Надо ли заполнять путевые листы на автомобиль в лизинге, если организация не оказывает транспортные услуги?
Л.М. Золина,
автор ответа, консультант Аскон по бухгалтерскому учету и налогообложению
ВОПРОС
Есть автомобиль в лизинге, не оказываем услуги по перевозке. Надо ли заполнять путевые листы и придерживаться требований 152 Приказа Минтранса? Можно ли взять на затраты бензин, если не выполняются условия 152 Приказа?
ОТВЕТ
Путевые листы необходимо оформлять, поскольку этот документ подтверждает использование автомобиля в служебных целях и является основанием для списания на затраты топлива.
Однако применять унифицированную форму путевого листа необязательно. Организация вправе применять самостоятельно разработанную форму путевого листа при наличии в нем обязательных реквизитов, установленных частью II Приказа Минтранса России от 18.09.2008 N 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов».
Запретов использовать самостоятельно разработанную форму путевого листа в целях учета расходов на топливо (в именно путевой лист является документом первичного учета, подтверждающий расход топлива) НК РФ не содержит.
Также не влияет на учет топлива срок оформления путевого листа.
По моему мнению, руководитель организации может установить любой срок действия путевого листа на автомобильный транспорт, не превышающий одного месяца.
Кроме того, если автомобилем управляет не штатный водитель, а другие сотрудники, проходить медосмотр им не требуется. Следовательно, самостоятельно разработанная форма путевого листа может не содержать сведений о прохождении медосмотра.
ОБОСНОВАНИЕ
В Приказ Минтранса № 152 Приказом № 467 были внесены некоторые изменения, однако для организаций, эксплуатирующих легковые автомобили и не имеющих штатных водителей, практически ничего не изменилось.
Из сопоставления формулировок п. 3, п. 4 и новой редакции п. 10 Приказа № 152 можно сделать вывод, что запретов на составление путевого листа сроком более одного дня Приказ № 152 не содержит. Таким образом, если в течение месяца автомобилем управляет один сотрудник, то путевой лист может быть оформлен на срок до одного месяца. Если же автомобилем пользуются несколько сотрудников, то путевой лист должен быть оформлен на каждого сотрудника отдельно.
В соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ в целях гл. 25 Кодекса, налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 Кодекса). Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
На основании ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», формы первичных учетных документов с наличием обязательных реквизитов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Также руководителем экономического субъекта определяется состав первичных учетных документов, применяемых для оформления фактов хозяйственной жизни экономического субъекта, и перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов.
С 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению.
Следовательно, организация вправе применять самостоятельно разработанный путевой лист с обязательными реквизитами со сроком действия более одного дня.
Путевой лист должен содержать следующие реквизиты (п. 3 Обязательных реквизитов и порядка):
1) наименование и номер путевого листа;
2) сведения о сроке действия путевого листа;
3) сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
4) сведения о транспортном средстве;
5) сведения о водителе.
Срок действия путового листа не более месяца связан со сроками, установленными для ведения бухгалтерского учета и отчетности в РФ: отчетной датой для составления бухгалтерской отчетности считается последний календарный день отчетного периода (ч. 6 ст. 15 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ, п. п. 4, 12 ПБУ 4/99).
Л.М. Золина,
автор ответа, консультант Аскон по бухгалтерскому учету и налогообложению
Присоединяйтесь к нам в социальных сетях
Бухучет, налогообложение, ФСБУ, отчетность за 2021 год
Поможем не забыть сделать главное
Посмотрите актуальные чек-листы для бухгалтера, специалиста по кадрам и юриста.
Передача сотруднику лизингового автомобиля
Автомобиль, взятый в лизинг, передается в пользование сотруднику для служебных и личных целей. Как оформить передачу автомобиля и учесть затраты.
Организации целесообразно разработать Положение об использовании служебных автомобилей. В нем рекомендуется отразить следующие моменты: способ передачи сотруднику; закрепить методику распределения расходов на содержание и использование автомобиля в служебных и личных целях, а также распределить бремя оплаты этих расходов между организацией и сотрудником.
Утвердить перечень расходов, которые распределяются между организацией и за счёт собственных средств сотрудника. В состав расходов могут быть отнесены: расходы на ГСМ в рамках установленных организацией лимитов; расходы на техобслуживание; расходы на парковку.
Должны быть прописать расходы, которые не оплачиваются организацией: штрафы за нарушение ПДД; расходы, не подтвержденные установленными документами, расходы, понесенные в связи с использованием автомобиля в личных целях.
Расходы, которые не связаны с использованием автомобиля в служебных целях, осуществляются за счёт сотрудника, или компенсируются сотрудником. В противном случае, компании придётся удержать с соответствующих сумм НДФЛ и уплатить страховые взносы.
В Положении об использовании автомобиля закрепить регулярную отчётность по использованию автомобиля: путевые листы, отчет об использовании автомобиля в служебных целях; закрепить материальную ответственность сотрудника.
Передачу автомобиля, взятого в лизинг организацией, можно оформить приказом о закреплении автомобиля за сотрудником. В приказе отразить следующее: ответственного за использование автомобиля; производственные нужды организации при использовании автомобиля; сведения об автомобиле; использование, как в служебных, так и в личных целях; возложить на сотрудника обязанность по оформлению необходимых документов, связанных с содержанием и эксплуатацией закрепленного автомобиля.
Сотруднику выдается доверенность на управление автомобилем. Передачу автомобиля для исполнения трудовых обязанностей следует предусмотреть в трудовом договоре.
Следует также отметить, что в договоре лизинга не должно быть прописано исключительное условие использования передаваемого автомобиля только в производственных целях, а также не должен содержаться прямой запрет на использование автомобиля в личных целях.
Порядок оформления использования служебного автомобиля в личных целях законом не установлен
В приложении к учётной политике, или в самостоятельном документе необходимо закрепить методику распределения расходов, связанных с использованием автомобиля, и их учёта в целях налогообложения прибыли, поскольку в отношении автомобиля, который частично используется в личных целях, учесть все затраты, связанные с его содержанием, при расчёте налога на прибыль нельзя.
В методике следует отразить, что такие расходы организация учитывает в целях налогообложения прибыли только тогда, когда они понесены в связи с использованием автомобиля в служебных целях.
Использование автомобиля в служебных целях подтверждается путевыми листами. Путевые листы будут служить основанием для учёта расходов в целях налога на прибыль организации. Если расходы на ГСМ при использовании автомобиля в личных целях, не будут компенсированы сотрудниками, со стоимости использованного ГСМ необходимо будет уплатить НДФЛ.
Общие расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля (расходы на техосмотр, мойку и пр.), а также расходы на осуществление лизинговых платежей следует распределить между организацией и сотрудником пропорционально использованию автомобиля в служебных и личных целях.
В частности, пропорция может быть установлена в результате анализа пробега автомобиля в служебных и личных целях за определенный период, или, исходя из времени использования автомобиля в служебных или личных целях. В результате установленной пропорции организация определяет долю расходов, которая приходится на личное использование автомобиля и не учитывается в целях налогообложения прибыли.
При этом организации следует предусмотреть обязанность сотрудника компенсировать организации расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля, применительно к использованию автомобиля в личных целях во избежание возникновения обязанности удержания НДФЛ и уплаты страховых взносов.
Обращаем внимание на следующее. По общему правилу, при безвозмездной передаче имущества (услуг) нужно начислить НДС (ст. 146 НК РФ). Зачастую налоговые органы рассматривают передачу служебного автомобиля, в том числе в личное пользование сотруднику, как безвозмездную реализацию услуг. Причем эта обязанность не связана с наличием договора о безвозмездном пользовании. В этом случае при передаче автомобиля сотруднику НДС исчисляется с рыночной стоимости услуги по предоставлению автомобиля в аренду (письма Минфина РФ от 01.02.2013 № 03-03-06/1/2069, от 17.01.2013 № 03-07-08/04, от 29.07.2011 № 03-07-11/204, определение ВАС РФ от 28.02.2014 № ВАС-1319/14).
В информационном письме суд квалифицирует право безвозмездного пользования вещью как имущественное право (информационное письмо Президиума ВАС РФ от 22.11.2005 № 98). В силу буквального толкования безвозмездная передача имущественных прав объектом обложения НДС не является (абз.2 подп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ). Такую позицию организации с высокой степенью вероятности придётся отстаивать в суде.
Если авто в лизинге нужно заполнять путевой лист
(1).jpg "Если авто в лизинге нужно заполнять путевой лист")
Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.
Программа разработана совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.
Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
При сдаче в аренду автомобиля без экипажа путевой лист оформляет организация-арендатор, которая эксплуатирует транспортное средство.
Особенности заполнения путевого листа в такой ситуации изложены ниже.
По требованию сотрудников полиции водитель арендованного автомобиля обязан предъявить водительское удостоверение, регистрационные документы на автомобиль, путевой лист, страховой полис обязательного страхования гражданской ответственности, а также документы на перевозимый груз, включающие в себя транспортную накладную.
Сдача в аренду транспортного средства юридическому лицу
Документы, предъявляемые по требованию сотрудников полиции водителем арендованного автомобиля
Сдача в аренду транспортного средства физическому лицу
В требованиях к договору аренды, установленных гл. 34 ГК РФ, не содержится запрета на передачу транспортного средства в аренду гражданам, у которых нет статуса предпринимателя. Арендатором может выступать любой дееспособный гражданин.
Поскольку расходы на ГСМ в процессе эксплуатации транспортного средства несет арендатор, физическому лицу не требуется подтверждать факт расхода в личных целях ГСМ путевыми листами. Кроме того, также физическому лицу не вменяется обязанность проходить предрейсовый и послерейсовый медосмотр водителя.
Рекомендуем также ознакомиться с материалами:
— Энциклопедия решений. Аренда транспортного средства без экипажа;
— Энциклопедия решений. Учет расходов на содержание переданного по договору аренды (лизинга) имущества;
— Энциклопедия решений. Путевой лист;
— Пример заполнения Путевого листа легкового автомобиля, разработанный с учетом положений приказа Минтранса РФ от 18.09.2008 N 152 (в редакции с 1 марта 2019 г.) (подготовлено экспертами компании ГАРАНТ, март 2019 г.)
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Графкин Олег
Ответ прошел контроль качества
Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.
————————————————————————
*(1) Если ТС арендуется с экипажем, то в силу ст. 632 ГК РФ услуги по управлению ТС и по его технической эксплуатации оказывает арендодатель. Следовательно, он оформляет путевой лист, несет расходы на ГСМ, обеспечивает прохождение медицинского и технического осмотров.
*(2) Напомним, для целей исчисления налога на прибыль имущество, переданное в аренду, не исключается из состава амортизируемого имущества арендодателя (п. 1, п. 3 ст. 256 НК РФ). Следовательно, в период нахождения у арендатора объекта арендодатель продолжает начислять по нему амортизацию (п. 2 ст. 259 НК РФ). Амортизация учитывается в суммах, начисленных за отчетный (налоговый) период:
— в составе внереализационных расходов (подп. 1 п. 1 ст. 265 НК РФ), если сдача имущества в аренду не является систематической;
— в составе расходов, связанных с производством и реализацией, если организация предоставляет имущество в аренду на систематической основе (подп. 3 п. 2 ст. 253, второй абзац подп. 1 п. 1 ст. 265 НК РФ).
*(3) Такой вывод основан на мнении контролирующих органов (письма Минфина России от 25.08.2009 N 03-03-06/2/161, от 03.06.2013 N 03-03-06/1/20097, от 16.06.2011 N 03-03-06/1/354, письма ФНС России от 13.11.2018 N БС-3-11/8304@, от 22.11.2010 N ШС-37-3/15988@, письма УФНС России по г. Москве от 09.07.2019 N 16-15/116577@, от 13.10.2009 N 16-15/107268), а также подтвержден судебной практикой (постановления АС Северо-Западного округа от 23.11.2016 N Ф07-10648/16 по делу N А21-8008/2015, Поволжского округа от 29.01.2015 N Ф06-19054/13 по делу N А65-21365/2013).
Документы для использования авто по лизингу
Я являюсь соучредителем малого предприятия. Собираюсь приобрести автомобиль в лизинг для личного использования.
Могут ли от меня требовать кто-либо путевые листы, медицинское освидетельствование, проверку механиком и т.п.
Просьба обосновать ответ со ссылками на конкретные статьи действующего законодательства.
Речь идет о легковом автомобиле?
Поскольку автомобиль оформляется на организацию, то Вы при его использовании все же должны заполнять путевые листы и сверять показания одометра только в том случае, если предполагается уменьшение полученные доходы на сумму произведенных расходов, связанных с эксплуатацией автомобиля.
Расходы на приобретение горюче-смазочных материалов (ГСМ) учитываются в составе расходов организации на содержание служебного транспорта в силу пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ. При этом расходы налогоплательщика на содержание служебного транспорта могут уменьшать полученные им доходы при условии, что данные расходы экономически обоснованны и документально подтверждены.
Например, в Постановлении ФАС Восточно-Сибирского округа от 06.05.2008 N А33-8583/07-03АП-1623/07-Ф02-1777/08 рассмотрена ситуация, когда налоговым органом исключены из состава расходов организации лизинговые платежи за имущество (автомобиль TOYOTA CAMRY) в результате того, что оно не использовалось обществом в своей деятельности, что подтверждается отсутствием путевых листов, заправочных ведомостей и актов на списание ГСМ, документов, подтверждающих прохождение автомобилем технического осмотра.
Таким образом, при отсутствии документального подтверждения использования автомобиля в производственной деятельности при налоговой проверке лизинговые платежи будут исключены из состава расходов, уменьшающих налоговую базу при исчислении налога на прибыль.
В том случае, если такая цель не преследуется — то Вам нет необходимости оформления путевых листов.
Достаточно, чтобы транспортное средство было застраховано по ОСАГо.
Вам же не требуется прохождение переодического медицинского освидетельствования.\
Согласно ст. 23 Федерального закона от 10.12.1995 N 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения» обязательные предварительные медицинские осмотры проводятся в отношении лиц, принимаемых на работу в качестве водителей транспортных средств.
Вы же его используете в личных целях, а не осуществляете трудовую деятельность по договору в качестве водителя, что и исключает обязанность прохождения предварительного медицинского осмотра.
Кроме того, в силу ст. 1 ФЗ от 20.12.2017 N 398-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон „О безопасности дорожного движения“ в части установления дополнительных требований по обеспечению безопасности дорожного движения при перевозке пассажиров и грузов автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом»
Обязанность по соблюдению специальных требований, в том числе заполнению путевого листа, снятии показаний одометра и т.п. возложена на юридические лица и индивидуальные предприниматели, осуществляющие перевозки пассажиров на основании договора перевозки или договора фрахтования и (или) грузов на основании договора перевозки (коммерческие перевозки), а также осуществляющие перемещение лиц, кроме водителя, и (или) материальных объектов автобусами и грузовыми автомобилями без заключения указанных договоров (перевозки для собственных нужд автобусами и грузовыми автомобилями).
Данная обязанность определена как
организовывать и проводить предрейсовый или предсменный контроль технического состояния транспортных средств в порядке, установленном федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере транспорта;
Если организация или ИП использует для своих нужд только легковые автомобили, проводить такой контроль и, соответственно, делать отметку в путевом листе не требуется.
Какой штраф за отсутствие путевого листа в 2021 году?
Что такое путевой лист
Путевой лист — это документ, дающий право водителю управлять транспортным средством и содержащий информацию:
Важно! С 01.09.2021 путевые листы заполняются с учетом новых правил технического контроля автомобилей, утв. приказом Минтранса от 15.01.2021 № 9. Подробнее см. здесь.
Путевой лист используется организацией для учета:
Форма путевого листа может быть разработана организацией самостоятельно при условии отражения в ней обязательных реквизитов, установленных ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, а также приказом Минтранса РФ от 11.09.2020 № 368.
ВНИМАНИЕ! Приказом Минтрана от 11.09.2020 № 368 установлены новые требования к оформлению путевых листов. Какие именно, читайте здесь.
Однако запрета на использование унифицированной формы путевого листа (форма 3), утвержденной постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78, на сегодняшний день нет. Исходя из вышесказанного, организация вправе использовать как унифицированную, так и самостоятельно разработанную, но соответствующую всем требованиям форму.
Водитель на служебном автомобиле обязательно должен иметь водительское удостоверение российского образца. За его отсутствие на работодателя и на сотрудника наложат штраф. Какой именно, узнайте в КонсультантПлюс, пролучив пробный доступ к системе бесплатно.
Образец заполнения формы путевого листа см. здесь.
О том, какой срок хранения установлен для путевого листа, см. в материале «Какой срок хранения у путевых листов (нюансы)?».
Период, на который выдается путевой лист
С 01.03.2019 путевой лист оформляют строго на смену или на рейс, в зависимости от того, что длительнее. Составлять путевые листы на месяц нельзя.
О действующих правилах оформления путевого листа на несколько дней или несколько водителей читайте здесь.
Ранее в организациях, не относящихся к категории автотранспортных предприятий, путевой лист разрешалось выдавать на срок от 1 дня до 1 месяца. На автотранспортных предприятиях была установлена обязанность выдавать путевой лист ежедневно, за исключением командирования сотрудника — тогда путевой лист выдавался на весь срок командировки.
Кому необходимо использовать путевой лист в своей работе
В соответствии с п. 2 ст. 6 закона «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» от 08.11.2007 № 259-ФЗ использовать транспортное средство без оформления путевого листа запрещено в следующих случаях:
Возможна ситуация, когда сотрудник организации не является водителем, не перевозит пассажиров и грузы, а использует автомобиль в рабочих целях для передвижения. Грозит ли штраф за путевой лист в такой ситуации? Однозначного ответа на этот вопрос на сегодняшний день нет. Есть подтвержденное судами мнение, что в данной ситуации путевой лист не нужен (см., например, решение Ленинградского областного суда от 09.04.2013 № 7-161/2013). Однако стоит отметить, что сотрудники ГИБДД могут придерживаться иной точки зрения, поэтому существует большая вероятность того, что свою правоту придется отстаивать в судебном порядке.
Мы рекомендуем в такой ситуации выдавать путевой лист сотрудникам, чтобы избежать споров с ГИБДД и, как следствие, возможных судебных разбирательств. Помимо этого, нельзя забывать, что путевой лист является документом, подтверждающим расход ГСМ. Это еще один очевидный факт в пользу выдачи путевых листов.
Исходя из вышесказанного, получается, что все организации, применяющие транспортные средства в своей работе, должны использовать путевые листы. Здесь хотелось бы отметить, что путевой лист обязаны оформлять даже индивидуальные предприниматели, использующие в своей работе собственные транспортные средства и самостоятельно осуществляющие перевозку пассажиров или грузов.
Об особенностях оформления путевого листа ИП читайте в этом материале.
Единственным случаем, когда оформление путевого листа не является обязательным, будет ситуация, когда физическое лицо использует собственное транспортное средство в своих целях либо передает его по доверенности другому физическому лицу.
Штраф за езду без путевого листа — 2021
Какой штраф за путевой лист в 2021 году будут платить водители и собственники транспортных средств? На сегодняшний день штраф за отсутствие путевого листа установлен в КоАП РФ. Инспектор ГИБДД вправе выписать штраф за езду без путевого листа в размере 500 руб. или ограничиться предупреждением (ч. 2 ст. 12.3 КоАП РФ). Штраф может налагаться не только за отсутствие путевого листа, но и за нарушение правил его оформления. Так, согласно ч. 2 ст. 12.31.1 КоАП РФ за нарушение требований медицинского осмотра водителя (отсутствие на документе соответствующей отметки медика) организацию могут оштрафовать на 30 000 руб., а ее должностных лиц — на 5 000 руб. Штрафы такого же размера предусмотрены ч. 3 ст. 12.31.1 за нарушение требований технического осмотра транспортного средства.
Особое внимание здесь необходимо уделить примечанию к ст. 12.31.1 КоАП РФ, в котором отмечено, что лица, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, несут наказание по данной статье как юридические лица. Это значит, что индивидуальные предприниматели, у которых путевой лист составлен с нарушениями требований медицинского осмотра водителя или технического осмотра транспортного средства, могут быть оштрафованы на 30 000 руб.
Штраф также предусмотрен за несоблюдение режима труда и отдыха для дальнобойщиков. А выдаст такое нарушение тахограф и путевой лист. Если тахограф работает не корректно, то контролеры также выпишут штраф. Причем и на работника, и на работодателя. Подробнее о санкциях узнайте в КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к системе, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
Итоги
Штраф за отсутствие путевого листа накладывается как на водителя, управляющего транспортным средством, так и на организацию (либо индивидуального предпринимателя), являющуюся собственником транспортного средства. Его размер зависит от статьи, на которую сошлется инспектор ГИБДД при составлении протокола административного правонарушения, и варьируется от 500 до 30 000 руб. Это достаточно ощутимые суммы даже для крупных организаций, не говоря уже об индивидуальных предпринимателях, которые работают на себя. Вот почему всем субъектам бизнеса, использующим в работе транспортные средства, необходимо выдавать своим сотрудникам путевые листы и следить за правильностью их заполнения.