Форма №8. Журнал учета движения путевых листов
Если в организации используют транспортные средства, то выписывают для ведения учета ГСМ и т.п. и расчета зарплаты водителям путевые листы. Для контроля за движением этих документов применяют специальный журнал — учета движения путевых листов. Данные в него заносят каждый день при получении и сдаче водителем документов.
Общая информация
ИП и организации, которые занимаются оказанием транспортных услуг или используют в своей работе транспорт, должны регистрировать выданные шоферам путевые листы в специальном журнале. Это сказано в п. 1 ст. 1 и п. 1 ст. 6 ФЗ от 8 ноября 2007 года №259-ФЗ, а также в п. 17 Приказа Минтранса от 18 сентября 2008 года №152.
Другие компании и ИП могут решать самостоятельно, вести им такой журнал или нет.
Назначение документа — следить за своевременностью выписывания и сдачи путевых листов, списания ГСМ, данные о которых были обозначены в переданных водителям путевых листах.
Для справки! Путевой лист дает водителю право управлять транспортным средством, фиксирует сведения о маршруте, расходе ГСМ. Его оформляют на рейс или смену (с 1 марта 2019 года). На месяц «открывать» документ запрещено.
Журнал движения путевых листов заводят на срок не больше 1 года. При надобности это время можно сократить до 1 месяца. Данные вносят обо всех путевых листах без исключений, в хронологическом порядке.
Ведение журнала ложится плечи работника, которого глава компании назначил для этого соответствующим приказом. Также это может быть сотрудник, в чьей должностной инструкции или трудовом договоре прописаны эти обязанности.
После того как журнал будет полностью заполнен, его сшивают и скрепляют подписью главы компании или уполномоченного на это работника. Хранить документ в организации нужно не менее 5 лет.
О форме №8
Бланк является унифицированным, ее ввели в работу постановлением Госкомстата от 28 ноября 1997 года №78. С января 2013 года форма не является обязательной к применению. Компании сами решают, использовать унифицированные формы или нет (п. 4 ст. 9 ФЗ №402 «О бухгалтерском учете»). Данный факт надо не забыть обозначить в своей учетной политике. Это делается посредством издания приказа руководителем.
Журнал учета движения путевых листов по форме 8 до сих пор используют в организациях, имеющих транспортные средства. Бланк удобен и привычен проверяющим органам.
Что пишут в журнале учета движения путевых листов
Внесение данных в такой журнал не вызывает сложностей у работников. На обложке нужно отметить наименование организации, код по ОКПО, период ведения журнала.
На страницах журнала указывают:
Также в журнале должны расписываться: шофер — в получении путевого листа, диспетчер — в приемке листа и других бумаг от водителя, бухгалтер — в приемке листа от диспетчера. Бухгалтер и диспетчер должны поставить дату приема документов.
Журнал учета выхода автомобиля
(1).jpg "Журнал учета выхода автомобиля")
Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.
Программа разработана совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.
Обзор документа
Приказ Министерства транспорта РФ от 15 января 2021 г. № 9 “Об утверждении Порядка организации и проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортных средств”
В соответствии с пунктом 2 статьи 20 Федерального закона от 10 декабря 1995 г. N 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1995, N 50, ст. 4873; 2018, N 45, ст. 6841) и пунктом 1 Положения о Министерстве транспорта Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 30 июля 2004 г. N 395 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 32, ст. 3342; 2019, N 1, ст. 10), приказываю:
1. Утвердить прилагаемый Порядок организации и проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортных средств.
2. Настоящий приказ вступает в силу с 1 сентября 2021 г. и действует до 1 сентября 2027 г.
| Министр | В.Г. Савельев |
Зарегистрировано в Минюсте РФ 27 мая 2021 г.
УТВЕРЖДЕН
приказом Минтранса России
от 15 января 2021 г. N 9
Порядок организации и проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортных средств
3. Контроль проводится во время подготовки транспортного средства к выполнению водителем или группой водителей одного или нескольких рейсов в течение одного или нескольких рабочих дней с оформлением одного путевого листа.
5. При сменной работе водителей на одном транспортном средстве контроль проводится до начала рейса или смены (рабочего дня) водителя транспортного средства, который первым выезжает с парковки.
6. Контроль осуществляется работником субъекта транспортной деятельности либо работником сторонней организации или привлекаемым для проведения контроля индивидуальным предпринимателем. Работники или индивидуальные предприниматели, указанные в настоящем пункте, осуществляющие контроль, должны соответствовать профессиональным и квалификационным требованиям, предъявляемым при осуществлении перевозок к работникам юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, указанных в абзаце первом пункта 2 статьи 20 Федерального закона «О безопасности дорожного движения», устанавливаемым Минтрансом России в соответствии с пунктом 2 статьи 20 Федерального закона от 10 декабря 1995 г. N 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения», предъявляемым к контролеру технического состояния транспортных средств автомобильного транспорта или контролеру технического состояния транспортных средств городского наземного электрического транспорта.
7. При проведении контроля должны быть проверены:
тормозной системы (включая манометр пневматического или пневмогидравлического тормозных приводов, если их установка предусмотрена конструкцией транспортного средства);
колес (кроме трамвая);
тахографа (если обязательность его установки предусмотрена законодательством Российской Федерации) 2 ;
аппаратуры спутниковой навигации (если обязательность ее установки предусмотрена законодательством Российской Федерации) 3 ;
устройства (системы) вызова экстренных оперативных служб (если обязательность его (ее) установки предусмотрена законодательством Российской Федерации) 4 ;
2) исправность предусмотренных конструкцией транспортного средства:
замков дверей кузова или кабины, запоров бортов грузовой платформы, запоров горловин цистерн и пробок топливных баков (кроме транспортных средств городского наземного электрического транспорта);
устройств фиксации подушки и спинки водительского сиденья;
устройств обогрева и обдува стекол;
тягово-сцепного устройства, а также страховочных тросов (цепей);
держателя запасного колеса (кроме трамвая);
фиксаторов транспортного положения опор полуприцепов (при наличии);
3) наличие предусмотренных конструкцией транспортного средства:
индикации на щитке приборов, свидетельствующей о неисправности, влияющей на безопасность дорожного движения (проверяется при работающем двигателе);
стекол и обзорности с места водителя;
зеркал заднего вида и их креплений;
заднего защитного устройства, грязезащитных фартуков и брызговиков;
ремней безопасности (если обязательность их установки предусмотрена законодательством Российской Федерации) 5 и (или) подголовников сидений и их работоспособность;
4) работоспособность в установленном режиме:
внешних световых приборов и световозвращателей;
5) герметичность систем, узлов и агрегатов транспортного средства, в том числе системы выпуска отработавших газов, а также дополнительно устанавливаемых на транспортное средство гидравлических устройств;
6) укомплектованность медицинской аптечкой, огнетушителем и противооткатными упорами (для грузовых транспортных средств и автобусов);
7) отсутствие внесенных в конструкцию транспортного средства изменений в нарушение установленного порядка, предусмотренного разделом 4 главы V Технического регламента, в части газобаллонного оборудования, кузовов транспортных средств, бортов грузовой платформы (для грузовых транспортных средств), дополнительных сидений, фар ближнего света, противотуманных фар (при наличии) и дневных ходовых огней (при наличии);
8) отсутствие установленных на передней части транспортного средства световых приборов с огнями красного цвета или световозвращающих приспособлений красного цвета, на транспортном средстве устройств для подачи специальных световых или звуковых сигналов (за исключением охранной сигнализации) без соответствующего разрешения, а также незаконно нанесенных на наружные поверхности транспортного средства специальных цветографических схем автомобилей оперативных служб;
9) дополнительно для транспортных средств городского наземного электрического транспорта:
состояние и крепление колесных пар и трамвайных тележек (для трамвая);
соответствие силы тока утечки предельно допустимым значениям;
исправность токоприемников, тяговых двигателей, вспомогательных электрических машин, пускорегулирующей и защитной аппаратуры, вспомогательных цепей, аккумуляторной батареи, контрольно-измерительных приборов электрического оборудования.
8. При наличии конструктивных особенностей специальных и специализированных транспортных средств, а также при проведении контроля в отношении троллейбусов дополнительно должны быть проверены работоспособность, состояние и исправность систем, механизмов, агрегатов, узлов и деталей, характерных для данных типов транспортных средств, влияющих на безопасность движения транспортных средств, на соответствие требованиям, установленным пунктами 14-27 приложения N 8 к Техническому регламенту.
1) наименование марки, модели транспортного средства;
2) государственный регистрационный номер транспортного средства;
3) фамилию, имя, отчество (при наличии) лица, проводившего контроль;
4) дату, время проведения контроля;
5) показания одометра (полные километры пробега) при проведении контроля;
6) отметку о прохождении контроля (пройден или не пройден);
7) подпись лица, проводившего контроль.
10. Журнал ведется на бумажном или электронном носителе.
12. В журнале допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особенности осуществления перевозок автомобильным транспортом или городским наземным электрическим транспортом.
1 Пункт 2 статьи 20 Федерального закона от 10 декабря 1995 г. N 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения».
2 Пункт 1 статьи 20 Федерального закона от 10 декабря 1995 г. N 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения».
3 Пункты 1 и 2 постановления Правительства Российской Федерации от 25 августа 2008 г. N 641 «Об оснащении транспортных, технических средств и систем аппаратурой спутниковой навигации ГЛОНАСС или ГЛОНАСС/GPS» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2008, N 35, ст. 4037; 2016, N 47, ст. 6640).
5 Приложение N 2 к Техническому регламенту.
6 Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 15, ст. 2036; 2020, N 24, ст. 3755.
7 Собрание законодательства Российской Федерации, 2007, N 46, ст. 5555.
Обзор документа
Предрейсовый или предсменный контроль технического состояния ТС должен будет проводиться во время подготовки ТС к выполнению водителем или группой водителей одного или нескольких рейсов в течение одного или нескольких рабочих дней с оформлением одного путевого листа.
Мероприятия реализуются в любой промежуток времени, необходимый для определения технического состояния ТС и ограниченный временем въезда ТС на парковку (парковочное место) для стоянки по возвращении из рейса и окончании смены водителя, до выезда с парковки.
При сменной работе водителей на одном ТС контроль проводится до начала рейса или смены (рабочего дня) водителя, который первым выезжает с парковки.
Уточнены требования к контролерам.
Приказ вступает в силу с 1 сентября 2021 г. и действует до 1 сентября 2027 г.
Приложение N 12. Журнал выхода и возвращения транспортных средств (рекомендуемый образец)
Приложение N 12
к Порядку организации
транспортной деятельности в
органах внутренних дел
Российской Федерации
ЖУРНАЛ
выхода и возвращения транспортных средств
Исправное транспортное средство, путевую документацию на ТС и ключи от замка зажигания получил (подпись водителя)
Время первого выезда из гаража (с места стоянки)
Выезд транспортного средства
подтверждаю (подпись должностного лица)
Транспортное средство в гараж (на место стоянки) поставил (подпись водителя)
Время последнего возвращения с линии
Время последнего возвращения с линии подтверждаю (подпись должностного лица)
«Дата» ставится дата выезда транспортного средства на линию;
«Марка транспортного средства» указываются марка, модель транспортного средства;
«Гос. per. знак транспортного средства» указывается регистрационный знак транспортного средства;
«Ф.И.О. водителя» пишутся фамилия и инициалы водителя;
«Выезд транспортного средства подтверждаю (подпись должностного лица)» ставится подпись сотрудника, осуществляющего контроль за выходом транспортных средств из гаражей, с мест стоянок и за возвращением с линии;
«Время последнего возвращения с линии подтверждаю (подпись должностного лица)» ставится подпись сотрудника, осуществляющего контроль за выходом транспортных средств из гаражей, с мест стоянок и за возвращением с линии;
«Примечание» указывается со слов водителя техническое состояние транспортного средства (исправен, неисправен).
Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Журнал учета выхода автомобиля на линию и возврата с линии
В организациях, которые занимаются предоставлением транспортных услуг, для контроля за выходом автомобилей на линию применяется специальный журнал учета.
Для чего нужен журнал, его значение
Прежде чем допустить транспортное средство до работы, специалисты предприятия должны убедиться в том, что его техническое состояние соответствует установленным нормам, что в машине отсутствуют повреждения, поломки и неисправности, которые могут привести к внештатным ситуациям на дороге, авариям и т.д.
При осуществлении этой процедуры проверяются комплектность, технические узлы, элементы и детали автомобиля, осматривается его внешний вид. Обязательно обследуется рулевое управление и тормозная система, а также система оптики и зажигания. Только при условии, что все вышеозначенные параметры находятся в удовлетворительном состоянии, автомобиль может выйти на линию, в противном случае его отправляют либо на станцию технического обслуживания, либо в гараж на восстановление.
В журнале учета отмечается техническое состояние машины, время ее выхода и возврата с линии, показания спидометра и т.д.
Благодаря данному документу в компании осуществляется аналитика работы транспортных средств, включающая в себя информацию о расходовании горючего, контроль за соблюдением режима труда водителя, правильность эксплуатации автомобиля, проводимые ремонтные работы и т.д. Таким образом, в первую очередь этот журнал является документом, на основе которого (в числе прочих) осуществляется организация безопасности правил дорожного движения на предприятия.
Кроме того, в случае каких-то аварий, произошедших по вине водителя автомобиля, журнал позволяет обосновать взыскание с него нанесенного ущерба, поскольку в нем указывается состояние машины как в момент выхода на линию, так и во время возврата в гараж.
Кто несет ответственность за ведение документа
Ответственность за формирование и ведение журнала, как правило, возлагается на диспетчера. Все данные в документ он вносит на основании сведений, предоставленных механиком, которых проводил осмотр технического состояния машины, а также водителя.
Что будет, если не вести журнал
Организации, занимающиеся транспортными услугами должны вести этот журнал в обязательном порядке. Если же его не будет, то государственные контролирующие органы (Ространснадзор и т.д.) оштрафуют как руководство, так и само предприятие.
По этой же причине вся информацию, вносимая в журнал должна быть достоверной и точной, поскольку, если вдруг с автомобилем что-то произойдет, проверяющие лица не в последнюю очередь займутся изучением данного документа. При выявлении ложных или неверных сведений на ответственные лица может быть возложено дисциплинарное взыскание.
Как сформировать журнал
Журнал учета выхода автомобиля на линию и возврата с линии составляется в произвольном виде. Однако, если в компании есть свой шаблон журнала, то применять следует именно его. Кроме того, имеет распространение унифицированная, ранее обязательная к использованию форма журнала. Она удобна тем, что ее можно легко подкорректировать под нужды предприятия, добавив или убрав ненужные столбцы и строки. В некоторых организациях применяется журнал, имеющийся в свободной продаже (в твердом переплете) – законодательство такой подход к учету работы автомобилей вполне допускает.
Особенности оформления бланка
Что касается оформления журнала, то здесь также нет никаких особенностей, то есть, если журнал формируется самостоятельно, то его можно сделать в электронном виде или же, что называется, «нарисовать» вручную. В первом случае подготовленный бланк следует распечатать, чтобы ответственные лица могли оставить в нем свои автографы.
Обычно журнал содержит в себе не один десяток страниц. Все они должны быть по порядку пронумерованы и прошиты специальной толстой нитью.
На последнем листе ставится печать организации и пометка о количестве страниц в документе, а также дата и подпись ответственного работника.
Журнал делается в одном оригинальном экземпляре, дополнительных его копий не формируется. Заполненный журнал подлежит хранению на протяжении периода, установленного в законодательстве или же указанного в нормативно-правовой документации транспортной фирмы. Только после истечения этого срока документ можно уничтожить.
Кто должен расписаться в журнале
В журнале должны расписаться два сотрудника. Во-первых, это механик, который проверяет автомобиль перед выездом и после возврата, во вторых, диспетчер, который занимается ведением журнала. Что касается водителя, то в журнале отмечается только его ФИО.
Образец журнала
Если вам поручено формирование и ведение журнала учета выхода автомобиля на линию и возврата с линии, который вы ранее никогда не делали, воспользуйтесь его примером и подробными разъяснениями к нему. С их учетом вы сделаете нужный вам документ без особых проблем.
Как заполнять журнал выпуска на линию транспортных средств
Компании, предоставляющие любые транспортные услуги, обязаны перед выпуском автомобиля на маршрут проверить его техническую исправность. Приказ Министерства транспорта РФ № 141 от 6 апреля 2017 года утверждает порядок организации предрейсового контроля технического состояния транспортных средств на предприятии. После проверки контролёр обязан зафиксировать данные в путевом листе и в журнале по выпуску транспортных средств на линию.
Значение журнала
Для допуска автомобиля к работе необходимо удостовериться, что машина находится в исправном состоянии. Законом утверждён порядок предрейсового контроля, и пропускать этот пункт в работе не следует.
Предрейсовый контроль осуществляется контролёром технического состояния,на которого возложены обязанности по проверке транспортных средств.
При осуществлении контроля автомобиля проверяются следующие показатели:
В случае если транспорт полностью исправен, шофёр может отправляться на маршрут. При обнаружении неполадок транспорт оставляют для восстановления либо направляют на станцию техобслуживания.
В журнал выхода на линию транспортных средств фиксируется техническое состояние машины, показания спидометра и время выезда. Этот документ необходим для аналитики и статистики работы транспорта, контролем за расходом горючих материалов, эксплуатации автомобиля. В случае возникновения аварийных ситуаций, его используют как доказательство того, что при выезде машина была в исправном состоянии.
Оформление и структура
Ранее существовал обязательный формат журнала. Сейчас предприятие может использовать собственный шаблон произвольной формы, в который добавляются необходимые графы.Сформировать его можно и в электронном виде, и составить вручную.
Для того чтобы ответственные лица смогли поставить свои подписи, заполнение должно производиться в печатном варианте.
В журнале учёта въезда-выезда транспортных средств обычно содержится несколько десятков листов. Все страницы нумеруются и прошиваются. На последнем листе прошитого документа указывается количество страниц, дата, подпись ответственного лица и закрепляется всё это печатью организации.
Лица, обязанные расписаться:
Журнал учёта выхода автомобиля на линию и возврата с линии хранится в единственном экземпляре, без копий. Уничтожается по истечении срока хранения, указанного в законе или нормативных документах транспортной компании.
Структура и содержание:
Основная часть формируется в виде таблицы. Документ можно дополнить теми сведениями, которые нужны определённой фирме. Например, данные о прохождении водителем медицинского осмотра, о выдаче ключей на транспорт и др.
Бланк журнала выезда транспорта на линию
Ответственность за ведение
Ответственным лицом за ведение документа обычно назначается диспетчер, механик или сам водитель. У работника должна быть чёткая должностная инструкция с указанием прав, обязанностей, ответственности. Всё это регламентируется локальными нормативно-правовыми актами организации. Контролёр вносит в документы данные, предоставленные механиком и водителем. Если кто-то из них сжульничал, и предоставил невернуюинформацию, то вся ответственность ложится на диспетчера.
Ведение журнала –это обязательная процедура, для компаний, занимающихся транспортными перевозками.
Сведения должны быть точными и правдивыми. При занесении ложных данных в документацию, на ответственное лицо может быть наложено дисциплинарное взыскание, а также штраф как на должностное лицо, так и на организацию.
В случае возникновения ситуаций, при которых могут потребоваться данные о времени и техническом состоянии автомобиля в конкретный день, они в первую очередь будут проверять журнал выезда и возврата.
Конечно, первый проверяющий это руководитель организации. Именно он, назначает ответственного за ведение журнала, путём составления соответствующего приказа.
Если диспетчер недобросовестно будет заниматься оформлением документации, руководитель может применить меры воздействия: наложить штраф, лишить премии, занести замечание в трудовую книжку.
Для наглядного примера журнала выезда водителей на линию, образец заполнения можно скачать на сайтах с бланками нормативно-правовой документации. Купить такую книгу учёта в печатном варианте, можно в интернете, специализированных магазинах или заказать через типографию в твёрдом переплёте. Стоимость его обычно невысокая, в пределах 100 рублей.