Как составить акт к приходным документам

Какой документ подтверждает приемку товара заказчиком, и каким образом он должен быть оформлен? Ответы на данные вопросы обязан знать любой грамотный специалист, работающий в сфере закупок, – иначе не избежать определенных проблем.

Приемка товара (а также работ и услуг) – завершающий этап исполнения контракта. При этом соответствующий документ обязан быть составлен максимально грамотно – только это позволит в дальнейшем минимизировать риски возникновения споров по выполненному контракту.

Документы, подтверждающие приемку товара заказчиком

В соответствии со ст. 458 Гражданского кодекса РФ, заказчик или уполномоченное лицо становится собственником приобретаемой продукции в момент, когда продавец передает ему эту продукцию.

Какой документ подтверждает приемку товара заказчиком? Единого бланка для подтверждения факта передачи не разработано. Это может быть акт, расписка, товарная накладная, товарно-транспортная накладная, инвентаризационная опись, квитанции о приемке грузов к перевозке или другой документ.

На практике факт, что товар был принят заказчиком, подтверждают составлением одного из вышеперечисленных документов, указав в нем наименование продукции, ее количество и стоимость, другие требуемые реквизиты и полномочия представителей обеих сторон сделки, которые должны лично расписаться и расшифровать свою подпись.

В бухучете сдачу-приемку товара документально подтверждают путем оформления товарных накладных по форме № ТОРГ-12, а в случае привлечения сторонней организации для перевозки груза – товарно-транспортных накладных (ТТН). Некоторые инспекторы налоговой службы считают, что факт приемки необходимо подтверждать другими бумагами – специальными актами или документами по унифицированной форме № ТОРГ-1.

Товарная накладная по форме № ТОРГ-12 – это документ первичного учета, на его основании списывают товарно-материальные ценности либо ставят их на баланс в зависимости от того, кем выступает организация – заказчиком или поставщиком. То есть товарная накладная может оформляться и как расходный, и как приходный документ.

Первичная документация становится юридически значимой, как только ее оформляют в соответствии со всеми правилами, а уполномоченные лица подтверждают своей подписью.

Если заказчик не производит своевременно платеж после получения товара, возможно взыскание с него оплаты через суд. В ходе разбирательства поставщик обязательно подтверждает, что заказ был выполнен. Как правило, судебные инстанции признают приемку проведенной, если им предоставляют накладную по форме № ТОРГ-12, подписанную уполномоченным лицом заказчика и заверенную его печатью.

В настоящее время решение принимается в пользу налогоплательщиков, оформляющих накладные № ТОРГ-12.

При организации учетной политики компаниям необходимо обозначить форму № ТОРГ-12 как документ, который подтверждает факт передачи заказа. Эксперты утверждают, что это позволит избежать претензий со стороны налоговой.

Какой документ подтверждает приемку товара заказчиком в случае государственных контрактов? Результаты их исполнения должны фиксироваться в соответствии со ст. 94 и рядом пунктов ст. 34 закона № 44-ФЗ. Стоит отметить, что этот нормативный документ регламентирует приемку не только товаров, но и работ и услуг.

Правила составления документов, которые подтверждают приемку, содержит не только 44-ФЗ. У многих ведомств имеются свои рекомендации, как оформлять такие акты (к примеру, конкретные требования разработаны в строительной сфере). Документальная фиксация факта передачи заказа – обязанность покупателя, при этом требования к ней закона не являются жесткими.

После того как товар принят, обычно составляют двусторонний акт, в котором перечисляют переданные товары или оказанные услуги и описывают претензии при их наличии. Этот документ подтверждает факт передачи продукции.

Каким образом оформляется акт приемки товара

Участникам рынка нужно знать не только, какой документ подтверждает факт приемки товара заказчиком, но и как его нужно оформлять.

При осуществлении закупок по 44-ФЗ приемка проводится в соответствии с требованиями ст. 94 и некоторых пунктов ст. 34 этого нормативного акта. Госконтракт содержит описание процедуры передачи, ее сроки и порядок документального оформления. Поэтому сторонам заранее известно, как она будет проходить и как ее нужно подтверждать.

Заказчик должен сформировать комиссию из не менее чем 5 своих работников. Прежде чем подписать документ, который подтверждает приемку товара (работ, услуг), необходимо провести экспертизу объекта закупки. Она позволяет выявить возможные его недостатки и определить степень соответствия указанным в техническом задании на закупку требованиям.

Допускается проведение как внутренней экспертизы (собственными силами фирмы-заказчика), так и внешней (для которой привлекаются специализированные компании и независимые эксперты). При заключении госконтракта с единственным поставщиком заказчик обязан привлекать внешних экспертов.

Если комиссия подтверждает полное соответствие закупаемого объекта выдвинутым к нему требованиям, то осуществляется его приемка.

Приемочный акт подтверждает, что заказчик принял товар. Унифицированной формы для этого документа не существует, поэтому допускается его произвольное составление. Хотя для некоторых сфер деятельности профильными ведомствами все же разработаны определенные правила оформления документов, которые подтверждают исполнение госконтракта (к примеру, для строительной отрасли).

Кроме того, акт должен быть подписан уполномоченным членом приемочной комиссии и представителем поставщика.

В случае отказа представителя поставщика подтверждать факт передачи товара своей подписью правомерно одностороннее проведение заказчиком приемки.

Что делать сторонам, если товар не принят заказчиком

Часто бывает, что во время экспертизы выявляется несоответствие объекта закупки заявленным в техзадании требованиям. В таких случаях закон № 44-ФЗ позволяет заказчику не принимать товар или работу. Для этого ему нужно составить мотивированный отказ, указать его причину и потребовать устранения недостатков в установленные сроки.

При согласии поставщика с обнаруженными недостатками он проводит их устранение (при наличии такой возможности), после чего товар принимается повторно.

Если же продавец уверен в качестве своей продукции, то он инициирует проведение независимой экспертизы, чтобы доказать, что им были выполнены все условия госконтракта.

Если экспертиза подтверждает соответствие объекта закупки заявленным условиям, поставщик может потребовать от покупателя принять заказ и произвести оплату путем направления в его адрес досудебной претензии. Если заказчик никак не отреагирует на претензию в течение 30 дней с момента ее получения, то возможна подача поставщиком иска в арбитражный суд.

Необходимо отметить, что при отказе заказчика принимать товар из-за наличия несоответствий и нежелании поставщика устранять их допускается одностороннее расторжение контракта (если в нем есть соответствующий пункт, предусматривающий такую возможность).

Если заказчик расторгает контракт в одностороннем порядке, то продавца заносят в реестр недобросовестных поставщиков. Поэтому, помимо принуждения заказчика через суд произвести приемку, продавцу требуется принять участие в заседании ФАС по вопросу внесения данных о нем в реестр недобросовестных поставщиков, а также обжаловать в суде одностороннее расторжение покупателем контракта.

Приведем пример из судебной практики. Компанией по госконтракту была осуществлена поставка заказчику компьютеров. Он выявил их несоответствие требованиям спецификации и контракта, поэтому отказал в приемке. Поставщик устранил обнаруженные недостатки, дополнив комплектацию ПК петлями для висячего замка и безвинтового крепления карт расширения.

Однако заказчик все равно не стал принимать товар, сославшись на то, что дополнительные детали были установлены без его согласия и согласия производителя, при этом технические характеристики системного блока были изменены. После получения отказа в приемке поставщик направил в суд иск, потребовав заставить покупателя исполнять обязательства по госконтракту.

В ходе разбирательства выяснилось, что контракт не содержал требования об обязательном заводском производстве всех комплектующих с учетом специфических особенностей поставляемого товара, то есть поставщик мог собрать ПК из составных частей разных производителей.

Также было отмечено, что при рассмотрении дела в судах первой и апелляционной инстанций требовалось привлечение производителя системного блока. Он должен был оценить, можно ли доукомплектовывать компьютеры и действительно ли от этого системный блок существенно изменяется. Однако к нему не обращались.

После оценки всех материалов суд встал на сторону поставщика и удовлетворил его требования, обязав заказчика принять компьютеры (Постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 18.08.2014 по делу № А53-20477/2012).

Порядок возврата некачественного товара

Если закупка осуществляется по 44-ФЗ, то в ТЗ и спецификации покупатель прописывает требуемые ему характеристики товара. К сожалению, поставщики не всегда обеспечивают соответствие им своей продукции. При поступлении закупаемого объекта с недостатками заказчик может пойти двумя путями:

• Произвести приемку товара, если он крайне необходим. К примеру, если в поликлинике закончились перчатки, а поставщик перепутал размер, можно принять заказ. Этот вариант не является правильным, и мы рекомендуем им не пользоваться, хотя ситуации могут быть разные, и решение остается только за заказчиком.
• Отказаться принимать заказ.

Если покупатель по объективным причинам не принимает товар, то он должен составить письмо с мотивированным отказом (этот документ, как правило, подтверждают все члены приемочной комиссии, ставя в нем свои подписи). В него включают сведения о продавце, номер контракта, дату приемки, наименование объекта закупки, номер товарной накладной или УПД. Также в письме указывают, по какой характеристике выявлено несоответствие, ее требуемое и фактическое значение. Этот документ является основанием для приостановки приемочных мероприятий.

Помимо этого, по результатам экспертизы составляют заключение, в котором обосновывают отказ в приемке, ссылаясь на конкретные пункты госзаказа. После поставщика обязуют провести замену продукции в сроки, установленные в контракте, за свой счет и своими силами. Повторную передачу объекта закупки можно также проводить с привлечением экспертов.

Как быть, если водитель, доставивший груз, не может ждать, пока проведут осмотр и приемку? Он должен отдать документы заказчику, и тот примет товар в одностороннем порядке.

Если при этом несоответствий продукции заявленным требованиям выявлено не будет, продавец потом просто заберет подписанные документы. В случае же обнаружения недостатков и оформления акта, который их подтверждает, заказчик должен сделать следующее:

• Сохранить продукцию, изолировав ее для предотвращения смешивания с другими товарами.
• Направить поставщику уведомление о том, что приемка не будет осуществлена в течение установленного в контракте времени (это нужно сделать очень быстро, если объектом закупки являются продукты с коротким сроком годности).
• Предоставить все документы, которые подтверждают недоброкачественность поставки.

Если по условиям госконтракта продукция должна быть поставлена в один этап и выявляется несоответствие части заказа установленным требованиям, допускается частичная приемка заказа. При этом продавец аннулирует накладную и оформляет новую на принятое количество товара, а затем осуществляет допоставку. В таком случае заказчик обязан оштрафовать поставщика за то, что тот не исполнил обязательства. Размер штрафа прописывается в контракте.

Простой образец акта приема-передачи продукции, изделия и товара поможет сориентироваться при оформлении. Компании часто используют такие бумаги в своем документообороте. При совершении товарно-денежного обмена или при движении имущества в рамках собственной организации. Поскольку они являются частью бухучета, следует отнестись к ним внимательно.

Стандартный бланк

Такой документ подтверждает свершившийся факт доставления выкупленного заказа. Либо он предназначается для осуществления хранения, если покупатель остался недоволен и пошел в отказ. Важным аспектом при подписании является осмотр приобретаемой продукции. Ведь это документальное подтверждение могут использовать в своих интересах оба участника. Особенно при возникновении спорных вопросов. Принимающая сторона в данной ситуации фактически расписывается за то, что не имеет недовольств относительно покупки. Что доставленные ТМЦ соответствуют ожиданиям (договорного характера).

Цель оформления:

1. Для отражения перехода ценностей от одного лица другому (юридических и реже физических).
2. Для заверения того, что принимаемый груз доставлен в соответствующем виде, количестве и с нужными качественными параметрами. А также в обговоренный временной промежуток. Несоблюдение этих моментов позволит вернуть деньги в полном объеме.

Скачать образец Акта приёмо-передачи (.xlsx)

Шаблон накладной и акта приема-передачи товара это два неотъемлемых документа для товарно-денежных взаимодействий между сторонами сделки. Либо для того, чтобы передать имущество от одного сотрудника к другому и между несколькими подразделениями. Но тогда и название будет соответствующее.

По количеству и качеству

В сфере товарного оборота приемка ТМЦ удостоверяется отдельной бумагой, если имеется договор поставки. Последний регулируется Гражданским Кодексом в ст. 506-524. Благодаря ему поставщик обещает доставить выкупаемые покупателем товары в определенное число. Оба бланка подписываются в двустороннем порядке.

В целом участники договорных отношений могут самолично определять содержимое сопроводительной документации. И вносить обговоренные коррективы. Выбирать документ «приемка-передача» или обсуждаемое здесь приложение. В них обязательно прописывается количественный показатель и мера измерения, а также характеристики ТМЦ. Можно специально сформировать комиссию по приему, для установления соответствия этим параметрам. Особенно насущно это при больших габаритах поставки или множественности входящих в нее единиц.

Простой образец акта приемки товара и продукции на хранение

Его составление необходимо, если планируется по какой-либо причине хранить полученное. В юридической плоскости такое ответственное удержание означает отказ покупателя от груза. Помогает в этом законодательная база, а именно ст. 514 ГК России (например, из-за невыполнения обязательств). При этом следует обеспечение сохранности товарно-материальных ценностей. Здесь четко фиксируются параметры передаваемых объектов: визуальные характеристики, состояние, технические характеристики. Хотя под данной терминологией можно понимать и охранение ТМЦ в рамках правоотношений между поклажедателем и хранителем (первый при этом не имеет претензий к своему поставщику и принял товар). Это регулируется статьей 47 ГК РФ.

Какой функционал входит в договор хранения с третьим лицом:

• приемка им груза на свой склад;
• размещение с учетом норм по складированию (для конкретного продукта);
• обеспечение требующихся условий: температурный режим, влажность и пр.;
• выдача продукции;
• оформление сопроводительной документации.

Продавец, оповещенный о факте отказа от купленного имущества и о его сохранении, вынужден забрать его с места складирования. Для этого обозначается отсрочка. Если он это не делает, то есть два пути: покупатель может его реализовывать либо вернуть самостоятельно. Расходы на отв.хранение, реализацию или возврат обязана возмещать продающая сторона. Если удалось совершить реализацию с остатком по суммам, то она возвращается поставщику ТМЦ. Акт принятия товара по форме о приеме-передачи приравнивает не до конца состоявшиеся покупательские права к преференциям владения ценностями.

Прием-передача материалов

Здесь также фиксируется факт перехода разного рода имущества новому владельцу: сырья, стройматериалов и т. д. Он актуален и при заключении договоров подряда (на переработку чего-либо, для выполнения ремонтных работ, пошива и пр.). Обязательно указываются все основные моменты, как и для стандартного актового документа. То есть название док-та, когда и где он составляется, кем, по какому поводу, а также реквизиты и подписи фигурантов сделки. Стоит упомянуть и то, что было составлено два экземпляра. При подписании лица также удостоверяют отсутствие у них жалоб друг к другу относительно обговоренной поставки. Разница в том, что ТМЦ заменяются здесь на перечисление материалов с наименованиями, единицами измерения, количеством, ценами (за штуку и в целом общая стоимость).

Правила составления

Вся необходимая информация помещается на одном листе формата А4. Здесь в обязательном порядке указываются оба участника взаимоотношений по товарообороту. Они должны быть уполномочены подписывать подобную документацию внутриорганизационными приказами, нотариальными доверенностями и т. д. В целом содержание и последовательность представляемых сведений меняется по согласованию. Но есть единые нормы по оформлению. Такие документы и контракты всегда начинаются с разъяснения их названия, даты и места подписания. Остальная описательная информация идет дальше в основной части текста.

Простой образец бланка акта приемки-передачи товара. Что содержит:

• наименование док-та посередине;
• когда и где составляется;
• перечисление сторон;
• обозначение самой товарной единицы, ее количество (с уточнением измерительной меры) и все суммы с НДС;
• номер и датировка договора, на основании которого произведены все действия;
• подписи с печатями в двустороннем формате.

Формуляр не унифицирован на государственном уровне и составляется в свободной форме. Однако, имеются общие принципы его составления. По ним описанные сведения рекомендуется указать в качестве обязательных.

Инструкция по написанию

Этот документ предоставляет обычно поставляющее лицо. Соответственно, используются для этого собственные бланки. Если говорить о товарообороте между двумя торговцами, то используемые ими варианты могут отличаться. Например, когда речь идет о поставке оборудования и софта другому предпринимателю для организации его деятельности (учета продукции и отладки процесса продаж). Такая документация чаще не отправляется на согласование. В первую очередь в нем заинтересован именно поставщик («продажник»). Поэтому он и предлагает подписать отправляемую им бумагу. Форма акта приемки-передачи товара от покупателя не распространена. Хотя никто не запрещает обговаривать эти нюансы заблаговременно.

Информация о сторонах

Как правило, формирование таких документов актуально при взаимодействии между двумя фирмами или филиалами. При осуществлении покупки (особенно «мелкокалиберного» толка) физлицами они обычно обходятся простыми чеками. Соответственно при указании официальных лиц придется вписывать полное наименование организации, банковские реквизиты и контакты. Это стандартная процедура и каждый юрист или главбух предприятия знает, что именно следует здесь указать. Принципиально можно взять имеющуюся в иной документации вариацию.

Условия и список товара

В зависимости от того, о какой категории продукта идет речь и конкретики по количеству, принимать его разрешено в одиночку либо группой. Не запрещается брать с собой на приемку эксперта или разбирающегося в деталях человека. Он может оценить для вас, соответствует ли пришедшее описанию или нет.

Сюда разрешено включать несколько классов продуктов, указывая и кол-во такового в поставке. То есть не нужно создавать отдельный документ по всем видам продукции. Заводские коды и артикулы расписывать нет нужды. Главное — перечислить все имущественные единицы, присвоив каждой порядковый номер и прописав наименование (а затем и прочие характеристики).

Подписи сторон

Заполненный образец акта приема-передачи товара на реализацию и на склад требует подписания. Отвечающее за этот вопрос лицо часто занимает в организации руководящий пост. Сотрудник с подобным правом должен обладать соответствующей доверенностью. Делать это, основываясь на согласия нести материальную ответственность. Иначе действительность этой документации можно поставить под сомнение. Человек становится материально ответственным перед руководителем, принимая и занимаясь товароразмещением, учетом и оборотом.

Применение документа

Она может пригодиться той и другой стороне для предъявления претензий или отстаивания интересов. Разбирательства можно уладить своими силами или при обращении в суд. Тогда такая бумага будет приложением к иску или доказательством защиты. Надо помнить, что государством определена давность для подачи искового заявления. По их истечении содержание бумажных носителей в данных целях не имеет смысла. Только для внутреннего пользования. Например, если возникли неполадки с программным обеспечением и бухгалтер может поднять документацию (для уточнения и вычисления растрат).

Документ о получении товара или бланк приема-передачи по форме МХ-1

Такой типовой формуляр на ответственное хранение ТМЦ можно скачать. Либо установленный программный продукт поможет сформировать его автоматически при корректном введении сведений.

Структура:

1. Вначале прописывается имя и адрес организации, которое возьмет товарно-материальные ценности под свой контроль.
2. Далее название конкретного подразделения, где они будут храниться.
3. Дальше указывается поклажедатель, отдающий на время имущество.
4. Справа в вертикальной таблице обозначаются коды: ОКПО для обеих сторон о типе операции и сведенья о договоре в цифровом значении.
5. После того как документ будет пронумерован и проставлена дата, предстоит заполнить основную часть.
6. Для фиксации факта приема-передачи надо прописать наименования, места хранения и период, в течение которого это обязательство будет длиться.
7. Внизу в табличной форме идут идентификационные характеристики принимаемого груза.

Акт приемки-передачи между материально ответственными лицами

В этом случае говориться не о товарно-денежных отношениях. Такой документ требуется для передачи ценностей от одного работника к другому. Поводы для этого различны. Это перестановка штатных единиц в расписании (например, повышение человека и назначение на его место младшего по должности), также увольнение штатника и т. д. Последнее, пожалуй, требует подписания такой бумаги в наибольшей степени. Так новый коллега полностью знакомится с имуществом, передаваемым ему в ведение и берет за него ответственность. Обычно списки здесь обширны и могут занимать несколько страниц. Лучше одновременно проводить ревизию и составлять указанный документ. Рекомендуется дать его на заверение и удостоверение подлинности главному бухгалтеру и руководству. При отсутствии кандидата, закрывающего появившуюся вакансию, принятие и подпись ложится на руководителя.

Обязательные реквизиты

Образец акта приема-передачи готовой продукции и товара или мяса и тому подобное. является приложением к первичной документации. В ней содержатся все необходимые сведения по наименованию участников, про их хозяйственную жизнь и пр. С полным перечнем можно ознакомиться в ФЗ 402 от 06.12.2011 ст. 9. В обсуждаемом документе достаточно расписаться сторонам сделки с указанием их должностей. Графы «покупатель» и «продавец» с местом для проставления росписи должны быть четко обозначены. Они находятся в самой низу листа.

Юридические тонкости

Содержание и условия договоров и актов не должны противоречить законодательным нормам, поэтому лучше доверить проверку юристу. При возникновении каких-либо замечаний не запрещается исправить имеющийся экземпляр и отправить обновленный первоисточнику. Либо попросить внести эти изменения.

Сама эта бумага обычно не считается сделкой. Но вопрос о том, является ли его подписание легитимным и значимым действом (направленным на прекращение прав и обязанностей), нужно решать комплексно. Подходить индивидуально к каждой ситуации. То есть смотреть, служит ли документ единственным подтверждением перехода имущества или он вторичен (приложение). В первом случае это простой акт приема-передачи товара без договора.

Когда он ведет к правовым последствиям:

1. Когда первичная документация отсутствует изначально, и он полностью отображает свершение сделки.
2. Он подписывается компетентными лицами для согласования их воли (подробно с вписыванием реквизитов и всех нюансов).

Нужно соблюдение обоих пунктов, чтобы данная бумага получила полноценное значение. И чтобы выступала основанием для вручения прав новому собственнику, то есть фиксировала совершение операции от начала до конца. При наличии задокументированных договоренностей это невозможно. Тогда этот документ послужит только в качестве дополнительных доказательств по делу.

Поскольку подписанные экземпляры удостоверяют факт свершения обязательств, то их допускается использовать для защиты в суде. Например, при выявлении подложности (наличие подписей о доставке, когда она фактически не исполнена) или при несоответствии продукции (что выяснилось позже).

Хранение первичных документов

Всю подобную документацию надо хранить некоторое время в подшивке и передавать в архив. Система архивирования на каждом предприятии может разниться, потому как это внутренняя бухгалтерия. Зачастую весь документальный комплект по закупке хранится вместе, а не раздельно договор и акт принятия товара по форме о приеме-передачи. Надзорные органы вправе истребовать эти бумаги при запланированных и внеплановых проверках (при выявлении фактов подозрительных денежных манипуляций). Занимаются этим вопросом налоговые инспекторы. Также это требуется для нужд самой организации. Чтобы поднять информацию по расходам за какой-то квартал, подать в суд на оппонента (или защищаться в прениях) и т. д.

Правила:

• ответственным становится главный бухгалтер или финансовый директор;
• при складировании в бухгалтерии документации за текущий учетный период используются специальные помещения или сейфы;
• комплектация производится в хронологической последовательности и сопровождается архивной справкой.

Сроки хранения отличаются, в зависимости из категории документа. В среднем цифры разнятся от 1 года до 10 лет. Конкретнее можно посмотреть в перечне от Главархива СССР. Он сформулирован в 88 году, но обновлен в 2007.

В какой валюте необходимо составлять документы

Данный вопрос следует учесть заранее и обсудить в двустороннем порядке для последующего приема товара по акту передачи. Если идет разговор о единой для поставщика и покупателя стране пребывания, то зачастую используемая ими валюта одна. Тем более это контролируется ст. 12 Закона 402, а также письмами Минфина и постановления ФАСа. В российском бухгалтерском учете затраты на имущество и обязательства ведутся в рублях. Хотя взаимозачеты не запрещается производить в иностранном эквиваленте. Особенно, если одна из сторон располагается за границей и ведет активность на территории того или иного государства в других деньгах. Но рекомендуется прописывать все комбинированным способом (в обеих валютных единицах). Тогда у проверяющих органов вопросов не возникнет, так как иностранные активы пересчитаны на рублевый формат. При этом суммы будут совпадать и с теми, что внесены в договор. Курс может разниться на день прихода, что не должно стать помехой для окончательных расчетов перед поставщиком.

По сути, не имеет значения, что именно передается от одного лица к другому. Конкретику по продукции в названии разрешается не учитывать. Но для лучшего понимания специфики заполнения следует посмотреть примеры актов приема-передачи товара и продуктов питания, а также технических изделий и всего прочего.

Для того чтобы полностью контролировать процессы, связанные с товарооборотом, компания «Клеверенс» предлагает воспользоваться специальным ПО. Автоматизация и оптимизация различных рутинных операций с помощью софта — важный шаг для развития вашего бизнеса. Подробнее >>

Количество показов: 94766

Акт о приемке товаров: собственный или унифицированный бланк

До 2013 года предприятия пользовались унифицированными формами первичных документов из альбомов Госкомстата РФ. С введением в действие с января 2013 года закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ (далее — Закон № 402-ФЗ) были внесены существенные изменения в правила составления первичных учетных документов.

Организации получили право самостоятельно разрабатывать некоторые формы первичных документов и утверждать их в своей учетной политике. Бланки из альбомов унифицированных форм больше не являются обязательными для использования в учете.

Это не значит, что предприятия больше не могут применять унифицированные формы, разработанные органами статистики. Формирование альбома собственных бланков первичной документации в соответствии с законодательством является правом, но не обязанностью организации.

Собственные документы должны иметь обязательные реквизиты, которые прописаны в ст. 9 действующего Закона № 402-ФЗ, к примеру:

• название документа и его дата;
• название организации;
• номенклатура товаров, работ и услуг (факт хозяйственной операции) и их измерение;
• Ф. И. О., должности и подписи лиц, которые ответственны за совершение сделки.

В настоящее время допускается использование акта о приемке товаров по форме ТОРГ-1, которая была утверждена постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132. Скачать для акта о приемке товара образец формы ТОРГ-1 можно на нашем сайте.

Скачать форму ТОРГ-1

Пример заполнения ТОРГ-1 при возврате товаров поставщику см. в Типовой ситуации от КонсультантПлюс. Изучите материал, получив пробный доступ к системе бесплатно.

Как заполнить бланк акта о приемке товаров по форме ТОРГ-1

Акт о приемке товаров ТОРГ-1 заполняется по факту приема материальных ценностей. При передаче товара проверяется его количество, полная комплектность, вес и качество. Формуляр составляется членами приемной комиссии, уполномоченными на это, руководителем торговой фирмы.

При возникновении разногласий по количеству и качеству стороны должны составить акт по форме ТОРГ-2 или ТОРГ-3 (для импортных товаров). Акт по форме ТОРГ-1 заполняется комиссией, которая назначается приказом руководителя предприятия, в день передачи ТМЦ. Акт о приемке товаров по форме ТОРГ-1 можно условно разделить на 4 основные части: шапка, табличные части на 2 страницах и итоговая (заключение комиссии).

Шапка оформляется стандартным для многих документов способом. В ней отражаются:

• Наименование компании и ее структурного подразделения (если есть).
• Документ — основание для составления акта, его номер и дата, например распоряжение или приказ.
• Место, в котором был принят товар, например склад.
• Сопроводительные документы (товарная накладная, счет-фактура).
• Грузоотправитель. Если он является производителем и поставщиком, то в этих строках ставится пометка: «Он же» или «Тот же».
• Данные страховой организации.
• Номер и дата заключения контракта, счета-фактуры на поставку ТМЦ.
• Способ доставки, например автомобильным транспортом. При доставке ж/д транспортом указывается номер и дата железнодорожной накладной.
• При доставке продуктов питания с ветеринарным свидетельством (например, мясных и рыбных продуктов) указывается его номер и дата выдачи.
• Время прибытия товара и завершения его приемки.

На 2-й странице перечисляется номенклатура поставляемых ТМЦ, их количество, цена и стоимость (по данным поставщика). В табличной части 3-й страницы принимающая сторона проставляет стоимость и фактическое наличие товара по массе и количеству мест. При количественных отклонениях от данных поставщика заполняется колонка «Отклонение». На 4-й странице комиссия фиксирует свое заключение о соответствии товара документам поставщика и выносится решение руководителя об оприходовании его на склад.

На нашем сайте вы можете скачать заполненный образец формы ТОРГ-1.

Скачать заполненный образец формы ТОРГ-1

Что делать, если вы обнаружили недостатки в товаре после подписания акта приемки? Ответ на этот вопрос изучите в Консультант Плюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Рекомендации по оформлению акта о приемке товаров по форме ТОРГ-1

Форма документов о приемке ТМЦ, в том числе акта о приемке, должна соответствовать законодательным нормам во избежание споров с другими организациями и налоговыми органами. Например, в практике арбитражных судов известны случаи, когда налоговые инспекции отказывали предприятиям в возврате НДС из бюджета из-за неправильно составленных актов о приемке товаров.

При оформлении документации о приемке товаров следует руководствоваться несложными правилами, такими как:

• Проверка наличия печатей, подписей и их расшифровок.
• Заполнение всех необходимых колонок и строк в документе (количество мест, цена, стоимость, единица измерения, отклонения и т.д.).
• Если поставщиком ТМЦ является ИП, который не применяет печать в своей деятельности, запрос письма либо указание этого факта в договоре.
• Указание в контрактах на поставку товаров, является ли предприятие плательщиком НДС.
• Наличие сопроводительной документации (ветеринарных справок, счетов-фактур, железнодорожных накладных).
• Использование собственноручных подписей, а не факсимиле. В соответствии с НК РФ документы должны подписываться должностными лицами либо лицами, уполномоченными на это по доверенности. Ст. 160 ГК РФ допускает использование факсимиле для подписи документов. Налоговые инспекции указывают на тот факт, что НК РФ не предусматривает применение аналогов подписей. Во избежание налоговых рисков рекомендуется не принимать к учету документы с факсимиле.
• Требование замены актов по форме ТОРГ-1 во всех случаях их неправильного составления.

Подробнее об использовании факсимиле на первичных документах см. статью «Первичкой с факсимиле нельзя подтвердить расходы».

Таким образом, акт о приемке товаров по форме ТОРГ-1 не только является основанием для принятия к учету ТМЦ и свидетельством выполнения поставщиком своих обязательств перед покупателем, но и служит оправдательным документом для налоговых органов при камеральных и выездных проверках.

Акты разногласий при приемке товара форм ТОРГ-2 и ТОРГ-3 – образцы бланков

В деловой практике встречаются обстоятельства, при которых у сторон сделки возникают разногласия по объему товара или по его качественным показателям. Например, в сопроводительных документах указано одно количество, а по факту оказалось совсем другое. В таких случаях оформляется акт разногласий при приемке товара.

В этот документ вносятся данные согласно реальному положению дел, а под ним должны стоять подписи членов создаваемой комиссии и представителя поставщика. Составлять его надо и по каждому поставщику, с которым возникли разногласия, и по каждой спорной партии товара. После оформления акт должен быть передан в бухгалтерию со всеми сопутствующими документами.

Примечательно, что для таких документов предусмотрена особые бланки, причем разные для товаров российского происхождения применяется одна форма – ТОРГ-2, составляемая в 4-х экземплярах, а для импотртных товаров – ТОРГ-3, составляемая в 5-и экземплярах.

Для  акта разногласий при приемке товара образец  бланка ТОРГ-2 можно скачать на нашем сайте.

Скачать форму ТОРГ-2

Помимо этого бланка на нашем сайте доступна для скачивания и форма ТОРГ-3.

Скачать форму ТОРГ-3

Где можно найти и скачать образец акта на доставку товара

В некоторых особо сложных случаях, когда одной накладной от поставщика (ТОРГ-12) мало или поставляемые товары представляют особую ценность, составляется акт на доставку товара. В этом документе стороны подтверждают не только факт состоявшейся поставки, но и удостоверяют своими подписями надлежащее качество поставленных товаров.

Значимость акта подтверждается тем, что под ним ставят подписи первые лица или руководящие работники, специально уполномоченные для этой процедуры.

Для акта на доставку товара образец скачать можно на нашем сайте.

Скачать образец акта на доставку товара

Итоги

Зачастую предприятия игнорируют необходимость составления акта по форме ТОРГ-1 и принимают товары по ТОРГ-12, выданной поставщиком. Но предназначение накладной ТОРГ-12 и Акта ТОРГ-1 разное, поэтому несоставление торговой организацией Акта приемки товаров может иметь для нее весьма негативные последствия в дальнейшем.

Ознакомьтесь с правилами заполнения формы ТОРГ-12 в нашей статье «Унифицированная форма Торг-12 — бланк и образец».