«Бухгалтер исчез, а все документы и база были у него!»— примерно с такой формулировкой клиенты приходят к нам на восстановление учета. Часто паника вызвана целым комплексом проблем: скоро сдача очередной отчетности, из ИФНС пришло требование, а бухгалтер перестал отвечать на звонки.
Чаще всего бухгалтер пропадает накануне грядущей налоговой проверки, сдачи годового баланса, перед отчётным периодом, а иногда — после получения грозных писем из налоговой, ареста расчетного счета. Помимо поиска нового бухгалтера, решения управленческих задач, перед руководителем возникает комплекс проблем: от уплаты штрафов за несданную отчетность до полного восстановления учета и всех первичных документов.
Что делать, если пропал бухгалтер?
Главное — знать, как поступать и как обезопасить себя от дополнительных проблем и штрафов. Если такая ситуация уже произошла, для вас — наша статья с инструкцией по применению. В первую очередь важно не поддаваться приступам паники и действовать пошагово:
1. Найдите другие контакты этого бухгалтера
Попробуйте связаться с пропавшим бухгалтером по всем имеющимся в вашем распоряжении контактам: телефон родственников, домашний адрес, общие знакомые, соцсети. Не исключено, что у бухгалтера уважительные причины пропуска работы: например, сложилась непредвиденная ситуация, в результате которой человек попал в больницу.
2. Проверьте наличие денег в кассе и на расчетном счете
Обязательно произведите проверку наличия денег в кассе и на расчетных счетах компании. Если денежные средства и/или ценные документы украдены — обратитесь с заявлением в правоохранительные органы.
3. Проверьте наличие ключей доступа в банк и для сдачи отчетности
- Если есть основания не доверять «сбежавшему» бухгалтеру — сразу поменяйте пароль для входа в банк-клиент (или заблокируйте тот логин, которым пользовался бухгалтер).
- Если утерян сертификат ключей электронной подписи для доступа в банк-клиент, руководителю нужно лично обратиться в банк с заявлением о переиздании сертификата.
- Утеряна электронная подпись компании для сдачи отчетности в электронной форме — сразу обратитесь к вашему поставщику услуг (Калуга-Астрал, СБИС/Тензор, Контур, Такском и т.д.) с заявлением о компрометации ключей и аннулированием электронной подписи. Возможно, сертификат придется перевыпустить.
- Необходимо также восстановить доступ к системе сдачи электронной отчетности вашей компании, которой пользовался бухгалтер.
4. Проверьте наличие и целостность бухгалтерской базы данных
По наличию бухгалтерского программного обеспечения (ПО) и базы данных учета (БД) разделим ситуации на три типа, которые помогут определить «масштаб бедствия»:
Доступно ПО и БД
Если бухгалтер работал на вашем ПК, необходимо получить доступ к своей бухгалтерской базе/базам данных (1С).
Зайдите в программу, вместе с экспертом (бухгалтером или аудитором, которому доверяете) посмотрите в Журнале операций даты последних проводок, оцените полноту ведения учета и соответствие фактам хозяйственной деятельности компании, проверьте на предмет умышленного искажения учетных данных.
Есть БД, нет ПО
Если бухгалтер использовал свой компьютер и лично приобретенное ПО, в котором вел ваш бухгалтерский и налоговый учет, — запросите выгрузку базы данных, которая является интеллектуальной собственностью вашей компании (например, 1Cv8.1cd — файл, где находится информационная база в формате 1С:Предприятие). Для дальнейшей работы с базой потребуется приобрести соответствующее ПО.
Обратитесь к IT-специалистам, которые помогут правильно произвести загрузку (экспорт) данных в ваше ПО.
Нет ни ПО, ни БД
Если ПО и базы данных нет, или она по какой-то причине повреждена, либо загрузка невозможна, необходимо будет восстанавливать бухгалтерский учет с нуля, так как в конце года у вас возникнет необходимость формирования и сдачи бухгалтерского баланса, который формируется на основании первичных документов за полный календарный год.
При наличии базу данных желательно передать на проверку квалифицированному профессионалу, а лучше заказать аудит бухгалтерского и налогового учета у независимой бухгалтерской компании.
Почему бухгалтер не отдает базу?
Почему бухгалтер не отдает базу?Когда бухгалтер понимает, что дела клиента запущены, то в силу низкой квалификации он может просто исчезнуть, не передавая клиенту рабочей базы. Таких бухгалтеров отыскать потом довольно сложно, так как они чаще всего не закрепляют отношения договором. Самое неприятное в этой ситуации — отсутствие у компании учетной бухгалтерской базы 1С.
ТОП-5 причин не отдавать базу:
- Бухгалтер боится передать базу, так как в ней видны неаккуратность ведения учета и присутствуют ошибки;
- Бухгалтер ведет учет своих клиентов в одной базе. Отдать данные по конкретному клиенту не может, а разделять базы не умеет;
- Намеренно удерживает у себя базу данных как залог оплаты за свою работу;
- Учет ведется в программе, формат данных которой не совместим с общепринятой 1С, все данные приходится переносить вручную;
- Учет не велся вообще, базы нет.
В нашей практике был случай: клиент узнал, что предыдущий бухгалтер, которой он платил целый год, вообще не вела базу, а отчеты по компании составляла в MS Excel. При налоговой проверке отсутствие бухучета, конечно, «всплыло».
5. Проверьте наличие бухгалтерской и кадровой документации
Если бухгалтеру ранее передавались, а ныне отсутствуют первичные документы, договоры — необходимо составить реестры пропавших бумаг. В Акте об утрате документов зафиксируйте максимально подробную опись недостающих документов, трудовой книжки и зарплатных ведомостей, причины пропажи. Вы можете подать заявление о хищении в правоохранительные органы для возбуждения административного (или уголовного) дела. В полиции получите справку, подтверждающую принятие вашего заявления, — она понадобится для предоставления в ИФНС, так вы сможете избежать санкций за несвоевременную сдачу отчетности.
6. Cверки с фондами и налоговой
Каким бы профессионалом не был сбежавший бухгалтер, перепроверьте все периоды, в течение которых он вел бухгалтерию. Для этого руководитель компании может написать в налоговую инспекцию запрос копий сданной отчетности компании за последние три полных года, «в связи с утерей документов».
- Проведите сверку расчетов с ФНС, ПФР: есть ли задолженность по налогам и взносам, переплаты в прошлых периодах?
- Запросите у банка архивную выписку за период деятельности;
- По выписке установите контрагентов и запросите у них дубликаты документов, акты сверок;
- Если начислялась заработная плата — восстановите информацию по кадрам и начислениям.
Чем раньше руководство компании будет осведомлено о долгах перед контрагентами и фондами, тем меньше у компании риск потерять положительную деловую репутацию и попасть под штрафные санкции. Без системного представления о финансовой составляющей своего бизнеса руководитель утрачивает контроль не только над денежной динамикой и активами компании, но и над отношениями с контрагентами.
Важно помнить, что в отсутствии работника, на которого возложены обязанности главного бухгалтера, ответственность несет сам руководитель (см. Федеральный закон № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»). В частности, он отвечает за организацию налогового, бухгалтерского учета, своевременность, правильность начисления и уплаты налогов.
Проверьте свой бухучет
БЕСПЛАТНЫЙ ЭКСПРЕСС-АУДИТ бухгалтерского и налогового учета от 1С:БухОбслуживание. Вы увидите недочеты в учёте раньше налоговой службы и будете знать, как исправить ситуацию.
6 советов: как минимизировать потери в будущем
Чтобы минимизировать потери в ситуации с исчезновением бухгалтера, ведите внутренний контроль деятельности бухгалтерии. В крупных организациях для таких целей создаются подразделения внутреннего аудита и службы безопасности, разрабатываются мероприятия по выявлению и предотвращению хищений. В небольших компаниях функцию контролера, как правило, выполняет сам руководитель.
Основная причина негативных ситуаций с пропавшим «приходящим» бухгалтером — безоговорочное доверие своему бухгалтеру. Другие причины — это нежелание руководителя заниматься всем, что связано с бухгалтерией и отсутствие знания у руководителя, КАК контролировать своего бухгалтера.
Цель всех превентивных мероприятий — показать бухгалтеру, что вы следите за его работой и вникаете в процесс. Это многократно снижает риск ввода вас в заблуждение по вопросам бухучета, сдачи отчетности. Не стесняйтесь проверять работу бухгалтера, данные профилактические меры позволят также составить объективную картину о его профессионализме и эффективности:
1
Заключите договор с бухгалтером
Возможно, поначалу предпринимателю выгоднее работать с бухгалтером, который приезжает в офис пару раз в месяц, забирает первичные документы, привозит отчетность. Тогда не поленитесь заключить с таким бухгалтером хотя бы гражданско-правовой договор, в котором формализован порядок обмена документами и ответственность. Иначе фактически получается, что сторонний вашей организации человек отвечает за взятые им документы, а за исполнение своих обязанностей — только своим честным словом и добросовестностью. Организуйте дальнейшее взаимодействие: попросите бухгалтера составить таблицу-график сдачи отчетности на текущий календарный год.
Впоследствии можно будет оформить сотрудника по ТК РФ — обязанности главного бухгалтера будут закреплены трудовым договором и должностной инструкцией.
2
Проверяйте банковскую выписку
Будет неплохо, если у руководителя предприятия на своем рабочем месте будет возможность самостоятельно получать банковские выписки по всем расчетным счетам из системы электронных платежей типа «Банк-Клиент».
При больших оборотах в бизнесе просите бухгалтера расшифровывать вам каждую строчку в банковской выписке. Если что-то покажется странным, просите подтверждающие документы. Особо обращайте внимание на суммы, снимаемые на выплату зарплаты, командировочные или хозяйственные нужды.
3
Храните у себя резервные копии бухгалтерской базы
Договоритесь с бухгалтером, что вы забираете себе архивную копию не реже 1 раза в квартал, после сдачи отчетности. Наиболее современный способ — хранить базу 1С в «облаке». Пусть ваша база и ее резервные копии лежат в облаке, там вы всегда сможете ее посмотреть сами или показать аудитору, не ставя в известность своего текущего бухгалтера.
4
Контролируйте наличные
Периодически (например, раз в месяц) просите бухгалтера показать Кассовую книгу, Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов. Обращайте внимание на суммы и даты в документах. Посмотрите, кому выдавались подотчетные средства, с какой целью, какие суммы. Совпадают ли записи в ваших приходно-расходных кассовых документах и кассовой книге с реальными расходами и доходами предприятия? Проконтролируйте остаток по кассе.
Если наличные средства снимаются по чековой книжке, то рекомендация простая: не отдавайте бухгалтеру чековую книжку с заранее подписанными и заверенными печатью листами.
Если в компании используется корпоративная карта — к ней можно подключить лимит расходования и защиту списания по смс-паролю.
5
Следите за порядком в документообороте
Признаки беспорядочного документооборота в компании:
1) документы хранятся россыпью, а не сформированными по группам учета;
2) в архиве присутствуют ксерокопии финансовых документов, без оригинальных подписей и синих печатей;
3) отсутствуют архивы за прошлые годы: бумаги за истекшие периоды не заархивированы, не прошиты и не опечатаны.
Если это применимо к вашей компании, установите сроки наведения порядка. Выписывайте главному бухгалтеру премию за своевременное архивирование, дайте ему рычаги административного/материального воздействия на подчиненных.
6
Выборочно проверяйте остатки на складе
Контролируйте склад не по фактическому наличию на нем товара, а по данным учета. Будет полезно запросить у бухгалтера отчет «Контроль отрицательных остатков» (есть ли не оприходованный бухгалтерией товар, отрицательные остатки?), ведомость движения товаров. Соответствуют ли единицы измерения и количество товара в приходных документах — расходным, а также тем, что указаны в отчетах об остатках и в ведомостях движений товаров?
Что не следует доверять бухгалтеру?
Контроль — это прямая директива известного принципа «Доверяй — и проверяй». Но для того чтобы свести к минимуму негативные последствия от не вовремя «пропавшего» бухгалтера, нужно соблюдать элементарные правила информационной и финансовой безопасности.
Ключи от клиент-банка
Чтобы контролировать деньги на счете, ограничьте или усложните процедуру их снятия и перевода:
- Если расчетный счет подключен к клиент-банку, необходима двухфакторная система подтверждения платежей. Как вариант, закажите два ключа с подписями: основной (право первой подписи) — для руководителя, второй («технический») — для бухгалтера. В этом случае бухгалтер отслеживает поступления на расчетный счет, создает платежи, а руководитель — проверяет и подписывает платежи своим ключом;
- Если ваш учет ведет бухгалтер на аутсорсинге, закажите ему в банке логин с правом доступа «только для чтения», чтобы он мог оперативно выгружать банковские выписки и загружать платежные поручения в банк;
- Если ключ электронной подписи хранится на токене или флешке, не оставляйте носитель в компьютере, храните в сейфе под замком. Телефон, на который приходят подтвержающие СМС от банка, держите при себе.
Свою бухгалтерскую базу
Пусть ваша база 1С будет у вас в руках. Способы оставить себе базу:
- Ежеквартально забирать выгрузку базы после составления и сдачи бухгалтером отчетности;
- Хранить базу на своем сервере, а бухгалтеру организовать к ней удаленный доступ;
- Бухгалтерская база «в облаке», на удаленных серверах. В режиме 24/7 и бухгалтер, и руководитель имеют доступ к базе, при этом администрирование, обновление, резервные копии выполняются вовремя.
Весь объем первичных документов
Не отдавайте бухгалтеру «на удаленке» всю стопку оригиналов первички, чтобы не возникало непредвиденных ситуаций: утеря или случайная порча, угроза шантажа и пропажа документов вместе с бухгалтером. Хранение первичных документов является обязанностью предприятия, а некоторые виды дел — например, ведомости начисленной заработной платы — имеют длительные сроки хранения и несут важную информацию, которая может быть затребована в любое время действующими или бывшими работниками, контролирующими органами.
Поэтому лучше передавать бухгалтеру на обработку скан-копии, а оригиналы руководителю оставлять себе. Хранение в сканированном виде позволит проверить, какие конкретно документы отправлялись бухгалтеру на обработку.
А если все-таки передаете бухгалтеру на обработку оригиналы «первички» — составьте наиболее удобный график документооборота, чтобы все архивы хранились в организации, а в обработке находилась только малая часть документов. При передаче комплекта каждый раз составляйте передаточный акт/опись документов.
Отчетность и документы, подтверждающие сдачу отчетности
Возьмите за правило раз в квартал запрашивать и получать копии сданной бухгалтером отчетности с отметкой о сдаче (квитанцией о приеме). В случае пропажи бухгалтера не потребуется оперативно восстанавливать отчетность в налоговой, все копии у вас будут на руках. По этим сканам вы всегда сможете проверить, все ли сдано в срок, какие суммы фигурируют в отчетности.
Учредительные документы, печать организации
Не передавайте оригиналы учредительной документации и основную печать организации бухгалтеру, храните у себя. Дело в том, что без учредительных документов руководителю не произвести ни одно регистрационное действие у нотариуса.
Предупрежден — значит, вооружен информацией. Желаем, чтобы такие ситуации не случались с вами, а если и случались — то с наименьшими потерями. Берегите свой бизнес!
Непродуманный порядок передачи дел при увольнении главного бухгалтера может иметь негативные последствия. Важно учесть все нюансы вашего бизнеса, так как в законодательстве не прописано, как должны быть организованы прием и передача дел при смене главного бухгалтера. В статье вы найдете пошаговую инструкцию и советы, как все провести грамотно и где подстраховка будет нелишней, а также образцы документов, необходимых при передаче дел.
Предварительные мероприятия
При увольнении главбуха мы рекомендуем до передачи дел провести предварительную работу.
Шаг 1. Отмена доверенностей
На главного бухгалтера, как правило, выписано немало доверенностей. Отмените их все, если уже принято решение об увольнении. Если доверенности не разовые – направьте соответствующие извещения (уведомления) контрагентам и структурам, которые рассматривают главбуха как представителя ваших интересов. Например, в ИФНС, ФСС, ПФР и т.д.
Скачать бланк отзыва доверенности
Скачать уведомление об отзыве доверенности
Шаг 2. Банк-клиент
Если бухгалтер был наделен правом подписи платежных поручений – необходимо переоформить карточку с образцами подписей и оттиска печати. До сих пор в некоторых компаниях подпись генерального директора не проходит без подписи главного бухгалтера (банки называют такой порядок оформления подписей «взаимозависимым»).
Если подписи в банковской карточке не равнозначны, то, скорее всего, утверждение нового порядка (новой подписи) займет время, так как необходимо будет переоформить электронные сертификаты для Банк-Клиента. При возникновении срочных платежей можно будет оформить платежные поручения в бумажном виде, если такой вариант предусмотрен вашим договором банковского обслуживания.
Шаг 3. Инвентаризация
Проведите инвентаризацию имущества и обязательств организации. Главный бухгалтер не является материально ответственным лицом за товары (материалы) и основные средства. Однако инвентаризация имущества поможет определить, насколько правильным был учет, организованный увольняемым. Отслеживать дебиторскую и кредиторскую задолженность – прямая обязанность главного бухгалтера, соответственно, инвентаризация расчетов особенно необходима.
Шаг 4. Проверка состояния учета и отчетности
Убедитесь при проверке работы увольняемого главного бухгалтера, как минимум, в наличии:
- бухгалтерской, налоговой и управленческой (если такая ведется) отчетности;
- учетной политики и локальных нормативных актов;
- переписки с ИФНС и другими контролирующими органами (например, требований и актов сверки);
- бухгалтерской базы с корректными бухгалтерскими регистрами (например, если фирма применяет упрощенную систему налогообложения, то нередко можно обнаружить почти полное отсутствие учета).
Если отчетность главбух отправлял по телекоммуникационным каналам связи (далее – ТКС), то, как правило, можно запросить отчет о состоянии отчетности в самой инспекции. Из него можно будет понять, вся ли необходимая отчетность сдана. Также проверьте требования, поступившие из налоговой, – на все ли из них даны ответы и насколько своевременно.
Шаг 5. Составление приказа
Если после ухода главбуха не запланирована передача ведения учета на аутсорсинг, то лицо или комиссию, принимающих дела у прежнего главбуха, необходимо назначить приказом руководителя компании.
При ведении учета самой компанией в идеале принимающим лицом должны быть:
- новый главбух;
- действующий заместитель увольняемого работника.
К обязательным атрибутам рассматриваемого приказа можно отнести:
- срок (составление описи передаваемого может занять не один день);
- период, за который сформированы документы из описи.
Если увольнение происходит по собственному желанию, то устанавливать срок более двух недель противозаконно. При инициировании увольнения руководством компании или если причина увольнения – пенсионный возраст работника, допустимо установить сроки, комфортные для обеих сторон.
О порядке увольнения главного бухгалтера
Шаг 6. Акт приема-передачи дел
Из-за пробелов законодательства по такому важному вопросу, как увольнение главбуха, допустимо под заголовком «Акт приема-передачи» и списка участвующих в подписании лиц привести в свободной форме перечень документов и ценностей, за хранение которых отвечает непосредственно главбух. Например, список документов может быть таким:
- все виды внешней и внутренней отчетности (из неочевидных можно назвать, например, статистическую, также вполне может присутствовать в списке и управленческая отчетность);
- локальные нормативные акты, включая учетную политику, если главный бухгалтер хранил у себя необходимые для работы бухгалтерии оригиналы, подписанные генеральным директором;
- ключи от сейфов;
- е-токены, рутокены и другие носители информации, если именно на них записаны сертификаты ключей ЭЦП для банка, налоговой и других нужд (вполне возможно, что ключи записаны непосредственно на компьютер главного бухгалтера);
- бумажные носители переписки с контролирующими органами (например, акты сверки с подписями представителей налоговой инспекции).
Если взаимодействие с налоговой происходит по ТКС, передача дел будет значительно упрощена, распечатывать из системы ничего не нужно, все и так в ней зафиксировано.
Количество передаваемых документов и периоды, за которые они составлены, можно указать:
- непосредственно в самом акте;
- в приложениях к акту, а в самом акте отразить группировку передаваемых документов.
Например, текст в акте, имеющем приложения может выглядеть так:
«Акты сверки с поставщиками по состоянию на 31.12.2018 г. (Приложение 10 к настоящему акту)».
В самом приложении (в данном случае № 10) будет представлен перечень контрагентов компании. Также в качестве приложения к акту нередко используют оборотно-сальдовую ведомость, сформированную на момент передачи дел.
Как принимать дела у главного бухгалтера
Процесс приемки особенно затруднен, если обнаружено, что главный бухгалтер:
- халатно относился к своим должностным обязанностям, а бухгалтерский и налоговый учет требуют серьезных корректировок или даже восстановления;
- допустил серьезные ошибки в работе, например, некорректно реагировал на запросы и требования налоговой;
- утаил угрозу внеплановой налоговой проверки за периоды, по которым нес ответственность;
- несвоевременно уплачивал или недоплачивал налоги и взносы или же, наоборот, допустил переплату.
Случается, что главные бухгалтеры покидают своего работодателя в трудный момент, к примеру, при получении из налогового серьезного требования.
В случае таких ситуаций составление описи и подсчет количества папок – самая легкая часть приемки. Шанс уменьшить убытки не слишком велик, так как в отличие от договоренностей с ауторсинговой компанией, получить возмещение с бухгалтера как с физического лица довольно сложно. В лучшем случае будет присуждено удержание половины его зарплаты на новом месте, реальный размер которой проконтролировать непросто.
О видах ответственности уволенного главного бухгалтера, вплоть до уголовной
Отметим, что аутсорсинговые компании, как правило, разделяют ответственность со своими клиентами. Например, наша компания имеет расширенный полис страхования ответственности.
Вне рамок аутсорсинга передача документов новому главному бухгалтеру подразумевает дополнительные несколько шагов. Так, чтобы сменить главного бухгалтера новому специалисту недостаточно изучить должностную инструкцию – желательно войти в курс дела под руководством прежнего главбуха.
И нам так же, как и главным бухгалтерам, требуются пояснения процессов в компании и введения в курс дела. Подобный адаптивный период позволяет вовремя выявить «тонкие» места в учете и в последующем избежать серьезных проблем в процессе обслуживания.
Далее, в процессе обслуживания каждый наш сотрудник занимается участком, в котором он специалист, а его работа подвержена многоуровневому контролю:
- работу бухгалтера контролирует главный бухгалтер;
- работу главного бухгалтера контролирует куратор;
- работу куратора контролируют аудиторы и методологи.
Кроме того, проходит ежедневный аудит качества учета программой «Электронный аудитор».
«Электронный аудитор» – уникальная разработка IT-специалистов нашей компании. Это программа, которая ежедневно проверяет бухгалтерские базы на предмет отклонений от стандартов учета. При наличии подозрительных ситуаций – сразу же поступает сигнал специалистам группы контроля качества, которые все перепроверяют вручную и при обнаружении ошибки оперативно вносят исправления.
Как быть, если главный бухгалтер не передал дела?
Если на момент окончания двухнедельной отработки главбуха не было назначено лицо, которому он мог бы передать документы, то принудить его приехать после увольнения невозможно. Причем дело даже не в каких-либо недочетах в работе, вполне возможно, что, уволившись из вашей компании, главбух с головой окунулся в новую работу.
Совет здесь можно дать только новому главному бухгалтеру – составить опись имеющихся документов для того, чтобы:
- провести разделение между своей деятельностью и деятельностью предшественника (каждый отвечает за свои ошибки);
- войти в курс дела;
- точно знать, что где находится на случай проверок и требований из налоговой.
Если есть сомнения, что главбух не хочет передавать дела не в силу занятости, а из-за допущенных ошибок, лучше провести аудит и на основе его результатов нивелировать последствия некачественной работы уволившегося главного бухгалтера.
Увольнение главного бухгалтера, по закону, не отличается от увольнения любого другого сотрудника. Процесс точно так же регулируется статьей 80 ТК, хотя и есть некоторые нюансы. Но это по закону. По факту же, если главный бухгалтер хочет уйти из компании, существует ряд действий, не урегулированных законодательно, но которые бухгалтеру необходимо сделать, как минимум, для собственной юридической безопасности.
Далее мы рассмотрим варианты, когда главный бухгалтер может быть уволен.
Увольнение по собственному желанию
Как уже было сказано, бухгалтеримеет право уволиться в любой момент. Понятно, что во время сдачи отчетности, или когда еще нет замены, как правило, главбухи не уходят. Но это зависит от работодателя и от сложившихся с главбухом отношений.
Если отношения сложились не самые лучшие, руководство отказывается принимать заявление и увольнять главбуха, у того есть другие варианты, чтобы это заявление попало к работодателю.
Во-первых, он может подать заявление через секретаря (если он есть). Если же секретарю даны жесткие указания от главбуха ничего не принимать, то есть еще Почта России. Заявление об увольнении отправляется ценным письмом с описью вложения.
Расчет, компенсация неиспользованного отпуска, запись в трудовой книжке — не отличаются от таковых с другими работниками.
Увольнение по инициативе работодателя
Уволить главбуха (как и любого другого работника) просто из-за личной неприязни — нельзя. Необходимо основание для расторжения трудового договора со стороны работодателя. Что называется, “по статье”.
На “Клерке” не так давно писали, что руководитель HR-отдела искала способы уволить главбуха только из-за того, что та захотела прибавку к зарплате из-за возложения на нее дополнительных обязанностей. Причем, по сути работы подкопаться было не к чему — свои обязанности главбух выполняла без нареканий.
Но если главбух все-таки недобросовестный, то в ТК есть основание, закрепленное в п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК (неоднократное неисполнение трудовых обязанностей).
Еще одно основание — принятие главбухом решения, приведшего к нарушению сохранности имущества, его неправомерному использованию или иному ущербу имуществу компании (п. 9 ч. 1 ст. 81 ТК РФ).
Если главбух совмещает работу с обслуживанием товарно-материальных ценностей (например, является еще и кассиром), то применимо основание для увольнения по п. 7.1 ч. 1 ст. 81 ТК. В связи с утратой доверия.
Еще один вариант — сокращение бухгалтерии в принципе, с цельюпередачи ведения учета на аутсорсинг.
Во всех остальных случаях, в том числе знаменитое “пиши по собственному”, — чреваты для работодателя судом, принуждением вернуть уволенного сотрудника на должность и выплатой за период неправомерного увольнения среднего заработка.
А если главбух на испытательном сроке?
Если главбух не прошел испытательный срок в компании, основания по его увольнению не отличаются от таковых для остальных работников.
Отрабатывать две недели тут не нужно, в соответствии со статьей 71 ТК, работника, которого решили уволить на испытательном сроке, обязаны об этом уведомить за три дня до увольнения. Сам главбух, если понял до окончания испытательного срока, что эта работа ему не подходит, также может уйти, уведомив работодателя за три дня до увольнения.
Кстати, для главбухов испытательный срок может быть до 6 месяцев.
Увольнение по соглашению сторон
Это, можно сказать, идеальный вариант при увольнении главного бухгалтера. Стороны спокойно договорились, когда он уходит, и что должен при этом сделать для безболезненного расставания.
При таком способе увольнения составляется соглашение о расторжении трудового договора, в котором должно быть указано:
- предмет соглашения;
- дата увольнения;
- условия, при которых будет производиться процедура;
- возможные последствия нарушения соглашения.
Составляется оно в свободной письменной форме, каких-то установленных образцов нет.
Другие основания для увольнения главбуха
Также главбух, как и остальные работники, может быть уволен при ликвидации организации, либо при смене собственника имущества.
При ликвидации — все работники уведомляются за два месяца до увольнения. Главбух не исключение. Если он помогает ликвидатору, тот может его оформить по договору ГПХ.
При смене собственника имущества организации и расторжении трудового договора по данному основанию, новый собственник обязан выплатить руководителю, его заместителю, главному бухгалтеру компенсацию в размере не ниже их трехкратного среднего месячного заработка (ст. 181 ТК РФ).
Также должна быть выплачена компенсация за неиспользованные отпуска.
Что нужно сделать при увольнении главному бухгалтеру
Как и любому другому работнику, главному бухгалтеру необходимо подать заявление об увольнении за две недели до окончания работы. По истечении двух недель его обязаны уволить, рассчитать и выдать трудовую книжку.
При увольнении главный бухгалтер передает дела новому сотруднику. Законодательно это не предусмотрено, есть просто общепринятая схема такой передачи дел. Если на момент увольнения новый главбух не найден, руководитель должен назначить временно исполняющего обязанности главбуха из числа работников. Либо взять функции главного бухгалтера на себя, соответствующим приказом. Соответственно, дела передаются ему.
Распорядительным документом для процедуры передачи дел при смене главного бухгалтера выступает приказ руководителя. В нем указываются:
- основание издания приказа (увольнение главбуха);
- сотрудник, принимающий дела (новый бухгалтер, руководитель, иной сотрудник);
- прочие лица, участвующие в передаче дел (например, аудиторы);
- сроки проведения процедуры;
- порядок проведения и оформления процедуры сдачи и приема дел (если он не установлен локальным актом).
Кроме того, процесс может сопровождаться инвентаризацией и аудитом активов и пассивов компании.
Инвентаризация также осуществляется, если:
- так определено работодателем (в локальном акте или приказе, п. 3 ст. 11 закона № 402-ФЗ);
- на главбуха трудовым контрактом или соглашением возложена материальная ответственность (ст. 243 ТК РФ, абз. 4 п. 1.5 Методических указаний по инвентаризации…, утв. приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49).
Ответственности за уход главбуха из компании без передачи дел — нет. Но есть административная ответственность за нарушения, допущенные главбухом в работе. К примеру, статья 15.11 КоАП, за грубое нарушение правил ведения бухучета. Штраф — от 5 до 10 тыс. рублей.
Привлечь к ответственности можно только в течение года с момента совершения правонарушения. Кроме того, привлечь к ответственности лицо можно только при доказательстве его вины. Вот поэтому главбухи и рядовые бухгалтеры при увольнении передают дела, чтобы показать, что при них нарушений не было, и чтобы в будущем их не дергали с претензиями.
К числу грубых нарушений правил ведения бухгалтерского учета и представления отчетности относятся намеренное или же непреднамеренное снижение сумм налогов и сборов свыше 10%, происходящее при искажении бухучёта и искажении данных по любой статье или строке бухгалтерской отчетности на 10% или более.
А вот если вызывают налоговики главного бухгалтера за какие-то нарушения в организации, которые были допущены в тот момент, когда он работал, то главный бухгалтер не обязан идти в инспекцию. Ответственность за эти ошибки несет сама организация и ее руководитель (на него возложена обязанность по организации бухгалтерского учета).
Единственный случай, когда можно привлечь бывшего главбуха к ответственности — уголовное дело по ст. 199 УК “Уклонение от уплаты налогов, сборов, подлежащих уплате организацией, и (или) страховых взносов, подлежащих уплате организацией — плательщиком страховых взносов”. И то, если будет доказан состав преступления.
Остались вопросы?
Задайте их нашим экспертам по зарплате и кадрам
Оставьте заявку прямо сейчас!
Укажите контактные данные и наш специалист свяжется с вами, первая консультация — бесплатно:
Увольнение главного бухгалтера по собственному желанию — 2023 год не является исключением — должно производиться с соблюдением всех норм ТК РФ. О том, какие этапы включает процедура увольнения и как правильно это оформить, пойдет речь в нашей статье.
Как уволить главного бухгалтера
Учитывая тот факт, что главный бухгалтер является одним из первых по значимости лиц в организации, его увольнение может доставить немало проблем руководству. Прежде всего, это связано с поиском нового работника на вакантное место и с передачей дел.
Однако, если сотрудник фирмы, занимающий должность главного бухгалтера, решил уволиться по собственному желанию, организация должна предпринять те же действия, что и при расторжении трудовых договоров прочих работников. Основанием для увольнения в этом случае служит заявление главного бухгалтера. После чего он должен отработать двухнедельный срок, пока организация ищет ему замену.
Факт расторжения трудового договора подтверждается изданным приказом, с которым главного бухгалтера знакомят под расписку. Увольняемому работнику выдают все необходимые документы — обновленный с 2023 года перечень документов смотрите в этом материале.
Окончательный расчет необходимо произвести в соответствии с положениями ст. 140 ТК РФ — в день увольнения либо при предъявлении требования о расчете, если в день увольнения сотрудник отсутствовал на рабочем месте. Выплачивается ему и компенсация за неиспользованный отпуск. Если же отпуск был отгулян заранее, выплаченную ранее сумму после перерасчета удерживают в пределах 20% от суммы к выплате (ст. 138 ТК РФ).
Прочую информацию о действиях работодателя в рассматриваемой ситуации см. в материале «НДФЛ с неотработанных отпусков подлежит возврату».
Но всегда ли увольнение главбуха осуществляется по его желанию? Законом предусмотрено также и вынужденное увольнение главного бухгалтера при наличии следующих обстоятельств:
- смена собственника предприятия (п. 4 ст. 81 ТК РФ);
- принятие главным бухгалтером решения, в результате которого организации был причинен ущерб (п. 9 ст. 81 ТК РФ).
В первом случае увольнение возможно, если произошла полная смена собственника имущества, например, при передаче учреждения в государственную или муниципальную собственность, а также при приватизации. Решение об увольнении должно быть принято не позднее 3-месячного срока после вступления в права нового владельца. По истечении этого периода уволить главного бухгалтера на основании п. 4 ст. 81 ТК РФ уже нельзя. Также новый собственник вправе принять решение о сохранении руководящей должности за уже работающим лицом.
Если всё же будет решено уволить действующего главного бухгалтера в соответствии с п. 4 ст. 81 ТК РФ, необходимо уведомить его об этом письменно заранее. Помимо компенсации за неиспользованный отпуск собственник обязан выплатить и компенсацию в размере не ниже среднего 3-месячного заработка увольняемого лица за счет собственных средств (ст. 181 ТК РФ).
О том, как рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск, положенную при увольнении, см. в материале «Расчет компенсации за неиспользованный отпуск по ТК РФ».
Что касается увольнения на основании п. 9 ст. 81 ТК РФ, то оно обязательно должно быть обоснованным. То есть руководителю следует быть готовым представить неопровержимые доказательства о неверно принятом главбухом решении, повлекшим за собой ущерб для предприятия.
Передача дел при увольнении главного бухгалтера
Главный бухгалтер в силу специфики своей деятельности не является рядовым работником. При его увольнении могут возникнуть некоторые трудности. Прежде всего, они связаны с передачей дел и документации.
Законодательно процесс передачи дел главбухом при увольнении нигде не регламентирован. Однако во избежание дополнительных трудностей в будущем необходимость выполнения этих действий следует закрепить в локальных актах организации. В них могут быть зафиксированы: обязанность по передаче дел, сроки и ответственное лицо за прием дел.
Передачу дел допустимо провести не только с привлечением нового главного бухгалтера. В роли принимающего может выступить сам руководитель либо другое ответственное лицо, указанное в локальном нормативном акте.
Процесс передачи дел можно совершить поэтапно с выполнением следующих действий:
- оформление приказа о приеме-передаче дел;
- проверка имущества и состояния отчетности, наличия документов;
- составление описи по приемке-передаче;
- непосредственная передача дел.
По окончании данной процедуры следует составить акт приемки-передачи, который отразит реальное наличие документов и состояние отчетности.
Оформите пробный бесплатный доступ к «КонсультантПлюс» и вы узнаете, как правильно составить акт на передачу дел главного бухгалтера и получите образец такого акта.
Ответственность главного бухгалтера после увольнения
Главный бухгалтер несет определенную долю ответственности при приеме на работу, как и прочие сотрудники. Однако применительно к профессии данного рода уровень должностных обязательств перед работодателем может оказаться выше по сравнению с требованиями к прочим работникам.
Более подробную информацию об ответственности главного бухгалтера см. в материале «Какую материальную ответственность несет главбух».
К главбуху, помимо материальной ответственности, применимы также административная и уголовная:
- Материальная ответственность предполагает сохранность имущества и доступных активов, в том числе и денежных средств (п. 2 ст. 243 ТК РФ).
- Административная ответственность затрагивает области начисления налогов и ведения учета в целом. КоАП РФ предусмотрена ответственность для должностных лиц, к числу которых относится и главный бухгалтер, в случае совершения противоправных деяний в области финансов. Штраф до нескольких тысяч рублей налагается в соответствии с положениями ст. 15.1–15.9, ст. 15.11 КоАП РФ за непредставление данных в контролирующие органы, искажение сведений в отчетности, занижение налоговых сумм к уплате и прочие нарушения.
- Уголовной ответственности подвергаются должностные лица при совершении правонарушений в особо крупных размерах. Наказанием могут быть штрафы до нескольких тысяч рублей, принудительные работы и даже лишение свободы (ст. 199 и 199.1 УК РФ).
Иногда бухгалтер вправе снять с себя ответственность по отношению к ведению бухучета и предоставлению информации. При появлении разногласий по этому вопросу с руководством организации главбух отражает спорные сведения в учете только по письменному распоряжению руководителя, который в этом случае и несет единоличную ответственность за достоверность данных бухучета.
Главный бухгалтер несет ответственность перед работодателем и в течение некоторого времени после увольнения. При обнаружении ошибок при проверке деятельности уволенного сотрудника организация вправе требовать наказания виновных лиц в течение одного года со дня обнаружения ущерба, в том числе после расторжения трудового договора (ст. . 392 ТК РФ).
Итоги
Как правило, главный бухгалтер — это второй по значимости человек в организации после руководителя. Во многом финансовое благополучие фирмы зависит именно от его действий, знаний и опыта в сфере ведения учета. Увольнение лица, занимающего эту должность, сопряжено с некоторыми трудностями, которые включают в себя поиски нового компетентного сотрудника, проверку текущего положения фирмы и передачу полномочий. В то же время главный бухгалтер несет бремя более высокой ответственности перед руководством за свою работу.