Как понять составить перечень

Списки — это отличный способ для организации информации и самоорганизации. Антисписки же отлично их дополняют в случаях, когда надо не только говорить себе, что делать нужно, но и ограничивать себя в том, что делать нельзя. При умелом их применении, эти нехитрые инструменты могут стать подспорьем во многих делах. Сегодня мы убедимся в этом и научимся их использовать.

Каким образом списки организовывают нас?

Перечислим преимущества составления списков:

• Это отличный способ управлять своей жизнью.
• Легко разбивать сложные дела на мелкие.
• Можно увидеть общую картину, отстранившись от деталей.
• Становится легче определять приоритеты.
• Можно отслеживать прогресс.
• Сохранение ментальной энергии.
• Вы перестанете забывать, а также учитесь управлять своим временем.

Списки, особенно визуализированные (с фотографиями, картинками, пиктограммами) — обязательный элемент личной системы организованности. Но, безусловно, есть много ловушек, которых следует избегать, работая с ними. Давайте их рассмотрим:

Не тратить время на планирование и на регулярное обновление списков

Запланируйте время на планирование, как бы странно это ни звучало. Помните, что этот процесс позволит сэкономить огромное количество времени.

Захламлять свой список

Слишком много пунктов оказывают дополнительное давление, особенно из-за парадокса выбора (мы отказываемся принимать решение, если вариантов слишком много). Чем больше пунктов в списке, тем вероятнее, что вы сделаете минимум. Выберите три основные задачи и начинайте с них свой день.

Начинать день с простых задач

Популярное правило «Съешьте лягушку на завтрак» имеет самое непосредственное отношение к составлению списков. Стоит лишь начать дел с интернета и телевизора, как желание заниматься чем-то сложным напрочь исчезает.

Не видеть общей картины

Помните, что вы не просто выполняете дела, а осознаете их важность и ценность для своей жизни в долгосрочной перспективе. Да, порой приходится делать то, что нужно именно сейчас, но если есть возможность и время, занимайтесь тем, что принесет пользу глобально. Постоянно задавайте себе вопрос: «Поможет ли мне это в будущем?».

Заниматься микроменеджментом

Микроменеджмент в саморазвитии — это ситуация, при которой вы расписываете каждый свой шаг в мельчайших подробностях. Оставляйте себе пространство для маневра, если только не работаете на атомной станции.

Делать список дел скучным

При взгляде на список дел вас не должно бросать в жар или вызывать скуку. Оформляйте список как можно оригинальнее, экспериментируйте, пользуйтесь разными цветами, оттенками и шрифтами.

Как составить BucketList

Это список дел, действий, приключений и событий, в которых нужно поучаствовать в своей жизни. Не стоит сразу бросаться в бой и писать первое, что придет в голову. Каждый пункт должен отвечать вашим ценностями и интересам. Выпить кофе с круассаном в кафе с видом на Эйфелеву башню — это звучит мило, но не слишком ли примитивно? Может и правда это просто «звучит», а не является?

Вы должны увидеть мир как площадку с неограниченными возможностями для роста, наслаждения и созидания, особенно с позитивной энергией и в сотрудничестве с другими людьми.

В этом списке должно быть около 50-70 пунктов. И при этом желательно расставить их по приоритетам.

Чтобы проверить каждый пункт на предмет адекватности, задавайте себе следующие вопросы:

• Кем вы хотите стать? (ваша персональная эволюция)
• Что вы хотите испытать в жизни? (и как наслаждаться ею)
• Какое наследие вы хотите оставить? (что вы создадите)

Ваше видение всегда должно придавать вам сил и мотивации, особенно во времена подавленности. Жизненное видение похоже на компас, который помогает вам следовать намеченным путем.

Список «Успеть за 100 дней»

В бизнесе и политике существует так называемый принцип ста дней, когда новый лидер (президент, директор) получает шанс проявить себя. За это время он должен установить новый, лучший курс, принести новую положительную динамику в окружающую среду, выявить и смягчить риски, построить команду и так далее. Считается, что если лидер не справился за сто дней, он не сможет добиться успеха.

У нас с вами после ста дней есть еще сто дней и так далее. У нас есть возможность воплощать свои планы, ошибаться, терпеть поражение и пробовать заново.

Мы можем взять один набор инструментов (для принятия решений, для мышления, саморазвития) и протестировать их на протяжении этого периода времени. Через сто дней можете взять совершенно другие методики или оставить рабочие и заменить нерабочие.

Список «Успеть за 100 дней» означает, что у вас есть именно этот период времени на реализацию какого-либо намерения.

Правила составления повседневного списка дел

Вот мы и дошли до самого популярного списка.

Записывание расплывчатых или однословных заданий в списке дел не позволяет выполнить задачу быстрее. Вы должны думать о своих делах в конкретных терминах. Это правило первое: формулируйте пункт четко и понятно.

Другие правила:

Список должен быть коротким

Чем больше список, тем вероятнее, что вы будете ошеломлены его давлением уже к обеду. Разумеется, что все это в любом случае нужно будет выполнить, но не нужно все вносить в список.

Что же тогда делать? Совет прост: запишите 1-3 дела, которые имеют наибольшее значение и занимайтесь им (ими), пока не выполните. Говорят, это и есть секрет успеха.

Используйте стикеры

Для кого-то важна наглядность. Можете клеить стикеры на стол, стены или там, где точно их заметите.

После каждого успешно выполненного дела можете срывать стикер. Это превратится в забавную игру и придаст интереса.

Стикеры могут быть разных цветов: используйте это для отображения важных и не очень дел. Постоянно экспериментируйте, потому что такой подход сделает процесс планирования очень интересным.

Записывайте задачу как действие

Это совет от гуру тайм-менеджмента Дэвида Аллена. Действия — это глаголы. К примеру: позвонить, сделать, покрасить, полететь, сходить.

Составляйте списки с вечера

Мало что способствует крепкому сну так же, как осознание, что завтра все схвачено. Вы знаете, что составили хороший план, включили туда все нужные дела, да еще и оставили время на отдых и приятные вещи. Бессонница не пройдет!

Решите, на чем должен быть акцент: на делах или времени

Список дел может иметь или не иметь временных рамок. То есть вы просто записываете, какие дела должны быть сделаны, либо же добавляете период, за который нужно управиться.

Судя по отзывам практикующих, выбор в пользу того или другого варианта не очевиден. Кому-то легко работать, зная, что есть всего 20 минут на сложное дело. Другой человек впадает в панику. Поэтому попробуйте оба варианта и посмотрите, что лучше работает конкретно для вас.

Что такое антисписки?

Ваши списки дел могут быстро перегружаться задачами; особенно если на вас навалилось много работы и вы не в состоянии отличить срочные, важные и неважные задачи. Или, быть может, вы склонны поддаваться влиянию вредных привычек, таких как чрезмерное увлечение телефонными разговорами.

Вы также можете быть достаточно хорошо организованы, но при этом выполнять задачи, которые несут незначительную пользу и влияют на уровень жизни весьма условно. Эти дела вам просто очень нравятся и им тяжело сказать «нет».

Например, вы составили отличный список дел. Между «Закончить проект» и «Сесть за написание второй главы моего романа» есть зазор в 15 минут, который следует понимать, как отдых. Но вы заходите на YouTube, находите интересное видео, которое длится 20 минут. После его просмотра вы замечаете предложенное видео, которое идет всего 7 минут. «Ну, ничего страшного не случится», думаете вы и жмете на иконку. После этого вам совершенно не хочется приниматься за работу. Вы идете в ванную умыться, замечаете новые седые волоски и расстраиваетесь. Заходите в интернет и пытаетесь найти причину ранней седины. Вспоминаете, что давно уже хотели прочесть статью о вреде сахара. Между тем наступает вечер и пора ужинать. Знакомая ситуация?

Один из лучших способов справиться с этим — составлять антисписок. Антисписок — это список дел, которые не нужно делать, несмотря ни на что. Его фанатом является гуру продуктивности Тимоти Феррисс.

Тщательно продуманный антисписок принесет много пользы, сбережет деньги, здоровье и время.

Вот что примерно должно быть в антисписке:

• То, что потакает вашим слабостям. То, чему сложно сказать «нет» и чему сложно сопротивляться.
• Все, что является врагом продуктивности (частый просмотр электронной почты, чтение новостей и так далее).
• Брать на себя ответственность за обязанности других людей.
• Задачи, которые несут минимальную пользу для долгосрочных целей.
• Все задачи, что эмоционально истощают вас.
• Задачи, что приводят к плохим привычкам, которые вы хотите искоренить.
• Дела, которыми, в сущности, не нужно заниматься.
• Все остальное, что не дает прибыли, не приближает к цели, не приносит удовольствия и не является отдыхом.

Вот конкретная деятельность, которую нужно поместить в свой антисписок:

• Не проверять почту чаще двух раз в день.
• Не есть сладкое.
• Не критиковать, не обижаться, не вызывать в других чувство вины.
• Пить не больше бокала вина в неделю.
• Не выходить в интернет для отдыха после окончания работы.
• Не покупать вредную пищу.
• Не ехать на вечеринку в пятницу, чтобы сберечь выходные.
• Не читать новости.
• Не заходить в интернет утром.
• Не заниматься двумя делами одновременно.
• Не обедать с ноутбуком перед глазами.
• Не пытаться все контролировать.
• Не реагировать агрессией на критику.

Общая идея антисписка состоит в том, что он должен помочь вам устранить вредные привычки из своей жизни.

Вам не нужно тратить время на то, чтобы взвесить все «за и против» (потому что все уже давно взвешено), не нужно чувствовать себя виноватым, говоря «нет». Вы просто говорите «нет», потому что эта деятельность запрещена антисписком. Все это настолько просто, что может сработать.

Давайте признаем: где-то в глубине души вы и сами понимаете, какая деятельность является ненужной. Мы ведь знаем, как важно читать умные книги, смотреть развивающие программы, играть в игры для мозга и не тратить время на просмотр глупых видео и просиживание в соцсетях. Проблема в том, что когда дело доходит до принятия решения, нам не хватает силы воли и дисциплины. Антисписки будут систематически напоминать об этих проблемах.

Вам нужны шаблоны

Шаблоны в антисписках — это последовательность действий, которые нужно предпринять, чтобы отказаться от ненужных дел. Например, многие люди заходят в интернет «просто на минутку» после обеда. Сытный обед может оказаться сущим злом для тех, кто хочет жить продуктивной жизнью. Нужный шаблон здесь — всегда после еды выходить прогуляться или не притрагиваться к телефону. А еще лучше: не тащить ноутбук или тот же смартфон на кухню, чтобы не просто пообедать, но и приятно провести время душевно.

Но это только одна проблема, причем самая простая. Там, где замешаны другие люди, шаблон может быть очень длинным и не единственным. Когда вам нужно отказать человеку в чем-то, есть много факторов, которые нужно изучить. На вас будет оказано психологическое давление. Помимо этого, нужно будет продумать, как вежливо отказать. Также поймите, как будете выстраивать отношения с этим человеком в будущем.

«Люди думают, что фокус — это говорить «да» тому, на чем нужно сосредоточиться. Нет, это значит отказаться от сотен хороших дел». Стив Джобс.

Цитата Джобса говорит нам о том, что чем вы успешнее, тем больше будете получать предложений. В этом случае самый важный навык — научиться отказывать, но при этом понимать, на что согласиться. Мудрость этих решений сможет принести успех и большое количество денег.

Как составить антисписок

Это достаточно простой процесс:

1. Сначала вам нужно найти время для этого. На это определенно стоит потратить от 30 до 60 минут. Все это окупится уже на следующий день, когда вы начнете экономить целые часы в сутки.
2. Второй шаг — ретроспекция. Вы должны проанализировать свои задачи за предыдущие месяцы, особенно те, которые повторяются. Откройте календарь или список дел и найдите повторяющиеся. Вспомните также о запросах, которые различные люди делали вам.
3. Посвятите несколько минут каждой повторяющейся задаче. Сначала определите, какое влияние оказывает задача на ваше будущее. Сколько добавленной стоимости вы действительно создаете, выполняя ее. Затем спросите себя, можете ли вы удалить, делегировать или передать на аутсорсинг задачу. Также выясните, какое эмоциональное состояние вызывает согласие помочь другим людям: чувство вины, гнева, раздражения, злости?
4. В вашем списке дел наверняка есть задачи, которые нужно выполнять, но они занимают непропорционально много времени. Подумайте, кому их можно поручить. Лучше подумайте сейчас об этом 10 минут, чем будете затем тратить часы на то, чтобы их выполнить самостоятельно.
5. Определите задачи и вещи, которые способствуют прокрастинации и лени. Мы уже говорили об этом: социальные сети, браузинг, телевизор, телефон, видео.
6. Подготовьте шаблон для каждого случая. Не ленитесь: если вы сейчас знаете, что это ненужные дела, тогда разберитесь с ними в эту секунду. Они съедают кучу времени каждый день! Поэтому никаких оправданий.

Разумеется, антисписок не составляется один раз и навсегда. Его можно и нужно корректировать, изучать и обновлять. Познавайте себя, чтобы выявить свои слабости и ограничивать их проявление. В идеале, вы должны пересматривать свой антисписок раз в день по 10 минут. Через какое-то время (возможно, месяц) он будет отточен до блеска и станет вашим манифестом.

Желаем удачи!

Понравилась статья? Присоединяйтесь к нашим сообществам в соцсетях или каналу в Telegram и не пропускайте выход новых полезных материалов:
TelegramВконтактеFacebook

Если кто еще не в курсе, я обожаю изучать методики тайм-менеджмента и составлять списки. Домашние уже знают, что вечером в воскресенье я «пропадаю для общества» — закрываюсь в комнате и пишу списки. Сначала я пишу или корректирую список «инициатив» на месяц — это те направления, которые я хочу охватить в конкретном месяце. Не дела, а именно направления. Такой перечень я составляю на отдельной картонке, по совету Глеба Архангельского, потом эту картонку я использую как вкладыш в ежедневник, чтобы «инициативы» всегда были на виду.

В СПИСКАХ ЗНАЧИТСЯ!

Спискомания тайно захватила мир. Мы постоянно заносим списки дел в ежедневники, компьютеры, мобильные телефоны, используем специальные программы, вешаем «напоминалки» на холодильники и зеркала в ванной, пытаемся разработать систему поощрений, но чаще всего систематизированные дела так и остаются нереализованными.

Почему, задаемся мы вопросом и разводим руками, вспоминая известную поговорку: «Сила есть, воля есть. А силы воли нет!». Однако, возможно, всему виной не отсутствие целеустремленности, а неправильный подход к составлению списков и распределению дел. Между тем, есть специальные методики, которые действительно способны упростить жизнь, например…

100 ДЕЛ ЗА 30 ДНЕЙ
«Господи, я прошу не о чудесах и не о миражах, а о силе каждого дня. Научи меня искусству маленьких шагов»

http://www.1day1step.ru/

СУТЬ МЕТОДИКИ: Организатор сайта, коуч-тренер Наталья Одегова утверждает, что потом – значит, никогда. Несделанные дела месяцами висят на нас мертвым грузом, но для того, чтобы сбросить этот груз, недостаточно просто занести «висяки» в список. Сначала нужно понять, почему мы изо дня в день откладываем их выполнение. Возможно, проблема в том, что мы пытаемся объять необъятное. Есть так называемые «дела-слоны», которые невозможно выполнить в один присест. Например, вы можете постоянно переносить в ежедневнике запись «Похудеть!», но лишние килограммы и не собираются уходить. Не торопитесь обвинять себя в лени, виновата именно неправильная постановка цели. Что значит «похудеть»? Эта формулировка слишком обширна и не дает нам детального представления, что именно нужно сделать для похудения. Такое «дело-слон» нужно «есть» по частям. Для начала стоит конкретизировать конечный результат: не просто «похудеть», а «сбросить 3 килограмма и подтянуть мышщы». Дальше определяемся со сроками и поэтапными действиями: «в этом месяце я собираюсь сбросить 1 килограмм путем тренировок под руководством тренера, отказа от сладкой и жирной пищи и плавания в бассейне 2 раза в неделю». «Кусочки слона» записываем в ежедневник. И такие части нужно отделить от «слонов» по всем значимым областям жизни: здоровье, финансы, учеба, работа, личная жизнь. Сто дел набегает очень быстро. Важно, чтобы каждое действие можно было выполнить за один раз.

В отдельный список стоит поместить рутины или повторяющиеся дела, например, утренняя гимнастика, косметические процедуры и так далее. На каждую рутину нужно выделить определенное время. Через 20-30 дней постоянного повторения рутины входят в привычку, и вы будете выполнять их уже автоматически, не заглядывая в ежедневник.

После того, как списки составлены, жизнь значительно упрощается. Вам остается только каждый день по настроению выбирать из списка «100 дел» несколько заданий, которые вам хочется сделать именно сегодня. Не забудьте добавить в перечень и приятные занятия: посмотреть фильм, который давно мечтали увидеть, купить новое комнатное растение, послушать диск с модной музыкой. И, конечно, по итогам выполнения заданий нужно придумать себе поощрение. Успевать все – значит, также успевать отдыхать и радоваться жизни!

ЛИЧНЫЙ ОПЫТ: Чтобы усилить эффективность этой техники, лучше заручиться поддержкой близких или друзей. Например, попросить сестру контролировать ваше выполнение дел или устроить соревнование с подругой, кто быстрее поставит выполненные галочки в списке, а за успех наградить себя совместным походом в спа-салон. Список с делами лучше всего распечатать и повесить над рабочим столом, на холодильник или любое другое видное место. Если дела записаны в блокнот или, что еще хуже, занесены в компьютер, о них быстро забываешь. Проверено на практике! А для абсолютной успешности эксперимента можно вступить в интернет-сообщество, где каждый месяц участники соревнуются, кто успеет выполнить максимум из поставленных задач. Победителя ждет виртуальная слава и реальное удовлетворение своей жизнью.

Продолжение следует…

При составлении документов мы часто сталкиваемся со всевозможными перечнями. При этом правил их оформления существует великое множество. Попробуем разобраться в них.

Обозначение элементов списка

Предваряющее перечень предложение и элементы последующего списка (перечисляются после двоеточия) могут писаться в виде единой строки. Но в длинных и сложных списках гораздо удобнее располагать каждый элемент с новой строки. И тут у вас есть выбор: вы можете ограничиться использованием абзацного отступа (Пример 1) или же заменить его на цифру, букву или тире (Пример 2).

От глубины членения зависит выбор символов, которые будут предварять каждый элемент списка. При оформлении простых перечней можно использовать строчные («маленькие») буквы, арабские цифры или тире.

Гораздо сложнее обстоит дело с составными перечнями. Для большей наглядности сочетания различных символов в списках приведем пример оформления 4-уровневого перечня:

Из данного примера видно, что система нумерации рубрик выглядит следующим образом: заголовок первого уровня оформлен при помощи римской цифры, заголовки второго уровня – при помощи арабских цифр без скобок, заголовки третьего уровня – при помощи арабских цифр со скобками и, наконец, заголовки четвертого уровня оформлены с применением строчных букв со скобками. Если бы данный перечень предполагал еще один, пятый уровень, то его мы оформили бы при помощи тире.

Система нумерации частей составного перечня может состоять только из арабских цифр с точками. Тогда структура построения номера каждого элемента списка отражает его подчиненность по отношению к расположенным выше элементам (происходит наращивание цифровых показателей):

Если в конце списка стоит «и др.», «и т.д.» или «и т.п.», то такой текст не располагают на отдельной строке, а оставляют в конце предыдущего элемента списка (см. Примеры 3 и 4).

Пунктуационное оформление перечней

В Примере 3 хорошо видно, что заголовки первого и второго уровней начинаются с заглавных букв, а заголовки последующих уровней – со строчных. Это происходит потому, что после римских и арабских (без скобок) цифр по правилам русского языка ставится точка, а после точки, как все мы помним с начальной школы, начинается новое предложение, которое пишется с заглавной буквы. После арабских цифр со скобками и строчных букв со скобками точки не ставится, поэтому последующий текст начинается с маленькой буквы. Последнее положение, кстати, относится и к тире, поскольку трудно представить себе сочетание тире с точкой после него.

Если части перечня состоят из простых словосочетаний или одного слова, они отделяются друг от друга запятыми (см. Пример 5). Если же части перечня усложнены (внутри них есть запятые), их лучше отделять точкой с запятой (см. Пример 6).

Наконец, если части перечня представляют собой отдельные ­предложения, они друг от друга отделяются точкой:

Иногда перечень оформляется таким образом, что его предваряет целое предложение (или несколько предложений). В этом случае в перечне используются лишь так называемые «низшие» уровни членения (строчные буквы со скобкой или тире), а точки в конце каждой части перечня не ставятся, т.к. в данном случае перечень представляет собой единое предложение:

Бывает, что в какие-либо части перечня, представляющие собой словосочетания, включается самостоятельное предложение, начинающееся с заглавной буквы. Независимо от того, что в конце предложения по правилам русского языка должна ставиться точка, каждый элемент списка будет отделяться от следующего точкой с запятой:

Согласованность элементов списка

При составлении перечней следует обязательно обращать внимание на то, чтобы начальные слова каждого элемента списка были согласованы между собой в роде, числе и падеже. В Примере 10 мы привели вариант неправильного оформления: последний элемент списка употреблен в ином падеже по сравнению с остальными. Подобные ошибки обычно встречаются в длинных перечнях с большим количеством элементов.

Также все элементы списка должны быть обязательно согласованы в роде, числе и падеже со словами (или словом) в предваряющем перечень предложении, после которого стоит двоеточие. Давайте вновь рассмотрим пример неправильного составления перечня, чтобы проанализировать ошибки.

Итак, мы привели основные правила построения и оформления ­перечней, которые помогут сделать ваши документы еще более грамотными.