Бухгалтер постоянно рискует получить запрос на пояснение или отказ в вычете от налоговой из-за того, что отправил или принял неправильно оформленные документы – особенно при большом документообороте.
Чтобы избежать таких последствий, можно запомнить специальный чек-лист для проверки ошибок. Проверили дату – поставили мысленно галочку – уверены, что здесь ошибки уже не будет. Мы же подготовили список «опасных мест» для ТОРГ-12, на которые надо обратить внимание в первую очередь, и несколько рекомендаций, как свести риск ошибок к минимуму.
Проверка входящей или исходящей бумажной ТОРГ-12
- Даты
- ИНН
- Реквизиты компании, грузополучателя, поставщика и плательщика
- Ошибки в табличной части
- Подписи, расшифровки подписей, печати
- Реквизиты связанных документов
- Данные под табличной частью
Проверяем взаимосвязь товарной накладной с ТТН или транспортной накладной. Так как товарную накладную составляют в один день с отгрузкой или сразу после нее, дата ее создания не должна быть указана как предыдущий день и раньше. Ошибка в дате – повод для налоговой службы признать сделку нереальной. А отсутствие даты принятия товара в накладной даст им право снять вычет (Постановление ФАС Московского округа от 7 марта 2014 г. № Ф05-977/2014).
Опечатались в ИНН? Готовьтесь к тому, что налоговая служба не сможет идентифицировать поставщика и покупателя и получит право снять расходы у покупателя.
Согласно Письму ФНС от 12.02.2015 № ГД-4-3/2104, ошибки в этих реквизитах при правильно указанном ИНН не помешают учесть расходы, но из-за нестыковок с другими документами вам придется предоставлять пояснения.
Особенно обратите внимание на стоимость и количество товаров, которые должны совпадать с данными счета-фактуры и транспортной накладной. В другом случае это будет поводом признать сделку нереальной и снять расходы.
Нельзя подтвердить расходы накладной без подписей или в том случае, если ее подписали неуполномоченные лица. Если ваш поставщик отказался от использования печати (имеет право согласно Федеральному закону от 06.04.15 № 82-ФЗ), попросите приложить письмо, подтверждающее этот факт.
Если реквизиты договора или заказа, по которому отгружен товар, и транспортной накладной не указаны или указаны с ошибкой, ждите – придет запрос пояснения.
Количество мест и масса товара, конечно же, должны совпадать с данными, указанными в табличной части накладной. Ошибка станет еще одним поводом для налоговой запросить пояснения.
Ошибки при переносе данных товарной накладной в «1С»
Этот тип ошибок не менее важен, так ошибки при переносе данных с бумажных документов могут повлиять на финансовый итог.
- Номера документов
- Даты
- Закладки
- НДС
- Счет-фактура
Необходимо различать номера документа, указанного контрагентом (красный цвет в примере), и номер документа, который присваивает база (зеленый цвет в примере).
Дата документа (красный цвет в примере) может отличаться от даты ввода документа (зеленый цвет в примере).
Услуги не должны быть занесены в закладку «Товары», и наоборот. Если это услуги, то поле «Склад» должно остаться пустым.
Не забудьте сравнить конечную сумму по документу: совпадает ли она с той, что указана на бумажном документе, а также выбран ли верный способ расчета НДС.
Обратите внимание, какой счет-фактура (при наличии) связана с этой накладной. В самом счете-фактуре также проверьте правильность проставления номеров и дат.
Способ вносить товарные накладные в «1С» без ошибок
Вы можете установить на свой компьютер программное обеспечение, которое поможет автоматизировать ввод бумажных документов. Например, используйте «Скан-Загрузку документов» – программу, которая позволит распознавать информацию с ТОРГ-12, счетов-фактур или УПД с отсканированного документа. Программа сама вносит эти данные в «1С».
Для начала необходимо указать папку, где хранятся сканы документов, или сканер, с которого будут поступать изображения.
При обработке документа для правильного распознавания нужно указать вид документа и тип печатной формы. Из доступных в данной папке файлов выбрать нужный и запустить процесс расшифровки.
Программа даст вам возможность предварительно просмотреть распознанные данные, прежде чем создавать на их основании запись о поступлении товаров. Благодаря этому можно проверить, все ли данные указаны верно.
Если товар от поставщика приходит с одним наименованием, а приходовать нужно с другим, программу достаточно один раз «научить», как значится данная номенклатура у вас. Так, если в номенклатуре поставщика мука, например, называется «Мука пшеничная», а в базе – «Пшеничная мука», программа не найдет соответствие и выделит такое поле красным. Надо нажать на это поле, выбрать из базы соответствующую номенклатуру (или ввести 1 раз вручную) – и в следующий раз программа уже запомнит и подберет соответствие самостоятельно.
Также программа проверяет расчет НДС. Даже если случается ошибка в цифрах, происходит автоматическая проверка: программа сверит количество, сумму, цену, ставку НДС, сумму НДС и итоговую сумму с НДС. В случае расхождения программа выделит поля, нуждающиеся в проверке.
В результате информация будет внесена, и вам останется при необходимости заполнить остальные поля (например, «Склад») и провести документ. Программа становится незаменимым помощником в тех случаях, когда вы получаете товарные накладные со списком наименований более 10 строк.
Попробуйте сами! По этой ссылке можно скачать бесплатную лайт-версию «Скан-Загрузки документов».
Скачать лайт-версию
Ошибки в документах – счетах-фактурах и «первичке» (бумажных или электронных[1]) неизбежны. Ведь от ошибок, как известно, никто не застрахован. И не всегда в этом виновата компания, которая составляет документы. Случается так, что в процессе их оформления изменяются реквизиты самой компании или ее контрагента либо условия сделки.
В редких случаях учетные документы, имеющие погрешности в оформлении, можно оставить в том виде, в каком они составлены изначально. Чаще всего требуется внести в них исправления. Но как правильно это сделать? Какие требования законодательства следует учесть?
Ошибки в документах могут быть выявлены любым из участников сделки, но исправить их, несомненно, должно лицо, составившее документы. Согласия контрагента для этого (если только речь не идет о взаимной договоренности сторон об изменении стоимости ранее отгруженных товаров, оказанных услуг, выполненных работ) не требуется. Достаточно лишь уведомить о данном факте контрагента и, соответственно, после устранения ошибок направить ему исправленные экземпляры документов.
Как правило, ошибки допускаются одновременно и в первичном документе (товарной накладной, акте), и в счете-фактуре, хотя на практике могут быть ситуации, когда требуется исправить только один из них.
Основания и правила устранения погрешностей в оформлении вышеупомянутых документов в главном схожи: обязательному исправлению подлежат существенные ошибки. Но имеются и некоторые различия, которые как раз и обусловлены разными подходами к определению степени существенности ошибки, выявленной в первичном учетном документе либо счете-фактуре.
Порядок исправления ошибок в счете-фактуре, который представляет собой документ налогового учета, определен гл. 21 НК РФ. В частности, ее положения помимо первичного документа допускают составление налогоплательщиками еще двух видов документов: корректировочного и исправленного (ст. 169 НК РФ). Ситуации, при которых необходимо составить тот или иной счет-фактуру, следует различать.
Корректировочный счет-фактура
Несмотря на то, что корректировочный счет-фактура имеет свой порядковый номер и в нем указывается дата составления, он по своей сути является дополнением к первоначальному счету-фактуре. Ведь в нем наравне с ранее отраженными сведениями об осуществленной операции дополнительно отражаются новые стоимостные и количественные показатели ранее отгруженных товаров, выполненных работ или оказанных услуг, а также окончательный результат произведенной корректировки (то есть увеличение или уменьшение показателей) (п. 1, 2 Правил заполнения корректировочного счета-фактуры[2]).
Налоговые нормы (п. 3 ст. 168, п. 10 ст. 172 НК РФ) предписывают составлять корректировочный счет-фактуру только при определенных обстоятельствах (которые приводят к изменению цены (тарифа) и объема (количества) отгрузки) и при достижении взаимной договоренности между участниками сделки о корректировке стоимости (количества или цены). К числу определенных обстоятельств, в частности, относится следующее:
- увеличение или уменьшение стоимости отгрузки (например, вследствие предоставления скидки покупателю или изменения условий сделки);
- возврат продавцу не оприходованных покупателем товаров[3];
- утилизация покупателем (по договоренности с продавцом) принятых на учет бракованных товаров[4];
- недостача товара или расхождения в сведениях о количестве товара (объеме работ или услуг), указанных в товарно-сопроводительных документах и счете-фактуре[5].
Принимая во внимание форму корректировочного счета-фактуры и правила его заполнения, можем с уверенностью утверждать, что поводом для составления такого документа является не исправление существенных ошибок, допущенных при его оформлении, а согласованная сторонами корректировка стоимости (количества или цены) по совершенной операции. Словом, упомянутая коррекция не имеет ничего общего с исправлением ошибок.
Исправленный счет-фактура
Исправлять счет-фактуру необходимо в том случае, если в первоначальном документе допущены существенные ошибки. Такими признаются ошибки, которые препятствуют налогоплательщику реализовать право на вычет «входного» НДС. Если же ошибка не признается таковой, изменения в счет-фактуру можно не вносить.
Существенные ошибки
Названные ошибки в счете-фактуре перечислены в таблице 1.
Таблица 1
|
Вид ошибки |
В чем проявляется |
Строка, графа счета-фактуры |
|
Нельзя определить, кто именно является продавцом или покупателем (пп. 2 п. 5, пп. 2 п. 5.1 ст. 169 НК РФ) |
Неверно указаны сведения в наименовании, адресе, ИНН/КПП продавца или покупателя* |
Строки 2, 2а, 2б, 6,6а, 6б |
|
Нельзя определить, какой именно товар, работа или услуга реализованы или приобретены (пп. 5 п. 5, пп. 4 п. 5.1 ст. 169 НК РФ) |
Неверно указано наименование товара, работ или услуг |
Графа 1 |
|
Невозможно определить стоимость отгруженных товаров (работ, услуг) или сумму предоплаты (пп. 8 п. 5, пп. 5 п. 5.1 ст. 169 НК РФ) |
Неверно, например, указаны: – наименование валюты (пп. 6.1 п. 5, пп. 4.1 п. 5.1 ст. 169 НК РФ); – количество товаров (работ, услуг) (пп. 6 п. 5 ст. 169 НК РФ); – цена товаров (работ, услуг) (пп. 7 п. 5 ст. 169 НК РФ)** |
Строка 7, графы 3, 4, 5 |
|
Невозможно определить ставку НДС (пп. 10 п. 5, пп. 6 п. 5.1 ст. 169 НК РФ) |
Указана ставка 18%, а налог исчислен исходя из ставки 10% либо по операциям, поименованным в ст. 149 НК РФ, начислен НДС по ставке 10 или 18% |
Графа 7 |
|
Нельзя определить предъявляемую покупателю сумму налога (пп. 11 п. 5, пп. 7 п. 5.1 ст. 169 НК РФ) |
Допущена арифметическая ошибка при умножении графы 5 на графу 7 или не заполнены показатели указанных граф |
Графа 8 |
|
Нельзя определить, кем подписан счет-фактура (п. 6 ст. 169 НК РФ) |
Счет-фактура завизирован лицом, не имеющим на это полномочий*** |
Строки для указания Ф. И. О. и проставления подписей |
*
Если в счете-фактуре есть опечатки в наименовании покупателя (заглавные буквы заменены строчными и наоборот, проставлены лишние символы (тире, запятые) и др.), которые не препятствуют идентификации покупателя, то такой счет-фактура не является основанием для отказа в принятии к вычету сумм налога (Письмо Минфина России от 02.05.2012 № 03‑07‑11/130).
**
Счета-фактуры с арифметическими ошибками, допущенными в графе 5 (в ней отражается результат перемножения показателей граф 3 и 4), не могут признаваться основанием для принятия к вычету сумм НДС (письма Минфина России от 18.09.2014 № 03‑07‑09/46708, от 30.05.2013 № 03‑07‑09/19826).
***
Некоторые суды (см. Постановление ФАС ДВО от 10.06.2014 № Ф03-2116/2014 по делу № А51-17093/2013) считают, что подписание счетов-фактур неустановленными лицами в силу п. 2 ст. 169 НК РФ уже является самостоятельным основанием для отказа в принятии налоговых вычетов по НДС. Однако есть судебные решения (см. Постановление АС СКО от 11.06.2015 № Ф08-3452/2015 по делу № А32-26952/2012), в которых арбитры признали подписание счетов-фактур неустановленным и неуполномоченным лицом несущественным обстоятельством.
Обобщим сказанное. Составлять исправленный счет-фактуру необходимо, если:
- допущена техническая ошибка. Таковой признается ошибка, возникшая в результате неправильного ввода данных о цене и (или) количестве отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг) в специализированные программы, используемые для ведения бухгалтерского и налогового учета (письма Минфина России от 25.02.2015 № 03‑07‑09/9433, от 15.08.2012 № 03‑07‑09/119, ФНС России от 01.02.2013 № ЕД-4-3/1406@);
- допущена арифметическая ошибка (то есть ошибка в вычислениях) (Письмо Минфина России от 13.04.2012 № 03‑07‑09/34);
- неверно указаны наименования, адреса, ИНН/КПП покупателя и продавца;
- счет-фактура подписан неуполномоченным лицом.
Если ошибка в счете-фактуре не препятствует идентификации продавца, покупателя, наименования товаров (работ, услуг), их стоимости, а также налоговой ставки и суммы налога, предъявленной покупателю, то новые экземпляры счетов-фактур не составляются (п. 7 Правил заполнения счета-фактуры[6]).
Порядок составления исправленного счета-фактуры
Исправленный счет-фактура – это новый счет-фактура (а не дополнение – как корректировочный счет-фактура), который оформляется вместо неправильного документа. Способ составления – бумажный или электронный, значения в данном случае не имеет. Причем исправленному счету-фактуре присваиваются не новый номер и дата, а указываются номер и дата первоначального счета-фактуры (то есть показатель строки 1 остается неизменным). В то же время заполняется строка 1а счета-фактуры, в которой отражаются порядковый номер и дата исправления. Остальные показатели нового экземпляра счета-фактуры, в том числе новые (первоначально не заполненные) или уточненные (измененные), указываются в соответствии с настоящим документом (абз. 3 п. 7 Правил заполнения счета-фактуры).
И последнее. Изложенный порядок применяется и при внесении исправлений в корректировочный счет-фактуру (при выявлении в ранее составленном документе существенных ошибок) (п. 6 Правил заполнения корректировочного счета-фактуры).
Подведем предварительные итоги. Резюмируя вышесказанное, покажем схематично отличия между корректировочным и исправленным счетами-фактурами.
Надо ли исправлять первичные документы?
Итак, исправленный счет-фактура составлен. Нужно ли вносить изменения в «первичку»?
Счета-фактуры оформляются на основании первичного документа (товарной накладной, акта оказанных услуг или выполненных работ). Поэтому если в счете-фактуре имела место ошибка, то она почти гарантировано присутствует и в первичном документе («почти» – когда оба документа составляются вручную без применения специализированных автоматизированных средств учета). И если ошибка является существенной для счета-фактуры, то таковой она будет и для первичного документа. Данный вывод обусловлен:
- разъяснениями Минфина из Письма от 04.02.2015 № 03‑03‑10/4547[7], из которых следует, что существенными ошибками в первичных документах считаются ошибки, которые возникли в результате неправильного указания сведений, отнесенных к разряду обязательныхреквизитов[8];
- сравнительным анализом обязательных реквизитов первичного учетного документа, приведенных в ст. 9 Закона о бухгалтерском учете, с вышеупомянутым перечнем существенных ошибок в счете-фактуре (см. таблицу 2).
Таблица 2
|
Обязательные реквизиты первичного документа |
Перечень существенных ошибок в счете-фактуре |
|
Указываются: – наименование документа; – дата составления документа; – наименование лица, составившего документ; – содержание факта хозяйственной жизни; – величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения; – наименование должностей лиц, ответственных за оформление документа; – подписи и Ф. И. О. лиц, подписавших документ |
Неверно отражены: – наименование, адрес, ИНН/КПП продавца и (или) покупателя; – наименование товаров, работ или услуг; – наименование, код валюты; – количество товаров (работ, услуг); – цена товаров (работ, услуг); – применяемая ставка налога; – Ф. И. О. лиц, уполномоченных на подписание счетов-фактур |
Порядок исправления первичных документов можно разработать самостоятельно
В обоснование данного тезиса можем привести следующие аргументы.
Во-первых, возможность внесения исправлений в первичные учетные документы установлена ч. 7 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете. Здесь же оговаривается, что исправлению подлежит не всякий документ. Например, нельзя изменить кассовые и банковские документы (п. 4.7 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210‑У, п. 16 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ[9]).
Во-вторых, механизм внесения исправлений в первичные документы ч. 7 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете не регламентирован. Здесь установлены лишь минимальные требования к содержанию исправленного первичного документа: обязательное указание даты внесения исправлений, а также идентифицирующих сведений о лицах, сделавших это. По сути, в норме изложены основные правила корректурногоспособа внесения исправлений, порядок осуществления которого приведен в разд. 4 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете[10] (далее – Положение).
Между тем отсутствие в Законе о бухгалтерском учете детализированного порядка внесения исправлений в первичные учетные документы дает организациям определенную свободу. Они вправе разработать подходящий способ осуществления правки в «первичке» с учетом особенностей документооборота (разумеется, этот момент необходимо отразить в учетной политике).
Кстати, на наличие у экономических субъектов подобного права Минфин указал в Письме от 22.01.2016 № 07‑01‑09/2235. И это справедливо, поскольку в случае применения электронных документов внесение в них исправлений, например, вышеупомянутым корректурным способом невозможно.
Нюансы, которые нужно учесть при утверждении способа исправления «первички»
В настоящее время распространены следующие способы внесения исправлений в первичные учетные документы.
1. Внесение исправлений в изначальный учетный документ.
Алгоритм действий в данном случае определен разд. 4 Положения. Этот способ применяется в отношении документов, составленных вручную или автоматизированным способом (то есть при помощи специализированных бухгалтерских программ, например 1С: Бухгалтерия). Ведь в последнем случае, несмотря на, казалось бы, электронный метод создания документа, он таковым не является, так как в документообороте подобный документ используется как обычный бумажный.
Порядок действий таков: зачеркиваются неправильный текст или суммы и надписываются над зачеркнутым исправленный текст или суммы. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное. Устранение ошибки должно быть оговорено надписью «исправлено», подтверждено подписью лиц, подписавших документ. Также проставляется дата исправления.
Недостатком данного способа является невозможность его использования, если нужно внести не одно, а несколько исправлений в документ (последний становится нечитаемым). Неудобен он и при исправлении двусторонних документов, поскольку изменения должны быть внесены в оба экземпляра[11].
2. Выставление нового (корректирующего) документа.
Сразу оговоримся, названный метод основан на способе внесения исправлений по аналогии с утвержденным порядком составления исправленных счетов-фактур, который прописан в п. 7 Правил заполнения счета-фактуры. А название – новый (корректирующий) документ – взято из Рекомендаций Фонда НРБУ БМЦ Р-41/2013‑КпР «Внесение исправлений в первичные документы»[12]. Хотя по смыслу анализируемого вопроса и с учетом используемой аналогии со счетами-фактурами в данном случае правильнее говорить о новом (исправленном) документе. Но чтобы не путать читателя, мы не будем отступать от используемой в названных рекомендациях терминологии (тогда как фактически мы будем говорить именно о составлении нового первичного документа взамен неправильного).
При применении данного метода необходимо соблюсти минимальные требования ч. 7 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете: составленный новый документ должен идентифицировать исправленный по дате внесения исправления и подтверждать его подлинность подписями (с расшифровкой) лиц, составивших документ.
Обратите внимание
Хотя при обнаружении ошибок в первичном документе Законом о бухгалтерском учете не предусмотрена замена ранее принятого к учету первичного учетного документа новым (на это, в частности, указали финансисты в Письме № 07‑01‑09/2235), арбитры тем не менее считают возможным осуществление подобной замены.
Например, в Постановлении Девятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 21.02.2013 по делу № А64-3569/2012 отмечено: закон не исключает права налогоплательщика и его контрагентов вносить исправления в счета-фактуры и первичные документы, составленные с нарушением установленного порядка либо содержащие недостоверные сведения о совершенных хозяйственных операциях, и не запрещает налогоплательщику устранять несоответствие первичных документов требованиям бухгалтерского законодательства путем внесения в неправильно оформленный документ исправлений, его переоформления, замены на оформленный в установленном порядке и представлять переоформленные первичные документы в налоговый орган или в суд для обоснования правомерности применения налоговых вычетов или расходов по налогу на прибыль.
В части электронных документов необходимо пояснить следующее. В силу технических особенностей их составления использование корректурного способа внесения исправлений не представляется возможным. Следовательно, в случае применения электронного документооборота единственным возможным вариантом устранения ошибок является составление нового (корректирующего) документа.
В настоящее время утверждены лишь электронные форматы некоторых первичных документов (см. Письмо ФНС России от 09.02.2016 № ЕД-4-2/1984@):
- товарной накладной (форма ТОРГ-12) и акта приемки-сдачи работ (услуг)[13];
- документа о передаче товаров при торговых операциях[14];
- документа о передаче результатов работ (документа об оказании услуг)[15].
О перспективе расширения в ближайшее время перечня электронных первичных документов ФНС сообщила в Письме от 09.12.2015 № ЕД-4-2/21577, указав, какие именно мероприятия проводятся в этой области.
Но вернемся от перспектив к реалиям. Форматы не всех указанных выше первичных документов предусматривают специального поля для отражения номера и даты исправления. А это (как упоминалось ранее) необходимый атрибут для устранения ошибок в «первичке». Однако данная проблема решается довольно легко. Ведь хозяйствующий субъект вправе дополнить документ обозначенными полями самостоятельно: например, форму электронного первичного документа – информационным полем, в котором будут отражаться сведения о номере и дате исправления.
* * *
Резюмируем сказанное. Внесение исправлений в счета-фактуры и первичные документы требует от вносящего их налогоплательщика определенных знаний. При выявлении в счетах-фактурах ошибок (подчеркнем, существенных) необходимо составить новый (это важно!) «исправительный» документ (независимо от формата первоначального – бумажного или электронного). Причем согласовывать внесение изменений в счет-фактуру с контрагентом не нужно.
Соответствующие изменения, как правило, требуется внести и в первичный документ (товарную накладную, акт оказанных услуг или выполненных работ), поскольку счет-фактура оформляется на основании этого документа. И если ошибка является существенной для счета-фактуры, то таковой она, вероятно, будет считаться и для первичного документа.
Способ внесения исправлений в «первичку» хозяйствующий субъект вправе разработать самостоятельно с учетом особенностей документооборота. Подобная возможность обусловлена отсутствием в Законе о бухгалтерском учете детализированного механизма внесения исправлений в первичные учетные документы.
На практике распространены такие способы устранения ошибок:
- внесение исправлений в изначальный первичный учетный документ (так называемый корректурный способ). Использовать корректоры и подчищать текст для исправления первичных учетных документов не следует, подобные документы являются недействительными;
- оформление нового исправленного экземпляра первичного документа (по аналогии с исправленным счетом-фактурой).
[1] Федеральный закон от 06.12.2011 № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон о бухгалтерском учете) допускает два способа оформления первичных документов: на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. Ни один из них не является приоритетным, поскольку электронный документ равнозначен бумажному (разумеется, если они оформлены и подписаны с учетом требований законодательства). Также в электронной форме можно составлять счета-фактуры (п. 1 ст. 169 НК РФ).
[2] Утверждены Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 (далее – Постановление № 1137).
[3] См. Письмо Минфина России от 01.04.2015 № 03‑07‑09/18053.
[4] См. Письмо Минфина России от 13.07.2012 № 03‑07‑09/66.
[5] См. письма Минфина России от 12.05.2012 № 03‑07‑09/48, ФНС России от 01.02.2013 № ЕД-4-3/1406@.
[6] Утверждены Постановлением № 1137.
[7] Письмом ФНС России от 12.02.2015 № ГД-4-3/2104@ данные разъяснения доведены до сведения территориальных налоговых органов и налогоплательщиков.
[8] Буквально финансисты перечислили в названном письме квалифицирующие признаки несущественных ошибок для первичных документов. Это ошибки, не препятствующие идентификации продавца, покупателя товаров (работ, услуг), наименования товаров (работ, услуг) и их стоимости, других обстоятельств документируемого факта хозяйственной жизни. Хотя в данном письме обозначен подход к недочетам в документах применительно к налогу на прибыль, полагаем, его можно распространить на НДС. Ведь условием для признания вычетов наравне с наличием счетов-фактур является и наличие первичных документов, на основании которых товары (работы, услуги) принимаются к учету (п. 1 ст. 172 НК РФ).
[9] Утверждено Приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н.
[10] Утверждено Минфином СССР от 29.07.1983 № 105. Несмотря на солидный возраст Положения, оно является действующим и применяется в части, не противоречащей Закону о бухгалтерском учете.
[11] Как отмечено в Постановлении Десятого арбитражного апелляционного суда от 16.01.2015 № 10АП-14763/2014 по делу № А41-53651/14, одностороннее изменение сведений в первичных документах без взаимного волеизъявления сторон противоречит закону и не влечет правовых последствий (см. также Постановление Первого арбитражного апелляционного суда от 30.06.2015 по делу № А43-27322/2014).
[12] Текст документа можно найти на сайте www.bmcenter.ru.
[13] Формат данных документов рекомендован Приказом ФНС России от 21.03.2012 № ММВ-7-6/172@.
[14] Формат утвержден Приказом ФНС России от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@.
[15] Формат утвержден Приказом ФНС России от 30.11.2015 № ММВ-7-10/552@.
Если в «Холидей» отправили УПД, который не прошёл проверку на стороне сети, на документ поступит уточнение с текстом ошибки.
Проверка товарной накладной, полученной из УПД
| Проверка | Текст ошибки |
|---|---|
| Проверка параметров документа | |
| Если функция УПД (/Файл/Документ@Функция) = СЧФДОП и поставщик работает по упрощенной системе налогообложения (признак УСНО смотрим в офисной системе) | Поставщик работает по упрощенной системе налогообложения. Функция УПД должна быть равна «ДОП» |
| Заполненность ИНН грузоотправителя ( /Файл/Документ/СвСчФакт/ГрузОт/ГрузОтпр/ИдСв/СвЮЛУч@ИННЮЛ или /Файл/Документ/СвСчФакт/ГрузОт/ГрузОтпр/ИдСв/СвИП@ ИННФЛ ) | Не указан ИНН грузоотправителя |
| Заполненность ИНН грузополучателя(/Файл/Документ/СвСчФакт/ГрузПолуч/ИдСв/СвЮЛУч@ИННЮЛ Или /Файл/Документ/СвСчФакт/ГрузПолуч/ИдСв/СвИП@ ИННФЛ ) | Не указан ИНН грузополучателя |
| Заполненность ИНН/КПП плательщика/покупателя (/Файл/Документ/СвСчФакт/СвПокуп/ИдСв/СвЮЛУч@ИННЮЛ и /Файл/Документ/СвСчФакт/СвПокуп/ИдСв/СвЮЛУч@КПП) | Не указаны параметры ИНН/КПП получателя |
| Совпадение ИНН покупателя и грузополучателя (/Файл/Документ/СвСчФакт/СвПокуп/ИдСв/СвЮЛУч@ИННЮЛ и /Файл/Документ/СвСчФакт/ГрузПолуч/ИдСв/СвЮЛУч@ИННЮЛ) | ИНН покупателя не совпадает с ИНН грузополучателя |
| Если поставщик является юридическим лицом, то проверяем заполненность ИНН и КПП в УПД (/Файл/Документ/СвСчФакт/СвПрод/ИдСв/СвЮЛУч@ИННЮЛ и /Файл/Документ/СвСчФакт/СвПрод/ИдСв/СвЮЛУч@КПП) | Не указаны параметры ИНН/КПП отправителя |
| Если поставщик является юридическим лицом, то ищем в справочнике контрагентов поставщика по ИНН и КПП (/Файл/Документ/СвСчФакт/СвПрод/ИдСв/СвЮЛУч@ИННЮЛ и /Файл/Документ/СвСчФакт/СвПрод/ИдСв/СвЮЛУч@КПП) И признаком «Разрешено работать с ЭТН и ЭСФ» | Не удалось определить поставщика по ИНН/КПП |
| Если поставщик является индивидуальным предпринимателем, то проверяем заполненность ИНН в УПД (/Файл/Документ/СвСчФакт/СвПрод/ИдСв/СвИП@ИННФЛ) | Не указан параметр ИНН отправителя |
| Если поставщик является индивидуальным предпринимателем, то ищем в справочнике контрагентов поставщика по ИНН (/Файл/Документ/СвСчФакт/СвПрод/ИдСв/СвИП@ИННФЛ) И признаком «Разрешено работать с ЭТН и ЭСФ» | Не удалось определить поставщика по ИНН |
| Если поставщик является индивидуальным предпринимателем и он работает по основной системе налогообложения, то проверяем, что в разделе «Продавец» заполнены «Реквизиты свидетельства о государственной регистрации индивидуального предпринимателя». | Не заполнены реквизиты свидетельства о государственной регистрации индивидуального предпринимателя в разделе «Продавец» |
| Если подписант является индивидуальным предпринимателем и он работает по основной системе налогообложения, то проверяем, что в разделе «Подписант» заполнены «Реквизиты свидетельства о государственной регистрации индивидуального предпринимателя». | Не заполнены реквизиты свидетельства о государственной регистрации индивидуального предпринимателя в разделе «Подписант» |
| Если грузоотправитель является индивидуальным предпринимателем и он работает по основной системе налогообложения, то проверяем, что в разделе «Грузоотправитель» заполнены «Реквизиты свидетельства о государственной регистрации индивидуального предпринимателя». | Не заполнены реквизиты свидетельства о государственной регистрации индивидуального предпринимателя в разделе «Грузоотправитель» |
Если в офисной системе уже есть УПД (товарная часть), удовлетворяющая условиям:
то принимаемый документ отклоняется. Если же в офисной системе уже есть УПД (товарная часть), удовлетворяющая условиям:
то ранее полученный документ отклоняется. |
|
| Заполненность Суммы НДС документа (/Файл/Документ/ТаблСчФакт/ВсегоОпл/СумНалВсего/СумНал) | Не указана Сумма НДС по документу |
| Проверка, что суммы НДС по товарам соответствуют указанной сумме НДС по документу | Указанная сумма НДС по документу не совпадает с суммой НДС по товарным позициям |
| Заполненность Суммы без НДС (/Файл/Документ/ТаблСчФакт/ВсегоОпл@СтТовБезНДСВсего) | Не указана Сумма без НДС по документу |
| Проверка, что суммы без НДС по товарам соответствуют указанной сумме без НДС по документу (допуск +/- 5 коп.) | Указанная сумма без НДС по документу не совпадает с суммой без НДС по товарным позициям |
| Заполненность Суммы с НДС (/Файл/Документ/ТаблСчФакт/ВсегоОпл@СтТовУчНалВсего) | Не указана Сумма с НДС по документу |
| Проверка, что суммы с НДС по товарам соответствуют указанной сумме с НДС по документу | Указанная сумма с НДС по документу не совпадает с суммой с НДС по товарным позициям |
| Проверка подлинности подписи, проверка что подпись принадлежит документу | Не пройдена проверка ЭЦП подписанта |
| Проверка сертификата ЭЦП | Комментарий зависит от ошибки |
| Проверка, что в сертификате подписанта указан ИНН | Не найдено ИНН в ЭЦП |
| Проверка, что ИНН в сертификате совпадает с ИНН продавца в товарной части УПД | ИНН из ЭЦП не совпадает с ИНН из ЭТН |
| Проверка, что в сертификате указано ФИО владельца сертификата | Не удалось определить ФИО подписанта |
| Проверка, что в хранилище доверенностей Компании есть доверенность на поставщика с ФИО, который указан в сертификате | Не найдена доверенность на подписание документа |
| Проверка, что доверенность на контрагента по указанному ФИО не истекла | Дата доверенности на подписание документа истекла |
| Проверка табличной части документа | |
| Проверка заполненности наименования товара (/Файл/Документ/ТаблСчФакт/СведТов@НаимТов) | «Не указано наименование товара по товарной позиции № %номер товарной позиции в документе% |
| Проверка заполненности штрих- кода товара (Значение из /Файл/Документ/ТаблСчФакт/СведТов/ИнфПолФХЖ2@Значен при условии, что в /Файл/Документ/ТаблСчФакт/СведТов/ИнфПолФХЖ2@Идентиф указано значение «штрихкод») | Не указан ШК товара %наименование_товара% по товарной позиции № %номер товарной позиции в документе% |
| Наличие указанного штрихкода в справочнике номенклатуры в офисной системе | ШК товара %штрих- код_товара% отсутствует в системе |
| Заполненность кода единицы измерения (/Файл/Документ/ТаблСчФакт/СведТов@ОКЕИ_Тов) | Не указан код единицы измерения по товару %штрих-код товара% |
| Проверка заполненности цены без НДС единицы товара (/Файл/Документ/ТаблСчФакт/СведТов@ЦенаТов) | «Не указана цена без НДС за единицу товара %штрих-код товара% |
| Проверка заполнености ставки НДС товара (/Файл/Документ/ТаблСчФакт/СведТов@НалСт) | Не указана Ставка НДС по товарной позиции %штрих-код товара% |
| Проверка заполненности Суммы с НДС по товарной позиции (/Файл/Документ/ТаблСчФакт/СведТов@СтТовУчНал) | Не указана Сумма с НДС по товарной позиции %штрих-код товара% |
| Проверка заполненности Суммы без НДС по товарной позиции (/Файл/Документ/ТаблСчФакт/СведТов@СтТовБезНДС) | Не указана Сумма без НДС по товарной позиции %штрих-код товара% |
Сверка товарной части УПД и DESADV
| Проверка | Текст ошибки |
|---|---|
| Проверка по параметрам документа | |
| Проверка на совпадение ИНН продавца в товарной части УПД и DESADV В УПД смотрим поле /Файл/Документ/СвСчФакт/СвПрод/ИдСв/СвЮЛУч@ИННЮЛ или /Файл/Документ/СвСчФакт/СвПрод/ИдСв/СвИП@ИННФЛ | ИНН поставщика в уведомлении и накладной не совпадают |
| Проверка на совпадение ИНН покупателя в товарной части УПД и DESADV В УПД смотрим поле /Файл/Документ/СвСчФакт/СвПокуп/ИдСв/СвЮЛУч@ИННЮЛ | ИНН покупателя в уведомлении и накладной не совпадают |
| Проверка на совпадение Суммы с НДС в товарной части УПД и DESADV В УПД смотрим поле /Файл/Документ/ТаблСчФакт/ВсегоОпл@СтТовУчНалВсего | Сумма с НДС документа в уведомлении и накладной не совпадают |
| Проверка на совпадение Суммы НДС в товарной части УПД и DESADV В УПД смотрим поле /Файл/Документ/ТаблСчФакт/ВсегоОпл/СумНалВсего/СумНал | Сумма НДС документа в уведомлении и накладной не совпадают |
| Проверка на совпадение Суммы без НДС в товарной части УПД и DESADV В УПД смотрим поле /Файл/Документ/ТаблСчФакт/ВсегоОпл@СтТовБезНДСВсего | Сумма без НДС документа в уведомлении и накладной не совпадают |
| Проверка на совпадение общего количества товара в товарной части УПД и DESADV В УПД для получения общего количества товара суммируем по всем строкам значения поля /Файл/Документ/ТаблСчФакт/СведТов@КолТов | Количество товара итого по поставке в уведомлении и накладной не совпадают |
| Проверка, что в товарной части УПД нет товаров, отсутствующих в DESADV | Товар %Наименование в ЭТН% отсутствует в уведомлении об отгрузке |
| Проверка, что в DESADV нет товаров, отсутствующих в товарной части УПД | Товар %штрихкод в ASN% отсутствует в электронной накладной |
| Проверка по параметрам строк документа | |
| Проверка на совпадение количества товара в строке в товарной части УПД и DESADV В УПД смотрим поле /Файл/Документ/ТаблСчФакт/СведТов@КолТов | «Количество товара %наименование% в уведомлении и накладной не совпадают |
| Проверка на совпадение ставки НДС товара в строке в товарной части УПД и DESADV В УПД смотрим поле /Файл/Документ/ТаблСчФакт/СведТов@НалСт | «Ставка НДС товара %наименование% в уведомлении и накладной не совпадают |
| Проверка на совпадение Цены без НДС товара в строке в товарной части УПД и DESADV В УПД смотрим поле /Файл/Документ/ТаблСчФакт/СведТов@ЦенаТов | Цена без НДС товара %наименование% в уведомлении и накладной не совпадают |
| Проверка на совпадение единицы измерения товара в строке в товарной части УПД и DESADV В УПД смотрим поле /Файл/Документ/ТаблСчФакт/СведТов@ОКЕИ_Тов | «Единица измерения товара %наименование% в уведомлении и накладной не совпадают |
| Проверка на то, что Сумма без НДС товара в строке в товарной части УПД и DESADV отличается не более, чем на 5 копеек. В УПД смотрим поле /Файл/Документ/ТаблСчФакт/СведТов@СтТовБезНДС | Сумма без НДС товара %наименование% в уведомлении и накладной не совпадают |
| Проверка на совпадение Суммы НДС товара в строке в товарной части УПД и DESADV В УПД смотрим поле /Файл/Документ/ТаблСчФакт/СведТов/СумНал/СумНал | Сумма НДС товара %наименование% в уведомлении и накладной не совпадают |
| Проверка на совпадение Суммы с НДС товара в строке в товарной части УПД и DESADV В УПД смотрим поле /Файл/Документ/ТаблСчФакт/СведТов@СтТовУчНал | Сумма с НДС товара %наименование% в уведомлении и накладной не совпадают |
Проверка части «СЧФ», полученного из УПД
| Проверка | Текст ошибки |
|---|---|
| Проверка параметров документа | |
Проверка на выполнение условия:
(/Файл/Документ/Подписант@ОблПолн) |
Для функции %Функция УПД% в поле «Область полномочий» указано некорректное значение %Значение поля Область полномочий% |
Проверка на выполнение условия:
|
Счет-фактура составлен не продавцом. В реквизите «Статус» указано неверное значение |
Проверка на выполнение условия:
|
ЭСФ составлен продавцом, в реквизите «Статус» указано неверное значение |
| Если поставщик является юридическим лицом, то проверяем заполненность ИНН в УПД (/Файл/Документ/СвСчФакт/СвПрод/ИдСв/СвЮЛУч@ИННЮЛ ) | «Не указан ИНН продавца» |
| Если поставщик является юридическим лицом, то ищем в справочнике контрагентов поставщика по ИНН и КПП (/Файл/Документ/СвСчФакт/СвПрод/ИдСв/СвЮЛУч@ИННЮЛ) | «Не удалось определить продавца по ИНН/КПП. Проверьте правильность указания ИНН и/или КПП продавца и наличие соглашения об обмене электронными счет-фактурами» |
| Если поставщик является индивидуальным предпринимателем, то проверяем заполненность ИНН в УПД (/Файл/Документ/СвСчФакт/СвПрод/ИдСв/СвИП@ИННФЛ) | «Не указан ИНН продавца» |
| Если поставщик является индивидуальным предпринимателем, то ищем в справочнике контрагентов поставщика по ИНН (/Файл/Документ/СвСчФакт/СвПрод/ИдСв/СвИП@ИННФЛ) | «Не удалось определить продавца по ИНН/GLN. Проверьте правильность указания ИНН продавца и наличие соглашения об обмене электронными счет- фактурами» |
| Если поставщик является индивидуальным предпринимателем и он работает по основной системе налогообложения, то проверяем, что в разделе «Продавец» заполнены «Реквизиты свидетельства о государственной регистрации индивидуального предпринимателя». | Не заполнены реквизиты свидетельства о государственной регистрации индивидуального предпринимателя в разделе «Продавец» |
| Если подписант является индивидуальным предпринимателем и он работает по основной системе налогообложения, то проверяем, что в разделе «Подписант» заполнены «Реквизиты свидетельства о государственной регистрации индивидуального предпринимателя». | Не заполнены реквизиты свидетельства о государственной регистрации индивидуального предпринимателя в разделе «Подписант» |
| Проверка на заполненность ИНН грузоотправителя( /Файл/Документ/СвСчФакт/ГрузОт/ГрузОтпр/ИдСв/СвЮЛУч@ИННЮЛ или /Файл/Документ/СвСчФакт/ГрузОт/ГрузОтпр/ИдСв/СвИП@ ИННФЛ) | Не заполнен ИНН грузоотправителя |
| Совпадение ИНН покупателя и грузополучателя (/Файл/Документ/СвСчФакт/СвПокуп/ИдСв/СвЮЛУч@ИННЮЛ и /Файл/Документ/СвСчФакт/ГрузПолуч/ИдСв/СвЮЛУч@ИННЮЛ) | ИНН покупателя не совпадает с ИНН грузополучателя |
| Если грузоотправитель является индивидуальным предпринимателем и он работает по основной системе налогообложения, то проверяем, что в разделе «Грузоотправитель» заполнены «Реквизиты свидетельства о государственной регистрации индивидуального предпринимателя». | Не заполнены реквизиты свидетельства о государственной регистрации индивидуального предпринимателя в разделе «Грузоотправитель» |
| Проверка, что ранее от этого контрагента не был получен первичный счет-фактура с таким же номером и датой, что и у принимаемого первичного счета-фактуры (УПД с функцией СЧФДОП или СЧФ) | «Счет-фактура с указанными номером и датой был представлен Вами ранее. Проверьте правильность указания номера и даты счет-фактуры» |
| Проверка, что принимаемый исправленный счет-фактура имеет дату исправления не ранее дату первичного счета-фактуры, выставленного контрагентом ранее | «Дата исправления счета- фактуры ранее даты составления счет- фактуры» |
| Проверка, что для принимаемого исправленного счета-фактуры в системе есть первичный счет-фактура, выставленный контрагентом ранее | «Отсутствует первичный счет-фактура, к которому составлен данный исправленный счет-фактура.» |
| Проверка, что ранее не был получен исправленный счет-фактура от того же контрагента с теми же номером и датой счета-фактуры и исправления счета-фактуры, что и у принимаемого документа | «Исправленный счет- фактура с указанными реквизитами уже существует» |
| Проверка, что суммы НДС по товарам соответствуют указанной сумме НДС по документу | «Неверно рассчитан итог по графе «Сумма налога, предъявляемая покупателю» счет-фактуры — не совпадает с суммой НДС, указанной построчно» |
| Проверка, что суммы с НДС по товарам соответствуют указанной сумме с НДС по документу | «Неверно рассчитан итог по графе «Стоимость товаров (работ, услуг), имущественных прав с налогом -всего» — не совпадает со стоимостью товаров (работ, услуг), имущественных прав с налогом, указанной построчно» |
| Заполненность Суммы без НДС (/Файл/Документ/ТаблСчФакт/ВсегоОпл@СтТовБезНДСВсего) | «Не указан итоговый показатель в графе «Стоимость товаров (работ, услуг), имущественных прав без налога — всего»» |
| Проверка, что суммы без НДС по товарам соответствуют указанной сумме без НДС по документу (допуск +/- 5 коп.) Сумма без НДС по товару: (/Файл/Документ/ТаблСчФакт/СведТов@СтТовБезНДС) Сумма без НДС по документу: (/Файл/Документ/ТаблСчФакт/ВсегоОпл@СтТовБезНДСВсего) | «Неверно рассчитан итог по графе «Стоимость товаров (работ, услуг), имущественных прав без налога — всего» — не совпадает со стоимостью товаров (работ, услуг), имущественных прав без налога, указанной построчно» |
| Проверка подлинности подписи, проверка что подпись принадлежит документу | Не пройдена проверка ЭЦП подписанта |
| Проверка сертификата ЭЦП | Комментарий зависит от ошибки |
| Проверка, что в ЭСФ указан ИНН продавца |
|
| Проверка, что ИНН в сертификате совпадает с ИНН продавца в товарной части УПД |
|
| Проверка, что в сертификате указано ФИО владельца сертификата | Не удалось определить ФИО подписанта |
| Проверка, что в хранилище доверенностей Компании есть доверенность на поставщика с ФИО, который указан в сертификате |
|
| Проверка, что доверенность на контрагента по указанному ФИО не истекла | Дата доверенности на подписание документа истекла |
| Проверка табличной части документа | |
| Проверка заполненности штрих- кода товара (Значение из /Файл/Документ/ТаблСчФакт/СведТов/ИнфПолФХЖ2@Значен при условии, что в /Файл/Документ/ТаблСчФакт/СведТов/ИнфПолФХЖ2@Идентиф указано значение «штрихкод») | Не указан ШК товара %наименование_товара% |
| Наличие указанного штрихкода в справочнике номенклатуры в офисной системе | «ШК товара %штрих-код_товара% отсутствует в системе |
| Проверка заполненности количества товара (/Файл/Документ/ТаблСчФакт/СведТов@КолТов) | Не указано количество товара %наименование товара% |
| Проверка заполненности Суммы без НДС товара (/Файл/Документ/ТаблСчФакт/СведТов@СтТовБезНДС) | Не указана Сумма без НДС товара %наименование товара% |
Сверка части «СЧФ/СЧФДОП» и «ДОП/СЧФДОП»
| Проверка | Текст ошибки |
|---|---|
| Проверка по параметрам документа | |
| Проверка, что в системе нет другого первичного счета-фактуры, утвержденного по поставке, на которую ссылается принимаемый первичный счет-фактура | На поставку %Номер накладной% и «Дата накладной» уже есть корректный счет-фактура |
| Проверка совпадения ИНН продавца в товарной накладной и принимаемом счете-фактуре /Файл/Документ/СвСчФакт/СвПокуп/ИдСв/СвЮЛУч@ИННЮЛ или /Файл/Документ/СвСчФакт/СвПокуп/ИдСв/СвИП@ИННФЛ | Продавец в накладной и счете-фактуре не совпадают |
| Проверка совпадения ИНН покупателя в товарной накладной и принимаемом счете-фактуре /Файл/Документ/СвСчФакт/СвПрод/ИдСв/СвЮЛУч@ИННЮЛ или /Файл/Документ/СвСчФакт/СвПрод/ИдСв/СвИП@ИННФЛ | Покупатель в накладной и счете-фактуре не совпадают |
| Проверка совпадения ИНН грузополучателя в товарной накладной и счете-фактуре /Файл/Документ/СвСчФакт/ГрузПолуч/ИдСв/СвЮЛУч@ИННЮЛ или /Файл/Документ/СвСчФакт/ГрузПолуч/ИдСв/СвИП@ИННФЛ | Грузополучатель в накладной и счете-фактуре не совпадают |
| Проверка совпадения ИНН грузоотправителя в товарной накладной и счете-фактуре /Файл/Документ/СвСчФакт/ГрузОт/ГрузОтпр/ИдСв/СвЮЛУч@ИННЮЛ или /Файл/Документ/СвСчФакт/ ГрузОт/ГрузОтпр /ИдСв/СвИП@ИННФЛ | Грузоотправителя в накладной и счете-фактуре не совпадают |
| Проверка наличия в принимаемом счете-фактуре товаров, которых нет в товарной накладной | Товар %Наименование товара в ЭСФ% отсутствует в электронной накладной |
| Проверка наличия в товарной накладной товаров, которых нет в принимаемом счете-фактуре | Товар %Наименование товара в ЭТН% отсутствует в электронном счете- фактуре |
| Проверка, что дата счета-фактуры больше, либо равна дате товарной накладной Дата счета-фактуры: /Файл/Документ/СвСчФакт@ДатаСчФ Дата товарной накладной: /Файл/Документ/СвСчФакт@ДатаСчФ | «Дата счета- фактуры ранее даты накладной» |
| Совпадение Суммы без НДС по документу в товарной накладной и принимаемом счете-фактуре Сумма без НДС документа: /Файл/Документ/ТаблСчФакт/ВсегоОпл@СтТовБезНДСВсего | «Итог по графе «Стоимость товаров (работ, услуг), имущественных прав без налога — всего» счета-фактуры не соответствует аналогичному показателю в ЭТН» |
| Совпадение Суммы НДС по документу в товарной накладной и принимаемом счете-фактуре Сумма НДС документа: /Файл/Документ/ТаблСчФакт/ВсегоОпл/СумНалВсего/СумНал | «Итог по графе «Сумма налога, предъявляемая покупателю» счета-фактуры не соответствует аналогичному показателю в ЭТН» |
| Совпадение Суммы с НДС по документу в товарной накладной и принимаемом счете-фактуре Сумма с НДС документа: /Файл/Документ/ТаблСчФакт/ВсегоОпл@СтТовУчНалВсего | «Итог по графе «Стоимость товаров (работ, услуг), имущественных прав с налогом — всего» счета-фактуры не соответствует аналогичному показателю в ЭТН» |
| Проверка по строкам документа | |
| Проверка совпадения единицы измерения строки в товарной накладной и принимаемом счете-фактуре Единица измерения строки: /Файл/Документ/ТаблСчФакт/СведТов@ОКЕИ_Тов | «Единица измерения, указанная в ЭСФ по товару %Наименование товара%, не соответствует аналогичному показателю в ЭТН» |
| Проверка совпадения количества товара по строке в товарной накладной и принимаемом счете-фактуре Количество по строке: /Файл/Документ/ТаблСчФакт/СведТов@КолТов | «Количество товара, указанное в ЭСФ по товару %Наименование товара%, не соответствует аналогичному показателю в ЭТН» |
| Проверка совпадения цены без НДС по строке в товарной накладной и принимаемом счете-фактуре Цена без НДС: /Файл/Документ/ТаблСчФакт/СведТов@ЦенаТов | «Цена без НДС, указанная в ЭСФ по товару %Наименование товара%, не соответствует аналогичному показателю в ЭТН» |
| Проверка совпадения Суммы без НДС товара по строке в товарной накладной и принимаемом счете-фактуре Сумма без НДС по строке: /Файл/Документ/ТаблСчФакт/СведТов@СтТовБезНДС | «Сумма без НДС, указанная в ЭСФ по товару %Наименование товара%, не соответствует аналогичному показателю в ЭТН» |
| Проверка совпадения Суммы НДС товара по строке в товарной накладной и принимаемом счете-фактуре Сумма НДС по строке: /Файл/Документ/ТаблСчФакт/СведТов/СумНал@СумНал | «Сумма НДС, указанная в ЭСФ по товару %Наименование товара%, не соответствует аналогичному показателю в ЭТН» |
| Проверка совпадения Суммы с НДС товара по строке в товарной накладной и принимаемом счете-фактуре Сумма с НДС по строке: /Файл/Документ/ТаблСчФакт/СведТов@СтТовУчНал | «Сумма с НДС, указанная в ЭСФ по товару %Наименование товара%, не соответствует аналогичному показателю в ЭТН» |
| Проверка совпадения Ставки НДС товара по строке в товарной накладной и принимаемом счете-фактуре Ставка НДС по строке: /Файл/Документ/ТаблСчФакт/СведТов@НалСт | «Ставка НДС, указанная в ЭСФ по товару %Наименование товара%, не соответствует аналогичному показателю в ЭТН» |
Товарная накладная – важный документ, ошибка в котором чревата серьезными последствиями. Поэтому при ее заполнении нужно быть предельно внимательным. Программное обеспечение «1С» помогает свести риск появления неточностей в документах к минимуму, однако возможное негативное влияние «человеческого фактора» и здесь исключать ни в коем случае нельзя, особенно при большом документообороте в крупной компании.
Рассмотрим, какие ошибки можно допустить при заполнении ТОРГ-12 и как их избежать.
Проверка входящих и исходящих бумажных накладных
Даты: необходимо проверить взаимосвязь документа с транспортной накладной либо с ТТН. Поскольку ТОРГ-12 составляется в день отгрузки товара или сразу же после нее, ее дату нельзя указывать предыдущими днями, иначе сделка может быть признана недействительной. Если же даты в накладной вообще не будет, налоговая служба может даже снять вычет.
Реквизиты: если данные компании, поставщика, грузополучателя или плательщика будут указаны неправильно, при действительном ИНН все же можно будет учесть расходы; однако различия с остальными документами вызовут вопросы у контролирующих органов.
ИНН: если в идентификационном номере налогоплательщика хоть одна цифра окажется неверной, у налоговой не получится определить поставщика продукции и ее покупателя, и она сможет снять с последнего расходы.
Подписи, их расшифровки и печати: если на бумаге не будет подписей или она будет подписана неуполномоченными для этого лицами, невозможно будет подтвердить расходы; если поставщик не поставил печать, нужно попросить его написать об этом в специальном письме.
Реквизиты связанных документов: в случае, если в договор или заказ на отгрузку или транспортную накладную закралась ошибка, следует ожидать запроса на пояснение из налоговой.
Ошибки в таблице: особенно важно верно внести в табличную часть формы цену и число товара, которые обязательно должны соответствовать информации, указанной в транспортной накладной и счете-фактуре. Иначе сделку аннулируют и снимут расходы.
Данные под таблицей: число мест и масса продукции обязательно должны соответствовать сведениям, внесенным в табличную часть ТОРГ-12. Иначе налоговая служба запросит пояснения.
Возможные ошибки во время переноса данных в программу «1С»
Допущенные в процессе внесения данных в приложение неточности могут отразиться на конечном финансовом результате, поэтому важно их избежать.
Даты: дата накладной может быть отличной от даты ее ввода.
Номера документов: нельзя путать указанный контрагентом номер накладной с номером, присвоенным ему базой.
Закладки: нужно стараться не заносить услуги на закладку товаров и наоборот; при заполнении услуг, поле склада заполнять не надо.
Счет-фактура: нужно проверить, какой именно счет-фактура (если он есть) связан с данной накладной; в счете-фактуре нужно проконтролировать номера и даты.
НДС: необходимо провести сравнение конечной суммы и убедиться в том, что она совпадает с указанной на бумаге, и в правильности выбранного способа расчета.
Как вносить ТОРГ-12 в «1С», не допуская ошибок
Для этого можно воспользоваться специальным программным обеспечением, автоматизирующим ввод данных с бумажных документов. Такие приложения способны распознавать данные в товарных накладных, счетах-фактурах и УПД с отсканированных документов и самостоятельно вносить их в конфигурацию «1С».
Для этого нужно выбрать папку, в которой находятся сканы, либо устройство, с которого они будут поступать. Во время обработки потребуется указать вид распознаваемого документа, а также тип используемой печатной формы.
Как найти ТТН ЕГАИС
Иногда могут возникнуть такие ситуации как:
- Ситуация, когда товар доставили, а накладных по ЕГАИСу нет. Поставщик утверждает, что он все отправил, а повторный запрос через личный кабинет результата не дал.
- Вы накладную подтвердили и отправили поставщику, а поставщик утверждает, что ничего не получил. И в этом случае, так же можно узнать статус накладной, и принять меры, в зависимости от того, на чьей стороне ошибка.
В этом случае вам поможет сервис «Проверка информации из базы транспорта» — используется для поиска информации о движении входящих и исходящих транспортных накладных.
В сервисе https://check1.fsrar.ru есть 3 закладки, так вот в нашем случае нужна именно вторая. На этой закладке вводим номер ТТН и если надо искать в своих документах, то fsrar ID получателя, а если в документах поставщика то fsrar ID отправителя. Искать в документах отправителя надо на тот случай, если поставщик отправил ТТН и сообщает об этом вам, а к вам она не пришла, а на самом деле он отправил другому покупателю. После этого вводим капчу и нажимаем кнопку «Запрос».
Результат запроса выдаст информацию по накладной. Она будет иметь определенный статус.
Список расшифровки статусов:
- Принята — получателем составлено подтверждение, либо акт расхождений, подтвержденный отправителем.
- Отклонена — получателем составлен отказ, либо акт расхождений, отклоненный отправителем.
- Отозвана — отправитель составил отказ.
- Проведена — накладная прошла проверку и ожидает действий от получателя.
- Отказан акт разногласий — получателем составлен акт разногласий, но отправитель его отказал.
- Нулевой акт расхождений — получатель составил акт расхождений с нулевым фактическим объемом.
- Новая версия — отправитель из ЕГАИС-производитель составил новую версию документа.
- Распроведена по запросу Repeal — Накладная распроведена по запросу организации.