет) и затем относятся на конкретное подотчетное лицо |
71 57 |
57 55 |
|
Расходы в командировке (суточные, проживание, проезд и др. подобные) отнесены на счета учета затрат |
20, 26, 44 и др. |
71 |
|
Оприходованы материалы (товары), купленные подотчетным лицом |
10 (41) |
60 |
|
Отражена оплата материалов (других покупок, оплата услуг, работ), совершенная подотчетником |
60 (76) |
71 |
|
Возвращен в кассу неизрасходованный остаток подотчетной суммы |
50 |
71 |
|
Подотчетник вернул остаток на расчетный счет (переводом) |
51 |
71 |
Если бухгалтер допустил в проводках ошибку, то порядок исправления зависит от периода, в котором была обнаружена ошибка:
- Ошибка совершена в текущем году — исправления вносят тем периодом, когда была совершена ошибка. Сторнируют неверную запись и делают правильную.
- Если ошибка обнаружена после окончания года, но до утверждения годовой отчетности — исправление делается 31 декабря отчетного года — сторно и верная проводка.
- Если ошибка обнаружена после утверждения отчетности — ошибку исправляют текущим годом. Например, ошибку 2020 года исправляем 2021-м годом, сторно неверной проводки и правильную проводку делаем в месяце ее обнаружения.
Курс «Кадровый учет и делопроизводство»
Научим вести кадровый учёт без ошибок и штрафов!
Виды назначений аванса в авансовом отчете зависят от целей, на которые выданы денежные средства в подотчет. Из материала далее вы узнаете, как заполнить реквизит «назначение аванса» в авансовом отчете и как можно кратко записать формулировку затрат.
Авансовый отчет: функции и особенности оформления
С авансовым отчетом чаще всего приходится сталкиваться тем сотрудникам, которые занимаются снабжением или ездят в командировки.
Как организовать выдачу и возврат подотчета, см. в материале «Совершенствование учета расчетов с подотчетными лицами».
ВНИМАНИЕ! С 30.11.2020 организация или ИП вправе самостоятельно устанавливать срок, в который подотчетник должен представить авансовый отчет. Такое правило работодатель прописывает в своих внутренних локальных актах, например, в положении о расчетах с подотчетными лицами. Требования отчитаться по подотчетным суммам в 3-х дневный срок исключили указанием ЦБ от 05.10.2020 № 5587-У .
Что еще изменилось в порядке ведения кассовых операций с 30.11.2020, узнайте из разъяснений экспертов, приведенных в системе КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
В этом отчете одновременно сочетается несколько функций, таких как:
- отчетная — с его помощью сотрудники отчитываются по подотчетным суммам;
- учетная — на его основе бухгалтерия заносит информацию о движении подотчетных средств (выданных, возвращенных и др.) или о поступлении материальных ценностей, приобретенных подотчетными лицами;
- информационная — в нем содержится множество сведений, необходимых для учета и отчетности (о подотчетном лице, величине его задолженности, сумме и направлении использования потраченных средств и др.).
Заполнить авансовый отчет можно двумя способами:
- вручную — для этого в бухгалтерии нужно взять специальный бланк отчета формы АО-1 (утв. постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55) или разработанную самой компанией форму;
- электронно — заполнив графы авансового отчета на компьютере, скачав электронный бланк отчета.
Заполненный на бумаге или на компьютере документ подписывается подотчетным лицом и утверждается руководителем фирмы. При этом электронные отчеты могут подписываться электронной цифровой подписью и согласовываться в системе электронного документооборота (письмо Минфина России от 12.04.2013 № 03-03-07/12250).
Нюансы оформления авансовго отчета детально разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
Назначение авансов в авансовом отчете: где и что записать
Назначение аванса отражается в отдельной графе авансового отчета. Строгих правил при ее оформлении не существует. При этом необходимо учесть следующее:
- цель выдачи денег подотчетному лицу обычно отражается в приказе или служебной записке (форма документа утверждается самой компанией);
- графа «Назначение аванса» в авансовом отчете в краткой форме должна эту цель содержать.
Аванс сотруднику может быть выдан:
- на покрытие расходов, связанных с командировкой (оплату авиа- или железнодорожных билетов, проживание в гостинице, суточные и т. д.);
- приобретение товарно-материальных ценностей (запчастей, бензина и др.);
- почтовые расходы (отправку корреспонденции, покупку конвертов, открыток);
- иные расходы (представительские, рекламные и пр.).
В графе «Назначение аванса» не требуется отражать детализированную информацию о предстоящих расходах — достаточно указать название укрупненной группы расходов. Можно использовать следующие формулировки (например):
- «Командировочные расходы»;
- «Покупка ГСМ», «Для приобретения запчастей»;
- «Почтовые расходы», «Представительские расходы» и др.
Если сотрудник отчитывается сразу по нескольким видам расходов, возможна формулировка «Общехозяйственные нужды».
Что понадобится оформить кроме авансового отчета, если подотчетные средства потрачены на представительские расходы — см. в материале «Смета на представительские расходы — образец».
Итоги
Вид аванса в авансовом отчете должен соответствовать цели выдачи подотчетных средств — ее можно узнать из приказа или служебной записки. Вид аванса в краткой форме отражается в специально отведенной в авансовом отчете графе с формулировкой «Командировка», «Общехозяйственные нужды» и др.
Что такое авансовый отчёт
Авансовый отчёт — это документ, который подтверждает использование аванса для выполнения определённого служебного поручения или хозяйственных нужд подотчётными лицами.
Подотчётные лица — это сотрудники, которые могут получать деньги организации с целью оплаты расходов, непосредственно связанных с деятельностью этой организации. В бухгалтерии обычно имеется приказ со списком лиц, которые могут брать деньги на хозяйственные расходы под отчёт.
В авансовом отчёте обязательно указывается полученная подотчётным лицом сумма и фактический расход. Отчёт подкрепляется документы, подтверждающими расходы. Остаток подотчётные лица возвращают, а в случае невозврата эта сумма удерживается из зарплаты.
Четыре правила оформления
Существуют четыре основных правила, которым должны следовать бухгалтеры при оформлении авансовых отчётов:
-
Форму отчёта устанавливает компания. Руководитель должен утвердить оригинальную форму отчёта приказом. Однако, за основу берётся унифицированная форма N АО-1 «Авансовый отчёт».
-
Руководитель устанавливает срок для подотчётного лица. По истечении этого срока подотчётное лицо должно отчитаться по авансу. У него его есть три рабочих дня на то, чтобы сдать отчёт.
-
Руководитель устанавливает срок для бухгалтера. В течение этого срока бухгалтер должен проверить отчёт. Затем документ должен быть передан либо главному бухгалтеру, либо руководителю для утверждения.
-
Бухгалтер подписывает отчёт у руководителя и главного бухгалтера. Без этих подписей документ будет считаться недействительным.
Обязательные реквизиты, которые должны быть в документе, указаны в п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ.
Используя онлайн-сервис для организации электронного документооборота можно упростить составление и оформление отчётов.
Заполнение авансового отчёта
Авансовый отчёт заполняется в единичном экземпляре. В заполнении участвуют как и бухгалтерия, так и подотчётное лицо. Порядок ведения и заполнения авансовых отчётов описан в Указании Банка России от 11.03.2014 N 3210-У.
.png)
Подотчётное лицо
Последовательность действий при заполнении авансового отчёта подотчётным лицом:
-
Сотрудник вписывает свои ФИО, должность и табельный номер.
-
Сотрудник заполняет графу «Назначение аванса». В ней должна быть указана категория расходов: командировочные расходы, покупка расходников для офисного оборудования, представительские расходы и т.д.
-
На оборотной стороне в графах со 2 по 4 сотрудник перечисляет реквизиты документов, подтверждающих расходы, в графе 5 записывает суммы затрат.
Подтвердить расходы могут:
-
кассовые и товарные чеки;
-
электронные чеки;
-
товарные накладные;
-
приходные кассовые ордера;
-
транспортные документы (проездные билеты, талоны).
Все документы, которые подтверждают расходы должны быть приложены к отчёту, чтобы фирма смогла принять расходы к вычету НДС.
Бухгалтер
После того как бухгалтер получит документ от подотчётного лица, он должен выполнить следующий алгоритм действий:
-
Присвоить номер отчёту и проставить дату приёма документа.
-
Заполнить отрывную расписку о принятии отчёта к проверке, содержащую ФИО подотчётного лица, реквизиты авансового отчёта, сумму выданных денег и количество подтверждающих документов. Заполненную расписку бухгалтер выдаёт подотчётному лицу.
-
Заполнить таблицу отчёта следующими данными:
-
сведения об остатке или перерасходе по предыдущему авансу;
-
сведения о сумме текущего аванса;
-
общая сумма полученных и израсходованных денег;
-
сумма остатка либо перерасхода;
-
информация о бухгалтерских счетах, где отражается подотчёт.
-
В графе 7 бухгалтер записать суммы расходов, принятых к учёту, в графе 9 — дебет счёта. Графу 8 бухгалтер заполняет, если сотрудник получал аванс в валюте.
После этого документ утверждает руководитель и заполняет оставшиеся графы вверху лицевой стороны.
Только правильно заполненный авансовый отчёт позволяет учитывать потраченные деньги в расходах и, соответственно, в налоговом учёте. Чтобы всё шло по плану, можно выдать подотчётным сотрудникам памятки и чек-листы. В них нужно напечатать инструкцию по заполнению отчёта и список подтверждающих документов.
Сотрудник получил сумму под отчет и через два дня представил чек на предоплату. Через месяц сотрудник принес ТМЦ и чек на полный расчет. Как в «1С:Бухгалтерии 8» (ред. 3.0) оформить эти операции?
Видеоролик выполнен в программе «1С:Бухгалтерия 8» версия 3.0.82.24.
Организация может выдавать сотрудникам наличные денежные средства под отчет для приобретения товарно-материальных ценностей (ТМЦ), в том числе для их предварительной оплаты.
Если работник использует подотчетные суммы для расчетов по договорам с юридическим лицом, то в рамках одного договора эта сумма не может превышать 100 000,00 руб. (Указание Банка России от 09.12.2019 № 5348-У).
Произведенные расходы работник подтверждает авансовым отчетом по унифицированной форме № АО-1 (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55) или по форме, утвержденной организацией.
К авансовому отчету прилагаются первичные документы, подтверждающие факт хозяйственной жизни и содержащие обязательные реквизиты (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»):
- если аванс был выдан для приобретения ТМЦ, нужно представить документы, подтверждающие их получение (товарные накладные, кассовые чеки и т. п.);
- если аванс был выдан для внесения контрагенту суммы предоплаты товаров (работ, услуг), к авансовому отчету достаточно приложить документ, подтверждающий оплату (чек ККТ).
Авансовый отчет с подтверждающими документами работник предоставляет в течение трех рабочих дней после истечения срока, на который выданы наличные денежные средства под отчет, или со дня выхода на работу (пп. 6.3 п. 6 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).
В «1С:Бухгалтерии 8» для отражения в учете расходов сотрудника организации за счет средств, полученных сотрудником под отчет, служит документ Авансовый отчет (раздел Банк и касса или раздел Покупки).
Информация о ТМЦ, приобретенных подотчетным лицом, указывается на закладке Товары.
Информация о суммах, уплаченных поставщикам (исполнителям) за ранее приобретенные товары (работы, услуги) или уплаченные в качестве предоплаты, указывается на закладке Оплата.
Когда подотчетное лицо вносит предоплату контрагенту в счет последующих поставок ТМЦ, то возникает дебиторская задолженность поставщика перед организацией. При этом подотчетное лицо отчитывается перед организацией документом, подтверждающим внесение предоплаты (например, чеком ККТ с признаком способа расчета «Предоплата 100 %» или «Предоплата») и свою задолженность тем самым погашает.
Дебиторская задолженность поставщика погашается при получении организацией ТМЦ на основании первичных документов поставщика (включающих, в том числе, чек ККТ на полный расчет).
В программе данную операцию следует отражать не через документ Авансовый отчет, а с помощью документа Поступление (акт, накладная) с видом операции Товары (раздел Покупки).