Как найти координатора на свадьбу

Услуги координатора на свадьбу в Волгодонске

Многие женихи и невесты готовы отдать если не всё, то очень многое за отсутствие лишних волнений и форс-мажорных ситуаций в день свадьбы. И есть «волшебники», которые это могут устроить. Представителей этой новомодной профессии, которая появилась в нашей стране буквально лет пять назад, по праву можно назвать палочками-выручалочками. Но несмотря на столь малый возраст деятельность свадебных координаторов уже успела обрасти мифами. Artist.ru собрал самые главные и развенчал их. А заодно рассказал, кому нужен свадебный координатор и чем он занимается.

Прощаемся с мифами
Читая свадебные форумы, то и дело встречаешь сообщения, в которых во всех красках описаны сбои в организации торжества и реалии свадебного дня. Вот она, суровая правда жизни (реальные отзывы, орфография и пунктуация сохранены).

«Вместо 12 местного БЕЛОГО лимузина прислали обычную ЧЕРНУЮ ауди, неукрашенную, да еще и немытую…. УЖАС».

«Заказала шоколадный фонтан, но на нашу свадьбу он так и не приехал. Ладно хоть деньги вернули, только вот испорченного настроения не вернуть. Спасибо нашему замечательному ведущему, который достойно «замял» это недоразумение».

«Сегодня с мужем свадьбу вспоминали, брррр. больше никогда за муж не пойду!!)) Первые полдня нервотрепка, вторые – жуткая усталость и апатия. Ничего толком не помню. Пьяный свидетель уронил верхнюю часть торта и потерял диск с видео. Лимузин не приехал нас с мужем забрать домой, поломался, и мы со всеми цветами-подарками на 2 такси домой добирались».

А ведь этого всего можно избежать, если пригласить свадебного координатора, который бы контролировал работу всех подрядчиков. Правда, однозначного мнения о том, нужен ли он на свадьбе, у будущих молодоженов пока так и нет. Одни считают, что такой специалист – это роскошь, другие – необходимость. Оно и понятно, ведь буквально четыре-пять лет назад о свадебном координаторе мы знали только из голливудских фильмов. Эта профессия овеяна мифами, которые мы решили развенчать.

Миф 1. Нашу свадьбу уже организует специализированное агентство. Зачем нам еще переплачивать за свадебного координатора?
Правильно, вам это и не нужно. Координатор требуется на свадьбу, которую самостоятельно делают жених с невестой. Просто они не хотят еще и непосредственно в день торжества отвечать за организационные моменты, поэтому нанимают для этого отдельного человека.
Путаница между понятиями «свадебный организатор» и «свадебный координатор» – довольно частое явление. Даже не все представители event-индустрии понимают разницу между ними. Но она существенная, это совершенно два разных специалиста. Проще всего запомнить –организатор организует, а координатор координирует.

Миф 4. Услуги свадебного распорядителя стоят дорого, это только лишние траты.
Если вы устраиваете небольшую свадьбу для узкого круга приглашенных, то оплата услуг свадебного координатора – довольно критичные траты. К тому же, этот специалист, скорее всего, и не потребуется. Но обычно на свадьбу тратят от 200 тысяч рублей и более. Стоимость работы свадебного координатора в среднем составляет 10-15 тысяч – это около 5-7% от общего бюджета. Перед тем, как вы захотите сэкономить на данной статье расходов, подумайте вот о чем. Вы тратите на торжество большие деньги, но в самый ответственный день отпускаете вожжи. Где гарантия, что всё то, что вы так тщательно готовили последние месяцы, пройдет гладко? Кто будет решать вопросы, которые то и дело могут появляться в течение торжества? Доверьте управление своим праздником профессионалам, а сами наслаждайтесь происходящим.

Что? Где? Когда?
В итоге, в каких случаях необходим свадебный координатор?

• услугами этого помощника может воспользоваться пара, которая хочет отдыхать на своей свадьбе и при этом не желает поручать координацию свадебного дня своим близким;
• если выездная регистрация проходит в одном месте, а банкет в другом;
• когда приглашены более 50 человек;
• когда задействовано большое число подрядных организаций и артистов;
• когда самостоятельная подготовка отняла много сил, и для курирования свадьбы нет возможностей.

Итак, решено – на вашей свадьбе будет координатор. А вы представляете чем он занимается? Сотрудничество с ним начинается, когда улажены все организационные моменты, ясна общая концепция мероприятия. Работа специалиста проходит в три этапа: до торжества, во время свадьбы и после нее.

Что делает свадебный координатор до свадьбы?

• встречается с парой для подписания договора, изучения зала, составления тайминга дня, обсуждения всех вопросов с менеджером площадки (уточнение меню, количества гостей, доставка продуктов, обслуживание банкета и т.д.);
• обзванивает всех специалистов и компании, которые задействованы в свадьбы, обсуждает важные моменты;
• составляет смету расчета с подрядными компаниями;
• составляет план, по которому координирует ответственных.

Во время свадьбы у свадебного координатора самый «жаркий» период:

• контролирует приезд фотографа, видеографа, стилиста;
• организует движение свадебного кортежа;
• курирует доставку цветов, напитков и угощений на время прогулки, своевременный приезд транспорта;
• следит за сервировкой столов, оформлением зала, проверяет готовность персонала к банкету;
• координирует выездную церемонию и банкет (от своевременного выноса блюд и напитков до подачи свадебного торта);
• контролирует встречу молодых на месте торжества;
• встречает гостей, помогает им в рассадке;
• работает с ведущим, музыкантами и другими артистами, выплачивает им гонорар;
• решает все вопросы, которые поступают от приглашенных.

После свадьбы работа свадебного координатора продолжается:

• контролирует демонтаж украшений в помещении;
• собирает цветы, подарки и все вещи молодоженов и гостей;
• координирует отъезд молодой пары.

Что может понадобиться на многих свадьбах, так это палочка-выручалочка. И ею может быть свадебный координатор. Необходимость это или роскошь – решать вам.

Подготовила Наталья Манько

   Если вы хотите свадьбу с продуманным сценарием, качественным оформлением, безупречным сервисом, без хлопот и накладок, то эта статья для вас. Возможно ли найти свадебное агенство, которое не подведет? Конечно! Мы вам с радостью в этом поможем. И так начнем!

   Где искать?

   Глупый вопрос на первый взгляд, учитывая время в котором живем, у всех интернет, это часть жизни, но не все так просто как кажется. В сети тысячи свадебных агентств, и как выбрать? Как понять что это «тот самый» организатор вашей свадьбы мечты? Правильнее всего начать поиск с проверенных источников.
Как правило это:
— ведущие свадебные СМИ (например, на нашем сайте представлены проверенные агенства которым каждый из нас может доверить свое мероприятие);
— медийные персоны (обратите внимание на агентства, которые организовывали свадьбы известных личностей);
— ваши друзья и близкие (попросите порекомендовать вам организаторов и координаторов, если ваши друзья и родственники остались довольны их работой на собственной свадьбе).

   Как понять, что это то самое агенство?

   В первую очередь посмотрите портфолио агентства. Помимо стоимости и услуг, на сайте компании, в соцсетях должны присутствовать отчеты со свадеб. Изучив их, вы сможете понять, в каком стиле работает организатор, насколько совпадают ваши вкусы, мероприятия какого масштаба мероприятие под силу этой команде. Конечно, каждая свадьба особенная и уникальная, однако, есть свадебные агентства, которые специализируются, например, на камерных мероприятиях или праздниках в каком-то одном стиле.

   Самый важный источник информации — отзывы пар. Ознакомиться с ними необходимо не только на сайте агентства (там, скорее всего, будут только положительные отзывы) но и на посторонних сайтах, форумах для невест, в социальных сетях, а лучше всего спросить у близких знакомых, свадьбу которых организовывало агенство.

   Важные моменты

   Выбирая между несколькими вариантами, особое внимание стоит уделить отдельным моментам, которые помогут вам принять окончательное решение. Давайте по пунктам:

— cписок заслуг: участие и тем более победы на конкурсах и в свадебных премиях;
— опыт. Чем больше проектов за плечами команды, тем с большей уверенностью вы сможете отдать в их руки подготовку вашей свадьбы. Молодые компании исключать не стоит: у таких организаторов обычно много энтузиазма и свежих идей, это будет отдельным плюсом, если вы хотите чего-то экстраординарного; 
— условия сотрудничества. Оцените объем услуг, которые предоставляет организатор. Это может быть организация свадьбы «под ключ» с учетом всех мелких и крупных потребностей, а может быть лишь координация и сопровождение мероприятия.
— юридическая сторона. Свадебное агентство или организатор обязательно должны быть юридическим лицом, обязательно перед началом работы должен заключаться договор, в котором будут прописаны все основные моменты, риски, ответственность сторон, объем и способ оплаты.

   Профессиональный подход к своему делу — еще один важный фактор. Если организатор не просто выполняет свою работу, а в процессе подготовки становится ваших лучшим другом это прекрасно, но ни в коем случае не отменяет его обязательств. Крайне важно чтобы он был пунктуален и на встречах и в предоставлении отчетов и в обязательном порядке согласовывал с вами важные моменты. 

    Без личной симпатии не обойтись. Представьте насколько сложно будет работать несколько месяцев (а может и больше) с человеком, который вам не симпатичен. Не обходите стороной интуицию и ориентируйтесь на первое впечатление о менеджере, организаторе, координаторе или команде свадебного агентства.