Как найти бухгалтера для обучения

Список обязанностей

В первую очередь нужно понять, какие задачи вы хотите поручить бухгалтеру. Например, он может:

• проверять и оформлять документы по контрагентам: акты, накладные, счета-фактуры;
• работать с банком: формировать платежные поручения, загружать выписки, отслеживать остатки денежных средств;
• вести налоговый учет, составлять и сдавать налоговую отчетность;
• рассчитывать зарплаты работникам, налоги на доходы и страховые взносы;
• вести учет имущества;
• вести кадровый учет;
• оформлять кассовые и другие операции, если из-за размеров бизнеса вы решили вести бухгалтерский учет, как в организациях: использовать план счетов и оформлять кассовые первичные документы.

Учитывайте специфику и размер вашего бизнеса. Например, у одного предпринимателя весь объем задач — это расчет и выплата зарплаты трем работникам дважды в месяц. А другому нужно вести ежедневный учет автоперевозок, оптовой торговли и трех розничных точек. Вот на что еще нужно обратить внимание, когда вы определяете список задач и объем работ:

• количество ежедневных операций: сколько нужно оформить актов, счетов, товарных накладных, счетов-фактур, платежных поручений.
• количество штатных и дистанционных сотрудников.
• наличие имущества на предприятии;
• налоговые режимы и их количество;
• количество видов деятельности;
• потребность в совмещении должностей: например, бухгалтер-кассир, бухгалтер-кадровик.

Основные параметры поиска

Когда задачи и объем работ ясны, надо решить, насколько опытный сотрудник вам нужен, какой у него будет график работы и зарплата. Сразу нужно понять, каким образом вы оформите отношения с бухгалтером.

Образование и опыт работы

Чтобы начислять зарплату и считать упрощенный налог, соискателю достаточно иметь профильное среднее образование или окончить бухгалтерские курсы, затем поработать один или два года. А вот если у вас производство, вы ведете расчеты с НДС и закупаете продукцию из-за рубежа, желательно искать специалиста с высшим образованием и опытом работы не меньше пяти-семи лет именно в вашей сфере деятельности.

Однако опыт не должен быть главным критерием выбора. Например, штатный бухгалтер, который 20 лет работал на одном участке учета обладает весьма ограниченным набором знаний. С другой стороны, фрилансер с пятилетним опытом работы может знать куда больше, если у него широкий ареал деятельности.

График работы

Бухгалтер может работать полный или неполный день, в офисе или удаленно. Например, если предприниматель ведет оптовую торговлю с ежедневным поступлением и выбытием большого количества товаров, скорее всего, бухгалтер потребуется на полный день. Если предприниматель организует перевозки и выставляет акты заказчикам по итогам месяца, бухгалтер может приезжать в офис раз в месяц.

Зарплата

Просмотрите средние зарплаты бухгалтеров широкого профиля и узких специалистов по вашему региону. Если вам нужен сотрудник для ведения полного бухгалтерского и налогового учета по предприятию, ориентируйтесь на зарплаты главных бухгалтеров малых предприятий. Чтобы понять, сколько нужно платить узкому специалисту, ориентируйтесь на зарплаты бухгалтеров участков: по расчетам с поставщиками, по расчетам заработной платы. Чтобы определить стоимость услуг удаленного бухгалтера, посмотрите средние расценки на выполнение конкретных работ. Например: сколько стоит подготовка квартальной отчетности по сотрудникам. Не забудьте учесть налог на доходы, так как в объявлениях соискатели часто указывают «чистый» доход, который они планируют получать на руки. А также сумму страховых взносов, которые вы будете платить за бухгалтера в бюджет.

Такие подсчеты помогут вам спрогнозировать траты и отсеивать кандидатов, которые завышают стоимость своих услуг.

Вариант оформления

Вопрос с порядком трудоустройства лучше решить еще до начала поисков сотрудника. Можно заключить договор гражданско-правового характера или трудовой договор. Обычно гражданско-правовые договоры заключают с удаленными бухгалтерами на конкретный объем работ. Например: заполнить книгу доходов и расходов, рассчитать налог за квартал, подготовить отчетность. Такой вариант имеет свои преимущества:

• не требуется предоставлять отпуск, оплачивать больничный, работу в праздничные и выходные дни, перечислять взносы в фонд социального страхования, выплачивать компенсации при увольнении;
• не нужно заполнять и вести кадровую документацию: приказы, личную карточку, трудовую книжку;
• расторгнуть отношения проще: Гражданский кодекс не устанавливает запреты на прекращение сотрудничества;
• если исполнитель нарушит условия договора, с него можно будет взыскать причиненные убытки, неустойку и упущенную выгоду. По трудовому договору сотрудник возмещает только реальный ущерб.

С другой стороны, нельзя заключать гражданско-правовой договор, если вы будете платить не за результат, а за процесс выполнения обязанностей. Оплата за выполнение обязанностей — один из признаков трудовых отношений, перечисленных в статьях 15, 56, 57 Трудового кодекса. Вот еще несколько:

• в договоре обозначено рабочее место сотрудника, указан режим работы и время отдыха, приведен перечень трудовых действий;
• работодатель обеспечивает условия труда: оборудует рабочее пространство мебелью, предоставляет вычислительную технику, канцелярию, бухгалтерские программы, справочно-правовые системы, оплачивает курсы повышения квалификации;
• сотрудник выполняет работы под управлением и контролем работодателя.

Если вы планируете загрузить бухгалтера постоянной работой, а не привлекать для его выполнения конкретных задач время от времени, заключайте трудовой договор.

Важно! Если ваш бухгалтер будет выполнять функции кассира, то подписать с ним гражданско-правовой договор нельзя. Кассир — это должность, на которую можно назначить только трудоустроенного сотрудника, основание — пункт 4 Указаний Банка России от 11.03.2014 № 3210-У.

Где искать бухгалтера

Искать специалиста можно самостоятельно или через кадровое агентство. Если ваш бизнес пока на старте и вы не можете позволить себе дополнительные траты, попробуйте обойтись своими силами.

Самостоятельный поиск начните с опроса знакомых. Если вы сомневаетесь в компетенции предложенных кандидатур или их вообще не нашлось — ищите бухгалтера в интернете. Соискатели, которые ищут постоянную работу по трудовому договору, чаще размещают резюме на HeadHunter, Работа.ру и прочих кадровых ресурсах. Удаленные специалисты активно рекламируют свои услуги на сайтах фрилансеров: Profi.ru, FL.ru и на популярных досках объявлений: Avito, Из рук в руки. Еще один вариант — соцсети. Создайте объявление на личной странице и в группе вашей компании, если она существует.

Как составить объявление о вакансии

В заголовке укажите, какой именно бухгалтер вам нужен: например, бухгалтер-кадровик, бухгалтер по расчету зарплаты, главный бухгалтер. Далее расскажите о своем бизнесе: какая отрасль, есть ли специфика. Поясните, почему появилась вакансия: например, должность ранее никто не занимал, либо предыдущий сотрудник уходит в декрет, но будет передавать дела столько, сколько нужно.

Составьте список задач, укажите приблизительную загрузку, расскажите о ваших требованиях к кандидатам. Указывайте квалификацию бухгалтера, которая соответствует потребности вашего бизнеса. Например, если вам нужен специалист для расчета зарплаты, не требуйте от него знаний финансового анализа. Разделите требования на обязательные и желательные. Хороший специалист быстро усваивает нужную информацию, изучить мелкую специфику вашего бизнеса он может и по ходу работы.

Укажите ожидаемый уровень оплаты. Предъявляйте реальные запросы: доход бухгалтера должен соответствовать его квалификации и объему выполняемых работ. В противном случае вы рискуете принять некомпетентного сотрудника. И тогда финансовые потери на штрафах от контролирующих органов могут многократно превысить экономию на достойном вознаграждении.

Некоторые ресурсы, например, HeadHunter, позволяет работодателям принимать отклики только с сопроводительным письмом: это помогает отсеять тех, кто подает заявки на все вакансии и не особо заинтересован в работе. Также можно сделать обязательным тестовое задание с вопросами об опыте работе, желаемом вознаграждении и других нюансах. Такой подход сокращает первичный отбор кандидатов.

На что обратить внимание в резюме соискателя

Итак, вы просмотрели отклики и отобрали специалистов по базовым характеристикам: образование, опыт работы, ожидаемый размер дохода. Остановитесь подробнее на следующих деталях.

В каких сферах работал бухгалтерТрадиционно самой сложной сферой деятельности считают производство. Бухгалтер-производственник легко может вести и торговлю, и услуги. А вот специалист из сферы услуг производство может не потянуть.

С какими системами налогообложения работал бухгалтерСпецрежимы проще в администрировании. Если вы работаете на общей налоговой системе, бухгалтер-спецрежимник вам не подойдет.

Есть ли у соискателя опыт прохождения проверокСегодня от проверок госорганов не застрахован ни один бизнес. Опыт взаимодействия с контролерами очень важен.

Знает ли соискатель специализированные программы для ведения вашего бизнесаБухгалтер должен знать программу, в которой вы планируете или уже ведете учет, уметь работать со справочно-правовыми системами, интернет-банком, иметь опыт передачи электронной отчетности через операторов или через порталы госслужб.

Сколько времени работал бухгалтер у предыдущих работодателей и когда обычно увольнялсяЕсли соискатель редко работал на одном месте более года, а увольнялся обычно в марте — это тревожный признак. Возможно, перед вами некомпетентный сотрудник и у прошлых работодателей из-за него возникали проблемы с итоговой отчетностью: ее сдают до 31 марта.

Прилагаются ли к резюме рекомендацииХорошие бухгалтеры обычно готовы предоставить письменные рекомендации или дать номер телефона прошлого работодателя для запроса характеристики. Удаленные специалисты обычно предоставляют отзывы от заказчиков услуг.

Итого

Составьте список задач для бухгалтера и подумайте, каким будет объем работ. Решите, какая должна быть квалификация сотрудника, по какому графику ему предстоит работать и сколько вы будете платить. Начните поиск: можно обратиться и в кадровое агентство, но поискать самостоятельно в любом случае не помешает. Если вы ищете бухгалтера на постоянную загрузку, создайте объявление на кадровых ресурсах, например, на HeadHunter и Работа.ру. Если вам нужен фрилансер, ищите его на фриланс-биржах: Profi.ru, FL.ru. Создайте пост в соцсетях: на личной странице и на странице вашей компании, если она есть. Изучите отклики и отсейте неподходящих кандидатов: подбирайте специалиста, квалификация, навыки и уровень знаний которого соответствует вашим потребностям.

В следующей части мы расскажем, как провести собеседование, как заключить договор и контролировать работу бухгалтера.

Репетиторы по бухгалтерскому учёту для начинающих с нуля в Москве

В учете допущена грубая ошибка, имевшая ужасные последствия. Разъяренный начальник вбегает в комнату и хватает бухгалтера за грудки:
– Кто-то из нас двоих идиот: или Вы, или я!
Бухгалтер (спокойно):
– Шеф, разве Вы, с Вашим опытом и предусмотрительностью, могли принять на службу идиота?

Как думаете, почему про бухгалтеров анекдотов больше, чем про представителей других профессий? Потому что от качества работы бухгалтера во многом зависит, будет фирма процветать или нести большие убытки. Ошибки бухгалтеров стоят дороже, чем ошибки других сотрудников. К сожалению, многие наши клиенты понимают это только тогда, когда столкнутся с печальными последствиями халатности, невнимательности или злого умысла бухгалтера.

Общие рекомендации

Мы хотим, чтобы вы обошли эти грабли, поэтому подготовили для вас статью-инструкцию о том, как найти хорошего бухгалтера, какими знаниями и навыками он должен обладать, и чего стоит опасаться. А в конце этой статьи вы найдете безошибочный способ оценить профпригодность кандидата на должность бухгалтера.

Но для начала расскажем, чего делать не надо:

1. Не думайте, что рекомендация знакомых – это гарантия хорошей работы. Мы не понаслышке знаем, к чему приводит такое заблуждение. Здесь и здесь вы можете почитать реальные истории наших клиентов, которые не ставили под сомнение компетентность бухгалтеров, взятых по знакомству. Другое дело, если бухгалтера рекомендует аудитор, который его проверял. Такой рекомендации действительно можно доверять, потому что она идет от специалиста и основана на детальной оценке работы бухгалтера.
2. Не надейтесь на образование главного бухгалтера. Бухгалтерия – одна из самых подвижных сфер, здесь каждый день что-то меняется. То, что было актуально еще год-два назад, сегодня может уже не работать. Наличие диплома у кандидата не гарантирует актуальных знаний и добросовестной работы.
3. Не полагайтесь на стаж работы. Не у всех мастерство растет с годами. Если бухгалтер много лет сидел на одном участке и оформлял накладные, вы можете быть уверены только в том, что он умеет оформлять накладные, и не более того.

К тому же, если бухгалтер много лет работал на одном месте, возможно, он просто не имел профессиональных амбиций и получал какие-то другие выгоды, компенсирующие его пребывание в небольшой фирме: отсутствие контроля, спокойную тихую жизнь, низкие запросы со стороны руководства, возможность подрабатывать. А, значит, его работу нужно тщательнее контролировать и проверять.

Рекомендации, образование и опыт – это все лишь косвенные признаки, на которые руководители вынуждены опираться, потому что не обладают нужными знаниями, чтобы оценить профессионализм кандидата.

Мы знаем, что значение имеют лишь реальные знания, практический опыт и конкретные результаты, которых достиг бухгалтер на предыдущих местах работы. Поэтому при приеме на работу в 1С-WiseAdvice квалификацию бухгалтеров проверяют профессионалы, каждый специалист проходит многоуровневое письменное и устное тестирование. Требования к должности бухгалтера в нашей компании установлены на самом высоком уровне и не оставляют повода для сомнений в компетентности принятых в нашу компанию специалистов.

Образование главного бухгалтера и требования к квалификации

Закон о бухгалтерском учете предъявляет квалификационные требования к должности только главных бухгалтеров ПАО, страховых организаций, НПФ, управляющих компаний ПИФов, государственных внебюджетных фондов и организаций, чьи ценные бумаги допущены к организованным торгам.

В 2014 году Минтруд приказом №1061 утвердил профстандарт «Бухгалтер», в котором прописаны квалификационные требования к бухгалтеру таких организаций:

1. К образованию: высшее или среднее профессиональное образование.
2. К обучению: дополнительные профессиональные программы – программы повышения квалификации, программы профессиональной переподготовки.
3. К опыту работы: не меньше 5 лет или не меньше трех лет, если есть высшее образование.

Для всех остальных этот профстандарт необязателен, но работодатели могут использовать его в качестве ориентира при поиске главбуха. В нем прописаны навыки и знания, необходимые главным бухгалтерам для:

1. Составления бухгалтерской (финансовой) отчетности.
2. Составления консолидированной финансовой отчетности.
3. Внутреннего контроля ведения бухучета и составления отчетности.
4. Ведения налогового учета и составления налоговой отчетности, налогового планирования.
5. Финансового анализа, бюджетирования и управления денежными потоками.

Что должен знать и уметь каждый бухгалтер

Независимо от круга обязанностей любой бухгалтер должен уметь:

1. Читать и понимать Налоговый кодекс, законы, постановления и т.д. Если чиновничий язык документов для него проблема и он может пользоваться только разжеванными и упрощенными статьями из интернета – это плохо. Рано или поздно он что-то недопоймет и упустит.
2. Уметь пользоваться справочно-правовыми системами и искать информацию в разных источниках. Лучший бухгалтер – это въедливый бухгалтер, который в поисках ответа на свой вопрос перелопатит всю нормативку, изучит экспертные материалы и профессиональные форумы, а не ограничится первой попавшейся статьей из неподтвержденного источника.

1. Пользоваться компьютерными программами, работать в 1С или облачных сервисах. Ручной учет ушел в прошлое. Человеку, который «не дружит» с техникой, в бухгалтерии делать нечего.

Все остальные навыки и умения зависят от специфики деятельности компании и предполагаемых обязанностей.

Что должен знать и уметь главный бухгалтер

Главное требование к главбуху – отличное знание всех участков бухгалтерского и налогового учета, которые есть в вашей компании, и опыт именно в этой отрасли. Хороший главбух из сферы торговли не подойдет на должность главбуха строительной компании, это совсем другая специфика.

Главбух должен уметь:

• составлять баланс с приложениями и налоговые декларации;
• выбирать методы учета, подходящие для организации;
• проводить инвентаризации и оформлять их результаты;
• формировать учетную политику и предвидеть, как изменения в политике отразятся на фирме;
• проводить сверку расчетов с контрагентами и налоговой инспекцией;
• выбирать оптимальные варианты налогообложения;
• работать с первичными документами;
• применять законные способы оптимизации налогов, и т.д.

Если организация работает на спецрежиме – УСН или ЕНВД, – ошибкой будет думать, что главбуху не нужно знание общей системы налогообложения. Даже у спецрежимников время от времени проходят операции, которые облагаются НДС. Тогда бухгалтеру нужно уплатить НДС и составить декларацию по этому налогу, и он должен знать, как это сделать. А если компания «слетит» с УСН и перейдет на общую систему, бухгалтер должен оперативно наладить учет по общему режиму, а это совсем другой, более сложный уровень работ.

Что должен знать бухгалтер по расчету заработной платы

Есть разные формы оплаты труда: сдельная, сдельно-премиальная, аккордная и т.д. Бухгалтеру нужно уметь считать зарплату в соответствии с применяемой в фирме системой.

Бухгалтер-расчетчик должен знать:

1. Трудовое и прочее законодательство в части выплат сотрудникам.
2. Как рассчитываются:
   • средняя заработная плата;
   • отпускные, больничные, командировочные и прочие выплаты;
   • НДФЛ, страховые взносы.
3. Правила и сроки выплаты заработной платы, НДФЛ, страховых взносов.
4. Какие отчеты по сотрудникам нужно сдавать в ИФНС и фонды (6-НДФЛ, 2-НДФЛ, 4-ФСС, СЗВ-М, СЗВ-стаж, и т.д.), и уметь их заполнять.
5. Бухгалтерские проводки по своему участку.

Что должен знать бухгалтер по первичной документации

Бухгалтер на «первичке» должен знать правила оформления первичной учетной документации: накладных, актов и т.д. То есть он должен уметь и правильно оформить первичный документ, и проверять правильность оформления документов, поступающих от контрагентов.

Сейчас у компаний нет обязанности использовать унифицированные формы первичных документов, но, чтобы разрабатывать свои формы, бухгалтер должен знать обязательные реквизиты первичных документов.

Кроме того, он должен уметь формировать соответствующие проводки и на их основе заполнять бухгалтерские регистры.

Что должен знать бухгалтер на производстве

Важна не только квалификация бухгалтера, но и опыт работы в определенной сфере. Для производства нужно выбирать бухгалтера с опытом работы именно на производстве. Опыт работы в торговле здесь не подойдет, т.к. на производстве совсем другая и более сложная специфика.

Бухгалтер-производственник должен знать:

• как отпускаются сырье и материалы в производство, какие документы и проводки при этом оформляются;
• как рассчитывается себестоимость продукции;
• как учитывается незавершенное производство;
• как проводится инвентаризация и т.д.

Полный перечень обязанностей зависит от специфики производства и численности бухгалтерии.

Какими качествами должен обладать бухгалтер

Въедливость, усидчивость, аналитический склад ума и честность – вот качества идеального бухгалтера. Бухгалтерия не место для человека, который боится рутины и которому нужна постоянная активность.

О честности расскажем отдельно. Интернет пестрит историями о том, как из-за недобросовестных бухгалтеров бизнесмены несли большие потери, а иногда и теряли бизнес. Есть такая история и у нас. Здесь вы можете почитать о том, как главбух одного из наших клиентов объяснил исчезновение бухгалтерской базы проделками «хакеров» и выманивал у директора деньги за ее возвращение.

Бесплатно проверить кандидата можно в следующих сервисах:

• Соответствие документа и адреса регистрации
• Картотека арбитражных дел
• Проверка по списку недействительных российских паспортов
• Банк данных исполнительных производств
• Реестр розыска по исполнительным производствам
• Лица, находящиеся в розыске по подозрению в совершении преступлений

Как найти бухгалтера: подготовительная работа

Прежде чем приступить к поискам, нужно ответить на два вопроса:

1. Что будет делать бухгалтер в вашей компании?

Обязанности бухгалтера могут сильно отличаться в зависимости от сферы деятельности фирмы, ее размеров, системы налогообложения и наличия/отсутствия других бухгалтеров в штате.

Чего вы ждете от бухгалтера? Активного участия в деятельности фирмы, помощи в принятии решений и сокращении расходов или отводите ему роль рядового сотрудника, который будет просто обрабатывать «первичку»?

Должен ли ваш бухгалтер составлять отчеты? Проводить платежи? Составлять акты сверок? Считать себестоимость? Работать со счетами-фактурами? Проводить инвентаризацию? Считать заработную плату? Оформлять кадровые документы? Оптимизировать налогообложение? Оформлять внешнеэкономические сделки и т.д.?

Четко прописав, на какие именно функции нужен человек, вы сузите круг поисков.

2. Сколько вы готовы платить бухгалтеру?

Отталкивайтесь от круга обязанностей и не ищите самого «дешевого» специалиста, это может обойтись вам очень дорого. Отталкивайтесь от обязанностей и средних сумм по вашему региону. Например, в Москве главный бухгалтер с опытом работы более 5 лет получает от 150 тыс. руб.

Чтобы понять, сколько в действительности вам будет обходиться бухгалтер, к зарплате «на руки» прибавьте НДФЛ, страховые взносы, затраты на программное обеспечение и повышение квалификации.

Когда будете размещать вакансию, кроме «работных» сайтов задействуйте профессиональные форумы бухгалтеров. Если повезет, там можно «выловить» действительно ценных и продвинутых специалистов. Вопрос лишь в том, готовы ли вы им платить.

Как провести собеседование с бухгалтером

Поинтересуйтесь основным и дополнительным образованием кандидата и попросите рассказать о последних местах работы:

• какова была структура бухгалтерии?
• сфера деятельности компании?
• какие функции выполнял кандидат?
• какие проверки проводились в компании и какое участие в них принимал кандидат?
• умеет ли он пользоваться учетными программами?
• почему соискатель уволился или хочет уволиться с прежнего места работы?

Какие задать вопросы для проверки квалификации

Если у вас есть главбух, лучше, чтобы профессиональные навыки кандидата оценивал он. Смоделируйте разные ситуации, касающиеся будущих обязанностей сотрудника на должности бухгалтера, и предложите кандидату описать порядок действий и обосновать их.

Тесты для собеседования при приеме на должность бухгалтера

Предлагаем вам воспользоваться бесплатным тестом от компании 1С-WiseAdvice, который разработали наши эксперты в области бухучета и налогообложения.

Тест поможет подтвердить квалификацию бухгалтера и оценить его способность находить практические решения в конкретных рабочих ситуациях.

Мы уже проверили тест на себе – аналогичный тест проходят все соискатели на должность бухгалтера в нашей компании.

Предложите кандидату ответить на вопросы в одном из вариантов теста в зависимости от системы налогообложения, которую применяет ваша компания: ОСНО или УСН.

Результаты теста с комментариями и рекомендациями наших экспертов придут на ваш e-mail.

Какие проблемы могут возникнуть с бухгалтером уже после устройства на работу

Настоящему профессионалу, нацеленному на свое развитие, неинтересно много лет заниматься одним и тем же. Квалифицированные специалисты стремятся иметь разноплановую интересную работу с возможностью профессионального и карьерного роста. Поэтому, даже если вам повезло найти действительно классного специалиста, уже скоро он может захотеть большего и начать искать другую работу. К этому нужно быть готовым, особенно если у вас небольшая фирма, в которой бухгалтер не сможет удовлетворить свои амбиции.

Бывает, что такой бухгалтер получает слишком много власти, становится серым кардиналом либо начинает открыто давить на руководство и других сотрудников в принятии важных решений. Он хорошо знает свои права и в случае конфликта его не так-то просто уволить.

Другая проблема – бухгалтеры среднего уровня чаще всего рассматривают небольшую компанию как личный офис и параллельно ведут другие фирмы в ущерб работодателю и за его счет.

Если же бухгалтер в небольшой фирме не думает о подработке, он с большой долей вероятности будет заниматься личными делами и не дорабатывать. Если нет амбиций и интереса к работе, специалист работает вполсилы, делает только то, что умеет и знает, не стремясь развиваться профессионально и играть на опережение. А значит, состязание с налоговой в случае проверки, скорее всего, будет проиграно.

Вовсе не факт, что вы столкнетесь с такими проблемами, но предупреждён – значит вооружен.

И не забывайте, что вы всегда можете отдать бухгалтерию на аутсорсинг и избавить себя от поиска профессионального бухгалтера и других проблем.

Андрей, владелец компании, которая торгует строительным оборудованием оптом, решил найти удаленного бухгалтера для ведения учета и сдачи отчетности, так как задач было не много, а оплачивать зарплаты, больничные и отпуска не хотелось. ”Специалист” уверял, что у него все под контролем, но, как выяснилось потом, не сдал своевременно декларацию по НДС за первый квартал. Крайний срок — 25 апреля, о том, что отчет не сдан, узнали в середине июля. Штраф — 5% от суммы налога в месяц, налог — 100 000 рублей, пришлось внепланово расстаться с 15 000. Бухгалтер перестал отвечать на письма и брать трубку.

Таких историй вы, вероятно, слышали много. Теперь, когда появилась необходимость доверить финансы внештатному специалисту, не хотелось бы стать героем одной из них? Мы подготовили пошаговую инструкцию “Бухгалтер удаленно. Бухгалтер на удаленном доступе: как его выбрать, работать безопасно и эффективно”. Узнайте:

• Как найти и выбрать удаленного бухгалтера
• Как документально оформить отношения
• Как исключить утечку информации
• Как ставить задачи и контролировать их выполнение
• Какую ответственность несет удаленный бухгалтер за свои ошибки
• Сколько берет удаленный бухгалтер и какие услуги оказывает

Читайте также: Бухгалтерия на аутсорсинг: с чего начать, и как не ошибиться при выборе подрядчика?

Как выбрать и найти удаленного бухгалтера?

Если речь о приходящем бухгалтере-фрилансере

Кроме образования и резюме рекомендуем проверить:

1. Наличие опыта работы с компаниями из вашей сферы.
2. Квалификацию. Что можно сделать:
   • Протестировать на собеседовании (бесплатные тесты найдете в интернете). Есть нюанс — тому, кто не разбирается в бухгалтерии на должном уровне, будет сложно корректно трактовать результаты.
   • Нанять аудитора, который проверит квалификацию вашего будущего бухгалтера, это стоит от 1 500 до 3 000 рублей.
   • Попросить сертификаты о прохождении курсов повышения квалификации. Учиться и проверять свои знания бухгалтер не обязан, но то, что он это делает, — хороший знак.

Если выбираете аутсорсинговую компанию

1. Прочтите отзывы не только на корпоративном сайте, но и на сторонних ресурсах.
2. Оцените коммуникацию с менеджером: как быстро отвечает, вовремя ли перезванивает и отправляет обещанные документы, есть ли вопросы, в которых он “плавает”. Если до начала сотрудничества о вас забывают или прислали договор с ошибками, есть вероятность, что уровень бухгалтерских услуг тоже неприятно удивит.
3. Уточните, работала ли компания с бизнесменами из вашей сферы. Отсутствие опыта, впрочем, не приговор, что подтверждает история нашего сотрудничества с компанией “ЭТБ каталитические технологии”.

Прочтите кейс «Как получить грант от “Сколково”, правильно вести бухгалтерию и сдавать отчёты без ошибок»

4. Узнайте, как контролируется профессиональный уровень бухгалтеров. В идеале курсы повышения квалификации и периодическая аттестация с участием независимых аудиторов должны быть обязательными для всех сотрудников компании.
5. Расспросите о финансовых гарантиях (“страховке от ошибок”). Их наличие демонстрирует уверенность компании в квалификации своих сотрудников и подтверждает, что процессы внутри компании выстроены и отлажены.
6. Убедитесь, что вам подходят предлагаемые каналы коммуникации между менеджером проекта, бухгалтером и вами, а также формат и регулярность предоставления отчетов о проделанной работе.

Тех, кто прошел отбор по этим параметрам, можно сравнить по цене, а также узнать, какие услуги в нее входят и есть ли интересные спецпредложения.

Бухгалтер удаленно: как документально оформить отношения?

С кем бы вы не работали, договор должен быть — это гарантия спокойствия. Не ограничивайтесь типовым документом, обсудите его содержание с бухгалтером и проверенным юристом.

Обязательные пункты договора с бухгалтером на удаленном доступе:

• стоимость услуг, сроки и порядок их оплаты
• перечень услуг, включенных в стоимость
• список отчетов в контролирующие органы и сроки их сдачи
• перечень документов, которые вы должны предоставлять бухгалтеру, с указанием сроков
• ответственность бухгалтера за выполнение обязательств, соблюдение сроков и отсутствие ошибок
• соглашение о неразглашении конфиденциальной информации.

Читайте также: Блокировка счета: правовые основы, факторы риска, решение проблемы

Как исключить утечку информации, сотрудничая с бухгалтером удаленно?

Бухгалтер получает доступ к финансовой отчетности, информации о сделках и документам компании, а значит, есть риск продажи этих данных конкурентам. Как перестраховаться? До подписания договора узнать, что сделано для того, чтобы исключить случайную или намеренную утечку.

Мы в Фингуру обеспечиваем безопасность клиентов так:

• являемся оператором персональных данных, собираем и храним их в соответствии с
  152-ФЗ
• используем надежные дата-центры, которые соответствуют государственным стандартам (ГОСТ Р ИСО/МЭК 13335 2-5 “Информационная технология. Методы и средства обеспечения безопасности”) и международным требованиям сертификаций по ИТ-безопасности (ISO 27001 Information security management systems)
• для передачи данных через интернет применяем протокол https
• подписываем с каждым сотрудником соглашение о неразглашении.

Как ставить задачи и контролировать их выполнение?

Если речь о приходящем бухгалтере

Вариантов два: доверять или стоять над душой, постоянно уточняя, как идут дела, что не поможет вам оценить ситуацию.

Вот что говорит по этому поводу Павел Тимохин, руководитель отдела бухгалтерского консалтинга Фингуру:«Директору хотелось бы получать информацию в виде отчетов, но он не знает, о чем и как спросить, потому что не владеет нужной информацией в этой сфере. Поэтому все с сводится к вопросу: “Все ли у нас в порядке?”, на который бухгалтер отвечает: “Да”, и на этом диалог заканчивается».

Читайте также: Подготовка и сдача годовой отчетности

Если выбираете аутсорсинговую компанию

Вариантов все так же два, но компаниям проще сделать процесс прозрачным для клиента:

• есть личный кабинет
• автоматически формируются отчеты
• бухгалтера на время отпуска или болезни можно заменить, чтобы это не сказалось на выполнении задач заказчика
• есть менеджеры, контролирующие работу бухгалтеров.

В Фингуру мы добавили еще несколько полезных функций для клиентов:

• одновременно может выполняться любое количество задач, потому что в вашем распоряжении — все бухгалтеры нашей команды, между которыми распределяет поручения персональный менеджер;
• сроки сдачи отчетов в контролирующие органы и выполнения других ключевых задач отслеживает программное обеспечение.

Можно ли привлечь бухгалтера на удаленном доступе к ответственности?

Форумы пестрят сообщениями от бизнесменов, которых бухгалтер оставил один на один с претензиями налоговой, заблокированными счетами и прочими возникшими по его вине неприятностями.

Застраховаться от ошибок на 100% не получится, но на ком ответственность за них? Давайте разбираться.

Если речь идет о приходящем бухгалтере

Ответственность за срыв сроков и ошибки должна быть зафиксирована в договоре, но в случае чего придется доказать вину бухгалтера и, возможно, дело дойдет до суда. Вам от этого не легче: сначала придется оплатить штрафы и пени из своего кармана, а потом ждать компенсации, надеясь на справедливость.

Читайте историю нашего клиента, которому бухгалтер на удаленном доступе обеспечил миллионную задолженность, заблокированные счета и попадание в реестр должников.

Если выбираете аутсорсинговую компанию

Компании, уверенные в качестве своих услуг и дорожащие репутацией, предлагают страховку от ошибок. В Фингуру это 1 миллион рублей — каждый клиент может рассчитывать на компенсацию в рамках этой суммы, если понес расходы по вине бухгалтера.

Сколько берет бухгалтер на удаленном доступе и какие услуги оказывает?

На стоимость услуг могут влиять:

• организационно-правовая форма компании
• режим налогообложения
• выручка
• количество хозяйственных операций
• количество документов
• количество операций по расчетному счету
• количество сотрудников
• количество основных средств.

Стоимость услуг бухгалтера на удаленном доступе варьируется от 10 000 до 40 000 рублей в месяц.

В Фингуру мы подходим к расчету стоимости ведения бухучета иначе — она определяется с учетом:

• режима налогообложения: от него зависит количество отчетов, которые нужно сдавать;
• количества сотрудников: с ростом штата работы у бухгалтера тоже прибавится, а значит, цена вырастет;
• количества хозяйственных операций.

Все тарифы включают основные услуги:

• внесение данных в специализированную бухгалтерскую программу, их систематизация и обработка
• сдача отчетности в контролирующие органы
• подготовка документации по всем хозяйственным операциям компании в соответствии с законодательством
• расчет заработной платы, ведение кадрового учета предприятия.

Бухгалтер удаленно: 6 шагов к безоблачному сотрудничеству

1. Найти удаленного бухгалтера с релевантным опытом и проверить его квалификацию.
2. Составить договор, в котором прописаны обязанности и ответственность сторон.
3. Убедиться, что информация о сделках и документы компании не будут случайно или намеренно слиты конкурентам, узнав, что для сохранности данных клиента предпринимает бухгалтер.
4. Найти способ контролировать выполнение задач, не тратя на это слишком много времени.
5. Обсудить ответственность за ошибки и несвоевременную сдачу отчетов, чтобы потом не платить штрафы и пени самому.
6. Сравнить предложения и выбрать того, кто возьмет на себя бухучет, освободив вам время для развития бизнеса.

Читайте также: Как улучшить работу бухгалтерии?