Как найти продуктивность работы

Что такое продуктивность

Продуктивность — это мера, которая позволяет оценить результаты деятельности. Она определяет количество продукции, произведенное за период времени. Например, у компании есть два завода. Завод «А» за месяц выпустил 100 деталей, а завод «Б» — 150. Значит, последний был более продуктивным.

Продуктивность можно сравнивать у сотрудников, подразделений компаний, самих корпораций и так далее. Ее можно замерять и в своей повседневной жизни для оценки личных успехов. Например, сегодня на тренировке вы пробежали 5 км за полчаса, а на прошлой — 4 км. Выходит, ваша продуктивность выросла.

В чем разница между продуктивностью и эффективностью

В экономике и сельском хозяйстве часто добавляют, что продуктивность нужно оценивать в соотношении с расходами. Однако это не совсем верно: такому формату измерений скорее соответствует термин «эффективность». Эффективность — это объем продукции с учетом затрат.

Если продуктивность показывает количество результата, для замера эффективности так же важен путь, которым вы его достигли. Вернемся к примеру с заводами и копнем глубже. Более продуктивный завод «Б» произвел 150 деталей, но на нем работало вдвое больше сотрудников. Тогда при равных затратах с заводом «А» он бы выпустил всего 75 деталей. Предприятие «А», где сделали 100 деталей, оказывается на 25% эффективней.

Критерии продуктивности и эффективности

Для оценки этих метрик компании с 2000-х годов широко используют методологию KPI (Key Performance Indicators) — ключевых показателей результата деятельности. Обычно они выражаются в конкретных цифрах, которые нужно достичь за определенный срок.

Показатели можно сформулировать для подразделений или отдельных сотрудников. Например, хороший KPI для HR-специалиста — количество нанятых работников, успешно прошедших испытательный срок. Для отдела продаж — число новых клиентов за период. Для предприятия — объем выручки за определенное время.

Прогрессивный способ замера эффективности и продуктивности — система Objectives and Key Results. Изначально метод разработали в Intel, но сегодня его применяют повсеместно. OKR используют как стартапы, так и гиганты вроде Google и LinkedIn. С его помощью можно ставить любые цели, эффективно отслеживать результаты и добиваться необходимой продуктивности.

Суть OKR в том, чтобы сформулировать большие цели (Objectives) и промежуточные результаты (Key Results), которые помогут их достичь. Нужно обозначить дедлайны и количественные показатели успеха и отслеживать прогресс в процентах. Метод предполагает амбициозность — выполнение плана на 70–75% считается победой.

Какие факторы влияют на продуктивность

На продуктивность человека сильно влияет состояние его организма, которое зависит от внешних и внутренних факторов. Например, об этом говорит недавнее исследование Гарвардской школы общественного здравоохранения. Эксперимент показал, что чем выше в помещении концентрация углекислого газа, тем ниже когнитивные функции испытуемых. Так что даже простое проветривание офиса и хорошая вентиляция уже могут повысить продуктивность.

На рабочем месте важен не только свежий воздух, но и естественное освещение. К такому выводу пришли ученые Корнеллского университета. Сотрудники офисов с достаточным количеством солнечного света испытывают на 84% меньше проблем, влияющих на продуктивность. У них не перенапрягаются глаза и реже болит голова.

Другое исследование того же университета показало, что на продуктивность влияет и температура воздуха. Испытуемые, работавшие при 20°С и ниже допускали на 44% больше ошибок, чем трудившиеся при 25°С. Но и слишком высокая температура может плохо сказаться на работоспособности.

Чтобы оставаться продуктивным, нужно следить за качеством и количеством сна. Исследование Вашингтонского государственного университета доказывает, что чем хуже человек высыпается, тем больше неверных решений он принимает. В Калифорнийском университете считают, что недостаток сна снижает способность к обучению на 40%.

Необходимы и занятия спортом. Есть научное подтверждение, что регулярные аэробные тренировки, например езда на велосипеде, повышают концентрацию и улучшают память. Также аэробика помогает повысить креативность и улучшает настроение. Положительные эмоции от упражнений снижают уровень стресса, который негативно влияет на продуктивность.

Как повысить продуктивность

Чтобы поддерживать высокий уровень продуктивности, недостаточно следить за внешними и внутренними факторами. Для этого важно научиться правильно планировать, управлять временем и распределять нагрузку.

Определите пики своей продуктивности

Большинство людей наиболее продуктивны в утренние часы. Исследования показывают, что мы лучше справляемся с задачами в период с 8:00 до 14:00 часов. Поэтому эффективнее планировать сложные дела на это время, а рутинные — на остаток дня. Чтобы более точно оценить индивидуальные пики продуктивности, можно воспользоваться системой Криса Бейла, автора блога A Life Of Productivity.Составьте таблицу и отслеживайте три показателя по десятибалльной шкале: уровень концентрации, энергии и мотивации. Не задумывайтесь над количеством баллов слишком глубоко — записывайте первую пришедшую на ум цифру. Оценку нужно давать каждому часу на протяжении дня. За три недели вы получите точное понимание, в какое время бываете наиболее продуктивны.

Откажитесь от многозадачности

Переключение между задачами может снижать продуктивность на 40%. То есть неправильный подход к организации работы способен отнимать у вас до 16 часов времени в неделю. Исследование Университета Лондона и вовсе показывает, что многозадачность снижает IQ, EQ и негативно влияет на физическое состояние мозга. Лучший выход — полностью концентрироваться на одном деле, не отвлекаясь на посторонние вещи.

Освойте техники тайм-менеджмента

Многим знаком «метод помидоров». Его суть в том, чтобы работать по 25 минут, а затем отдыхать в течение 5. После четырех таких циклов следует делать большой перерыв на полчаса. Однако исследования, основанные на данных, показывают другие цифры. Так, компания Draugiem Group выяснила, что наиболее удачное соотношение работа/отдых — 52/17 минут.

«Метод слона» помогает справиться с крупными проектами. Все просто — нужно делить «слона» на небольшие подзадачи и одну за другой постепенно решать их. Другой похожий способ справиться с объемными делами — «метод швейцарского сыра». Вычлените из большого проекта наиболее интересные задачи и начните с них. Так вы легко втянетесь в процесс, и когда дойдете до скучных частей, работы останется не так много.

Свою эффективность давно доказала матрица Эйзенхауэра — специальный фреймворк для приоритизации задач. Он помогает понять, что нужно сделать в первую очередь, а от чего стоит отказаться в принципе. Подробно об этом инструменте мы уже рассказывали в отдельном материале.

Можно пользоваться системой «канбан», чтобы эффективно отслеживать прогресс. Метод позволяет визуально отобразить все важные показатели на специальном табло. Существует много удобных сервисов для создания таких досок. Мы подготовили большую статью о том, как правильно их использовать.

Психолог Ник Уигнал рекомендует планировать дела и готовиться к утру следующего дня с вечера. Распишите задачи на завтра, разложите еду по контейнерам, если берете ее с собой, и заранее соберите одежду, в которой поедете на работу. Разгрузив утренние часы от рутины, вы освободите свое наиболее продуктивное время для более важных дел.

Ограничивайте количество больших задач

Вам нужно на собственном опыте понять, сколько сложных вещей вы можете взять на себя в течение дня. Понаблюдайте за тем, как у вас получается справляться с разным количеством больших задач. Обычно это число лежит в диапазоне от одной до трех.Например, Дмитрий Грин, вице-президент «Рыбаков фонда», советует ставить одну крупную задачу на день. Похожую схему предполагает «принцип 1-3-5»: одно масштабное дело, три средних и пять небольших. Крис Бейли в своей книге рекомендует каждый день выделять по три важные вещи и акцентировать все внимание на них.

Если вы много и усердно работаете, но все равно не успеваете выполнить много задач, стоит задуматься о повышении продуктивности. Это поможет вам лучше справляться с делами и на работе, и дома, найти источники энергии и достигать целей. Выбрали из книг полезные советы и лайфхаки от экспертов, которые вы можете взять на вооружение.

1. Ежедневный час тишины

Самые продуктивные люди не хватаются за все подряд и не работают в режиме аврала. У них есть время спокойно оценить ситуацию и выбрать, на чем сосредоточиться сейчас. Занесите в свой календарь 60 минут тишины и сообщите коллегам, что в этот час вас нельзя беспокоить. Отключите телефон, уведомления о новых сообщениях и уединитесь. Вы очень удивитесь, когда поймете, сколько успеваете за «час тишины».

2. Используйте стратегию СВД

СВД — самые важные дела дня, которая вносит ясность в ваш день. Вспомните, как часто бывает, что вы трудились не покладая рук, переделали кучу дел, а результата и нет. Стратегия СВД предполагает максимальную сосредоточенность на главном. Она поможет повысить результативность вашей деятельности больше, чем что бы то ни было. Вот как она работает.

3. Составьте список рутинных дел

Целый ряд заданий, отрабатываемых в стихийном порядке и с большой затратой сил, можно превратить в рутинные, что сэкономит много сил и времени. Таким способом можно отделить от работы наведение порядка на рабочем месте, отправление почты, мелкие задачи, которые вечно не успеваешь сделать. Полезно включить в этот список все, вплоть до мытья посуды и зарядки. Это нужно, чтобы хоть раз увидеть, сколько мелочей нужно делать постоянно. Это внесет большой вклад в понимание того, на что мы можем позволить себе тратить время, а на что — нет.

Сделайте несколько списков: рутина дома и на работе, каждый день, раз в неделю и раз в месяц.

4. Не увлекайтесь дедлайнами

Проставлять дедлайн у каждой задачи — это, конечно, хорошо. Но проставлять даты для каждого кусочка работы чревато нервным истощением. Только представьте, если ваш план будет пестреть дедлайнами каждые два-три дня. «А-а-а, я ничего не успеваю! Опаздываю! Караул!» — вот какие мысли могут «поселиться» в вашей голое. Это, с одной стороны, дисциплинирует, с другой — может создать дополнительный стресс. Насколько часто нужно напоминать себе, что работа горит и очередной срок заканчивается, каждый должен определить сам.

5. Находите время на тишину

Даже если мы сосредоточены на каком-то деле, нет-нет да и промелькнет мыслишка. Хотя как сказать мыслишка: в нашей голове идет безостановочный внутренний диалог. Не говоря уже о всем остальном времени, когда радиостанция «Нескончаемые размышления» привносит в наши дни тревогу, страх и другие негативные эмоции. В конечном итоге это влияет на нашу работоспособность. Если мы измотаны мыслями, какие уж тут дела. Стоит научиться выключать это внутреннее радио.

Возьмите себе привычку пять минут ежедневно сидеть неподвижно и стараться останавливать свои мысли. День за днем это будет получаться все лучше. Это поможет добиться максимальной концентрации.

6. Просеивайте дела через сито «А оно надо?»

У военных есть выражение: «Помни принцип ПВО: подожди выполнять — отменят». Так что первый вопрос, который следует себе задавать, получив любую задачу: нужно ли это делать вообще? Конечно, для этого стоит освоить искусство философского, спокойного отношения к любым делам. После вопроса «Нужно ли это делать вообще?» стоит спросить себя: «Должен ли это выполнять именно я?».

Это действенный метод борьбы с людьми, перекидывающими на коллег свои задачи.

7. Найдите время

Рецепт нахождения времени прост. Оно есть у всех, его больше, чем мы думаем, просто многие драгоценные часы ежедневно тратятся неизвестно на что. Чтобы понять, куда девается время, нужно его учитывать. Проведите эксперимент: несколько дней записывайте по минутам, чем вы заняты. Самые основные «утечки» станут очевидными уже на второй и третий день.

8. Выполняйте задачи на собственных условиях

Все просьбы, которые к вам поступают, практически всегда сопровождаются какими-то ограничивающими условиями. Ограничения могут быть следующими: «Мне это нужно сегодня к четырем часам дня», или «Я поручаю вам вести проект X. Бюджет в 2 миллиона уже согласован». Играйте так же, как они! Ставьте свои условия.

Для этого нужно три шага: разработать свой план, согласовать его с кем необходимо и затем начать выполнять.

9. Работайте «по биоритмам»

У каждого человека есть часы, в которые он наиболее продуктивен. Прислушайтесь к себе и определитесь с периодами. Планируйте рабочий день так, чтобы наибольшая нагрузка приходилась на часы высшей производительности. Например, если вы энергичнее с утра, оставляйте выполнение основных творческих и требующих серьезных умственных усилий задач именно на эти часы.

10. Выберите систему тайм-менеджмента

Работать без перерывов невозможно. К этому просто-напросто не приспособлен наш мозг. Выберите для себя удобную систему, которая будет для вас комфортной. Можно взять «академический час» — 45 минут, как в школе или институте, можно посмотреть на технику Pomodoro (25 минут работы и 5 минут отдыха). Главное, организовать свой труд по времени.

11. Создавайте условия

Кто-то не любит писать письма, кто-то — заполнять документы для налоговой и других инстанций, кому-то тяжело сесть за отчет. В чем дело? Если покопаться в себе, окажется, что нет подходящих условий, чтобы взять и сделать дело. Чтобы заполнить документы в налоговую, надо найти номер ИНН, разыскать само заявление и образец заполнения, а тут как назло куда-то подевались все ручки. О какой продуктивности речь?

Проанализируйте свои дела дома и на работе, к которым вам тяжело подступиться, и сделайте так, чтобы эти задачи стали приятнее.

12. Используйте перерывы

В ожидании встреч и в дороге у нас появляется много времени, которое лучше потратить с пользой. Что можно делать? Читать или слушать аудиокниги, отдыхать (можно помедитировать, чтобы восстановить запасы энергии), учить язык, обдумывать планы, звоните по работе. Да много чего. Главное, не проводить время впустую.

13. Ставьте ясные цели и задачи

Чтобы прийти куда-то (и сделать это хорошо, что важно), нужно знать, куда ты идешь. Иначе это похоже на блуждание в темноте со всеми вытекающими последствиями. Идеально, если ваши цели и задачи будут количественно и качественно измеримыми. Там, где это невозможно, как минимум четко очерчивайте задачу. Не «Больше продать», а «Позвонить 10 потенциальным клиентам».

14. Найдите креативное пространство

Если вам срочно нужно придумать какую-нибудь сногсшибательную идею, а муза застряла где-то в дороге, можно исправить положение. Вместо того чтобы думать в привычной обстановке, найдите другое подходящее место. Оно может быть многолюдным или, наоборот, тихим. Пусть это будет парк, ближайшая блинная или укромное место на лавочке возле офиса. Перемена обстановки даст вам передохнуть и выдать вау-идею или решение проблемы. И да: не берите с собой телефон.

15. Будьте реалистом

Если вы ежедневно не выполняете все задачи из своего списка и продолжается это довольно долго (несколько месяцев или даже лет), посмотрите правде в глаза: вы берете на себе больше, чем можете. Как это связано с продуктивностью? Очень просто. Во-первых, осознав, что вы не плохой работник, а просто у вас слишком много дел, вы перестанете себя «пилить». Во-вторых, расчищая свои дела, вы оставите только те, которые по-настоящему важны и дадут ощутимый результат.

И еще один совет. Если вы не можете сделать это сегодня, не думайте об этом сегодня.

16. Планируйте следующее действие

Дэвид Аллен, создатель системы GTD, как-то сказал: «У МЕНЯ ЕСТЬ личная миссия: сделать вопрос „Каково следующее действие?“ частью нашего глобального процесса мышления. Моей мечтой является мир, в котором ни одна встреча, обсуждение или общение не заканчиваются, пока не будет четко определено, требуются ли какие-то дальнейшие действия, а если требуются, то какие именно или, по крайней мере, кто должен нести за это ответственность».

Приучайте себе прочитывать действия на шаг вперед. Это очень выручает. Просто задавайте себе вопрос: «А что делать, если случится то или иное?»

17. Держите под рукой стикеры

Пусть на вашем столе всегда будет набор стикеров (или блокнот, что вам удобнее). Так вы обеспечите себе поле для фиксации любых мыслей, которые могут прийти в голову во время работы. Например, если вы составляете квартальный отчет и вспомнили, что позже вам нужно сделать важный звонок, просто запишите это на листе. Вы просмотрите заметки позже.

Перенося свои мысли на бумагу, вы освобождаете значительные ментальные резервы для текущего дела.

18. Откажитесь от мультизадачности

Миф о том, что человеческий мозг способен одинаково хорошо контролировать несколько задач сразу, уже давно развеян. Не занимайтесь несколькими задачами одновременно и не перепрыгивайте с одного вида деятельности на другой. Погрузитесь в выполнение любимого (или не очень любимого, но очень важного) дела и полностью сконцентрируйтесь на нем.

19. Спите достаточно

При недостатке сна вы окажетесь неспособны сохранять необходимую концентрацию, чтобы закодировать в памяти желаемое и продуктивно работать. Если вы рассеяны и все валится из рук, стоит посчитать, сколько часов вы спите. Чтобы максимально использовать свои навыки, быть спокойным и внимательным, не пренебрегайте ночным сном.

С каждым восходом солнца мы начинаем все заново.

20. Не становитесь рабом почты, соцсетей и разговоров

Общение с людьми отвлекает намного сильнее, чем мы думаем. Соблюдайте правила работы с почтой (мы рассказывали об этом в статье), залезайте в соцсети три раза в день (утром, в обед, вечером) и поменьше участвуйте в совместном с коллегами обсуждении последних сплетен и погоды. Возьмите себе за правило в беседах уделять меньше времени мелким и больше серьезным темам.

Недавнее исследование, проведенное учеными из Лондонского университета, показало, что при постоянных разговорах по телефону, отправке электронных сообщений и СМС коэффициент интеллекта (IQ) падает на 10 процентов. Это все равно что не спать всю ночь.

21. Вписывайте цели в календарь

Как только вы отведете часть ежедневного календаря на работу по продвижению к цели, уже не назначите на это место что-либо еще. Здесь все просто. Если вы уже назначили дело в календаре, то должны встроить его в структуру дня — и для этого не обязательно иметь железную самодисциплину. А вот если этого дела нет в календаре, а оно всего лишь абстрактная мечта, гуляющая в голове, или «хорошая идея» в списке других, на него вы не найдете время никогда.

Вписывайте в календарь (даже в рабочий, который виден коллегам) чтение книг по саморазвитию, тренинги и важную работу по не обязательному, но все же нужному проекту, который вы давно хотите завершить. Так вы защитите свое время.

22. Расправляйтесь с маленькими делами сразу

Когда вы получаете очередную задачу, быстро оценивайте: если она займет не больше 2 минут, делайте сразу. Если больше — надо действовать по-другому. Вы уже решили, что сейчас нет на это времени. Просто пойдите немного дальше и спросите себя: «Если не сейчас, то когда?» И когда определите время, запишите это задание в список дел на будущее и уже не волнуйтесь, что забудете.

23. Измеряйте и отслеживайте свой прогресс

Чем больше он будет, тем сильнее возрастет ваша мотивация. Заведите красивую тетрадь или отмечайте в календаре зеленым дни, когда получилось выполнить все намеченное. Когда вы будете видеть, как хорошо справляетесь с делами, энтузиазма только прибавится — и вы сможете делать еще больше.

24. Управляйте своим вниманием

Установите таймер или настройте будильник так, чтобы он звонил через определенные интервалы времени в течение всего рабочего дня. Этот звук будет служить вам напоминанием о необходимости проверить свою концентрацию. Затем устраните лишние поводы для отвлечения внимания.

Когда Кори Букера, американского сенатора и бывшего мэра города Ньюарк, спросили, как ему удается сохранять такую продуктивность, он ответил: «Я считаю важным избавиться от всего, что меня отвлекает и заставляет делать ненужный выбор. Когда я встаю по утрам, мне не приходится выбирать, что надеть, из миллиона вещей. Чем сильнее вы сужаете свой выбор, таким образом сокращая размышления, тем больше упрощаете свою жизнь, фокусируя энергию на чем-то другом».

25. Будьте готовы к форс-мажорам

Непредвиденные ситуации портят весь день и надолго выбивают из колеи. Чтобы не дать им подчинить себе всю вашу деятельность, оценивайте их по перечню вопросов:

• Какова ее природа?
• Угрожает ли она чьей-то безопасности?
• Как она может сказаться на ваших клиентах, вашем бизнесе и организации в целом?
• Требует ли проблема срочного принятия мер или «потерпит» до обеда или до завтрашнего утра, не причиняя никому особых неудобств?

На основе полученной информации спланируйте свой ответ, расставив свои действия по приоритетности.

Только остерегайтесь попадания в ловушку, когда повседневные дела начинают восприниматься как чрезвычайные события.

26. Пользуйтесь «напоминалками»

Устанавливайте звуковые оповещения о самых важных делах, привязанные к точному времени и дате, на телефон и компьютер. Так вы не пропустите и не забудете о них. Сначала будет тяжело (или лень, или некогда) их создавать, но это быстро войдет в привычку. Вам больше не надо будет волноваться и вспоминать, что же такое важное вы не сделали.

27. Знайте, когда остановиться

Вы должны четко осознавать тот момент, когда ваш проект завершен. На определенном этапе внесение дополнительных изменений уже не сможет улучшить результат. Более того, это испортит первоначальную задумку. Научитесь уметь завершать работу, проверять ее результат, а затем переходить к следующим задачам.

28. Занимайтесь физическими упражнениями

Наверняка вы уже слышали этот совет сто раз. А следуете ему? Врачи уже устали трубить: недостаток активности действительно приводит к ухудшению здоровья, снижению внимания и вялости. Даже если вы устаете на работе, находите 15 минут в день на зарядку (утром или вечером). Спустя короткое время вы увидите, насколько больше энергии у вас станет.

29. Не употребляйте в пищу «убийц мозга»

Наверное, самый опасный убийца мозга, которого следует всеми силами избегать, — сахар-рафинад. Второй пункт антименю — мясо. Третий — ненасыщенные трансжиры: они в больших количествах содержатся в жареных блюдах, фастфуде. А вот о полезных жирах забывать не стоит. Да-да, повысить продуктивность можно и таким способом. Если вы станете добавлять к привычным блюдам полезные жиры в виде авокадо, кокосового и конопляного масла, то заметите, что уровень энергии вырастет. А с ним и способность выполнять больше дел.

30. Будьте организованным человеком

Порядок на столе и в делах означает порядок в голове. Отсутствие хаоса в жизни снимает с вашего мозга лишнюю нагрузку и высвобождает ресурсы, которые тут же направляются на полезные дела, а не мучительное припоминание, куда же вы дели папку с важными документами.

И последнее. Занимайтесь любимым делом. Это очень далеко от непрактичности или безответственности, как многие думают. Скорее любимое дело можно сравнить с нефтяной скважиной: вы получаете выброс энергии, который сделает вас мегапродуктивным и вознесет вас вершину успеха.

P.S. Понравилось? Подписывайтесь на нашу полезную рассылку. Раз в две недели присылаем подборку лучших статей из блога.

По материалам книг: «Укрощение амигдалы», «Час тишины», «Муза и Чудовище», «Ультра», «Тишина», «Тайм-драйв. Как успевать жить и работать», «Книга гениальных идей», «Одна привычка в неделю», «Как привести дела в порядок», «Делай меньше. Как избавиться от желания все успеть», «От срочного к важному», «Работай легко», «Мечтать не вредно».

Вы много работаете, не позволяете себе расслабиться в течение рабочего дня, но к его окончанию с ужасом замечаете, что большая часть задач осталась незавершённой? Значит, самое время задуматься о повышении продуктивности. В первую очередь, вам нужно разобраться, как больше успевать за меньшее время. Правильно подобрав подходящие средства и инструменты, вы поймёте, в каком направлении стоит двигаться, чтобы быстро обойти более успешных коллег или конкурентов.

Повышение продуктивности с помощью ЛидерТаск

Поручайте задачи вашим сотрудникам прямо в ЛидерТаск, чтобы освободить свое время для более важных дел. Создавайте проекты и добавляйте в них ваших коллег для совместной работы и более эффективного выполнения. Предоставляйте доступы к задачам разным сотрудникам для совместного контроля процесса.

Скачать ЛидерТаск

Что такое продуктивность простыми словами

Чтобы понять, какие действия необходимо предпринять, чтобы больше успевать и меньше уставать, в первую очередь, разберёмся с самим понятием «продуктивности». Что это такое? И как влияет на работу каждого отдельно взятого сотрудника, отдела или компании? Тем более что на эту тему написано немало статей и книг.

Как охарактеризовать продуктивность простыми словами? Это оценка результатов деятельности, человека, компании, отрасли. Слово «продуктивный», «productivity» позаимствовано из английского языка. Изначально его применяли в сельском хозяйстве для выделения элитных экземпляров животных, отличающихся отменным здоровьем и дающих крепкое потомство. Оттуда понятие перешло в промышленное производство. «Продуктивность» в промышленности обозначает объём продукции, произведённой за единицу времени. В русском языке ему соответствует синоним «производительность». Пример: компания владеет двумя условными заводами «А» и «Б», производящими определённые изделия. Завод «А» за месяц выпустил 150 единиц продукции, а с конвейера завода «Б» сошло 250 единиц изделий. То есть он был более продуктивным.

Продуктивность измеряется у корпораций, подразделений, сотрудников для оценки собственных достижений, как на работе, так и в повседневной жизни. Например, сегодня во время утренней пробежки вам удалось преодолеть 5 км. Вчера за это же время вы пробежали 4 км. То есть ваша продуктивность увеличилась.

Ответ на вопрос, что такое продуктивность в работе, даёт простая формула: Это Минимум затраченного времени + Максимум достигнутых результатов.

На производстве, в бизнесе данный показатель можно легко оценить, ориентируясь на количество произведённой продукции или растущую прибыль. Труд же конкретного человека измеряется не в количестве прибыли, а в умении рационально обращаться со своими способностями и талантами, заложенными природой.

Любой труд можно считать продуктивным, когда:

• Человек получает удовлетворение от работы.
• Она выполняется профессионально и качественно.
• Исполнитель не боится проявлять инициативу в работе.
• Работник не смотрит всё время на часы, ожидая, когда всё, наконец-то закончится. Он «горит работой», стремясь выполнить её на высоком уровне.

Продуктивность любой работы не зависит от количества времени, затраченного на её выполнение. Например, когда руководитель поручает исполнителю сделать отчёт к определённому времени, он считает такое требование разумным. Ведь на составление отчёта нужно немного времени. Но, если у вас есть другие обязанности и более срочные задачи, вы можете не успеть завершить порученную работу к установленному сроку. По этой причине для оценки результата используется ещё один важный показатель – эффективность сотрудника или труда.

Как связаны между собой продуктивность и эффективность

Если продуктивность представить в виде выручки с продаж от реализации продукции, то эффективность — это сумма, которая останется на руках после расчёта с поставщиками, уплаты налогов и прочих издержек. Иначе говоря, эффективность – это объём продукции с учётом затрат. Для измерения эффективности важно учитывать, каким путём был достигнут результат.

Снова вернёмся к примеру с двумя заводами. Мы помним о том, что завод «Б» сработал более продуктивно, выпустив 250 изделий. Но на нём работало вдвое больше сотрудников, чем на заводе «А». То есть, в итоге, если бы количество работающих на заводах было одинаковым, «Б» выпустил бы всего 125 изделий. Получается, что эффективность предприятия «А», выпустившего 150 изделий, выше на 20%.

Эффективность также измеряется как соотношение качества выполненной работы к затраченному на неё времени. Пример: двум сотрудницам колл-центра поручено обзвонить 100 клиентов в течение рабочего дня. Первая за день опросила 150 клиентов. Вторая созвонилась с 300 клиентами. Обе они достигли нужного результата, но вторая выполнила задание более эффективно. Она сделала 200 дополнительных звонков, в то время как её коллега – только 50.

Эффективность важна в любой работе. Но, не стоит зацикливаться на идеальном выполнении работы , сознательно поднимая себе планку. Постоянное беспокойство о качестве приводит к неуверенности в себе, повышению тревожности и прокрастинации. Беспокойство руководителя передастся команде. Её участники побоятся проявлять инициативу из-за страха ошибок.

В работе, повседневной жизни важно соблюдать своеобразный баланс, работая над обоими показателями, стараясь достигать поставленных целей, трезво оценивая, какие при этом несутся затраты.

Как измеряется продуктивность

В настоящее время для оценки эффективности и продуктивности используется система Objectives and Key Results (OKR), разработанная корпорацией Intel, и довольно быстро распространившаяся в бизнес пространстве. Ей пользуются крупные мировые компании, такие как Linkedln или Google, небольшие стартапы и начинающие предприниматели. С помощью данной методики удобно формулировать задачи, следить за эффективностью и повышать продуктивность.

Методика подразумевает постановку главных целей (Objectives) и выделение переходных периодов на пути к ним (Key Results), помогающих достигать нужного прогресса. Вы устанавливаете желаемые результаты, крайние сроки их достижения и отслеживаете продуктивность. Для этого требуется серьёзная мотивация и желание достичь запланированного результата.

Для оценки эффективности и результативности персонала во многих компаниях широко используется Key Performance Indicators-методология или KPI. Это количественно измеримый индикатор фактически достигнутых результатов. Показатели KPI утверждаются для отдельных сотрудников и подразделений компании. Например, для специалиста HR-отдела KPI определяется по количеству нанятых работников, оставшихся в компании после успешного прохождения испытательного срока.

Факторы, влияющие на продуктивность

Итак, мы разобрались, что значит продуктивность. Пора поговорить о том, какие факторы оказывают на неё влияние. В первую очередь, это состояние организма человека и условия, в которых он работает. Известно, что концентрация углекислого газа в помещениях напрямую влияет на уровень внимания и концентрацию присутствующих в них сотрудников. То есть добиться повышения продуктивности можно путём регулярного проветривания офиса и обеспечения его качественной вентиляции.

Ещё один важный фактор — уровень освещения в помещении. При его достаточном количестве персонал испытывает гораздо меньше проблем, связанных с напряжением глаз и повышенной утомляемостью. У них реже болит голова, следовательно, работают они более эффективно и продуктивно.

Аналогично воздействует на людей температура воздуха на рабочем месте. При её понижении ниже 20 градусов, сотрудники допускают больше ошибок. Но, при превышении более 25 градусов работоспособность также снижается.

Для повышения продуктивности важно регулярно заниматься спортом, следить за качеством и количеством сна. Чем меньше спит человек, тем хуже он воспринимает обучение, принимает большее количество неверных решений. В свою очередь, качественный сон вкупе с систематическими занятиями спортом способствует улучшению концентрации, памяти, повышает настроение и снижает уровень стресса, негативно влияющего на продуктивность.

Что мешает стать продуктивным

Повышение продуктивности – осознанный процесс, требующий времени, дисциплины и терпения. Чтобы выработать для себя определённую программу действий, нужно сначала понять, что мешает работать эффективно и продуктивно. Приведём несколько самых распространённых причин:

• Излишнее упорство. Это важное качество необходимо для достижения целей. Но, когда цели теряют значимость и важность, некоторые люди движутся к ним по инерции, не замечая перемен. Чтобы избежать этого бесполезного занятия, время от времени стоит задаваться вопросом об актуальности поставленных задач.
• Амплификация, повторение одних и тех же действий, чтобы убедиться в их правильности. Из-за этого силы растрачиваются впустую.
• Реверсия, возвращение в мыслях к прошлому с сожалением о нереализованных возможностях.
• Спешка, опережение событий. Строя планы на будущее, важно не упускать из виду текущих событий.

Затягивание, постоянные переносы работы также мешают стать продуктивным. Обещание, что вы сделаете её завтра, в понедельник, 1 января – это сознательный самообман.

Как повысить продуктивность

Существует немало эффективных и реально работающих способов повышения продуктивности. Вот некоторые из них:

1. Составляйте планы на день. Если этого не сделать, вы будете отвлекаться на посторонние, ничего не значащие занятия, например, общение с коллегами или изучение электронной почты.
2. Определите пики своей биологической активности. У большинства людей они приходятся на утреннее время. На этот период стоит планировать важные дела, требующие внимания и концентрации.
3. Избегайте многозадачности. При постоянном переключении между разными задачами продуктивность снижается до 40%. Поэтому лучше сосредоточиться на главном деле, не отвлекаясь на посторонние задания.
4. Применяйте техники и инструменты тайм-менеджмента для самоорганизации и распределения времени (это может быть метод GTD, матрица Эйзенхауэра, система Канбан или метод Помодоро).
5. Начинайте день с работы над сложными задачами. Маленькие дела, занимающие несколько минут, выполняйте сразу, не откладывайте на потом.
6. Письменно фиксируйте планы и отмечайте прогресс в их достижении.
7. Не превращайтесь в раба гаджетов, соцсетей и разговоров с токсичными людьми.
8. Высыпайтесь, уделяйте достаточно времени отдыху.
9. Пользуйтесь программами-напоминалками.
10. Будьте готовы к возможным отклонениям в плане из-за форс-мажоров.

Грамотно распределить и распланировать рабочий день, личное время поможет стратегия СВД. Данная аббревиатура расшифровывается как «Самые важные дела».

ЛидерТаск – удобный инструмент для повышения продуктивности

В эпоху цифровизации для улучшения продуктивности всё чаще используются электронные программы. В их число входит ЛидерТаск – современное, функциональное приложение для планирования задач, в котором удобно составлять планы, контролировать их исполнение и рационально организовывать любые дела. Отслеживать результативность команды, работающей над проектом, и каждого её участника. Ставить цели, задачи, делегировать их коллегам, подчинённым.

Оценить продуктивность в ЛидерТаск можно на информативном графике, на котором указывается количество порученных, выполненных и незавершённых вовремя задач, время их исполнения. За каждую успешно выполненную задачу присваивается один балл. Если сроки срываются, задание выполнено некачественно, баллы отнимаются.

Продуктивность может оцениваться по различным параметрам:

• По задачам (общим и индивидуальным);
• По времени (дням, неделям или месяцам).

Кроме графика результат может отображаться в виде шкалы, показывающей среднюю результативность пользователя в сравнении с другими участниками команды.

Заключение

Чтобы добиться успеха в работе, делайте то, что вам действительно нравится. Занимаясь любимым делом, вам гораздо проще будет достичь высокой продуктивности. Вовремя останавливайтесь. Не стоит пытаться спасать проект до конца, если в нём невозможно что-то изменить в лучшую сторону. Проведите анализ ошибок и идите дальше, чтобы успешно выполнить другую работу. Грамотно распределяйте свои силы, не бойтесь делегировать и научитесь фокусироваться на важном. И, вы заметите, как это отразится на вашей продуктивности.

Нельзя выиграть стометровку, если не знаешь, за сколько пробегаешь дистанцию ты и твои соперники. Так же в бизнесе: улучшить можно лишь то, что вы измерили. Хотим, чтобы продуктивность сотрудников росла? Тогда учимся понимать их, оценивать показатели, видеть динамику, отличать эффективность от продуктивности.

Меня зовут Александр Стихарев, я основатель сервиса для управления проектами Shtab. Расскажу о пяти техниках, которые помогут оценить и оптимизировать продуктивность работы сотрудников. Для начала давайте определим, почему это важно.

Есть эффективность, а есть продуктивность

Отличаются они почти так же, как качество и количество. Эффективный сотрудник даёт пользу: продажи принесли нужный объём средств, тексты понравились читателям, с рекламы получили лояльных клиентов.

На первый взгляд, эффективность гораздо важнее, и прокачивать в команде нужно именно её. Однако лучший вариант — сочетать эти два параметра. При этом наличие одного не означает, что у вас автоматически есть другой. Оценивать и развивать необходимо как качественный, так и количественный результат. Вот пример:

В мире бизнеса наиболее полезной будет модель Кинга. При этом оценку продуктивности менеджеры зачастую считают однозначной и уделяют этому недостаточно внимания. А зря.

Результат равнодушного отношения к продуктивности всегда один — вы теряете деньги и упускаете возможности роста, ведь команда нерационально расходует важнейший ресурс времени. Как же можно оценить продуктивность?

Сравните результаты с планом

У Антонины в плане 30 звонков в день, и она сделала ровно 30. Если это согласованный с ней объём, а вы по опыту знаете, что именно столько может выполнить сотрудник, значит всё отлично.

Можно (и нужно) ли делать больше? Это лучше выяснять менеджерам, которые могут провести исследования, пообщаться с сотрудниками, собрать и обработать фидбек.

А если обоснованный план не выполнен? Чтобы дать адекватную оценку, можно воспользоваться вот таким расчётом на основе план-фактного анализа. В нём мы выявляем размер отклонения от плана:

Дополнительный уровень — оценивайте динамику, а не каждый случай в отдельности. Так можно ещё на ранних этапах обнаружить снижение продуктивности, а значит вовремя среагировать и разобраться. Например, может оказаться, что дело не в плане, а в постановке задач. О том, как ставить задачи, я рассказывал в этой статье.

Оцените влияние сторонних факторов

На продуктивность влияют встречи и собрания. Без них сложно обойтись, это важный элемент рабочей коммуникации, однако увлекаться митингами — корпоративный грех. Многие встречи можно легко заменить письмом или звонком. Из лайфхаков вспоминается твит с плагином для гугл-календаря, который показывает стоимость митинга.

То же касается эффективной организации процессов (бюрократия никому не идёт на пользу), а ещё офисного пространства, быта. Если компания растёт, эти вещи нужно время от времени пересматривать и оптимизировать.

Делайте опросы

Разобраться в том, как сотрудники распределяют своё рабочее время бывает сложно, особенно в больших командах. Здесь помогут анонимные опросники, чтобы собрать наиболее честную картину. Где-то больше подойдут интервью. Главное — донести, что это не попытка отнять у них свободные минуты или навязать единый стиль работы. Должно быть искреннее намерение сделать процессы комфортнее для повышения их продуктивности.

Например, у сотрудников уходит 20-30 минут в день в ожидании, когда принтер освободится, чтобы напечатать нужные им файлы. Можно систематизировать его использование, докупить второй принтер или вовсе перевести эту часть работы в цифровой формат — ещё и бумагу сэкономите.

Есть человеческий фактор. Некоторые сотрудники, особенно новички, плохо управляются с тайм-менеджментом. В этом случае можно организовать им консультацию от экспертов или менторскую поддержку, чтобы помочь выйти на более продуктивный режим. Обычным тренингом или ссылкой на статью, к сожалению, не обойтись.

Анализируйте рабочее время

Менеджеру важно понимать, сколько времени нужно разработчику на код, а дизайнеру на макет. От этого зависит качество планирования.

К примеру, Shtab поможет измерить продуктивность сотрудников. На основе этих данных можно будет понять, кто справляется с нужным объёмом, кого нужно дополнительно обучить, какие требуются изменения в процессах или кадрах.

Самим сотрудникам трекеры часто помогают сконцентрироваться, а значит дать результат больше и лучше.

Настройте обратную связь

В условиях доверительных отношений, сотрудники скорее сообщат о возникающих препятствиях в работе. Важна и форма: она должна быть простой и действенной. Если сейлс пишет в чат-бот, что устаревшее ПО мешает быстро составлять КП, а менеджер реагирует через два месяца, то в следующий раз этим каналом коммуникации сотрудник не воспользуется.

Кроме того, нужна ясность в установках на продуктивность. Здорово, когда сотрудники могут обсудить заданные планки, аргументировать их снижение, если необходимо. Пересмотр стратегии лучше, чем выгоревшие сотрудники или наспех сделанные задачи. Никакие опросы или мониторинг не заменят общение в команде.

Пять приведенных в этой статье моделей оценки продуктивности можно сочетать, чередовать и дополнять своими. Если обнаружили проблемы или зоны роста — не откладывайте изменения. Пересмотрите план, пообщайтесь с командой, попробуйте новые сервисы. И не забывайте про работу над эффективностью. Как я отмечал в начале, именно комплексный подход даст лучшие результаты.

Поделитесь в комментариях, как вы улучшаете продуктивность? Неважно, свою или сотрудников.