Как найти невыходы на работу

Коэффициент отсутствия — это процент времени, в течение которого сотрудник отсутствует на рабочем месте. Хотя некоторые отлучки в отпуск или по болезни являются нормальным явлением, регулярные прогулы без уважительной причины могут стать причиной проблем. Если вы руководитель группы, эксперт по человеческим ресурсам или бизнес-лидер, вы можете рассчитать коэффициент отсутствия сотрудников, чтобы понять масштабы прогулов в компании и найти эффективное решение этой проблемы.

В этой статье мы обсудим определение показателя отсутствия, исследуем его важность и влияние на системы рабочих мест, рассмотрим, как рассчитать его в три этапа, и предложим примеры расчета этой метрики.

Что такое коэффициент отсутствия?

Коэффициент отсутствия — это метрика для измерения скорости, с которой сотрудник отсутствует на работе. Нерегулярное отсутствие сотрудников — обычное явление, которое может быть вызвано законными причинами, включая болезнь, посещение врача, оплачиваемый отгул (PTO), отпуск, праздники или семейные обстоятельства.

Работники могут планировать их заранее или внезапно, но работодателям относительно легко с ними справиться. Сотрудникам может потребоваться длительный отпуск по таким причинам, как операция или уход за новорожденным. Если сотрудник постоянно пропускает рабочие дни, не планируя их, не объявляя об этом и не получая официального разрешения и отпуска заранее, это является проявлением абсентеизма.

Абсентеизм — это серьезный вопрос, который может отражать более серьезную проблему компании или сотрудника. Хотя основным видом абсентеизма является пропуск слишком большого количества рабочих дней, он также может проявляться в виде хронических частичных прогулов, опозданий, преждевременных уходов и длительных перерывов в работе.

Поскольку такое поведение может повлиять на производительность и моральный дух, очень важно, чтобы руководители коллектива как можно скорее решили эту проблему. Измерив уровень отсутствия, руководители предприятий могут начать расследование его причин. Получение этой информации помогает найти подходящее решение. Формула для коэффициента отсутствия на рабочем месте такова:

Коэффициент отсутствия = (Количество отсутствий Количество рабочих дней в периоде) x 100

Почему показатель отсутствия важен?

Коэффициент отсутствия важен, поскольку он может помочь руководителям предприятий устранить проблему на рабочем месте. В то время как работодатели могут ожидать и готовиться к отсутствию по уважительной причине, трудно справиться с обычными прогулами. Если они чувствуют, что сотрудник или команда пропускают работу чаще, чем обычно, или если уровень производительности труда низкий, работодатель может рассчитать коэффициент отсутствия, чтобы определить, является ли абсентеизм причиной.

Таким образом, работодатели могут оценить ситуацию, провести анализ и определить, необходимы ли изменения. Тогда они смогут принимать обоснованные решения и способствовать долгосрочным улучшениям. Вот некоторые решения, которые они могут выработать:

• Внедрение лучших коммуникационных стратегий: Чтобы следовать политике отсутствия и опозданий, сотрудникам необходимо знать о ней. Работодатели могут захотеть улучшить свои коммуникационные стратегии и обеспечить, чтобы информация и правила были понятны всем членам коллектива.

• Встреча с сотрудниками: Работодатели могут решить встретиться с сотрудниками, у которых есть проблемы с прогулами. Рассказав работнику о том, как часто он отсутствовал, работодатель может поинтересоваться причинами и совместно разработать план.

• Оценка отзывов сотрудников: Отличный способ продолжить расследование уровня абсентеизма — провести опросы и получить отзывы сотрудников. У сотрудников могут быть предложения по улучшению стиля управления, условий труда или культуры.

• Нанять больше сотрудников: Работодатели могут узнать, что причины прогулов связаны со сложной рабочей нагрузкой. Можно нанять больше сотрудников, чтобы разделить работу и повысить мотивацию сотрудников.

• Внесение изменений в политику: Руководители предприятий могут рассмотреть возможность пересмотра политики компании, связанной с отпуском или больничным. Это может позволить работникам иметь официальные каналы для получения достаточного времени для отдыха на работе.

• Изменение компенсационных пакетов: Улучшая компенсацию, работодатели могут способствовать тому, что сотрудники будут чувствовать себя более мотивированными на работе. Конкурентоспособные зарплаты и льготы важны для привлечения и удержания талантливых членов команды.

• Внедрение лучших программ обучения: Отличные программы обучения позволяют сотрудникам чувствовать себя уверенно при выполнении рабочих задач. Совершенствование этих программ может обеспечить поддержку сотрудникам и стимулировать лучшую посещаемость.

Преимущества расчета коэффициента отсутствия на рабочем месте

Снижение и устранение абсентеизма означает, что персонал компании поддерживает бизнес-операции. Вот некоторые преимущества сокращения количества прогулов и обеспечения того, чтобы все сотрудники приходили на работу в нужное время:

• Представление результатов работы: Если все присутствуют, это означает, что сотрудников достаточно для того, чтобы завершить и сдать в срок важные результаты и проекты.

• Функциональность системы: Если все сотрудники, работающие вместе в какой-либо системе, например, в логистике или цепочке поставок, присутствуют в ней, система может оставаться эффективной, а рабочая нагрузка — управляемой для всех участников.

• Уважение к политике компании: Когда сотрудники приходят на работу вовремя и уходят по расписанию, они демонстрируют свое уважение к потребностям менеджеров и коллег и выражают готовность придерживаться политики и правил компании.

• Участие в совещаниях: Сокращение прогулов гарантирует, что сотрудники будут посещать важные встречи с клиентами и коллегами по расписанию, что имеет решающее значение для формирования лояльности клиентов и ведения счетов.

• Позитивная культура на рабочем месте: Приходя на работу в нужное время, сотрудники демонстрируют свою преданность делу, а компания может иметь культуру и бренд, отражающие доверие, сочувствие, заботу и профессионализм.

Как рассчитать коэффициент отсутствия на рабочем месте

Выполните следующие шаги, чтобы рассчитать коэффициент отсутствия на рабочем месте для организации:

1. Отслеживайте количество пропусков без уважительной причины

Первым шагом к расчету коэффициента отсутствия сотрудника является установление способа отслеживания его посещаемости. Во многих компаниях для отслеживания посещаемости по дням используются системы часы-вход-часы-выход .

Вы можете использовать подобную систему, чтобы отслеживать, как часто сотрудник прогуливает работу без уважительной причины. Также необходимо обратиться в Отдел персонала или к собственным документам, чтобы определить, когда у сотрудника было официальное разрешение на отпуск. Вы можете выполнить расчет для одного сотрудника или целой команды.

Для вашего расчета важно учитывать только те прогулы, которые не имеют законного оправдания или одобрения. Возможно, работник совершил несколько оправданных прогулов из-за болезни или других событий.

Хотя вы можете измерить общий коэффициент отсутствия, это не так полезно, как измерение количества прогулов. Если отсутствие по уважительной причине — это нормально, то отсутствие без уважительной причины — это ситуация, которая требует вашего внимания.

2. Выберите период

Выберите период, за который будет измеряться коэффициент отсутствия сотрудника. Это может быть неделя, месяц, квартал или год, в зависимости от ваших целей и от того, насколько актуальна проблема. Например, если вы заметили, что сотрудник отсутствует почти неделю, вы можете измерить его отсутствие за это время. Вы можете решить проблему до того, как она достигнет года, чтобы предотвратить ее как можно скорее.

3. Используйте формулу

Собрав данные о посещаемости и выбрав период, вы можете подставить эти значения в формулу для расчета коэффициента отсутствия на рабочем месте. Во-первых, разделите количество прогулов без уважительной причины на количество дней в периоде.

Это дает вам долю времени, в течение которого сотрудник пропускал работу за прошедший период, будь то месяц, квартал или год. Затем умножьте результат на 100, чтобы перевести его в проценты. Коэффициент невыхода на работу 0% является идеальным, но ваш ориентир может варьироваться в зависимости от потребностей компании.

Преобразование десятичного результата в процентный может облегчить понимание результата и его представление другим людям. Например, вы можете обнаружить, что за последний месяц у сотрудника было 30% прогулов, то есть он пропустил 30% работы.

Вы также можете отметить, что сотрудник был на работе только 70% времени в течение последнего месяца. Выберите, какой способ может оказать более понятное и сильное воздействие на слушателя.

Пример расчета коэффициента отсутствия

Вот три примера того, как рассчитать коэффициент отсутствия:

Пример 1

Ниже приведен пример использования коэффициента отсутствия менеджером по персоналу:

Сара — менеджер по персоналу в успешной маркетинговой фирме. Начальник хочет знать коэффициент отсутствия на рабочем месте для определенного сотрудника за последний год. Вот ее расчет:

Коэффициент отсутствия = (30 365) x 100

Коэффициент отсутствия = 0.08 x 100

Коэффициент отсутствия = 8%

Узнав этот показатель, руководитель Сары чувствует себя более комфортно на встрече с сотрудником. У них есть больше информации, чтобы глубже изучить проблему и найти причину.

Пример 2

Ниже приведен пример использования коэффициента отсутствия менеджером группы:

Ронни — менеджер группы в колл-центре по обслуживанию клиентов. Относительно недавно приступив к работе, он понимает, что многие члены его команды приходят на работу с опозданием.

Он изучает ситуацию, вычисляя коэффициент опозданий среди своей команды за последний месяц. Поскольку он измеряет показатель всей группы, он умножает количество рабочих дней на общее количество сотрудников в группе. Вот его расчет:

Коэффициент отсутствия = [20 (7 x 20)] x 100

Коэффициент отсутствия = [20 140] x 100

Коэффициент отсутствия = 0.14 x 100

Коэффициент отсутствия = 14%

Ронни обнаружил, что за последний месяц его команда опаздывает на работу в 14% случаев. Он повторяет политику опозданий для своей команды через внутреннюю систему сообщений компании. Он также проводит собрание, на котором упоминает об этом и отвечает на вопросы членов своей команды.

Пример 3

Ниже приведен пример того, как владелец бизнеса использует коэффициент отсутствия:

Челси владеет и управляет процветающим бизнесом цветочного магазина. У нее 10 сотрудников, но один из них, Ральф, в последнее время часто пропускает работу.

Она планирует встретиться с ним, чтобы расспросить его о ситуации и узнать его точку зрения на нее, но прежде она хочет установить точный коэффициент отсутствия на рабочем месте. Таким образом, она может донести до него точную причину для беспокойства. Она измеряет последние три месяца, и вот ее расчет:

Коэффициент отсутствия = (24 60) x 100

Коэффициент отсутствия = 0.4 x 100

Коэффициент отсутствия = 40%

На встрече с Ральфом Челси объясняет, что за последние три месяца Ральф пропускал без уважительной причины 40% работы, то есть почти половину времени. Это позволяет Ральфу понять последствия своих действий. Челси вместе с Ральфом разрабатывает план, как решить эту проблему.

Часто бизнесмены делают так: увеличились объемы работы — открыли пару вакансий, упали продажи — уволили плохого менеджера. В этом методе нет ничего зазорного, но он абсолютно не подходит, если перед вами стоит более сложная задача: открыть филиал, привлечь инвестиции или сократить расходы без потери качества услуг. В таких ситуациях к расчету численности персонала нужно подходить серьезнее. Как? Расскажем в статье.

Содержание

I. Как рассчитать необходимое количество сотрудников
1. Методики расчета численности персонала
II. Расчет штатной численности персонала
III. Как рассчитать численность работников с учетом человеческого фактора
IV. Что делать, если результаты вам не нравятся
1. Ситуация 1: нужно нанять больше людей, но нет денег
2. Ситуация 2: нужно сократить расходы и кого-то уволить, но персонала и так мало
V. Как подавать сведения о численности персонала в налоговую в 2021 году
1. Как рассчитать среднесписочную численность сотрудников
VI. Шпаргалка расчета численности персонала

Как рассчитать необходимое количество сотрудников

Методики расчета численности персонала

Для подсчетов не обязательно обращаться к бухгалтеру или кадровику, все можно сделать самому. Для этого есть методики расчета численности персонала.

• Нормативная — считают по нормативам из Трудового кодекса РФ. Расчет нормы численности персонала показывает, сколько должно быть сотрудников в идеале, когда никто не уходит в отпуск, не болеет и не уезжает в командировку. Не учитывает особенности бизнеса и форс-мажоры.

Подойдет, если вы только планируете открывать бизнес и примерно прикидываете, сколько людей будет работать, сколько им платить и как лучше составить бюджет. Точных результатов вы не получите, но сможете сориентироваться на старте, когда на руках минимум конкретных цифр.

• Плановая — также считается по нормам ТК РФ, но уже учитывает особенности компании: что производит или продает, сколько часов в неделю работает каждый сотрудник и т. п. Результаты получаются более точными, чем при расчете по сухим нормам.

Подойдет, если у вас есть цель по выручке за год или сезон. Нужно рассчитать, какое количество сотрудников понадобится, чтобы воплотить этот план в реальность.

• Списочная (фактическая) — показывает, сколько всего сотрудников работает на предприятии по трудовому договору.

Понадобится, когда нужно будет оценить эффективность работы сотрудников, определить среднюю зарплату или рассчитать коэффициент текучести персонала — как часто увольняются люди. Эти сведения можно запросить у бухгалтера или в отделе кадров.

• Среднесписочная — показывает, сколько сотрудников работало в компании за месяц или год.

Бизнес уже запущен. Пора заполнять отчеты для налоговой. Для этого нужен расчет средней численности персонала на конкретный период времени. Он не учитывает тех, кто ушел в декрет, работает удаленно или по договору подряда.

• Явочная — учитывает только тех сотрудников, которые есть на рабочем месте.

Дает понимание, сколько людей должно выходить на работу ежедневно, чтобы рабочий процесс не прерывался и сервис не проседал

• Штатная — учитывает особенности бизнеса: выручку, количество рабочих часов, объемы работы на одного сотрудника. В расчет входят все работники плюс люди, которые нужны для подмены тех, кто ушел на больничный или в отпуск. Для этого к расчетам добавляется коэффициент невыхода на работу.

Вы составляете штатное расписание, которое не будет меняться в течение конкретного периода. В нем должно быть столько человек, чтобы выполнялся рабочий план, никто не был недогружен или перегружен и хватило бюджета на зарплату.

Каждый вид расчета численности служит для своих целей. Если вы хотите расширить или сократить штат, то вам стоит рассчитывать именно штатную численность. Как это сделать? Разберем в следующей главе.

Расчет штатной численности персонала

Штатная численность — количество людей, которое нужно для выполнения рабочего плана за конкретный период. Она учитывает, сколько в среднем продаж приходится на каждого сотрудника. Например, 10 путевок в Сочи за неделю, 5 квартирных сделок в месяц.

Дополнительно считается погрешность, или коэффициент выполнения нормы. Он показывает, насколько объемы работ в плане отличаются от того, что получилось на практике в прошлом году или месяце.

Формула расчета:

• V — планируемый объем работ, который нужно выполнить за конкретный период времени: месяц, год, квартал, смену. Например, заработать 1 млн рублей, пошить 20 свадебных платьев.
• ФРВ — сколько нужно времени, чтобы выполнить план. Например, 10 часов или 1 год, чтобы заработать 500 тыс. рублей.
• ВПЛ — сколько должен продать или произвести каждый сотрудник за время ФРВ. Здесь берем только отдел продаж и тех, кто производит товар или услугу, не учитываем уборщицу, офис-менеджера и т. д.
• КВН — коэффициент выполнения нормы. Он показывает погрешность между тем, сколько удалось заработать по факту за прошлый период, и тем, сколько планируется сейчас. Например, в марте сделали 10 тортов, в апреле планируем 15.

Расчет по этому методу дает приблизительный результат: он не учитывает, что иногда сотрудники уходят в отпуск и декрет, болеют или увольняются. Чтобы результаты были более реальными, нужно посчитать коэффициент невыхода на работу и включить его в общую формулу. Он покажет, сколько нужно людей, чтобы процесс не останавливался, если кого-то не будет на работе.

Как рассчитать численность работников с учетом человеческого фактора

Формула расчета коэффициента невыхода на работу:

• КН — коэффициент невыхода на работу. Характеризует количество людей, которые не могут выйти на работу из-за болезни, берут отпуск или уходят в декрет.
• ДН — доля нерабочего времени в общем количестве времени. Это показатель ФРБ из предыдущей формулы (1 980 часов).

Теперь сделаем расчет численности персонала предприятия вместе с коэффициентом невыхода на работу.

Формула штатной численности (ШЧ) с учетом коэффициента невыходов на работу (КН):

Дополним пример

В расчете получилось, что персонал с 10 человек можно сократить до 8. Теперь посчитаем численность вместе с коэффициентом невыходов на работу (1,13).

8 х 1,13 = 9

Это означает, что сотрудников в магазине должно быть не менее 9 человек. Поэтому уволить можно только кого-то одного

Что делать, если результаты вам не нравятся

Результаты расчетов могут отличаться от реальности. Например, вы расширяете бизнес, и, согласно цифрам, нужно нанять в штат еще 4 человек, а бюджета на их зарплату нет. Или наоборот: нужно оптимизировать зарплатный фонд, и цифры говорят, что можно уволить 2 человек, но на деле людей не хватает, все и так зашиваются. Что делать в таких случаях?

Для примера рассмотрим две ситуации.

Ситуация 1: нужно нанять больше людей, но нет денег

В этом случае можно оптимизировать рабочие процессы:

• Повысить квалификацию персонала — отправить на курсы или обучить смежной профессии. Перед этим нужно прикинуть, что будет дешевле: нанять нового сотрудника или оплатить обучение старому. Иногда не подходят сразу оба варианта.
• Отдать часть задач на аутсорс — подойдет, если подрядчик на аутсорсе обойдется дешевле, чем штатный сотрудник с белой зарплатой.
• Автоматизировать работу с помощью CRM-системы — она снимет часть рутинных задач с сотрудников. В итоге вырастет продуктивность персонала, нанимать еще людей не придется.
• Мотивировать — измерять продуктивность и поощрять за достижения. Например, давать премии, делать необычные подарки, предлагать обучение на курсах. Все это поднимает продуктивность, люди будут делать больше, чем раньше и, возможно, не придется никого нанимать.

Попробуйте с помощью этих методов увеличить продуктивность персонала и наблюдайте, что происходит. Если ни один из этих методов не помог, то у вас остается немного вариантов: взять человека хотя бы на неполный день либо обратиться за консультацией к бизнес-аналитику, чтобы он проанализировал ваши процессы и, возможно, выявил причину проблемы.

Ситуация 2: нужно сократить расходы и кого-то уволить, но персонала и так мало

Случился кризис, и резко упал спрос на продукцию. Самый простой способ как можно быстрее выровнять ситуацию и сократить издержки — уволить сотрудника. Выполняем расчет численности персонала организации и оказывается, что увольнять некого. Наоборот, желательно еще хотя бы одного человека нанять в команду.

Что можно сделать:

• Составить хронометраж — изучить производительность труда сотрудников в течение дня или недели. Насколько эффективно они работают, на что отвлекаются, возможно, кто-то ленится или сильно опаздывает. Бывает, что проблема именно в персонале, а не в большой нагрузке. Лентяев увольте, их задачи равномерно распределите между теми, кто не занят весь рабочий день.
• Провести переаттестацию — выясните, все ли хорошо знают свои обязанности или кто-то растерял навыки. Так вы отделите незаменимых сотрудников от тех, кто не справляется: их можно отправить на курсы повышения квалификации или уволить.
• Ввести систему штрафов и предупреждений, установить более строгие дедлайны. Эти меры приведут персонал в тонус, улучшат показатели эффективности работы. Те, кто не справляется, будут заслуженно получать меньшую зарплату.
• Оптимизировать процессы с помощью CRM-системы — она возьмет на себя часть операций. В результате объем работы сократится, и чтобы выполнять ее, вам потребуется меньше сотрудников, чем раньше, — а значит, кого-то можно будет уволить, не жертвуя качеством сервиса.

Если увольнять кого-то необходимо несмотря ни на какие меры, всегда есть возможность обойтись малой кровью. Например, если у вас есть вакансии в других отделах, можно попробовать переучить сотрудников, которых вы собрались увольнять, и перевести на другую должность.

Учитывайте, что при оптимизации штата легко потерять ценные кадры: уволить того, кто действительно хорошо делает свою работу, и оставить некомпетентного сотрудника. Чтобы такого не произошло, обязательно нужны переаттестация и хронометраж.

Обязательно подавайте сведения о численности персонала в налоговую

Работодатели больше не должны сдавать сведения о среднесписочной численности сотрудников в виде самостоятельного отчета. Об этом сказано в изменениях НК РФ. То есть в произвольной форме отчитаться о количестве сотрудников больше нельзя.

Изменения вступили в силу с 1 января 2021 года. И если раньше каждый работодатель был обязан ежегодно сдавать такой отчет, то теперь данные о численности работающих сотрудников в организации нужно включать в расчет по страховым взносам (РСВ).

Сдавать сведения о среднесписочной численности сотрудников (ССЧ) необходимо всем организациям с наемными работниками. Исключение — ИП без сотрудников. 

Скачать форму для заполнения РСВ на сайте Консультанта. 

Скачать образец заполнения РСВ.

Как рассчитать среднесписочную численность сотрудников

Годовая ССЧ складывается из месячной. Чтобы посчитать месячную ССЧ нужно сложить численность работников за каждый день и поделить на количество дней в месяце. 

В расчете учитываются:

• сотрудники в отпуске;
• сотрудники на больничном.

В расчете не учитываются:

• женщины в декретном отпуске;
• сотрудники по договорам ГПХ;
• работники в неоплачиваемом учебном отпуске;
• сотрудники в отпуске по уходу за ребенком.

Чтобы посчитать годовую СЧЧ, такой расчет нужно произвести по каждому месяцу. Затем сложить получившиеся цифры за каждый месяц и поделить на 12 — количество месяцев в году.

Шпаргалка расчета численности персонала

Чтобы не потеряться среди формул и цифр, соберем все в чек-лист:

1. Если нужно сбалансировать работу персонала компании, считайте штатную численность сотрудников.

2. Для расчета используйте формулу H = V / (ФРВ х ВПЛ х КВН).

3. Чтобы рассчитать численность с учетом тех, кто может заболеть или уйти в отпуск, посчитайте коэффициент невыходов на работу по формуле КН = 1 + ДН.

4. Дополните формулу расчета штатной численности коэффициентом невыходов. Формула имеет вид: ШЧ = H х КН.

5. Когда нужно подавать сведения в налоговую, считайте среднесписочную численность сотрудников.

6. Если цифры не вносят ясности и все равно нужно кого-то увольнять, или нет денег, чтобы нанимать новых сотрудников, — оптимизируйте рабочие процессы, выявите лентяев, ужесточите дедлайны, мотивируйте, подключите CRM.

Автор: Анна Наумкина, Дарья Милакова

45 613

Постановление Правительства РФ от 27.11.2021 N 2072
«О нормативах финансовых затрат и правилах расчета размера бюджетных ассигнований федерального бюджета на капитальный ремонт, ремонт и содержание пунктов пропуска через государственную границу Российской Федерации»

Вы можете заказать документ на e-mail