Соглашение о конфиденциальности
и обработке персональных данных
1.Общие положения
1.1.Настоящее соглашение о конфиденциальности и обработке персональных данных (далее – Соглашение) принято свободно и своей волей, действует в отношении всей информации, которую ООО «Инсейлс Рус» и/или его аффилированные лица, включая все лица, входящие в одну группу с ООО «Инсейлс Рус» (в том числе ООО «ЕКАМ сервис»), могут получить о Пользователе во время использования им любого из сайтов, сервисов, служб, программ для ЭВМ, продуктов или услуг ООО «Инсейлс Рус» (далее – Сервисы) и в ходе исполнения ООО «Инсейлс Рус» любых соглашений и договоров с Пользователем. Согласие Пользователя с Соглашением, выраженное им в рамках отношений с одним из перечисленных лиц, распространяется на все остальные перечисленные лица.
1.2.Использование Сервисов означает согласие Пользователя с настоящим Соглашением и указанными в нем условиями; в случае несогласия с этими условиями Пользователь должен воздержаться от использования Сервисов.
1.3.Сторонами (далее – «Стороны) настоящего Соглашения являются:
«Инсейлс» – Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус», ОГРН 1117746506514, ИНН 7714843760, КПП 771401001, зарегистрированное по адресу: 125319, г.Москва, ул.Академика Ильюшина, д.4, корп.1, офис 11 (далее — «Инсейлс»), с одной стороны, и
«Пользователь» –
либо физическое лицо, обладающее дееспособностью и признаваемое участником гражданских правоотношений в соответствии с законодательством Российской Федерации;
либо юридическое лицо, зарегистрированное в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;
либо индивидуальный предприниматель, зарегистрированный в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;
которое приняло условия настоящего Соглашения.
1.4.Для целей настоящего Соглашения Стороны определили, что конфиденциальная информация – это сведения любого характера (производственные, технические, экономические, организационные и другие), в том числе о результатах интеллектуальной деятельности, а также сведения о способах осуществления профессиональной деятельности (включая, но не ограничиваясь: информацию о продукции, работах и услугах; сведения о технологиях и научно-исследовательских работах; данные о технических системах и оборудовании, включая элементы программного обеспечения; деловые прогнозы и сведения о предполагаемых покупках; требования и спецификации конкретных партнеров и потенциальных партнеров; информацию, относящуюся к интеллектуальной собственности, а также планы и технологии, относящиеся ко всему перечисленному выше), сообщаемые одной стороной другой стороне в письменной и/или электронной форме, явно обозначенные Стороной как ее конфиденциальная информация.
1.5.Целью настоящего Соглашения является защита конфиденциальной информации, которой Стороны будут обмениваться в ходе переговоров, заключения договоров и исполнения обязательств, а равно любого иного взаимодействия (включая, но не ограничиваясь, консультирование, запрос и предоставление информации, и выполнение иных поручений).
2.Обязанности Сторон
2.1.Стороны соглашаются сохранять в тайне всю конфиденциальную информацию, полученную одной Стороной от другой Стороны при взаимодействии Сторон, не раскрывать, не разглашать, не обнародовать или иным способом не предоставлять такую информацию какой-либо третьей стороне без предварительного письменного разрешения другой Стороны, за исключением случаев, указанных в действующем законодательстве, когда предоставление такой информации является обязанностью Сторон.
2.2.Каждая из Сторон предпримет все необходимые меры для защиты конфиденциальной информации как минимум с применением тех же мер, которые Сторона применяет для защиты собственной конфиденциальной информации. Доступ к конфиденциальной информации предоставляется только тем сотрудникам каждой из Сторон, которым он обоснованно необходим для выполнения служебных обязанностей по исполнению настоящего Соглашения.
2.3.Обязательство по сохранению в тайне конфиденциальной информации действительно в пределах срока действия настоящего Соглашения, лицензионного договора на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договора присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ, агентских и иных договоров и в течение пяти лет после прекращения их действия, если Сторонами отдельно не будет оговорено иное.
2.4.Не будут считаться нарушением настоящего Соглашения следующие случаи:
(а)если предоставленная информация стала общедоступной без нарушения обязательств одной из Сторон;
(б)если предоставленная информация стала известна Стороне в результате ее собственных исследований, систематических наблюдений или иной деятельности, осуществленной без использования конфиденциальной информации, полученной от другой Стороны;
(в)если предоставленная информация правомерно получена от третьей стороны без обязательства о сохранении ее в тайне до ее предоставления одной из Сторон;
(г)если информация предоставлена по письменному запросу органа государственной власти, иного государственного органа, или органа местного самоуправления в целях выполнения их функций и ее раскрытие этим органам обязательно для Стороны. При этом Сторона должна незамедлительно известить другую Сторону о поступившем запросе;
(д)если информация предоставлена третьему лицу с согласия той Стороны, информация о которой передается.
2.5.Инсейлс не проверяет достоверность информации, предоставляемой Пользователем, и не имеет возможности оценивать его дееспособность.
2.6.Информация, которую Пользователь предоставляет Инсейлс при регистрации в Сервисах, не является персональными данными, как они определены в Федеральном законе РФ №152-ФЗ от 27.07.2006г. «О персональных данных».
2.7.Инсейлс имеет право вносить изменения в настоящее Соглашение. При внесении изменений в актуальной редакции указывается дата последнего обновления. Новая редакция Соглашения вступает в силу с момента ее размещения, если иное не предусмотрено новой редакцией Соглашения.
2.8.Принимая данное Соглашение Пользователь осознает и соглашается с тем, что Инсейлс может отправлять Пользователю персонализированные сообщения и информацию (включая, но не ограничиваясь) для повышения качества Сервисов, для разработки новых продуктов, для создания и отправки Пользователю персональных предложений, для информирования Пользователя об изменениях в Тарифных планах и обновлениях, для направления Пользователю маркетинговых материалов по тематике Сервисов, для защиты Сервисов и Пользователей и в других целях.
Пользователь имеет право отказаться от получения вышеуказанной информации, сообщив об этом письменно на адрес электронной почты Инсейлс — contact@ekam.ru.
2.9.Принимая данное Соглашение, Пользователь осознает и соглашается с тем, что Сервисами Инсейлс для обеспечения работоспособности Сервисов в целом или их отдельных функций в частности могут использоваться файлы cookie, счетчики, иные технологии и Пользователь не имеет претензий к Инсейлс в связи с этим.
2.10.Пользователь осознает, что оборудование и программное обеспечение, используемые им для посещения сайтов в сети интернет могут обладать функцией запрещения операций с файлами cookie (для любых сайтов или для определенных сайтов), а также удаления ранее полученных файлов cookie.
Инсейлс вправе установить, что предоставление определенного Сервиса возможно лишь при условии, что прием и получение файлов cookie разрешены Пользователем.
2.11.Пользователь самостоятельно несет ответственность за безопасность выбранных им средств для доступа к учетной записи, а также самостоятельно обеспечивает их конфиденциальность. Пользователь самостоятельно несет ответственность за все действия (а также их последствия) в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя, включая случаи добровольной передачи Пользователем данных для доступа к учетной записи Пользователя третьим лицам на любых условиях (в том числе по договорам или соглашениям). При этом все действия в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя считаются произведенными самим Пользователем, за исключением случаев, когда Пользователь уведомил Инсейлс о несанкционированном доступе к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи.
2.12.Пользователь обязан немедленно уведомить Инсейлс о любом случае несанкционированного (не разрешенного Пользователем) доступа к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи. В целях безопасности, Пользователь обязан самостоятельно осуществлять безопасное завершение работы под своей учетной записью по окончании каждой сессии работы с Сервисами. Инсейлс не отвечает за возможную потерю или порчу данных, а также другие последствия любого характера, которые могут произойти из-за нарушения Пользователем положений этой части Соглашения.
3.Ответственность Сторон
3.1.Сторона, нарушившая предусмотренные Соглашением обязательства в отношении охраны конфиденциальной информации, переданной по Соглашению, обязана возместить по требованию пострадавшей Стороны реальный ущерб, причиненный таким нарушением условий Соглашения в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
3.2.Возмещение ущерба не прекращают обязанности нарушившей Стороны по надлежащему исполнению обязательств по Соглашению.
4.Иные положения
4.1.Все уведомления, запросы, требования и иная корреспонденция в рамках настоящего Соглашения, в том числе включающие конфиденциальную информацию, должны оформляться в письменной форме и вручаться лично или через курьера, или направляться по электронной почте адресам, указанным в лицензионном договоре на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договоре присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ и в настоящем Соглашении или другим адресам, которые могут быть в дальнейшем письменно указаны Стороной.
4.2.Если одно или несколько положений (условий) настоящего Соглашения являются либо становятся недействительными, то это не может служить причиной для прекращения действия других положений (условий).
4.3.К настоящему Соглашению и отношениям между Пользователем и Инсейлс, возникающим в связи с применением Соглашения, подлежит применению право Российской Федерации.
4.3.Все предложения или вопросы по поводу настоящего Соглашения Пользователь вправе направлять в Службу поддержки пользователей Инсейлс www.ekam.ru либо по почтовому адресу: 107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12 БЦ «Stendhal» ООО «Инсейлс Рус».
Дата публикации: 01.12.2016г.
Полное наименование на русском языке:
Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус»
Сокращенное наименование на русском языке:
ООО «Инсейлс Рус»
Наименование на английском языке:
InSales Rus Limited Liability Company (InSales Rus LLC)
Юридический адрес:
125319, г. Москва, ул. Академика Ильюшина, д. 4, корп.1, офис 11
Почтовый адрес:
107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12, БЦ «Stendhal»
ИНН: 7714843760 КПП: 771401001
Банковские реквизиты:
Р/с 40702810600001004854
В ИНГ БАНК (ЕВРАЗИЯ) АО, г.Москва,
к/с 30101810500000000222, БИК 044525222
Электронная почта: contact@ekam.ru
Контактный телефон: +7(495)133-20-43
Алгоритм закупки. Важные аспекты ее проведения
27 апреля 2020 г.Автор: Елена Бусарова
Осуществляя закупочные процедуры, заказчики выполняют определенный алгоритм действий, который, в конечном итоге, приводит к удовлетворению производственных потребностей в товарах, работах или услугах. Каждый последующий этап закупки дополняет предыдущий, позволяя поставщикам (подрядчикам, исполнителям) ориентироваться в процессе, получать интересующие сведения и, по необходимости, принимать участие в процедурах.
Во многом алгоритм проведения закупок у всех заказчиков схож, однако, закупочная деятельность конкретного заказчика индивидуальна и может иметь свои особенности.
Алгоритм действий при осуществлении закупки:
- размещение действующей редакции Положения о закупке в ЕИС (изменений в Положение);
- анализ производственной деятельности и формирование потребностей ТРУ;
- мониторинг рынка ТРУ, запрос коммерческих предложений;
- планирование закупочной деятельности на 1 год, раздел СМСП на 3 года (для определенного вида заказчиков);
- регламентация закупочной деятельности заказчика внутренними локальными документами;
- выбор способа и формы закупочной процедуры;
- формирование закупочных документов (извещения, документации о закупке, включая техническое задание и проект договора);
- публикация закупочной процедуры в ЕИС/на ЭТП;
- прием заявок;
- размещение изменений документации (извещения), разъяснений положений закупочной документации;
- оценка и рассмотрение поступивших заявок, размещение протоколов закупки;
- заключение договора с победителем закупки (при наличии), включая проверку обеспечительных мер, внесение изменений в договор (по необходимости) и размещение на ЕИС;
- исполнение договора, приемка ТРУ;
- размещение документов о приемке ТРУ/оплате в ЕИС подготовка возражения на доводы жалобы и отстаивание интересов в контролирующем органе (при обжаловании закупки);
- размещение отчетности в ЕИС;
- формирование архивного дела.
Вышеназванный алгоритм не является универсальным, поскольку иногда тот или иной этап закупки заказчик может «пропустить» и «перешагнуть» к следующему. Например, при проведении процедуры не всегда заказчику поступают запросы о разъяснении положений документации, в связи с чем у него отсутствует необходимость публикации пояснительных ответов.
Размещение действующей редакции Положения о закупке в ЕИС (изменений в Положение)
Ни одна закупочная деятельность не должна осуществляться без опубликованного в ЕИС Положения о закупках (в противном случае непослушных заказчиков ждут значительные штрафы согласно КоАП РФ). Положение о закупке, вносимые в него изменения, подлежат обязательному размещению в ЕИС не позднее, чем в течение пятнадцати дней со дня утверждения[1].
Данный нормативный документ должен базироваться на ФЗ № 223 и других законодательных актах в сфере закупок, позволяя заказчикам закупить необходимые ТРУ в рамках действующих правовых норм.
В своем Положении заказчик вправе предусмотреть, помимо указанных в ФЗ № 223, иные способы закупочных процедур и прописать их порядок проведения, а также прочие особенности осуществления своей закупочной деятельности (например, критерии оценки, случаи закупок у ЕП и т.д.).
Для того чтобы главный закупочный документ заказчика был всегда актуальным и «свежим», организаторы процедур должны следить за изменениями в сфере закупок и по необходимости вносить соответствующие правки в Положения, иначе проведение процедур, не указанных в названном документе, можно легко оспорить в антимонопольном органе.
Анализ производственной деятельности и формирование потребностей ТРУ
Никто, кроме заказчика, не знает лучше, что именно ему нужно закупить и в каком количестве, поэтому организатору закупочных процедур следует внутри своего предприятия провести работу по формированию списка планируемых к закупке товаров, работ или услуг.
Главные вопросы, которые стоят на данном этапе перед заказчиком: для каких целей нужно закупить те или иные ТРУ? В каком объеме необходимо приобрести ТРУ и сколько денежных средств можно потратить на это?
В зависимости от производительности, текущих планах, а также финансовых возможностей заказчику необходимо определить очередность предстоящих закупок для обеспечения бесперебойной работы для обеспечения бесперебойной работы заказчика.
Для более достоверной информации организатору процедур следует проанализировать хозяйственные нужды прошлого года, учесть предстоящие цели и планы организации, скорректировать некоторые позиции товаров и, возможно, добавить новые, оценить удовлетворение потребностей за счет складских запасов или уже имеющихся заключенных договоров с контрагентами.
Мониторинг рынка ТРУ, запрос коммерческих предложений
Мониторинг рынка ТРУ и запрос коммерческих предложений – один из важнейших этапов закупки, на котором у заказчика формируются более четкие представления о функциональных характеристиках необходимой продукции, а также о цене за единицу.
Данные сведения помогут организаторам сформулировать свои потребности и грамотно прописать их в техническом задании. К примеру, при закупке строительного песка не каждый специалист в сфере закупок знает о процентном содержании пылевидных и глинистых частиц в товаре.
Мониторинг рынка интересующей продукции позволит также корректно указать НМЦД в документации на основании имеющихся актуальных коммерческих предложений контрагентов (чтоб «не брать из головы» как говорится).
На данном этапе планирования активное участие принимают и сами потенциальные участники закупок: направляют заказчикам по почте, факсу (иным средствам связи) коммерческие предложения с указанием цен и характеристик ТРУ, соответствующие запросу заказчика.
Планирование закупочной деятельности на 1 год, раздел СМСП на 3 года (для определенного вида заказчиков)
Кроме утвержденного Положения о закупках заказчику необходимо опубликовать в ЕИС план закупок на срок не менее, чем 1 год (согласно ст. 4 ФЗ № 223)[2].
Далее, окончательно определившись с предстоящими закупками ТРУ, заказчик вносит в план сведения о процедурах: наименование продукции, количество (согласно коду ОКЕИ), регион поставки, НМЦД, способ закупки и др.
Разбив план закупок на кварталы или месяцы, организатор процедур систематизирует предстоящие закупки, эффективно распределяет финансовый поток для оплаты ТРУ.
Неотъемлемой частью закупочной деятельности практически всех заказчиков является внесение в план изменений (новые позиции, корректировка данных), которые в дальнейшем размещаются в ЕИС.
Ознакомившись с закупками заказчиков, поставщики смогут оценить собственные производственные возможности и, по необходимости, принять участие в процедуре (в данном случае план закупок выступает в роли «доски объявлений» для контрагентов).
Регламентация закупочной деятельности заказчика внутренними локальными документами
Оформление закупок внутренними локальными актами осуществляется в каждой организации по-своему, на этот счет нет определенных штампов и утвержденных форм.
Согласно сложившейся практике, заказчик, как правило, готовит приказ о размещении предстоящей закупки, в котором прописывает основные сведения о процедуре: наименование ТРУ, НМЦД, сроки проведения, ЭТП (если закупка в электронной форме), лицо, осуществляющее контроль за выполнением приказа.
Далее на основании данного документа формируется закупочная документация и (или) извещение[3], которые, в последующем, утверждаются уполномоченным лицом организатора закупки и публикуются в ЕИС/на ЭТП.
Для выбора поставщика (подрядчика, исполнителя) по результатам закупки заказчик согласно ч. 8 ст. 3.2 ФЗ №223 заказчик создает комиссию по осуществлению конкурентной закупки (как правило, на основании приказа).
Конкретных требований к составу и функционалу комиссии, количеству, подготовке ее членов, порядку принятия решений в ФЗ №223 не прописано.
Такие сведения следует указать в Положении о закупке. К примеру: «заседание комиссии по закупке считается правомочным, если на нем присутствует не менее чем 50 % от общего числа ее членов.
Решения комиссии по закупке принимаются простым большинством голосов от числа присутствующих на заседании членов. Голосование осуществляется открыто (но не всегда — это должно быть указано в положении о закупке либо Положении о работе закупочной комиссии).
При голосовании каждый член комиссии имеет один голос. В случае равенства голосов, решение принимает председатель комиссии»[4].
Выбор способа и формы закупочной процедуры
В целях проведения закупки заказчик должен определить не только ТРУ, которые ему необходимо приобрести, но и способ закупочной процедуры, предусмотренный Положением о закупке. Согласно ч.3.1 ст. 3 ФЗ № 223 к конкурентным способам закупки относятся: конкурсы (открытый конкурс, конкурс в электронной форме, закрытый конкурс), аукционы (открытый аукцион, аукцион в электронной форме, закрытый аукцион), запросы котировок (запрос котировок в электронной форме, закрытый запрос котировок), запросы предложений (запрос предложений в электронной форме, закрытый запрос предложений), а также иные способы конкурентной закупки, предусмотренные Положением о закупке.
В соответствии с ФЗ №223 способы неконкурентной закупки, в том числе закупка у единственного поставщика (исполнителя, подрядчика), устанавливаются Положением о закупке. В названном документе указываются случаи и условия, при которых заказчик может выбрать тот или иной способ, порядок проведения закупки и определения победителя.
Для своевременного удовлетворения собственных нужд в необходимых товарах, работах или услугах при рациональном использовании финансов, заказчик самостоятельно определяет в каждой конкретной ситуации подходящий способ закупки в зависимости от производственной деятельности организации.
Организатор процедур должен помнить, что способы закупки, не предусмотренные Положением о закупке, он не вправе применять. В противном случае его действия можно оспорить в антимонопольном органе.
Пример из практики:
В антимонопольную службу поступила жалоба поставщика на действия заказчика при проведении запроса котировок в электронной форме на поставку ритуальных принадлежностей. По мнению заявителя, организатор процедуры неверно выбрал способ проведения закупки.
Изучив материалы дела, комиссия УФАС установила, что согласно п. 1.3.6 Положения о закупках запрос предложений и запрос котировок проводятся с целью обеспечить срочные, неотложные нужды заказчика. В соответствии с п. 5.1.2 названного документа запрос котировок может проводиться, если начальная (максимальная) цена договора не превышает 500 тыс. руб. (при необходимости осуществить срочную закупку товаров, работ, услуг с начальной (максимальной) ценой до 5 млн. руб.).
Заказчик вправе принять решение о проведении запроса котировок, когда невозможно провести аукцион из-за длительности процедуры. Антимонопольный орган установил, что начальная (максимальная) цена договора составляет 1 801 268,00 рублей, а поставка товара осуществляется с момента заключения договора по 31.12.2020.
С учетом периода действия договора комиссия УФАС пришла к выводу, что срочность в проведении закупки отсутствует. В своем решении антимонопольная служба поддержала доводы заявителя, указав, что заказчик неправильно выбрал способ закупочной процедуры. (Решение Пензенского УФАС по жалобе № 058/07/3-49/2020 от 13.02.2020 г.)
Формирование закупочных документов (извещения, документации о закупке, включая техническое задание и проект договора)
Определившись со способом закупочной процедуры, заказчику необходимо подготовить и разместить в ЕИС документацию и (или) извещение о закупке. В ФЗ № 223 предусмотрены минимальные сведения, которые должны содержаться в названных документах (ч. 5, 9, 10, ст. 4 Закона о закупках), при этом они не должны противоречить друг другу.
Организатор процедур, в своем Положении о закупке, вправе также предусмотреть и другую дополнительную информацию, которая может содержаться как в извещении, так и в документации. Например, помимо сведений, определенных 223-ФЗ, закупочные документы могут содержать порядок применения официального курса иностранной валюты к российскому рублю, который установлен ЦБ РФ и используется при оплате договора, требование предоставления участниками закупки обеспечения заявок, если НМЦД больше 5 млн. руб. и др.
Следует напомнить, что при запросе котировок достаточно подготовить извещение (разработка документации о закупке при данном виде конкурентных процедур не предусмотрена ФЗ №223).
Главной составляющей частью закупочных документов является техническое задание. В нем указывается закупаемый товар (работы, услуги), с теми характеристиками, которые нужны заказчику в соответствии с правилами описания предмета закупки (см.ч.6.1 ст. 3 ФЗ №223) и нормами Положения о закупке. Изучив техническое задание, потенциальные участники порой невнимательно смотрят иную информацию закупочной документации, что, в конечном итоге, может сыграть с ними злую шутку.
- см. Решение ФАС России от 17.10.2019 по делу № 223ФЗ-984/19, согласно которому, заявитель несвоевременно перечислил денежные средства в качестве обеспечения заявки, вследствие чего они поступили на лицевой счет оператора ЭТП уже после окончания срока подачи заявок на участие в запросе предложений. Антимонопольный орган не поддержал довод контрагента о том, что оператором ЭТП не обеспечена надежность функционирования программных и технических средств).
Важным документом любой документации является проект договора, в котором отображены условия его исполнения, права и обязанности сторон и др. особенности сделки. Нередко победитель закупки на стадии заключения договора, не согласившись с отдельными его пунктами направляет заказчику протокол разногласий, в котором просит изменить существенные условия договора. Такие случаи нередко заканчиваются спорами в антимонопольном органе, в который обращается организатор процедуры закупки с заявлением о внесении записи о недобросовестном поставщике в РНП.
Пример из практики:
В антимонопольную службу обратился заказчик с заявлением о включении сведений в РНП в отношении победителя закупки, который уклонился от заключения договора в связи с несогласованием его проекта.
При рассмотрении всех материалов дела комиссия УФАС установила, что после получения проекта договора, участник аукциона направил в адрес заказчика протокол разногласий, согласно которому просит организатора изменить условия оплаты работ, а также ответственность сторон.
Антимонопольный орган пришел к выводу, что согласно ст. 3.4 Закона о закупках, в случае наличия разногласий по проекту договора, направленному заказчиком, участник такой закупки составляет протокол разногласий с указанием замечаний к положениям проекта договора, не соответствующим извещению, документации о конкурентной закупке и своей заявке, с указанием соответствующих положений данных документов.
Однако, победитель посредством протокола разногласий хотел изменить условия проекта договора, которые были изначально предусмотрены закупочными документами аукциона.
В своем решении комиссия приняла решение о включении в реестр недобросовестных поставщиков сведений о победителе торгов. (Заключение Саратовского УФАС № 064/07/5-862/2019 от 24.12.2019).
Публикация закупочной процедуры в ЕИС/на ЭТП
Размещение заказчиками в ЕИС/на ЭТП информации о закупке осуществляется без взимания платы. Опубликованные в ЕИС, и на сайте заказчика (дополнительная норма), в соответствии с ФЗ №223 — информация о закупке, Положения о закупке, планы закупки должны быть доступны для ознакомления потенциальным участникам бесплатно.
В ЕИС размещаются:
— извещение об осуществлении конкурентной закупки, документация о конкурентной закупке, за исключением запроса котировок;
— проект договора, являющийся неотъемлемой частью извещения об осуществлении конкурентной закупки и документации о конкурентной закупке;
— изменения, внесенные в эти извещение и документацию, разъяснения этой документации;
— решение Заказчика об отмене закупке, если таковое было принято;
— протоколы, составляемые в ходе осуществления закупки, итоговый протокол;
— иная информация, размещение которой в единой информационной системе предусмотрено ФЗ №223 и Положением о закупке, за исключением случаев, предусмотренных ч. 15 и ч. 16 ст.4 Закона о закупках[5].
Заказчик дополнительно вправе разместить указанные выше сведения на своем сайте в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет».
Следует помнить о том, что информация о закрытой конкурентной закупке не подлежит публикации в ЕИС (порядок проведения такой процедуры указан в ст. 3.5 ФЗ № 223).
Учитывая, что большинство закупок проводятся в электронном виде на ЭТП, заказчикам следует размещать закупочные документы с учетом регламента и функционала выбранной электронной торговой площадки для последующей интеграции данных с ЕИС[6]. (документы важно размещать в формате, обеспечивающем возможность копирования и редактирования)
Что делать, если не работает сайт закупок? Согласно ч.13 ст.4 ФЗ №223, в случае возникновения технических или иных неполадок, блокирующих доступ к ЕИС в течение более чем одного рабочего дня, информация публикуется заказчиком на своем сайте (при наличии) с последующим размещением ее в ЕИС в течение одного рабочего дня со дня устранения всех проблем, и считается размещенной в установленном порядке.
Прием заявок
Подача заявок является одним из ответственных этапов для поставщиков (подрядчиков, исполнителей), которые должны своевременно предоставить необходимый пакет документов в составе своего предложения. Согласно ч.11 ст.3.2 ФЗ № 223 участник конкурентной закупки вправе подать только одну заявку на участие в такой закупке в отношении каждого предмета закупки (лота) в любое время с момента размещения извещения о ее проведении до предусмотренных документацией о закупке даты и времени окончания срока подачи заявок на участие в такой закупке. Поставщик (подрядчик, исполнитель) вправе изменить или отозвать свое предложение до истечения срока подачи заявок.
В Законе о закупках установлены минимальные сроки для подачи участниками заявок на участие в закупке:
— 15 дней — для конкурса и аукциона (ч.ч. 17, 19 ст. 3.2 ФЗ №223);
— 5 рабочих дней — для запроса котировок (ч. 21 ст. 3.2 ФЗ №223);
— 7 рабочих дней — для запроса предложений (ч. 23 ст. 3.2 ФЗ №223).
Сроки публикации документации и (или) извещения при проведении процедуры закупки иными конкурентными способами устанавливаются Положением о закупке. Необходимо учитывать, что для закупок, участниками которых могут быть только субъекты МСП, законодатель утвердил иные сроки проведения процедур, о чем следует помнить и заказчикам, и заинтересованным участникам[7].
При подготовке своего предложения, участникам следует помнить, что каждая закупка индивидуальна и перечень запрашиваемых документов, как правило, разнится. Заявки на участие в конкурентной закупке представляются согласно требованиям к участнику закупки, требованиям к содержанию и оформлению заявки на участие в закупке, указанным в документации о закупке в соответствии с нормами ФЗ №223 и Положением о закупке заказчика. Форма заявки на участие в запросе котировок в электронной форме устанавливается в извещении о проведении данной процедуры в соответствии с Положением о закупке заказчика[8].
Особое внимание необходимо уделить «незапланированным обстоятельствам» (например — коронавирусная инфекция), которые могут внести свои коррективы в процесс проведения закупок, а в частности, в сроки приема заявок. Заказчики и потенциальные участники процедур должны постоянно следить за нормативно-правовыми, которые регулирует закупочную деятельность во время пандемии.
Размещение изменений документации (извещения), разъяснений положений закупочной документации
После размещения в ЕИС закупочных документов заказчик вправе вносить в них изменения по собственной инициативе или по запросу участника процедуры в порядке, прописанном в ч. 11, ст. 4, № 223-ФЗ и Положении о закупке.
Правки, которые вносятся в документацию и (или) извещение о закупке, публикуются организатором процедуры в ЕИС не позднее, чем в течение 3 дней со дня принятия решения о внесении указанных изменений.
Как правило, заказчики корректируют закупочные документы по следующим причинам: неточные сведения и характеристики ТРУ, арифметические ошибки, отсутствие необходимых документов, перенос процессуальных сроков закупки, объективные замечания потенциальных участников процедуры и т.д.
Участники, которые планируют принять участие в закупке, должны следить за актуальностью извещения и документации в ЕИС, чтобы своевременно и надлежащим образом подготовить свое предложение.
В целях исключения неоднозначного понимания документации и (или) извещения о закупке, а также уточнения отдельных пунктов названных документов, заинтересованные контрагенты согласно ФЗ №223, вправе направить заказчику запрос о даче разъяснений положений закупочных документов. При этом, инициатор такого запроса должен соблюсти порядок его направления в соответствии с 223-ФЗ[9] и Положением о закупке (в противном случае организатор процедуры может не предоставить интересующие сведения).
Пример из практики:
В антимонопольный орган поступила жалоба поставщика на действия заказчика при проведении запроса котировок в электронной форме на право заключения договора поставки моторных масел и смазки.
Как следует из обращения, организатор торгов не предоставил ответ на запрос о разъяснении закупочной документации в части количества закупаемого товара, что привело к невозможности сформировать и подать заявку участие в данной закупке.
Рассмотрев материалы дела, комиссия УФАС установила, что согласно условиям закупки, организатор процедуры обязуется ответить на запрос, поступивший не позднее, чем за 3 рабочих дня до даты окончания срока подачи заявок. В случае поступления вопросов с нарушением установленного срока, заказчик вправе не предоставлять соответствующие сведения (данное условие соответствует ч. 3 ст. 3.2 Закона о закупках). Поскольку запрос на разъяснение документации был направлен в последний день срока подачи заявок, действия заказчика в связи с непредставлением разъяснений не противоречат ФЗ №223.
В своем решении антимонопольный орган поддержал организатора закупки, посчитав доводы заявителя необоснованными. (Решение УФАС по Хабаровскому краю №8-01/87 от 25.03.2020).
Оценка и рассмотрение поступивших заявок, размещение протоколов закупки
Этап оценки заявок — один из самых спорных моментов в практике закупок, поскольку нередко участники процедур, не согласившись с начислением баллов и итогами процедур, направляют жалобы в антимонопольный орган.
Поэтому, при определении лучшего предложения, заказчик должен оценивать заявки, поданные на участие в процедуре, в порядке, указанном в Положении и закупочной документации (извещении). Критерии оценки и сопоставления заявок на участие в закупке, установленные организатором процедуры, необходимо применять в равной степени ко всем участникам закупки, к предлагаемым ими товарам, работам, услугам, к условиям исполнения договора.
В настоящее время заказчики на свое усмотрение формируют систему оценки, которую потом применяют в процессе своей закупочной деятельности.
Поставщикам (подрядчикам, исполнителям) следует, перед подачей заявки, изучить перечень критериев оценки, а также их значимость, чтобы надлежащим образом подготовить необходимый пакет документов (в целях получения максимальных баллов).
На практике бывают ситуации, когда потенциальным участникам непонятно, как будет проходить оценка и сопоставление заявок, в таком случае участникам целесообразно направить заказчику запрос о разъяснении порядка оценки заявок. Результаты закупки заказчик отражает в протоколах, требования к которым установлены в ст.3.2 ФЗ №223.
Заключение договора с победителем закупки (при наличии), включая проверку обеспечительных мер, внесение изменений в договор (по необходимости) и размещение на ЕИС
Результатом закупочной конкурентной процедуры является договор, который заключается между заказчиком и победителем не ранее, чем через десять дней и не позднее, чем через двадцать дней с даты размещения в ЕИС итогового протокола[10].
В случае необходимости одобрения органом управления заказчика, в соответствии с законодательством РФ, заключения договора или, в случае обжалования в антимонопольном органе действий (бездействия) заказчика, комиссии по осуществлению конкурентной закупки, оператора электронной площадки, договор должен быть заключен не позднее чем через пять дней с даты указанного одобрения или с даты вынесения решения антимонопольного органа по результатам обжалования действий (бездействия) заказчика, комиссии по осуществлению конкурентной закупки, оператора электронной площадки.
В случае, если при заключении и исполнении договора изменяются количество, объем, цена закупаемых товаров, работ, услуг или сроки исполнения договора по сравнению с указанными в итоговом протоколе, не позднее чем в течение десяти дней со дня внесения изменений в договор в единой информационной системе размещается информация об изменении договора с указанием измененных условий.
Победитель закупки должен, в установленные законом сроки, подписать договор и направить его заказчику, в противном случае он рискует на 2 года оказаться в реестре недобросовестных поставщиков[11].
Однако, не каждая закупка завершается подписанием договора. Последствия несостоявшейся закупочной процедуры заказчику необходимо отразить в своем Положении и закупочных документах. Как правило, в случае, если на участие в процедуре не поступило ни одной заявки (и в случае, если поступила одна заявка и соответствует требованиям ДоЗ), организатор закупки заключает договор с единственным поставщиком.
Исполнение договора, приемка ТРУ
В течение трех рабочих дней со дня заключения договора, в том числе договора, заключенного заказчиком по результатам закупки у единственного поставщика (исполнителя, подрядчика) товаров, работ, услуг, стоимость которых превышает размеры, установленные ч.15 ст. 4 ФЗ №223, заказчики вносят информацию и документы, установленные Правительством Российской Федерации, в реестр договоров в ЕИС.
Если в договор были внесены изменения, заказчики вносят в реестр договоров в ЕИС также информацию и документы, в отношении которых были внесены изменения. Информация о результатах исполнения договора вносится заказчиками в реестр договоров в течение десяти дней со дня исполнения, изменения или расторжения договора[12].
Отчетность
По результатам закупок заказчики обязуются в соответствии с ФЗ №223 не позднее 10-го числа месяца, следующего за отчетным месяцем публиковать в ЕИС:
1) сведения о количестве и об общей стоимости договоров, заключенных заказчиком по результатам закупки товаров, работ, услуг, в том числе об общей стоимости договоров, информация о которых не внесена в реестр договоров в соответствии с частью 3 статьи 4.1 настоящего Федерального закона;
2) сведения о количестве и стоимости договоров, заключенных заказчиком по результатам закупки у единственного поставщика (исполнителя, подрядчика);
3) сведения о количестве и стоимости договоров, заключенных заказчиком с единственным поставщиком (исполнителем, подрядчиком) по результатам конкурентной закупки, признанной несостоявшейся.
Также следует помнить, что некоторые заказчики обязуются размещать информацию о годовом объеме закупок у субъектов малого и среднего предпринимательства в ЕИС не позднее 1 февраля года, следующего за прошедшим календарным годом в соответствии с нормами действующего законодательства.
Подводя итоги вышесказанному, можно сделать вывод о том, что заказчики не всегда придерживаются данного алгоритма, поскольку каждая закупка индивидуальна и может включать этапы, которые изначально не предусматривались (например, заказчик, не рассчитав свои финансовые возможности, может принять решение об отмене закупки). В любом случае, следуя указанному закупочному алгоритму, организаторы процедур могут минимизировать риск допуска возможных ошибок.
[1] Об утверждении Положения о закупке см. ст.2 ФЗ №223
[2] План закупки инновационной продукции, высокотехнологичной продукции, лекарственных средств размещается заказчиком в единой информационной системе на период от 5 до 7 лет, а план закупки товаров, работ, услуг заказчиков, определенных Правительством РФ в соответствии с п. 2 ч. 8.2 ст. 3 Закона о закупках, должен содержать формируемый на срок не менее чем 3 года раздел о закупке у субъектов малого и среднего предпринимательства в соответствии с утвержденными такими заказчиками перечнями товаров, работ, услуг, закупка которых осуществляется у таких субъектов (см. ст. 4 ФЗ № 223).
[3] При проведении запроса котировок извещение о проведении запроса котировок размещается в единой информационной системе не менее чем за пять рабочих дней до дня истечения срока подачи заявок на участие в запросе котировок. (см. ч.21 ст.3.2. ФЗ №223)
[4] https://zakupki.gov.ru
[5] См.ч.5 ст.4 ФЗ №223.
[6] См. ст. 3.3 ФЗ №223
[7]См. Решение Омского УФАС России № 055/07/18.1-129/2019 от 05.03.2019 о признании жалобы необоснованной
[8] См.ч.10 ст.3.2 ФЗ №223
[9] См.ст. 3.2, ч.11 ст. 4 ФЗ №223
[10] Заказчик также вправе заключить договоры с несколькими участниками конкурентной закупки в порядке и в случаях, которые установлены Положением о закупке (см. ч. 28 ст. 3.2 ФЗ № 223)
[11] см.ст.5 ФЗ №223
[12] См. Постановление Правительства РФ от 31.10.2014 № 1132 «О порядке ведения реестра договоров, заключенных заказчиками по результатам закупки»
Для обсуждения этой статьи и оперативного получения информации по теме закупок
присоединяйтесь к нам в соц. сетях
VK
Youtube
Управление закупками – одна из важнейших задач для бизнеса любого масштаба – как розничного, так и онлайн. От того насколько правильно будет спланирован заказ поставщиками, зависит лояльность потребителей. Ведь при грамотных закупках удается своевременно удовлетворить спрос.
Алгоритм планирования закупок
Предпринимателю важно уделять внимание закупкам, ведь имеющиеся продукты, полуфабрикаты и сырье – это один из главных активов, позволяющих зарабатывать.
Однако заказывать большие объемы, не ориентируясь на фактические объемы производства или продаж, – неправильно. Вот почему:
- запасы могут стать непригодными к дальнейшему использованию. Например, у некоторых продуктов питания и сырья короткий срок годности. Если не использовать или не продать их сразу после заказа, можно понести убытки. Ведь деньги за заказ этих продуктов будут отданы поставщику, а прибыль с их реализации не получена;
- площадь склада – ограничена, то есть рано или поздно все доступное место будет занято имеющимися запасами. Однако в любой момент может потребоваться закупка другой продукции или материалов. И складировать ее будет некуда. Аренда или постройка нового склада является дополнительной статьей расходов;
- если товары не продать, они могут стать невостребованными. Например, продукция, спрос на которую продиктован сиюминутной модой и трендами;
- компания тратит на закупку «лишних» товаров и материалов деньги, которые могла бы расходовать более рационально. Ликвидность предприятия снижается.
Важно не делать лишних закупок, но и не допускать ситуаций, когда торговля или производство «встают» из-за отсутствия нужных запасов. Чтобы придерживаться золотой середины в управлении закупками, важно понимать:
- сколько продукции или сырья требуется закупать;
- как оптимизировать заказы и исключить простои на складе;
- какие условия сотрудничества с поставщиками самые выгодные;
- как составить план расходов.
Предварительные операции
Планирование закупок начинается с предварительной подготовки и анализа. Сперва необходимо спрогнозировать спрос, то есть потребность клиентов в продукте или услуге. Вот какие исходные данные потребуются для прогнозирования спроса:
- объем продаж на текущий и прошлые периоды;
- количество товара, которое осталось на складе;
- наличие неудовлетворенного спроса потребителей. Например, клиенты нуждаются в определенном товаре, который не представлен на рынке или находится в дефиците;
- анализ ассортимента и сегментирование его по спросу на отдельные позиции;
- план продаж на прошлые периоды и процент его выполнения.
Для составления плана продаж и для организации работы отдела сбыта формируется прогноз по каждой позиции. Но для планирования закупок подойдет прогноз по группам взаимозаменяемой продукции.
На втором этапе предварительных работ планируются продажи. Например, спрос на товар составляет 100 единиц в месяц, но реально сотрудники отдела могут продавать по 80 единиц. Фактические результаты компании ложатся в основу планирования продаж.
После формирования плана по продажам можно приступать к планированию закупочных объемов и страховых запасов. Важно заранее учесть отклонение от прогнозов в большую сторону. Например, в среднем отдел продаж с имеющимися ресурсами может продавать по 80 единиц товара ежемесячно. Но в любой момент может попасться крупный клиент, благодаря которому будет продано 90 товаров. Важно закупиться необходимым количеством, чтобы избежать неприятных последствий. Но загвоздка в том, что величина закупок должна оставаться оптимальной, чтобы избежать переполненных складов, замораживания денежных активов. Оптимальное значение в каждой компании и отрасли может отличаться.
Анализ дополнительных факторов
Кроме прогнозируемого спроса и фактических продаж, необходимо учитывать сезонные факторы. Например, есть товары, которые востребованы у клиентов только в определенный сезон: елочные игрушки, наборы подарков к праздникам, товары для пикника, сада и огорода. Закупку таких позиций надо продумывать на шаг вперед. Но количество также должно быть оптимальным.
Кроме сезонности, есть еще факторы, которые надо учитывать в работе:
- изменения тенденций моды и новые тренды;
- появление конкурентов на рынке или сокращение конкуренции. Если появились новые компании, которые предлагают такие же товары, то часть клиентов уйдет к ним. Значит, объем закупок можно сократить либо вложить больше средств в маркетинг для удержания покупателей;
- погодные условия;
- экономическая ситуация в регионе.
Расчет заказа
Когда проанализированы продажи, спрос и дополнительные факторы, необходимо сформулировать точный объем заказа. Чтобы рассчитать заказ поставщику, можно использовать усредненную формулу. В ней уже учтены нюансы, влияющие на размер заказа.
Следует учитывать график поставок. Необходимо составить годовой календарный план закупок, согласовав его с поставщиком. Например, в понедельник работник отдела закупок формирует заявку и подает ее поставщику. В среду тот привозит продукцию. Следующий день формирования заказа – понедельник на следующей неделе, то есть следующая партия товаров должна приехать через неделю, в среду. Значит, при формировании заказа важно указать такой объем товаров и сырья, которого хватило бы до следующей даты поставки, а не до следующей даты формирования заказа.
Однако при таком подходе важно определить периодичность подачи заявок на товар. Продукцию повседневного спроса можно заказывать по мере истощения запасов, тогда нужно определить критический минимум. Как только объем запасов дойдет до этой отметки, работники закажут новую партию. Такая периодичность подходит для работы с теми поставщиками, у которых есть минимальный порог для заказа и он является высоким. В ином случае формировать заявки можно, не дожидаясь истощения запасов. Например, раз в месяц или в неделю.
Второй нюанс, который надо учесть – минимальное количество товарных единиц, при котором магазин сможет нормально функционировать. Это особенно важно для офлайн-магазинов, ведь там нежелательны пустые полки. Чтобы рассчитать, какое количество продукции необходимо для работы магазина:
- реальные средние продажи в день. Чтобы вычислить их, можно взять период, например, месяц. Сумму ежемесячных показателей нужно разделить на число рабочих дней. Важно смотреть на даты, где продажи значительно превышали средний объем. Например, в один из дней прошлого месяца было продано вдвое больше товара, чем обычно, потому что проводилась акция. Если аналогичная акция будет проводиться в будущем, то учитывать этот повышенный объем продаж нужно. Но если мероприятие было разовым, то лучше изначально исключить этот день и пересчитать среднедневной объем продаж;
- прогнозируемый объем продаж за сутки. Полученный результат необходимо скорректировать с учетом коэффициента сезонности, а также внутренних и внешних факторов;
- страховой запас. Чтобы магазин работал без перебоя до следующей закупки, необходимо иметь страховой запас. Он рассчитывается на основании прогнозируемого объема продаж;
- товарные остатки, которые будут на складе в момент поставки новой партии. Так как между датой оформления заявки и датой поставки товара проходит некоторое время, нужно учитывать этот период. Необходимо просчитать товарный остаток на момент поставки новой партии. Для этого от текущих остатков нужно отнять ежедневные продажи, а затем полученное значение умножить на количество дней до поставки.
Как формировать заказы поставщикам
После того как составлен план закупок, можно формировать заказ поставщикам. Но перед этим следует найти тех, кто готов предоставить продукцию на выгодных условиях. Заказы им могут быть сформированы вручную или с помощью автоматизированных программ. Если формировать заказы вручную, то будет преимущество – получится своевременно среагировать на изменения рынка, возникновения новых трендов. Однако ручной метод требует больше времени, к тому же при его использовании повышается риск ошибок из-за человеческого фактора. Например, сотрудник может формировать заказ на позиции ассортимента, основываясь на субъективных представлениях о том, какой товар хорош и востребован, а какой – нет. Кроме того, работник может указать в заказе неверные цифры или названия сырья.
Более современный способ закупок предполагает использование специальных программ. ПО учитывают данные из аналитики продаж. Вот какие преимущества есть у такого метода:
- влияние человеческого фактора сводится к нулю;
- при формировании ассортимента на будущий период нет личного субъективного мнения работников;
- трудозатраты работников сокращаются, а значит, работодатель может сэкономить на оплате труда;
- все ассортиментные позиции всегда будут в наличии в магазине.
Кроме того, многие программы для закупок дают еще другие возможности. Например, можно в онлайн-режиме анализировать данные о продажах. После каждой продажи количество товара на остатке уменьшается, то есть пользователь видит, какая продукция и в каком количестве была продана за смену. Вот еще что можно делать в программном обеспечении:
- корректировать цены и устанавливать скидки, акции;
- контролировать движение денежных средств;
- подключить онлайн-кассы, чтобы работать в соответствии с федеральным законом № 54;
- упростить и оптимизировать работу персонала за счет формирования отчетности по движению товара и денежных средств.
Методы закупок
Есть несколько подходов, которые помогают компаниям поддерживать товарный запас:
- приобретение конкретных товаров одной партией. Так у поставщика можно получить скидку. Однако чем больше партия, тем больше места на складе требуется для хранения. Метод подходит для закупки товаров, которые пользуются высоким спросом у потребителей и продаются регулярно;
- закупки мелкими партиями. Подходят для предприятий, у которых нет большого складского помещения. Продукцию в небольших партиях можно оплачивать по мере поступления. Это будет ускорять оборачиваемость капитала;
- приобретение по мере необходимости. Товары закупаются нерегулярно, и у компании нет четких обязательств по объему закупок. Обычно таким способом пополняют запасы товаров с нерегулярным спросом.
Очевидно, что закупки сырья и товаров – важный, но не простой этап работы компании. Грамотная организация процесса повысит ликвидность предприятия, сделает его более привлекательной как с точки зрения инвесторов, так и с точки зрения клиентов.
Кажется, что план закупок нужен только крупному производству или сетевым магазинам. Это не так: даже небольшому бизнесу планирование позволит снизить амортизационные расходы, не купить лишнего или не оказаться без товара в нужный момент.
Объясняем, как составить план закупок, по которому удобно будет работать всем: бизнесу, менеджерам и поставщикам.
Как планировать объем
Объем зависит от того, что именно приобретает компания.
- При закупке сырья и материалов нужно опираться на план производства. Для каждого вида продукции должны существовать нормативы затрат по материалам. На основе этих нормативов и определяют объем закупки.
- При закупке товаров нужно отталкиваться от плана продаж. Это лучший способ не купить лишнего и не попасть в ситуацию, когда нужно срочно докупать недостающие товары.
- Если закупаете вспомогательные материалы, например, горюче-смазочные, запчасти, хозтовары, канцтовары и подобные, ориентируйтесь на средние расходы за предыдущий период. При этом важно учитывать изменения ситуации. Если организация продала или купила транспорт, затраты на топливо изменятся.
Как посчитать объем закупок. Можно использовать простую формулу: З = П – НЧ + КЦ.
П — потребность на период.
НЧ — фактический остаток на начало периода.
КЦ — плановый остаток на конец периода.
Пример. В план продаж ООО «МебельТрейд» на 2 квартал 2021 года включены 270 кухонных столов. На начало квартала на складе есть 20 столов. Минимальный резерв по этой позиции на предприятии установлен в размере 10 штук. Значит, за квартал потребуется закупить 260 столов.
Сколько должно быть плановых остатков
В идеальной ситуации все материалы нужно использовать, а товары отгружать прямо «с колес». При таком подходе остатки на складах будут стремиться к нулю. Впервые такую схему внедрили еще в 50-е годы прошлого века в компании Toyota.
Полностью переносить на российский бизнес японскую модель работы с нулевыми остатками на складах весьма рискованно. Это связано и с менталитетом, и с объективными причинами: большие расстояния, менее развитая инфраструктура.
Большинство российских организаций все-таки резервируют остатки материалов или товаров на складах. Нормативы для складских остатков определяют или в виде фиксированного количества, или в процентах от оборота — к примеру, 10% от месячных затрат материала или продаж товара.
Часто устанавливают нормативы не по всем запасам в целом, а индивидуально по разным группам сырья и товаров, иногда — даже по отдельным позициям. В этом случае норматив может зависеть от спроса на конкретный товар, важности определенного вида материала для производства и других факторов.
Как планировать закупочные цены
Важно учитывать ситуацию на рынке и нормативы, заложенные в общий бюджет компании.
Пример. По плану продаж в ООО «МебельТрейд», один кухонный стол продают за 13 000 ₽. Минимальная наценка по этому товару — 30%. Значит, при формировании плана закупок цена кухонного стола должна быть не выше 10 000 ₽.
Если при анализе рынка выяснится, что закупить товар или сырье по такой цене невозможно, следует скорректировать параметры общего бюджета. Можно, к примеру, поднять цену продажи или снизить плановую наценку.
Как учитывать НДС
Если компания работает с НДС, то и в плане закупок все суммы лучше указывать тоже с НДС. Так, план по объемам проще сравнивать с данными контрактов, а также с планом по оплатам.
Важно помнить, что на основе плана закупок формируется расходная часть общего бюджета доходов и расходов компании. А в этот бюджет все расходы следует включать без НДС. Поэтому при переносе данных из плана закупок в бюджет расходов и доходов нужно не забыть вычесть НДС.
Как планировать оплату
За все товары и материалы нужно вовремя платить. При составлении плана по оплатам нужно учитывать условия расчетов по в контрактам.
Перечисление средств «день в день», сразу при поступлении товара или сырья, встречается не часто. Обычно договоры с поставщиками предусматривают отсрочку или предоплату. Также важно учитывать порядок доставки.
Пример. Партию кухонных столов нужно отгрузить покупателю до 5 июня. Но условия контракта на поставку столов предусматривают предоплату за 10 дней и самовывоз со склада поставщика в другом городе, на что требуется еще 2 дня. Значит, нужно предусмотреть оплату не позднее 24 мая, чтобы успеть своевременно привезти товар на склад. А лучше зарезервировать еще 2–3 дня на «форс-мажоры», то есть оплатить до 21–22 мая.
Из примера видно, что товар поступит на склад в июне, но заплатить за него нужно в мае. И подобных ситуаций будет немало. В большинстве случаев суммы на месяц в планах закупок по поставке и по оплате не будут совпадать.
Планирование и контроль необходимы, если вы хотите эффективно вести дела. Поможет в этом «Мобильное предприятие» Билайн. С ним вы можете управлять продажами и анализировать их, контролировать выполнение рабочих задач со стороны сотрудников. Почти четверть пользователей «Мобильного предприятия» Билайн занимаются оптовой торговлей, еще десять процентов работают в ритейле. Система позволяет хранить все данные по сделкам и клиентам в одном месте.
Как контролировать выполнение плана
Контролировать текущие платежи
Текущий контроль за расходом денежных средств стоит проводить каждый день. Для этого можно создать платежный календарь, который будет связан с месячным бюджетом. План оплат за сырье, материалы, товары и другие приобретаемые ценности — это составная часть платежного календаря компании.
Контролировать объемы закупок и цены
Подробный анализ закупок обычно проводят по итогам месяца. Здесь следует сравнить плановые и фактические закупки по объемам и ценам. Если затраты отклоняются от плана, нужно «разложить» разницу на две составляющие: по количеству и по цене. Для этого удобно использовать статистический метод цепных подстановок.
Пример. В апреле запланировали купить 67 кухонных столов по цене 10 000 ₽. Фактически купили 60 столов по 11 000 ₽.
Чтобы найти общее отклонение затрат на закупку столов от плана, нужно умножить фактическое количество приобретенных столов на фактическую цену и вычесть произведение планового количества и плановой цены.
О = Кф х Цф – Кп х Цп = 60 х 11 – 67 х 10 = –10 000 ₽.
Отклонение по количеству= (Кф – Кп) х Цп = (60 – 67) х 10 = –70 000 ₽.
Отклонение по цене = (Цф – Цп) х Кф = (11 – 10) х 60 = 60 000 ₽.
В нашем примере отклонения направлены «в разные стороны». За счет снижения количества затраты уменьшились по сравнению с плановыми. А рост цены привел к увеличению затрат, но в меньшей степени. Поэтому в целом на закупку столов потратили меньше денег, чем было запланировано.
Также возможны и структурные отклонения: появляются позиции, которых не было в плане, а запланированные, напротив, исчезают.
Как корректировать план
После анализа плана и фактического положения дел, нужно что-то предпринимать. Но не всегда.
Корректируем план
Если были ошибки при планировании: неверно оценили нормативы затрат, объем рынка или уровень цен.
Если изменилась ситуация: существенно изменился валютный курс, ушел один из крупных поставщиков, или, напротив, появился новый.
Решаем другие проблемы
Если отклонения появились из-за ошибок сотрудников.
Если ситуация изменилась незначительно или условия вернутся к прежним в ближайшее время.
Дальше у компании есть два пути: исправлять выявленные недостатки или пересмотреть подход к планированию.
Вариант 1. Исправлять недостатки имеет смысл, если вы можете вернуться к исходным показателям в плане. Например, если объем выпуска продукции снизился из-за ремонта станков или помещения.
Или выяснилось, что сотрудники коммерческой службы закупили товары либо сырье по завышенным ценам. В такой ситуации следует перезаключить контракты на рыночных условиях, наложить взыскание на виновных сотрудников и усилить контроль за работой службы закупок.
Вариант 2. Поменять планы. Так поступают, если отклонения выгодны для компании. Например, удалось найти поставщиков с более низкими расценками.
Пересмотреть планы придется и в случае, если компания не может повлиять на ситуацию. Допустим, закупает импортное сырье или товары, а курс валюты существенно вырос.
Как работать с планом закупок
- Составлять исходя из трех основных статей: объемы, стоимость и расчеты с поставщиками.
- Сверять план продаж по расчетам с поставщиками с общим платежным календарем компании.
- Создавать план на год, квартал и месяц.
- Проводить анализ плана закупок по количеству, ценам и структуре ежемесячно.
- По итогам анализа корректировать план, если это необходимо.
Контрактная система, лежащая в основе обеспечения потребностей государственных и муниципальных ведомств, предусматривает обязательное соблюдение базовых требований, установленных законом. Одним из таких условий, закрепленным в рамках ФЗ-44, является строгое выполнение графика взаимодействия со сторонними контрагентами. Выступая в статусе заказчика, каждый отдельно взятый субъект должен опубликовать информацию о собственных намерениях, определить сроки и правила работы, а также перечень документов, необходимых для участия и обеспечения заявок по тендерам. Составление и формирование плана закупки, который разрабатывается с учетом текущих потребностей, регламентируется положениями шестнадцатой статьи упомянутого нормативного акта — и эта норма не подлежит изменению. Давайте разберем, какие особенности, нововведения и нюансы, связанные с госзакупками, следует учитывать при ведении деятельности.
Общее представление
В соответствии с определением закупочный план-график представляет собой электронный документ, размещенный в Единой информационной системе, и содержащий сведения о товарах, работах или услугах, объективная необходимость в которых имеется у заказчика. Планирование в сфере закупок осуществляется исходя из определенных показателей бюджета, посредством формирования локальных внутренних актов. Обязательное условие — внесение в план сведений о договорах, подлежащих заключению в течение предстоящего года, кроме отдельно оговоренных в законе случаев.
Кто отвечает за реализацию процедуры
Функциональные задачи, связанные с подготовкой, не могут быть переданы на аутсорсинг — а это значит, что ответственность за данный процесс возлагается на контрактную службу, либо конкретного управляющего. В ситуациях, когда структура централизована полностью, определяется уполномоченное учреждение, либо орган, наделенный соответствующими правомочиями. Во многих организациях перед тем как составить план закупок на год, и сделать размещение графика в единой информационной системе, необходимо согласовать позиционный перечень с руководящим составом, отвечающим за распределение бюджетного финансирования.
Готовые решения для всех направлений
Ускорьте работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.
Узнать больше
Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.
Узнать больше
Обязательная маркировка товаров — это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя
Узнать больше
Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.
Узнать больше
Повысьте точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.
Узнать больше
Повысьте эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.
Узнать больше
Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.
Узнать больше
Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.
Узнать больше
Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..
Узнать больше
Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.
Узнать больше
Показать все решения по автоматизации
Форма для госзакупок
При составлении документа используется только цифровой формат. В случае с федеральными заказчиками применяется «Электронный бюджет», для региональных и муниципальных — ЕИС либо собственная действующая платформа. При утверждении применяется ЭЦП — электронная подпись представителя или непосредственного руководителя организации. Выгрузка плана-графика осуществляется автоматически, после прохождения контрольной стадии, и при условии соответствия представленной информации нормативным требованиям.
Бумажная версия не требуется, так что этот пункт можно убрать из перечня обязательных процедур — за исключением тех случаев, когда в отношении предмета заявки действует правило о неразглашении государственной тайны. Подобные документы включаются в отдельное приложение к плану закупок, не подлежащее публикации в системе. При заполнении формы проставляется гриф «Секретно», а также указываются реквизиты ответственного лица.
Сроки формирования
Основанием для определения продолжительности выступает период действия бюджетного закона, либо схожего по специфике муниципального акта, изданного и утвержденного представительным органом образования на очередной финансовый период. То есть, порядок предусматривает соблюдение стандартного трехлетнего цикла, утвержденного с 2020 г.: на первый год, составляется план-график, на второй и третий — разрабатываются данные по плановому отрезку.
Сроки утверждения
На размещение, как и раньше, отводится десять рабочих дней, отсчет которых начинается с момента получения заказчиком информации о его финансах на предстоящий год. Оптимальный вариант — формирование параллельно составлению бюджетного проекта или плана финансово-хозяйственной деятельности, позволяющее утвердить документ в установленный период.
Публиковать готовый вариант в ЕИС следует сразу после завершения проверки Федерального казначейства, на которую уходит от одного до трех дней. Важно учитывать, что порядок, закрепленный в положении о планировании закупок, предусматривает административную ответственность для тех, кто нарушает сроки.
Основные правила
Заказчики вправе реализовывать только спланированные и отраженные операции, за исключением случаев, когда основной целью выступает ликвидация последствий ЧС. Регламент, установленный законодателем, и определяющий принципы заполнения плана-графика, предусматривает, что позиция включается в документ только единожды. Если продолжительность выполнения заказа оказывается выше периода утверждения — информация указывается на все время его осуществления.
Валюта формирования — рубли, отдельные позиции могут быть укрупнены, при этом кодификация по ОКПД должна быть минимум четырехзначной. Обоснование для платежей, а также начальной минимальной цены контракта не требуется.
Внесение изменений
Положения ФЗ-44 не обязывают участников формировать приказы о корректировке ранее утвержденного плана-графика, однако большинство заказчиков все же придерживаются подобной практики. Это в том числе помогает ускорить анализ эффективности планирования закупочной деятельности (закупок), отследить все этапы и сроки принятия решений.
Механизм, применяемый в случае возникновения соответствующей необходимости, достаточно прост — задача сводится к размещению в ЕИС обновленной редакции документа, с указанием фактической даты внесения изменений. К числу оснований для проведения данной процедуры относят:
- Обновление требований, предъявляемых к целевым товарам, услугам или видам работ, в том числе касающихся стоимости/затрат.
- Изменение ранее определенных бюджетных лимитов, плановых или ФХД-показателей.
- Необходимость реализации решения, вынесенного в рамках общественного обсуждения.
- Потребность в освоении сэкономленных средств, на расходование которых отводится срок до конца текущего года.
- Расторжение договора — в подобных ситуациях регламент процесса планирования закупок обуславливает необходимость принятия оперативного решения, позволяющего довести цикл до логического завершения.
- Уточнение сведений, касающихся объекта заказа — к примеру, возникновение потребности производственной модернизации и оптимизации рабочих процессов.
- Обязанность исполнения предписаний, вынесенных контролирующими органами, в том числе касающихся пересчета НМЦК.
- Возникновение иных условий и непредвиденных обстоятельств.
Сроки корректировки
Важно помнить, что досрочная публикация тендера, равно как и отправка приглашения на закрытую закупку, является прямым нарушением законодательных норм, влекущим за собой соответствующее наказание. В соответствии с новыми требованиями внесение изменений должно осуществляться не позднее чем за один день до указанных действий, а также до заключения контракта — в тех случаях, когда речь идет о единственном поставщике.
Контроль планирования
Законодательные нормы регламентируют не только разработку, ведение и исполнение плана-графика закупок, но и контрольную деятельность, осуществление которой возлагается на уполномоченные ведомства. В данном случае применяется иерархический принцип, по которому проверяющие и финансовые органы определяются исходя из уровня заказчика. Если тендер проводится с целью обеспечения федеральных нужд, указанный функционал реализуется:
- Антимонопольной службой и ее территориальными подразделениями, отслеживающими соблюдение законодательных положений.
- Казначейством и управлениями, отвечающими за расходование внебюджетных фондов, проверяющими плановые и фактические показателей обеспечения.
Субъектные и муниципальные заказы контролируются ведомствами соответствующего уровня. Говоря о том, как формируется план мероприятий по ведомственным закупкам, стоит также отметить, что аудиты ФАС проводятся не реже одного раза в полгода, тогда как финансовые структуры осуществляют контроль перед каждым размещением, ограничивая принятие документа в ЕИС при выявлении нарушений.
Готовые решения для всех направлений
Ускорьте работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.
Узнать больше
Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.
Узнать больше
Обязательная маркировка товаров — это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя
Узнать больше
Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.
Узнать больше
Повысьте точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.
Узнать больше
Повысьте эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.
Узнать больше
Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.
Узнать больше
Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.
Узнать больше
Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..
Узнать больше
Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.
Узнать больше
Показать все решения по автоматизации
Как происходит проверка
Приоритетом выступает оценка целесообразности формирования финансовых издержек, возникающих у заказчика, и ложащихся на бюджет. Итогом может стать признание необоснованности тендера и вынесение предписания об устранении имеющихся правонарушений. Исправление недочетов позволяет отразить заказ в план-графике, но не отменяет права применения санкций в отношении ответственных сотрудников.
Административная ответственность
В соответствии с законодательством, несоблюдение порядка составления, формирования и размещения плана закупок является основанием для назначения следующих штрафов:
- Обновленная редакция не была опубликована в единой информационной системе — 50 000 руб. для физических лиц, 500 000 — для юр. лиц.
- Нарушены сроки, отведенные на утверждение, не внесены обязательные изменения, либо подано извещение о заказе, в отношении которого установлен запрет (ввиду отсутствия в графике) — до тридцати тысяч рублей для виновного сотрудника.
Что подразумевается под обоснованностью
В данном случае речь идет о различных форматах и видах закупок, планы которых соответствуют ряду критериев:
- Правилам нормирования, определяющим как допустимые затраты, так и качественные параметры.
- Стандартам формирования НМЦК, стоимости контрактов, заключаемых с единственным поставщиком.
Согласно действующим законодательным положениям, для участников госзакупок оформление специальных документов, подтверждающих обоснованность, не является обязательным условием. Многие эксперты отмечают, что последние обновления регламента привели общий порядок к стандартам планирования, определения и обоснования торговых закупок на предприятиях, где создание закупочного плана по сырью, товарам и услугам в первую очередь обуславливается экономической составляющей.
На что стоит обратить внимание
Избежать проблем, связанных с выявлением ошибок в ходе аудиторских проверок, достаточно просто. Требования, закрепленные в рамках статей 19 и 22 регламентирующего ФЗ-44, позволяют заказчикам самостоятельно, не дожидаясь помощи со стороны контролирующих органов, оценивать обоснованность по каждому из товаров, представленных в планируемом к передаче в единую информационную систему графике. Проще говоря, перед тем, как спланировать, рассчитать и сформировать план закупок, управление ведомства должно определиться с фактическими потребностями, и уже исходя из их реального объема — приступить к реализации поставленных задач.
Напомним еще раз, что при взаимодействии с проверяющими необходимости в предоставлении каких-либо специальных материалов нет. Не требуется обоснование в отношении способа и объекта, а также в документах, связанных с НМЦК, однако в последнем случае закупочная документация все же должна содержать данные, обуславливающие начальную максимальную цену.
Как осуществляется приемка по 44-ФЗ
Базовые принципы, методы и цели планирования закупок понятны, но какие инструменты и этапы используются в процессе реализации заключенных контрактов? Процедура принятия поставки — один из ключевых этапов, поскольку от того, насколько юридически грамотно она оформлена, зависит дальнейшая правовая позиция обеих сторон. Основным поводом для возникновения юридических споров, как правило, выступает несоответствие товара характеристикам, заявленным в тендере, поэтому следует убедиться в тщательном соблюдении нормативных положений.
Порядок приемки по 44-ФЗ
Действующие требования, установленные Гражданским кодексом, определяют обязанность заказчика осуществить осмотр полученного товара в срок, определенный условиями контракта или нормативными актами. Обязательное условие — проверка соответствия количественных и качественных показателей, которые должны быть сопоставлены с заявленными в тендере значениями. Если сторона получателя выявляет недостатки, а также отличие характеристик от нормативных, необходимо направить письменное уведомление в адрес поставщика, официально зафиксировав данный факт — это пригодится на случай возникновения разбирательств.
Стандартная практика — закрепление порядка приемки товара в содержании контракта. Допускается выделение отдельного раздела, в котором прописывается место, алгоритм действий, используемая сопроводительная документация, продолжительность процедуры, перечень уполномоченных лиц и т.д. Чем подробнее составлен документ, выступающий основанием для получения поставки, тем проще сторонам реализовать заявленные намерения, не прибегая к дополнительной юридической волоките.
Автоматизация учета поступлений
И еще один фактор, важный с точки зрения отчетности. Приемка продукции и отражение прихода в учетной системе — достаточно рутинный процесс, который, однако, не приемлет ошибок и погрешностей. Чем масштабнее ведомство, тем большее количество поставок по ФЗ-44 приходится обрабатывать, и в этом случае важно свести к минимуму влияние человеческого фактора на итоговые результаты. Использование терминалов сбора данных (ТСД), а также специального лицензированного программного обеспечения — к примеру, «Склад 15», предлагаемого компанией «Клеверенс», — позволяет автоматизировать учетные операции, работать с продукцией, маркируемой в рамках федеральной системы «Честный Знак», и повысить эффективность процессов товародвижения.
Заключение
Итак, теперь вы знаете, что это такое — план закупок, для чего он нужен, как планировать процесс и каким образом работает планирование в новом формате. Размещение в соответствии с обновленными требованиями не представляет особой сложности — достаточно соблюдать простые правила, и придерживаться установленных сроков. Своевременная публикация данных в ЕИС, детальная проработка контрактов и выполнение правил приемки и учета товаров позволяют реализовать поставленные задачи, и добиться оптимального результата, в полном объеме закрыв потребности и нужды ведомства.
Количество показов: 5019